Serwis: administracja terminów i kosztów w programie Plan

Serwis: administracja terminów i kosztów
w programie Plan-de-CAMpagne
Proces serwisów i konserwacji w każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym powinien
być kontrolowany pod względem terminowości w myśl zasady: Sprawdzaj i konserwuj park
maszynowy, aby wyeliminować niespodziewane awarie i usterki. Proces serwisowy to
również administrowanie kosztów i śledzenie ich wartości w poszczególnych rozbiciach na
maszyny, czasokresy itp. Proces serwisowania i zapisywania dokonanych zdarzeń to
budowanie bazy wiedzy, na podstawie której możliwe jest dokonywanie trafniejszych
kosztowo i czasowo decyzji.
W polityce firmy często możemy spotykać się z dwoma terminami dotyczącymi procesu
serwisowania parku maszynowego:


konserwacja profilaktyczna (preventive maintenace) – to naprawy okresowe
zdefiniowane w ramach kalendarza, zalecane jako czynności konserwacyjne przez
producenta, to również reakcja ramach analizy doświadczeń przedsiębiorstwa
w zakresie obsługi danego urządzenia, tak aby możliwe było zapobieganie usterkom
i awariom,
konserwacja prognozowana (predictive maintenance) – to już „wyższy” poziom
przewidywania i wczesnego zapobiegania powstawaniu usterek i awarii, i tutaj
w znacznym stopniu moduł „Serwisu i utrzymania ruchu” pozwala na dokonywanie
analiz, ponieważ proces konserwacji prognozowanych to analiza bazy danych
dotyczących dokonywanych naprawa na urządzeniu w założonym okresie (np. 3 lata
wstecz).
W programie Plan-de-CAMpagne proces serwisowania jest możliwy do obsłużenia poprzez
moduł „Serwis i utrzymanie ruchu”. Moduł jest skierowany do firm zajmujących się miedzy
innymi serwisem i konserwacją maszyn, urządzeń wewnątrz organizacji, jak również
świadczących usługi dla zewnętrznych podmiotów np. dla maszyn i urządzeń wytworzonych
dla klienta.
Moduł „Serwis i utrzymanie ruchu” w ramach programu Plan-de-CAMpagne jest
zintegrowany z innymi dostępnymi modułami (CRM, Raporty produktu, Planowanie
szczegółowe, Negocjacje cen), co pozwala na szybki i skuteczny sposób przeglądania danych
dotyczących przeprowadzanych serwisów, czy informacji dotyczących konkretnego obiektu
serwisowanego.
Poniżej prezentujemy obsługę procesu serwisowania w programie Plan-de-CAMpagne.
Proces serwisowania to nic innego jak np. przygotowanie kalendarza zleceń, które mają
zostać wykonane w zdefiniowanych datach. Kalkulacje to nic innego, jak zaplanowanie czasu
i kosztu operacji związanego z serwisem, jak również materiałów, które powinny być
zabezpieczone i przygotowane do przeprowadzenia wspomnianego serwisu. Proces
przeprowadzania serwisu jest poniekąd procesem „produkcyjnym” wymagającym
zarezerwowania zasobów ludzkich, dotyczących zdefiniowanych operacji, jak również patrząc z punktu widzenia logistyki - proces wymagający przeprowadzenia procesu
zamówienia, przyjęcia i konsumpcji potrzebnych materiałów i towarów.
W ramach opisu zostanie przedstawiony proces definicji harmonogramów serwisowych dla
maszyny w wewnętrznym parku maszynowym, powiązanie zadań w zbiorczym projekcie,
a następnie administrowanie informacjami powiązanymi w ramach modułu CRM.
Pierwszym krokiem w procesie jest utworzenie obiektu/zlecenia serwisowego, które będzie
połączone z kontrahentem i jeżeli jest już zdefiniowany projekt, również powiązane
z projektem. Sam proces powiązania z projektem może być kluczowy, jeżeli mówimy
o administrowaniu kosztów i czasów wykonanych operacji. (Proces podglądów i analiz został
już wcześniej omówiony w poprzednich Newsletter-ach)
Rysunek 1. Utworzenie projektu jako punktu centralnego rozliczenia kosztów.
Utworzony projekt będzie naszym centralnym punktem dotyczącym rozliczania kosztów, jak
również śledzenia zaawansowania poszczególnych linii serwisowych. Kolejny krokiem jest
utworzenie harmonogramu serwisowego dotyczącego wybranej maszyny/urządzenia.
Rysunek 2. Tworzenie obiektu serwisowego w module "Serwis i utrzymanie ruchu".
Utworzone zdarzenie serwisowe wymaga podania Nazwy samego zdarzenia. Może to być
nazwa powiązana z urządzeniem, dla którego będziemy tworzyli harmonogram serwisowy.
Następnie, definicja klienta dla którego będziemy wykonywać usługi. Klient to również
podmiot powiązany z projektem, w ramach którego chcemy gromadzić linie serwisowe.
Rysunek 3. Tworzenie linii harmonogramu serwisów.
Sam proces tworzenia harmonogramu może przebiegać manualnie lub przy wykorzystaniu
funkcji automatycznej, która w zależności od podanych parametrów utworzy linie
serwisowe. W ramach tworzenia harmonogramów możemy również posłużyć się
standardowym przepisem z magazynu do obsługi/serwisu urządzeń (zapisana lista operacji,
czasów i materiałów jako artykuł niemagazynowy).
Rysunek 4. Wczytanie standardowej kalkulacji, jako linii dla harmonogramu serwisu.
Po wczytaniu artykułu istnieje możliwość ustalenia ostatecznej ceny dla poszczególnych
indeksów lub szczegółowo w każdej linii z osobna.
Rysunek 5. Ustalenia ceny linii serwisowej.
Utworzenie linii harmonogramu to proces wykorzystania gotowych zapisanych receptur lub
mogą być to linie indywidualnie definiowane. Obie sytuacje pozwalają w późniejszym
procesie modyfikować poszczególne linie z uwzględnieniem konkretnego przeglądu/serwisu.
Zdefiniowane linie zostają przetworzone na kalkulacje (dobrze aby ten krok był robiony
w trakcie tworzenia linii serwisów aby nie zapomnieć o uruchomieniu). Po przekształceniu
każda linia serwisowa dostaje numer kalkulacji i automatycznie przenoszona jest do
projektu.
Podgląd obiektu serwisowego
Rysunek 6. Podgląd obiektu serwisowego.
Podgląd projektu powiązanego z obiektem serwisowym przedstawionym powyżej
Rysunek 7. Projekt powiązany z liniami harmonogramu obiektu serwisowego.
W projekcie każda z kalkulacji może wymagać indywidualnego podejścia tj. ustalenia zestawu
operacji.
jak
również
materiałów
potrzebnych
w
ramach
serwisu.
Kolejny krok to proces uruchamiania kalkulacji, jako zlecenia produkcyjnego (zadania do
wykonania oraz realizacja procesów logistycznych związanych z zakupem i konsumpcją
materiałów i towarów). Zlecenia produkcyjne to zadania ze zdefiniowanymi datami
wykonania - jest to podstawa aby proces został zaplanowany i śledzony w odpowiednio
zdefiniowany sposób.
Jedną z korzystnych funkcji jest możliwość wykorzystania modułu CRM, jako narzędzia do
zarządzania przepływem informacji, jak również śledzenia historii prowadzonych rozmów
i działań w ramach poszczególnych zleceń lub globalnie w ramach projektu.
Poniżej przedstawiono zadanie, które jest powiązane z Obiektem serwisowym /
Kontrahentem / Projektem / Kalkulacją.
Rysunek 8. Zadanie serwisowe w CRM.
Przedstawiony proces pozwala na tworzenie bazy wiedzy, która może być wykorzystywana
do śledzenia kosztów, zdarzeń jak również może być podstawą do podejmowania decyzji
w ramach procesu predictive maintenance. Jest to również pełna historia
maszyny/urządzenia w zakresie TPM (Total Productive Maintenance).