Procedura weryfikacji wykonania robót, usług i dostaw dla zadania

Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 0050.152.2013
Burmistrza Miasta Kościerzyna
z dnia 31 grudnia 2013 roku
Procedura weryfikacji wykonania robót, usług i dostaw dla zadania
pn: „Modernizacja i rozbudowa sieci wodno-ściekowej w Kościerzynie”
dofinansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,
Priorytet I „Gospodarka wodno-ściekowa”,
Działanie : 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM.
§ 1.
Cel i zakres
Celem procedury jest określenie zasad weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które
jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartymi umowami.
§ 2.
Odpowiedzialność i przestrzeganie
Procedura realizowana jest przez pracowników Urzędu Miasta Kościerzyna wchodzących
w skład Jednostki Realizującej Projekt (JRP), w szczególności przez:
Zespół ds. obsługi technicznej, odpowiedzialny m.in.za:

dokonywanie rozliczeń prowadzonych inwestycji,

sprawdzanie faktur i rachunków pod względem merytorycznym, legalności, celowości
i gospodarności,

uczestnictwo w odbiorach częściowych i końcowych inwestycji,

sporządzanie sprawozdań z realizacji inwestycji w tym z nakładów inwestycyjnych,

rozliczenie inwestycji – sporządzenie dokumentów OT.
Zespół ds. administracyjnych, odpowiedzialny m.in. za:

nadzorowanie oraz monitorowanie realizacji projektu,

przygotowywanie działań promocyjnych i informacyjnych,

sprawdzanie faktur i rachunków pod względem merytorycznym, legalności, celowości
i gospodarności.
Zespół ds. finansowych, odpowiedzialny m.in. za:

rejestrację oraz sprawdzanie faktur i rachunków pod względem formalnym i rachunkowym,

dokonywanie płatności dla wykonawców,

prowadzenie zestawień księgowych.
§ 3.
Przebieg procedury
3.1 Zadania realizowane przez Zespół ds. obsługi technicznej:
1. Za prawidłowe rozliczenie umów na roboty budowlane oraz świadczenie usług
nadzoru nad robotami budowlanymi odpowiedzialny jest Zespół ds. obsługi
technicznej.
2. Zespół ds. obsługi technicznej na bieżąco kontroluje kompletność, jakość i zgodność
realizowanych robót budowlanych z dokumentacją projektową na podstawie
dokumentów przedkładanych przez wykonawcę robót budowlanych oraz w oparciu
o raporty sporządzane przez inspektora nadzoru inwestorskiego.
3. Zespół ds. obsługi technicznej sprawdza, czy zrealizowane roboty i usługi
odpowiadają wymaganiom określonym w umowie, zwracając szczególną uwagę na
ilość, jakość, postęp finansowy i terminowość.
4. Potwierdzeniem prawidłowości zrealizowanych robót budowlanych i usługi nadzoru
nad robotami budowlanymi będzie podpisanie protokołu odbioru robót (częściowy,
końcowy) oraz odpowiedni raport inspektora nadzoru inwestorskiego.
5. Protokoły odbioru robót i raporty inspektora nadzoru podlegają zatwierdzeniu przez
Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (MAO).
6. Dokumentami stanowiącymi podstawę zrealizowania płatności na rzecz wykonawcy
robót budowlanych jest faktura VAT wraz z protokołem odbioru robót. W przypadku
rozliczania usługi nadzoru nad robotami budowlanymi, załącznikiem do faktury VAT
będzie odpowiedni raport.
7. Po dokonaniu sprawdzenia przedkładanych przez wykonawców dokumentów
księgowych pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności
oraz właściwym opisaniu tych dokumentów przez członków Zespołu ds. obsługi
technicznej, faktury z załącznikami przekazywane są do Zespołu ds. Finansowych
w celu dokonania płatności.
3.2 Zadania realizowane przez Zespół ds. administracyjnych:
1. Za prawidłowe rozliczenie umów dotyczących opracowania studium wykonalności oraz
działań informacyjnych i promocyjnych odpowiedzialny jest Zespół ds. administracyjnych.
2. W zależności od typu zamówienia Zespół ds. administracyjnych kontroluje kompletność,
jakość i zgodność realizowanych usług lub dostaw z zawartymi umowami.
3. Potwierdzeniem prawidłowości zrealizowanych usług lub dostaw jest podpisanie
protokołu odbioru wykonanej usługi przez członka Zespołu ds. administracyjnych.
4. Każdy protokół odbioru wykonanej usługi lub dostawy jest zatwierdzany przez
Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (MAO).
5. Dokumentami stanowiącymi podstawę zrealizowania płatności na rzecz wykonawcy
jest faktura VAT lub rachunek wraz z protokołem odbioru.
6. Po dokonaniu sprawdzenia przedkładanych przez wykonawców dokumentów
księgowych pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności oraz
właściwym opisaniu tych dokumentów przez członków Zespołu ds. administracyjnych,
faktury i rachunki z załącznikami przekazywane są do Zespołu ds. finansowych w celu
dokonania płatności.
3.3 Zadania realizowane przez Zespół ds. finansowych:
1. Dokonywanie kontroli dokumentów księgowych przez Zespół ds. finansowych
przebiega zgodnie z Zarządzeniem nr 18/06 Burmistrza Miasta Kościerzyna z dnia
29 grudnia 2006r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i sporządzania
dokumentów dla Urzędu Miasta Kościerzyna oraz zgodnie z Zarządzeniem nr
17/2011 Burmistrza Miasta Kościerzyna z dnia 17 stycznia 2011r. w sprawie
wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości.
§ 4.
Nadzór nad stosowaniem procedury
Odpowiedzialność za nadzór nad prawidłowym stosowaniem Procedury ponosi Pełnomocnik
ds. Realizacji Projektu (MAO).