Z H W Białystok Wojewódzki Inspektorat Weterynarii Zakład Higieny

ZHW
Białystok
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
Strona: 01
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
1. Status prawny.
·
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Białymstoku jest częścią zespolonej
administracji rządowej w województwie podlaskim, działa jako państwowa
jednostka budżetowa – dysponent środków budżetowych drugiego stopnia,
posiadający Regon : 0000 93 734 i NIP : 542-00-13-897
·
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Białymstoku kierowany jest przez
Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii lek. wet Henryk Grabowski,
który w Systemie Zarządzania pełni funkcję Najwyższego Kierownictwa.
·
Koordynatorem ds. włośni w WIW Białystok jest mgr inż. Tamara Kostrzewa,
zastępowana przez mgr Agnieszkę Ambrożej
·
Zakład Higieny Weterynaryjnej jest częścią Wojewódzkiego Inspektoratu
Weterynarii w Białymstoku. Kierownikiem ZHW jest lek. wet. Beata Glazer.
·
Pracownia Wykrywania Włośni z siedzibą w Białymstoku jest komórką
organizacyjną Zakładu Higieny Weterynaryjnej. Kierownikiem Pracowni jest
mgr inż. Tamara Kostrzewa, zastępowana przez mgr Agnieszkę Ambrożej.
·
Funkcję Kierownika ds. Jakości ZHW pełni mgr inż. Tamara Kostrzewa.
·
Kierownik ds. Jakości odpowiada za wdrożenie i stałe stosowanie Systemu
Zarządzania dotyczącego jakości.
·
Kierownik ds. Jakości ma bezpośredni dostęp do Podlaskiego Wojewódzkiego
Lekarza Weterynarii w sprawach dotyczących Systemu Zarządzania.
·
Powiatowi Lekarze Weterynarii dbają o zasoby potrzebne do zapewnienia
wymaganej jakości działania podległych terenowych Pracowni Wykrywania
Włośni. Powiatowe Inspektoraty Weterynarii są częścią niezespolonej
administracji rządowej w województwie, działają jako państwowe jednostki
budżetowe, są dysponentem środków budżetowych trzeciego stopnia.
·
Badania na obecność włośni wykonywane są w Pracowni Wykrywania Włośni
i w Terenowych Punktach Wykrywania Włośni.
2 Pracownia Wykrywania włośni działa z mocy:
ZHW
Białystok
·
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
Strona: 02
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
Ustawy o Inspekcji Weterynaryjnej z dnia 29 stycznia 2004 Dz.U.112 poz.744 z 2010
tekst jednolity z późniejszymi zmianami.
·
Zarządzenia Nr 1 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 2 marca 2010 w sprawie
organizacji wojewódzkich, powiatowych inspektoratów weterynarii
(Dz.Urz.MriRW.10.3.3 ze zm.)
·
Regulaminu Organizacyjnego WIW w Białymstoku z dnia 27 lipca 2010 r., ustalonego
zarządzeniem Nr 13/2010 PWLWet. z dnia 27.07.2010, zmienionego Zarządzeniem nr
3/2013 PWLWet. z dnia 1 marca 2013 oraz Zarządzeniem nr 9/2015 z dnia
05.05.2015r., zatwierdzonego przez Wojewodę Podlaskiego 03.06.2015 r. , który
szczegółowo określa struktur organizacyjną WIW, zakres działania.
·
Rozporządzenia (WE ) nr 853/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady
z dnia 29.04.2004 ustanawiające szczególne przepisy dotyczące higieny
w odniesieniu do żywności pochodzenia zwierzęcego Dz.U.L 139 z 30.04.2004
·
Statutu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego;
·
Zarządzeń Powiatowych Lekarzy Weterynarii w sprawie ustalenia Regulaminów
Organizacyjnych Powiatowych Inspektoratów Weterynarii.
Schemat organizacyjny WIW oraz Pracowni Wykrywania Włośni przedstawiono w
załączniku nr 15 do niniejszej Księgi Zarządzania.
3. Systemem Zarządzania Pracowni Wykrywania Włośni objęte są prace wykonywane
w:
-
Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Białymstoku
-
Pracowni Wykrywania Włośni z siedzibą w Białymstoku
-
Terenowych Punktach Wykrywania Włośni
-
Powiatowych Inspektoratach Weterynarii ( w zakresie wykrywania włośni)
Załącznik nr 4 do Księgi Zarządzania przedstawia tabelę zbiorczą zawierającą
następujące dane:
- nazwę powiatu, w którym znajdują się dane TPWW;
ZHW
Białystok
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
Strona: 03
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
- imię i nazwisko Powiatowego Lekarza Weterynarii w powiecie, w którym znajdują się
dane TPWW ;
- imię i nazwisko koordynatora ds. wykrywania włośni, reprezentującego PLW w zakresie
spraw związanych z wykrywaniem włośni;
- adres PIW, jego NIP i REGON;
- nazwę( symbol) i lokalizacja TPWW;
- WNI ubojni, w której zlokalizowany jest TPWW oraz WNI ubojni obsługiwanych przez
dany TPWW;
- nazwiska osób uprawnionych do autoryzowania sprawozdania z badań oraz innych,
biorących udział w badaniu metodą wytrawiania
- nazwiska wiodących lekarzy wyznaczonych do wykonywania badań wykrywania włośni
( podkreślone w tabeli, załącznik nr 4/ KZ);
4.
Zakresy uprawnień i odpowiedzialności personelu ( dotyczy działalności w zakresie
wykrywania włośni)
4.1
Podlaski Wojewódzki Lekarz Weterynarii:
- określa politykę jakości i cele jakościowe,
- decyduje o odstępstwach od deklarowanej polityki jakości,
- zapewnia ustanowienie właściwych procesów komunikacyjnych,
- prowadzi przeglądy zarządzania,
- zapewnia ciągłe doskonalenie skuteczności systemu zarządzania,
- zapewnia integralność systemu zarządzania przy planowaniu i wdrażaniu zmian.
4.2
Kierownik Zakładu Higieny Weterynaryjnej:
- realizuje politykę jakości,
- zatwierdza Księgę Zarządzania,
- decyduje o odstępstwach od Księgi Zarządzania,
- uczestniczy w przeglądach zarządzania,
- prowadzi i przechowuje teczki pracowników, zawierające dane dotyczące przebytych
szkoleń, umowy i decyzje wyznaczenia, zakresy obowiązków i upoważnień personelu
ZHW
Białystok
4.3
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
Strona: 04
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
Kierownik Pracowni Wykrywania Włośni, pełniący funkcję kierownictwa
technicznego:
- realizuje politykę jakości,
- zatwierdza niezbędne dokumenty systemu zarządzania w Pracowni Wykrywania
Włośni,
- sprawuje nadzór nad sprawdzaniem metod badawczych w Pracowni Wykrywania
Włośni, w tym w Terenowych Punktach Wykrywania Włośni,
- nadzoruje sterowanie jakością badań w Pracowni Wykrywania Włośni, w tym
w Terenowych Punktach Wykrywania Włośni,
- opracowuje niezbędne dokumenty systemu zarządzania Pracowni Wykrywania
Włośni,
- określa w porozumieniu z Powiatowymi Lekarzami Weterynarii zakres uprawnień
i obowiązków dla personelu Terenowych Punktów Wykrywania Włośni,
- prowadzi działania na rzecz podnoszenia kwalifikacji zatrudnionego personelu,
- sprawuje nadzór nad wyposażeniem pomiarowym i badawczym oraz materiałami
pomocniczymi w Pracowni Wykrywania Włośni, w tym w Terenowych Punktach
Wykrywania Włośni,
- w porozumieniu z Powiatowy Lekarzem Weterynarii planuje i organizuje okresowe
kontrole wyposażenia pomiarowego w Terenowych Punktach Wykrywania Włośni,
- uczestniczy w działaniach korygujących, zapobiegawczych i auditach w Pracowni
Wykrywania Włośni, w tym w Terenowych Punktach Wykrywania Włośni,
- wykonuje badania w PWW.
4.4 Kierownik ds. Jakości w Systemie Zarządzania Pracowni Wykrywania Włośni
odpowiada za:
Kierownik ds. Jakości podlega bezpośrednio Kierownikowi ZHW i ma bezpośredni dostęp do
Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii. Kierownik ds. Jakości nadzoruje
przestrzeganie wdrożonego systemu zarządzania w ZHW.
Kierownika ds. Jakości :
ZHW
Białystok
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
Strona: 05
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
- opracowuje Księgę Jakości, Księgę Zarządzania i procedury ogólne dotyczące
ogólnych zasad systemu zarządzania
-
nadzoruje redagowanie dokumentów oraz aktualizację dokumentów i ich rozdziałów;
-
nadzoruje i zarządza normami dotyczącymi systemów zarządzania jakością pod
kątem zapewnienia stosowania ostatniego ważnego wydania normy;
-
zatwierdza instrukcje związane z procedurami ogólnymi w zakresie systemu
zarządzania;
-
rozwiązuje problemy związane z funkcjonowaniem systemu zarządzania
w
ZHW oraz TPWW;
-
nadzoruje doskonalenie skuteczności systemu zarządzania,
-
opracowuje program auditów wewnętrznych;
-
powołuje zespół do przeprowadzania każdego auditu wewnętrznego, w tym
wyznaczenie auditora wiodącego wewnętrznego;
-
analizuje raporty z auditów;
-
ustala porządek dzienny przeglądów zarządzania;
-
sporządza zapisy z przeglądów zarządzania;
-
zarządza rejestrem odstępstw
-
zarządza pracą niezgodną z wymaganiami w obszarze systemu zarządzania
-
zatwierdza Karty działań, w tym plan działań i ocenia skuteczność działań
zapobiegawczych i korygujących;
-
ściśle współpracuje z Kierownikiem ds. Metrologicznych;
-
bierze udział w szkoleniach z zakresu systemu zarządzania;
-
szkoli nowoprzyjętych pracowników do ZHW lub TPWW w zakresie ogólnych
zasad funkcjonowania systemu zarządzani;
- odpowiada za współpracę z PCA.
4.5 Powiatowy Lekarz Weterynarii w podległych Terenowych Punktach Wykrywania
Włośni z pomocą koordynatorów ds. włośni:
-
realizuje zadania wynikające z Ustawy o Inspekcji Weterynaryjnej dotyczące badania
na włośnie
ZHW
Białystok
-
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
zapewnia zasoby
Strona: 06
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
(personel, pomieszczenia, usługi, szkolenia, wyposażenie,
odczynniki i.t.p.)
-
prowadzi rejestr dostawców towarów i usług oraz karty oceny
-
zapewnia kompetencje osób upoważnionych do wykonywania badań
-
określa zakres uprawnień i obowiązków dla personelu TPWW
-
wyznacza lekarza wiodącego w TPWW
-
sporządza wykazy wyposażenia pomiarowego i nadzoruje prawidłowe oznakowanie
wyposażenia pomiarowego
-
sporządza, w porozumieniu z kierownikiem PWW, harmonogramy sprawdzeń i/lub
wzorcowań wyposażenia pomiarowego i badawczego
-
nadzoruje prawidłową realizację harmonogramu wzorcowań i sprawdzeń WPiB
-
analizuje ankiety
-
rozpatruje skargi oraz prowadzi rejestr skarg dotyczących podległych TPWW
-
nadzoruje dokumentację i jej aktualizację, prowadzi rejestr dokumentacji Systemu
Zarządzania
-
zapewnia zasoby do walidacji i sterowania jakością badań w obszarze powiatu
4.6 Lekarz wiodący w TPWW dodatkowo:
- sprawuje bieżący i bezpośredni nadzór merytoryczny nad badaniami, dokumentacją,
wyposażeniem pomiarowym, odczynnikami i materiałami pomocniczymi
– odpowiada za nadzorowanie badań niezgodnych z wymaganiami, ich analizę wpływu na
aktualne i wcześniej przeprowadzone badania, podejmowanie decyzji o wstrzymywaniu
takich badań lub wysłaniu sprawozdania z badań.
– odpowiada za rejestrowanie badań niezgodnych z wymaganiami w Kartach działań oraz
prowadzenie rejestru Kart działań z zachowaniem kopii, przekazywanie oryginałów Kart
działań Kierownikowi PWW oraz ich analiza w porozumieniu z kierownikiem PWW.
-
prowadzi szkolenia wewnętrzne w zakresie obsługi wyposażenia, dokumentacji
Systemu Zarządzania, instrukcji, metody badawczej
5. Pracownia Wykrywania Włośni prowadzi politykę unikania zaangażowania się w
jakąkolwiek działalność, która mogłaby zmniejszyć zaufanie do jego kompetencji,
bezstronności, rzetelności badań przez:
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
ZHW
Białystok
Strona: 07
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08
-
wykluczenie wpływów finansowych i handlowych na wyniki badań,
-
eliminację wpływu osób i instytucji zewnętrznych na przebieg i wyniki badań,
-
stosowanie właściwych metod badawczych i nadzorowanego wyposażenia
pomiarowego,
-
przekazywanie wyników badań w sposób uzgodniony z klientem.
6. Polityką Pracownia Wykrywania Włośni jest zapewnienie poufności informacji i ochrona
praw własności klienta poprzez podpisanie przez osoby objęte Systemem Zarządzania
zobowiązania o zachowaniu poufności wszelkich informacji uzyskanych podczas
wykonywania badań – Załącznik 01/PO-08 „Zobowiązanie zachowania poufności” do
obowiązującej w ZHW Procedury Ogólnej PO-08 „Ochrona praw własności klienta i
zachowanie poufności”,
7.
W ramach systemu zarządzania stosowane są procesy komunikacyjne zapewniające, że
informacje są przekazywane, analizowane i dokumentowane.
Komunikacja wewnętrzna prowadzona jest przez:
-
pocztę elektroniczną ( obowiązek odbierania poczty co najmniej 1x dziennie za
potwierdzeniem)
-
narady,
-
rozpowszechnianie dokumentów „obiegiem”,
-
szkolenia.
Osoby objęte systemem zarządzania są zobowiązane do:
-
wykonywania zleconych przez przełożonych zadań,
-
informowania bezpośrednich przełożonych o wykonanym zadaniu,
-
zgłaszania prac niezgodnych z wymaganiami lub zagrożenia ich zaistnienia,
-
informowania o możliwościach doskonalenia systemu zarządzania.
8. Powiatowy Lekarz Weterynarii przekazuje kierownikowi ZHW kopie decyzji
administracyjnej w sprawie wyznaczenia lekarzy do wykonywania badań w kierunku
wykrywania włośni oraz kopie umów zgodnie z art.16 ustawy o IW.
ZHW
Białystok
Wojewódzki Inspektorat Weterynarii
Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku
Pracownia Wykrywania Włośni
KSIĘGA ZARZĄDZANIA
Rozdział 4.1
Organizacja
Strona: 08
Stron w rozdziale: 08
Wydanie: 03
Edycja: 02
Wersja: 01
Data obowiązywania:
2016-03-08