Ewidencja księgowa dotycząca dotacji z programu operacyjnego

Ewidencja księgowa dotycząca dotacji z programu operacyjnego Kapitał Ludzki
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
Obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji dla projektu oznacza prowadzenie odrębnych kont
analitycznych.
Pytanie
Mam podpisaną umowę z firmą - stowarzyszeniem na usługowe prowadzenie ksiąg
rachunkowych. W tym stowarzyszeniu jest główny księgowy. Mój zakres to wprowadzanie
danych do systemu FK oraz sporządzanie rejestrów VAT i deklaracji. Stowarzyszenie to
otrzymało dotację z programu operacyjnego Kapitał Ludzki. Powierzyło innemu biuru
rachunkowemu prowadzenie rozliczeń dotyczących Projektu. Tamto biuro założyło księgę
rachunkową „na Projekt". W księdze stowarzyszenia (u nas, gdzie ja księguję) jest tylko wpływ
na rachunek bankowy zaliczki po Wn przychody, dotacje po Ma, a następnie księgujemy
wydatki po Ma z rachunku bankowego z kontem „Koszty Projekt" po Wn. Nie mam u siebie w
systemie kont rozrachunków ani też kont kosztów rodzajowych. Wszystkie księgowania
dotyczące kosztów, przychodów, płac, usług obcych itd. znajdują się w księdze prowadzonej
przez tamte biuro.
Czy jest to prawidłowe? Moim zdaniem księga rachunkowa jest jedna i w obrębie tej księgi
należy wyodrębnić ewidencję dotyczącą projektu. Sporządzanie wniosku o płatność to jedna
czynność, ale prowadzenie ksiąg powinno odbywać się w jednostce i w księgach jednostki.
Zgłaszałam moje wątpliwości głównemu księgowemu, jednak on twierdzi, że wszystko jest w
porządku. Jego zdaniem wyodrębniona ewidencja to odrębne księgi.
Czy działanie stowarzyszenia jest słuszne? Czy powinnam moje wątpliwości zgłosić na piśmie?
1/4
Ewidencja księgowa dotycząca dotacji z programu operacyjnego Kapitał Ludzki
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
Projekt został zakończony we wrześniu 2010 r., a w stowarzyszeniu nie ma ani jednego
dokumentu z projektu. Co się dzieje z archiwizacją? Czy w obrębie ksiąg handlowych jednostki
należy prowadzić ewidencję projektu? Proszę o przykładowe zaksięgowanie kosztu zakupu
materiałów: netto 1000 zł, VAT 220 zł, brutto 1220 zł, od momentu nabycia do momentu
zapłaty, tak żeby ujęcie tego dokumentu we wniosku o płatność miało odzwierciedlenie na
kontach.
Odpowiedź
Obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji dla projektu oznacza prowadzenie odrębnych kont
analitycznych. Księgi rachunkowe jednostka prowadzi tylko jedne, a urząd skarbowy musi być
powiadomiony o miejscu ich przechowywania. Wątpliwości dotyczące prawidłowości w
obsługiwanej jednostce należy zgłosić tej jednostce na piśmie. Księgując fakturę za zakup
materiałów należy dodać analitykę do konta kosztowego, która zidentyfikuje wydatek w ramach
projektu.
Uzasadnienie
Zasady rozliczania projektu dofinansowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
dostępne są na stronie internetowej http://www.kapitalludzki.gov.pl . Znaleźć tam można
2/4
Ewidencja księgowa dotycząca dotacji z programu operacyjnego Kapitał Ludzki
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
między innymi dokument „Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Warszawa, 30 grudnia 2009 r.",
http://www.kapitalludzki.gov.pl/realizacja-projektu/rozliczanie-i-sprawozdawczosc
, w którym czytamy (podkreślenia w tekście - autor odpowiedzi):
„Aby umożliwić dokumentację wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu w
ramach PO KL zestawieniami z ewidencji księgowej, prowadzoną przy pomocy informatycznych
systemów księgowych, beneficjent powinien przed poniesieniem pierwszych wydatków
zaplanować i wprowadzić odpowiednią odrębną ewidencję księgową w obszarze swoich ksiąg
rachunkowych. Powinien również zaktualizować swoją politykę rachunkowości o zasady
ewidencji wydatków kwalifikowanych dotyczących projektów w ramach PO KL (...). Może to
wymagać od beneficjenta wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont - syntetycznych,
analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków
kwalifikowalnych dotyczących realizacji projektów PO KL".
Powyższy tekst - jak również powszechnie przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości
-stanowią moim zdaniem jednoznacznie, że odrębna ewidencja dla projektu to ewidencja w
ramach ksiąg rachunkowych podatnika, które mogą być tylko jedne.
Nawet jeśli z umowy zawartej ze stowarzyszeniem nie wynika odpowiedzialność za księgi
stowarzyszenia osoby wykonującej usługowo swoje czynności, powinna ona swoje wątpliwości
zgłosić kierownictwu stowarzyszenia.
Otrzymana faktura za zakup materiałów powinna być zatem ujęta w księgach jednostki na
przykład w następujący sposób (szczegółowe zasady ewidencji kosztów projektów
dofinansowanych należy zapisać w zakładowym planie kont):
Wn konto 310 Materiały - projekt X: 1.000 zł,
3/4
Ewidencja księgowa dotycząca dotacji z programu operacyjnego Kapitał Ludzki
Wpisany przez Małgorzata Niedźwiedzka
Wn konto 222 VAT naliczony: 220 zł,
Ma konto 200 Rozrachunki z odbiorcami: 1.220 zł.
Innym rozwiązaniem może być ewidencja kosztów projektu zamiast na odrębnej analityce do
poszczególnych kont rodzajowych - na kontach pozabilansowych (np. z grupy 9).
4/4