1 INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA w Szkole

INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA
w Szkole Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach
Spis treści:
I.
Postanowienia ogólne ....................................................................................................... 2
II. Pojęcie i cel inwentaryzacji ............................................................................................... 2
III. Metody inwentaryzacji ...................................................................................................... 3
IV. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury ........................................................................... 4
V. Wycena spisu z natury, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich weryfikacja .............. 5
VI. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami ..................................... 6
VII. Inwentaryzacja uproszczona ............................................................................................. 6
VIII. Zasady gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku ruchomego .......................... 6
IX. Postanowienia końcowe .................................................................................................... 6
Zał. nr 1: Oświadczenie przed inwentaryzacyjne osoby odpowiedzialnej materialnie .... 7
Zał. nr 2: Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych ........................................................... 8
Zał. nr 3: Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji ..................................................... 9
Zał. nr 4: Oświadczenie poinwentaryzacyjne osoby odpowiedzialnej materialnie ........ 10
1
I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod
przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Gminnym Zespole Obsługi
Placówek Oświatowych w Świerklanach.
2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:
1) Szkole - należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową im. Stanisława Staszica
w Jankowicach,
2) Jednostce - należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową im. Stanisława Staszica
w Jankowicach,
3) Dyrektorze Szkoły - należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej
im. Stanisława Staszica w Jankowicach,
4) osobie odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie – należy przez to rozumieć
dyrektora Szkoły.
II.
POJĘCIE I CEL INWENTARYZACJI
1. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie
rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki.
2. Celem inwentaryzacji jest:
1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów poprzez skonfrontowanie danych
ewidencyjnych z rzeczywistością,
2) dokonanie oceny wartości użytkowej oraz przydatności posiadanych aktywów i źródeł
ich finansowania,
3) ochrona majątku jednostki,
4) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za mienie jednostki, ocena ich
kompetencji i solidności.
3. Inwentaryzacja obejmuje:
1) aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji bilansowej, lub które powinny być w niej
ujęte,
2) składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej,
3) obce składniki majątkowe.
4. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej oraz
inwentaryzacji doraźnej.
5. Inwentaryzację przeprowadza się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku
budżetowego, do 15 dnia następnego roku. Nieruchomości zaliczone do środków trwałych
oraz inwestycji, środki trwałe, pozostałe środki trwałe w użytkowaniu znajdujące się na
terenie szkoły, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie oraz
zbiory biblioteczne podlegają spisowi raz na cztery lata.
6. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności
uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,
zaistnienia zdarzeń losowych (powódź, pożar, kradzież), zmiany formy własności oraz na
wniosek kontrolujących organów zewnętrznych.
2
7. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Dyrektor jednostki.
III.
METODY INWENTARYZACJI
Poszczególnym składnikom majątku przypisana jest ściśle określona metoda inwentaryzacji,
co prezentuje poniższa tabela:
Lp.
1.
Metoda
inwentaryzacji
Spis z natury
2.
Uzgodnienie sald
z kontrahentami
i bankiem wykonuje
upoważniony
pracownik
Gminnego Zespołu
Obsługi Placówek
Oświatowych
3.
Porównanie stanu
ewidencyjnego
(danych ksiąg
rachunkowych)
z odpowiednimi
dokumentami
i weryfikacji
wartości tych
składników
Rodzaj aktywów i pasywów objętych danym sposobem
inwentaryzacji
- środki pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach
bankowych),
czeki
(ilościowo)
oraz
inne
walory
przechowywane w kasie,
- środki trwałe, z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych
oglądowi środków trwałych,
- pozostałe środki trwałe,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
- zbiory biblioteczne (techniką dokumentowania jest skontrum)
- aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych,
- należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych,
należności od pracowników, należności z tytułów
publicznoprawnych oraz innych aktywów i pasywów, dla
których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było
możliwe),
- zobowiązania (na podstawie prośby wierzyciela lub z własnej
inicjatywy),
- powierzonych innym jednostkom własnych składników
majątkowych - na podstawie przesłanych wyników spisu
z natury,
- obcych zasobów przyjętych przez jednostkę do przerobu,
przechowania, w najem lub dzierżawę.
- grunty,
- środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- wartości niematerialne i prawne,
- należności sporne i wątpliwe,
- należności i zobowiązania z pracownikami
- należności i zobowiązania publiczno-prawne
- inne aktywa i pasywa niepodlegające spisowi z natury
i uzgodnieniu sald, a także te, które podlegają, ale
z uzasadnionych przyczyn nie mogły być w ten sposób
zinwentaryzowane.
3
IV.
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
INWENTARYZACJA W DRODZE SPISU Z NATURY
Osoby odpowiedzialne za wykonanie
czynności.
Przygotowanie składników majątkowych do Dyrektor jednostki
spisu
Przeszkolenie
członków
komisji Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
inwentaryzacyjnej,
doręczenie
zarządzeń
dyrektora jednostki, formularzy, materiałów
niezbędnych do spisu
Przeprowadzenie spisu z natury
Członkowie komisji inwentaryzacyjnej
Kontrola prawidłowości spisów
Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Wycena i ustalenie wartości spisanych Członkowie komisji inwentaryzacyjnej przy
składników majątku oraz ustalenie różnic udziale głównego księgowego
inwentaryzacyjnych
Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
postawienie wniosków co do sposobu ich
rozliczania
Zaopiniowanie
wniosków
komisji Radca prawny
inwentaryzacyjnej w przypadku uznania
niedoborów za niemieszczące się w granicach
norm lub zawinione
Zaopiniowanie
wniosków
komisji Główny księgowy
inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic
pod względem formalnym i rachunkowym
Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
kierownika
Ujęcie w księgach rachunkowych różnic Główny księgowy
inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia
Ocena przydatności składników majątkowych Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
objętych spisem; postawienie wniosków
w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych
i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości
w gospodarce
składnikami
majątku
stwierdzonych w czasie spisu
Rodzaj
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:
- spisaniu z natury ilości składników,
- wycenie spisanych ilości,
- porównaniu ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
- wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzację przeprowadza się metodą spisu z natury w oparciu o zarządzenie Dyrektora
jednostki.
Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz ich członków w składzie co najmniej trzech
osób powołuje Dyrektor jednostki.
W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury mogą być powołane zespoły spisowe
spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać z co najmniej dwóch osób, przy czym
nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku.
Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki
mienia składa oświadczenie (załącznik nr 1).
4
Zespół spisowy dokonuje spisu z natury na „Arkuszu spisu z natury” wypełniając czytelnie
wszystkie rubryki zgodnie z jego treścią, w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone
jej mienie. Arkusz spisu z natury nie stanowi druku ścisłego zarachowania. W przeprowadzaniu
spisu z natury, dopuszcza się możliwość wykorzystania technologii komputerowej.
Błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie przez
skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak, aby pozostały one czytelne. Poprawka błędu
powinna być podpisana przez osoby dokonujące spisu z natury i opatrzone datą. Błędy powstałe
np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisanie przez osoby, którym powierzono
wykonanie tej czynności.
Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczoodbiorczej w trzech. Oryginał spisu otrzymuje księgowość za pośrednictwem
przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kopię – osoba materialnie odpowiedzialna.
V.
WYCENA SPISU Z NATURY, USTALENIE RÓŻNIC
INWENTARYZACYJNYCH I ICH WERYFIKACJA
Po zakończeniu spisu z natury członkowie komisji inwentaryzacyjnej przy udziale głównego
księgowego dokonują wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości
poszczególnych składników wynikającą z ewidencji księgowej. Wyceny spisanych składników
majątkowych dokonuje się na zestawieniu zbiorczym spisu z natury w rubryce „stan faktyczny
w dniu spisu”. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone
w ustawie o rachunkowości.
W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą
z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, sporządza się „Zestawienie różnic
inwentaryzacyjnych” (załącznik nr 2) podając: stan faktyczny według spisu z natury, numeru
inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących
nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje się całość dokumentacji
przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
Komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia w uzgodnieniu z osobami materialnie odpowiedzialnymi
przyczyny różnic, sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji (załącznik nr 3).
Wyniki wyceny i rozliczenie są podstawą do weryfikacji sald i wpisów w księgach
inwentarzowych.
Wyniki rozliczenia ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie noty księgowej.
Prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury podpisują członkowie komisji
inwentaryzacyjnej, osoba odpowiedzialna materialnie oraz inne osoby uczestniczące w spisie.
Po zakończeniu czynności spisowych komisja pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej
oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie,
czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury, którego wzór
stanowy załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji.
5
VI.
INWENTARYZACJA NA PODSTAWIE UZGODNIEŃ SALD
Z KONTRAHENTAMI
Inwentaryzacji w drodze uzgodnienia
za prowadzenie księgowości jednostki.
VII.
sald
dokonują
pracownicy
odpowiedzialni
INWENTARYZACJA UPROSZCZONA
Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub głównego księgowego, Dyrektor
jednostki może podjąć decyzję o przeprowadzeniu inwentaryzacji aktywów i pasywów
w sposób uproszczony.
Inwentaryzacja uproszczona polega na:
- zastąpieniu spisu z natury – porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze,
- zastąpieniu spisu z natury – porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją,
- zastąpieniem pełnego spisu z natury – spisem wyrywkowym.
Uproszczona inwentaryzacja może być stosowana:
1) w środkach trwałych i o charakterze wyposażenia – polega to na porównaniu stanu
wynikającego z ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu
i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych,
2) w środkach trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego
używania – polega to na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych
pracownikom przedmiotów w oparciu o dowody i ewidencję i uzyskaniu potwierdzenia
zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę porównanie stanu
ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania
tego należy sporządzić protokół,
Stwierdzone w czasie inwentaryzacji niedobory lub nadwyżki należy ująć w protokole i je
wyjaśnić.
VIII. ZASADY GOSPODAROWANIA RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI
MAJĄTKU RUCHOMEGO
Jednostka analizuje na bieżąco stan majątku ruchomego z uwzględnieniem jego stanu
technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Sposób gospodarowania
rzeczowymi składnikami majątku ruchomego został opisany w Instrukcji gospodarowania
składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Szkoły, wprowadzonej do użytku wewnętrznego
zarządzeniem kierownika jednostki.
IX.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących
zarządzeń wewnętrznych Dyrektora jednostki.
2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem wejścia w życie zarządzenia, do którego stanowi ona
załącznik.
6
Załącznik nr 1
do Instrukcji Inwentaryzacyjnej
Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica
w Jankowicach
OŚWIADCZENIE
Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe
znajdujące się w ………………………………………………, że wszystkie dowody
przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników do chwili rozpoczęcia spisu zostały
ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentarzowych, kartotekach materiałowych
i przekazane do księgowości.
Jankowice, dnia ………………………………
………………………………….
(Podpis osoby materialnie
odpowiedzialnej)
7
Załącznik nr 2
do Instrukcji Inwentaryzacyjnej
Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica
w Jankowicach
Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych
Nr dokumentu
spisu z natury
Lp.
Arkusz
Pozycja
Symbol –
Cecha
Nr
indeksu
Nr
zlecenia
Dotyczy:
Stan faktyczny
w dniu spisu
Nazwa, (określenie)
przedmiotu
Jedn.
miary
Stan księgowy
w dniu spisu
Różnice inwentaryzacyjne
Nadwyżki
Niedobory
Cena
Ilość
Jankowice, dnia ............................... r.
Wartość
Ilość
Wartość
Ilość
Wartość
Ilość
...............................................................................
(imię i nazwisko osoby sporządzającej zestawienie)
.........................................................................
(podpis)
8
Wartość
Uwagi
Załącznik nr 3
do Instrukcji Inwentaryzacyjnej
Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica
w Jankowicach
Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji
Komisja inwentaryzacyjna w składzie:
1) przewodniczący …………………..…………………..
2) członek ……………….…………………..
3) członek ……………..…………………..
Na posiedzeniu w dniu …………….….… dotyczącym inwentaryzacji przeprowadzonej
w dniach od ………… do ……………. na arkuszach nr …………………... dokonała
następującego rozliczenia:
a) nazwa obiektu lub pomieszczenia: ……………………………...
b) rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku: ………………….
c) osoba materialnie odpowiedzialna ……………………………….
d) Rozliczenie obejmuje okres od ………………… do …………………
I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji
1) według załącznika……………………………..
II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych niż w pkt I wg zestawienia różnic
inwentaryzacyjnych.
1) ogółem niedobory …………zł.
2) ogółem nadwyżki …………zł.
III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co
następuje:
1) np. sprzęt uległ zniszczeniu na skutek ………………….
2) ………………………………………………………
Komisja ocenia następująco powstanie przyczyn niedoborów/nadwyżek:
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory należy zakwalifikować jako:
1) niezawinione i spisać w ciężar kosztów (strat nadzwyczajnych)
2) zawinione, obciążyć ich wartością osobę materialnie odpowiedzialną.
Jankowice, dnia ………….………….
Podpisy członków komisji:
……………………………..
……………………………..
……………………………..
9
Załącznik nr 4
do Instrukcji Inwentaryzacyjnej
Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica
w Jankowicach
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe, że nie
wnoszę żadnych pretensji i uwag do członków komisji, sposobu przeprowadzenia przez
nich spisu z natury, a także końcowego rozliczenia (ilości, jakości) spisanych składników
majątkowych.
Jankowice, dnia ………………………………
………………………………….
(Podpis osoby materialnie
odpowiedzialnej)
10