Promocja Projektu - Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego

Transkrypt

Rozliczanie projektów
dofinansowanych
w ramach Działań 1.4-4.1 PO IG
1
Zakres tematyczny
n Wybór wykonawców w ramach projektu
n Wprowadzanie zmian do umowy
n Występowanie z wnioskiem o płatność
n Dokumentowanie wydatków
n Rozliczanie zaliczek
n Kontrola Projektu
n Promocja Projektu
n Najczęściej popełniane błędy we wniosku o płatność
2
Realizacja projektu zgodnie z umową oraz przepisami prawa
n Projekt musi być realizowany w zgodzie z umową o dofinansowanie,
n obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,
n wytycznymi MRR obowiązującymi na dzień dokonywania odpowiedniej
czynności,
n wytycznymi MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG
obowiązującymi w chwili ogłoszenia naboru.
3
Kwalifikowalność wydatków
Rozpoczęcie okresu kwalifikowalności:
• dzień faktycznej realizacji działań wyszczególnionych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym
Projektu lub dzień zaciągnięcia pierwszego zobowiązania Beneficjenta dotyczącego wydatków
związanych z realizacją Projektu.
Czynności/zobowiązania, które mogą zostać uznane za rozpoczęcie realizacji Projektu m.in.:
-
podpisanie umowy z wyłonionym wykonawcą/dostawcą
dostawa towaru lub wykonanie usługi
wpłata zaliczki na rzecz przyszłej dostawy.
W przypadku zaciągnięcia przez Beneficjenta zobowiązań dotyczących wydatków
kwalifikujących się do objęcia wsparciem w ramach Projektu przed dniem rozpoczęcia
okresu kwalifikowalności, wszystkie wydatki w ramach projektu zostaną uznane za
niekwalifikujące się do objęcia wsparciem (§5 ust.5). Stanowi to przesłankę do
wypowiedzenia umowy o dofinansowanie.
4
Kwalifikowalność wydatków
Beneficjent zobowiązuje się zakończyć realizację zakresu rzeczowego i finansowego
Projektu, wynikającego z wniosku o dofinansowanie, w okresie kwalifikowalności
wydatków, określonym w §5 ust. 3.
Zakończenie okresu kwalifikowalności oznacza:
Ø
Wykonanie zakresu rzeczowego Projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym
Ø
Udokumentowanie zakupu towarów lub usług odpowiednimi protokołami odbioru lub innymi
dokumentami potwierdzającymi zgodność realizacji Projektu z warunkami umowy
Ø
Zrealizowanie pełnego zakresu finansowego Projektu, co oznacza zrealizowanie wszystkich
płatności w ramach Projektu.
Zakończenie realizacji projektu stanowi złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność
końcową
5
Wybór wykonawców w ramach projektu - § 11 umowy
Obowiązują zasady:
§
§
§
§
uczciwej konkurencji,
efektywności,
jawności i przejrzystości.
Należy dołożyć wszelkich starań, aby uniknąć konfliktu interesów.
6
§
wybór z zastosowaniem Pzp – tylko, jeśli ustawa dotyczy
§
Art. 3 ust.1 pkt.5) U PZP:
•
a)
b)
c)
§
Obowiązek stosowania PZP jeżeli łącznie zachodzą następujące okoliczności:
ponad 50 % wartości udzielanego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych
wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie
art. 11 ust. 8 PZP, (4.845.000 euro dla robót budowlanych , 193.000 euro dla dostaw lub usług; kurs od
2010r. 1 euro = 3,839 zł)
przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii
lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych,
budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację
publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi;
w innych przypadkach – bez Pzp, ale zgodnie z § 11 umowy
7
§
§
§ 11 ust. 3 i 4 umowy o dofinansowanie
Jeżeli zakup od jednego dostawcy > 14 tys. euro, należy dokonać
porównania 3 ważnych ofert na dzień dokonywania zakupu lub
złożenia zamówienia złożonych w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
§
Dodatkowo zapytanie ofertowe zamieszczone na www oraz w
siedzibie Beneficjenta
8
Oświadczenie – do każdego wniosku o płatność składanego w RIF beneficjent powinien dostarczyć oświadczenie w
zakresie wydatków objętych wnioskiem o płatność, że nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 6c ust. 2
ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr
42, poz. 275, z późn. zm.) dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcą.
Jeśli natomiast zachodzą takie okoliczności (powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcą) –
beneficjent powinien dostarczyć następujące oświadczenie:
W związku z realizacją projektu ……………..w programie ………………niniejszym oświadczam, że poniżej wymienione
towary/usługi:
…………………..
…………………..
objęte wnioskiem o płatność zakupione zostały od ………….. (nazwa dostawcy usługi/towaru) powiązanego z …..
(nazwa beneficjenta) w sposób, o którym mowa art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu
Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.).
Jednocześnie oświadczam, że zakup powyżej wymienionych towarów/usług został dokonany od………… (nazwa
dostawcy usługi/towaru) wyłącznie z uwagi na fakt, iż:
- jest on jedynym dostępnym na rynku dostawcą towarów/usług objętych wnioskiem o dofinansowanie,
-wybór wykonawcy nastąpił przed dniem 5 stycznia 2011 r.
Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i
przy zachowaniu należytej staranności.
Niepotrzebne skreślić
9
Zmiany w projekcie - § 8 umowy
Sytuacje wymagające obowiązkowo zgłoszenia do Instytucji Wdrażającej:
§
§
§
§
wszelkie zagrożenia lub nieprawidłowości w projekcie (§ 7 ust. 15),
zmiany organizacyjno-prawne Beneficjenta (§ 8 ust. 10),
cesje praw z umowy na inny podmiot (§ 2 ust. 11),
zmiany terminów realizacji projektu, w szczególności opóźnienie rozpoczęcia
projektu ponad 2 miesiące (§ 12 ust. 3 pkt 1),
§
sprzedaż środka trwałego nabytego z wykorzystaniem dofinansowania (§ 7 ust. 11).
10
Inne zmiany wymagające zgody Instytucji Wdrażającej:
§
§
zmiany terminów realizacji projektu,
przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków
kwalifikowanych > 10%,
§
inne zmiany w realizacji projektu w stosunku do opisu projektu
przedstawionego w załącznikach do umowy o dofinansowanie
11
Termin rozpatrywania wniosku o zmiany
Instytucja Wdrażająca podejmuje decyzję
o wprowadzeniu zmian w terminie
30 dni od daty otrzymania kompletnego wniosku
§ 8 ust. 4 umowy
12
Zmiany niewymagające aneksu - ale wymagające pisemnego
poinformowania RIF- § 14 ust. 2
§ adres Beneficjenta,
§ rachunki bankowe,
§ termin realizacji zadań, który nie wpływa na termin etapu / projektu,
§ harmonogram płatności,
§ przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami
wydatków kwalifikowanych < 10%;
13
Zmiany niewymagające aneksu
do uwzględnienia przy rozliczeniu projektu
Przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków
kwalifikowanych do 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, z
której następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu kategorii
wydatków, do której następuje przesunięcie § 8 ust. 11
Nie dotyczy przesunięć pomiędzy etapami! § 8 ust. 12
14
Przykład przesunięć do 10% wartości – bez aneksowania
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
2.3
Tabela C5
Zadanie 1
Wynagrodzenia z pochodnymi
Zakup lub używanie sprzętu i aparatury
Amortyzacja budynków
Zadanie 2
Tabela C6
1
1.1
1.2
1.3
KwotaKwalifikowana
12 500,00
10 000,00
2 000,00
500,00
24 000,00
20 000,00
4 000,00
0,00
Wydatki wg etapów i kategorii
Wydatki na badania przemysłowe
KwotaKwalifikowana
[PLN]
36 500,00
30 000,00
6 000,00
500,00
15
Przykład przesunięć do 10% wartości – bez aneksowania
1
1.1
1.2
1.3
KwotaKwalifikowana przesunięcia z
[PLN]
wynagrodzeń
36 500,00
36 500,00
30 000,00
27 000,00
- 3 tys.
6 000,00
9 000,00
500,00
500,00
lub
1
1.1
1.2
1.3
KwotaKwalifikowana przesunięcia z
[PLN]
amort. sprzętu
36 500,00
36 500,00
30 000,00
30 050,00
6 000,00
6 000,00
500,00
450,00
- 50
16
Niedopuszczalne zmiany w projekcie
§ Zmiany związane z zasadniczą modyfikacją projektu - § 7 ust. 3,
§ Zmiany, które miałyby negatywny wpływ na osiągnięcie celów projektu
- § 8 ust. 7,
§ Przeniesienie inwestycji do innego województwa - § 7 ust. 2;
17
Formy wypłaty dofinansowania
§ zaliczka – w jednej lub kilku transzach
§ płatności pośrednie – refundacja po zakończeniu realizacji zadania
§ płatności końcowe – refundacja po zakończeniu etapu I oraz etapu II
§ 4 ust. 5
18
Proces składania wniosku o płatność
§ złożenie wniosku o płatność – wypełnionego za pomocą generatora
wniosków płatniczych - § 6 ust. 1-2
§ do RIF właściwej dla lokalizacji projektu
§ termin złożenia wniosku - 30 dni po zakończeniu zadania, dla
płatności końcowej – najpóźniej w ostatnim dniu okresu
kwalifikowalności wydatków
19
Proces składania wniosku o płatność
§warunkiem wypłaty jest złożone prawidłowego zabezpieczenia
realizacji umowy - § 15
§ w przypadku projektów środowiskowych i pierwszego wniosku o
płatność – dokumentacja OOŚ - § 6 ust.1 pkt 10
20
Proces zatwierdzania wniosku o płatność
§Weryfikacja wniosku o płatność w terminie 40 dni od dnia wpływu
kompletnego wniosku - § 6 ust. 3
§Dokonanie przelewu/wystawienie zlecenia płatności w terminie 15 dnia
od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność - § 6 ust. 12
21
Generator Wniosków o Płatność
Wniosek o płatność służy:
•
wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (beneficjent
wypełnia poz. 2-8, 8a[1], 10, 14, 17, 20, 21), przy czym przekazanie
pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić na podstawie umowy
o dofinansowanie;
•
rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych
transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze
środków (beneficjent wypełnia poz. 1- 21);
•
wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków
sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1- 21);
[1] Punkt nie wypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki
22
23
Dokumentowanie ponoszonych wydatków
-
kopia dokumentu księgowego, opisana zgodnie z instrukcją
wypełniania wniosku o płatność
potwierdzenie zapłaty (wyciągi bankowe)
inne, specyficzne dla poszczególnych kategorii wydatków
do wniosku o płatność końcową dla I etapu (1.4):
a) sprawozdanie potwierdzające zakończenie badań przemysłowych
lub prac rozwojowych objętych dofinansowaniem w ramach Umowy,
b) analiza ekonomiczna i badania rynkowe potwierdzające celowość
wdrożenia wyników badań lub prac
do I wniosku o płatność – dokumentacja OOŚ, jeśli dla 1.4 dokonano
ponownej oceny środowiskowej, a dla 4.1 jeśli projekt może
oddziaływać na środowisko
24
Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek
itp.) należy opisać, wskazując następujące informacje:
•
•
•
•
•
•
•
nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie;
data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie;
opis związku wydatku z umową o dofinansowanie – należy zaznaczyć w
opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o
dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą;
informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR – tj. Projekt jest
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego;
dekretacja oraz nr księgowy dokumentu;
informacja o poprawności formalnej i merytorycznej;
adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu).
Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania
płatności za fakturę. Jeżeli płatność za fakturę/inny dokument księgowy wystawiony w walucie obcej
dokonywana jest w transzach, należy dodatkowo podać kursy walut z dnia dokonania płatności
kolejnych transz.
25
Wszystkie kopie dokumentów składane do RIF / PARP muszą być
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione
do reprezentacji Beneficjenta – zgodnie z dokumentem rejestrowym.
Można wyznaczyć pełnomocnika do dokonywania tej czynności
jednoosobowo. Pełnomocnictwo / upoważnienie takie należy
przedłożyć do RIF.
26
Beneficjenci rozliczający się za pomocą zestawienia dokumentów księgowych
(system rozliczania wydatków w ramach wybranych kategorii na podstawie
zestawienia dokumentów księgowych dotyczy wyłącznie Beneficjentów, którzy
podpisali umowy/aneksy wprowadzające uproszczony system rozliczeń):
Beneficjent powinien złożyć wniosek o płatność wraz z zestawieniem dokumentów
księgowych wydrukowanym i podpisanym przez Beneficjenta (dodatkowo
należy dołączyć wersję elektroniczną zestawienia dokumentów w formie pliku
xls lub xlsx, wyeksportowanym z tabeli 11)
27
Dokumentowanie ponoszonych wydatków 1.4
1.Wynagrodzenia
§
Lista płac lub wyciąg z listy płac – podpisana przez osobę sporządzającą i opatrzona datą,
opisane jak inne dokumenty, deklaracje ZUS DRA (dot. kazdego miesiaca objetego wnioskiem
o płatność).
§
Informacja o kwocie należnych składek wraz z oświadczeniem, że składki wynikające z listy
płac, zostały uregulowane,
§
Potwierdzenia zapłaty – netto pracownika, ZUS, US (wraz z oświadczeniem beneficjenta
stwierdzającym , iż kwota przelewu zawiera należność podatku za pracowników
zaangażowanych w realizację rozliczanego zadania) , potrącenia
§
W przypadku zakwalifikowania premii – oświadczenie, że premie wynikają z regulaminu
wynagradzania
§
Karty pracy – należy zaznaczyć % udział w projekcie oraz odnieść do numeru i nazwy zadania
z harmonogramu (nie trzeba wykazywać czynności jakie były wykonywane); stanowisko musi
być zgodne z wykazanym w harmonogramie zadaniowym (za jeden miesiąc wystawiana jest
jedna karta pracy dla pracownika, powinny się na niej znaleźć wszystkie zadania, w jakie był
zaangażowany pracownik w danym miesiącu wraz z jego procentowym zaangażowaniem w
jego realizację).
Uwaga: ilość osób zaangażowanych w projekcie może ulec zmianie w stosunku do planu, jednak można rozliczać
wyłącznie stanowiska przewidziane w projekcie
28
2. Zakup i używanie sprzętu i aparatury
Amortyzacja nie jednorazowa
- Tabela amortyzacyjna podpisana przez osobę odpowiedzialną za
prowadzenie ksiąg rachunkowych, opatrzona datą
Amortyzacja jednorazowa
- Tabela amortyzacyjna – j.w.
- Oświadczenie, że środek został zakupiony wyłącznie na potrzeby
projektu
- Kopia faktury zakupu środka trwałego oraz dokument przyjęcia
środka trwałego do użytkowania (dokument OT)
29
2. Zakup i używanie sprzętu i aparatury:
• Faktura
• Potwierdzenie zapłaty
• OT , jeśli jest to środek trwały
• Oświadczenie, że środek został zakupiony wyłącznie na potrzeby
projektu
Używanie sprzętu i aparatury – leasing / wynajem
3. Amortyzacja budynków
• Tabela amortyzacyjna podpisana przez osobę odpowiedzialną za
prowadzenie ksiąg rachunkowe, opatrzona datą
30
4. Wartości niematerialne i prawne
•
•
Faktura
Potwierdzenie zapłaty (jeśli zakup na podstawie umowy cywilno-prawnej, to
też potwierdzenie opłaty wszystkich obciążeń)
5. Badania, usługi doradcze i równorzędne
•
•
Faktura, potwierdzenie zapłaty
Umowy cywilnoprawne, rachunki, potwierdzenie zapłaty
6. Koszty operacyjne
• Faktura, potwierdzenie zapłaty
31
7. Koszty ogólne
• Metodologia obliczenia kwot kwalifikowanych, jeśli nie wynika to z
biznesplanu lub innych dokumentów
• Umowy o pracę – jak wynagrodzenia
• Umowy cywilnoprawne – tak, jak w usługach doradczych
8. Koszty związane z zabezpieczeniem zobowiązań
• Polisa / faktura / akt notarialny + potwierdzenie zapłaty
9. Koszty prowadzenia wyodrębnionych rachunków bankowych
• Wyciąg z rachunku bankowego
32
1. Nabycie praw własności lub prawa użytkowania wieczystego
gruntów
• Akt notarialny, potwierdzenie zapłaty
• Opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzająca, że cena nabycia
nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia
• Oświadczenie podmiotu zbywającego grunt, iż w okresie 7 lat
poprzedzających datę nabycia gruntu, jego zakup nie był
współfinansowany ze środków wspólnotowych ani krajowych
środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis
33
2. Nabycie prawa własności budynków/budowli
• Akt notarialny, potwierdzenie zapłaty
• Opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzająca, że cena nabycia
nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości, określonej na dzień
nabycia
• Opinia rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że
nieruchomość może być używana w określonym celu zgodnym z
celami projektu objętego dofinansowaniem lub określającą zakres
niezbędnych zmian lub ulepszeń
• Oświadczenie podmiotu zbywającego nieruchomość, iż w okresie 7
lat poprzedzających datę nabycia nieruchomości, jej zakup nie był
współfinansowany ze środków wspólnotowych ani krajowych
środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis
34
3. Nabycie / koszt wytworzenia innych środków trwałych
• Dokument OT
W przypadku zakupu używanego środka trwałego:
•
•
•
Oświadczenie sprzedającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę
nabycia środka trwałego, jego zakup nie był współfinansowany ze środków
wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy
publicznej
Oświadczenie Beneficjenta o tym, że cena uzywanego środka trwałego nie
przekracza jego wartości rynkowej, okreslonej na dzień nabycia i jest niższa
niż cena podobnego, nowego środka trwałego
Oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i
datę jego zakupu
35
4. Nabycie robót i materiałów budowlanych
• Protokoły odbioru robót budowlanych
• Umowa z wykonawcą
5. Nabycie wartości niematerialnych i prawnych
6. Raty spłat wartości początkowej gruntów, budynków, budowli
• Umowa leasingu dołączona do pierwszego wniosku o płatność dla II
etapu (4.1)
• Kwalifikowane są tylko raty kapitałowe z tytułu leasingu
36
7. Raty spłat wartości początkowej innych środków trwałych lub
wartości niematerialnych i prawnych
• Umowa leasingu dołączona do pierwszego wniosku o płatność dla II
etapu (4.1)
• Kwalifikowane są tylko raty kapitałowe z tytułu leasingu
8. Najem/dzierżawa gruntów, budynków, budowli
• Metodologia wyliczenia kosztów, jeśli nie wynika z biznes planu lub
innych dokumentów
37
9. Usługi doradcze
• Umowy cywilnoprawne, rachunek, potwierdzenie zapłaty
10. Koszty związane z zabezpieczeniem zobowiązań
• Polisa / faktura / akt notarialny + potwierdzenie zapłaty
11. Koszty prowadzenia rachunków bankowych
• Wyciąg z rachunku bankowego (wyodrębnionego na cele projektu)
38
Zasady rozliczania otrzymanej zaliczki dofinansowania
Moment przekazania płatności zaliczkowej:
Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o płatność zaliczkową na
realizację pojedynczego zadania pod
warunkiem wniesienia
zabezpieczenia, o którym mowa w § 15, w terminach określonych w
Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, najpóźniej na 60 dni
przed upływem terminu zakończenia danego zadania.
Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie zaliczki następuje
pod warunkiem rozliczenia w złożonym wniosku Beneficjenta o płatność
co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki.
39
•
Zaliczka udzielana wyłącznie na jedno zadanie lub na zadania,
które trwają dokładnie w tym samym czasie (rozpoczęcie i
zakończenie zadań).
•
Do rozliczenia zaliczki – obowiązkowym załącznikiem jest wyciąg z
rachunku zaliczkowego.
•
Badanie wyciągu z rachunku zaliczkowego, czy zaliczka
wydatkowana wyłącznie na wydatki kwalifikowane.
•
Beneficjent może w jednym wniosku rozliczać zaliczkę oraz
wnioskować o wypłatę kolejnej zaliczki.
40
Rozliczanie zaliczek
•
Rozliczenie zaliczki – złożenie wniosku o płatność przedstawiające
wydatki kwalifikowane odpowiadające dofinansowaniu przyznanemu
w formie zaliczki lub zwrot niewykorzystanych środków.
•
Wniosek o płatność, rozliczający poprzednio otrzymaną zaliczkę na
realizację działania, należy złożyć w terminie 30 dni od zakończenia
realizacji danego działania Projektu.
•
Wydatki ze środków z zaliczki co do zasady powinny być
dokonywane za pomocą konta wskazanego w umowie o
dofinansowanie przeznaczonego do obsługi tej zaliczki.
41
•
W szczególnie uzasadnionych przypadkach beneficjent może
ponosić wydatki ze środków własnych za pomocą innego rachunku
bankowego, a następnie może przelać z konta zaliczkowego na inny
rachunek beneficjenta, z którego poniesione zostały wydatki, kwotę
odpowiadającą poniesionym wydatkom kwalifikowanym.
•
Refundacja wydatków poniesionych ze środków własnych z zaliczki
jest dopuszczalna m. in. w przypadku, gdy wydatki zostały
poniesione przed otrzymaniem zaliczki lub konieczności zapłaty
jednym przelewem za fakturę, która zawiera wydatek
niekwalifikowany np. wydatek opodatkowany podatkiem VAT, opłaty
za media, wynagrodzenia.
42
•
W celu otrzymania wypłaty kolejnej zaliczki zobowiązany jest do
rozliczenia co najmniej 70% otrzymanej zaliczki.
•
Rozliczenie zaliczki to wykazanie wydatków kwalifikujących się do
objęcia wsparciem, które odpowiadają dofinansowaniu w wysokości
min. 70% zaliczki lub zwrot środków na rachunek BGK i PARP w
odpowiednich proporcjach.
•
Kwota niewykorzystanej zaliczki oraz kwota odsetek bankowych
narosłych na rachunku zaliczkowym pomniejsza kwotę kolejnej
zaliczki.
43
Konsekwencje nowej UFP - Odsetki jak dla zaległości
podatkowych w sytuacji:
•
Złożenie wniosku o płatność po terminie określonym w umowie
- odsetki naliczane będą od 70% łącznej kwoty przekazanych
dotychczas transz zaliczki
Okres naliczania odsetek: od dnia otrzymania środków do dnia rozliczenia
środków (poprzez złożenie wniosku o płatność lub poprzez zwrot środków).
•
Brak rozliczenia przynajmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych
transz zaliczek – odsetki będą naliczone od kwoty brakującej do
rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych dotychczas transz
zaliczki
Okres naliczania odsetek: od daty otrzymania środków do dnia rozliczenia
70% zaliczki.
44
•
Odsetki bankowe od przekazanej Beneficjentowi zaliczki są
wykazywane we wniosku o płatność i pomniejszają kwotę
kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta.
•
Beneficjent składając wniosek rozliczający płatność zaliczkową,
zobowiązany jest do przedkładania wyciągów z rachunku
bankowego do obsługi płatności zaliczkowych, za okres, którego
dotyczy wniosek płatność.
45
Zwrot środków wydatkowanych środków z konta zaliczkowego
W przypadku, gdy beneficjent omyłkowo zapłaci z konta zaliczkowego
wartość brutto faktury, opłaci fakturę niezwiązaną z realizowanym projektem
lub bank sam obciąży rachunek beneficjenta tytułem opłaty za przelew /
prowadzenie rachunku, w przypadku, gdy wydatek ten nie jest
kwalifikowany - beneficjent powinien dokonać stosownej wpłaty
nieprawidłowo wydatkowanej kwoty zaliczki wraz z odsetkami jakie
narosłyby na rachunku od tych środków na rachunek wyodrębniony do
obsługi płatności zaliczkowej.
46
W jakiej strukturze wydatków powinien być rozliczany
poszczególny wniosek o płatność? Czy w każdym wniosku o
płatność beneficjent musi zachować proporcje finansowania
wydatków kwalifikowanych w takiej strukturze, jaka wynika z
umowy dofinansowania?
Dofinansowanie w formie zaliczki przekazywane jest w kwocie nie
wyższej niż kwota dofinansowania poszczególnych zadań określonych
w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Oznacza to, że realizując
działanie Beneficjent zawsze będzie musiał zaangażować część
środków własnych - dopełnienie do wydatków kwalifikowanych oraz
pokrycie wydatków niekwalifikowanych. Z uwagi na fakt, iż często nie
będzie możliwe zachowanie idealnej struktury finansowania w każdym
wniosku o płatność, rozliczenie proporcji finansowania będzie mogło
nastąpić w rozliczeniu końcowym projektu.
47
Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
•
Wydatki kwalifikowane rozliczane są do wysokości budżetu
określonego w załączniku do umowy o dofinansowanie –
Harmonogramie rzeczowo-finansowym.
•
Wydatki rozliczane są w ramach budżetu w poszczególnych
kategoriach w projekcie (a nie w ramach budżetu zadania).
•
Możliwe są przesunięcia pomiędzy kategoriami kosztów
kwalifikowanych do wysokości 10 % (bez konieczności aneksowania
umowy o dofinansowanie w tym zakresie).
48
Kontrola projektu - § 9 Umowy
Realizowany projekt podlega kontroli, która może być
przeprowadzana w każdym czasie od dnia zawarcia Umowy do dnia
upływu 3 lat od zamknięcia PO IG lub do dnia upływu 3 lat
następnych po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia
PO IG.
•
Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno
Beneficjenta, jak i w miejscu realizacji projektu.
w
siedzibie
•
Odmowa poddania się kontroli lub utrudnienie jej przeprowadzenia
stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy w trybie określonym §
12 ust. 2 pkt.1.
49
Zakres kontroli
W czasie trwania kontroli Beneficjent jest zobowiązany udostępnić:
- dokumenty związane z realizacją projektu,
- dostęp do pomieszczeń i terenów, na których jest lub był realizowany
Projekt,
- dostęp do systemu teleinformatycznego i wszystkich dokumentów i
plików elektronicznych związanych z Projektem.
Ponadto podczas kontroli Beneficjent zobowiązany jest udzielić
wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu.
50
Dokumenty wymagane podczas kontroli
•
Oryginały dokumentów potwierdzających status MŚP Beneficjenta,
•
Oryginały dokumentacji finansowo-księgowej potwierdzającej
dokonanie zakupów w ramach projektu wraz z dowodami zapłaty,
•
Oryginały dokumentów potwierdzających zgodność realizacji
Projektu z warunkami Umowy (protokoły odbioru dostaw/robót/usług,
umowy zawarte z dostawcami, oświadczenia),
•
Oryginały dokumentów potwierdzających przyjęcie do użytkowania
zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych (dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz WNiP,
licencje),
51
Dokumenty wymagane podczas kontroli
•
Oryginały
dokumentów
związanych
z
wyborem
dostawcy/usługodawców w odniesieniu do wszystkich zakupów w
ramach projektu zgodnie z zapisami § 11 Umowy o dofinansowanie,
•
Oryginały dokumentów potwierdzające osiągnięcie wskaźników
produktu i rezultatu założonych we wniosku o dofinansowanie,
•
Oryginały dokumentacji OOŚ – jeśli dotyczy,
•
Oryginały innych dokumentów związanych z projektem, np.: tabela
amortyzacyjna, karty pracy pracowników, poświadczenie o
prowadzonej odrębnej ewidencji księgowej dla Projektu,
52
Promocja i informacja
Informowanie o fakcie współfinansowania Projektu
ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
53
Promocja projektu - § 10 Umowy
•
Beneficjent ma obowiązek informowania opinii publicznej o
dofinansowaniu ze środków POIG zarówno w trakcie realizacji
projektu jak i po jego zakończeniu
•
Beneficjent w celu promocji projektu powinien stosować:
- w trakcie realizacji projektu tablice informacyjne,
- po zakończeniu projektu tablice pamiątkowe.
Obowiązkowo – całkowity wkład publiczny na zakup środków trwałych
lub finansowanie robót infrastrukturalnych lub budowlanych
przekracza 500 000 Euro.
54
Beneficjenci mogą wybrać inne narzędzia dla wzmocnienia efektu
promocji projektu, poprzez zamieszczanie na nich logotypów PO IG
oraz UE, np.:
• papier firmowy,
• naklejki/plakietki na sprzęt lub wyposażenie,
• nadruki na płytach CD/DVD, zawierających dokumentację
dot. projektu,
• strona internetowa/zakładka poświęcona projektowi,
• prezentacja multimedialna.
Wybór formy promocji, poza tablicami, jest opcjonalny.
55
Więcej informacji na temat skutecznej promocji oraz obowiązujące
wzory logotypów dostępne są w:
Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w
ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka,
2007 – 2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we
wdrażanie Programu
http://www.poig.gov.pl/ZPFE/Strony/Zasady.aspx
56
Tablice informacyjne
Umieszcza się je w miejscu widocznym
Układ tablicy powinien zawierać:
• logo Unii Europejskiej z podpisem „Unia Europejska. Europejski
Fundusz Rozwoju Regionalnego”,
• logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka,
• informacja o współfinansowaniu projektu tj. nazwę realizowanego
projektu, jego łączny budżet i wysokość dofinansowania ze środków
UE, okres realizacji projektu,
• hasło promocyjne przeznaczone dla PO IG - do wyboru „Fundusze
Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub Dotacje na
innowacje” najlepiej z wyrażeniem „Inwestujemy w waszą przyszłość
57
Przykładowa tablica informacyjna
58
Produkty projektu o małych gabarytach
Oznakowanie powinno zawierać:
• Logo PO IG,
• Logo Unii Europejskiej,
• Odwołanie słowne do Unii Europejskiej (w bardzo wyjątkowych
sytuacjach, gdy techniki wykonania uniemożliwiają czytelne
zamieszczenie odwołania słownego, element ten nie jest obowiązkowy).
Opcjonalnie: Logo beneficjenta
59
Naklejki/plakietki informacyjne
•
Narzędzie to stosuje się w celu oznakowania środków trwałych, m.in.: maszyny i
urządzenia, aparatura, wyposażenie biurowe, sprzęt komputerowy, sprzęty audio –
wizualne, zakupione ze środków EFRR w ramach PO IG. Plakietki/naklejki stosuje się
również w przypadku wartości niematerialnych i prawnych np. oprogramowanie,
umieszczając je w widocznym miejscu na sprzęcie, w którym dane oprogramowanie
zostało zainstalowane.
•
W przypadku produktów o bardzo małych gabarytach, na których nie ma możliwości
zamieszczenia czytelnej informacji o współfinansowaniu, dopuszcza się
zamieszczenie informacji o współfinansowaniu na opakowaniu/etui produktu, które
powinno być dostępne i przechowywane w jednym miejscu wraz z użytkowanym
produktem.
•
Układ naklejki/plakietki powinien zawierać:
Ø Logo Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska
Ø Logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
60
Przykład - naklejki/plakietki informacyjne
61
Promocja i informacja
Ponadto, beneficjenci mogą wybrać inne spośród wskazanych niżej narzędzi, które
wykorzystają w celu wzmocnienia efektu promocji projektu, poprzez zamieszczanie
na nich logotypów PO IG oraz UE np.:
•
papier firmowy,
•
naklejki/plakietki na sprzęt lub wyposażenie,
•
nadruki na płytach CD/DVD, zawierających dokumentację dot. projektu,
•
strona internetowa/zakładka poświęcona projektowi,
•
prezentacja multimedialna.
Zaleca się, by po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, oprócz produktów
projektu, również cała dokumentacja związana z realizacją projektu (np.
korespondencja prowadzona z innymi organami i instytucjami dotycząca
realizowanego projektu) oraz segregatory/teczki, w których jest ona przechowywana,
zawierały logo UE z odwołaniem słownym oraz logo PO IG.
62
Wzór korespondencji dotyczącej projektu
63
Wzór oznakowania grzbietu segregatora
64
Wzór oznakowania okładki segregatora
65
Najczęściej popełniane błędy we wniosku o płatność
•
pkt 1 - data kończąca okres, za jaki składany jest wniosek – powinna zostać wpisana data
ostatniej operacji związanej z rozliczanym projektem
•
pkt 2 - dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za realizację Projektu w zakresie rzeczowym
bądź finansowym
•
pkt 2 - numer rachunku bankowego, na który ma być przekazana dofinansowanie jest
niezgodny z umową o dofinansowanie / cesją
•
pkt 7 - należy podać numer umowy o dofinansowanie zgodnie z ostatnim podpisanym
aneksem
•
pkt 8 - kwota wydatków całkowitych jest niezgodna z sumą kolumny 7 w pkt 13
•
pkt 9 - kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem powinna być równa sumie
wydatków z kolumny 8 w pkt 11 wniosku o płatność;
66
Najczęściej popełniane błędy we wniosku o płatność
•
pkt 11 - należy wypisać wszystkie daty związane z wypłatą wynagrodzeń oraz obciążeń
•
pkt 11 - fakturę/inny dokument księgowy potwierdzający poniesienie wydatków związanych więcej
niż z jedną pozycją z harmonogramu rzeczowo-finansowego należy wpisać tylko raz
•
pkt 12 - kwota wykazanych odsetek przez Beneficjenta musi być zgodna z załączonym wyciągiem
bankowym z konta zaliczkowego
•
pkt 13 - w kolumnie 1 należy wpisać wszystkie zadania w ramach danego etapu projektu (I lub II)
•
pkt 15 – wskaźniki należy wykazać dla rozliczanego etapu projektu (I lub II)
•
pkt 17 - harmonogram wydatków na kolejne kwartały powinien obejmować wydatki kwalifikowane,
jakie Beneficjent planuje wykazać w kolejnych wnioskach o płatność bez uwzględnienia wydatków
przedstawionych w obecnie składanym wniosku
•
wniosek o płatność musi zostać podpisany czytelnie bądź też parafowany wraz z przystawioną
pieczątką imienną oraz z pieczątką firmową przez osoby upoważnione do reprezentacji
Beneficjenta, zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem
67
Regionalna Instytucja Finansująca
ul. Spółdzielcza 8
tel. 085 741 20 78
fax 085 742 00 44
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
ul. Starobojarska 15, 15-073 Białystok
tel. 085 740 86 83
www.pfrr.pl
68

Promocja Projektu - Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego

Transkrypt

Podobne dokumenty

Prezentacja nt. sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich

Program szkolenia ,,Rozliczanie projektów w ramach Regionalnego

pobierz plik

Pobierz Formularz Zwrotu dla klientów z Polski

PROGRAM SZKOLENIA

Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność w części wypełnianej

REALIZACJA I ROZLICZANIE OPERACJI PO RYBY 2007