Instrukcja obsługi

Skrócona instrukcja obsługi programu
Mediamanager
Spis treści :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Informacje podstawowe
Logowanie
Tworzenie własnej struktury katalogowej
Dodawanie dokumentów do systemu
Udostępnianie dokumentów
Korzystanie z funkcji „Aktówka”
1. Informacje podstawowe
Mediamanager 2.1 jest systemem wspierającym zarządzanie
dokumentami elektronicznymi. Podstawowymi funkcjami realizowanymi przez
oprogramowanie jest przetrzymywanie, zarządzanie i wymiana dokumentów
elektronicznych ze szczególnym uwzględnieniem możliwości ich wspólnego
udostępniania wśród użytkowników systemu lub odbiorców zewnętrznych.
System Mediamanager stanowi zatem swoistego rodzaju teczkę internetową, w
której użytkownicy mogą przetrzymywać bezpiecznie dane, mieć do nich dostęp
z każdego urządzenia na świecie z zainstalowaną przeglądarką WWW oraz
współdzielić je z innymi.
2. Logowanie, tworzenie własnej struktury katalogowej
Rozpoczynając pracę użytkownik musi wprowadzić swój
indywidualny identyfikator (nazwa użytkownika) i hasło. Pracownicy
Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu posiadający uniwersytecką
pocztę elektroniczną stosują tą samą nazwę użytkownika i hasło jak w
przypadku logowania się do e-maila.
Po wprowadzeniu danych, akceptujemy klikając w przycisk LOGIN.
Użytkownik nie posiadający konta, ma możliwość jego założenia poprzez
elektroniczny formularz znajdujący się na stronie internetowej UM. Link do
formularza znajduje się poniżej okna logowania.
Po zalogowaniu, system prosi użytkownika o dokonanie wyboru strony
startowej tj. widoku od którego każdorazowo system będzie witał użytkownika
w systemie (rekomendowane – Przeglądaj)
3. Tworzenie własnej struktury katalogowej
Moduł „Przeglądaj” stanowi podstawę systemu. Umożliwia tworzenie własnej
struktury oraz uzyskanie do niej dostępu wraz z przechowywanymi
dokumentami. Po zalogowaniu, nowy użytkownik ma do dyspozycji pusty
katalog którego nazwa jest zarazem nazwą użytkownika systemu :
Okno podzielone jest na 3 części – górna to główne menu systemu oraz ikony
umożliwiające zarządzanie strukturą katalogową (utwórz, zmień nazwę,
przenieś, usuń). Lewa część to sktruktura katalogowa analogiczna do znanych
struktur występujących chociażby w systemie Windows. Prawa część okna to
prezentacja zawartości wybranego katalogu – lista dokumentów. Po wybraniu
dokumentu wyświetlą się jego podstawowe atrybuty takie jak wielkość, data
dodania do systemu itd. Użytkownik chcąc otworzyć plik do wglądu, nie klika w
jego nazwę tylko w ikonkę z prawej strony w kolumnie AKCJE! Po rozwinięciu
tej ikony możliwe będzie otwarcie/zapisanie dokumetu.
4. Dodawanie dokumentów do systemu
Po utworzeniu struktury katalogów, indywidualnej każdemu użytkownikowi,
czas uzupełnić katalogi dokumentami. Do tego celu służy ikona znajdująca się
na górnym pasku „DOKUMENT”.
1. Z lewej strony wybieramy katalog do którego chcemy dołączyć
dokument(y)
2. Będąc już w katalogu klikamy w ikonę „Dokument”
3. W nowo otwartym pustym oknie klikamy w „dodaj” a następnie
wybieramy dokument który chcemy przenieść z naszego dysku lokalnego
do systemu
4. Chcąc dodać więcej niż jeden dokument klikamy ponownie w „dodaj” i
wybieramy kolejny dokument – lista będzie uzupełniać się kolejnymi
dokumentami :
5. Po uzupełnienia listy wszystkimi zamierzonymi dokumentami klikamy
„Prześlij”. Maksymalna ilość plików przesyłana jednorazowo to 10 sztuk
6. Po ukończeniu przesyłania (czas przesyłania uzależniony jest od
prędkości sieci oraz wielkości dokumentu) pliki widoczne są już w systemie.
5. Udostępnianie dokumentów
Funkcja udostępniania dokumentów jest kluczowym elementem systemu.
Umożliwia przedstawienie swoich dokumentów innym użytkownikom systemu
oraz użytkownikom zewnętrznym.
1. Zaznaczamy dokumenty przeznaczone do udostępnienia poprzez
odznaczenie okienek jak na rysunku :
2. Z górnego menu wybieramy udostępnij elementy i klikamy w ikonę
strzałki z prawej strony okna
3. W nowo otwartym oknie uzupełniamy odbiorców oraz okres ważności
Odbiorcą może być użytkownik systemu (wybieramy z rozwijanej listy i
dodajemy do listy ikoną „plus”), odbiorca zewnętrzny (wpisujemy adres email i
dodajemy odbiorcę do listy ikoną „plus”) oraz grupa odbiorców. Grupę możemy
zdefiniować w module Udostępnienia -> Grupy odbiorców
4. Po uzupełnieniu listy odbiorców oraz ewentualnym określeniu terminu
ważności udostępnienia klikamy „Dalej (Wiadomość)
5. W kolejnym kroku uzupełniamy okna jak w standardowym mailu tj. tytuł
oraz treść maila która będzie załączona do udostępnionych dokumentów
6. Udostępnienie kończymy klikając w „utwórz”
Listę dokumentów udostępnionych przez nas innym użytkownikom, oraz listę
dokumentów udostępnionych nam, dostępną mamy w module Udostępnienie
(górne menu).
6. Korzystanie z funkcji „Aktówka”
Udostępnianie dokumentu(ów) opisane w punkcie 5-tym jest możliwe
jedynie w przypadku, gdy dokumenty znajdują się w tym samym katalogu.
Jeśli chcemy udostępnić dokumenty znajdujące się w różnych lokalizacjach,
korzystamy z funkcji „aktówka” która to umożliwia nam tymczasowe
zebranie dokumentów w jednym miejscu i udostępnienie ich analogicznie jak
w punkcie 5-tym (Udostępnianie dokumentów)
1. Dokumenty przeznaczone do udostępnienia odznaczamy i następnie z
rozwijanego okna górnego wybieramy „dodaj do aktówki”
2. Aktówka widoczna jest na samym dole lewej części okna Przeglądaj –
pod strukturą katalogową
3. Dodając kolejne dokumenty do aktówki, liczba w nawiasie przy nazwie
będzie rosła w zależności od ilości dodanych dokumentów
4. Po uzupełnieniu aktówki wszystkimi zamierzonymi dokumentami
klikamy w „Aktówka” – w prawej części okna wyświetli się jej zawartość
5. Chcąc usunąc elementy z aktówki musimy je zaznaczyć i następnie z
górnego rozwijanego okna wybrać „usuń z aktówki”.
6. Zaznaczając wszystkie dokumenty, możemy je udostępnić innym
użytkownikom postępując analogicznie jak w punkcie 5 (Udostępnianie
dokumentów)