Regulamin Organizacyjny Gdańskiego Zarządu

Transkrypt

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GDAŃSKIEGO ZARZĄDU NIERUCHOMOŚCI KOMUNALNYCH
SAMORZĄDOWEGO ZAKŁADU BUDŻETOWEGO
Gdańsk, styczeń 2016
Regulamin Organizacyjny Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych
Spis treści
I. Podstawy prawne działania Zakładu ……………………………………………………..
5
II. Cel, przedmiot i zakres działania Gdańskiego Zarządu Nieruchomości
Komunalnych ………………………………………………............................................
6
III. Działalność Samorządowego Zakładu Budżetowego ………………………………….
9
IV. Struktury organizacyjne ……………………………………………………………………
10
V. Ogólne zasady zarządzania Zakładem …………………………………………………..
13
VI. Kompetencje i odpowiedzialność Dyrektora Zakładu …………………………………..
14
VII. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno
– Eksploatacyjnych ...………………………………………………………………………
15
VIII. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami…..
18
IX. Kompetencje i odpowiedzialność Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty..
20
X. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Dyrektora Naczelnego ………...
24
1. Dział Współpracy ……………………………………………………………………...
24
2. Zespół ds. Podwórek …………………………………………………………………
28
3. Komórka ds. BHP, Ppoż ……………………………………………………………...
29
4. Komórka ds. OC ………………………………………………………......................
30
5. Dział Informatyczny …………………………………………………………………...
31
6. Pełnomocnik Dyrektora ds. Bezpieczeństwa Informacji – ABI …………………...
32
7. Dział Zamówień ……………………………………………………………………….. 32
8. Stanowisko ds. Informacji Niejawnych ……………………………………………...
34
9. Dział Kadr, Płac i Szkolenia ………………………………………………………….
34
10. Dział Prawno - Organizacyjny ………………………………………………………
36
11. Dział Administracyjny …………………………………………………………………
38
12. Komórka Audytu Wewnętrznego …………………………………………………….
39
13. Kontrola Wewnętrzna …………………………………………………………………
40
14. Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością ……………………..
40
15. Dział Utrzymania Porządku i Czystości …………………………………………….. 41
XI. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Zastępcy Dyrektora ds.
Techniczno – Eksploatacyjnych ………………………………………………………….
42
1. Dział Przygotowania, Modernizacji i Remontów ……………………………….......
42
2. Dział Nadzoru Wykonawczego ……………………………………………………….
43
3. Dział Energetyczny …………………………………………………………………….
45
4. Grupa Remontowa (w organizacji)….………………………………………………... 46
5. Dział Eksploatacji……………………………………………………………………….
3
47
XII. Zakresy działania komórek organizacyjnych – Pion Zastępcy Dyrektora ds.
Gospodarki Zasobami ……………………………………………………………………..
50
1. Biura Obsługi Mieszkańców …………………………………………………………..
50
2. Dział Nieruchomości ………………..…………………………………………………
55
3. Stanowisko ds. Ochrony Zabytków …………………………………………………..
59
XIII. Zasady działania komórek organizacyjnych – Pion Głównego Księgowego
– Głównego Ekonomisty …………………………………………………………………..
60
1. Dział Finansowo – Księgowy …………………………………………………………
60
2. Dział Kosztów i Rozrachunków ……………………………………………………….
61
3. Dział Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych ……………………………………….
63
4. Dział Ekonomiczny …………………………………………………………………….
63
5. Dział Windykacji ………………………………………………………………………..
65
6. Dział Opłat i Rozliczeń ………………………………………………………………...
68
XIV. Postanowienia końcowe …………………………………………………………………...
73
4
I.
Podstawy prawne działania Zakładu
§1
Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy
działa na podstawie:
1. ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (jednolity tekst z 2015 r.
Dz. U. poz. 1515 z późniejszymi zmianami),
2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (jednolity tekst
z 2013 r. Dz. U. poz. 885 z późniejszymi zmianami),
3. ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (jednolity tekst z 2011 r.
Dz. U. Nr 45, poz. 236);
4. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (jednolity tekst
z 2015 r. Dz. U. poz. 1774 z późniejszymi zmianami),
5. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (jednolity tekst
z 2014 r. poz. 1202 z późniejszymi zmianami),
6. uchwały Nr III/51/2002 Rady Miasta Gdańska z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie
wstrzymania likwidacji Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk
– Śródmieście Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku, Przedsiębiorstwa
Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk – Oliwa Zakład Budżetowy w likwidacji
w Gdańsku, Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk – Wrzeszcz
Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku, Przedsiębiorstwa Gospodarki
Mieszkaniowej Gdańsk – Nowy Port Zakład Budżetowy w likwidacji w Gdańsku
oraz połączenia tych Zakładów i Zakładu Budżetowego Zarząd Nieruchomości
Komunalnych w Gdańsku w jeden Zakład Budżetowy pod nazwą „Gdański Zarząd
Nieruchomości Komunalnych” (Dz. U. Województwa Pomorskiego z 2013 r. poz.
2591, z późniejszymi zmianami),
7. statutu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych – Samorządowego
Zakładu Budżetowego w Gdańsku stanowiącego załącznik do Uchwały
Nr III/51/2002 Rady Miasta Gdańska z dnia 5 grudnia 2002 r.
5
II. Cel, przedmiot i zakres działania
Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych
§2
1. Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych – Samorządowy Zakład Budżetowy
jest jednostką organizacyjną Gminy Miasta Gdańska nie posiadającą osobowości
prawnej, powołaną do administrowania komunalnymi nieruchomościami
zabudowanymi i niezabudowanymi w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb
mieszkaniowych mieszkańców Gminy.
w Gdańsku ma nadany numer REGON 192817769,
NUMER IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ (NIP) 957-08-44-969.
administruje komunalnymi nieruchomościami zabudowanymi i niezabudowanymi na
obszarze Miasta Gdańska.
działa na terenie Miasta Gdańska.
§3
Siedziba Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych – Samorządowego
Zakładu Budżetowego mieści się w Gdańsku przy ul. Partyzantów 74.
§4
Przedmiotem działania Zakładu jest:
1. gospodarowanie i administrowanie komunalnymi nieruchomościami zabudowanymi
i niezabudowanymi oraz innymi nieruchomościami przekazanymi przez Gminę
Miasta Gdańsk do administrowania. Na dzień rozpoczęcia działalności operacyjnej
Zakład
przejmuje
gospodarowanie
i
administrowanie
komunalnymi
nieruchomościami zgodnie ze stanem na dzień zamknięcia ksiąg łączonych
zakładów budżetowych o nazwie: Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej
Gdańsk - Śródmieście, Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk
- Wrzeszcz, Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Oliwa,
Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Gdańsk - Nowy Port i Zarząd
Nieruchomości Komunalnych,
2. dokonywanie zamian lokali mieszkalnych na wniosek najemców, bądź samodzielne
inicjowanie zamian lokali z korzyścią dla najemców,
3. dozór powierzonych nieruchomości i majątku,
4. zabudowa, odbudowa, rozbudowa, nadbudowa, przebudowa lub modernizacja
obiektów budowlanych na nieruchomościach przekazanych w trwały zarząd,
5. zapewnienie utrzymania powierzonych nieruchomości w należytym stanie
technicznym poprzez ich remonty i modernizację,
6. zapewnienie utrzymania czystości i porządku na powierzonych nieruchomościach,
6
7. zawieranie i rozwiązywanie umów najmu lokali socjalnych oraz mieszkalnych
w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Gdańska,
8. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy oraz umów najmu:
1) lokali użytkowych w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta
Miasta Gdańska,
2) garaży,
3) pomieszczeń ogólnego użytkowania w budynkach komunalnych (pralnie,
suszarnie, komórki),
4) schronów, szaletów,
5) gruntów pod ogródki warzywno - kwiatowe,
6) części nieruchomości wspólnych z upoważnienia współwłaścicieli,
7) gminnych nieruchomości gruntowych lub ich części, w tym na cele związane
z gospodarką rolną,
9. obsługa finansowo - księgowa w zakresie realizacji umów najmu i dzierżawy mienia
Gminy Gdańsk,
10. windykacja należności związanych z używaniem nieruchomości komunalnych,
w tym windykacja należności zlikwidowanych Zakładów Budżetowych
- Przedsiębiorstw Gospodarki Mieszkaniowej: Gdańsk - Śródmieście, Gdańsk
- Wrzeszcz, Gdańsk - Oliwa, Gdańsk - Nowy Port oraz Zarządu Nieruchomości
Komunalnych w celu uregulowania zobowiązań tych jednostek według stanu na
dzień ich połączenia,
11. archiwizacja dokumentacji księgowych połączonych Zakładów Budżetowych
tj. Przedsiębiorstw Gospodarki Mieszkaniowej: Gdańsk - Śródmieście, Gdańsk
- Wrzeszcz, Gdańsk - Oliwa, Gdańsk - Nowy Port oraz Zarządu Nieruchomości
Komunalnych oraz archiwizacja dokumentacji zlikwidowanych jednostek
organizacyjnych dla których Gmina Gdańsk była organem założycielskim,
12. wykonywanie zadań zleconych przez wspólnoty mieszkaniowe w zakresie swojej
działalności.
§5
Zakres działania Zakładu obejmuje:
1. określanie potrzeb w zakresie bieżącego utrzymania, remontów i modernizacji
nieruchomości będących przedmiotem administrowania przez Zakład,
2. opracowywanie rocznych projektów planów zadań objętych przedmiotem działania
Zakładu, w tym projektów planów finansowych Zakładu,
3. przygotowywanie i realizacja zadań ujętych w zatwierdzonych planach rocznych
poprzez:
1) formalno - prawne przygotowywanie zadań do wykonania,
2) wybór wykonawcy na zasadach określonych obowiązującymi przepisami,
3) nadzór nad realizacją zadania, zawieranie umów, ich odbiór i rozliczenie
finansowe,
4) egzekucję postanowień umownych dotyczących udzielonych przez wykonawcę
gwarancji,
4. prowadzenie przeglądów technicznych budynków zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa budowlanego,
7
5. zapewnienie utrzymania czystości i porządku na powierzonych nieruchomościach,
w tym na obszarze administrowanych wnętrz podwórzowych i terenów zielonych
oraz placów zabaw zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. zapewnienie utrzymania w należytym stanie technicznym: wnętrz podwórzowych,
dróg wewnętrznych, miejsc czasowego gromadzenia odpadów stałych, zieleni
osiedlowej oraz urządzeń małej architektury (w tym urządzeń zabawowych) poprzez
ich konserwację, remonty, renowację lub modernizację,
7. prowadzenie ewidencji majątkowej administrowanego mienia,
8. zawieranie umów najmu i dzierżawy nieruchomości komunalnych będących
przedmiotem administrowania przez Zakład na zasadach określonych odrębnymi
przepisami,
9. nadzór nad sposobem użytkowania i utrzymania lokali mieszkalnych
i użytkowych, będących przedmiotem zawartych umów najmu,
10. obsługę finansowo - księgową w zakresie realizacji umów najmu i dzierżawy
nieruchomości znajdujących się w gminnym zasobie nieruchomości, jak i lokali
mieszkalnych i użytkowych będących własnością Gminy oraz prowadzenie
windykacji przedsądowej i sądowej należności z tytułu realizacji tych umów,
11. współpracę z zarządcami nieruchomości w zakresie czynności związanych
z naliczaniem należności za nieruchomości udostępniane z zasobu,
12. współpraca ze wspólnotami mieszkaniowych w zakresie rozliczeń opłat
eksploatacyjnych oraz opłat z tytułu udziału w kosztach utrzymania nieruchomości
wspólnej,
13. wykonywanie
prac
inwentaryzacyjnych,
konserwacyjnych,
remontowych,
modernizacyjnych oraz zabezpieczających i koniecznych rozbiórek zarządzanego
mienia,
14. zapewnienie dla zarządzanych budynków:
1) dostawy wody i odbioru ścieków,
2) dostawy energii cieplnej,
3) dostawy energii elektrycznej,
4) dostawy gazu przewodowego,
5) wywozu odpadów stałych i płynnych,
15. dozór administrowanego mienia poprzez przeciwdziałanie jego dewastacji,
16. archiwizowanie dokumentacji księgowych, przekazanych protokolarnie przez
zlikwidowane Zakłady Budżetowe - Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej:
Gdańsk - Śródmieście, Gdańsk - Wrzeszcz, Gdańsk - Oliwa i Gdańsk - Nowy Port
oraz dokumentacji zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których Gmina
Miasta Gdańska była organem założycielskim, w tym zapewnienie obsługi
zarchiwizowanej dokumentacji,
17. wykonywanie czynności z zakresu Obrony Cywilnej.
8
III. Działalność Samorządowego Zakładu Budżetowego
§6
1. Podstawę funkcjonowania Zakładu stanowi roczny plan finansowy, obejmujący
przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych
i rozliczenia z budżetem Miasta Gdańska oraz wykaz zadań planowanych do
wykonania.
2. Działalność Zakładu finansowana jest z dochodów własnych oraz dotacji
budżetowej, której wysokość ustala się w rocznym budżecie Miasta Gdańska.
3. Plan finansowy Zakładu zatwierdza Dyrektor Zakładu, dostosowując go do uchwały
budżetowej Miasta Gdańska.
9
IV. Struktury organizacyjne
§7
1. Graficznym wyrazem struktury organizacyjnej Zakładu jest schemat organizacyjny,
stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Schemat organizacyjny ustala zależność służbową poszczególnych pionów, działów
i komórek organizacyjnych oraz przedmiotowy podział zadań dla Dyrektora Zakładu,
Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty, kierowników
komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy w zakresie
kierowania, zarządzania, nadzoru, koordynacji wewnętrznej i odpowiedzialności.
3. Regulamin Organizacyjny Zakładu zatwierdza Dyrektor Gdańskiego Zarządu
Nieruchomości Komunalnych – Samorządowego Zakładu Budżetowego.
§8
Dyrektora Zakładu powołuje i odwołuje Prezydent Miasta Gdańska.
§9
1. Dyrektor kieruje Zakładem na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez
Prezydenta Miasta Gdańska. Do czynności przekraczających zakres udzielonego
pełnomocnictwa potrzebna jest odrębna zgoda Prezydenta Miasta Gdańska.
2. Dyrektor, działając w granicach udzielonego pełnomocnictwa, zarządza Zakładem
i reprezentuje go na zewnątrz oraz podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie
odpowiedzialność.
3. Dyrektor ma obowiązek zorganizowania Zakładu i ponosi odpowiedzialność za jego
prawidłowe funkcjonowanie, a w szczególności za wykonanie planu finansowego.
4. Prezydent Miasta Gdańska ma prawo wstrzymania lub uchylenia decyzji Dyrektora
sprzecznej z prawem.
§ 10
1. Zastępców Dyrektora oraz Głównego Księgowego - Głównego Ekonomistę
zatrudnia i zwalnia Dyrektor Zakładu.
2. Zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności Zastępców Dyrektora,
Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty i pracowników komórek
organizacyjnych ustala Dyrektor Zakładu.
§ 11
Dla zapewnienia prawidłowego zarządzania Zakładem wyodrębnia się następujące
piony organizacyjne:
1. Pion Dyrektora Naczelnego
- DN
2. Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych
- DT
10
3. Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
4. Pion Głównego Księgowego - Głównego Ekonomisty
- DU
- EK
§ 12
Pion Dyrektora Naczelnego
Dyrektorowi Zakładu bezpośrednio podlegają:
1. Zastępca Dyrektora ds. Techniczno – Eksploatacyjnych
2. Zastępca Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
3. Główny Księgowy – Główny Ekonomista
4. Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością
5. Kierownik Działu Prawno – Organizacyjnego
6. Kierownik Działu Kadr, Płac i Szkolenia
7. Kierownik Działu Zamówień
8. Kierownik Działu Administracyjnego
9. Kierownik Działu Informatycznego
10. Kierownik Działu Utrzymania Porządku i Czystości
11. Pełnomocnik Dyrektora ds. Bezpieczeństwa Informacji - ABI
12. Kierownik Działu Współpracy
13. Kierownik Zespołu ds. Podwórek
14. Stanowisko ds. Informacji Niejawnych
15. Komórka ds. BHP, Ppoż
16. Komórka ds. OC
17. Komórka Audytu Wewnętrznego
18. Kontrola Wewnętrzna
- DT
- DU
- EK
- DJ
- NO
- NK
- NZ
- NA
- NI
- NUP
- NB
- NW
- NS
- NJ
- NP
- NC
- NR
------
§ 13
Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno – Eksploatacyjnych
Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych bezpośrednio podlegają:
1. Kierownik Działu Nadzoru Wykonawczego
- TN
2. Kierownik Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów
- TP
3. Kierownik Działu Energetycznego
- TE
4. Kierownik Działu Eksploatacji
- TU
5. Kierownik Grupy Remontowej
- TR
§ 14
Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami bezpośrednio podlegają:
1. Kierownicy Biur Obsługi Mieszkańców
2. Kierownik Działu Nieruchomości
3. Stanowisko ds. Ochrony Zabytków
11
- BOM
- UN
- UZ
§ 15
Pion Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty
Głównemu Księgowemu – Głównemu Ekonomiście podlegają:
1. Kierownik Działu Finansowo - Księgowego
2. Kierownik Działu Kosztów i Rozrachunków
3. Kierownik Działu Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych
4. Kierownik Działu Ekonomicznego
5. Kierownik Działu Windykacji
6. Kierownik Działu Opłat i Rozliczeń
12
- RF
- RK
- RW
- EE
- EZ
- EO
V. Ogólne zasady zarządzania Zakładem
§ 16
1. Dyrektor zarządza Zakładem jednoosobowo.
2. Pionami organizacyjnymi Zakładu kierują jednoosobowo Zastępcy Dyrektora,
Główny Księgowy - Główny Ekonomista, którzy odpowiedzialni są przed Dyrektorem
Zakładu za całokształt spraw określonych ramowym zakresem obowiązków
i uprawnień służbowych, stanowiących część składową niniejszego regulaminu.
3. Poszczególne komórki organizacyjne kierowane są jednoosobowo przez
kierowników tych komórek.
4. Zakresy obowiązków i uprawnień służbowych, jak również odpowiedzialności
pracowników ustalają kierownicy tych komórek, a zatwierdzają dyrektorzy
poszczególnych pionów organizacyjnych, którym dana komórka podlega.
5. Każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego
otrzymuje polecenia służbowe. Otrzymując polecenie służbowe od przełożonego
wyższego szczebla pracownik wykonuje jego polecenie i niezwłocznie powiadamia
o tym swojego bezpośredniego przełożonego.
13
VI. Kompetencje i odpowiedzialność Dyrektora Zakładu
§ 17
Do obowiązków i kompetencji Dyrektora - DN należy:
1. określanie zadań i kierunków działania Zakładu,
2. kontrola realizacji zadań,
3. analiza i ocena wyników działalności Zakładu,
4. składanie oświadczeń woli i zaciągania w imieniu Zakładu zobowiązań do kwot
ustalonych w rocznym planie finansowym Zakładu,
5. zawieranie porozumień i umów długoterminowych za zgodą Prezydenta Miasta
Gdańska,
6. wydawanie poleceń służbowych i zarządzeń regulujących porządek wewnętrzny
Zakładu oraz prowadzoną działalność gospodarczą,
7. zatrudnianie i zwalnianie pracowników Zakładu,
8. powoływanie pełnomocników oraz określanie granic ich umocowania,
9. nadzór nad bezpieczeństwem pracy, zabezpieczeniem przeciwpożarowym oraz
warunkami pracy załogi,
10. nadzór nad ochroną mienia oraz przestrzeganiem tajemnicy państwowej
i służbowej,
11. nadzór nad dyscypliną pracy podległych pracowników,
12. koordynacja i kontrola pracy podległych pionów i samodzielnych stanowisk pracy,
13. nagradzanie i premiowanie pracowników oraz stosowanie kar porządkowych
zgodnie z obowiązującymi przepisami,
14. podejmowanie decyzji - zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie:
1) zaliczania w pozostałe koszty operacyjne Zakładu należności przedawnionych
i nieściągalnych od osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych nie
posiadających osobowości prawnej - z tytułu korzystania z lokali mieszkalnych,
użytkowych,
nieruchomości
gruntowych
i
części
niemieszkalnych
nieruchomości komunalnych, w szczególności z garaży, ogródków
przydomowych, dodatkowych piwnic, suszarni, pralni, wózkarni itp.,
2) odstąpienia od naliczania i egzekwowania kwot odsetek od zaległych opłat
w granicach określonych odrębnymi przepisami,
3) strat spowodowanych wypadkami losowymi,
4) innych strat ustalonych w przepisach szczególnych,
15. organizowanie i kierowanie zadaniami w zakresie obronności kraju przy pomocy
wyznaczonych i uprawnionych do tych prac pracowników zgodnie z przepisami
dotyczącymi tajemnicy państwowej i służbowej,
16. przyjmowanie, rozstrzyganie, nadzór i kontrola załatwiania wniosków, skarg
mieszkańców,
17. umarzanie, rozkładanie na raty, odraczanie terminów płatności należności
pieniężnych zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miasta Gdańska; upoważnianie
wskazanego zastępcy w zakresie wyżej wymienionych czynności.
14
VII. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora
ds. Techniczno - Eksploatacyjnych
§ 18
Zastępca Dyrektora ds. Techniczno - Eksploatacyjnych - DT ponosi
odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, do których
należą w szczególności:
1. zastępowanie Dyrektora w razie nieobecności Dyrektora i Zastępcy Dyrektora
ds. Gospodarki Zasobami,
2. nadzór nad prawidłowym typowaniem budynków, budowli i lokali do remontu lub
modernizacji oraz typowaniem technologii wykonania prac remontowych - w ramach
realizacji obowiązku dbania o należyty stan techniczny mienia administrowanego
przez Zakład,
3. nadzór nad prawidłowym przygotowaniem i realizacją zadań planu remontów
administrowanych nieruchomości oraz planu zadań eksploatacyjnych, w zakresie:
1) terminowego przygotowania i kompletności dokumentacji niezbędnej do
realizacji zadań remontowych, modernizacyjnych i eksploatacyjnych, zlecanych
podmiotom zewnętrznym zgodnie z obowiązującymi przepisami w granicach
zatwierdzonego planu finansowego Zakładu,
2) prawidłowego stosowania procedur, związanych z udzielaniem zamówień
publicznych,
3) należytego sprawowania nadzoru nad wykonaniem zleconych zadań
remontowych, modernizacyjnych i eksploatacyjnych,
4. podpisywanie umów na wykonanie robót remontowych, modernizacyjnych
i eksploatacyjnych zleconych w ramach planu finansowego Zakładu, zgodnie
z udzielonym pełnomocnictwem przez Dyrektora Zakładu,
5. kontrola nad prawidłowym rozliczeniem robót remontowych i eksploatacyjnych
wykonanych w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
6. nadzór
nad
przeprowadzaniem
okresowych
przeglądów
technicznych
administrowanych budynków i prawidłowym sporządzeniem protokołów oraz
aktualizacją prowadzonych książek obiektów zgodnie z wymaganiami przepisów
prawa budowlanego,
7. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzeń technicznych w budynkach
administrowanych przez Zakład, w szczególności: instalacji i urządzeń
ciepłowniczych, instalacji i urządzeń energetycznych, instalacji i urządzeń gazowych
oraz dźwigów osobowych,
8. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania studni publicznych, za pomocą których
zaopatrywani są w wodę mieszkańcy administrowanych budynków nie
podłączonych do miejskiej sieci wodociągowej,
9. nadzór nad niezwłoczną realizacją działań związanych z usuwaniem awarii i ich
skutków,
10. koordynacja i kontrola całości spraw dotyczących utrzymania w należytym stanie
technicznym administrowanych nieruchomości komunalnych,
11. współpraca z właściwymi komórkami Urzędu Miejskiego w zakresie polityki
remontowej nieruchomości komunalnych,
15
12. nadzór i kontrola nad przejmowaniem i przekazywaniem nieruchomości,
13. kontrola nad sprawowaniem nadzoru właścicielskiego nad sposobem użytkowania
nieruchomości oddanych w wieloletnie użytkowanie innym podmiotom,
a powierzonych Gdańskiemu Zarządowi Nieruchomości Komunalnych
do
prowadzenia nadzoru technicznego w zakresie utrzymania tych nieruchomości
w należytym stanie technicznym,
14. wykonywanie działań w sprawach związanych z ustanowieniem na
nieruchomościach Gminy Miasta Gdańska nieodpłatnej służebności przesyłu,
15. kontrola i nadzór czynności dotyczących zamawiania usług w zakresie utrzymania
w należytym stanie porządkowym i estetycznym administrowanych nieruchomości
komunalnych,
16. organizacja realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych w zakresie:
1) zapewnienia ciągłości zaopatrzenia administrowanych nieruchomości w media,
wywozu odpadów płynnych poprzez właściwe organizowanie i zamawianie usług
komunalnych,
2) organizowanie i zamawianie usług z zakresu utrzymania czystości i należytego
stanu sanitarno - porządkowego administrowanych budynków i nieruchomości
gruntowych,
3) organizowanie i zamawianie usług z zakresu działań związanych z należytym
utrzymaniem dróg, chodników, dojść do budynków i do wyznaczonych miejsc
gromadzenia odpadów na administrowanych nieruchomościach - w ramach akcji
zimowej,
4) prawidłowego rozliczenia prac i usług eksploatacyjnych wykonanych w ramach
zatwierdzonego planu finansowego,
5) zapobiegania dewastacji i zniszczeniu powierzonych nieruchomości poprzez
zapewnienie usług z zakresu właściwego dozoru i ochrony,
6) prawidłowego prowadzenia zbiorczej ewidencji eksploatacyjnej administrowanych
zasobów,
7) ubezpieczenia powierzonego majątku od zdarzeń losowych i odpowiedzialności
cywilnej,
17. nadzór nad prawidłowym przygotowaniem planu zadań na dany rok kalendarzowy,
18. nadzór nad prowadzeniem ewidencji zawartych przez Zakład umów najmu
i dzierżawy,
19. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem sprawozdań z działań związanych
z gospodarowaniem odpadami komunalnymi,
20. nadzór nad realizacją działań podległych komórek organizacyjnych w zakresie
zawierania umów z najemcami lokali mieszkalnych, określających warunki
wykonania oraz rozliczeń z tytułu realizacji prac, związanych z modernizacją
zajmowanych przez nich lokali, w tym również wykraczających poza obrys
kondygnacji przyziemnych budynków, stanowiących własność Gminy Miasta
Gdańsk - w oparciu o wytyczne przygotowane przez Dział Przygotowania,
Modernizacji i Remontów; powyższe dotyczy najemców, którzy zgłosili wolę
wykonania prac w ww. zakresie na własny koszt i we własnym zakresie,
21. reprezentowanie Zakładu na zewnątrz w ramach udzielonego pełnomocnictwa,
wynikającego z pełnionej funkcji,
22. podejmowanie decyzji oraz podpisywanie korespondencji w zakresie spraw
realizowanych przez podległy pion,
16
23. nadzór nad zabezpieczeniem majątku i mienia w podległych komórkach
organizacyjnych,
24. bieżące informowanie Dyrektora Zakładu o zaawansowaniu wykonania zadań
w podległym pionie oraz wszelkich zagrożeniach wykonania tych zadań,
25. przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez Dyrektora
Zakładu w zakresie działalności podległego Pionu,
26. zapewnienie
terminowego
wykonania
poleceń
służbowych,
zarządzeń
wewnętrznych Dyrektora Zakładu, zaleceń pokontrolnych wydanych podczas
kontroli wewnętrznej i zewnętrznej w podległych komórkach organizacyjnych,
27. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących stanu
technicznego
administrowanych
nieruchomości
oraz
realizacji
zadań
eksploatacyjnych i remontowych,
28. nadzór nad właściwym i terminowym załatwianiem wniosków, skarg mieszkańców
i krytyki prasowej przez podległe komórki organizacyjne,
29. kontrola i nadzór nad prawidłowym sporządzaniem sprawozdań statystycznych
w podległych komórkach organizacyjnych,
30. ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników: Działu
Przygotowania, Modernizacji i Remontów, Działu Nadzoru Wykonawczego, Działu
Energetycznego oraz Działu Eksploatacji, Grupy Remontowej,
31. nadzór i kontrola nad podległymi komórkami,
32. wnioskowanie i opiniowanie zmian personalnych, przeszeregowań pracowników
33. udzielanie kar dyscyplinarnych oraz wnioskowanie o przyznanie nagród
pracownikom w podległych komórkach organizacyjnych,
34. odpowiedzialność prawno - finansowa z tytułu nieprawidłowego wykonania
obowiązków w ramach pełnionej funkcji.
17
VIII. Kompetencje i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora
ds. Gospodarki Zasobami
§ 19
Zastępca Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami - DU ponosi odpowiedzialność za
prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, do których należą w szczególności:
1. zastępowanie Dyrektora w razie jego nieobecności,
2. nadzór i kontrola dotycząca utrzymania w należytym stanie porządkowym
i estetycznym administrowanych nieruchomości komunalnych,
3. nadzór nad wykonaniem zleconych zadań eksploatacyjnych w zakresie utrzymania
czystości, wywozu odpadów płynnych, konserwacji i napraw urządzeń małej
architektury, w tym urządzeń zabawowych, utrzymania i konserwacji terenów
zielonych, okresowej deratyzacji nieruchomości komunalnych,
4. nadzór i kontrola realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych w zakresie:
1) prawidłowego zaopatrzenia administrowanych nieruchomości w media, wywozu
odpadów stałych i płynnych,
2) utrzymania czystości i należytego stanu sanitarno - porządkowego
administrowanych budynków i nieruchomości gruntowych,
3) zapewnienia należytego utrzymania dróg, chodników, dojść do budynków i do
wyznaczonych miejsc gromadzenia odpadów na administrowanych
nieruchomościach - w ramach akcji zimowej,
4) prawidłowego rozliczenia prac i usług wykonanych w ramach zatwierdzonego
planu finansowego,
5) zapobiegania dewastacji i zniszczeniu powierzonych nieruchomości poprzez
zapewnienie właściwego dozoru i ochrony,
6) nadzór i kontrola działań umożliwiających lokatorom wykonywanie świadczeń
w miejsce wypełnienia na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
7) nadzór nad realizacją prac remontowych i porządkowych wykonywanych przez
osoby osadzone, osoby mające ograniczone prawo pozbawienia wolności,
8) nadzór nad prawidłową organizacją ruchu drogowego na drogach wewnętrznych
będących
w
administrowaniu
Gdańskiego
Zarządu
Nieruchomości
Komunalnych,
9) przeprowadzania okresowych przeglądów technicznych urządzeń małej
architektury, w tym obudów śmietnikowych, urządzeń zabawowych
usytuowanych
na
administrowanych
nieruchomościach
oraz
dróg
wewnętrznych,
10) prawidłowego prowadzenia ewidencji eksploatacyjnej administrowanych
zasobów, w tym dokonywania aktualizacji pomiarów lokali i terenów oraz
aktualizacji wyposażenia technicznego lokali,
5. sprawowanie nadzoru nad prawidłowym przygotowaniem planu zadań na dany rok
kalendarzowy,
6. nadzór nad realizacją działań Biur Obsługi Mieszkańców, a w szczególności
w zakresie:
1) zawierania umów najmu lokali mieszkalnych i socjalnych, pozostających
w zasobie mieszkaniowym gminy na podstawie skierowania lub oferty wydanej
18
przez Prezydenta Miasta Gdańska, zawierającej imienne wskazanie osoby
uprawnionej (osób uprawnionych) do zawarcia umowy najmu oraz określenie
lokalu będącego przedmiotem umowy najmu,
2) zawierania umów najmu i dzierżawy ogrodów przydomowych, łaźni oraz
pomieszczeń ogólnego użytkowania w budynkach komunalnych (pralnie,
suszarnie, komórki, itp.),
3) rozwiązywania umów najmu lokali mieszkalnych,
7. nadzór nad realizacją działań Działu Nieruchomości,
8. nadzór nad sporządzaniem deklaracji z zakresu systemu gospodarowania
odpadami komunalnymi stałymi,
9. nadzór nad realizacją działań Stanowiska ds. Ochrony Zabytków w szczególności
w zakresie:
1) tworzeniem polityki działania w zakresie obiektów zabytkowych i objętych
ochroną konserwatorską w administrowaniu Zakładu,
2) tworzeniem bazy danych o obiektach zabytkowych i objętych ochroną
konserwatorską,
3) ustaleniem zasad przepływu dokumentów dotyczących remontów na obiektach
zabytkowych i objętych ochroną konserwatorską,
10. nadzór nad zabezpieczeniem majątku w podległych komórkach organizacyjnych
oraz zapewnienie dozoru administrowanego mienia,
11. bieżące informowanie Dyrektora Zakładu o zaawansowaniu wykonania zadań
w podległym pionie,
12. zapewnienie
terminowego
wykonania
poleceń
służbowych,
zarządzeń
kontroli wewnętrznej w podległych komórkach organizacyjnych,
13. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności
Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Nieruchomości, Stanowiska ds. Ochrony
Zabytków,
14. nadzór nad właściwym i terminowym załatwianiem wniosków, skarg mieszkańców
i krytyki prasowej przez podległe komórki organizacyjne,
15. kontrola i nadzór nad prawidłowym sporządzaniem sprawozdań statystycznych
17. ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników Biur
Obsługi Mieszkańców, kierownika Działu Nieruchomości oraz Stanowska ds.
Ochrony Zabytków,
18. wnioskowanie i opiniowanie zmian personalnych, przeszeregowań pracowników
Zakładu w zakresie działalności podległego Pionu,
20. udzielanie kar dyscyplinarnych oraz wnioskowanie o przyznanie nagród
pracownikom w podległych komórkach organizacyjnych,
obowiązków pełnionej funkcji.
19
IX. Kompetencje i odpowiedzialność
Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty
§ 20
Główny Księgowy – Główny Ekonomista – EK - DE ponosi odpowiedzialność za
prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, do których należą w szczególności:
1. bieżące i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Zakładu,
2. prowadzenie rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami,
w szczególności:
1) zorganizowanie obiegu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy
przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia,
2) opracowanie i udoskonalanie zakładowego planu kont wraz z instrukcją
umożliwiającą prawidłową kwalifikację, ewidencję i rozliczanie kosztów
z uwzględnieniem miejsc ich powstawania,
3) zapewnienie prowadzenia księgowości w sposób kompletny i chronologiczny,
umożliwiający przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych zgodnie
z zakładowym planem kont,
4) bieżącą kontrolę pod względem formalno - rachunkowym dokumentów
księgowo - finansowych wpływających do Zakładu,
5) ewidencję mienia Zakładu, dokonywanie inwentaryzacji majątku Zakładu oraz
terminowe i prawidłowe rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych,
6) sporządzanie sprawozdań finansowych Zakładu, dokonywanie wyceny aktywów
i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
3. prowadzenie gospodarki finansowej Zakładu w zakresie:
1) prawidłowego dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na
rachunkach bankowych oraz ochrony środków pieniężnych,
2) kontrolowania kosztów pod względem zasadności, legalności i gospodarności
ich poniesienia zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym Zakładu
i harmonogramem wydatków,
3) kontroli terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych
oraz zapewnienia terminowego regulowania zobowiązań Zakładu,
4. koordynacja i nadzór nad bieżącym ewidencjonowaniem dokumentów księgowych
z zachowaniem chronologii zapisów,
5. zapewnienie bieżącego i terminowego prowadzenia rozrachunków publiczno
- prawnych oraz comiesięcznego uzgadniania sald na kontach rozrachunkowych,
6. sprawowanie nadzoru nad kasą finansową, zgodnie z obowiązującą instrukcją
kasową,
7. nadzór nad należytym zabezpieczeniem i przechowywaniem dokumentów oraz
danych księgowych w celu zapewnienia ich ochrony przed niedozwolonymi
zmianami,
nieupoważnionym
rozpowszechnianiem,
uszkodzeniem
lub
zniszczeniem,
8. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
1) wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych Zakładu
z planem finansowym,
20
2) wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych,
3) opracowywanie planów finansowych rocznych, wieloletnich i perspektywicznych
Zakładu oraz opracowywanie ich korekt na podstawie materiałów
przygotowanych przez komórki organizacyjne Zakładu,
9. opracowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Gdańska o ustalenie dotacji dla
Zakładu w oparciu o założenia planu finansowego Zakładu na dany rok
kalendarzowy,
10. prawidłowe ustalanie niezbędnych wskaźników do planu finansowego i podział
środków pieniężnych na poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
11. prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania planu finansowego
Zakładu, rozdysponowania środków przekazywanych z budżetu, środków
pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Zakładu,
12. aktywny udział w ustalaniu i realizacji polityki finansowej firmy,
13. wspieranie kluczowych decyzji Dyrektora poprzez dostarczanie informacji na temat
aktualnej kondycji finansowej Zakładu, możliwości zwiększenia efektywności
finansowej oraz planowanych działań i prognoz ekonomiczno – finansowych,
14. przedkładanie Dyrektorowi okresowych analiz ekonomicznych w zakresie
działalności Zakładu i opracowywanie wniosków dotyczących działań naprawczych
w celu eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie działalności Zakładu,
15. ocena zdolności finansowej Zakładu ze szczególnym uwzględnieniem bieżącej
i przyszłej zdolności płatniczej,
16. analiza struktury organizacyjnej i projektowanie zmian zmierzających do
polepszenia kondycji finansowej Zakładu,
17. przedkładanie Dyrektorowi okresowych sprawozdań i analiz dotyczących
wykorzystania funduszu wynagrodzeń, zatrudnienia, itp.
18. projektowanie procedur zmierzających do pozyskania środków finansowych
budżetowych i pozabudżetowych,
19. prowadzenie bieżących analiz gospodarki finansowej Zakładu i przedkładanie
okresowych raportów Dyrektorowi Zakładu,
20. stała współpraca z właściwym w sprawie projektów europejskich Wydziałem Urzędu
Miejskiego, w zakresie pozyskiwania środków unijnych, przygotowanie wniosków
o pozyskiwanie środków z Unii Europejskiej,
21. wydawanie opinii do opracowania zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania
budżetu oraz ich analiza,
22. ocena zdolności realizacji planu finansowego pod kątem wpływów i wydatków
Zakładu,
23. nadzór i kontrola nad prowadzeniem rejestrów sprzedaży i zakupów,
24. nadzór i kontrola w zakresie deklaracji:
1) CIT dla podatku dochodowego od osób prawnych,
2) PIT dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych,
3) dla potrzeb podatku od nieruchomości,
25. nadzór nad bieżącym rejestrowaniem wpłat najemców lokali mieszkalnych
i użytkowych z tytułu opłat czynszowych, eksploatacyjnych i z innych tytułów,
26. nadzór nad sporządzaniem aneksów do istniejących umów lokali mieszkalnych,
użytkowych i innych w zakresie zmiany wysokości opłat eksploatacyjnych
21
(np. z tytułu: dostawy wody i odbioru ścieków, dostawy energii cieplnej, wywozu
odpadów stałych lub płynnych, dostawy gazu itp.),
27. nadzór nad prawidłowym naliczaniem i rozliczaniem opłat wnoszonych przez
najemców i dzierżawców, w tym nad prawidłowym stosowaniem stawek czynszu za
najem lokali mieszkalnych i użytkowych oraz opłat niezależnych od wynajmującego,
28. nadzór nad prawidłowym i terminowym rozliczaniem najemców i dzierżawców lokali
mieszkalnych i użytkowych z tytułu dostawy mediów (woda, ścieki, energia cieplna,
energia elektryczna, gaz, wywozu odpadów, itp.),
29. nadzór nad prowadzonymi postępowaniami, związanymi z egzekwowaniem
należności czynszowych Zakładu, odzyskiwaniem zadłużonych lokali oraz zamianą
lokali mieszkalnych w zakresie finansowym,
30. nadzór nad prowadzeniem bieżącej analizy zaległości opłat czynszowych przez
najemców nieruchomości komunalnych i przedstawianie wniosków w formie
raportów Dyrektorowi Zakładu,
31. kontrola i nadzór nad prawidłowym prowadzeniem działań związanych
z windykacją należności Zakładu, w szczególności obejmujących:
1) systematyczne wysyłanie wezwań do dłużników o zapłatę należności,
2) terminowe i prawidłowe przygotowanie dokumentów niezbędnych do
wystąpienia na drogę sądową przeciwko dłużnikom o zapłatę należności,
3) prowadzenie systematycznych analiz należności Zakładu i podejmowanie
czynności zapobiegających przedawnieniu się należności,
4) ponawianie wniosków do komornika o egzekucję od dłużników zasądzonych
prawomocnych wyroków sądowych o zapłatę należności,
5) inicjowanie w uzgodnieniu z dłużnikami zamian na mniejszą powierzchnię lokalu
mieszkalnego w celu skompensowania spłaty zaległości,
6) przygotowanie i kompletowanie dokumentów w postępowaniu windykacyjnym,
7) sporządzanie raportów dotyczących efektów prowadzonych działań
windykacyjnych,
32. nadzór i kontrola nad zgodnością załatwianych wniosków najemców dotyczących:
1) rozłożenia na raty zaległości czynszowych,
2) odroczenia terminu spłaty zaległości,
3) umorzenia zaległości czynszowych z regulacjami zawartymi w stosownej
uchwale Rady Miasta Gdańska oraz prowadzeniem stosownych rejestrów
i sprawozdania w tym zakresie,
33. nadzór i kontrola kosztów ponoszonych przez Zakład w związku z windykacją
należności Zakładu, analiza zasadności ich poniesienia i zgodności z założeniami
planu finansowego Zakładu,
Zakładu w zakresie dotyczącym prowadzenia rachunkowości, w szczególności
zakładowego planu kont, obiegu dokumentów księgowych, zasad prowadzenia
inwentaryzacji, itp.,
Zakładu w zakresie dotyczącym prowadzenia i usprawnienia windykacji należności
Zakładu, itp.,
22
37. zapewnienie
terminowego
wykonania
poleceń
służbowych,
zarządzeń
kontroli wewnętrznej w podległych komórkach organizacyjnych,
38. realizacja zadań przy udziale pozostałych działów Zakładu,
40. ustalanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników działów:
Finansowo-Księgowego, Kosztów i Rozrachunków, Rozliczenia Wspólnot
Mieszkaniowych, Opłat i Rozliczeń, Windykacji, Ekonomicznego,
41. wnioskowanie i opiniowanie zmian personalnych, nagród i kar dyscyplinarnych oraz
przeszeregowań pracowników w podległych komórkach organizacyjnych,
42. nadzór nad zgodnym z prawem przetwarzaniem baz danych osobowych w ramach
podległych komórek organizacyjnych,
obowiązków w ramach pełnionej funkcji, z uwzględnieniem regulacji wynikających
z ustawy o finansach publicznych.
Zakres uprawnień i obowiązków Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty
reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (jednolity tekst
z 2013 r. Dz. U. poz. 885 z późniejszymi zmianami).
23
X. Zakresy działania komórek organizacyjnych
- Pion Dyrektora Naczelnego
§ 21
DZIAŁ WSPÓŁPRACY
W skład Działu Współpracy wchodzą:
I. Zespół ds. Kontroli Wspólnot Mieszkaniowych
II. Zespół ds. Obsługi Wspólnot w Obcym Zarządzie
III. Zespół ds. Wspólnot
Do zakresu działania Zespołu ds. Kontroli Wspólnot Mieszkaniowych należy:
1. przeprowadzanie w imieniu Gminy Gdańsk kontroli zarządców i zarządów wspólnot
mieszkaniowych, w zakresie:
1) prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z podjętą przez wspólnotę uchwałą,
2) sprawdzenia poprawności sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej,
a w szczególności:
a) bilansu otwarcia czy nie zawiera błędów,
b) bilansu zamknięcia czy dane zostały prawidłowo wprowadzone do ksiąg
i wykazane w badanym sprawozdaniu finansowym,
c) analizy kosztów według rodzajów poprzez sprawdzenie kosztów w rozbiciu
analitycznym oraz weryfikację kosztów z dowodem księgowym
potwierdzającym dokonania operacji gospodarczych,
d) zbadanie stanu środków finansowych poprzez analizę przepływu środków
pieniężnych na kontach wspólnot mieszkaniowych,
2. kontrola prawidłowości rozliczeń z właścicielami za dostarczone media do lokali:
1) rozliczenie kosztów energii cieplnej z właścicielami zgodnie z przepisami Prawa
energetycznego i przyjętym przez wspólnotę mieszkaniową regulaminem
rozliczenia ciepła,
2) rozliczenie kosztów dostawy wody z właścicielami zgodnie z przepisami ustawy
o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i przyjętym przez wspólnotę regulaminem
rozliczenia wody,
3. kontrola zgodności prowadzenia zarządu nieruchomością wspólną przez zarząd
wybrany
spośród
właścicieli
z
obowiązującymi
przepisami
prawa,
1) sprawdzenie prawidłowości rejestracji statystycznej i podatkowej,
2) sprawdzenie zgodności danych w sprawozdaniach finansowych z danymi
ujętymi w zeznaniach podatkowych,
3) sprawdzenie realizacji podjętych uchwał,
4. kontrola zgodności zarządzania z przepisami prawa przez zarządców na podstawie
umowy o zarządzanie, a w szczególności:
1) sprawdzenie umowy zawartej między zarządcą oraz wspólnotą mieszkaniową,
2) sprawdzenie czy zarządca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności
cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności objętych
umową zawartą ze wspólnotą mieszkaniową,
24
5. kontrola prawidłowości utrzymania nieruchomości wspólnej zgodnie z ustawą Prawo
budowlane w zakresie:
1) poprawności prowadzenia książki obiektu budowlanego,
2) terminowości poddawania nieruchomości okresowym przeglądom w zakresie
stanu technicznego,
6. kontrola prawidłowości wykonywanych remontów na nieruchomości wspólnej
w oparciu o:
1) uchwałę wspólnoty mieszkaniowej dot. zakresu i sposobu finansowania
remontu,
2) kosztorys ofertowy złożony przez wykonawcę robot,
3) umowę podpisaną z wykonawcą robót a wspólnotą mieszkaniową,
7. kontrola prawidłowości rozliczenia remontów i kosztów utrzymania nieruchomości
wspólnej na poszczególnych właścicieli zgodnie z przepisami ustawy o własności
lokali,
8. opracowanie półrocznych planów kontroli, przedłożenie ich do zatwierdzenia
Dyrektorowi Zakładu i przesłanie właściwemu Wydziałowi Urzędu Miejskiego,
9. przedkładanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wraz z wnioskami
i zaleceniami pokontrolnymi do zatwierdzenia przez Dyrektora Zakładu,
10. w przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości w wyniku kontroli:
1) przeprowadzenie w imieniu Gminy Gdańsk kontroli nad prawidłowym
wykonywaniem obowiązków przez zarządcę,
2) zawiadomienie o ewentualnym przestępstwie na podstawie Kodeksu
Postępowania Karnego,
11. przedkładanie zatwierdzonych przez Dyrektora sprawozdań z kontroli wraz
z zaleceniami i wnioskami do Zespołu ds. Obsługi Wspólnot w Obcym Zarządzie
celem dalszego nadzoru nad realizacją przez zarządców zaleceń pokontrolnych,
12. przedkładanie półrocznych zbiorczych informacji o wynikach kontroli właściwemu
Wydziałowi Urzędu Miejskiego.
Do zadań wspólnych Zespołu ds. Wspólnot i Zespołu ds. Obsługi Wspólnot
w Obcym Zarządzie należy:
1. prowadzenie zbiorczej ewidencji wspólnot mieszkaniowych, w których Gmina jest
członkiem oraz aktualizacja danych w zakresie podmiotu zarządzającego daną
wspólnotą mieszkaniową, powierzchni użytkowej lokali komunalnych w danej
wspólnocie, wysokości udziałów Gminy Gdańsk w nieruchomości wspólnej,
wysokości obowiązującej zaliczki,
2. przygotowanie założeń do rocznego planu finansowego Zakładu w zakresie
wydatków związanych z zarządem nieruchomością wspólną w części dotyczącej
udziałów Gminy Miasta Gdańska na podstawie podjętych uchwał wspólnot
mieszkaniowych,
3. współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie planowania wydatków na pokrycie
kosztów zarządu nieruchomością wspólną w części dotyczącej udziałów Gminy
Miasta Gdańska oraz przedkładanie stosownych zestawień i wniosków dotyczących
ewentualnej korekty planu finansowego Zakładu w tym zakresie,
4. współpraca z Działem Opłat i Rozliczeń w zakresie informacji o wysokości zaliczek
pobieranych z tytułu dostawy mediów do lokali oraz przekazywanie regulaminów
obowiązujących na poszczególnych wspólnotach w zakresie rozliczania mediów,
25
5. reprezentowanie interesów Gminy Miasta Gdańska na zebraniach wspólnot
mieszkaniowych, których Gmina jest członkiem w granicach udzielonego
pełnomocnictwa, obejmującego w szczególności głosowanie pod uchwałami
w zakresie:
1) przyjęcia sprawozdania z pracy zarządu lub zarządcy w oparciu o bilans
zamknięcia okresu rozliczeniowego i udzielenia absolutorium zarządowi
wspólnoty mieszkaniowej,
2) ustalenia zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólna, w tym
wynagrodzenia zarządu i zarządcy nieruchomości wspólnej,
3) ustalenia rocznego planu gospodarczego wspólnoty mieszkaniowej
i wieloletniego planu modernizacji,
4) przeznaczenia ewentualnej nadwyżki z rozliczenia zaliczki za rok ubiegły,
5) określenia sposobu pokrycia niedoboru finansowego wynikającego ze
sprawozdania za rok ubiegły,
6) odstąpienie od dochodzenia odsetek, rozłożenia na raty zaległości wobec
wspólnoty mieszkaniowej,
7) zaciągnięcia kredytu zabezpieczonego funduszem remontowym wspólnoty,
w tym na remont lub modernizację,
8) sposobu wykonania i sfinansowania remontu części nieruchomości wspólnej,
9) sposobu rozliczenia kosztów z tytułu dostawy mediów do indywidualnych lokali
oraz do części wspólnych nieruchomości,
10) określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę ewidencji
poza księgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek
uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów,
11) wyboru przewodniczącego i protokolanta zebrania,
12) przyjęcie regulaminu wspólnoty mieszkaniowej, regulaminu porządku
domowego itp.,
13) powołanie, odwołanie lub zmiany składu zarządu wspólnoty mieszkaniowej,
zawarcia umowy o zarząd nieruchomością wspólną z zarządem wspólnoty,
14) wyboru lub odwołania zarządcy nieruchomości wspólnej i zawarcia umowy
o zarząd nieruchomością wspólną dla wspólnot mieszkaniowych liczących do
7 lokali,
15) najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości wspólnej,
16) wytoczenia powództwa, o którym mowa w art. 16 ustawy z dnia 24 czerwca
1994r. o własności lokali,
17) wyrażenia zgody na sprzedaż alkoholu w lokalu,
18) wyrażenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności wspólnej,
po uzyskaniu opinii Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego,
19) wyrażenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności wspólnej
wynikającej z włączenia części nieruchomości wspólnej do lokalu komunalnego,
20) technicznych możliwości i skutków odłączenia lokalu od instalacji centralnego
ogrzewania, stanowiącej nieruchomość wspólną,
21) wykonania modernizacji lub przebudowy części nieruchomości wspólnej,
22) adaptacji części nieruchomości wspólnej na lokale lub ich części,
23) zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
24) zmiany sposobu użytkowania lokalu,
26
6.
7.
8.
9.
25) zmiany lub modernizacji dotychczasowego systemu ogrzewania lokali lub
budynku,
26) połączenia, podziału lokali, o ile nie wpłynie to na zmianę udziałów
w nieruchomości wspólnej,
27) założenia sieci internetowej, montażu instalacji telefonii komórkowej, telewizji
kablowej, reklam,
28) ustalenia granicy odpowiedzialności wspólnoty mieszkaniowej za stan
techniczny części nieruchomości wspólnej,
29) połączenia lub podziału lokali, gdy ma to wpływ na zmianę wysokości udziałów,
po uzyskaniu opinii z Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
30) podział i scalenie geodezyjne nieruchomości, po uzyskaniu opinii z Wydziału
Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
31) zbycie części nieruchomości wspólnej, po uprzednim uzyskaniu opinii
z Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
udzielenia zarządowi wspólnoty lub zarządcy pełnomocnictwa do dokonywania
czynności związanych z wykonaniem uchwał, o których mowa w ust. 5
z wyłączeniem pkt. 11-13, 18-19,
przygotowywanie dokumentów dla Radcy Prawnego celem zaskarżania do sądu
w imieniu Gminy Gdańsk uchwał wspólnot mieszkaniowych z powodu ich
niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeżeli naruszają
zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób
naruszają interes prawny Gminy Miasta Gdańska,
przygotowanie dokumentów dla Radcy Prawnego celem wszczęcia postępowania
i wystąpienia do sądu w sprawach ustanowienia zarządcy przymusowego na
zasadach określonych w art. 26 ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali
oraz art. 203 Kodeksu Cywilnego,
współpraca z właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego w Gdańsku w sprawach
bieżących wspólnot mieszkaniowych oraz w zakresie gospodarowania
nieruchomością wspólną, w których Gmina Miasta Gdańska jest członkiem.
Do zadań szczególnych Zespołu ds. Wspólnot należy:
1. wykonywanie czynności zarządzania nieruchomością wspólną w oparciu o art. 205
Kodeksu Cywilnego oraz pełnomocnictwa udzielane przez współwłaścicieli,
w szczególności obejmujących:
1) aktualizacje stanu prawnego i faktycznego nieruchomości,
2) prowadzenie ewidencji właścicieli lokali w oparciu o dokumenty dostarczane
przez osoby fizyczne oraz lokali gminnych w oparciu o dane z zasobów,
informacje z Biur Obsługi Mieszkańców,
3) przygotowanie projektu planu gospodarczego (w formie planu rzeczowo
- finansowego) w oparciu o podjęte uchwały odnośnie wysokości zaliczek
z uwzględnieniem wpłat na wyodrębniony fundusz remontowy,
4) dokonywanie rozliczeń z właścicielami z tytułu wniesionych opłat na pokrycie
kosztów zarządu nieruchomością wspólną, pobieranych w ciągu roku w formie
miesięcznych
zaliczek
określonych
stosowną
uchwałą
wspólnoty
mieszkaniowej, właścicieli lokali oraz opłat za tzw. świadczenia obejmujące
dostawy do lokali właścicieli: centralnego ogrzewania, ciepłej wody, zimnej
27
wody, wywozu śmieci, odprowadzenia ścieków z lokali i innych dostaw,
zgodnie z dostarczonymi przez właścicieli i najemców dokumentami,
5) zwoływanie zebrań wspólnoty co najmniej raz w roku, nie później niż
w pierwszym kwartale każdego roku, w celu złożenia sprawozdania ze
sprawowanego zarządu nieruchomością wspólną oraz rozliczenia wydatków
i przychodów wspólnoty,
6) dokonywanie wszelkich formalności w imieniu wspólnoty, związanych
z rejestracją wspólnoty (nadanie numeru identyfikacji podatkowej NIP,
REGON, otworzenie konta bankowego itp.),
7) dokonywanie płatności wynikających z podpisanych umów w imieniu
wspólnoty w ramach planu gospodarczego przyjętego przez wspólnotę na
dany rok,
8) potwierdzanie właścicielom lokali wyodrębnionych wniosków o dodatek
mieszkaniowy,
9) księgowanie faktur wystawianych na wspólnoty mieszkaniowe będące
w zarządzie Zakładu,
2. rezerwowanie w planie remontów środków na pokrycie kosztów remontów
budynków wspólnot mieszkaniowych, proporcjonalnych do udziałów Gminy.
Do zadań szczególnych realizowanych przez Zespól ds. Obsługi Wspólnot w Obcym
Zarządzie należy:
1. sprawowanie nadzoru i kontrola działań, podejmowanych przez zarządy
(zarządców) wspólnot mieszkaniowych w ramach zarządu nieruchomością wspólną
pod względem ich zgodności z ustawą o własności lokali i zawartą umowa
o zarządzanie nieruchomością wspólną,
2. przyjęcie sprawozdania z pracy zarządu (zarządcy) wspólnoty mieszkaniowej
w oparciu o bilans zamknięcia okresu rozliczeniowego i udzielenia zarządowi
absolutorium,
3. weryfikacja i potwierdzanie zgodności rachunków (powiadomień) wystawianych
przez zarządy (zarządców) wspólnot mieszkaniowych z tytułu ustalonej wysokości
zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną.
Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych
przez Dział.
§ 22
ZESPÓŁ DS. PODWÓREK
Do zakresu działania Zespołu ds. Podwórek należy:
1. przygotowywanie, zawieranie i wypowiadanie umów dzierżawy podwórek oraz
umów dzierżawy punktów gromadzenia odpadów,
2. współpraca z dzierżawcami, zarządami i zarządcami wspólnot mieszkaniowych,
3. prowadzenie mediacji ze wspólnotami mieszkaniowymi,
4. prowadzenie i organizowanie spotkań informacyjnych i szkoleniowych dla
aktualnych i przyszłych dzierżawców,
5. opracowanie koncepcji zagospodarowania wnętrz podwórzowych,
6. pozyskiwanie dofinansowania zagospodarowania terenów przyległych w ilości
i zakresie dostosowanym do potrzeb i możliwości GZNK,
28
7. bieżąca współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości
nakładów
przeznaczonych
na
programy
inwestycyjne
związane
z zagospodarowaniem wnętrz podwórzowych,
8. przygotowanie i kontrola zadań związanych z zazielenieniem na terenach
dzierżawionych we współpracy z właściwym Wydziałem Urzędu Miejskiego
w Gdańsku,
9. przygotowanie realizacji zadań remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych
na terenach przyległych do nieruchomości budynkowych, w tym m.in.
przygotowanie niezbędnej dokumentacji, związanej z udzieleniem zamówienia
publicznego,
10. zawieranie umów z wykonawcami prac, związanych z zagospodarowaniem wnętrz
podwórzowych,
11. nadzór merytoryczny, formalny oraz techniczny nad realizacją projektów
dotyczących zagospodarowania podwórek,
12. przygotowywanie i rozliczanie dokumentacji procesów inwestycyjnych, związanych
z zagospodarowaniem wnętrz podwórzowych,
13. sprawowanie nadzoru nad realizacją oraz odbiór i rozliczenie wykonywanych robót
na terenach przyległych do nieruchomości budynkowych,
14. weryfikacja i potwierdzanie zgodności faktur wystawionych przez wykonawców
robót,
15. prowadzenie korespondencji w zakresie terenów przyległych do nieruchomości
budynkowych,
16. prowadzenie spraw związanych z wykonaniem murali na nieruchomościach
gminnych,
17. prowadzenie akcji medialnych na tematy związane z uregulowaniem spraw
własnościowych wnętrz podwórzowych,
18. prowadzenie konkursów w zakresie działań Zespołu przy współpracy z Wydziałem
Promocji, Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
19. nadzór nad pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zawieranych
umów dzierżaw na terenach przyległych do nieruchomości budynkowych wspólnot
mieszkaniowych.
Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań
realizowanych przez Zespół.
§ 23
KOMÓRKA DS. BHP, PPOŻ.
Do zakresu działania Komórki ds. BHP, Ppoż. należy:
1. dokonywanie okresowych kontroli, ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa
i higieny pracy w obiektach Zakładu,
2. dokonywanie analizy i oceny przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
opracowywanie wniosków o charakterze profilaktycznym oraz sporządzanie
sprawozdań o wypadkach przy pracy i chorobach zawodowych,
3. koordynowanie przedsięwzięć z zakresu zapobiegania zagrożeniom powodującym
wypadki przy pracy i choroby zawodowe, opracowywanie projektów wytycznych
dotyczących poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na podstawie
przeprowadzonych ocen i analiz,
29
4. opracowywanie i przekazywanie do Dyrektora rocznych i wieloletnich planów
poprawy warunków pracy, sporządzanie wniosków do planu w sprawie szkolenia
pracowników w zakresie bhp i ppoż.,
5. inicjowanie i opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych w zakresie bhp
i ppoż.,
6. dokonywanie okresowych kontroli i ocen stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego
w obiektach Zakładu,
7. dokonywanie analizy i oceny przyczyn wypadków pożarowych, opracowywanie
wniosków o charakterze profilaktycznym w zakresie bezpieczeństwa pożarowego
oraz sporządzanie sprawozdań dotyczących ochrony przeciwpożarowej,
8. współdziałanie z pozostałymi komórkami Zakładu przy realizacji zadań mających
wpływ na warunki bezpieczeństwa przeciwpożarowego,
9. organizowanie ewakuacji pracowników Zakładu w sytuacji zagrożenia,
10. organizowanie i prowadzenie akcji ratunkowych wewnątrz Zakładu w przypadku
wystąpienia zagrożenia oraz zapewnienie udzielania poszkodowanym pomocy
medycznej,
11. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zadań
realizowanych przez Komórkę.
§ 24
KOMÓRKA DS. OC
Do zakresu działania Komórki ds. OC należy:
20. sporządzanie dokumentów planistycznych i ich aktualizacja,
2. opracowywanie wieloletnich i rocznych planów działania w zakresie obrony
cywilnej,
3. przeprowadzanie szkoleń w zakresie problematyki obrony cywilnej, w tym
przygotowania pracowników Zakładu do uczestnictwa w akcjach ochrony ludności
w ramach działań koordynowanych przez Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania
Kryzysowego,
4. planowanie i realizację zabezpieczenia dóbr kultury będących w zasobach
Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych na wypadek sytuacji
nadzwyczajnych,
5. przygotowywanie i organizowanie planowej ewakuacji ludności z rejonów
administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
6. bieżące utrzymywanie kontaktów z administracją terenową przyjmującą
ewakuowaną ludność z rejonów administrowanych przez Gdański Zarząd
Nieruchomości Komunalny,
7. organizowanie ewakuacji ludności z rejonów administrowanych przez Gdański
Zarząd Nieruchomości Komunalnych na wypadek masowego zagrożenia życia
i zdrowia (ewakuacja doraźna),
8. nadzór nad budowlami ochronnymi,
9. przygotowywanie i organizowanie akcji kurierskiej na terenie administrowanym
przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
10. opracowanie informacji dotyczącej realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej,
11. bieżące utrzymywanie kontaktu z Wydziałami: Bezpieczeństwa i Zarządzania
Kryzysowego, Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego,
30
realizowanych przez Komórkę ds. OC.
§ 25
DZIAŁ INFORMATYCZNY
Do zakresu działania Działu Informatycznego należy:
1. zapewnienie prawidłowego wdrażania i eksploatacji systemów informatycznych na
potrzeby Zakładu,
2. opracowywanie rocznych planów rzeczowo - finansowych w zakresie:
1) bieżącego utrzymania i rozwoju istniejących systemów informatycznych,
2) bieżącej eksploatacji i niezbędnego rozwoju istniejącej infrastruktury
informatycznej,
3. zapewnienie sprawnego funkcjonowania sieci oraz transmisji danych wewnątrz
Zakładu oraz ich sprawnego funkcjonowania poprzez nadzór nad naprawą sprzętu
przez firmy zewnętrzne,
4. sprawowanie nadzoru i kontrola prawidłowego wykonania usług informatycznych,
komunikacyjnych, dostępu do Internetu, świadczonych przez podmioty zewnętrzne
w ramach zawartych umów, w tym weryfikacja i potwierdzanie zasadności wydatków
ujętych w planie finansowym Zakładu na sfinansowanie usług świadczonych przez
ośrodki informatyczne na rzecz Zakładu w ramach zawartych umów,
5. zabezpieczenia danych zapisanych w postaci cyfrowej przed zniszczeniem,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, niedozwolonymi zmianami (prowadzenie
rejestru dostępu i jego aktualizacja) z wyłączeniem podsieci funkcjonującej w Dziale
Nieruchomości,
6. zapewnienie ochrony antywirusowej oraz administracja siecią informatyczną
Zakładu,
7. dokonywanie w ramach możliwości naprawy sprzętu komputerowego
z zachowaniem przepisów BHP,
8. wnioskowanie o szkolenia z zakresu występującego w Zakładzie oprogramowania
oraz bieżąca pomoc w zakresie użytkowania sprzętu informatycznego,
9. zapewnienie prawidłowego działania central, instalacji i urządzeń obsługujących
Zakład, tj. faksy, kserokopiarki, drukarki, linia telefoniczna,
10. prowadzenie spraw związanych z udzieleniem zamówienia publicznego na
wykonanie usług telefonii komórkowej, w tym przygotowywanie i zawieranie umów,
11. prowadzenie spraw związanych z prawidłowym wykorzystywaniem służbowych
telefonów, tj. rozliczanie ich użytkowników.
przez Dział.
31
§ 26
PEŁNOMOCNIK
DYREKTORA
DS.
BEZPIECZEŃSTWA
INFORMACJI
– ADMINISTRATOR BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI
Do zakresu działania Pełnomocnika Dyrektora ds. Bezpieczeństwa Informacji
- Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy:
1. nadzór nad realizacją i aktualizacją polityki bezpieczeństwa,
2. wykonywanie analizy ryzyka teleinformatycznego,
3. prowadzenie rejestrów i dokumentacji wymaganej przez UODO,
4. zarządzanie obsługą incydentów teleinformatycznych,
5. prowadzenie testów i kontroli w zakresie bezpieczeństwa informacji,
6. kontrola zawieranych umów pod kątem zapisów o zachowanie poufności,
7. prowadzenie audytów wewnętrznych zgodnie z ISO 27001,
8. prowadzenie audytów strony trzeciej zgodnie z ISO 27001,
9. szkolenie pracowników,
10. nadzór autorski nad oprogramowaniem BZM,
11. nadzór autorski nad oprogramowaniem BLU,
12. nadzór autorski nad oprogramowaniem BOLS,
13. nadzór autorski nad oprogramowaniem Spisk,
14. nadzór autorski nad oprogramowaniem PomocSpol,
15. administrowanie ePUAP,
16. nadzór nad realizacją zawartych umów dotyczących sprzętu i usług
teleinformatycznych,
17. sporządzanie planu budżetowego w zakresie zakupów inwestycyjnych i opłat
licencyjnych dotyczących informatyki.
przez ABI.
§ 27
DZIAŁ ZAMÓWIEŃ
Do zakresu działania Działu Zamówień należy:
1. koordynacja prac Zakładu w zakresie zamówień publicznych, a w szczególności:
1) przygotowywanie zarządzeń i decyzji szczegółowych Dyrektora Zakładu
w zakresie zamówień publicznych,
2) prawidłowe stosowanie procedur,
3) prowadzenie konsultacji oraz doradztwa w zakresie zamówień publicznych,
4) prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu zamówień publicznych,
5) prowadzenie rejestru zamówień publicznych o wartości powyżej progu
określonego ustawą Prawo zamówień publicznych, powyżej którego jest
obowiązek stosowania ustawy,
6) prowadzenie ewidencji umów zawieranych w wyniku rozstrzygnięcia przetargów
zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
7) sporządzanie planu zamówień publicznych,
8) sporządzanie informacji i sprawozdań z zakresu zamówień publicznych,
wymaganych odpowiednimi przepisami,
32
9) przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowości stosowania procedur
o udzielenie zamówień publicznych w komórkach organizacyjnych Zakładu na
zlecenie Dyrekcji Zakładu,
2. przygotowanie i prowadzenie postępowań zgodnie z obowiązującymi przepisami,
związanych z realizacją zadań Zakładu w ramach zatwierdzonego planu
finansowego i planu przetargów, a w szczególności:
1) rejestracja wniosków o zamówienia publiczne,
2) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie
pełnomocnictwa dla Dyrektora Zakładu przy postępowaniach o wartości
przekraczającej progi określone w pełnomocnictwie dla Dyrektora Zakładu,
3) przygotowywanie korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych i innymi
instytucjami (wnioskowanie o wydanie decyzji administracyjnych i interpretacji
przepisów),
4) określanie trybu przygotowywanego postępowania (uzupełnienie wniosku),
5) opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do
negocjacji, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji w trybie
zamówienia z wolnej ręki,
3. przygotowywanie ogłoszeń do publikacji:
1) wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach,
2) ogłoszenia o zamówieniach,
3) ogłoszenia o udzieleniu zamówień,
4) ogłoszenia o konkursach,
5) ogłoszenia o wynikach konkursów.
4. publikacja ogłoszeń:
1) na tablicy ogłoszeń,
2) na stronie internetowej,
3) w prasie, o ile zachodzi potrzeba publikacji,
4) w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej,
5. przygotowywanie propozycji składu komisji przetargowych,
6. przygotowywanie wszelkich pism i dokumentów związanych z prowadzonymi
postępowaniami zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
7. obsługa administracyjno - biurowa postępowań,
8. prowadzenie rejestru zamówień o wartości poniżej progu określonego ustawą
Prawo zamówień publicznych, poniżej którego nie stosuje się ustawy, udzielanych
przez komórki merytoryczne,
9. prowadzenie rejestru zleceń i umów zawieranych w wyniku rozstrzygnięcia
postępowań poniżej progu określonego ustawą Prawo zamówień publicznych,
poniżej którego nie stosuje się ustawy,
10. prowadzenie rejestru faktur na dostawy i usługi powszechnie dostępne o ustalonych
standardach jakościowych o wartościach określonych wewnętrznymi przepisami
Zakładu,
11. akceptacja aneksów do umów zawartych w wyniku rozstrzygniętych postępowań
o udzielenie zamówień, umów dotyczących zamówień dodatkowych, umów
dotyczących zamówień uzupełniających,
12. zgłaszanie Dyrektorowi Zakładu o nieprawidłowościach zaistniałych przy realizacji
procedur przetargowych,
33
13. kontrola faktur i rachunków w zakresie wydatków realizowanych zgodnie
z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz prowadzenie kontroli zgodności
realizacji zamówienia z zawartą umową w zakresie wysokości wydatków
i przedmiotu zamówienia publicznego,
14. prowadzenie archiwum prowadzonych postępowań,
15. współpraca z komórkami merytorycznymi Zakładu w zakresie zamówień
publicznych,
16. udział w postępowaniach arbitrażowych przed Krajową Izbą Odwoławczą.
§ 28
STANOWISKO DS. INFORMACJI NIEJAWNYCH
Do zadań Stanowiska ds. Informacji Niejawnych należy:
1. organizowanie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową
oznaczonych klauzula „ZASTRZEŻONE”,
2. monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych na
podstawie „Szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych
oznaczonych klauzulą „ZASTRZEŻONE”,
3. prowadzenie dokumentów związanych z ewidencją i szkoleniem w zakresie
ochrony informacji niejawnych,
4. współpraca z kierownikiem Działu Kadr, Płac i Szkolenia w zakresie spełnienia
wymogów dla osób planowanych do objęcia stanowisk i wykonywania prac
zleconych związanych z informacją niejawną,
5. wnioskowanie o podnoszenie skuteczności ochrony fizycznej dla informacji
niejawnych,
6. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych i ich
bezpieczeństwa,
7. bieżące utrzymywanie kontaktów z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Gdańska
ds. ochrony informacji niejawnych,
8. przestrzeganie zarządzeń Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości
Komunalnych oraz prawidłowe stosowanie wszelkich wewnętrznych procedur,
9. wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego w zakresie ochrony
informacji niejawnych,
10. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi.
§ 29
DZIAŁ KADR, PŁAC I SZKOLENIA
W skład Dział Kadr, Płac i Szkolenia wchodzą dwa zespoły:
I. Zespół ds. Kadr i Szkolenia
II. Zespół ds. Płac
Do zadań Zespołu ds. Kadr i Szkolenia należy:
1. prowadzenie akt osobowych pracowników,
2. zatrudnianie pracowników - rekrutacja, procedury załatwiania spraw związanych
z zatrudnieniem pracowników,
3. prowadzenie spraw pracowniczych w trakcie zatrudnienia:
1) zakładanie kartotek,
34
2) wprowadzanie danych do programu kadrowego oraz bieżąca aktualizacja
danych,
3) sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych, ewidencja nieobecności
pracowników, kontrola dyscypliny pracy,
4) przeszeregowania, zmiany warunków umowy o pracę,
5) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem kar regulaminowych oraz
potrąceniami premii,
6) współpraca z organizacjami związkowymi w zakresie konsultacji w sprawach
przewidzianych prawem pracy,
7) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopu wychowawczego,
8) sporządzanie wniosków o wypłatę nagród jubileuszowych,
9) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
10) sporządzanie sprawozdań GUS - w zakresie stanów zatrudnienia oraz czasu
pracy, przekazywanie comiesięcznie danych o ruchu pracowników i stanie
zatrudnienia do Działu Ekonomicznego,
11) przygotowywanie dokumentów i informacji do ZUS w zakresie ustalania kapitału
początkowego,
12) załatwianie korespondencji dot. spraw pracowniczych,
4. prowadzenie spraw związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umów o pracę:
1) przygotowywanie dokumentów dotyczących ustania stosunku pracy,
sporządzanie świadectw pracy,
2) sporządzanie wniosków o wypłatę odpraw pieniężnych z tytułu rozwiązania
umowy o pracę z przyczyn nie dotyczących pracownika oraz odpraw emerytalno
– rentowych,
5. załatwianie spraw pracowniczych w zakresie ubezpieczeń społecznych
i zdrowotnych:
1) zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz
wyrejestrowywanie elektronicznym przekazem w systemie Płatnik,
2) zgłaszanie członków rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego,
3) załatwianie wniosków pracowników oraz sporządzanie dokumentów do
uzyskania emerytury, renty i świadczeń przedemerytalnych,
6. szkolenia pracowników:
1) sporządzanie planu szkoleń w oparciu o zatwierdzony plan finansowy Zakładu
oraz ich realizacja,
2) przygotowanie i nadzór nad realizacją umów pracodawcy z pracownikiem dot.
kształcenia i świadczeń ze strony pracodawcy w tym zakresie.
Do zadań Zespołu ds. Płac należy:
1. kompletowanie i aktualizacja dokumentacji płacowej,
2. weryfikacja dokumentów związanych z naliczaniem wynagrodzeń osobowych,
z tytułu umów zleceń, umów o dzieło,
3. sporządzanie list wypłaty wynagrodzeń,
4. kontrola dokumentów płacowych pod względem formalnym i rachunkowym,
5. dokonywanie obowiązkowych potrąceń z tytułu ubezpieczeń społecznych, podatku
dochodowego od osób fizycznych, zajęć wynagrodzeń oraz terminowe
sporządzanie raportów rozliczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
i deklaracji do Urzędu Skarbowego,
35
6. comiesięczne sporządzanie druków rozliczeniowych dla pracowników Zakładu
– ZUS RMUA,
7. prowadzenie ubezpieczeń grupowych pracowników,
8. uzgadnianie kont rozrachunkowych z Działem Finansowo - Księgowym z tytułu
wynagrodzeń, podatku dochodowego od osób fizycznych i innych obciążeń,
9. sporządzanie dokumentów przelewu z tytułu wynagrodzeń, podatku, ubezpieczeń
społecznych oraz potrąceń z list płac,
10. prowadzenie spraw związanych z ustaleniem kapitału początkowego, wystawianie
zaświadczeń o zarobkach dla pracowników.
realizowanych przez Dział.
§ 30
DZIAŁ PRAWNO - ORGANIZACYJNY
Do zakresu obowiązków Działu Prawno - Organizacyjnego należy:
1. prowadzenie obsługi i pomocy prawnej zgodnie z ustawą o radcach prawnych
z dnia 6 lipca 1982 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 637 z późn. zm.)
w imieniu i na rzecz Gminy Miasta Gdańska – Zakładu,
2. opiniowanie i parafowanie wewnętrznych aktów normatywnych,
3. opiniowanie planów, harmonogramów, regulaminów dotyczących porządku
i organizacji pracy,
4. rozpatrywanie wszelkich pism, które ze względu na merytoryczną treść wymagają
szczegółowej analizy; pismami takimi są w szczególności skargi najemców na
czynności zarządzania lub administrowania zasobami gminnymi przez
poszczególne komórki organizacyjne Zakładu, innych zarządców lub
administratorów, w zasobach, których znajdują się lokale komunalne,
5. udzielanie Dyrektorowi Zakładu pomocy prawnej, sporządzanie niezbędnych opinii
prawnych dotyczących zagadnień, związanych z działalnością Zakładu,
6. przedkładanie informacji Dyrektorowi Zakładu dotyczących:
1) zmian w obowiązującym stanie prawnym w zakresie jego działalności,
2) uchybień w działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutków tych
uchybień,
7. obsługa prawna działalności prowadzonej przez poszczególne komórki
organizacyjne Zakładu, a w szczególności dotyczącej:
1) windykacji należności zakładu,
2) eksmisji z lokalu,
3) reprezentacji interesów Gminy Miasta Gdańska we wspólnotach
mieszkaniowych, których Gmina jest członkiem,
4) zamówień publicznych,
5) zawierania, wypowiadania, rozwiązywania umów najmu, dzierżawy i użyczenia,
8. współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi Zakładu w sprawach
prawnych, dotyczących zakresów ich działania,
9. występowanie w charakterze pełnomocnika Gminy Miasta Gdańsk oraz Dyrektora
Zakładu przed sądami i organami państwowymi oraz jednostkami samorządowymi,
36
10. przeprowadzania okresowych kontroli prawidłowości wykonywania zadań
w poszczególnych komórkach organizacyjnych Zakładu zgodnie z upoważnieniami
i poleceniami Dyrektora Zakładu,
11. sporządzanie protokołów, sprawozdań i notatek służbowych z przeprowadzonych
kontroli oraz opracowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych,
12. współpraca z osobami przeprowadzającymi kontrole zewnętrzne w Zakładzie,
13. ewidencjonowanie i publikacja wewnętrznych i zewnętrznych aktów normatywnych
z których treścią powinni być zaznajamiani pracownicy Zakładu,
14. prowadzenie repetytorium spraw sądowych oraz nadzór merytoryczny nad
prowadzeniem repetytoriów przez inne właściwe komórki organizacyjne Zakładu,
15. przygotowanie i ewidencjonowanie korespondencji zgodnie z poleceniami
i dekretacją Dyrektora Zakładu do innych podmiotów,
16. prowadzenie dokumentacji organizacyjnej Zakładu, w tym ewidencji pełnomocnictw
oraz ewidencji zarządzeń Dyrektora Zakładu,
17. przygotowanie wewnętrznych aktów normatywnych,
18. prowadzenie rejestru skarg wpływających do Dyrektora Zakładu,
19. opracowywanie planów, harmonogramów, regulaminów dotyczących porządku
i organizacji pracy,
20. nadzór nad funkcjonowaniem oraz dokonywaniem modyfikacji strony internetowej
Zakładu,
21. odpowiedzialność za wykonywanie zadań w zakresie dostępu do informacji
publicznej oraz prowadzenia strony internetowej Zakładu:
1) administrowanie
Biuletynem
Informacji
Publicznej
–
współdziałanie
z merytorycznymi działami Zakładu,
2) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Zakładu,
zgodnie z ich treścią merytoryczną, aktami prawa, z zachowaniem poprawności
języka polskiego,
3) kompletowanie i aktualizowanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej i na
stronie internetowej Zakładu dotyczących danej jednostki, zgodnie
z obowiązująca procedurą,
4) udostępnianie informacji publicznej na zasadach określonych przepisami ustawy
o dostępie do informacji publicznej,
5) udostępnianie informacji publicznej może następować poprzez zapewnienie
możliwości:
a) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk,
b) przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni
powszechnie stosowany nośnik informacji,
6) zarządzanie informacjami dotyczącymi Zakładu na stronie internetowej Zakładu
i Biuletynie Informacji Publicznej Gdańskiego Zarządu Nieruchomości
Komunalnych,
7) przekazywanie ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej informacji
niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu Informacji
Publicznej oraz powiadamianie tego ministra o zmianach treści tych informacji,
8) nadzór nad treścią materiałów przygotowanych zgodnie z procedurą
i przekazanych do publikacji na stronę internetową Gdańskiego Zarządu
Nieruchomości Komunalnych,
37
9) publikacja komunikatów urzędowych, aktów prawnych pochodzących od
naczelnych i centralnych organów państwa oraz władz samorządowych,
10) odpowiedzialność za właściwe przechowywanie i prawidłowe zabezpieczenie
archiwum, również w wersji elektronicznej,
11) bieżąca kontrola strony internetowej Zakładu nie rzadziej niż co 24 godziny
(z uwzględnieniem rozkładu czasu pracy, zgodnie z Regulaminem Pracy
Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych) oraz kopiowanie na odrębne
nośniki elektroniczne,
12) wprowadzanie oraz zgłaszanie do sądu wszelkich zmian w rejestrze dzienników
i czasopism,
13) nadzór nad czynnościami w zakresie likwidacji lub przekazania innemu
podmiotowi lub do naprawy urządzeń będących nośnikami informacji, zgodnie
z instrukcją i szczegółowym upoważnieniem Dyrektora,
22. prowadzenie stanowiska Asystenta Dyrektora,
23. prowadzenie stanowiska Asystenta prasowego,
24. zapewnienie sprawnej obsługi Sekretariatu Zakładu.
§ 31
DZIAŁ ADMINISTRACYJNY
Do zakresu działania Działu Administracyjnego należy:
1. gospodarowanie majątkiem trwałym i wyposażeniem stanowiącym mienie Zakładu
- prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych Zakładu,
2. bieżące zaopatrywanie komórek organizacyjnych w materiały i sprzęt biurowy
w ramach ustalonego planu finansowego Zakładu,
3. zapewnienie właściwego stanu technicznego budynków administracyjnych Zakładu
i ich wyposażenia w ramach posiadanych środków przewidzianych w planie
finansowym Zakładu,
4. prowadzenie dokumentacji nieruchomości stanowiących własność Gminy Gdańsk,
będących w trwałym zarządzie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
5. zapewnienie należytego stanu sanitarno - porządkowego pomieszczeń biurowych
poprzez nadzór nad wykonawcą usług,
6. wydawanie pozwoleń na wjazd na tereny znajdujące się w zarządzie trwałym
Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
7. organizacja ruchu na terenach znajdujących się w zarządzie trwałym Gdańskiego
Zarządu Nieruchomości Komunalnych wraz z prawidłowym utrzymaniem urządzeń
technicznych,
8. wydawanie identyfikatorów dla pracowników oraz przepustek wejściowych,
9. zapewnienie ochrony mienia Zakładu w zakresie budynków będących w trwałym
zarządzie Zakładu,
10. prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i wyposażenia,
11. zapewnienie sprawnej obsługi kancelaryjnej Zakładu oraz przyjmowanie,
rejestrowanie oraz podział merytoryczny faktur, rachunków i innych dokumentów
finansowych,
12. zapewnienie właściwego przepływu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
38
13. bezpośrednie udzielanie informacji kierunkowych interesantom zgłaszającym się do
kancelarii o trybie i toku załatwiania spraw,
14. prowadzenie działalności socjalnej wynikającej z realizacji zadań objętych
Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
15. prowadzenie Archiwum Zakładowego oraz zapewnienie obsługi zarchiwizowanej
dokumentacji
Zakładu,
zlikwidowanych
Zakładów
Opieki
Zdrowotnej
i zlikwidowanych jednostek organizacyjnych Gminy,
16. prowadzenie spraw związanych z przyznaniem limitu kilometrów pracownikom
wykorzystującym samochody prywatne do celów służbowych tj. przygotowywanie
i ewidencjonowanie umów, rozliczanie limitów kilometrów,
17. prowadzenie spraw dotyczących samochodów służbowych,
18. prowadzenie spraw związanych z samowolnym naruszeniem posiadania
nieruchomości stanowiących własność Gminy Miasta Gdańska przez osoby
organizujące stanowiska handlowe w miejscach do tego nie wyznaczonych,
19. sporządzanie i podpisywanie deklaracji z zakresu gospodarowania komunalnymi
odpadami stałymi, powstałymi w obiektach będących w zarządzie GZNK SZB,
§ 32
KOMÓRKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Do zakresu działania Komórki Audytu Wewnętrznego należy:
1. przeprowadzanie audytu wewnętrznego w celu dostarczenia Dyrektorowi Zakładu
racjonalnego zapewnienia, że mechanizmy zarządzania i kontroli wewnętrznej
ustanowione w Zakładzie funkcjonują prawidłowo,
2. niezależna i obiektywna ocena procesów, systemów oraz procedur istniejących
w Zakładzie, a poprzez to wniesienie wartości dodanej dla Zakładu,
3. dokonywanie czynności o charakterze oceniającym, zapewniającym oraz
doradczym; podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego są czynności
o charakterze oceniającym i zapewniającym; działania o charakterze doradczym
mogą być wykonywane o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu
i niezależności audytora wewnętrznego,
4. podejmowanie działań, służących Dyrektorowi do uzyskania w procesie zarządzania
racjonalnego zapewnienia czy:
1) cele postawione przed Zakładem są wykonane,
2) zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego
przyjęte przez Dyrektora są wdrażane i przestrzegane,
3) mechanizmy i procedury, stanowiące system kontroli wewnętrznej, są
adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania Zakładu,
5. badanie wszystkich obszarów działania komórek organizacyjnych Zakładu,
wykonywanie zadań audytowych w innych niż Zakład jednostkach organizacyjnych,
gdy badanie związane jest bezpośrednio z audytem wykonywanym w określonej
komórce organizacyjnej,
6. wykrywanie i określanie potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawić w ramach
działalności Zakładu oraz badanie i ocenianie prawidłowości oraz efektywności
39
systemów kontroli wewnętrznej, mającej na celu eliminowanie lub ograniczanie
takiego ryzyka,
7. odpowiedzialność za realizację wszystkich zadań należących do zakresu działania
audytu, a w szczególności za:
1) właściwe przygotowanie projektów dokumentów oraz ich wysoką jakość,
2) operatywną i terminową realizację zadań wchodzących w zakres jego działania,
3) utrzymywanie współpracy z dyrektorami/kierownikami innych komórek
organizacyjnych w sprawach wymagających uzgodnień,
4) dyscyplinę oraz szkolenie specjalistyczne,
5) przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych,
6) opracowanie i kontrola polityki zarządzania ryzykiem, kontroli zarządczej,
kodeksu etyki Zakładu.
8. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi.
Szczegółowe zadania, podległość i strukturę organizacyjną Komórki Audytu
Wewnętrznego reguluje „Zakres działania Komórki Audytu Wewnętrznego oraz zakres
obowiązków dla stanowiska pracy".
§ 33
KONTROLA WEWNĘTRZNA
Kontrola Wewnętrzna działa ad hoc z polecenia Dyrektora Zakładu do zadań
wskazanych w poleceniu. Skład osobowy zespołu kontroli wewnętrznej każdorazowo
jest określany poleceniem Dyrektora.
§ 34
PEŁNOMOCNIK DYREKTORA DS. SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Do zakresu działania Pełnomocnika Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością
należy:
1. współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi w obszarze wdrożonego
Systemu Zarządzania Jakością poprzez egzekwowanie od kierownictwa Zakładu
współpracy przy opracowywaniu i aktualizowaniu dokumentacji Systemu
Zarządzania Jakością oraz egzekwowanie od pozostałych pracowników informacji,
materiałów umożliwiających systematyczną analizę skuteczności działania Systemu
Zarządzania Jakością,
2. współpraca z firmą certyfikującą i firmami konsultingowymi w celu doskonalenia
Systemu Zarządzania Jakością,
3. wskazanie liderów procesów i organizacja grup roboczych przygotowujących
procedury,
4. nadzorowanie pracy grup roboczych,
5. nadzór nad identyfikacją, analizą i opisem procesów zachodzących w Gdańskim
Zarządzie Nieruchomości Komunalnych ,
6. informowanie najwyższego kierownictwa o funkcjonowaniu Systemu Zarządzania
Jakością i potrzebie dokonywania zmian,
7. planowanie auditów wewnętrznych i ich nadzorowanie,
40
8. analiza wyników auditów wewnętrznych i podejmowanie na ich podstawie
odpowiednich działań, a także informowanie o nich w trakcie przeglądu Systemu
Zarządzania Jakością,
9. inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych związanych z nadzorowaniem
Systemu Zarządzania Jakością, nadzór nad ich realizacją oraz oceną skuteczności
podejmowanych działań,
10. realizacja innych zadań związanych z Systemem Zarządzania Jakością.
§ 35
DZIAŁ UTRZYMANIA PORZĄDKU I CZYSTOŚCI
Do zakresu działania Działu Utrzymania Porządku i Czystości należy:
1. utrzymywanie porządku i czystości na terenie Gminy Miasta Gdańska, w tym
zbieranie i gromadzenie do wywozu odpadów z nieruchomości gruntowych,
2. współpraca z właściwymi wydziałami Urzędu Miejskiego w Gdańsku, jednostkami
organizacyjnymi Gminy oraz z grupą osób świadczących w miejsce wypełnienia na
rzecz Gminy Miasta,
3. współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi GZNK SZB w zakresie zadań
41
XI. Zakresy działania komórek organizacyjnych
- Pion Zastępcy Dyrektora ds. Techniczno
- Eksploatacyjnych
§ 36
DZIAŁ PRZYGOTOWANIA, MODERNIZACJI I REMONTÓW
Do zakresu działania Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów należy:
1. bieżące prowadzenie rejestrów, analiza i bilansowanie potrzeb remontowych
i modernizacyjnych przekazywanych przez Biura Obsługi Mieszkańców, w oparciu
o wyniki przeglądów technicznych budynków oraz wnioski mieszkańców,
2. typowanie budynków do wyburzenia i wykwaterowania na podstawie protokołów
typowania z Biur Obsługi Mieszkańców i Działu Nadzoru Wykonawczego
w porozumieniu z właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego,
3. opracowywanie rocznych i wieloletnich planów remontowych i modernizacyjnych
administrowanych zasobów w oparciu o dane z Biur Obsługi Mieszkańców, Działu
Nadzoru Wykonawczego i Działu Energetycznego oraz Działu Nieruchomości,
4. bieżąca współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości
nakładów przeznaczonych na remonty i modernizacje w danym roku
kalendarzowym,
5. przygotowanie realizacji zadań remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych
ujętych w zatwierdzonym planie finansowym Zakładu,
6. przygotowanie niezbędnej dokumentacji, związanej z udzieleniem zamówienia
publicznego na wykonanie zadań remontowych i modernizacyjnych, ujętych
w planie finansowym Zakładu, w szczególności:
1) sporządzanie kosztorysów inwestorskich i przedmiarów dla oferentów w oparciu
o przedmiary robót z Działu Nadzoru Wykonawczego i Biur Obsługi
Mieszkańców,
2) zlecanie drobnych remontów i robót awaryjnych do kwot poniżej progu
określonego ustawą Prawo zamówień publicznych, poniżej którego nie stosuje
się ustawy,
3) sporządzanie wniosków do Działu Zamówień,
4) sporządzanie specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót (na remonty
wykonywane bez projektów) we współpracy z Działem Nadzoru Wykonawczego,
5) określenie warunków umownych realizacji robót,
7. przygotowanie dokumentacji do wszczęcia procedury zamówień publicznych
w zakresie konserwacji ogólnobudowlanej drobnych napraw obudów śmietnikowych
przy budynkach stanowiących własność Gminy Gdańsk,
8. przygotowywanie wytycznych technicznych, niezbędnych do zawarcia przez Biura
Obsługi Mieszkańców umów z najemcami dotyczących:
1) wykonania na własny koszt remontu kapitalnego lokalu mieszkalnego w zamian
za uzyskanie tytułu prawnego do tego lokalu,
2) wykonania oraz rozliczeń z tytułu realizacji prac, związanych z modernizacją
zajmowanych przez nich lokali, wykraczającą poza obrys kondygnacji
przyziemnych budynków stanowiących własność Gminy Miasta Gdańsk,
42
9. współpraca z organami samorządu gminnego i jednostek pomocniczych przy
typowaniu i ustalaniu kolejności realizacji remontów zapobiegawczych, bieżących
i gruntownych administrowanych budynków, z uwzględnieniem założeń
wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasta
Gdańska,
10. opracowywanie koncepcji zagospodarowania lub renowacji, dróg, chodników,
zieleńców, miejsc postojowych lub parkingów do Wieloletniego Planu
Inwestycyjnego oraz przygotowanie i realizacja zatwierdzonych wniosków
z tego zakresu,
11. zlecanie ekspertyz technicznych, orzeczeń mykologicznych, inwentaryzacji
technicznych i projektów budowlano - wykonawczych na obiekty remontowane lub
modernizowane, w zakresie robót ogólnobudowlanych, instalacji gazowych i wodno
– kanalizacyjnych,
12. prowadzenie ewidencji obowiązujących cenników i katalogów norm na roboty
budowlane,
13. zgłaszanie do Działu Eksploatacji i Biur Obsługi Mieszkańców zmian konstrukcyjno
- architektonicznych i instalacji wodno - kanalizacyjnych celem ujęcia w ewidencji
zasobów,
14. opiniowanie wniosków dotyczących zmiany sposobów użytkowania lokali
mieszkalnych, adaptacji pomieszczeń wspólnego użytku na lokale użytkowe,
15. opiniowanie wniosków najemców lokali mieszkalnych, dotyczących zmian układu
funkcjonalnego lokalu i jego wyposażenia, w tym instalacji wodno – kanalizacyjnych,
16. przekazywanie dokumentacji technicznej (projektów, orzeczeń) do Biur Obsługi
Mieszkańców celem załączenia do książki obiektów,
17. zlecanie robót planowych, remontowych dla wspólnot pod zarządem Zakładu,
18. współpraca z Konserwatorem Zabytków, Powiatowym Inspektoratem Nadzoru
Budowlanego, projektantami i rzeczoznawcami budowlanymi oraz właściwymi
Wydziałami Urzędu Miejskiego, w tym w szczególności Wydziałem Urbanistyki
i Architektury oraz Biurem Miejskiego Konserwatora Zabytków,
§ 37
DZIAŁ NADZORU WYKONAWCZEGO
Do zakresu działania Działu Nadzoru Wykonawczego należy:
1. sprawowanie nadzoru nad realizacją oraz odbiór i rozliczenie wykonanych robót,
w szczególności:
1) sporządzanie przedmiarów robót do kosztorysów na remonty planowe
i awaryjne,
2) komisyjne wprowadzenie wykonawcy na budowę,
3) pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizowanymi robotami, ze szczególnym
uwzględnieniem ich zgodności z dokumentacją projektową i prawidłowej jakości
wykonywanych robót,
4) nadzór nad zgodnością obmiarów ze stanem faktycznym, kontrola zużycia
materiałów wbudowanych, w tym materiałów z odzysku,
5) kontrola przestrzegania przez wykonawcę postanowień umownych,
43
6) komisyjny odbiór robót, sporządzenie protokółu odbioru oraz wykazu
stwierdzonych usterek, naliczani kar umownych z tytułu niedotrzymania
warunków umownych, egzekwowanie od wykonawcy robót usunięcia usterek,
w tym stwierdzonych w czasie przeglądów gwarancyjnych,
7) rozliczanie wykonanych robót,
8) sprawowanie nadzoru właścicielskiego nad sposobem użytkowania
nieruchomości oddanych w wieloletnie użytkowanie innym podmiotom,
a powierzonych Gdańskiemu Zarządowi Nieruchomości Komunalnych do
prowadzenia nadzoru technicznego w zakresie utrzymania tych nieruchomości
w należytym stanie technicznym,
2. nadzór
nad
przeprowadzaniem
okresowych
przeglądów
technicznych
administrowanych budynków i sporządzeniem protokółów oraz aktualizacją
prowadzonych książek obiektów zgodnie z wymaganiami przepisów prawa
budowlanego,
3. udział w organizowanych przez zarządców wspólnot mieszkaniowych odbiorach
remontów nieruchomości wspólnych oraz przeprowadzanie okresowych kontroli
prawidłowego wykonania remontów nieruchomości wspólnot mieszkaniowych,
w których Gmina Miasta Gdańska jest członkiem,
4. opiniowanie uchwał wspólnot mieszkaniowych w zakresie celowości i zasadności
planów remontowych,
5. sprawdzenie zasadności kosztów remontu na podstawie kosztorysu, kompletowanie
dokumentów i opisywanie rachunków wystawionych przez Zarządcę Wspólnoty na
Gminę,
6. rozpatrywanie wniosków najemców dotyczących częściowego zwrotu nakładów
poniesionych na wymianę stolarki okiennej z uwzględnieniem opinii pracownika
komórki ds. Ochrony Zabytków,
7. określenie wytycznych i przygotowywanie umów na wykonanie remontu
z najemcami dotyczących wykonania na własny koszt remontu lokalu użytkowego
obciążającego wynajmującego w zamian za obniżkę czynszu zgodnie
z obowiązującą uchwałą Rady Miasta Gdańska,
8. uzgadnianie wniosków najemców lokali użytkowych dotyczących zmian układu
funkcjonalnego lokalu i jego wyposażenia oraz zmiany sposobu użytkowania lokali
użytkowych,
9. uzgadnianie wniosków dotyczących zmiany sposobów użytkowania lokali
mieszkalnych, adaptacji pomieszczeń wspólnego użytku na lokale użytkowe,
10. uzgadnianie wniosków najemców lokali mieszkalnych, dotyczących zmian układu
funkcjonalnego lokalu i jego wyposażenia, w tym instalacji wodno – kanalizacyjnych,
11. przygotowywanie wytycznych technicznych, niezbędnych do zawarcia przez Biuro
Obsługi Lokali Użytkowych umów z najemcami dotyczących wykonania na własny
koszt remontu kapitalnego lokalu użytkowego obciążającego wynajmującego
w zamian za obniżkę czynszu zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miasta,
12. weryfikacja i potwierdzanie zgodności faktur wystawionych przez wykonawców robót
remontowych lub modernizacyjnych,
13. nadzór nad realizacją rocznych planów finansowych w zakresie remontów,
sporządzanie sprawozdań z wykonania zadań planowych,
14. prowadzenie sprawozdawczości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
44
15. współpraca z komórką ds. BHP, Ppoż. i komórką ds. OC w zakresie
przeprowadzania przeglądów technicznych schronów, utrzymania w należytym
stanie technicznym tych obiektów, ustalania zakresu koniecznych prac
remontowych,
§ 38
DZIAŁ ENERGETYCZNY
Do zakresu działania Działu Energetycznego należy:
1. opracowanie potrzeb remontowych wynikających z zebranych i zweryfikowanych,
przeglądów budynków wykonywanych przez Biura Obsługi Mieszkańców,
protokółów awarii i konieczności oraz notatek z wizji lokalnych przeprowadzonych
przez Dział, podań i wniosków lokatorskich, nakazów wydanych przez Urząd Miejski
i Wojewódzki, opinii i zaleceń kominiarskich, zgłoszeń i wniosków przekazanych
przez gestorów mediów w zakresie: węzłów cieplnych, kotłowni lokalnych, dźwigów
osobowych i towarowych, rozdzielni sterujących, przepompowni, hydroforni,
wentylatorowni, ciepłowniczych i elektrycznych lokalnych sieci rozdzielczych,
instalacji i urządzeń oświetlenia terenu, wewnętrznych instalacji elektrycznych,
teletechnicznych, AZART, odgromowych, wentylacji mechanicznej, c.o., c.w.u.,
gazowych na dany rok w budynkach i lokalach,
2. określanie zakresu rzeczowego prac, kosztów robót, niezbędnych do sporządzenia
planu potrzeb remontowych i przekazanie ich do Działu Przygotowania,
Modernizacji i Remontów,
3. przygotowanie dokumentacji techniczno - kosztorysowej z wnioskami do Działu
Zamówień o wszczęcie procedur przetargowych - uczestniczenie w pracach komisji
przetargowych,
4. inwestorski nadzór nad procesem realizacji, udział w komisjach odbiorowych robót,
sprawdzanie kosztorysów powykonawczych, prawidłowości wystawianych faktur, ich
opisanie, zarejestrowanie i przekazanie do realizacji,
5. sporządzanie wieloletnich planów remontowych z uwzględnieniem wdrożenia
technologii umożliwiającej poprawę oszczędności zużycia energii,
6. prowadzenie
spraw
dotyczących
ochrony
środowiska;
sporządzanie
i ewidencjonowanie dokumentacji związanych z emisją produktów spalania;
sporządzanie kwartalnych i rocznego sprawozdania rzeczowo - finansowego
i przekazywanie ich do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego,
7. utrzymanie w gotowości techniczno - eksploatacyjnej: węzłów cieplnych, kotłowni
lokalnych, dźwigów osobowych i towarowych, rozdzielni sterujących, przepompowni,
hydroforni, wentylatorowni, lokalnych sieci rozdzielczych i przesyłowych
elektrycznych i cieplnych, instalacji i urządzeń oświetlenia terenu, wewnętrznych
instalacji elektrycznych, teletechnicznych, AZART, odgromowych, wentylacji
mechanicznej, c.o., c.w.u., gazowych w budynkach i lokalach będących w zarządzie
Zakładu - bieżące usuwanie awarii i prowadzenie robót planowych,
8. przygotowanie dokumentacji techniczno - kosztowej z wnioskami do Działu
Zamówień o wszczęcie procedur przetargowych w zakresie okresowych przeglądów
technicznych budynków; uczestnictwo w pracach komisji przetargowych,
45
9. kontrola kotłowni lokalnych, węzłów cieplnych przed i po sezonie grzewczym,
zlecenie wykonania ekspertyz i opinii kominiarskich dotyczących prawidłowości
odprowadzenia spalin oraz wentylacji nawiewnej i wywiewnej; bieżący nadzór
w czasie eksploatacji,
10. udział w komisjach zwoływanych w związku z niedogrzaniem mieszkań oraz
nielegalnym poborem energii elektrycznej, gazowej, cieplnej i sygnałów
przenoszonych instalacjami teletechnicznymi, współpraca z komórką ds. BHP,
P.poż. i komórką ds. OC,
11. uczestnictwo w komisjach powołanych w celu przejęcia obiektów i uzbrojenia terenu
przekazanych na własność Gminie Miasta Gdańsk,
12. sprawowanie kontroli nad sposobem użytkowania nieruchomości oddanych
w wieloletnie użytkowanie innym podmiotom, a powierzonych Gdańskiemu
Zarządowi Nieruchomości Komunalnych do prowadzenia nadzoru technicznego
w zakresie utrzymania tych nieruchomości w należytym stanie technicznym,
13. sprawdzanie przedłożonych przez wykonawców kosztorysów powykonawczych pod
względem przedmiaru, rzeczowym i cenowym, sprawdzenie, opisanie, rejestracja
faktur i przekazanie ich do realizacji,
14. podejmowanie niezwłocznych działań związanych z usuwaniem awarii i ich skutków,
w szczególności obejmujących:
1) przyjmowanie i rejestracja zgłoszeń dotyczących awarii,
2) przeprowadzenie oględzin na miejscu zdarzenia,
3) określanie zakresu robót (przedmiary) oraz kosztów usunięcia awarii i ich
skutków,
4) zlecanie wykonania robót doraźnych, związanych z usunięciem awarii.
15. przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie bieżących podań i skarg mieszkańców,
dotyczących działania instalacji elektrycznych, gazowych, c.o., c.w.u. (centralnych
i etażowych), urządzeń dźwigowych, hydroforowych, przepompowni, oświetlenia
terenu,
16. prowadzenie ewidencji udzielonych zleceń i zawartych umów dotyczących:
1) usuwania skutków awarii,
2) robót konserwacyjnych urządzeń technicznych w administrowanych przez
Zakład obiektach budowlanych,
17. opiniowanie wniosków dotyczących zmiany sposobu użytkowania oraz ogrzewania
lokali,
18. opiniowanie i uzgadnianie projektów technicznych w tym również wniosków
lokatorskich, pod kątem zakresu rzeczowego i technologii w branży c.o., c.c.w.,
instalacji gazowej i elektrycznej oraz ciągów kominowych,
19. opiniowanie wniosków remontowych pod względem technicznym, technologicznym
i finansowym, wniesionych indywidualnie i przez wspólnoty mieszkaniowe,
§ 39
GRUPA REMONTOWA (w organizacji)
Do obowiązków Grupy Remontowej należy:
1. przeprowadzanie remontów wolnych lokali mieszkalnych,
46
2. współpraca z pozostałymi
realizowanych przez Grupę.
komórkami
organizacyjnymi
w
zakresie
zadań
§ 40
DZIAŁ EKSPLOATACJI
W skład Działu Eksploatacji wchodzi:
I. Stanowisko Specjalisty ds. Ubezpieczeń i Odszkodowań
II. Zespół ds. Zasobów, Bieżącej Działalności, Umów
Do obowiązków Specjalisty ds. Ubezpieczeń i Odszkodowań należy:
1. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami,
2. rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków mieszkańców dotyczących zakresu
działania Działu Eksploatacji, w tym:
1) spraw związanych z roszczeniami z tytułu wypadków powstałych w obrębie
administrowanych nieruchomości,
2) zgłaszanie szkód do ubezpieczyciela na podstawie informacji z Biur Obsługi
Mieszkańców,
3) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłaszanych szkód,
4) zbieranie i analiza dowodów,
5) prowadzenie korespondencji z firmami ubezpieczeniowymi.
6) prowadzenie ewidencji regresowej,
7) sprawdzanie
roszczeń
regresowych
pod
względem
formalnym
i merytorycznym,
8) sporządzanie poleceń przelewów i wypłat z tytułu udziału własnego
ubezpieczającego,
9) współpraca z radcą prawnym,
3. reprezentowanie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych w zespołach
powołanych przez Prezydenta Miasta Gdańska dla wyłonienia ubezpieczyciela
Gminy Miasta Gdańska,
4. reprezentowanie Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych wobec
ubezpieczyciela Gminy Miasta Gdańska.
Do zakresu działania Zespołu ds. Zasobów, Bieżącej Działalności, Umów należy:
1. prowadzenie zbiorczej ewidencji lokali mieszkalnych (w budynkach gminnych,
wspólnot mieszkaniowych i innych), użytkowych, garaży, pomieszczeń
niemieszkalnych, technicznego wyposażenia budynków, dzierżawionych terenów
oraz urządzeń towarzyszących według wymaganych kryteriów,
2. prowadzenie zbiorczej ewidencji akceptowanych przez kierownika Działu faktur za
wykonanie usług eksploatacyjnych,
3. bieżąca aktualizacja ewidencji zasobów,
4. prowadzenie ewidencji i aktualizacja zasobów administrowanych przez Zakład dla
potrzeb sporządzania deklaracji podatku od nieruchomości,
5. przejmowanie i przekazywanie nieruchomości w administrowanie na podstawie
decyzji Urzędu Miejskiego,
47
6. przejmowanie rzeczy pochodzących z eksmisji, przeprowadzanych w lokalach
gminnych (mieszkalnych i użytkowych); zabezpieczenie powierzchni magazynowej
do złożenia ruchomości,
7. prowadzenie sprawozdawczości statystycznej przewidzianej przepisami prawa,
8. koordynacja działań związanych z obsługą imprez miejskich, dekoracją
administrowanych nieruchomości z okazji świąt państwowych,
9. rozpatrywanie, załatwianie skarg i wniosków mieszkańców dotyczących zakresu
działania Działu Eksploatacji,
10. rejestracja akceptowanych przez kierownika Działu Eksploatacji faktur wpływających
do Działu, dotyczących usług komunalnych,
11. prowadzenie procedur związanych z przygotowaniem terenów do przetargu
w zakresie określenia zasad formalno - prawnych na jakiej podstawie władają
terenem jego obecni użytkownicy,
12. wypowiadanie umów na dostawę mediów w przypadku przejścia budynku do innego
zarządcy,
13. udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości w administrowanie na
podstawie decyzji Urzędu Miejskiego,
14. przygotowanie projektów dokumentów związanych z zawarciem, zmianą
i rozwiązaniem umów w zakresie:
1) dostawy wody i odbioru ścieków,
2) dostawy energii cieplnej,
3) dostawy energii elektrycznej,
4) dostawy gazu przewodowego,
15. przygotowanie dokumentacji do wszczęcia procedury zamówień publicznych
w zakresie usług eksploatacyjnych na:
1) utrzymanie czystości i porządku w obrębie administrowanych nieruchomości
budynkowych i gruntowych - aktualizacja powierzchni sprzątanej wewnętrznej
i zewnętrznej w bieżących umowach,
2) wywóz nieczystości płynnych,
3) przegląd i czyszczenie kominów,
4) deratyzację, dezynfekcję, dezynsekcję,
5) koszenie terenów zielonych,
6) wycinkę, nasadzanie i pielęgnację drzew, krzewów,
7) usługi transportowe (przeprowadzki, oczyszczanie lokali po zmarłych, po
zbieraczach, zalaniu lokali, pożarze),
8) ochronę obiektów,
9) wynajem przenośnych kabin bezodpływowych,
10) zakup znaków drogowych, tablic porządkowych i informacyjnych,
11) przegląd i naprawę urządzeń zabawowych i piaskownic usytuowanych na
administrowanych nieruchomościach,
12) zakup piasku, koszy na śmieci, flag, ławek,
13) likwidację nielegalnych wysypisk,
14) dostawę i montaż urządzeń zabawowych,
15) dostawę i montaż skrzynek pocztowych,
16) odśnieżanie dachów oraz usuwanie sopli z budynków będących
w administrowaniu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
17) zakup szaletów przenośnych,
48
16. sporządzanie do wymienionych w ust. 15 postępowań:
1) kalkulacji,
2) wykazów,
3) wzorów umów,
17. sporządzanie sprawozdań z zakresu działań związanych z gospodarowaniem
odpadami komunalnymi,
18. udział w komisjach przetargowych,
19. współpraca z Działem Zamówień przy sporządzaniu rocznych sprawozdań
z wykonania postępowań przetargowych,
20. sporządzanie doraźnych postępowań na usługi eksploatacyjne w granicach
określonych odrębnym zarządzeniem Dyrektora,
21. opracowywanie rocznych planów zadań eksploatacyjnych (propozycje do budżetu),
22. współpraca z Działem Ekonomicznym w zakresie ustalania wysokości nakładów
przeznaczonych na zadania eksploatacyjne w danym roku kalendarzowym,
23. sporządzanie rocznego sprawozdania rzeczowo - finansowego dotyczącego
zadań eksploatacyjnych dla Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
24. nadzór nad realizacją zawartych umów eksploatacyjnych pod kątem
nieprzekroczenia maksymalnej wartości umowy,
25. rozliczanie dotacji na usługi eksploatacyjne przyznanych przez Urząd Miejski,
26. prowadzenie bieżącej korespondencji dotyczącej zawartych umów na usługi
eksploatacyjne,
27. współpraca z wykonawcami usług eksploatacyjnych w zakresie prawidłowego
wykonania postanowień zawartych w podpisanych umowach,
28. opracowywanie danych do sporządzenia mapy czystości terenów administrowanych
przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
29. prowadzenie zestawień analitycznych i syntetycznych dotyczących dzierżaw
nieruchomości gruntowych oraz prowadzenie korespondencji z tym związanych.
49
XII. Zakresy działania komórek organizacyjnych
– Pion Zastępcy Dyrektora ds. Gospodarki Zasobami
§ 41
BIURA OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW
Do zakresu działania Biur Obsługi Mieszkańców należy:
1. zapewnienie właściwej obsługi mieszkańców zgłaszających się do Biura,
w szczególności poprzez:
1) udzielanie pełnej informacji mieszkańcom w zakresie dotyczącym między innymi
działania Zakładu, w tym sposobu załatwienia zgłoszonych spraw, stanu konta
zainteresowanych
najemców,
przysługujących
najemcom
prawach
i obowiązkach, możliwościach zamiany lub wykupu mieszkań,
2) przyjmowanie wniosków, przekazywanie niezbędnych formularzy mieszkańcom
i pomoc przy ich wypełnieniu, w tym dotyczących:
a) sprzedaży lokali komunalnych,
b) zwrotu i waloryzacji kaucji mieszkaniowych wpłaconych przez najemców,
c) spłaty zaległości czynszowych w ratach, odroczenia terminu ich spłaty lub
umorzenia,
d) uzyskania dodatku mieszkaniowego,
3) przyjmowanie, rejestrowanie zgłoszeń mieszkańców (pisemnych i ustnych) oraz
udzielanie odpowiedzi na podania mieszkańców, dotyczących działalności
Zakładu oraz nieprawidłowości dotyczących:
a) awarii lub szkód spowodowanych zdarzeniami losowymi (pożar, wichury,
itp.),
b) stanu technicznego budynków i lokali,
c) stanu technicznego infrastruktury towarzyszącej, w tym jezdni i chodników
osiedlowych, elementów małej architektury, zieleni przydomowej,
d) utrzymania czystości i porządku,
e) rażącego naruszania przez najemców regulaminu porządku domowego,
dewastacji nieruchomości i ich wyposażenia, nielegalnego poboru energii
elektrycznej, wody,
f) remontów ujętych do rejestrów potrzeb remontowych w Biurach Obsługi
Mieszkańców oraz realizowanych w zakresie bieżącej konserwacji, robót
zduńskich i stolarskich, występujących na obszarze działania Biura,
g) sporów dotyczących użytkowania pomieszczeń wspólnego użytkowania,
ogrodów, wykroczeń przeciwko regulaminowi porządku domowego,
2. dokonywanie oceny zgłoszonych zagrożeń oraz zakresu szkód powstałych
w związku z awariami lub wypadkami losowymi (zalanie mieszkań, pożary, wichury,
itp.) oraz niezwłoczne (najpóźniej do 24 godzin) kierowanie zgłoszeń do właściwego
działu Zakładu,
3. niezwłoczne podejmowanie działań interwencyjnych mających na celu:
1) przeciwdziałanie dewastacji administrowanego zasobu nieruchomości
w porozumieniu z merytorycznymi komórkami Zakładu,
50
2) usuwanie skutków dewastacji lub egzekwowanie usunięcia skutków
stwierdzonych dewastacji od ich sprawców poprzez zgłoszenie tych
przypadków do organów ścigania,
3) zabezpieczenie wolnych lokali przed dostępem osób trzecich i nielegalnym
zajęciem,
4. nadzór nad prawidłową realizacją usług w zakresie:
1) utrzymania porządku i czystości w obrębie administrowanych nieruchomości,
2) wywozu nieczystości płynnych,
3) utrzymania zieleni, w tym koszenia trawy,
4) prowadzenia spraw związanych z organizacją ruchu na drogach wewnątrz
- osiedlowych,
5) dostawy mediów do administrowanych przez zakład nieruchomości (dostawa
wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, odbiór ścieków),
6) dekoracji administrowanych nieruchomości z okazji świąt państwowych,
regionalnych,
7) uzupełniania i aktualizacji informacji na tablicach ogłoszeń na klatkach
schodowych budynków w zakresie regulaminu porządku domowego, wykazu
telefonów alarmowych, funkcjonowania pogotowia lokatorskiego, godzin
przyjmowania skarg i interwencji mieszkańców przez kierownictwo Zakładu,
8) potwierdzanie ich wykonania zgodnie z zawartymi umowami,
5. protokolarne przejmowanie do administrowania nieruchomości komunalnych, w tym
nieruchomości budynkowych i lokalowych na podstawie poleceń przejęcia
wydanych przez Prezydenta Miasta Gdańska; przekazanie dokumentów
dotyczących nieruchomości wraz z przejętą dokumentacją techniczno
- eksploatacyjną do właściwych działów Zakładu, tj.:
1) Działu Finansowo - Księgowego (protokół przejęcia nieruchomości, druki PT lub
OT celem ujęcia w ewidencji środków trwałych),
2) Działu Eksploatacji (protokół przejęcia nieruchomości, dokumentacja
eksploatacyjna celem zapewnienia usług eksploatacyjnych, związanych
z administrowaniem nieruchomości przez Zakład),
3) Działu Nieruchomości (protokół przejęcia nieruchomości lokalowych),
4) Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów (protokół przejęcia
nieruchomości),
6. protokolarne przekazywanie nieruchomości administrowanych przez Zakład wraz
z posiadaną dokumentacją techniczno – eksploatacyjną (książka obiektów) oraz
protokołami z przeglądów okresowych instalacji i przewodów kominowych
osobom/podmiotom wskazanym w poleceniu przekazania przez Prezydenta Miasta
Gdańska lub właściwe merytorycznie Wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku,
w szczególności druki PT sporządzone na podstawie zapisów w ewidencji środków
trwałych Zakładu,
7. zgłaszanie wolnych lokali mieszkalnych, w tym również przypadków ich
nielegalnego zajęcia do Urzędu Miejskiego,
8. zgłaszanie wolnych lokali użytkowych (w tym garaży), w tym również przypadków
ich nielegalnego zajęcia do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
9. opiniowanie wniosków najemców o przydział lokali zamiennych,
10. występowanie z wnioskiem do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego
o wymeldowanie osób,
51
11. udzielanie odpowiedzi na zapytania Urzędu Miejskiego, dotyczące stanu prawnego
lokali mieszkalnych,
12. koordynowanie działań umożliwiających lokatorom wykonywanie świadczeń
w miejsce wypełnienia na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
13. koordynowanie prac remontowych i porządkowych wykonywanych przez osoby
osadzone, osoby mające ograniczone prawo pozbawienia wolności,
14. organizacja i kontrola ruchu drogowego na drogach wewnętrznych będących
w administrowaniu Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych,
15. wyrażanie zgody na wyznaczenie miejsca zastrzeżonego postoju,
16. prowadzenie spraw związanych z:
1) dzierżawą terenów,
2) sposobem zagospodarowania wnętrz podwórzowych,
3) zmianą organizacji ruchu na drogach wewnątrzosiedlowych,
4) monitoringiem garaży,
17. opiniowanie wniosków najemców, przygotowywanie informacji techniczno
- eksploatacyjnej, związanych ze sprzedażą nieruchomości oraz przekazywanie jej
do właściwego wydziału Urzędu Miejskiego,
18. bieżące przekazywanie do Działu Eksploatacji informacji w zakresie:
1) konieczności uzupełnienia wyposażenia nieruchomości w kosze, ławki, itp.,
z określeniem wielkości tych potrzeb,
2) konieczności zlecenia napraw elementów małej architektury, a w szczególności
urządzeń zabawowych, ogrodzeń, itp.,
3) zmian dotyczących wielkości administrowanego zasobu w związku z przejęciem
lub przekazaniem nieruchomości,
19. prowadzenie magazynu depozytowego na podręczny sprzęt i materiały
eksploatacyjne,
20. inicjowanie współpracy mieszkańców w zakresie:
1) dbałości o czystość i porządek w miejscu zamieszkania,
2) zachowania prawidłowych zasad współkorzystania z nieruchomości,
21. nadzór nad prawidłową realizacją umów w zakresie przestrzegania warunków
wynikających z przedmiotowej umowy:
1) najmu lokali mieszkalnych, użytkowych (w tym garaży), pomieszczeń ogólnego
użytku oraz przekazywanie informacji na temat stwierdzonych nieprawidłowości
do Działu Eksploatacji i Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
2) najmu (dzierżawy) gruntów pod tymczasowe obiekty garażowe,
3) dzierżawy terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju,
22. przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia lub rozwiązania umów
najmu lokali mieszkalnych, schronów, umów dzierżawy gruntów pod tymczasowe
obiekty garażowe, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu
pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety
publiczne),
23. sporządzanie umów najmu lokali mieszkalnych, schronów, umów dzierżaw gruntów
pod tymczasowe obiekty garażowe, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju
oraz umów najmu pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym
garaże i szalety publiczne),
24. zawieranie i rozwiązywanie umów najmu na lokale mieszkalne, schrony, umów
dzierżawy, terenów pod miejsca zastrzeżonego postoju oraz umów najmu
52
pomieszczeń pozostałych innych niż lokale użytkowe (w tym garaże i szalety
publiczne),
25. przygotowanie wypowiedzeń umów najmu lokali mieszkalnych,
26. wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych na podstawie potwierdzenia
zasadności wypowiedzenia umów najmu, wydanego przez Prezydenta Miasta
Gdańska,
27. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy komórek,
28. inicjowanie wykupów przez najemców lokali mieszkalnych,
29. przekazywanie i przejmowanie protokołami zdawczo - odbiorczymi lokali
mieszkalnych, użytkowych w tym garaży, pomieszczeń gospodarczych i terenów,
30. przekazywanie protokołów zdawczo - odbiorczych dotyczących wykupu lokali do
Urzędu Miejskiego oraz prowadzenie ich ewidencji,
31. przekazywanie pełnej informacji na potrzeby zawarcia umów na garaże murowane
do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
32. prowadzenie rejestrów potrzeb remontowych lub modernizacyjnych dotyczących
nieruchomości budynkowych oraz gruntowych i okresowe przekazywanie informacji
do Działu Przygotowania, Modernizacji i Remontów celem uwzględnienia
w opracowywanych planach finansowych Zakładu; sporządzanie szkiców stolarki
zakwalifikowanej do wymiany zgodnie z wytycznymi opracowanymi przez Dział
Przygotowania, Modernizacji i Remontów oraz obmiarów i opisu pieców kaflowych
zakwalifikowanych do przestawienia,
33. przygotowywanie i przekazywanie do Działu Przygotowania, Modernizacji
i Remontów informacji dotyczących budynków przeznaczonych do rozbiórki
z określeniem:
1) kubatury obiektu,
2) powierzchni użytkowej obiektu, ilości lokali, ilości izb, ilości wykwaterowanych
osób,
3) daty opróżnienia budynku z mieszkańców,
4) daty odłączenia budynków od mediów,
34. zlecanie, nadzór i odbiór robót konserwacyjnych, stolarskich i zduńskich zleconych
w ramach zatwierdzonego planu finansowego,
35. udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości w administrowanie na
podstawie decyzji Urzędu Miejskiego,
36. przeprowadzanie
rocznych
i
pięcioletnich
przeglądów
technicznych
administrowanych
przez
Zakład
obiektów,
sporządzanie
protokołów
z przeprowadzonych przeglądów oraz aktualizacja książek obiektu budowlanego
oraz dokonywanie odbiorów przeglądów,
37. dokonywanie przeglądów lokali gminnych w budynkach wspólnot mieszkaniowych
będących w obcym zarządzie; dokonywanie przeglądów lokali użytkowych oraz
placów zabaw,
38. prowadzenie nadzoru właścicielskiego nad zleconymi obiektami,
39. przeprowadzanie przeglądów i ocena stanu technicznego lokali komunalnych,
40. uzgadnianie uwarunkowań i występowanie do właściwego wydziału Urzędu
Miejskiego o przekwalifikowania lokali,
41. określanie potrzeb remontowych zasobu lokali komunalnych celem ujęcia
w rocznych i wieloletnich planach remontowych i modernizacyjnych,
53
42. przekazywanie informacji na temat rocznych i pięcioletnich przeglądów technicznych
w lokalach użytkowych do Biura Obsługi Lokali Użytkowych,
43. bieżące informowanie Działu Ekonomicznego o wysokości obciążenia najemców
kaucją mieszkaniową po sporządzeniu umowy najmu,
44. bieżąca aktualizacja danych stanowiących podstawę do naliczania wszelkich
zobowiązań najemcom oraz przekazywanie tych informacji do Działu Opłat
i Rozliczeń, Działu Eksploatacji, Działu Windykacji, Biura Obsługi Lokali
Użytkowych,
45. prowadzenie rejestru wniosków i skarg oraz rejestru zgłoszonych przez
mieszkańców awarii oraz niezwłoczne zlecenie zabezpieczenia miejsca awarii
i dokonanie niezbędnych napraw w ramach konserwacji,
46. bieżąca obsługa interesantów w zakresie wyjaśniania należności czynszowych,
47. monitorowanie najemców i dzierżawców pod względem płatności, opłat należnych
z tego tytułu,
48. współpraca z Działem Opłat i Rozliczeń w zakresie wyjaśniania wysokości
należnych opłat z tytułu czynszu i świadczeń oraz bieżąca obsługa interesantów
w tym zakresie,
49. występowanie do Działu Windykacji z wnioskami o podjęcie sądowych procedur
o eksmisje w przypadku zakłócania porządku, naruszenia regulaminu domowego
przez użytkownika lokalu lub z innych przyczyn nie związanych bezpośrednio
z zadłużeniem,
50. terminowe przekazywanie na wniosek Działu Windykacji kompletu dokumentów
niezbędnych do wszczęcia postępowania wypowiedzenia umowy najmu,
postępowania sądowego o zapłatę i eksmisję lub rozwiązania odpisu
aktualizującego należności czynszowe,
51. przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji niezbędnej do podjęcia decyzji
o rozłożeniu na raty, odroczeniu lub umorzeniu należności czynszowych,
52. windykacja upominawcza, a w szczególności sporządzanie i wysyłanie wezwań do
zapłaty zaległości,
53. prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem świadczeń w miejsce wypełnienia
przez lokatorów na rzecz Gminy Miasta Gdańska,
54. sporządzanie sprawozdań dotyczących podjętych działań windykacyjnych dla Działu
Windykacji,
55. występowanie do Działu Windykacji z wnioskiem o:
1) rozłożenie na raty zadłużeń z tytułu najmu lub dzierżawy,
2) podjęcie procedur sądowych, w przypadku braku skuteczności działań
w zakresie ugodowej spłaty zadłużenia,
realizowanych przez Biuro Obsługi Mieszkańców,
57. prowadzenie rejestru faktur i rachunków,
58. prowadzenie rejestrów zużycia: energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu oraz
zużycia szamba,
59. opiniowanie wniosków podmiotów ubiegających się o zgodę na ekspozycję
nośników reklamowych oraz zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy dachów
pod urządzenia techniczne,
60. opiniowanie wniosków o wyrażenie zgody na sprzedaż alkoholu w lokalu,
54
61. sporządzanie i podpisywanie deklaracji z zakresu gospodarowania komunalnymi
odpadami stałymi, powstałymi w budynkach zasiedlonych i niezasiedlonych oraz
wnętrz podwórzowych,
62. korespondencja z mieszkańcami w zakresie przydziału lokali mieszkalnych,
63. rozpatrywanie odwołań najemców w sprawach poprawności inwentaryzacji lokali
mieszkalnych i użytkowych
§ 42
DZIAŁ NIERUCHOMOŚCI
W skład Działu Nieruchomości wchodzą:
I. Biuro Zamiany Mieszkań
II. Biuro Obsługi Lokali Użytkowych
III. Biuro ds. Dzierżaw Nieruchomości
Do zakresu działania Biura Zamiany Mieszkań należy:
1. rozpatrywanie wniosków najemców oraz inicjowanie działań związanych
z zamianą mieszkań dokonywanych w ramach wielopłaszczyznowego systemu
zamiany mieszkań, w szczególności dotyczących:
1) zamiany pomiędzy najemcami lokali mieszkalnych wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu gminy, zamieszkującymi w zbyt dużych lokalach
w stosunku do potrzeb ich gospodarstwa domowego,
2) zamiany pomiędzy najemcami lokali mieszkalnych wchodzących w skład
zasobu mieszkaniowego gminy lub innymi uczestnikami wielopłaszczyznowej
zamiany lokali, w celu poprawy warunków mieszkaniowych najemców lokali
mieszkalnych, wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy,
3) zamiany pomiędzy zadłużonymi najemcami lokali mieszkalnych wchodzących
w skład mieszkaniowego zasobu gminy a innymi uczestnikami
wielopłaszczyznowej zamiany lokali, w celu uniknięcia rozwiązania
z zadłużonym najemcą stosunku najmu i skierowania sprawy na drogę
postępowania sądowego o opróżnienie lokalu,
4) zamiany pomiędzy najemcami lokali komunalnych w budynkach wspólnot
mieszkaniowych lub zamieszkującymi w jednolokalowych budynkach
komunalnych, którzy nie wyrażają woli skorzystania z prawa pierwszeństwa
nabycia lokalu a innymi uczestnikami wielopłaszczyznowej zamiany lokali,
którzy zobowiążą się do nabycia zamienionego lokalu,
2. składanie propozycji zamiany mieszkania zadłużonym najemcom lub
użytkownikom lokali mieszkalnych, w tym w szczególności:
1) posiadającym zaległości w opłatach za używanie lokalu, którym w celu
uniknięcia rozwiązania dotychczasowej umowy najmu i wystąpienia do sądu
o nakazanie opróżnienia lokalu, przedkładana jest propozycja zamiany
dotychczas zajmowanego lokalu na inny o mniejszej powierzchni lub niższym
standardzie,
2) podlegającym komercjalizacji, którzy nie skorzystali z pierwszeństwa w nabyciu
zajmowanego lokalu - w przypadku, gdy przyszły najemca zobowiąże się do
nabycia tego lokalu,
55
3.
4.
5.
6.
7.
3) tym, którzy współwynajmowali wspólne pomieszczenia i nie skorzystali z prawa
pierwszeństwa w zawarciu umowy najmu lokalu opróżnionego,
4) zamieszkałych w lokalach socjalnych (dyslokacja),
składanie propozycji lokali zamiennych najemcom lokali mieszkalnych, które nadają
się do zaadaptowania na lokale użytkowe,
kierowanie przygotowanych wniosków dotyczących zamiany mieszkań do
właściwego Wydziału Urzędu Miejskiego w sprawie wydania skierowania,
składanie przez Biuro niezadłużonym najemcom, zamieszkującym w lokalu
o statusie lokalu socjalnego i zainteresowanych poprawą warunków
mieszkaniowych propozycji otrzymania lokalu zamiennego o wyższym standardzie
technicznym lokalu z odzysku w ramach istniejącego zasobu mieszkaniowego,
w tym również lokalu w ramach dobrowolnej zamiany wynikającej
z wielopłaszczyznowego systemu zamiany mieszkań (dotyczy możliwości zamiany
na lokal pełnostandardowy, odzyskany w wyniku prowadzonego postępowania
eksmisyjnego na podstawie wyroku sądowego orzeczonego z prawem do lokalu
socjalnego),
składanie przez Biuro zadłużonym najemcom zamieszkującym w lokalu, który może
być przeznaczony na lokal socjalny i zachowany jest wskaźnik 5 m2 powierzchni
mieszkalnej przypadającej na jednego członka gospodarstwa domowego dłużnika,
propozycji zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego na czas oznaczony (do 3 lat)
w dotychczasowym miejscu zamieszkania; w razie odmowy przyjęcia tej oferty
skierowanie za pośrednictwem Działu Windykacji Gdańskiego Zarządu
Nieruchomości Komunalnych pozwu do sądu o eksmisję i złożenie oferty najmu
zajmowanego lokalu, jako lokalu socjalnego,
składanie przez Biuro zadłużonym najemcom propozycji zamiany zajmowanego
lokalu i zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego na czas oznaczony (do 3 lat)
w nowym miejscu zamieszkania, jeżeli lokal może być przeznaczony na lokal
socjalny i wskaźnik powierzchni mieszkalnej przypadającej na jednego członka
gospodarstwa domowego dłużnika przekracza 5 m2; w uzasadnionych przypadkach
– za zgodą Prezydenta Miasta Gdańska – pozostawienie dłużnika w dotychczas
zajmowanym lokalu i zawarcie umowy najmu tego lokalu, jako lokalu socjalnego;
w razie odmowy przyjęcia tej oferty skierowanie pozwu do sądu o eksmisję
i złożenie oferty najmu zajmowanego lub innego lokalu, jako lokalu socjalnego.
Do zakresu działania Biura Obsługi Lokali Użytkowych należy:
1. prowadzenie ewidencji wszystkich umów najmu lokali użytkowych, w tym garaży
i szaletów publicznych,
2. analiza wolnych lokali użytkowych, w tym garaży, na podstawie zgłoszeń
przekazywanych z Biur Obsługi Mieszkańców,
3. prowadzenie działań marketingowych poprzez:
1) monitorowanie potrzeb obecnych i potencjalnych użytkowników lokali
użytkowych,
2) rozmieszczanie tablic informacyjnych o możliwości wynajęcia wolnych lokali
użytkowych,
3) kontakt z samorządami zawodowymi,
56
4) dokonywanie ocen wpływu przeprowadzanych kampanii marketingowych na
poziom wzrostu zainteresowaniem zasobem lokali użytkowych,
5) pozostałe formy działań marketingowych,
4. organizacja przetargów ograniczonych i nieograniczonych oraz pisemnych
konkursów ofert na najem lokali użytkowych, w tym garaży i szalet publicznych,
z zasobu komunalnego, a w szczególności:
1) przygotowywanie wykazu lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów
publicznych, których najemcy będą wyłaniani w drodze przetargu publicznego
lub pisemnego konkursu ofert do akceptacji przez Dyrektora Zakładu,
2) przekazywanie gotowych wykazów lokali do przetargu publicznego lub
pisemnego konkursu ofert do właściwego Wydziału Urzędu Miejskiego celem
przygotowania zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie ogłoszenia
lokali, których najemcy zostaną wyłonieni w drodze przetargu lub konkursu ofert,
3) umieszczanie wykazu, o którym mowa w pkt. 1) na stronie internetowej, w prasie
lokalnej oraz na tablicach ogłoszeń Zakładu i Urzędu Miejskiego we współpracy
z właściwym Wydziałem w sprawie podawania do publicznej wiadomości.
5. prowadzenie przetargów i pisemnych konkursów ofert, o których mowa w ust. 5 na
podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska o ogłoszeniu przetargu,
6. przekazywanie wyników przetargów i pisemnych konkursów ofert do zatwierdzenia
przez Dyrektora Zakładu,
7. przekazywanie informacji o wynikach przeprowadzonych przetargów i pisemnych
konkursów ofert na potrzeby Wydziału Urzędu Miasta Gdańska właściwego
w sprawie nadzoru,
8. ogłaszanie informacji o wynikach przetargów i pisemnych konkursów ofert na
tablicach ogłoszeń Zakładu i w siedzibie Urzędu Miasta Gdańska,
9. przekazywanie sprawozdań z przeprowadzonych procedur wynajmu lokali
użytkowych, w tym garaży i szaletów publicznych do właściwego w sprawach najmu
Wydziału Urzędu Miejskiego,
10. organizowanie i przeprowadzanie ustnych negocjacji na najem okazjonalny lokali
użytkowych lub pomieszczeń, będących w trwałym zarządzie Gdańskiego Zarządu
Nieruchomości Komunalnych, a w szczególności:
1) przygotowywanie wykazów lokali użytkowych,
w tym garaży i szaletów
publicznych, których najemcy będą wyłaniani w trybie ustnych negocjacji,
2) przygotowanie zarządzeń Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości
Komunalnych w sprawie zatwierdzenia wykazu lokali do oddania w najem
okazjonalny w trybie ustnych negocjacji,
3) umieszczanie wykazów, o którym mowa w pkt. 1) na stronie internetowej,
w prasie lokalnej oraz na tablicach ogłoszeń Zakładu,
4) przygotowanie zarządzeń Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości
Komunalnych w sprawie zatwierdzenia wyników,
11. sporządzanie i zawieranie umów najmu, umów dzierżawy na lokale użytkowe, w tym
garaży i szaletów publicznych, z podmiotami:
1) wyłonionymi w drodze przetargu publicznego, pisemnego konkursu ofert lub
najmu okazjonalnego oraz przekazywanie kopii umów do Urzędu Miejskiego,
Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Opłat i Rozliczeń,
57
2) wskazanymi w skierowaniu lub zarządzeniu Prezydenta Miasta Gdańska oraz
przekazywanie kopii zawartych umów do Urzędu Miejskiego i Biur Obsługi
Mieszkańców oraz Działu Opłat i Rozliczeń,
12. sporządzanie i zawieranie umów użyczenia na podstawie zarządzenia Prezydenta
Miasta Gdańska,
13. dokonywanie zmian treści umów w formie aneksów w tym na podstawie
zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska oraz przekazywanie kopii aneksów do
Urzędu Miejskiego i Biur Obsługi Mieszkańców oraz Działu Opłat i Rozliczeń,
14. wypowiadanie umów najmu lub użyczenia lokali użytkowych, w tym garaży
i szaletów publicznych w granicach posiadanego pełnomocnictwa,
15. sporządzanie porozumień w sprawie rozwiązania umów najmu na podstawie zgody
Prezydenta Miasta Gdańska,
16. realizacja zadań przy udziale Biur Obsługi Mieszkańców w zakresie nadzoru nad
wykonywaniem umów najmu lokali użytkowych, w tym garaży i szaletów
publicznych,
17. realizacja zadań przy udziale Działu Nadzoru Wykonawczego w zakresie określenia
wytycznych, niezbędnych do zawarcia umów z najemcami dotyczących wykonania
na własny koszt remontu kapitalnego lokalu użytkowego obciążającego
wynajmującego w zamian za obniżkę czynszu zgodnie z obowiązującą uchwałą
Rady Miasta Gdańska,
18. zgłaszanie do Działu Opłat i Rozliczeń oraz Biur Obsługi Mieszkańców informacji
w zakresie przygotowywanych danych wyjściowych do naliczania opłat z tytułu
najmu lokali użytkowych, w tym:
1) wprowadzania bieżących zmian w celu drukowania powiadomień o zmianie
wysokości opłat w lokalu użytkowym,
2) wystawiania faktur VAT, faktur korygujących VAT, okresowego rozliczania
mediów,
19. sporządzanie i podpisywanie deklaracji DO2 z zakresu gospodarowania odpadami
komunalnymi powstałymi w lokalach użytkowych,
20. archiwizowanie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej dotyczącej
prowadzonej działalności,
21. współpraca z właściwymi Wydziałami Urzędu Miejskiego, komórkami Zakładu,
Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych oraz innymi podmiotami w zakresie
prawidłowej realizacji działań Biura oraz właściwego przepływu informacji.
Do zakresu działania Biura ds. Dzierżaw Nieruchomości należy:
1. organizowanie i przeprowadzanie procedur, w tym ustnych licytacji czynszu
dzierżawnego terenów na ogródki warzywno – kwiatowe i tereny przynależne do
gminnych lokali użytkowych oraz powierzchni dachów pod urządzenia techniczne
wraz z przygotowywaniem dokumentów niezbędnych do zawarcia umów,
2. zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy terenów na ogródki warzywno
– kwiatowe,
3. organizowanie i przeprowadzanie postępowań na dzierżawę nieruchomości
gruntowych lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasta Gdańska, nie
przekazanych w administrację innym jednostkom organizacyjnym miasta, w trybie
przetargowym albo w trybie bezprzetargowym, na zasadach określonych
58
w uchwałach Rady Miasta Gdańska oraz zarządzeniach Prezydenta Miasta
Gdańska,
4. zawieranie, wypowiadanie i rozwiązywanie umów dzierżawy gminnych
nieruchomości gruntowych lub ich części, stanowiących własność Gminy Miasta
Gdańska, z podmiotami wyłonionymi na zasadach, o których mowa w ust. 3,
5. praca na zbiorach informacji wewnętrznych („WINSARCZ”, „FK”, „RFK”, i inne)
i zewnętrznych („E-Miasto", „Ratusz", „E-Mapa", „Geo Vidi”, „FS Plan”, „EWID”).
§ 43
STANOWISKO DS. OCHRONY ZABYTKÓW
Do zakresu działania Stanowiska ds. Ochrony Zabytków należy:
1. tworzenie polityki działania w zakresie obiektów zabytkowych i objętych ochroną
konserwatorską w zarządzie Zakładu,
2. tworzenie planu postępowania z obiektami zabytkowymi,
3. tworzenie i aktualizacja bazy danych o obiektach zabytkowych i objętych ochroną
konserwatorską,
4. nadzorowanie czynności zarządczych realizowanych przez komórki zakładu na
obiektach objętych ochroną zabytków,
5. współpraca z Wojewódzkim i Miejskim Konserwatorem Zabytków w zakresie:
1) uzyskania pozwolenia na wykonanie robót na obiektach zabytkowych
i objętych ochroną konserwatorską,
2) uzyskania pozwoleń na wykonanie rozbiórek obiektów zabytkowych i objętych
ochroną konserwatorską,
6. współpraca z Konserwatorem Zabytków, Powiatowym Inspektoratem Nadzoru
Budowlanego, projektantami i rzeczoznawcami budowlanymi oraz właściwymi
Wydziałami Urzędu Miejskiego, w tym w szczególności Wydziałem Urbanistyki,
Architektury i Ochrony Zabytków,
realizowanych przez Stanowisko.
59
XIII. Zakresy działania komórek organizacyjnych Pion Głównego Księgowego – Głównego Ekonomisty
§ 44
DZIAŁ FINANSOWO - KSIĘGOWY
W skład Działu Finansowo - Księgowego wchodzą zespoły:
I. Zespół ds. Majątku Trwałego
II. Zespół ds. Sprzedaży Podstawowej i Pomocniczej
III. Zespół ds. Likwidatury
Do zadań Zespołu ds. Majątku Trwałego należy:
1. prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych i innych
składników majątkowych Zakładu,
2. prowadzenie ewidencji przy wykorzystaniu programu „Środki Trwałe" dla
umożliwienia ustalenia miejsca użytkowania środka trwałego, jego numeru
inwentarzowego, numeru w ramach Klasyfikacji Środków Trwałych, osoby
odpowiedzialnej, daty przyjęcia do użytku, stawki amortyzacyjnej, wartości brutto,
umorzenia i wartości netto,
3. dokonywanie w okresach miesięcznych uzgodnień pomiędzy księgami
pomocniczymi a zapisami na odpowiednich kontach w systemie „FK”,
4. kontrola prawidłowości zastosowania stawek amortyzacyjnych i ich zgodności
z Zakładowym planem amortyzacji,
5. nadzór nad inwentaryzacją majątku Zakładu i terminowe jej rozliczenie.
Do zadań Zespołu ds. Sprzedaży Podstawowej i Pomocniczej należy:
1. dekretacje i wprowadzanie danych z wyciągów bankowych do systemu ,,FK",
2. uzgadnianie stanu kont bankowych,
3. księgowanie raportów kasowych, w tym dekretacja i wprowadzanie danych
z raportów kasowych do systemu ,,FK",
4. księgowanie dokumentów dotyczących rozliczenia zaliczek,
5. bieżąca analiza i uzgadnianie kont rozrachunkowych z dostawcami,
6. windykacja kont rozrachunkowych,
7. obsługa wypłat (przygotowanie dokumentacji do wypłaty) wadium i złożonych
zabezpieczeń należytego wykonania umowy,
8. obsługa wypłat (przygotowanie dokumentacji do wypłaty) kwot, wynikających
z nakazów sądowych,
9. przygotowywanie danych do celów sprawozdawczości,
10. potwierdzanie sald,
11. windykacja kont rozrachunkowych,
12. dekretowanie i księgowanie przychodów ze sprzedaży podstawowej, przychodów
finansowych oraz przychodów ze sprzedaży pozostałej,
13. bieżące uzgadnianie kont rozrachunkowych dotyczących sprzedaży podstawowej
i pozostałej,
60
14. uzupełnianie brakujących rejestrów przygotowywanych przez Biuro Obsługi
Mieszkańców, rejestrów wspólnot mieszkaniowych w zarządzie Zakładu oraz
sporządzanie zestawień zbiorczych rejestru sprzedaży.
Do zadań Zespołu ds. Likwidatury należy przyjmowanie i rejestrowanie faktur,
rachunków i innych dokumentów księgowych dotyczących: zapłaty za dostawy, usługi
lub roboty oraz wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgromadzonymi na
rachunkach bankowych i w kasie, prowadzenie rejestrów kont rozrachunkowych
z pracownikami, rozliczanie limitów samochodowych i zaliczek oraz delegacji
służbowych a także sprawdzanie pod względem rachunkowym przygotowanych do
wypłaty zwrotów czynszowych.
Do zadań należy także: prowadzenie i obsługa kasowa Zakładu, w szczególności
prowadzenie prawidłowej gospodarki kasowej Zakładu, ścisła kontrola obrotu
gotówkowego, bieżące prowadzenie raportów i rejestru obrotu pieniężnego, rejestracja
dowodów kasowych i bankowych oraz uzgadnianie prowadzonych rejestrów.
Zgodne z prawem przetwarzanie baz danych osobowych ze szczególnym
uwzględnieniem zapewnienia bezpieczeństwa tych danych.
§ 45
DZIAŁ KOSZTÓW I ROZRACHUNKÓW
Do zadań Działu Kosztów i Rozrachunków należy:
1. bieżąca dekretacja i rejestrowanie dokumentów księgowych dotyczących kosztów
w oparciu o zakładowy plan kont i ustawę o rachunkowości,
2. prawidłowe grupowanie kosztów w sposób umożliwiający ustalenie poziomu
poszczególnych grup kosztów związanych z eksploatacją, remontami
i administrowaniem zasobami mieszkaniowymi dotyczących poszczególnych
miesięcy i całego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłat,
3. dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych,
4. zgłaszanie zastrzeżeń dotyczących prawidłowości merytorycznej oraz formalno
- rachunkowej dokumentów i ich zgodności z prawem,
5. bieżące dekretowanie dokumentów księgowych dotyczących kosztów danego
miesiąca według kont zespołu „5",
6. rejestrowanie operacji gospodarczych w programie komputerowym FK na kod
budynku lub na kod wspólnoty w podziale na gminę, lokale użytkowe i wszystkie
lokale (np. remont dachu),
7. kontrola prawidłowego opisu faktur za media przez Biura Obsługi Mieszkańców oraz
kontrola terminowego wystawiania faktur na wspólnoty w obcym zarządzie,
8. kontrolowanie poprawności kont analitycznych w ramach danego konta
syntetycznego zespołów kont „4", „5" i miejsca powstawania kosztów,
9. w powiązaniu z Działem Współpracy, prowadzenie analizy konta 208 sald wspólnot
mieszkaniowych w zarządzie GZNK,
10. prowadzenie ewidencji na koncie pozabilansowym ,,Zaangażowania środków
zakładów budżetowych’’ – ewidencja prawnego zaangażowania środków
61
przewidzianych w planach finansowych zakładów budżetowych w zależności od
tego, w którym roku nastąpią wydatki z rachunku bankowego,
11. prowadzenie
ewidencji
świadczenia
usług
wzajemnych,
dotyczących
odpracowywania długów przez najemców na wydzielonym koncie księgowym,
wystawianie not księgowych na podstawie sporządzonych przez BOM-y kalkulacji
dla poszczególnych najemców,
12. sporządzanie sprawozdania rocznego Rachunku Zysków i Strat,
13. wystawianie faktur do faktur dla wspólnot mieszkaniowych w zarządzie GZNK,
14. prowadzenie ewidencji zaangażowania pod datą podjęcia decyzji – na podstawie
zawartych umów, decyzji oraz innych porozumień i postanowień, których wykonanie
spowoduje powstanie zobowiązań i konieczność ich sfinansowania ze środków
własnych, również ewidencjonowanych na tym koncie jako wydatek,
15. badanie zgodności poszczególnych umów według podziałki klasyfikacji
budżetowych z wydatkiem dotyczącym tych umów do wysokości zaangażowania,
16. przekazywanie informacji o wysokości naliczonego świadczenia do Działu Opłat
i Rozliczeń oraz do Działu Finansowo – Księgowego,
17. wykonywanie zadań dotyczących nieruchomości Skarbu Państwa w zakresie
ewidencji, rozliczeń:
Ewidencja operacji gospodarczych:
1) Wyciągi Bankowe - uzgodnienia i korekty właściwości wpłat i wypłat,
księgowanie wyciągów zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową
2) prawidłowe grupowanie kosztów w sposób umożliwiający ustalenie poziomu
poszczególnych grup kosztów związanych z eksploatacją, remontami
i zarządzaniem zasobami dotyczących poszczególnych miesięcy i całego roku
obrotowego niezależnie od terminu zapłat zgodnie z obowiązującą klasyfikacją
budżetową,
3) prawidłowe grupowanie przychodów i kosztów, wpływów i wydatków w sposób
umożliwiający ustalenie ich poziomu dla poszczególnych nieruchomości
zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową,
4) rozliczenia finansowe okresowe wpływów i wydatków poszczególnych
nieruchomości przekazywanych do Urzędu Miejskiego w Gdańsku do Wydziału
Skarbu i Wydziału Finansowego,
5) prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych „ Zaangażowania środków
– mienie Skarbu Państwa” - ewidencja prawnego zaangażowania środków
przewidzianych w planach finansowych mienia Skarbu Państwa w zależności
od tego, w którym roku nastąpią wydatki z rachunku bankowego,
18. rozliczanie nieruchomości ujętych w zasobach komunalnych, w stosunku do których
toczone jest postępowanie przez osoby fizyczne o przyznanie im prawa własności
– przygotowanie rozliczenia kosztów ponoszonych na utrzymanie nieruchomości,
przygotowanie kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem
i przesłanie rozliczenia do Wydziału Skarbu Urzędu Miejskiego w Gdańsku.
Współpraca z pozostałymi
komórkami
62
organizacyjnymi
w
zakresie
zadań
§ 46
DZIAŁ ROZLICZENIA WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH
Do zakresu działania Działu Rozliczenia Wspólnot Mieszkaniowych należy:
1. sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym rachunków wspólnot
mieszkaniowych dotyczących zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną,
w których Gmina Miasta Gdańsk posiada udziały,
2. bieżące rejestrowanie dokumentów księgowych w programie „RFK" dokumentów
z zachowaniem chronologii zapisów,
3. przekazywanie dokumentów do działów zajmujących się weryfikacją pod względem
merytorycznym oraz kontrola prawidłowego obiegu dokumentów w sposób
zapewniający prawidłową ewidencję zdarzeń gospodarczych,
4. zgłaszanie
zastrzeżeń
do
kompletności
oraz
formalno - rachunkowej
rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
5. prawidłowe wprowadzenie potwierdzonych rachunków lub powiadomień,
z podziałem na koszty, do programu „DEKRET",
6. dokonywanie płatności na rzecz wspólnot mieszkaniowych,
7. sprawdzanie prawidłowości księgowań rachunków i zapłat w systemie „FK" zgodnie
z Zakładowym Planem Kont,
8. uzgadnianie i potwierdzanie sald ze wspólnotami,
9. weryfikacja wezwań do zapłaty i nakazów zapłaty w postępowaniu upominawczym
otrzymanych od wspólnot mieszkaniowych.
§ 47
DZIAŁ EKONOMICZNY
W skład Działu Ekonomicznego wchodzą zespoły:
I. Zespół ds. Planowania, Analiz i Sprawozdawczości
II. Kaucje i podatki
Do zadań Zespołu ds. Planowania, Analiz i Sprawozdawczości należy:
1. opracowywanie planów finansowych rocznych, wieloletnich i perspektywicznych
Zakładu, opracowywanie ich korekt na podstawie materiałów przygotowanych
przez Pion Techniczno – Eksploatacyjny,
2. prowadzenie bieżącej kontroli rozliczeń z budżetem miasta Gdańska w zakresie
otrzymanych dotacji,
3. opracowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Gdańska o ustalenie dotacji dla
Zakładu w oparciu o założenia planu finansowego Zakładu,
4. ustalanie niezbędnych wskaźników do planu finansowego i podział środków
pieniężnych na poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
5. analiza
wykorzystania
środków
przekazanych
z
budżetu,
środków
pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Zakładu,
6. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich
analiz niezbędnych przy podejmowaniu bieżących decyzji,
63
7. dokonywanie okresowych analiz ekonomicznych w zakresie działalności Zakładu
i opracowywanie wniosków dot. działań naprawczych w celu eliminacji
stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie działalności Zakładu,
8. prowadzenie bieżących analiz działalności eksploatacyjno - remontowej Zakładu
w rozbiciu na poszczególne komórki organizacyjne Zakładu,
9. sporządzanie okresowych sprawozdań i analiz dotyczących wykorzystania
funduszu wynagrodzeń, zatrudnienia, itp.
10. sporządzanie comiesięcznych sprawozdań zbiorczych według katalogu,
w kryteriach określonych przez Urząd Miasta Gdańska,
11. sporządzanie analiz oraz zestawień najemców zalegających z płatnościami według
doraźnych potrzeb Urzędu Miasta Gdańska oraz Dyrektora Zakładu,
12. sporządzanie comiesięcznych analiz dotyczących zaległości czynszowych
w lokalach mieszkalnych i użytkowych oraz comiesięcznych analiz ściągalności
zaległości czynszowych,
13. sporządzanie informacji o stanie prac windykacyjnych, w tym ilości wysłanych
wezwań do zapłaty, ilości zawartych ugód o odroczenie, rozłożenie na raty, ilości
przygotowanych i wysłanych pozwów o eksmisję,
14. prowadzenie korespondencji z Urzędem Miasta Gdańska w zakresie analiz
i sprawozdań,
15. gromadzenie, segregowanie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej
prowadzonych zagadnień,
16. sporządzanie wydruków należności z bieżących i archiwalnych baz danych dla
potrzeb Urzędu Miasta.
Do zadań Kaucji i Podatków należy:
1. prowadzenie ewidencji kaucji mieszkaniowych, wpłaconych przez najemców,
2. prowadzenie
postępowań
o
zwrot
kaucji
mieszkaniowych
zgodnie
z postanowieniami art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw
lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst
jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 150, z późniejszymi zmianami) oraz do zawierania
ugód o zwrot kaucji mieszkaniowej w wysokości naliczonej zgodnie
z zasadami określonymi w stosownym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Gdańska,
3. prowadzenie i weryfikacja rejestrów sprzedaży i zakupów oraz sporządzanie
deklaracji VAT 7 dla potrzeb podatku od towarów i usług,
4. weryfikacja i rozliczanie podatków, opłat lokalnych, uzgadnianie w cyklach
miesięcznych rozrachunków z tytułu podatków oraz sporządzanie deklaracji,
5. weryfikacja i rozliczanie PFRON,
6. miesięczne uzgadnianie i odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy od osób
prawnych,
7. weryfikacja i sporządzanie rocznej deklaracji CIT dla potrzeb podatku dochodowego
od osób prawnych.
przez Dział.
64
§ 48
DZIAŁ WINDYKACJI
W skład Działu Windykacji wchodzą zespoły:
I. Zespół ds. Windykacji
II. Zespół ds. Rat i Umorzeń
III. Zespół ds. Egzekucji
Do zadań Zespołu ds. Windykacji należy:
1. prowadzenie korespondencji dotyczącej wyjaśnienia niezgodności sald
w zakresie należności objętych postępowaniem sądowym,
2. sporządzanie wykazów korekt dotyczących niezgodności ww. sald i przekazywanie
ich do komórki merytorycznej,
3. wysyłanie wezwań do zapłaty w uzgodnieniu ze specjalistami z właściwych Biur
Obsługi Mieszkańców, przygotowywanie radcom prawnym informacji niezbędnych
do udzielenia odpowiedzi na sprzeciw dłużnika od nakazu zapłaty,
4. przygotowywanie, na wniosek radców prawnych, informacji niezbędnych do
wykonania zarządzeń wydanych przez sąd w trakcie procesu,
5. wysyłanie do dłużników uprzedzeń o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu,
6. zawieranie ugód,
7. wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych oraz umów dzierżawy
gminnych nieruchomości gruntowych w związku z występującymi zaległościami,
8. wystawianie zaświadczeń o stanie konta na żądanie Urzędu Miasta lub innych
urzędów (np. sądu) w porozumieniu z Działem Opłat i Rozliczeń,
9. sporządzanie dla MOPR comiesięcznych sprawozdań dotyczących najemców
zalegających z opłatami w okresie otrzymywania dodatku mieszkaniowego,
10. współpraca z pozostałymi zespołami Działu Windykacji, Działem Opłat i Rozliczeń,
Biurem Obsługi Lokali Użytkowych, Działem Ekonomicznym oraz pozostałymi
działami Zakładu w zakresie prawidłowego przepływu informacji,
11. udzielanie Działowi Ekonomicznemu informacji niezbędnych do prawidłowego
sporządzenia sprawozdania z czynności windykacyjnych,
12. przekazywanie bieżących informacji pracownikom na stanowiskach ds. windykacji
we właściwych Biurach Obsługi Mieszkańców i Biurze Obsługi Lokali Użytkowych,
dotyczących postępu działań sądowych i komorniczych.
Do zadań Zespołu ds. Rat i Umorzeń należy:
1. kontrola pod względem merytorycznym i formalnym przekazanej przez Biura
Obsługi Mieszkańców dokumentacji niezbędnej do podjęcia decyzji przez Urząd
Miasta lub Dyrektora Zakładu w sprawach dotyczących:
1) umarzania zaległości czynszowych,
2) rozkładania na raty zaległości czynszowych,
3) odraczania terminów spłaty zaległości czynszowych,
2. sporządzanie propozycji ugody i wezwanie lokatora do stawiennictwa celem
podpisania zatwierdzonej ugody,
3. realizacja decyzji podjętych przez Urząd Miasta lub Dyrektora Zakładu w sprawie
zadłużenia,
65
4. prowadzenie bieżącej ewidencji wszystkich ugód zawartych w Dziale Windykacji
oraz zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta dotyczących umorzenia,
odroczenia i rozłożenia na raty należności,
5. informowanie dłużników lokali mieszkalnych i użytkowych oraz dzierżawców
gminnych nieruchomości gruntowych o podjętych decyzjach w sprawach
dotyczących ich wystąpień,
6. przekazywanie informacji do Działu Opłat i Rozliczeń, oraz innych komórek Działu
Windykacji o podjętych decyzjach dotyczących umorzenia, rozkładania na raty lub
odraczania terminów spłaty zaległości czynszowych,
7. sporządzanie, we współpracy z Działem Ekonomicznym informacji dotyczących
zakresu zadań zespołu, a zwłaszcza informacji do Urzędu Miejskiego dotyczących
realizacji obowiązującej Uchwały Rady Miasta Gdańska w sprawie szczegółowych
zasad i trybu umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych Miasta Gdańska
z tytułu należności pieniężnych,
8. udzielanie Dyrektorowi informacji o dłużnikach i stanie prowadzonych prac
windykacyjnych w zakresie rat, umorzeń i odroczeń,
9. sprawdzanie akt spraw kierowanych na drogę postępowania sądowego o nakaz
zapłaty, w zakresie ugód i wniosków skierowanych do Urzędu Miejskiego
w Gdańsku,
10. współpraca z właściwym wydziałem Urzędu Miejskiego w Gdańsku w zakresie
działania zespołu,
11. comiesięczne przekazywanie informacji do Działu Ekonomicznego o podjętych
decyzjach w sprawie udzielania ulg w spłacie, kierowanych spraw do Urzędu
Miejskiego w Gdańsku.
Do zadań Zespołu ds. Egzekucji należy:
1. wystawianie wezwań do zapłaty w przypadku wystąpienia zaległości, stwierdzonych
na podstawie uprawnienia do podglądu kartotek dzierżawców gminnych
nieruchomości gruntowych lub bezumownych użytkowników,
2. wysyłanie wezwań do opuszczenia lokalu - przedsądowe:
1) z tytułu nielegalnego zajęcia,
2) braku tytułu prawnego do lokalu.
3. sporządzanie pozwów o eksmisję z lokalu mieszkalnego i użytkowego,
4. podejmowanie działań w celu wyegzekwowania należności od dłużnika, w tym
występowanie do sądu oraz wszczynanie postępowania egzekucyjnego
w przypadku dzierżawy gminnych nieruchomości gruntowych,
5. sporządzanie wniosków o dokonanie odpisu z ksiąg rachunkowych wierzytelności
przedawnionych i nieściągalnych,
6. kierowanie do komornika wniosków o wszczęcie egzekucji, tj. o wykonanie nakazu
sądu opuszczenia i opróżnienia przez dłużnika lokalu,
7. współpraca z radcą prawnym w zakresie prowadzonych postępowań
egzekucyjnych,
8. sprawdzanie zasadności żądanych przez komorników zaliczek po uprzedniej
konsultacji z radcą prawnym, także pod względem zgodności – wydatku z planem,
współdziałanie z radcą prawnym w zakresie wykonywania zarządzeń komorników
i wykonawczych postanowień sądowych w prowadzonych sprawach (nie dotyczy
uczestnictwa w eksmisji i odbioru opróżnionego lokalu),
66
9. w przypadku braku pozytywnych wyników egzekucji - występowanie do sądu
z wnioskiem o ujawnienie majątku przez dłużnika oraz dokonanie zabezpieczenia
mienia,
10. utrzymywanie na bieżąco kontaktu z komornikami w celu śledzenia przebiegu
egzekucji w poszczególnych sprawach,
11. współpraca z radcami prawnymi w zakresie wnoszenia do sądu skarg na czynności
komorników i wnoszenie zażaleń na komorników do Prezesa Sądu Rejonowego,
12. prowadzenie bazy danych spraw o eksmisję, oraz udzielanie informacji Działowi
Ekonomicznemu w celach sprawozdawczych,
13. informowanie na piśmie komórek organizacyjnych Zakładu oraz Urzędu Miejskiego
o bieżącym stanie poszczególnych spraw,
14. współpraca z komórkami organizacyjnymi Zakładu oraz z Urzędu Miejskiego
w zakresie wykonywania eksmisji,
15. prowadzenie ewidencji posiadanej dokumentacji dotyczącej prowadzonych spraw,
16. wnioskowanie o licytację mienia dłużnika,
17. wykonywanie czynności zmierzających do windykacji zadłużenia najemców lokali
mieszkalnych i użytkowych oraz właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych
administrowanych przez Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych,
1) kompletowanie dla radców prawnych dokumentacji oraz sporządzanie pozwów
do sądu o zapłatę na drodze uproszczonego postępowania sądowego (zakres
tego obowiązku nie obejmuje wysyłania wezwań do zapłaty),
2) przygotowywanie radcom prawnym informacji niezbędnych do udzielenia
odpowiedzi na sprzeciw dłużnika od nakazu zapłaty,
3) przygotowywanie na wniosek radców prawnych informacji niezbędnych dla
wykonania zarządzeń wydanych przez sąd w trakcie procesu,
18. nadzór
nad prawidłowym
przebiegiem spraw sądowych o
zapłatę
1) wnoszeniem w terminie opłat sądowych,
2) występowaniem o nadanie klauzuli wykonalności,
3) kierowaniem wniosków do postępowania komorniczego,
4) postępowaniem komorniczym,
5) przygotowywaniem ugód po wyrokach sądowych (informowanie Zespołu ds. Rat
i Umorzeń),
19. wykonywanie czynności zmierzających do egzekucji orzeczeń sądowych,
1) występowanie z wnioskiem o nadanie orzeczeniu sądowemu klauzuli
wykonalności,
2) przygotowywanie prawnych wniosków o wszczęcie postępowań egzekucyjnych,
3) udzielanie informacji niezbędnych do wykonania zarządzeń komorników
w poszczególnych sprawach egzekucyjnych,
4) utrzymywanie na bieżąco kontaktów z komornikami przy prowadzeniu egzekucji,
5) przygotowywanie dla radców prawnych informacji niezbędnych do wniesienia
skargi na czynności komornika w sprawach o zapłatę,
6) ścisła współpraca z zespołem radców prawnych w zakresie prowadzonych
postępowań,
67
20. współpraca z innymi Zespołami Działu Windykacji, Biurami Obsługi Mieszkańców
oraz działami Zakładu w celu prawidłowego wykonania obowiązków zespołu
określonych w ust. 17, 18, 19,
21. udzielanie Działowi Ekonomicznemu informacji niezbędnych do prawidłowego
sporządzenia sprawozdania z czynności windykacyjnych,
22. udzielanie Dyrektorowi Zakładu informacji o dłużnikach i stanie prowadzonych prac
egzekucyjnych,
23. prowadzenie bieżącej ewidencji spraw sądowych o zapłatę oraz sporządzanie
syntetycznych sprawozdań dotyczących działania Zespołu ds. Egzekucji.
Współpraca z pozostałymi
komórkami
organizacyjnymi
w
zakresie
zadań
§ 49
DZIAŁ OPŁAT I ROZLICZEŃ
W skład działu wchodzą zespoły:
I. Zespół ds. Wpłat Czynszowych
II. Zespół ds. Rozliczeń
Do zadań Zespołu ds. Wpłat Czynszowych należy:
1. obsługa programów w zakresie podstawowych funkcji dotyczących wprowadzania
wpłat do kartotek lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, komórek, ogródków
warzywno – kwiatowych, obudów śmietników, miejsc postojowych, podwórzy,
2. dokonywanie korekt i przeksięgowań wpłat nieprawidłowo wpłaconych przez
najemców/użytkowników,
3. obsługa programu windykacyjnego w zakresie prawidłowego księgowania wpłat
komorniczych,
4. dokonywanie uzgodnień
Finansowo - Księgowym,
wprowadzonych
wyciągów
bankowych
z
Działem
5. analiza i rozksięgowywanie świadczeń rzeczowych najemców/użytkowników
odpracowujących zaległości czynszowe,
6. sporządzanie zestawień zbiorczych i dokonywanie uzgodnień miesięcznych
wszystkich wprowadzonych wpłat z Działem Finansowo - Księgowym,
7. terminowe udzielanie odpowiedzi na pisma lokatorów, Urzędu Miejskiego oraz
innych działów Zakładu w zakresie ewidencji wpłat na kartotekach lokali,
8. kontrola finansowa przekazanych wpłat dodatków mieszkaniowych przez Miejski
Ośrodek Pomocy Rodzinie,
9. bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Mieszkańców i Biurem Obsługi Lokali
Użytkowych w zakresie prawidłowości wprowadzonych wpłat do kartotek lokali,
10. bieżąca współpraca z Działem Windykacji w zakresie
wprowadzonych wpłat bieżących oraz wpłat komorniczych,
11. bieżąca współpraca z innymi działami Zakładu.
68
prawidłowości
Do zadań Zespołu ds. Rozliczeń należy:
1. obsługa programu czynszowego WINSARCZ w zakresie funkcji dotyczących:
1) rozliczania mediów,
2) wprowadzania zmian bieżących do kart lokali mieszkalnych, użytkowych,
garaży, komórek, ogrodów, obudów śmietnikowych, miejsc postojowych,
podwórzy,
3) dokonywanie aktualizacji należności,
2. dokonywanie przeceny należności i drukowanie aneksów oraz powiadomień dla
lokali bez tytułu prawnego po dokonaniu bieżących zmian otrzymywanych z Biur
Obsługi Mieszkańców, Zarządców wspólnot mieszkaniowych oraz na podstawie
zmian
wprowadzanych uchwałami Rady Miasta Gdańska i Zarządzeniami
Prezydenta Miasta Gdańska,
3. ustalanie i wypowiadanie stawek czynszów dla lokali użytkowych, lokali
mieszkalnych, garaży, na podstawie Uchwał Rady Miasta Gdańska i Zarządzeń
Prezydenta z uwzględnieniem:
1) preferencji,
2) współczynników, algorytmów,
3) wskaźników,
4. comiesięczne drukowanie faktur dla lokali użytkowych, garaży, faktur korygujących
oraz rejestrów w/w faktur,
5. comiesięczne
użytkowych,
sporządzanie
rejestrów
sprzedaży
czynszowej
dla
lokali
6. zakładanie kartotek sądowych dla lokali, księgowanie kosztów sądowych,
w sprawie, których toczą się postępowania sądowe o zwrot należności, na
podstawie informacji przekazywanych przez pozostałe zespoły Działu Windykacji,
7. wprowadzanie do kartotek lokali decyzji o ratach na podstawie wykazów od
Zespołu ds. Rat i Umorzeń Działu Windykacji,
8. zakładanie kartotek pozabilansowych dotyczących odroczeń i umorzeń na
podstawie wykazów od Zespołu ds. Rat i Umorzeń,
9. anulowanie rat, odroczeń na podstawie informacji
Windykacji,
uzyskanych z Działu
10. drukowanie, wysyłanie i wyjaśnianie sald dla lokali użytkowych,
11. rozpatrywanie wniosków lokatorów o obniżkę dochodową lub/i techniczną,
1) weryfikacja wniosku po otrzymaniu z MOPR-u,
2) wydanie decyzji pozytywnej bądź odmowy w przypadku nie spełnionych
kryteriów,
3) wydrukowanie aneksu/powiadomienia o opłatach z uwzględnieniem przyznanej
obniżki,
12. rozpatrywanie odwołań od negatywnej decyzji o przyznaniu obniżki:
1)
przygotowanie karty obiegowej,
2)
skompletowanie pełnej dokumentacji,
3)
przekazanie do Dyrektora celem podjęcia decyzji,
69
4)
udzielenie odpowiedzi wnioskodawcy,
13. wprowadzanie decyzji o przyznaniu dodatków mieszkaniowych do kartotek lokali
oraz decyzji o ich wstrzymaniu,
14. kontrola finansowa przekazanych dodatków przez Miejski Ośrodek Pomocy
Rodzinie,
15. sporządzanie poleceń wypłat:
1)
z tytułu rozliczenia konta po wykupie,
2)
z tytułu rozliczenia konta po przekazaniu lokalu,
3)
z tytułu wykonania samo remontu,
4)
zwrot dodatków mieszkaniowych do Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie lub
zarządców,
16. terminowe udzielanie odpowiedzi na pisma lokatorów, Urzędu Miejskiego oraz
innych działów Zakładu dotyczące wyjaśnień:
1) naliczeń stawek i opłat w lokalu lub budynku,
2) rozliczeń mediów,
17. bieżąca współpraca z Biurami Obsługi Mieszkańców w zakresie prawidłowości
danych wprowadzonych do kart lokali,
18. dokonywanie okresowych rozliczeń dla lokali komunalnych:
1) wody z wodomierzy indywidualnych na podstawie odczytów przekazywanych
przez BOM - y oraz drukowanie powiadomień o rozliczeniu dla lokatora i lokali
użytkowych,
2) wody z głównego wodomierza:
- dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur,
- dla budynków będących w obcym Zarządzie na podstawie rachunków od
zarządcy,
3) centralnego ogrzewania :
- dla budynków 100% gminnych na podstawie faktur
- dla budynków będących w obcym zarządzie
zarządcy,
na podstawie rachunków od
4) gazu, energii elektrycznej, wywozu nieczystości stałych:
- dla budynków będących w obcym zarządzie
zarządcy
na podstawie rachunków od
5) wywozu nieczystości płynnych:
- dla budynków będących w obcym zarządzie na podstawie rachunków od
zarządcy,
19. ustalanie stawek z tytułu centralnego ogrzewania dla budynków 100% gminnych
na podstawie poniesionych kosztów za ostatni okres rozliczeniowy,
20. weryfikacja i zatwierdzanie otrzymanych rachunków od zarządców w zakresie
prawidłowości ich rozliczenia,
21. korespondencja z zarządcami w zakresie:
70
1) wyjaśniania niezgodności rachunków,
2) przekazywania danych niezbędnych do prawidłowych rozliczeń,
3) informacji na temat aktualnych zaliczek za media dla lokali komunalnych,
22. rozpatrywanie podań lokatorów w sprawie przesunięcia terminów płatności,
23. przyjmowanie interesantów,
24. bieżąca współpraca z Zespołem ds. Windykacji w zakresie prawidłowości stanów
finansowych najemców i użytkowników - informacje o stanie kont będzie
przekazywał wyłącznie Zespół ds. Windykacji,
25. bieżąca współpraca z innymi działami Zakładu, jak również z Urzędem Miejskim
i Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie w zakresie działania zespołu,
26. sporządzanie
comiesięcznych
z zamknięciem miesiąca:
sprawozdań
finansowych
związanych
1) uzgadnianie wpłat,
2) uzgadnianie wpłat komorniczych,
3) uzgadnianie sprzedaży z rejestrami VAT,
4) wydruki: sprzedaż, tabulogramy, rejestry,
27. kompleksowe przygotowywanie i sfinalizowanie konkursu ofert dotyczących
wydruku książeczek opłat czynszowych,
28. sporządzanie zestawień z całości zasobów wg bazy WINSARCZ na potrzeby
innych działów Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych i Urzędu Miasta
Gdańska,
29. wprowadzanie nowych użytkowników do Systemu Informacji Lokalowej,
30. wprowadzanie naliczonych wstecznych korekt dotyczących zmiany ilości osób
oraz zmiany powierzchni nieruchomości,
31. sporządzanie wyliczenia i przekazywanie informacji do najemcy o zwrocie
poniesionych kosztów na wynajęty lokal,
32. wprowadzanie zawartych umów do podsystemu GRU (obsługa rejestru umów),
33. prowadzenie w podsystemie WPBUD (obsługa wpływów budżetowych)
analitycznej ewidencji księgowej należności z tytułu dzierżawy nieruchomości
gruntowych i bezumownego zajęcia nieruchomości gruntowych,
34. wystawianie i wysyłanie do dzierżawców lub bezumownych użytkowników faktur,
faktur korygujących, not obciążeniowych lub uznaniowych, wygenerowanych
w podsystemie WPBUD gdzie wystawiającym jest Gmina Miasta Gdańska,
35. sporządzanie w podsystemie WPBUD miesięcznych rejestrów sprzedaży VAT,
rejestrów korygujących sprzedaży VAT i przekazywanie ich do Wydziału
Finansowego Urzędu Miasta,
36. sporządzanie w podsystemie WPBUD miesięcznych rejestrów
i przekazywanie ich do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,
37. nadawanie indywidualnych rachunków bankowych dla
bezumownych użytkowników nieruchomości gruntowych,
dzierżawców
38. przygotowywanie uzasadnienia zwrotu nadpłaty na druku Urzędu Miasta.
71
przedpłat
lub
Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zakładu w zakresie zadań
72
XIV. Postanowienia końcowe
§ 50
Regulamin organizacyjny dotyczy całości zadań realizowanych przez Gdański Zarząd
Nieruchomości Komunalnych Samorządowy Zakład Budżetowy, wykonywanych
zarówno jako zadania własne Gminy Miasta Gdańsk, jak również polecone do
wykonywania przez Prezydenta Miasta Gdańska pełniącego funkcję starosty powiatu
grodzkiego.
§ 51
1. Wszystkich pracowników Zakładu obowiązuje przestrzeganie postanowień
zawartych w niniejszym Regulaminie oraz rzetelne wykonywanie obowiązków
służbowych.
2. Pracownik nowoprzyjęty na stanowisko nierobotnicze otrzymuje zakres obowiązków
służbowych i zostaje zapoznany z zakresem działania i schematem organizacyjnym
Zakładu, a przede wszystkim z zakresem działania komórki organizacyjnej, w której
został zatrudniony.
3. Pracownicy nowoprzyjęci, zwalniani, przenoszeni na inne stanowisko oraz
materialnie odpowiedzialni za powierzone mienie zobowiązani są do protokolarnego
przejęcia lub przekazania całości spraw i akt od swojego poprzednika, względnie
swojemu następcy.
4. Niniejszy Regulamin stanowi podstawę do sporządzenia lub uaktualnienia zakresów
czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników zatrudnionych
w Zakładzie.
§ 52
Struktura
organizacyjna
Organizacyjnego.
Zakładu
stanowi
integralną
§ 53
Regulamin wchodzi w życie z dniem 4 stycznia 2016 roku.
Gdańsk, dnia 04.01.2016
73
część
Regulaminu

Regulamin Organizacyjny Gdańskiego Zarządu

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zarządzenie Nr 38/2015 Dyrektora Gdańskiego Zarządu

Zarządzenie Nr 65/2015 Dyrektora Gdańskiego Zarządu

Zarządzenie Nr 87/2015/2 Dyrektora Gdańskiego Zarządu

prezydent miasta gdańska

Zarządzenie Nr 77/2015 Dyrektora Gdańskiego Zarządu

Zarządzenie Nr 61/2015 Dyrektora Gdańskiego Zarządu

Rejestr działalności regulowanej w zakresie

Nowe mieszkania socjalne dla starogardzian