Regulamin Komisji Oceny Projektów w ramach V konkursu o

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Regulamin Komisji Oceny Projektów
w ramach V konkursu o udzielenie wsparcia
na realizację projektu związanego z podnoszeniem kwalifikacji kadry szkoleniowej
realizowanego w ramach Projektu systemowego PARP
„Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej”
Poddziałanie 2.2.2 PO KL
§1
1. Komisja Oceny Projektów (zwana dalej „KOP”) powoływana jest przez Prezesa PARP
w celu:
1) przeprowadzenia oceny merytorycznej wniosków;
2) sporządzenia listy wniosków rekomendowanych do udzielenia wsparcia
(spełniających minimalne wymagania punktowe określone w § 4 ust. 8),
uszeregowanych w kolejności malejącej wg. liczby uzyskanych punktów, zwanej
dalej „listą rankingową”, i przedłożenia jej w formie rekomendacji Prezesowi
PARP.
2. Członek KOP powinien odpowiadać następującym wymogom:
1) być pracownikiem PARP lub asesorem wybranym w drodze postępowania
konkursowego,
2) być zatrudniony na stanowisku co najmniej młodszego specjalisty, w przypadku
gdy jest to osoba zatrudniona w PARP.
3. Prezes PARP wyznacza Przewodniczącego, jego Zastępcę oraz Sekretarza spośród
członków KOP będących pracownikami PARP.
4. Przewodniczący/Zastępca Przewodniczącego odpowiedzialny jest za:
1) organizację prac KOP,
2) zapewnienie bezstronności i przejrzystości postępowania KOP,
3) prowadzenie korespondencji w sprawach dotyczących obrad KOP,
4) reprezentowanie KOP przed Wnioskodawcami oraz Prezesem PARP,
5) weryfikowanie prawidłowości wypełnienia Kart ocen merytorycznych przez
oceniających przed zatwierdzeniem protokołu z prac KOP. W przypadku
stwierdzenia nieprawidłowego wypełnienia Karty oceny merytorycznej, według
wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Regulaminu KOP (tj. niekompletnego
wypełnienia Karty oceny merytorycznej, niewystarczającego uzasadnienia
dokonanej
przez
członka
KOP
oceny)
Przewodniczący/Zastępca
Przewodniczącego może podjąć decyzję o:
a) zwróceniu Karty oceny merytorycznej do poprawy przez oceniającego, lub
b) skierowaniu wniosku do ponownej oceny, którą przeprowadza inny członek
KOP wybrany w drodze losowania. Ponowna ocena dokonywana jest przez
innego członka KOP przed zatwierdzeniem protokołu z prac KOP przez
Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego.
§2
1. Przewodniczący KOP, Zastępca Przewodniczącego KOP, Sekretarz oraz wszyscy
Członkowie KOP, przed przystąpieniem do pracy w KOP zobowiązani są do podpisania
Deklaracji poufności według wzoru stanowiącego Załącznik 1 do Regulaminu KOP.
2. Członkowie KOP, będący asesorami, przed przystąpieniem do oceny merytorycznej
wniosku, są zobowiązani podpisać Oświadczenie asesora o bezstronności, w odniesieniu
do każdego ocenianego przez siebie wniosku, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2
do Regulaminu KOP.
3. Członkowie KOP, będący pracownikami PARP, przed przystąpieniem do oceny
merytorycznej wniosku, są zobowiązani podpisać Oświadczenie pracownika PARP o
bezstronności, w odniesieniu do każdego ocenianego przez siebie wniosku, według wzoru
stanowiącego Załącznik nr 3 do Regulaminu KOP.
4. Niepodpisanie Oświadczenia o bezstronności pozbawia członka KOP możliwości udziału
w pracach KOP.
§3
1. KOP pracuje w terminach i miejscu określonym przez Przewodniczącego lub jego
Zastępcę. Posiedzenia KOP są zwoływane z inicjatywy Przewodniczącego lub jego
Zastępcy, w szczególności wobec zaistnienia sytuacji, o których mowa w § 4 ust 11.
2. Posiedzenia KOP są ważne, gdy uczestniczy w nich Przewodniczący KOP lub jego
Zastępca, Sekretarz oraz co najmniej 2 członków KOP.
3. Członkowie KOP są zobowiązani do uczestniczenia w posiedzeniach KOP.
§4
1. Przedmiotem oceny KOP są tylko wnioski kompletne, spełniające wymagania formalne
określone w Wytycznych dla podmiotów ubiegających się o udzielenie wsparcia na
realizację projektu związanego z podnoszeniem kwalifikacji kadry szkoleniowej do V
konkursu realizowanego w ramach Projektu systemowego PARP „Podnoszenie
kompetencji kadry szkoleniowej”).
2. Oceny kompletności wniosków i spełnienia wymagań formalnych, po nadaniu numerów
referencyjnych, dokonują pracownicy Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego.
3. W przypadku, gdy na etapie oceny merytorycznej członek KOP dostrzeże, że wniosek nie
spełnia kryteriów formalnych, wniosek (jako niepodlegający ocenie merytorycznej) trafia
ponownie do oceny formalnej.
4. Każdy wniosek na etapie oceny merytorycznej oceniany jest przez dwóch członków KOP
wybranych losowo przez Przewodniczącego lub jego Zastępcę. Końcowa ocena punktowa
projektu stanowi średnią arytmetyczną ocen dokonanych przez ww. osoby.
5. Ocena merytoryczna wniosków odbywa się zgodnie z kryteriami zawartymi
w dokumentacji konkursowej dotyczącej V Konkursu realizowanego w ramach Projektu
systemowego PARP „Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej”.
6. W celu usprawnienia prac KOP członkowie KOP mogą dokonywać oceny wniosków
w trybie niestacjonarnym poza siedzibą PARP. Odbiór i zwrot wniosku odbywa się na
podstawie Protokołu wydania i zwrotu wniosków przydzielonych danemu asesorowi
według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do Regulaminu KOP.
7. Wniosek, który spełnia wszystkie kryteria merytoryczne może uzyskać maksymalnie 100
punktów.
2
8. Wnioski, które otrzymały co najmniej 70 punktów możliwych do uzyskania łącznie
w ramach kryteriów merytorycznych oraz otrzymały co najmniej 70 % punktów w ramach
każdego z kryteriów merytorycznych zostają rekomendowane do udzielenia wsparcia.
O przyznaniu wsparcia decyduje pozycja na liście rankingowej oraz stopień
wykorzystania dostępnych w ramach alokacji środków. W pierwszej kolejności wsparcie
uzyskują wnioski z najwyższą liczbą punktów.
9. Wnioski, które otrzymały mniej niż 70 punktów możliwych do uzyskania łącznie
w ramach kryteriów merytorycznych i/lub mniej niż 70 % punktów w co najmniej jednym
z kryteriów merytorycznych, podlegają odrzuceniu na etapie oceny merytorycznej.
10. Ocena zapisywana jest w Karcie oceny merytorycznej, według wzoru stanowiącego
Załącznik nr 4 do Regulaminu KOP. Po wypełnieniu Karty oceny merytorycznej
oceniający potwierdza dokonanie czynności podpisem na wydruku, a następnie
przekazuje wersję papierową i elektroniczną Sekretarzowi KOP.
11. W przypadku, gdy jeden członek KOP rekomendował oceniany wniosek do udzielenia
wsparcia, a drugi członek oceniający odrzucił wniosek w wyniku przeprowadzonej oceny
merytorycznej, KOP przeprowadza dyskusję nad projektem oraz uzyskanymi przezeń
ocenami wstępnymi, a następnie obaj członkowie KOP dokonują weryfikacji oceny. Jeśli
po weryfikacji oceny nadal będzie mieć miejsce opisany powyżej przypadek, wniosek
musi być oceniony przez trzeciego członka KOP, wylosowanego przez Przewodniczącego
lub jego Zastępcę.
12. Ostateczna ocena punktowa projektu, w przypadku, o którym mowa w ust. 11, stanowi
średnią arytmetyczną oceny dokonanej przez trzeciego członka KOP oraz jednej z dwóch
poprzednich ocen, zbliżonej do tej oceny.
13. Ostateczna wysokość wsparcia oraz ostateczny kształt budżetu stanowią przedmiot
negocjacji podejmowanych na podstawie rekomendacji członków KOP przez Dyrektora
Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego PARP lub jego Zastępcę.
14. Negocjacje służą weryfikacji i wyjaśnieniu kwestii problemowych, a także wyjaśnieniu
rozbieżności pomiędzy stanowiskiem Wnioskodawcy a stanowiskiem PARP.
15. Członkowie KOP oceniający dany wniosek mogą zaproponować niższą niż wnioskowana
kwotę wsparcia w przypadku zidentyfikowania kosztów, które uznają za
niekwalifikowane lub zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi.
16. Członkowie KOP oceniający dany wniosek mogą zaproponować zwiększenie kwoty
wsparcia o nie więcej niż 5%, jeśli zaistnieje konieczność uwzględnienia dodatkowych
(nieprzewidzianych przez Wnioskodawcę) zadań niezbędnych do prawidłowej realizacji
projektu.
17. Informacja o proponowanej kwocie wsparcia przekazywana jest Wnioskodawcy wraz z
informacją o wynikach oceny merytorycznej danego wniosku.
§5
1. Z przeprowadzonych czynności KOP, sporządza się protokół oceny, który zawiera w
szczególności:
1) terminy i miejsca posiedzeń,
2) informację dotyczącą tego, kto przewodniczył obradom KOP,
3) informację o liczbie wniosków zakwalifikowanych do oceny merytorycznej,
4) informację o wnioskach przekazanych do ponownej oceny formalnej,
5) informację o rozbieżności ocen, o której mowa w § 4 ust. 11 oraz podjętych
w związku z tym działaniach,
6) informację o zdarzeniach niestandardowych, w tym mogących nosić
znamiona nieprawidłowości w przebiegu pracy KOP.
3
2.
Załącznikami do protokołu oceny są:
1) lista wniosków zakwalifikowanych do oceny merytorycznej, zawierająca
numery referencyjne wniosków, nazwy Wnioskodawców ze wskazaniem ich
siedziby, tytuły projektów, wnioskowaną kwotę wsparcia;
2) lista rankingowa wniosków rekomendowanych do udzielenia wsparcia,
zawierająca numery referencyjne wniosków, nazwy Wnioskodawców ze
wskazaniem ich siedziby, tytuły projektów, wnioskowaną kwotę wsparcia
oraz liczbę uzyskanych punktów;
3) lista wniosków odrzuconych (nierekomendowanych) w wyniku oceny
merytorycznej, zawierająca numery referencyjne wniosków, nazwy
Wnioskodawców ze wskazaniem ich siedziby, tytuły projektów,
wnioskowaną kwotę wsparcia oraz liczbę uzyskanych punktów;
4) decyzja o powołaniu Komisji Oceny Projektów przez Prezesa PARP,
5) Deklaracje poufności wszystkich członków KOP z listą projektów złożonych
do V konkursu realizowanego w ramach Projektu systemowego PARP
„Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej”,
6) zestawienie wniosków wraz z danymi (imię i nazwisko) oceniających je
członków KOP,
7) wypełnione i podpisane dla każdego wniosku Karty oceny merytorycznej
wraz z Oświadczeniami o bezstronności,
8) listy obecności.
3. Protokół oceny podpisywany jest przez Przewodniczącego KOP lub jego Zastępcę
oraz przez Sekretarza KOP.
4. Na pisemną prośbę Wnioskodawcy uczestniczącego w procedurze konkursowej,
protokół oceny jest udostępniany do wglądu w tej części, która odnosi się do wniosku
złożonego przez danego Wnioskodawcę. Decyzja o udostępnieniu podejmowana jest
każdorazowo przez Przewodniczącego KOP lub jego Zastępcę.
§6
1. Przewodniczący KOP lub jego Zastępca przedkłada rekomendacje Prezesowi PARP w
postaci protokołu z oceny merytorycznej.
2. Prezes PARP podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu rekomendacji KOP.
3. W uzasadnionych przypadkach Prezes PARP może zakwestionować przyznanie wsparcia
danemu Wnioskodawcy, o ile od zakończenia oceny zaistniały nowe okoliczności
uzasadniające zmianę decyzji KOP, w szczególności w zakresie kwalifikowalności
Wnioskodawcy.
4. W przypadku uwzględnienia uwag Prezesa PARP, przedmiotowy wniosek zostaje
przekazany do ponownej oceny przez członków KOP zaangażowanych do oceny tego
wniosku.
5. Przewodniczący KOP lub jego Zastępca, na podstawie zapisów w nowych kartach oceny
merytorycznej, dokonuje modyfikacji protokołu oceny, opisując przyczynę zmiany
decyzji w zakresie danego wniosku.
6. Prezes PARP podejmuje ostateczną decyzję o akceptacji lub odrzuceniu rekomendacji
KOP na podstawie zmodyfikowanego protokołu.
4
§7
1. Lista rankingowa, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 2) podana jest do wiadomości na stronie
internetowej www.parp.gov.pl w terminie 2 dni roboczych od daty akceptacji listy
rankingowej przez Prezesa PARP.
2. Protokół oceny wraz z załącznikami oraz wnioski w wersji oryginalnej przechowywane są
przez PARP, zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji kancelaryjnej PARP.
§8
W terminie 10 dni roboczych od akceptacji listy rankingowej przez Prezesa PARP,
Przewodniczący KOP lub jego Zastępca informuje Wnioskodawców o:
1) przyjęciu wniosku do realizacji bez konieczności negocjacji ostatecznej kwoty
wsparcia - podając liczbę przyznanych punktów w każdej części oceny w postaci
średniej arytmetycznej punktów przyznanych przez dwóch oceniających, bądź w
przypadku zaistnienia sytuacji określonej w § 4 ust 11 dwóch ocen zbliżonych,
2) rekomendowaniu wniosku do udzielenia wsparcia i podjęciu negocjacji
dotyczących ostatecznej kwoty wsparcia i ostatecznego kształtu budżetu projektu
– podając liczbę przyznanych punktów w każdej części oceny w postaci średniej
arytmetycznej punktów przyznanych przez dwóch oceniających, bądź w
przypadku zaistnienia sytuacji określonej w § 4 ust 11 dwóch ocen zbliżonych,
3) nieprzyjęciu wniosku do realizacji z powodu braku środków finansowych podając liczbę przyznanych punktów w każdej części oceny w postaci średniej
arytmetycznej punktów przyznanych przez dwóch oceniających, bądź w
przypadku zaistnienia sytuacji określonej w § 4 ust 11 dwóch ocen zbliżonych,
4) odrzuceniu wniosku wraz z podaniem przyczyny - podając liczbę przyznanych
punktów w każdej części oceny w postaci średniej arytmetycznej punktów
przyznanych przez dwóch oceniających, bądź w przypadku zaistnienia sytuacji
określonej w § 4 ust 11 dwóch ocen zbliżonych.
§9
1. Negocjacje, o których mowa w § 4 ust. 13 prowadzi Dyrektor Departamentu Rozwoju
Kapitału Ludzkiego lub upoważniony pracownik, w formie pisemnej (w tym z
wykorzystaniem poczty elektronicznej) z zastrzeżeniem, iż Wnioskodawca ma tylko
dwukrotną możliwość odniesienia się do propozycji PARP.
2. W przypadku braku porozumienia pomiędzy PARP a Wnioskodawcą w kwestii
ostatecznej kwoty wsparcia oraz ostatecznego kształtu budżetu, jak również braku
akceptacji proponowanej kwoty wsparcia przez Wnioskodawcę, PARP ma prawo cofnąć
decyzję o rekomendowaniu projektu do udzielenia wsparcia.
3. Jeżeli w wyniku przeprowadzonych negocjacji powstaną oszczędności, wówczas
Wnioskodawcy, których projekty znajdują się najwyżej na liście wniosków
rekomendowanych do udzielenia wsparcia, a które nie otrzymały wsparcia z powodu
braku środków finansowych, zostaną zaproszeni przez Dyrektora Departamentu Rozwoju
Kapitału Ludzkiego do negocjacji.
4. Dyrektor Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego może podjąć decyzję o
wcześniejszym wszczęciu negocjacji z Wnioskodawcami znajdującymi się najwyżej na
liście wniosków rekomendowanych do udzielenia wsparcia, a które nie otrzymały
wsparcia z powodu braku środków finansowych, w przypadku przewidywania możliwości
wystąpienia oszczędności będących wynikiem podjętych negocjacji, bądź
niewykorzystaniu puli środków przeznaczonych na procedurę odwoławczą.
5
§ 10
1. W przypadku skorzystania przez Wnioskodawcę ze środków odwoławczych w postaci
złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku o udzielenie wsparcia (zwanego dalej
„Wnioskiem”) w zakresie wyniku oceny formalnej, Wniosek rozstrzygany jest przez
Dyrektora Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego w terminie miesiąca od dnia
złożenia przez Wnioskodawcę Wniosku.
2. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia, o którym mowa w ust. 1, wniosek o
udzielenie wsparcia zostaje przywrócony do konkursu na etapie oceny formalnej i podlega
ponownej ocenie formalnej na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz
Wytycznych do V konkursu realizowanego w ramach Projektu systemowego PARP pt.
Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej.
3. Oceny kompletności i spełnienia wymagań formalnych wniosków o udzielenie wsparcia
przywróconych do konkursu na etapie oceny formalnej, dokonują pracownicy
Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego.
4. Wnioski o udzielenie wsparcia, które w wyniku przywrócenia do konkursu przeszły
pozytywnie ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej na zasadach określonych w
niniejszym Regulaminie i Wytycznych do V konkursu realizowanego w ramach Projektu
systemowego PARP pt. Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej.
5. W przypadku skorzystania przez Wnioskodawcę ze środków odwoławczych w postaci
złożenia przez Wnioskodawcę Wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku o udzielenie
wsparcia w zakresie wyniku oceny merytorycznej, Wniosek rozstrzygany jest przez
Dyrektora Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego w terminie miesiąca od dnia
złożenia przez Wnioskodawcę Wniosku.
6. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia, o którym mowa w ust. 5, wniosek o
udzielenie wsparcia zostaje przywrócony do konkursu na etapie oceny merytorycznej i
podlega ponownej ocenie merytorycznej na zasadach określonych w niniejszym
Regulaminie i Wytycznych do V konkursu realizowanego w ramach Projektu
systemowego PARP pt. Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej.
7. Wnioski o udzielenie wsparcia przywrócone do konkursu w wyniku procedury
odwoławczej, które w wyniku oceny merytorycznej uzyskały punktację umożliwiającą
rekomendowanie do udzielenia wsparcia (zgodnie z zasadami tworzenia listy rankingowej
opisanymi w niniejszym Regulaminie) otrzymują wsparcie do momentu wyczerpania
środków rezerwy finansowej, przeznaczonej na ewentualne wnioski o ponowne
rozpatrzenie sprawy, stanowiącej 10% wartości środków dostępnych w ramach alokacji
na V konkurs realizowany w ramach Projektu systemowego PARP pt. Podnoszenie
kompetencji kadry szkoleniowej.
§ 11
Obowiązki Prezesa PARP wynikające z niniejszego regulaminu Prezes może powierzyć
właściwemu Zastępcy Prezesa.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Wzór Deklaracji poufności
Załącznik nr 2 – Wzór Oświadczenia asesora o bezstronności
Załącznik nr 3 – Wzór Oświadczenia pracownika PARP o bezstronności
Załącznik nr 4 – Wzór karty oceny merytorycznej
Załącznik nr 5 – Protokół wydania i zwrotu wniosków
6