porozumienie stron - Urząd Marszałkowski Województwa

POROZUMIENIE W SPRAWIE WSPÓŁORGANIZACJI
I Wschodniego Forum Biznesu
w dniach 25–26 czerwca 2015 roku
zawarte w dniu …………… 2015 r. Lublinie pomiędzy:
Województwem Lubelskim z siedzibą w Lublinie
ul. Spokojna 4, 20-074 Lublin, NIP 712-29-04-545, REGON 431019170
reprezentowanym przez:
1. Sławomira Sosnowskiego – Marszałka Województwa Lubelskiego,
2. ……………………………………………………………………………..,
zwanym dalej „Województwem”,
a
Lubelską Fundacją Wspierania Biznesu i Współpracy Międzynarodowej z siedzibą
w Lublinie, ul. Diamentowa 4/422, 20-447 Lublin, wpisaną do Rejestru Stowarzyszeń, Innych
Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów
Opieki
Zdrowotnej
pod
numerem
KRS
0000552466,
NIP
9462652517,
REGON
36132308300000, reprezentowaną przez:
1. Beata Drewienkowską - Prezesa Zarządu
2. Zbigniewa Wojciechowskiego - Wiceprezesa Zarządu,
zwaną dalej „Fundacją”,
wspólnie zaś zwanymi „Stronami”,
o następującej treści:
§1
Cel Porozumienia
1. Porozumienie zostaje zawarte przez Strony w celu wspólnej organizacji wydarzenia pn.
„I Wschodniego Forum Biznesu”, które odbędzie się w dniach 25 – 26 czerwca 2015 r.
w Lublinie, w ramach projektu „Tworzenie i rozwój sieci współpracy Centrów Obsługi
Inwestora”,
realizowanego
ze
środków
Programu
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 1 z 7
Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej na lata 2007-2013, zwanego w dalszej
Porozumienia jako „Forum”.
2. Pomysłodawcą wydarzenia, o którym mowa w ust. 1, będącym jednocześnie autorem
jego scenariusza, jest Fundacja.
3. Strony zobowiązują się do współdziałania i realizacji zadań określonych niniejszym
Porozumieniem.
§2
Obowiązki Stron
1. W ramach współorganizacji Województwo zobowiązuje się do:
a) wynajmu powierzchni sali konferencyjnej w dniach 24-25 czerwca 2015 roku
umożliwiające przygotowanie i organizację Forum (sale – 1 sala na min. 350/400 osób
oraz dodatkowo 1 sala na ok. 150 osób). Sale muszą być zlokalizowane w jednym
miejscu,
b) zapewnienia cateringu, tj. podczas przerw kawowych (kawa, herbata, woda, ciastka)
oraz lunchu (zupa, 3 ciepłe dania do wyboru, deser, napoje – kawa, herbata, woda,
soki), jak również zapewnienia profesjonalnej obsługi kelnerskiej oraz technicznej,
c) umożliwienia Fundacji dostępu do miejsca odbywania się Forum w dniu 25 września
w celu realizacji zadań przez Fundację,
d) zapewnienia sprzętu multimedialnego (nagłośnienie, ekrany, nagranie dźwięku –
w każdej sali zostaną zapewnione: ekrany projekcyjne, projektory, monitory, system
podglądu prezentacji, laptopy, nagłośnienie obsługa techniczna),
e) zapewnienia tłumaczenia symultanicznego podczas obrad (1 dzień konferencyjny, bez
spotkania
networkingowego),
wynajęcia
tłumaczy
oraz
zlecenia
tłumaczenia
materiałów konferencyjnych. Zakłada się, że obrady będą prowadzone w języku
polskim, angielskim i rosyjskim,
f) zapewnienia wyposażenia technicznego, m.in. stołów, krzeseł, sceny, foteli, światła
oraz nagłośnienia niezbędnego do realizacji wydarzeń w dniu 25 czerwca 2015 roku,
g) organizacji strefy VIP,
h) zakwaterowania, tj. 50 pokoi dla gości VIP oraz transportu gości VIP (z/do miejsca
zakwaterowania do/z miejsca organizacji Forum),
i)
organizacji min. 30 stoisk dla uczestników Forum,
j)
zrealizowania działań promujących Forum, z zastrzeżeniem ust. 2 lit. g,
k) zapewnienia i opłacenia 3 prelegentów, w tym uznanych w Polsce i Europie
autorytetów z dziedziny ekonomii, z zastrzeżeniem ust. 2 lit. c oraz 2 moderatorów,
l)
organizacji relacji wideo z Forum oraz wykonania profesjonalnych zdjęć ze spotkania
(relacja fotograficzna),
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 2 z 7
m) przygotowania upominków dla gości VIP,
n) organizacji wieczornego spotkania networkingowego, w tym zapewnienia miejsca,
programu, kolacji oraz zabezpieczenia technicznego spotkania,
o) oraz inne niezbędne zadania do realizacji I–go dnia Forum, tj. 25 czerwca 2015 roku.
2. W ramach współorganizacji Fundacja zobowiązuje się do:
a) zapewnienia wymaganej liczby uczestników - minimum 400 osób, w tym min. 100 gości
spoza województwa lubelskiego,
b) zapewnienia udziału przedstawicieli głównych instytucji związanych z rozwojem
gospodarczym i współpracą ze Wschodem (Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo
Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju), a także przedstawicieli
z następujących krajów: Białoruś, Ukraina, Gruzja, Mołdawia, Kazachstan, Uzbekistan,
Angola, Włochy oraz - w przypadku, gdy którakolwiek z przedstawicieli instytucji
związanych z rozwojem gospodarczym i współpracą ze Wschodem nie będzie mogła
uczestniczyć w Forum z przyczyn nie leżących po stronie Fundacji - zapewnienie na jej
miejsce udziału innej osoby, w tym przedstawiciela innego kraju,
c) zapewnienia i opłacenia min. 3 prelegentów do każdego panelu, w tym uznanych
w Polsce i Europie autorytetów w dziedzinie ekonomii, z zastrzeżeniem ust. 1 lit. k,
d) zapewnienia Patronatów Honorowych nad Forum,
e) zapewnienia
województwa
udziału
przedstawicieli
lubelskiego
oraz
przedsiębiorstw
przedsiębiorstw
działających
zagranicznych
na
terenie
potencjalnie
zainteresowanych podjęciem inwestycji na terenie Polski Wschodniej (minimum 65
reprezentantów przedsiębiorstw),
f) zapewnienia specjalistycznej obsługi technicznej imprezy (rejestracja gości online,
kontrola nad planowaną frekwencją imprezy, przygotowanie identyfikatorów oraz
zapewnienie profesjonalnej rejestracji uczestników na recepcji podczas Forum),
g) zapewnienia wyraźnego efektu medialnego poprzez udział mediów ogólnopolskich,
biznesowych i branżowych, a także promocję Forum w postaci 20 bilbordów w Lublinie,
opracowanie i emisję spotu na 50 monitorach w pojazdach MPK Lublin przez min.
3 tygodnie,
h) koordynacji przebiegu Forum w zakresie organizacji konferencji prasowych i innych
elementów imprezy z udziałem dziennikarzy i przedstawicieli prasy krajowej
i zagranicznej,
i)
kompleksowej realizacji programu w dniu 26 czerwca 2015 roku, m.in. organizacji min.
2 wizyt studyjnych w lubelskich przedsiębiorstwach, w tym przedstawicieli branży rolno
– spożywczej i maszynowej. W tym zadaniu Fundacja zobowiązana jest zapewnić
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 3 z 7
program wizyt studyjnych, lunch oraz transport w obie strony dla uczestników Forum,
jak również tłumaczenia.
j)
prowadzenia strony WWW. dedykowanej Forum, na stronie organizatora wraz
z linkiem do strony współorganizatora, a także koordynowania działań promocyjnych
na innych serwisach online,
k) przygotowania i wysyłki materiałów związanych z organizacją Forum (zaproszenia,
program, foldery reklamowe). Wszystkie materiały informacyjne muszą zostać
oznaczone
logo Współorganizatora oraz logotypami wymaganymi przez Program
Rozwoju Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 oraz zapisem
o współfinansowaniu ze środków EFRR,
l)
przygotowania oraz dostarczenia Województwu kompletnej listy uczestników Forum
w terminie 5 dni od dnia zakończenia Forum,
m) zapewnienia obsługi logistycznej dla uczestników Forum w ramach wszelkich potrzeb
noclegowych i transportowych związanych z organizacją Forum,
n) oraz inne niezbędne zadania w zakresie obsługi i realizacji II–go dnia Forum, tj. 26
czerwca 2015 roku.
§3
Zawieranie umów z osobami trzecimi
1. W celu realizacji zadań przewidzianych w niniejszym Porozumieniu Strony mogą
zawierać odrębne umowy w zakresie przewidzianym niniejszym Porozumieniem.
2. Województwo wyraża zgodę na użycie przez Fundację logo Województwa i innych
emblematów udostępnionych przez Województwo, na materiałach promocyjnych oraz
dokumentach związanych z organizacją oraz promocją Forum jak również realizacją
innych zadań wynikających z niniejszego Porozumienia.
§4
Niewykonanie lub nienależyte wykonanie Porozumienia
1. Strony Porozumienia ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach
ogólnych Kodeksu cywilnego.
2. Strony nie będą rościć wobec siebie pretensji jeśli niewykonanie Porozumienia bądź
jego części będzie następstwem działania siły wyższej.
3. Województwo zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Porozumienia w przypadkach,
gdy Fundacja nie przystąpi do realizacji Porozumienia lub będzie ją wykonywała
w sposób nieprawidłowy, w szczególności nie będzie realizowała obowiązków
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 4 z 7
określonych w § 2 ust. 2. Oświadczenie o odstąpieniu od Porozumienia może zostać
złożone na piśmie w terminie 14 dni od stwierdzenia przez Województwo okoliczności,
o których mowa w zdaniu poprzednim. W razie odstąpienia od Porozumienia przez
Województwo z powyższych przyczyn, nie będzie ono zobowiązane do zwrotu
wydatków poniesionych przez Fundację.
4. Województwo ma prawo do naliczenia Fundacji kar finansowych w przypadku:
1) odstąpienia od Porozumienia z przyczyn, o których mowa w ust. 3 – w wysokości
10.000 zł brutto,
2) nienależytego wykonania obowiązków określonych w § 2 ust. 2, w wysokości 1.000 zł
brutto, za każde stwierdzone na piśmie przez Województwo nienależyte wykonanie
obowiązku.
5. Województwo zastrzega sobie prawo do sumowania kar finansowych.
6. Województwo
może
dochodzić
odszkodowania
przenoszącego
wartość
kar
finansowych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.
§5
Osoby do kontaktów
Do bieżących kontaktów w sprawach organizacji Forum każda ze Stron ustanawia:
1) Województwo:
a) Pan Artur Habza – Dyrektor Departamentu Gospodarki i Innowacji Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, e-mail: [email protected] ,
b) Pan Marcin Magdziarz – Pracownik Departamentu Gospodarki i Innowacji Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, Oddział Promocji Handlu i Inwestycji,
e-mail: [email protected] .
2) Fundacja :
a)…………………………………
b)…………………………………
§6
Czas obowiązywania Porozumienia
Niniejsze Porozumienie zostało zawarte na czas trwania „I Wschodniego Forum Biznesu”,
które odbędzie się w dniach 25 – 26 czerwca 2015 r. w Lublinie oraz wchodzi w życie z dniem
podpisania przez Strony.
§7
Sprawozdanie z zadań realizowanych przez Fundację
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 5 z 7
1. W terminie 14 dni od zakończenia wydarzenia, o którym mowa w § 1, Fundacja przedstawi
Województwu sprawozdanie z realizacji zadań leżących po jego stronie, określonych w § 2
ust. 2.
2. Na żądanie Województwa lub instytucji uprawnionych do kontroli projektu „Tworzenie
i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” realizowanego w ramach Programu
Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Fundacja udostępni dokumenty
dotyczące realizacji Forum, w tym dotyczące poniesionych wydatków.
§8
Finansowanie i Oznakowanie
1. Strony oświadczają, że ponoszą odpowiedzialność za finansowanie zadań leżących w ich
zakresie i nie odpowiadają za finansowanie zadań należących do drugiej ze Stron.
2. Województwo informuje, że zadania leżące po stronie Województwa, określone w § 2 ust.
1, są realizowane i finansowane w ramach projektu „Tworzenie i rozwój sieci współpracy
centrów obsługi inwestora” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój
Polski Wschodniej 2007-2013.
3. Fundacja zobowiązuje się do przygotowania oznaczenia Forum poprzez umieszczenie
informacji, iż Forum jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego
Rozwój Polski Wschodniej,
w widocznym, centralnym miejscu jej realizacji, w trakcie
prowadzonych kampanii promocyjnych oraz na materiałach informacyjno – promocyjnych,
zgodnie z bieżącymi wytycznymi Województwa.
§9
Postanowienie końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
2. Niniejsze Porozumienie nie stanowi w szczególności zawarcia umowy, ani roszczenia
o zawarcie umowy w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), jak również nie stanowi zawarcia umowy ani
roszczenia o zawarcie umowy w trybie ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie
publiczno – prywatnym (Dz. U. z 2009 r. Nr 19, poz. 100, z późn. zm.).
3. Zawarcie niniejszego Porozumienia nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości
o jakiekolwiek zamówienie publiczne lub koncesję na roboty budowlane lub usługi,
partnerstwo publiczno – prywatne, ani też o dofinansowanie projektu realizowanego ze
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 6 z 7
środków unijnych.
4. Niniejsze Porozumienie nie powoduje powstania jakiegokolwiek stosunku podległości
pomiędzy Stronami. W przypadku konfliktu interesów pomiędzy Stronami w zakresie
prowadzonej przez Strony działalności, Strony będą realizować swoje zobowiązania lub
uprawnienia w sposób autonomiczny, niezależny i na własną odpowiedzialność.
§ 10
Zdolność podpisania Porozumienia
1. Strony oświadczają, że posiadają zdolność do podpisania niniejszego Porozumienia oraz,
że osoby podpisujące Porozumienie w ich imieniu są prawidłowo umocowane do związania
Stron jego postanowieniami.
2. Porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym
dla każdej ze Stron.
Województwo
Fundacja
Projekt „Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Załącznik do uchwały Nr XXXII/571/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 5 maja 2015 r.
Strona 7 z 7