STANDARD działania Centrum Wsparcia Organizacji

Transkrypt

STANDARD działania
Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych
na Mazowszu
1. Wstęp
Aktywność mieszkańców oraz tworzonych przez nich grup obywatelskich (nieformalnych) oraz organizacji
pozarządowych jest jednym z głównych warunków rozwoju lokalnego. Aktywność ta jest wciąż niewystarczająca,
co powoduje m.in. niewykorzystanie wielu zasobów lokalnych i zewnętrznych. Aby temu zapobiec należy
uruchamiać działania aktywizujące.
Jedną z form działań aktywizujących jest uruchomienie ośrodka wspierania sektora pozarządowego. Zadanie to
realizowane jest na terenie gminy lub całego powiatu poprzez działania informacyjne, promocyjne, animacyjne,
doradcze, edukacyjne i integracyjne, a także wsparcie techniczne.
Ta forma aktywizacji jest stosowana od kilku lat przez samorządy lokalne i organizacje pozarządowe m.in. w
województwie mazowieckim, warmińsko-mazurskim, dolnośląskim. Poprzez szereg działań Centrum aktywizuje
mieszkańców, powoduje rozwój społeczny, co w dłuższej perspektywie poprawia jakość życia mieszkańców.
Niniejszy dokument opisuje standard tego zadania: opisuje podstawy prawne, określa jego zakres przedmiotowy i
podmiotowy, kwalifikacje pracowników, specyfikację usług oraz inne uwarunkowania.
Istotne jest, iż standard dotyczy usługi prowadzenia Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych, a nie
funkcjonowania organizacji wsparcia. Centrum może być więc wewnętrznym programem samorządu, organizacji
bądź innego powiatu, realizowanym zgodnie z niniejszym standardem.
Niniejszy standard może być dostosowywany do potrzeb danego Centrum, w takim zakresie, aby wprowadzone
modyfikacje nie obniżyły jakości działania opisywanego w standardzie. Centrum może także rozbudowywać
niniejszy standard o standardy jakości poszczególnych usług oferowanych przez Centrum.
Standard został opracowany przez przedstawicieli/ki już istniejących mazowieckich Centrów zarówno
pozarządowych, jak i samorządowych, na bazie ich różnorodnych doświadczeń. Jest wiec poniekąd spisaniem i
uporządkowaniem stanu zastanego, a z drugiej strony propozycją rozwoju. Autorzy standardu nie mają ambicji
stworzenia uniwersalnego przepisu na Centrum. Ich zamiarem jest określenie minimalnych ram funkcjonowania
Centrum oraz ujednolicenie myślenia o wspieraniu. Jest to bowiem propozycja dla każdego podmiotu, który chce
prowadzić działania wspierające na Mazowszu – pewien wzorzec, który można przyjąć i realizować z
uwzględnieniem lokalnych uwarunkowań. Mamy nadzieję, że standard będzie inspiracją do powstawania Centrów
tam, gdzie one nie funkcjonują i pomoże w pracy już istniejących, w obszarze samooceny, refleksji do ewentualnej
zmiany czy wskaże możliwości rozwoju. To jeden z głosów w debacie nt. jakości pracy organizacji wsparcia na
Mazowszu.
Projekt “Q jakości sektora pozarządowego na Mazowszu-system wspierania i certyfikowania działalności usług centrów wsparcia i organizacji
wspierających na Mazowszu” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2. Misja Centrum
Misją centrum jest wzmocnienie sektora pozarządowego i sektora obywatelskiego oraz wspieranie aktywności
obywateli w działaniach na rzecz dobra wspólnego i poprawy jakości życia w społeczności lokalnej bądź
regionalnej.
3. Etyka w działalności Centrum
3.1
Centrum w swej działalności kieruje się zapisami Karty Zasad Działania Organizacji Pozarządowych (Karta
w załączeniu).
3.2
Centrum w swej działalności przestrzega norm prawnych, np. prawa autorskiego .
4. Zasady/wartości regulujące pracę Centrum
4.1. Pomocniczość - wszelka pomoc udzielana jest z poszanowaniem autonomii klienta, w sposób mobilizujący
klienta do możliwie najszerszej aktywności i samodzielności.
4.2. Partnerstwo/współpraca – Centrum stara się włączać w swoje działania jak najwięcej partnerów i przyjaciół,
aby wspólnie z nimi realizować swoją misję, dając przykład do podobnych działań partnerskich.
Centrum ułatwia kontakt odbiorcom z wyspecjalizowanymi organizacjami w powiecie, regionie, kraju. Centrum
inicjując dane działania dba o to, aby robić to we współpracy lub po konsultacji z organizacjami/instytucjami,
które już prowadzą działania w danym obszarze na tym terenie. Ważnym partnerem dla Centrum jest samorząd.
4.3. Równość szans – Centrum dba o to, aby jego oferta uwzględniała działania na rzecz grup będących w
trudniejszym położeniu z racji wieku, miejsca zamieszkania, płci, stopnia sprawności, przynależności etnicznej lub
narodowej, wyznania, stanu ekonomicznego, tożsamości i orientacji seksualnej. W swoich działaniach nie
dyskryminuje żadnej z grup, dba o włączanie do polityk publicznych w obszarze, których działa, kwestii
przeciwdziałania dyskryminacji.
4.4. Zrównoważony rozwój – Centrum dba o to, aby jego działania nie prowadziły do rezultatów negatywnych dla
danej społeczności, nie tylko w obszarze społecznym, ale także przyrodniczym i ekonomicznym. W miarę
możliwości Centrum korzysta przy realizacji swoich działań z zasobów lokalnych i działa z poszanowaniem zasady
sprawiedliwego handlu (fair trade).
4.5. Otwartość na zmianę/odpowiadanie na potrzeby - Centrum regularnie, nie rzadziej niż raz na dwa lata,
przeprowadza diagnozę sytuacji społecznej (lub uczestniczy w diagnozie prowadzonej przez inny podmiot, np.
samorząd) w poszczególnych miejscowościach i opierając się na jej wynikach, aktualizuje swoją ofertę tworząc
plan działania.
4.6. Innowacyjność w wymiarze lokalnym - Centrum inspiruje do działania promując nowe rozwiązania i dobre
praktyki, wyznacza nowe standardy swoją działalnością.
4.7. Zakorzenienie w środowisku lokalnym – Centrum zna środowisko, w którym działa, a działania swoje opiera
na lokalnych zasobach ludzkich, organizacyjnych, ekonomicznych, o ile jest to możliwe.
2
4.8. Przejrzystość – Centrum działa przejrzyście i jawnie, informując swoich partnerów i społeczność lokalną o
wszelkich aspektach swoich działań. Daje tym przykład samorządom i innym organizacjom. Centrum dba o to, aby
nakłady poniesione na realizowane zadania przynosiły jak najlepsze rezultaty.
4.9. Komplementarność – Centrum uwzględnia w swoim działaniu ofertę wsparcia dla organizacji z powiatu
świadczoną przez inne organizacje wspierające: Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego
(ROEFS), Ośrodki Wsparcia Inicjatyw Ekonomii Sspołecznej (OWIES) itp., w ramach realizowanych przez nie
projektów lub świadczonych usług. W ten sposób Centrum efektywnie wykorzystuje zewnętrzne możliwości
wsparcia, zmniejszając koszty swojej działalności i zapewniając synergię w rozwoju społeczeństwa obywatelskiego
na danym terenie.
5. Podmiot prowadzący Centrum
Centrum może być prowadzone przez następujące podmioty:
•
•
•
•
•
Organizację pozarządową
Samorząd terytorialny
Partnerstwo organizacji pozarządowych
Partnerstwo organizacji pozarządowych i samorządu
Inne podmioty wymienione w Ustawie o Działalności Pożytku Publicznego i o Wolontariacie
Centrum może mieć różnorodne formy:
•
•
•
•
•
Organizacja pozarządowa, której głównym celem statutowym jest wspieranie innych podmiotów i
aktywnych obywateli działających na rzecz swojej społeczności lokalnej
Partnerstwo organizacji pozarządowych (formalne bądź nieformalne)
Wyodrębniony program w organizacji pozarządowej, która poza prowadzeniem centrum zajmuje się także
inną działalnością programową
Działanie organizacji pozarządowej – organizacja nie ma wydzielonego i nazwanego programu, ale udziela
innym organizacjom wsparcia
Komórka organizacyjna samorządu terytorialnego, np. wydział, referat.
6. Klienci/odbiorcy Centrum
Działania Centrum skierowane są przede wszystkim do organizacji pozarządowych i innych podmiotów
określonych w Ustawie o Działalności Pożytku Publicznego i o Wolontariacie, grup nieformalnych, w tym
sąsiedzkich oraz aktywnych mieszkanek/mieszkańców danej społeczności oraz samorządu (w obszarze relacji z
organizacjami pozarządowymi).
Swoje działania Centrum realizuje w ścisłej współpracy z administracją publiczną, w szczególności samorządową
oraz lokalnymi przedsiębiorcami i instytucjami publicznymi.
Centrum powinno oferować wsparcie i usługi organizacjom niezależnie od ich branży. Centrum powinno mieć
charakter ponadbranżowy.
7. Obszar, na którym świadczone są usługi Centrum
Centrum powinno być usytuowane w środowiskach lokalnych, w których istnieją i działają organizacje
pozarządowe oraz grupy nieformalne.
3
Oddziaływanie Centrum nie jest ograniczone terytorialnie. Może ono mieć zasięg miejski/gminny, powiatowy,
wojewódzki lub subregionalny1.
8. Obszary działania Centrum
Centrum prowadzi swoje działania we wszystkich wskazanych niżej obszarach:
8.1 Organizowanie środowiska lokalnego i mobilizowanie społeczności lokalnej,
8.2 Wsparcie i rozwój organizacji pozarządowych,
8.3 Budowanie wizerunku sektora pozarządowego,
8.4 Wywieranie wpływu na polityki publiczne.
9. Usługi świadczone przez Centrum
Centrum powinno profilować swoje usługi w odniesieniu do potrzeb lokalnego sektora pozarządowego i
obywatelskiego oraz w odniesieniu do specyfiki branżowej sektora pozarządowego, np. sektora sportowego,
ekologicznego, pomocy społecznej, itp.
Centrum powinno realizować swą aktywność przez co najmniej trzy działania w każdym obszarze, natomiast
wskaźniki liczbowe określa samodzielnie, adekwatnie do wybranych obszarów, z uwzględnieniem własnych
możliwości i uwarunkowań zewnętrznych.
1
Zasięg subregionalny to taki, gdzie teren oddziaływania nie pokrywa się z podziałem administracyjnym, obejmuje kilka powiatów, gmin lub dowolnie
określony teren.
4
Organizowanie środowiska
lokalnego i mobilizowanie
społeczności lokalnej,
Wsparcie i rozwój organizacji
pozarządowych
Budowanie wizerunku
sektora pozarządowego
Wywieranie wpływu na
polityki publiczne
Cele
szczegółowe
• zwiększenie liczby
podejmowanych przez
osoby i grupy działań na
rzecz rozwiązywania
problemów społecznych,
• podniesienie wiedzy na
temat różnorodnych
form organizowania się,
• podniesienie wiedzy w
zakresie organizowania i
realizacji inicjatywy
lokalnej oraz zwiększenie
stopnia jej realizacji
• poprawa jakości
zarządzania organizacją
pozarządową
• zwieszenie poziomu
integracji i sieciowania
sektora pozarządowego
• wzmocnienie potencjału
organizacji pozarządowych
• zwiększenie liczby
organizacji pozarządowych
• wzrost poziomu
stosowania
mechanizmów
partycypacyjnego
tworzenia polityk
publicznych wśród
kluczowych
podmiotów/osób
działających na terenie
społeczności
• poprawa jakości
dialogu i współpracy
między organizacjami a
samorządem
WSKAŹNIKI
1. Liczba grup
obywatelskich
powstałych/wspieranych
w wyniku działań
Centrum
2. Liczba
zgłoszonych/zrealizowan
ych inicjatyw lokalnych
3. Liczba zrealizowanych
akcji społecznych/
kampanii/ happeningów
4. Liczba spotkań z
mieszkańcami
zorganizowanych przez
Centrum na temat
możliwości działań
społecznych
5. Liczba informacji
przekazanych
mieszkańcom (poprzez
ulotki, plakaty, strony
www, udział w
spotkaniach itd.)
Usługi, które
można
świadczyć w
tym obszarze
1. Badanie potrzeb
2. Ewaluacja
3. Prowadzenie centrum
informacji2
4. Animacja/ facilitacja
1. Liczba zarejestrowanych
organizacji dzięki Centrum
2. Liczba organizacji, w
których w oparciu o
doradztwo i szkolenia
powstały określony
produkty (np. plan
rozwoju, procedury w
księgowości)
3. Liczba organizacji, które
zaczęły upubliczniać w
danym roku swoje
sprawozdania
merytoryczne i finansowe
4. Liczba organizacji, które
przyjęły uchwałą
zarządu/pracują wg
standardów zarządzania
organizacjami
5. Liczba projektów/kampanii
wspólnych realizowanych
dzięki Centrum )np. 1 %
6. Liczba
powstałych/wspieranych
sieci/partnerstw/federacji
7. Liczba wdrożonych przez
Centrum przedsięwzięć
innowacyjnych
1. Badanie potrzeb
2. Ewaluacja
3. Prowadzenie centrum
informacji2
4. Mediacje społeczne
• zwiększenie świadomości
społeczności lokalnej w
obszarze aktywności
obywatelskiej poprzez
zbieranie i
upowszechnianie wiedzy
o sektorze
pozarządowym na
poziomie lokalnym,
regionalnym
• monitorowanie
innowacyjnych rozwiązań
w zakresie rozwoju
społeczności
• zwiększenie wiedzy na
temat jakości życia
mieszkańców danej
społeczności
1. Liczba
inicjatyw/kampanii
obywatelskich/
pozarządowych w
mediach lokalnych
2. Wzrost (o %) odsetka
pozytywnych opinii o
sektorze pozarządowym
wśród
mieszkańców/biznesu/ad
ministracji publicznej
2
1.
2.
3.
4.
Badanie potrzeb
Ewaluacja
Prowadzenie centrum
informacji2
Promocja idei
1. Liczba dokumentów
lokalnych powstałych
we współpracy z
organizacjami
pozarządowymi
2. Liczba organizacji,
które biorą udział w
konsultacjach
społecznych
3. Liczba
interwencji/interpelacji
w kwestiach ważnych
dla danej społeczności
4. Liczba dokumentów
wystawionych przez
samorząd do
konsultacji społecznych
5. Liczba metod
partycypacji organizacji
w tworzeniu polityk
publicznych
1. Badanie potrzeb
2. Ewaluacja
3. Prowadzenie
centrum informacji2
Centrum informacji rozumiane jest jako prowadzenie m.in.: biblioteki na temat działania sektora pozarządowego, prowadzenie internetowego kalendarza
wydarzeń lokalnych ważnych dla organizacji pozarządowych i działań obywatelskich, zbieranie wiedzy o sektorze w regionie, np. posiadanie lokalnych baz
danych, lokalnych zasobów, ewentualnie prowadzenie badań, jeśli jest taka potrzeba
społeczna3
6. Organizacja kampanii
społecznych
7. Szkolenia (wszystkie
zakresy wymienione
powyżej)
8. Doradztwo (wszystkie
zakresy wymienione
powyżej)
9. Inkubator nowych
inicjatyw (biuro, adres,
sprzęt, skrzynka
pocztowa, strona
internetowa, itp.)
10. Coaching liderów/ek
organizacji
11. Prowadzenie procesu i
pisanie strategii
rozwoju organizacji i
społeczności
12. Organizacja akcji
społecznych, np.
happeningów, targów,
forów,
społecznych
6. Inicjowanie i
moderowanie pracy
partnerstw
7. Szkolenia (wszystkie
zakresy wymienione
powyżej4)
8. Doradztwo (wszystkie
zakresy wymienione
powyżej)
9. Audyty organizacyjne,
finansowe, prawne
10. Tutoring/mentoring
organizacyjny
11. Inkubator nowych
inicjatyw (biuro, adres,
sprzęt, skrzynka
pocztowa, strona
internetowa, itp.)
12. Coaching liderów/ek
organizacji
13. Prowadzenie procesu i
pisanie strategii rozwoju
organizacji i społeczności
14. Prowadzenie księgowości
organizacjom,
15. Interwencje prawne
(prawnik za organizację
w urzędzie)
16. Pisanie małych wniosków
dla innych organizacji,
17. Superwizja zespołów
18. Fundusze grantowe
(także regrantingowe),
stypendia, pożyczki,
poręczenia
5.
6.
7.
społecznych
Organizacja kampanii
społecznych
Organizacja akcji
społecznych, np.
happeningów, targów,
forów,
Organizowanie i
prowadzenie mediów
lokalnych, np.
wydawanie prasy
lokalnej, prowadzenie
TV obywatelskiej
społecznych
6. Inicjowanie i
moderowanie pracy
partnerstw
7. Prowadzenie procesu
i pisanie strategii
rozwoju organizacji i
społeczności
8. Udział w grupach
roboczych i ciałach
dialogu np. Radzie
Pożytku Publicznego,
Komisjach Oceny
Projektów
9. Inicjowanie i dawanie
przestrzeni do
konsultacji
społecznych
Rekomendowane jest wypracowanie przez Centrum standardu danej usługi, realizowanej przez to Centrum, np.
standardu doradztwa czy informacji.
3
Animacja to działania zmierzające do pobudzenia aktywności osób, grup i instytucji w przestrzeni publicznej, ożywienia społeczności lokalnej poprzez
inicjowanie różnego rodzaju aktywności, oraz polegające na pracy z wieloma grupami w środowisku lokalnym na rzecz rozwoju lokalnego, wzmocnienia
kapitału społecznego, budowania partnerstw na rzecz rozwoju, np. grupy obywatelskie, wyszukiwanie liderów, spotkania z mieszkańcami;
4
Tu też wchodzą szkolenia z promocji, technik integracji sektora i wywierania wpływu na polityki (rzecznictwa)
6
10. Pomieszczenia i wyposażenie Centrum
10.1. Położenie biura
Siedziba Centrum powinna znajdować się możliwie w centrum miejscowości lub w miejscu łatwo dostępnym,
blisko węzłów komunikacyjnych.
10.2. Opis siedziby
Centrum musi zapewnić zasoby lokalowe do udzielania wszystkich świadczonych usług. Mogą to być
pomieszczenia własne Centrum lub pozyskane do świadczenia usług (na zasadzie użyczenia, korzystania z
pomieszczeń partnera, najmu itd.).
Istotne jest, aby lokal, w którym świadczone są usługi Centrum:
•
•
•
był dostępny do użytkowania przez osoby z niepełnosprawnościami
zapewniał przestrzeń gwarantującą poufność (w kontekście np. doradztwa) i skuteczność (np. w
kontekście szkoleń – sala szkoleniowa) udzielanego wsparcia
był oznakowany - przy wejściu do budynku, w którym znajduje się Centrum, powinna być umieszczona
tablica informacyjna.
10.3. Godziny pracy biura
Godziny pracy biura powinny być dostosowane do potrzeb organizacji pozarządowych i możliwości Centrum,
zakładając, że minimalny czas pracy to dwa dni w tygodniu (minimum 12 godzin w tygodniu). Jednocześnie
prowadząc Centrum należy zadbać o dostępność biura w różnych porach dnia.
10.4. Wyposażenie
Centrum musi mieć zapewnione wyposażenie niezbędne do udzielania wszystkich świadczonych usług. Może to
być wyposażenie własne bądź zapewniony dostęp do wyposażenia (na zasadzie użyczenia, korzystania z
wyposażenia partnera, najmu itd.).
Centrum musi dysponować:
•
•
•
•
telefonem/numerem telefonu przypisanym wyłącznie do Centrum
Internetem
adresem mailowym Centrum
stroną WWW, ew. podstroną na stronie podmiotu prowadzącego Centrum lub partnera (np. samorządu)
Centrum dla zapewnienia jakości świadczonych przez siebie usług powinno zadbać o stosowne do ich realizacji
wyposażenie, np. ksero, skaner, drukarka.
7
11. Kadra Centrum
11.1 Funkcje kadry Centrum
By Centrum sprawnie realizowało swoje zadania, musi posiadać kadrę pełniącą funkcje administracyjne i
merytoryczne. Należą do nich:
1. koordynator/koordynatorka Centrum
2. obsługa księgowa
3. specjalista/specjalistka ds. informacji
Centrum powinno dysponować opisanymi zakresami obowiązków członkiń/ów kadry na powyższych stanowiskach
(przykładowe opisy obowiązków załącznik nr 1).
Centrum dla zapewnienia jakości świadczonych przez siebie usług powinno zadbać o ekspertów/ekspertki
odpowiednich do ich realizacji:
4. doradca/doradczyni
5. animator/animatorka
6. trener/trenerka
7. informatyk/informatyczka
Funkcje te realizowane mogą być przez członków/członkinie organizacji, wolontariuszy, pracowników, ale także
współpracowników zewnętrznych, pozyskiwanych/zatrudnianych do przeprowadzenia szkolenia, doradztwa czy
animacji.
Funkcje te nie muszą być realizowane oddzielnie, mogą być łączone, np. koordynator i specjalista ds. informacji,
doradca i trener itd.
11.2
Kwalifikacje osób pracujących
11.2.1 Koordynator/koordynatorka
Musi posiadać minimum:
•
•
wykształcenie średnie,
2 letnie doświadczenie w pracy (lub współpracy) w organizacji pozarządowej (bez względu na formę
zatrudnienia), potwierdzone kwalifikacje (dyplomem, certyfikatem, zaświadczeniem i inne) w zakresie
umiejętności zarządzania organizacją, zasobami ludzkimi, realizacji projektów itp.
11.2.2 Obsługa księgowa
Obsługa księgowa może być zlecona Biuru Rachunkowemu lub osobie fizycznej. Osoba odpowiedzialna za obsługę
księgową musi posiadać minimum:
• wykształcenie średnie,
• 3 letnie doświadczenie w dziedzinie księgowości,
• znajomość realiów sektora organizacji pozarządowych, w tym specyfiki zw. z zarządzaniem finansami w
organizacji pozarządowej (jak zwolnienia podatkowe, budżet zadaniowy, rozliczanie projektów).
Wymogi te można zawrzeć w umowie pomiędzy Centrum a Biurem Rachunkowym.
8
11.2.3 Specjalista/specjalistka ds. informacji
•
•
•
•
•
•
•
zatrudnienia),
wiedzę w obszarach świadczonych przez Centrum, czyli Organizowanie środowiska lokalnego i
mobilizowanie społeczności lokalnej; Wsparcie i rozwój organizacji pozarządowych; Budowanie wizerunku
sektora pozarządowego; Wywieranie wpływu na polityki publiczne,
umiejętność jasnego przekazu informacji,
wiedzę nt. źródeł informacji,
umiejętność poruszania się w środowisku Internetu oraz pozyskiwania, przekazywania i udostępnienia
informacji, w tym na stronie internetowej,
umiejętność redagowania tekstów.
11.2.4 Doradca/doradczyni
• 2 letnie doświadczenie w pracy w danej dziedzinie,
• roczne doświadczenie w świadczeniu usług o charakterze doradczym,
• znajomość realiów sektora organizacji pozarządowych.
Wskazane jest posiadania prawa jazdy.
11.2.5 Animator/animatorka
•
•
zatrudnienia),
• doświadczenie w zakresie rozwoju lokalnego, pracy projektowej,
• umiejętność prowadzenia spotkań, moderowania, prowadzenia diagnozy potrzeb, tworzenia partnerstw,
pracy z trudnym klientem.
Wskazane jest posiadania prawa jazdy.
11.2.6 Trener/ trenerka
• 3 letnie doświadczenie w danej dziedzinie,
• 2 letnie doświadczenie trenerskie i 200 godzin przeprowadzonych szkoleń,
• znajomość realiów sektora organizacji pozarządowych.
Centrum powinno dbać o systematyczne podnoszenie kwalifikacji pracowników/współpracowników i zapewnienie
współpracy w zespole.
9
12. Finansowanie działalności Centrum
Centrum powinno opierać się na różnorodnych źródłach finansowania. Działalność Centrum może być
finansowana:
• ze środków zewnętrznych programów grantowych publicznych i prywatnych
• ze środków samorządów lokalnych na zasadzie zlecenia zadania – załącznik nr 2.
• ze środków własnych - możliwe jest wprowadzenie odpłatności za świadczone usługi (z
uwzględnieniem równości szans), np. na zasadzie działalności gospodarczej, odpłatnej działalności
statutowej. W takim przypadku działalność statutowa odpłatna lub gospodarcza nie może zdominować
działalności statutowej nieodpłatnej
Sposoby pozyskiwania środków powinny być zgodne z aktami prawnymi dotyczącymi podmiotu prowadzącego
Centrum; w przypadku organizacji pozarządowych powinny być zgodne również z ich uregulowaniami
wewnętrznymi, zwłaszcza statutem.
13. Prawa klienta
W przypadku, gdy klient jest niezadowolony z usług świadczonych przez Centrum, może zgłosić swoje zastrzeżenia
ustnie lub złożyć zażalenie na piśmie, przy czym pierwszą instancją odwoławczą jest osoba zarządzająca Centrum.
Jeżeli spór nie zostanie załagodzony, sprawa zostanie skierowana do zarządu/władz organizacji/instytucji
prowadzącej Centrum.
14. Zarządzanie
14.1 Monitoring
14.1.1. Monitoring wewnętrzny
Monitoring działań prowadzony będzie w sposób ciągły przez koordynatora/rkę Centrum z zaangażowaniem
innych osób, np. księgowej/ego. Polegał będzie na systematycznym badaniu wskaźników realizacji zadań zgodnie z
udokumentowanymi i uzgodnionymi procedurami. Monitoring będzie się skupiał na dwóch podstawowych
obszarach, tj. monitoring rzeczowy (monitorowanie postępu prac) i monitoring finansowy (monitorowanie
środków finansowych).
Badane będą dokumenty potwierdzające realizację zadań, harmonogramy i dokumenty finansowe. Raz
w miesiącu odbywać się będzie spotkanie zespołu Centrum, podczas którego omawiane będą sprawy dotyczące
realizacji zadań. Z każdego spotkania sporządzana będzie notatka informująca o najważniejszych ustaleniach.
Do celów monitoringu oraz sprawozdania sporządzane mogą być, w zależności od realizowanych przez Centrum
usług:
• Monitoring rzeczowy – np. miesięczne karty pracy pracowników Centrum lub inne dokumenty o
charakterze sprawozdawczym, karty doradztwa, dziennik szkoleń, listy obecności (jak ze szkoleń,
doradztwa, spotkań i in.), rejestr telefonicznie udzielonych informacji i porad, rejestr
wysyłek/konsultacji/informacji pocztą elektroniczną, rejestr spotkań, konferencji itd. zorganizowanych
przez Centrum lub w pomieszczeniach Centrum, rejestr osób korzystających ze sprzętu będącego na
wyposażeniu Centrum i inne, dostosowane do działalności Centrum
• Monitoring finansowy - arkusze kalkulacyjne z planowanym budżetem, arkusze kalkulacyjne z budżetem
wykonywanym (miesięczne, zbiorcze) i inne
10
14.1.2. Monitoring zewnętrzny
Monitoring może być zlecony podmiotowi zewnętrznemu (np. audyt księgowy).
Ponadto, w przypadku zlecenia organizacji pozarządowej przez samorząd prowadzenia Centrum realizowany
może być monitoring zewnętrzny. Monitoringu zewnętrznego dokonuje osoba wskazana przez samorząd,
oddelegowana do wykonania w/w czynności. Osoba ta bierze udział w comiesięcznych spotkaniach zespołu.
14.2 Ewaluacja
Centrum powinno przeprowadzić ewaluację wewnętrzną, może również przeprowadzić ewaluację zewnętrzną.
Centrum zobowiązane jest do ewaluacji swej działalności raz w roku.
Ewaluacja roczna powinna odnosić się co najmniej do:
• jakości usług świadczonych przez Centrum,
• skuteczności działania Centrum,
• efektywności działania Centrum.
Co trzy lata Centrum powinno przeprowadzać ewaluację odnoszącą się do wpływu Centrum na rozwój sektora
pozarządowego oraz w miarę możliwości do poprawy jakości życia mieszkańców w danej społeczności.
Ewaluacja powinna być realizowana metodami zarówno ilościowymi (np. ankiety, w tym internetowe), jak i
jakościowymi (np. wywiady indywidualne, grupowe, panel ekspertów, obserwacja).
Wyniki ewaluacji działalności Centrum muszą być udostępnione na stronie internetowej Centrum.
14.3 Sprawozdania
Podmiot prowadzący Centrum sporządza i publikuje na stronie internetowej sprawozdanie z działalności Centrum.
Sprawozdanie powinno zawierać część merytoryczną i finansową. Część merytoryczna powinna zawierać czytelne
wskaźniki realizacji usług oraz opis zmian społecznych, do których przyczyniły się działania pośrednio lub
bezpośrednio prowadzone przez Centrum. Część finansowa powinna zawierać bilans wraz z informacją
dodatkową (w przypadku, gdy jest to sprawozdanie finansowe organizacji/instytucji prowadzącej również inne
działania oprócz Centrum, powinny być zawarte wyodrębnione informacje finansowe dot. Centrum).
15. Wizualizacja i promocja
Centrum posiada swoją wizualizację. Przy wejściu do budynku, w którym znajduje się Centrum, zawieszona jest
tablica informacyjna.
Tablica zawierać powinna nazwę własną Centrum (w przypadku, gdy w nazwie podmiotu prowadzącego nie
znajduje się określenie Centrum Wsparcia), logo i inne informacje (np.: godziny otwarcia Centrum). W razie
potrzeby zamieszczone są informacje (strzałki) kierujące do pomieszczeń Centrum, które są oznaczone.
Jednolita informacja o Centrum (ze stosowaną wizualizacją, jak np. logo) wykorzystywana jest na stronie
internetowej, wzorze pisma, ulotkach, plakatach itp.
Centrum powinno promować się przez co najmniej dwa z niżej zamieszczonych kanałów:
•
•
•
stronę internetową, baner, roll-up, ulotka zawierające zakres usług, wypowiedzi ustne
informacje przekazywane do prasy, radia oraz lokalnych telewizji i in. mediów
portale społecznościowe, np. Facebook, Golden Line itp.
11
•
•
•
poradniki, informatory, broszury, opracowania dotyczące działalności Centrum i organizacji
pozarządowych, publikowane w wersji papierowej i elektronicznej zawierające stopkę centrum
kampanie społeczne organizowane przez Centrum
organizowanie imprez okolicznościowych związanych z działalnością III sektora, np. pikniki z NGO,
kiermasze, wystawy itp.
15. Procedura wdrażania i weryfikacji standardu
Standard powinien być przyjęty uchwałą zarządu organizacji, Rady Działalności Pożytku Publicznego bądź innego
ciała w zależności od uwarunkowań prawno-formalnych podmiotu prowadzącego Centrum.
Standard powinien zostać poddany weryfikacji co najmniej raz na dwa lata (bądź indywidualną decyzją danego
Centrum - częściej). Weryfikacja powinna być realizowana podczas spotkań z udziałem zespołu Centrum oraz
zarządu organizacji prowadzącej Centrum/przedstawiciela samorządu/Rady Działalności Pożytku Publicznego (w
zależności od statusu prawnego podmiotu prowadzącego Centrum). Na spotkania można także zaprosić
przedstawicieli otoczenia Centrum, tj. partnerów, klientów itd.
16. Podstawy prawne
16.1 Punkt ten identyfikuje dokumenty, które są istotne dla powołania i formalnego funkcjonowania Centrum.
•
•
•
•
•
Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U Nr 96 z 29 maja 2003 r. z późn. zm.)
Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (Dz. U. 01.142.1591 z późn. zm.)
Ustawa o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r. (Dz. U. 98.91.578 z późn. zm)
Ustawa o finansach publicznych
Roczny program współpracy samorządu gminnego/powiatowego z organizacjami pozarządowymi
16.2 Punkt ten identyfikuje dokumenty planistyczne, które są istotne dla powołania i funkcjonowania Centrum.
•
•
•
•
Strategia rozwoju powiatu/gminy/regionu
Strategia rozwiązywania problemów społecznych powiatu
Program/Karta współpracy gminy/starostwa powiatowego z organizacjami pozarządowymi
Inne dokumenty w wymiarze lokalnym, ponadlokalnym i krajowym, jak Ustawa o pomocy społecznej,
Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Ustawa o
prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej i in.
12
17. Organizacje/instytucje zaangażowane w proces opracowania standardu (w kolejności alfabetycznej)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych w Płocku
Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych w Radomiu
Federacja Centrum Szpitalna
Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA
Fundacja Rozwój Aktywność Społeczność
Stowarzyszenie Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS
Stowarzyszenia Centrum Innowacji Społeczeństwa Informacyjnego
Stowarzyszenie Mariański Ruch Inicjatyw Ekonomiczno-Społecznych
Stowarzyszenie Styl Życia - Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych w Siedlcach
13
Załącznik nr 2
do Standardu Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych
dot. procedury zlecania przez samorząd terytorialny usługi prowadzenia centrum wsparcia
Opracowany standard określa proponowane ramy funkcjonowania Centrum Wsparcia Organizacji
Pozarządowych. Może jednocześnie posłużyć jako wzór do opracowania standardu Centrum jako zadania
wspieranego bądź powierzonego przez samorząd organizacji pozarządowej.
I. Treść standardu
W przypadku opracowania standardu prowadzenia centrum wsparcia zaproponowany standard powinien zostać
uszczegółowiony o szereg informacji, uwzględniających również specyfikę danego regionu/samorządu.
1. Jednym z podstawowych obszarów do szczegółowego omówienia jest punkt dotyczący zasobów centrum
(pomieszczenia, wyposażenie). Należy tu dokonać szczegółowej specyfikacji ze względu na rodzaj i ilość
sprzętu, mebli, metraż itd.
2. Podobnie należy szczegółowo opisać zadania kadry centrum wspierania, z określeniem czasu ich realizacji.
3. Równie istotny element to szczegółowe określenie wskaźników realizacji zadania zleconego – centrum
wspierania organizacji pozarządowych.
Te trzy obszary mają zdecydowane znaczenie przy specyfikacji budżetu realizacji zadania – prowadzenia centrum.
W załączeniu wzór formularza excell, który posłużyć może do wyliczenia kosztów realizacji prowadzenia centrum
wsparcia wg wypracowanego standardu.
II. Procedura
Procedura zlecenia powinna opierać się na następujących krokach:
1. Powstanie zespołu standaryzacyjnego. W jego skład wejść powinni przedstawiciele organizacji pozarządowych,
pracownicy samorządu oraz radni. Wskazane jest, by zespół powołany został przez burmistrza/wójta/prezydenta
miasta. Zespół może też powstać ze wspólnej inicjatywy organizacji pozarządowych i samorządu
2. Praca zespołu standaryzacyjnego – to szereg spotkań i warsztatów, moderowanych przez eksperta (wskazane,
by był to ekspert zewnętrzny). Efektem prac zespołu jest standard realizacji usługi Centrum Wspierania
Organizacji Pozarządowych
- kolejny krok to przekazanie wypracowanego standardu do Rady Działalności Pożytku Publicznego. Rada po
naniesieniu uwag oraz wydaniu opinii przekazuje standard do burmistrza/wójta/prezydenta miasta.
14
W przypadku, gdy Rada Działalności Pożytku Publicznego w danym samorządzie nie funkcjonuje, zespół
standaryzacyjny przekazuje standard bezpośrednio do burmistrza/wójta/prezydenta miasta.
3. Po akceptacji przez burmistrza/wójta/prezydenta miasta standard powinien zostać przyjęty zarządzeniem
danego burmistrza/wójta/prezydenta miasta.
Standard może też trafić pod obrady Rady Miasta/Gminy i zostać przyjęty uchwałą rady.
4. Po zatwierdzeniu standardu samorząd ogłasza konkurs na:
a) powierzenie zadania – to rozwiązanie wskazane; możliwe jest, gdy samorząd przeznacza na realizację zadania
taką kwotę, jaka wyliczona została w standardzie
lub
b) wsparcie zadania – to rozwiązanie najczęściej stosowane; funkcjonuje, gdy samorząd przeznacza na realizację
zadania kwotę mniejszą niż wyliczona w standardzie
5. Miejsce CWOP w polityce/dokumentach programowych samorządu
By zadbać o finansowanie Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych, należy doprowadzić do odpowiednich
zapisów w Rocznym Programie Współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi. Na podstawie takiego
zapisu samorząd może przeznaczyć środki na wsparcie bądź powierzenie zadania oraz uruchomić konkurs w tym
zakresie.
III. Finansowanie
W sytuacji miasta na prawach powiatu finansowanie Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych opiera się na
środkach danego samorządu. W przypadku powiatu ziemskiego środki na działalność CWOP pochodzić mogą od
samorządu powiatu bądź danej gminy/gmin, w zależności od zasięgu CWOP. W województwie warmińskomazurskim wypracowano rozwiązanie, oparte na Partnerstwie. Partnerstwo obejmuje zasięgiem cały powiat, w
jego skład wchodzą docelowo wszystkie samorządy (np. jest tak w powiecie braniewskim), Powiatowa Rada
Organizacji Pozarządowych i inni partnerzy. Partnerstwo ustala zasady funkcjonowania CWOP, monitoruje też
jego działanie. Każdy samorząd gminny przekazuje określoną kwotę, ustaloną wcześniej w ramach Partnerstwa,
do samorządu powiatu. Ten z kolei ogłasza jeden konkurs na prowadzenie Centrum Wspierania Organizacji
Pozarządowych na terenie powiatu.
Przekazywane do samorządu kwoty czy ogłaszany konkurs realizowane na podstawie odpowiednich uchwał (w
załączeniu przykładowe dokumenty).
15
Wzór
POROZUMIENIE
Zawarte w dniu ……………………………….. pomiędzy:
1. Stowarzyszeniem …………………….., reprezentowanym przez ……….. – Prezesa Stowarzyszenia, zwanym w
dalszej części porozumienia Stowarzyszeniem
2. Powiatem ………………., reprezentowanym przez:
a) Starostę ……… ……..
b) Wicestaostę …………. ……….
zwanym w dalszej części porozumienia Powiatem
w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania Centrum Organizacji Pozarządowych w …………….., zwanego dalej
Centrum (utworzone przez Stowarzyszenie ……………….)
§1
1. Zarówno Powiat, jak i Stowarzyszenie zgodnie ustalają potrzebę funkcjonowania Centrum z pożytkiem dla
mieszkańców Powiatu …………..
2. Centrum będzie działało od …………., a jego siedzibą będzie miasto …………..
3. Powiat zobowiązuje się do bezpłatnego udostępnienia niezbędnych dla działalności Centrum pomieszczeń
oraz zapewnienie w tych pomieszczeniach bezpłatnego dostępu do mediów, z zastrzeżeniem pkt.4.
§2
1. W sprawach nieregulowanych niniejszym porozumieniem mają zastosowanie przepisy Kodeksu
Cywilnego.
2. Wszelkie zmiany niniejszego porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§3
1. Niniejsze porozumienie zawarte jest na okres …………….. tj. od …….. do ………., jednakże strony dostrzegając
potrzebę kontynuowania działalności Centrum po tym okresie, zawrą stosowne porozumienie.
2. Niniejsze porozumienie wygasa w przypadku nie rozpoczęcia działalności Centrum w terminie do końca
………….
§4
Centrum zobowiązuje się ponosić odpłatność za wykonane rozmowy telefoniczne wg bilingu
przedstawionego przez Powiat. Odpłatność ma nastąpić na konto bakowe Powiatu w ciągu 7 dni od
przedłożenia przez Powiat faktury VAT.
§5
Porozumienie zostało zawarte w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
W imieniu Stowarzyszenia …………………………………………………………
W imieniu Powiatu …………………………………………………………….
16
Wzór
PROJEKT
Uchwała nr
Rady Gminy ………..
z dnia …………………….
w sprawie: współdziałania z Powiatem ……….. w realizacji zadań z zakresu współpracy z organizacjami
pozarządowymi
Na podstawie art. 10 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001
r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) w związku z art. 167 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o
finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami) Rada Gminy ……. uchwala, co
następuje:
§1
Gmina ……….. przystępuje do współpracy z Powiatem …………. w zakresie realizacji zadań dotyczących
współdziałania z organizacjami pozarządowymi.
§2
Przeznacza się z budżetu gminy na rok …….. kwotę 3 600 zł (słownie: trzy tysiące sześćset złotych) w formie dotacji
celowej dla Powiatu …………………….
§3
Upoważnia się Wójta Gminy do zawarcia porozumienia z Samorządem Powiatu ………… określającego szczegółowe
zasady przekazania i rozliczenia dotacji.
§4
Wykonanie uchwały powierza się Wójtowi Gminy.
§5
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób zwyczajowo przyjęty na terenie gminy.
Przewodniczący rady Gminy
…………………………..
17
Wzór
PROJEKT
Uchwała nr
Zarządu Powiatu …………………
z dnia
w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań Powiatu ………….. i uzyskanie dotacji
celowej przez organizacje pozarządowe działające w sferze pożytku publicznego oraz podmioty, o których
mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z
2001 roku Dz. U. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.), art. 5 ust. 4 pkt 2, art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 o
działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) oraz art. 176 ustawy o
finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Zarząd Powiatu
………………… uchwala co następuje:
§1.
Przyjmuje się treść ogłoszenia stanowiącą załącznik do uchwały.
§2.
Ogłasza się otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych Powiatu ……………. na ……… r.
§3.
Zlecenie realizacji zadań publicznych nastąpi w formie wsparcia wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie
realizacji zadań w wysokości podanej w ogłoszeniu o konkursie.
§4.
Zobowiązuje się Starostę …………… do umieszczenia ogłoszenia o konkursie w BIP, dzienniku o zasięgu lokalnym i
na tablicy ogłoszeń w Starostwie Powiatowym w …………….
§5.
Wykonanie uchwały powierza się Staroście ……………………..
§6.
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
18
Wzór
PROJEKT
Załącznik do Uchwały Nr
Zarządu Powiatu ………………………
z dnia
ZARZĄD POWIATU …………………..
ogłasza otwarty konkurs ofert
na realizację zadań Powiatu …………… na ………. rok
I.
Zlecenie realizacji zadań publicznych nastąpi w formie wsparcia wraz z udzieleniem dotacji na
dofinansowanie realizacji zadań.
II. Rodzaj zadania wraz z wysokością wsparcia finansowego przeznaczonego na jego realizację:
1. Zadania w zakresie administracji publicznej, w tym:
1.1. Działalność wspomagająca technicznie, szkoleniowo i informacyjnie organizacje pozarządowe, w
tym, w szczególności działania ukierunkowane na pozyskiwanie środków zewnętrznych – kwota
dotacji: 18 000,00 zł
III. Rada Powiatu ……………. przeznacza ogólną kwotę 18 000,00 zł na dofinansowanie w/w zadań.
IV. Podmioty uprawnione do udziału w konkursie:
Konkurs adresowany jest do organizacji pozarządowych działających w sferze pożytku publicznego
oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o
wolontariacie.
V. Warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie w terminie do dnia 10.07.2009 roku właściwej
dokumentacji:
1. Oferty zgodnej ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego,
ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego
zadania (Dz. U. Nr 164, poz. 2207).
2. Kopii aktualnego statutu potwierdzonego za zgodność z oryginałem.
3. Wypisu z KRS lub innej ewidencji.
4. Sprawozdania merytorycznego i finansowego za rok poprzedni.
VI. Oferty wraz z załącznikami w zamkniętych kopertach z napisem: „Otwarty konkurs ofert” – z podaniem
nazwy zadania, zawartej w ogłoszeniu o konkursie – należy złożyć w sekretariacie Starostwa
Powiatowego w ………….., ul. ……………., ………………lub przesłać pocztą. Szczegółowe informacje na
temat konkursu oraz wzór oferty dostępne są na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w
www………… w zakładce „organizacje pozarządowe”. Dodatkowe informacje można także uzyskać w
Wydziale Oświaty i Promocji Powiatu Starostwa Powiatowego w ……………. pod numerem telefonu
……………….
VII. Kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert oraz ogólne warunki realizacji zadania publicznego
zawarte są w Programie Współpracy Powiatu …………… z organizacjami pozarządowymi oraz
podmiotami działającymi w sferze pożytku publicznego.
VIII.Realizacja zleconego organizacji pozarządowej zadania następuje po zawarciu umowy.
19

STANDARD działania Centrum Wsparcia Organizacji

Transkrypt

Podobne dokumenty

I Forum Biznesu i Organizacji Pozarządowych w Powiecie

Siła w grupie

Kuba Wygnański Pracownia Badań i Innowacji Społecznych STOCZNIA

Skład grupy roboczej

Zaproszenie na doradztwo marketingowe Zapraszamy!

SZKOLENIE „AUDYT ORGANIZACYJNY W NGO”

Wiadomości - Gmina

Zapraszamy na BEZPŁATNE szkolenie dla członków, pracowników

Szczegółowe informacje