Specyfikacja programu test-gmina
Transkrypt
Specyfikacja programu test-gmina
Opracował Zespół Informatyczny LTC Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone 1.1. Dokumentacja Techniczna i Instrukcja Obsługi System Informatyczny FINN 8 SQL URZĄD Dokumentacja Techniczna i Instrukcja Obsługi Dokumentacja Raportowania Wdrożenia Dokumentacja Dla Projektów Dotowanych Przez EFRR LTC Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian technicznych do tworzonych przez siebie programów. Treść niżej wymienionych podręczników nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń wobec LTC Sp. z o.o. Instrukcja opisuje cały system FINN 8 SQL Urząd. Oprogramowanie jest dostarczane na podstawie umowy licencyjnej. Dostępne dla użytkownika moduły użytkowe oraz funkcje aplikacji wynikają z posiadanej licencji. Kopiowanie oprogramowania na nośnikach danych innych niż dopuszczone w umowie licencyjnej jest niezgodne z prawem. Wymienionych poniżej podręczników ani ich części nie można powielać ani przekazywać w żadnej formie, oprócz przeznaczeń, na które uzyskano zgodę od LTC Sp. z o.o. Opracowana dokumentacja przeznaczona jest dla Użytkowników programów pakietu FINN 8 SQL URZĄD. Na pakiet składają się współpracujące ze sobą moduły użytkowe występujące w wersji standardowej oraz rozszerzonej (w zakresie funkcjonalnym i narzędziowym): • e-Urząd (e-formularze spraw, e-usługi, Biuletyn Informacji Publicznej - BIP oraz Regionalne Centrum Informacji w Internecie) • Kancelaria, Sekretariat oraz Archiwum Zakładowe (wydziały, sprawy, dokumenty) • Kontakty, Procedury, Kompetencje (przepływ zadań - workflow) • Podatki i Opłaty Lokalne, Dzierżawy, Użytkowanie Wieczyste (wymiar i windykacje – m.in. podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób fizycznych i prawnych, od posiadania psów oraz od środków transportu) • Zaopatrzenie, Sprzedaż oraz Magazyny (umowy, noty, faktury, rejestry VAT, kartoteki towarów, dokumenty magazynowe) • Rozrachunki (operacje kasowo-bankowe, zaliczki, odsetki, windykacje) • System Finansowo-Księgowy, Budżet (projektowanie i analizy wykonania) • System Kadrowo-Płacowy oraz Ewidencja Czasu Pracy (oparta na systemie elektronicznych czytników kart zbliżeniowych lub magnetycznych) • Pozostałe specjalistyczne ewidencje i rejestry (m.in. działalność gospodarcza, zezwolenia i koncesje, zamówienia publiczne, licencje, zaświadczenia, podmioty związane z zarządzaniem antykryzysowym, składniki majątkowe, środki trwałe, wyposażenie, zbiorniki bezodpływowe i oczyszczalnie, zabytki, zwierzęta egzotyczne) LTC Sp. z o. o. Oddział w Łodzi tel. (42) 684 98 91 93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T fax (42) 684 98 92 e-mail: [email protected] NIP 827-000-78-03 http://www.finn.pl strona 1 Serwis internetowy www.finn.pl Aktualne wersje programu, poszczególne składniki dokumentacji oraz inne materiały techniczne, informacyjne i promocyjne można pobrać w serwisie internetowym www.finn.pl w dziale: Programy / Urząd, BIP, Powiat, Gmina / na stronach: • • • • / Urząd - Instrukcje obsługi ... - opisy systemu oraz instrukcje obsługi / Urząd - Szkolenia - uzupełniające materiały techniczne i dotyczące dokumentacji wdrożenia / Urząd - Pobierz program - aktualne wersje programu / Urząd - Dokumenty do pobrania - uzupełniające materiały promocyjnoinformacyjne, cenniki Równolegle z instrukcją w wersji poligraficznej opracowujemy kursy zdalnego nauczania w metodologii e-learning obsługujące poszczególne zagadnienia dotyczące wdrożenia i obsługi systemu. Zapraszamy na strony: Programy / E-learning, LMS, LCMS / Katalog kursów . Uwaga: Najlepszą ilustracją naszych rozwiązań są prezentacje multimedialne oraz wersje demonstracyjne programów. Wprowadzone dane oraz ustalone parametry pracy programu stanowią przykład standardowego sposobu wykorzystania programów i ułatwiają Użytkownikom początkującym pierwszy kontakt z oprogramowaniem. Mogą również w znacznym stopniu przyspieszyć wdrożenie systemu. Dokumentacja Techniczna i Instrukcja Obsługi Ogólny opis systemu i zgodność oprogramowania z przepisami 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.9. 1.3. 1.4. 1.6.1. 1.6.2-5. Ogólny Opis Systemu FINN 8 SQL URZĄD System Kancelaryjny i Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) Regionalne Centrum Informacji (RCI) - Ogólny Opis Modułu Jak wybrać najlepszy zestaw modułów Specyfikacja Funkcji Modułów Systemu Specyfikacja Funkcji Pakietu e-Urząd Zgodność z przepisami modułu: Biuletyn Informacji Publicznej Zgodność z przepisami modułów oprogramowania kancelaryjnego Instrukcja obsługi programów 2.cs. 2.web. Podstawowe zasady pracy (architektura klient/serwer) Podstawowe zasady pracy (architektura inter/intranetowa) 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2.1.cs. Instalacja serwera baz danych, administracja baz danych Administracja serwera baz danych PostgreSQL 8.0 Administracja serwisu Biuletynu Informacji Publicznej (arch. klient / serwer) Przygotowanie programu do pracy – polecenia administracyjne (architektura klient / serwer) 3.2.2.cs. Przygotowanie programu do pracy – zagadnienia ogólne (arch. klient / serwer) 3.2.3.cs. Przygotowanie programu do pracy – Elektroniczny Obieg Dokumentów, Workflow (architektura klient / serwer) 3.2.4.cs. Przygotowanie programu do pracy – Procesy, procedury (arch. klient / serwer) 3.2.5.cs. Przygotowanie programu do pracy z modułami: Sprzedaż, Zaopatrzenie, Rozrachunki (architektura klient / serwer) 3.2.6.web. Przygotowanie programu do pracy – Obsługa e-mail i faksów (architektura inter / intranetowa) LTC Sp. z o. o. tel. (42) 684 98 91 93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T fax (42) 684 98 92 NIP 827-000-78-03 e-mail: [email protected] http://www.finn.pl strona 2 3.2.7.web. Przygotowanie programu do pracy - Ewidencja Czasu Pracy (architektura inter / intranetowa) 3.3. Testowanie nowej wersji programu 3.4. Architektura aplikacji 4.1.1.cs. 4.1.1.web. 4.1.5.cs. 4.2.1.cs. 4.2.2.cs. 4.2.3.cs. 4.3.cs. 4.4. 4.5.1. 4.5.2. 4.5.3. 4.5.4. 5.1.1.cs. 5.1.2.cs. 5.1.3.cs. 5.1.4.cs. 5.1.5.cs. Opis podstawowych poleceń (architektura klient / serwer) Dzienniki korespondencji sekretariatów (architektura inter / intranetowa) Rejestry zamówień publicznych (architektura klient / serwer) Ewidencja działalności gospodarczej (architektura klient / serwer) Ewidencja zbiorników bezodpływowych i oczyszczalni (arch. klient / serwer) Rejestry zezwoleń alkoholowych (architektura klient / serwer) Rozrachunki, Sprzedaż, Zaopatrzenie (architektura klient / serwer) Instrukcja korzystania z serwisu Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) System finansowo – księgowy, budżet Załącznik nr 2.2/A. Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych Załącznik nr 2.3/A. Wykaz programów systemu informatycznego Załącznik nr 2.3/ B. Procedury, funkcje, algorytmy, parametry oraz ochrona danych w systemie informatycznym. Harmonogram wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (architektura klient / serwer) Rejestracja spraw (architektura klient / serwer) Rejestracja korespondencji i spraw (architektura klient / serwer) Rejestracja oraz obieg korespondencji i spraw (architektura klient / serwer) Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów (architektura klient / serwer) Dokumentacja Raportowania Wdrożenia Zestaw protokołów i raportów tworzy dokumentację administratora systemu przeznaczoną do wszechstronnego dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia oprogramowania FINN 8 SQL URZĄD. Dokumentacja jest bardzo przydatna do raportowania wdrożenia dla projektów dotowanych przez EFRR. Opracowano następujące karty dokumentacji administratora systemu: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2.1. 2.2. 2.3 2.4. 3. Plan wdrożenia (Ustalenie podstawowego zakresu prac. Szczegółowy zakres wdrożenia jest ustalany i raportowany na kartach i protokołach zestawionych niżej.) Protokół odbioru – podstawowy (Zakres wykonanych prac/usług wdrożenia nowego systemu: Instalacja aktualnej wersji oprogramowania; Uzgodnienia; Przekazanie materiałów (od LTC); Odebranie materiałów (przez LTC); Wdrożenia (szkolenia) stanowiskowe; Wprowadzenie przykładowych - rzeczywistych danych; Inne prace / usługi, Zrealizowana liczba godzin pracy ogółem do rozliczenia – zafakturowania.) Protokół odbioru – serwis (Zakres wykonanych prac/usług serwisu eksploatowanego systemu: podobny jak w 1.2.) Ustalenia dotyczące współpracy z Urzędem w zakresie BIP (Instrukcja dotycząca współpracy przy obsłudze Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) oraz e-usług.) Potwierdzenie odbioru materiałów przez LTC Ustalenia w zakresie informacji niezbędnych do wdrożenia programu Karta informacyjna komórki organizacyjnej Analiza stanu i potrzeb informatyzacji podmiotu Potwierdzenie wykonania szkolenia – podstawowe zasady pracy w programie (Określenie miejsca, czasu, zakresu szkolenia. Zebranie uwag od uczestników szkolenia.) 4.1. Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – przygotowanie do pracy modułów: BIP oraz Serwis internetowy (Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu LTC Sp. z o. o. tel. (42) 684 98 91 93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T fax (42) 684 98 92 NIP 827-000-78-03 e-mail: [email protected] http://www.finn.pl strona 3 tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.) 4.2. Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – przygotowanie do pracy programu kancelaryjnego (Dotyczy modułów kancelaryjnych w wersji standardowej: Kancelaria, sekretariat oraz Archiwum zakładowe. Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.) 5.1. Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – prowadzenie rejestrów kancelaryjnych (Dotyczy wersji standardowej modułów użytkowych: Kancelaria, sekretariat oraz Archiwum zakładowe. Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.) 5.2. Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – kontrola przepływu zadań (workflow) (Dotyczy wersji standardowej modułów użytkowych: Kontakty oraz Procedury. Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.) 6.1. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – przygotowanie programu do pracy i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych (Dotyczy wersji rozszerzonej modułów użytkowych: Kancelaria, sekretariat, Archiwum zakładowe, Kontakty oraz Procedury. Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.) Dokumentacja wdrożenia – parametry BIP (Karta pozwala udokumentować parametryzowanie serwisu internetowego BIP, a także wprowadzenie użytkowników (operatorów) serwisu, danych osób – pracowników urzędu, informacji na strony serwisu.) Dokumentacja wdrożenia – wprowadzanie komórek organizacyjnych urzędu (Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu i BIP. Karta pozwala udokumentować wprowadzenie do baz danych programu informacji na temat komórek organizacyjnych tego urzędu.) Dokumentacja wdrożenia – wprowadzanie danych adresowych (Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować wprowadzenie do baz danych programu danych adresowych firm, instytucji, urzędów.) Dokumentacja wdrożenia – tworzenie klasyfikacji (Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować utworzenie za pomocą poleceń programu klasyfikacji porządkujących dane poszczególnych kartotek.) Dokumentacja wdrożenia – wprowadzanie użytkowników, grup użytkowników (Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować utworzenie za pomocą poleceń programu grup użytkowników i przydzielenie do nich użytkowników.) Dokumentacja wdrożenia – zakładanie rejestrów kancelaryjnych (Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować wprowadzenie do baz danych programu rejestrów kancelaryjnych.) Dokumentacja wdrożenia – wypełnianie słowników, pozostałe (Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować czynności administracyjne służące przygotowaniu programu do pracy.) Dokumentacja Dla Projektów Dotowanych Przez EFRR Dokumentacja dotyczy raportowania wskaźników produktów, rezultatów i oddziaływania dla projektów dotowanych przez ZPORR. Przedstawioną w dokumentacji listę wskaźników należy traktować jako naszą propozycję, która uwzględnia wybrane wskaźniki – najbardziej adekwatne w naszym odczuciu dla projektów wdrażających elektroniczny obieg i archiwizację dokumentów. Oprogramowanie jest również dostosowane do raportowania i kontroli innych wskaźników. Z uwagi na indywidualny charakter każdego projektu dostosowujemy standardową postać dokumentacji oraz raportów systemu FINN dla potrzeb danego beneficjenta EFRR. LTC Sp. z o. o. tel. (42) 684 98 91 93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T fax (42) 684 98 92 NIP 827-000-78-03 e-mail: [email protected] http://www.finn.pl strona 4