Roczne sprawozdanie - zagadnienia techniczne

Roczne sprawozdania – zagadnienia techniczne
Czy do przesyłania rocznych sprawozdań muszę uzyskać zupełnie nowe
login/hasło do portalu oraz login/hasło do przesłania sprawozdania?
Nie.
W celu przekazania sprawozdania trzeba mieć takie same uprawnienia jak do
przesyłania ogłoszeń do Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP) a wszystkie
dotychczas przyznane loginy/hasła do portalu oraz BZP zachowują swoją ważność.
Więcej informacji na temat sposobu uzyskania loginu/hasła do przesyłania ogłoszeń
do BZP można znaleźć tutaj.
Do kiedy należy przesłać sprawozdanie?
W myśl art. 98 ust. 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający przekazuje
sprawozdanie do Prezesa UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku
następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
Za jaki okres sprawozdawczy należy złożyć sprawozdanie?
Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w
sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia
31 grudnia roku sprawozdawczego.
W jaki sposób należy przesłać sprawozdanie?
W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania należy:
1. Wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP.
2. Wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) poprzez stronę
portalu UZP.
3. Wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem
referencyjnym i zachować w aktach.
Uwaga: wydruku sprawozdania nie należy wysyłać pocztą ani faksem do
Urzędu Zamówień Publicznych
Czy wprowadzone do formularza dane można odzyskać w przypadku zerwania
połączenia z Internetem lub wylogowania?
Tak.
Zamawiający może w każdej chwili przerwać wpisywanie danych do sprawozdania.
Takie sprawozdanie przechowywane jest w systemie przez 15 dni od ostatniej
modyfikacji. Aby kontynuować wprowadzanie danych do sprawozdania, po
zalogowaniu się do systemu UZP należy wybrać opcję „Powrót do przerwanej sesji”.
Czy zamawiający dostanie potwierdzenie wysłania sprawozdania do UZP drogą
elektroniczną?
Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest
pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w dokumencie sprawozdania numeru
referencyjnego i daty wygenerowanych z systemu UZP.
System UZP nie przesyła na adres mailowy powiadomień o przekazaniu rocznego
sprawozdania.
Co zrobić w przypadku problemów z wpisywaniem tekstu lub wartości w pola
formularza?
Poszczególne pola akceptują, w zależności od potrzeb, tekst, wartości liczbowe lub
odpowiednie kombinacje liter i cyfr. System sprawdza poprawność wprowadzanych
danych i w przypadku niezgodności, wyświetla komunikat o błędzie oraz wskazuje
pole, w którym stwierdzono niezgodność.
Jeżeli, pomimo wprowadzenia poprawnych danych, system zgłasza błąd, prosimy o
kontakt z UZP.
Czy w formularz sprawozdania wpisywać wartości zerowe w miejscach, gdzie
nie wystąpiły zamówienia?
Nie.
Poszczególne pola sprawozdania dotyczące zamówień publicznych należy
pozostawić puste, jeżeli nie udzielono zamówień odpowiedniego typu i rodzaju. Nie
należy więc wpisywać zer lub innych znaków sugerujących, że nie udzielono
zamówień, np.: „-„
Co należy wpisać w pole "Numer sprawy nadany przez zamawiającego"?
W polu można wpisać numer nadany przez zamawiającego wg wewnętrznej
instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce zamawiającego. Pole nie jest
obowiązkowe.
Czy należy uzupełnić pola "Nr referencyjny nadany przez UZP" oraz "Data"?
Nie.
Pola zostaną automatycznie uzupełnione przez system UZP po wybraniu opcji
„Przesłanie sprawozdania”. Będzie to widoczne na podglądzie wydruku
sprawozdania wygenerowanym przez system UZP po przesłaniu sprawozdania.
Do czego służy numer referencyjny nadany przez system UZP?
Numer referencyjny jest nadawany automatycznie w momencie przesłania
formularza drogą elektroniczną do bazy UZP. Numer ten jest potwierdzeniem, że
sprawozdanie w wersji elektronicznej wpłynęło do UZP.
Co należy wpisać w pole "W ROKU"?
W polu tym należy wpisać rok, za który sporządzane jest sprawozdanie.
Dlaczego nie można edytować pól dotyczących nazwy i adresu
zamawiającego?
Ponieważ dane do tych pól system „ściąga’ z kartoteki zamawiającego założonej przy
nadawaniu loginu/hasła do przesyłania ogłoszeń do BZP i nie ma możliwości zmiany
tych danych w formularzu sprawozdania.
Aby zmienić dane klienta w systemie potrzebne do przesłania rocznego
sprawozdania należy zwrócić się mailem ([email protected]), faksem (22 458
77 00) lub pisemnie na adres Urzędu Zamówień Publicznych. Zmiana dokonywana
jest niezwłocznie.
Jak wygląda prawidłowo wpisany numer NIP?
Prawidłowo wypełnione pole "NIP" powinno zawierać cyfry oraz myślniki, np. 123-4567-890
Jak wygląda prawidłowo wpisany numer telefonu?
Pole "Tel." pozwala na wpisanie dowolnej kombinacji numeru (łącznie z adnotacją o
nr wewnętrznym), jednak w celu ujednolicenia danych, proponuje się, aby nr telefonu
został wpisany w poniższy sposób:
 dla telefonów stacjonarnych: (numer kierunkowy) xxx xx xx.
 dla telefonów komórkowych: xxx xxx xxx
Jak należy wpisywać wartości w pola dot. wartości udzielonych zamówień?
Podając wartość udzielonych zamówień należy wpisywać dokładną kwotę
zamówienia, łącznie z groszami. Formularz elektroniczny do przesyłania
sprawozdania został tak skonstruowany, że do wpisywania wartości kwot
udzielonych zamówień przeznaczone są dwa pola: pole do wpisania kwot w złotych
(nie należy wpisywać kropek lub spacji oddzielających tysiące) oraz pole do wpisania
kwot w groszach.
Na przykład, przy wartości umowy wynoszącej 1 234 567,89 zł w formularzu
sprawozdania należy wpisać kwotę w postaci: „1 234 567” w pole dla złotych oraz
„89” w pole dla groszy.
Czy w tabeli V i VI można podać więcej niż jeden numer ogłoszenia w
odniesieniu do jednego postępowania?
Tak.
Np. w przypadku, gdy zamawiający opublikował kilka ogłoszeń o udzieleniu
zamówienia dotyczących tego samego postępowania.
W jakiej formie w tabeli V i VI wpisać numer ogłoszenia z Dz.U. UE?
Numer ogłoszenia należy wpisać w formie "[nr]-[rok]", np.: 12345-2013.
W przypadku, gdy zamawiający posiada numer ogłoszenia w pełnej postaci, np.:
2013/S 12-034567 do sprawozdania należy wpisać ten numer w postaci: 345672013.
Czy można podać w tabeli V więcej niż jeden przedmiot zamówienia?
Tak.
Formularz sprawozdania pozwala na wpisanie do pięciu kodów CPV.
Czy można podać w tabeli V więcej niż jeden kraj pochodzenia wybranych
wykonawców?
Tak.
Należy podać kolejno wszystkie kraje pochodzenia wykonawców wybranych w
danym postępowaniu.
Jak wpisać w tabeli V i Vi większą liczbę zamówień?
W przypadku tabeli V i VI ze względów technicznych system UZP na jednej stronie
formularza wyświetla pięć wierszy do wykazania zamówień. W przypadku, gdy
zamówień jest więcej, po uzupełnieniu danych w piątym wierszu, poniżej tabeli
uaktywni się przycisk „Następna strona”. Po naciśnięciu tego przycisku, system UZP
otworzy nową stronę z kolejnymi pięcioma wierszami do uzupełnienia. W przypadku
zapełnienia kolejnych wierszy tabeli, należy czynność powtórzyć, aż do uzupełnienia
tabeli o wszystkie zamówienia.
Jak w tabeli V i VI usunąć wiersz z wpisanymi danymi?
Aby usunąć wiersz z uzupełnionymi danymi w tabeli V lub VI należy opróżnić pole
dot. numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dz.U. UE. Pole to pozostawione
puste powoduje, że wszystkie pozostałe dane w tym wierszu zostaną usunięte.
Usunięcie danych nastąpi po przejściu do poprzedniej lub kolejnej sekcji (tabeli)
sprawozdania.
Kiedy sprawozdanie zostało prawidłowo przekazane do UZP?
Po przejściu wszystkich sekcji (tabel) sprawozdania, system UZP wyświetli podgląd
sprawozdania z uzupełnionymi danymi, które zostały wpisane przez zamawiającego
w trakcie wypełniania poszczególnych sekcji (tabel). W dolnej części podglądu będą
dostępne przyciski, za pomocą których Zamawiający może zdecydować o kolejnych
czynnościach.
Tylko w przypadku wybrania przycisku „Przesłanie sprawozdania”
sprawozdanie zostanie przekazane do Urzędu Zamówień Publicznych. Zostanie
to zasygnalizowane wyświetleniem nowej strony www, na której pojawi się
potwierdzenie przesłania sprawozdania, data przesłania i nr referencyjny. Na stronie
tej będzie także umieszczony link do dokumentu sprawozdania.
Dowodem na prawidłowe przekazanie rocznego sprawozdania o udzielonych
zamówieniach do UZP jest pojawienie się na podglądzie dokumentu sprawozdania w
lewym górnym rogu uzupełnionych pól „Nr referencyjny nadany przez UZP” oraz
„Data”.
Co zrobić, gdy nie obejrzałem/wydrukowałem sprawozdania zaraz po
przekazaniu do UZP?
Podgląd dokumentu sprawozdania przekazanego do UZP znajduje się w Systemie
do przesyłania rocznych sprawozdań. W tym celu należy ponownie zalogować się do
systemu UZP i wybrać link ‘Roczne sprawozdania”.
Poniżej opcji do przesyłania sprawozdań powinien być widoczny nagłówek
„Przesłane sprawozdania:” a poniżej nr referencyjne, które są linkami do
dokumentów sprawozdań. Kliknięcie na nr referencyjny spowoduje otwarcie nowej
strony www z podglądem sprawozdania.