Żurawica 41 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK. 610-41/5/2009
Rzeszów, dnia 23 listopada 2009 r.
Pan
Janusz Szabaga
Wójt Gminy Żurawica
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.),
Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 28 sierpnia 2009 r. do 9
października 2009 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej
Gminy Żurawica. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w
dniu 19 października 2009 roku.
Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości, przede wszystkim w zakresie gospodarki środkami pieniężnymi, realizacji wydatków budżetowych, w tym przyznawania dotacji budżetowych, zamówień publicznych oraz ewidencji składników majątkowych gminy. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak również przypadki
zaniedbania obowiązków służbowych przez pracowników Urzędu.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, wskazuje najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne,
oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej
•
Określenie w Zarządzeniu Nr 34 z dnia 30.05.2008 r. Wójta Gminy Żurawica, polityki rachunkowości dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Gminnej Biblioteki Publicznej, prowadzenie ksiąg rachunkowych tych jednostek przez Urząd
Gminy, oraz wykonywania dyspozycji w zakresie wydatków GOPS przez Wójta
Gminy, t.j. z naruszeniem art. 4 i art.10 ustawy o rachunkowości, oraz art.20 i art.
44 ustawy o finansach publicznych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Żurawica.
Wniosek nr 1. Spowodować, by Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy wykonywali obowiązki w zakresie rachunkowości, stosownie do zasad określonych w art. 4 i
art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z
2009 r. Nr 152, poz. 1223), w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr
2
13, poz. 123 z późn. zm.), oraz w art. 20 ust. 1, art. 44 i 45 ustawy z dnia 30 czerwca
2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
•
Niezamieszczanie oznaczenia numerowego na dowodach księgowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Inspektor ds. prowadzenia ewidencji
księgowej budżetu gminy, oraz Inspektor ds. prowadzenia ewidencji księgowej jednostek budżetowych UG Żurawica.
Wniosek nr 2. Na dowodach księgowych zamieszczać numer pozycji księgowej, pod
którą zostały zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości.
W zakresie gospodarki środkami pieniężnymi i rozrachunków
•
Niedokonywanie protokolarnego przyjęcia i przekazania stanu kasy Urzędu w sytuacji zmiany na stanowisku kasjera.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponoszą Inspektor ds. kasowych UG Żurawica,
oraz Inspektor wyznaczony do zastępstwa na stanowisku Kasjera.
Wniosek nr 3. Przyjęcie i przekazanie stanu kasy Urzędu dokumentować stosownym
protokołem, zgodnie z § 5 pkt 3 „Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Żurawica”, wprowadzonej zarządzeniem Nr 49/2007 Wójta Gminy Żurawica z dnia 22
czerwca 2007 roku.
•
Nieprawidłowości dotyczące sporządzania raportów kasowych w kasie urzędu, w
szczególności polegające na:
- nieujmowaniu w raportach kasowych poszczególnych dokumentów źródłowych na podstawie których kasjer dokonuje wypłaty, lecz dokumentów KW wg
poszczególnych tytułów tak, iż liczba pozycji KW w raporcie kasowym nie odpowiada liczbie dokumentów źródłowych załączonych do raportu kasowego,
- nieoznaczaniu dokumentów na podstawie, których dokonywana jest wypłata z
kasy, numerem i pozycją raportu kasowego pod którą zostały ujęte w raporcie
kasowym,
- niedokumentowaniu dowodem KP pobrania gotówki z banku i przyjęcia jej do
raportu kasowego,
- braku w raportach kasowych dotyczących podatków – dokumentów źródłowych (K-103) na postawie, których wpłata została zaewidencjonowana w raporcie (udokumentowanie stanowi zbiorczy dowód KP na ogólną kwotę, pomimo iż w raportach pod poszczególnymi pozycjami ujmowane są pojedyncze
wpłaty).
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. obsługi kasowej UG Żurawica, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy Żurawica.
Wniosek nr 4. Ewidencję dowodów księgowych w raportach kasowych prowadzić
zgodnie z zasadami ustalonymi przez Wójta Gminy Żurawica w § 4 Dokumentacja obrotu kasowego „Instrukcji gospodarki kasowej”, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr
49/2007 Wójta Gminy Żurawica z dnia 22 czerwca 2007 r. w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Żurawica.
•
W postępowaniu o zamówienie publiczne na prowadzenie rachunków bankowych Urzędu Gminy Żurawica i przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych, nieprze-
3
strzeganie przepisów wewnętrznych zawartych w zarządzeniu Wójta Gminy w
sprawie ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro, a w szczególności:
- brak wniosku o realizację zamówienia o wartości powyżej 3.000 euro,
- niesporządzenie dokumentacji z przeprowadzenia rozpoznania cenowego
wraz z uzasadnieniem, stanowiącego podstawę do udzielenia zamówienia o
wartości powyżej 3.000 euro.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. zamówień publicznych UG
Żurawica.
Wniosek nr 5. Przy dokonywaniu wydatków ze środków publicznych, których wartość
zamówienia zawiera się w przedziale od 1.200 do 14.000 euro stosować procedury
ustalone w Instrukcji w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro, stanowiącej załącznik Nr
17 do zarządzenia Nr 59/2008 Wójta Gminy Żurawica z dnia 6 sierpnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości.
•
Wykazanie przez Zakład Wodociągowo-Kanalizacyjny w Żurawicy w sprawozdaniu Rb-Z kwartalnym, o stanie zobowiązań zakładu budżetowego za okres od
początku roku do dnia 31 grudnia roku 2008 r. w pozycji E4.2 Pozostałe (wartość
zobowiązań wymagalnych z tytułu innych niż usługi i dostawy towarów zobowiązań wymagalnych), kwoty zobowiązań, które na dzień 31 grudnia 2008 r. nie były
wymagalne.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Kierownik Zakładu WodociągowoKanalizacyjnego w Żurawicy.
Wniosek nr 6. Egzekwować od kierowników jednostek organizacyjnych gminy, by w
sprawozdaniach budżetowych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz
gwarancji i poręczeń, w pozycji E4 wykazywano, jako wymagalne zobowiązania
wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które
nie zostały ani przedawnione, ani umorzone, zgodnie § 12 ust. 1 pkt 4, rozdział 6
„Sprawozdanie Rb-Z kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń”, załącznika Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27
czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z
późn zm.).
W zakresie podatkowych dochodów budżetu gminy
•
Nieegzekwowanie od podatników podatku od środków transportowych obowiązku terminowego przedkładania deklaracji podatkowych na dany rok podatkowy, a
także nie podejmowanie takich działań w sytuacji powstania obowiązku podatkowego lub wygaśnięcia tego obowiązku w trakcie roku.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Podinspektor ds. wymiaru podatku od
środków transportowych w Referacie Podatków i Opłat UG Żurawica.
Wniosek nr 7. Od podatników podatku od środków transportowych egzekwować obowiązek terminowego przedkładania deklaracji podatkowych na dany rok, oraz w sytuacji
powstania lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego w trakcie roku, stosownie do art. 9
ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity
Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.).
W przypadku uchylania się podatników od obowiązku złożenia stosownych deklaracji podatkowych w sytuacji zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub
4
wygaśnięcie obowiązku podatkowego zawiadamiać urzędy skarbowe, celem wszczęcia
postępowania o ukaranie w trybie art. 54 i art. 56 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późni. zm.).
•
Nieprowadzenie na bieżąco postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób
prawnych i fizycznych będących podatnikami podatku od nieruchomości oraz
podatników podatku od środków transportowych, zalegających z zapłatą należnych gminie podatków.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą, w zakresie podatku od nieruchomości
od osób prawnych Referent ds. wymiaru podatków i księgowości podatkowej, od osób
fizycznych Podinspektor ds. windykacji podatkowych i księgowości podatkowej. W zakresie podatku od środków transportowych Podinspektor ds. wymiaru podatku od środków transportowych w Referacie Podatków i Opłat.
Wniosek nr 8. W stosunku do podatników zalegających z zapłatą należnych gminie
podatków podejmować na bieżąco czynności zmierzające do wszczęcia postępowania
egzekucyjnego, wynikające z przepisów art. 3a i art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca
1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r.
Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.), oraz § 3 i § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 22 listopada 2001 r. o wykonaniu niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
•
Dokonywanie przypisu podatkowego na kontach podatników podatku rolnego i
od nieruchomości w 2007 roku, przed doręczeniem decyzji wymiarowych łącznego zobowiązania pieniężnego.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Podinspektor ds. wymiaru podatku od
osób fizycznych oraz Inspektorzy na Stanowiskach pracy ds. wymiaru podatku od osób
fizycznych w Referacie Podatków i Opłat.
Wniosek nr 9. Przypisów podatkowych dokonywać w ewidencji księgowej, na koncie
podatnika na podstawie doręczonej decyzji wymiarowej, zgodnie z zasadą że, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia takiej decyzji, stosownie do przepisów
art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity:
Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.).
•
Przypadki nieterminowego doręczania w latach 2007-2008, nakazów płatniczych
ustalających wysokość zobowiązania podatkowego dla podatników podatku rolnego.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Podinspektor ds. wymiaru podatku od
osób fizycznych oraz Inspektorzy na Stanowiskach pracy ds. wymiaru podatku od osób
fizycznych w Referacie Podatków i Opłat.
Wniosek nr 10. Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych
– decyzji wymiarowych w terminie nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem
płatności, zgodnie z art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej.
W zakresie udzielania ulg w zapłacie podatków
•
Odstępowanie od zamieszczania uzasadnienia faktycznego w decyzjach umorzeniowych wydanych na skutek odwołania podatnika, lub na podstawie, których
przyznano ulgę w zapłacie podatku.
5
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy Żurawica, oraz Kierownik
Referatu Podatków i Opłat UG Żurawica.
Wniosek nr 11. W decyzjach podatkowych w sprawie ulg w zapłacie podatków zamieszczać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6
ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do art. 210 § 5 tej ustawy.
W zakresie dochodów z majątku gminy
•
Nie określanie w wykazach nieruchomości gminnych przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o
gospodarce nieruchomościami.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość Wójt Gminy Żurawica.
Wniosek nr 12. W sporządzanych wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży określać terminy do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz.
2603 z późn. zm.).
•
Przypadek niezawiadomienia nabywcy nieruchomości gminnej o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. gospodarki ziemią UG Żurawica.
Wniosek nr 13. Osoby ustalone, jako nabywcy nieruchomości zawiadamiać o miejscu i
terminie zawarcia umowy sprzedaży w ustawowym terminie, najpóźniej w ciągu 21 dni
od dnia rozstrzygnięcia przetargu, zgodnie z art. 41 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
•
Niesporządzanie i niepodawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Żurawica.
Wniosek nr 14. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykazy wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu, a ponadto
informację o wywieszeniu wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie
w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych Urzędu, stosownie do art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
•
Nienaliczanie odsetek za zwłokę od wpłat czynszu najmu dokonanych po terminie określonym w umowie.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. gospodarki ziemią UG Żurawica.
Wniosek nr 15. Odsetki za zwłokę od wpłat czynszu najmu wnoszonych po terminie,
naliczać zgodnie z art. 359 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
(Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
6
W zakresie dotacji z budżetu gminy na realizację zadań publicznych
•
Nieprawidłowe określenie w umowach o dotację na realizację zadań publicznych
udzielonych z budżetu gminy na:
- prowadzenie drużyn seniorów i juniorów w rozgrywkach piłkarskich o mistrzostwo klasy „A” w miejscowości Wyszatyce w 2007 r.
- dowóz dzieci niepełnosprawnych z terenu gminy Żurawica do Ośrodka Rehabilitacyjno-Edukacyjno-Wychowawczego w Przemyślu w 2007 r.
- zorganizowanie wystawy potraw regionalnych w 2008 r.
- organizacja rozgrywek piłkarskich o mistrzostwo klasy „B” w miejscowości
Orzechowce w 2008 r.
terminu wykorzystania dotacji, poprzez zawarcie zapisu, że zleceniobiorca zadania publicznego jest zobowiązany wykorzystać przyznane środki finansowe w
terminie 14 dni dłuższym od dnia 31 grudnia roku budżetowego.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponoszą Pan Piotr Tomański – Wójt
Gminy Żurawica w okresie kadencyjnym 2006-2007, a także obecny Wójt Gminy.
Wniosek nr 16. W umowach o dotację na realizacje zadań publicznych określać termin
wykorzystania dotacji, nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego,
zgodnie z art. 131 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
•
Dokonanie przez Urząd Gminy Żurawica rozliczenia dotacji na podstawie kserokopii faktur dotyczących zakupów towarów, materiałów i usług, zrealizowanych
przed umowną datą przystąpienia do wykonania zadania publicznego, przez Ludowe Kluby Sportowe „GROM” w Wyszatycach i „RADA” w Orzechowcach.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. dodatków mieszkaniowych, BHP, ZFŚS, archiwizacji dokumentów, zaopatrzenia w materiały biurowe i
urządzenia eksploatacyjno-użytkowe w Referacie Księgowości, oraz Skarbnik Gminy z
tytułu nadzoru.
Wniosek nr 17. Od podmiotów, którym została udzielona dotacja z budżetu gminy na
realizacje zadań publicznych, egzekwować obowiązek wykonania zadania w zakresie i
na zasadach określonych w umowie, zgodnie z harmonogramem planowanych działań,
stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.).
•
Nieegzekwowanie od Związku Harcerstwa Polskiego Komenda Hufca Ziemi
Przemyskiej w Przemyślu, któremu na realizację zadania publicznego pn: „ Zorganizowanie wypoczynku letniego „Lato 2007” oraz „Lato 2008” przyznano dotację z budżetu gminy, obowiązku złożenia sprawozdań końcowych z realizacji
powierzonych zadań, oraz niedokonywanie kontroli celowości wydatkowania
środków dotacji przez dotowany podmiot.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. dodatków mieszkaniowych,
BHP, ZFŚS, archiwizacji dokumentów, zaopatrzenia w materiały biurowe i urządzenia
eksploatacyjno-użytkowe, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy Żurawica.
Wniosek nr 18. Od podmiotów, którym przyznano z budżetu gminy dotacje na realizację zadań publicznych, egzekwować terminowe i zgodne z umową wydatkowanie środków dotacji, a także obowiązek terminowego przedłożenia rozliczenia dotacji (sprawozdania z wykonania zadania).
7
Wniosek nr 19. Dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w tym prawidłowości
wydatkowania środków publicznych przekazanych na jego realizację jednostce spoza
sektora finansów publicznych w zakresie całości dotacji, po wykonaniu zadania, zgodnie z art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
•
Dopuszczenie do udziału w konkursie ofert na realizację zadania publicznego pn.
„Organizacja rozgrywek piłkarskich o mistrzostwo klasy „B” w miejscowości
Orzechowce”, niekompletnej oferty Ludowego Klubu Sportowy „RADA” w Orzechowcach, która nie zawierała harmonogramu planowanych działań z podaniem
terminów ich rozpoczęcia i zakończenia, oraz nie spełniała wymogów zawartych
w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert dotyczących szczegółowego zakresu rzeczowego proponowanego przedsięwzięcia.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Wójt Gminy Żurawica, oraz członkowie
Komisji konkursowej powołanej zarządzeniem Nr 23/2008 Wójta Gminy Żurawica z dnia
1 kwietnia 2008 r.
Wniosek nr 20. W postępowaniach konkursowych prowadzonych w trybie otwartego
konkursu ofert na wykonawstwo zadań publicznych rozpatrywać wyłącznie oferty zawierające szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji, zgodnie z art. 14 pkt 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
•
Niezamieszczenie w protokole z posiedzenia Komisji konkursowej pisemnego
uzasadnienia sposobu oceny oferty LKS RADA Orzechowce, pod kątem spełnienia wymogów formalno-prawnych i wartości merytorycznej projektu pn. „Organizacja rozgrywek piłkarskich o mistrzostwo klasy „B” w miejscowości Orzechowce”.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Komisja konkursowa powołana zarządzeniem Nr 23/2008 Wójta Gminy Żurawica z dnia 1 kwietnia 2008 r.
Wniosek nr 21. W uzasadnieniu wyboru oferty przestrzegać obowiązku ustosunkowania się do spełnienia przez oferenta wymogów formalno-prawnych, wartości merytorycznej projektu, a także kosztów realizacji zadania, stosownie do art. 15 ust. 3 ustawy
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
•
W dokumentacji postępowania konkursowego o powierzenie realizacji zadania
pn. „Organizacja rozgrywek piłkarskich o mistrzostwo klasy „B” w miejscowości
Orzechowce” przeprowadzonego w trybie otwartych konkursów ofert nr I i II w
2008 roku:
- brak protokołu z otwarcia ofert i przystąpienia do czynności konkursowych w
wyznaczonym dniu (nie udokumentowano terminowości wpływu ofert konkursowych do Urzędu, nie dokonano rejestracji oferty adnotacją o dacie i godzinie: brak rejestru wpływu tego rodzaju dokumentów, nie zachowano koperty
oferty),a także
- nie przeprowadzenie konkursów nr I i II we wskazanym w ogłoszeniu terminie
otwarcia ofert.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą członkowie Komisji konkursowych powołanych zarządzeniem Nr 23/2008 Wójta Gminy Żurawica z dnia
01.04.2008 r. oraz zarządzeniem Nr 68/2008 Wójta Gminy Żurawica z dnia 8.09.2008 r.
Wniosek nr 22. Otwarcia i wyboru ofert realizacji zadania publicznego dokonywać w
terminach zawartych w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert, zgodnie z art. 13 ust. 2 pkt
5 i 6 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Dokumentować terminowość wpływu ofert konkursowych do Urzędu, zgodnie z zasadami Instrukcji Kancela-
8
ryjnej, tym celu dokonywać rejestracji oferty z adnotacją o dacie i godzinie zaprowadzić
rejestru wpływu tego rodzaju dokumentów, zachować koperty ofert.
W zakresie zamówień publicznych
•
Niezgodne z warunkami umowy Nr 5/2008/ZP z dnia 6 maja 2008 r. na zakup
betonu wraz z transportem na terenie gminy Żurawica, rozliczenie części dostawy betonu o wartości 27.450,00 zł na podstawie dowodu WZ „Wydanie materiału
na zewnątrz” bez potwierdzenia realizacji (odbioru) dostawy przez zamawiającego.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponoszą Wójt Gminy Żurawica, oraz
Podinspektor ds. dróg i mostów w Referacie Budownictwa, Gospodarki Komunalnej,
Inwestycji i Ochrony Środowiska, Zamówień Publicznych UG Żurawica.
Wniosek nr 23. Potwierdzenia odbioru materiałów budowlanych dokonywać poprzez
protokoły odbioru zamówienia, zgodnie z zasadami określonymi w umowach o wykonanie zamówienia publicznego.
•
W postępowaniach o zamówienia publiczne przeprowadzonych w 2008 roku w
trybie przetargu nieograniczonego na wykonawstwo: „ Robót remontowobudowlanych w budynku Zespołu Szkół w Orzechowcach i Robót remontowobudowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Bolestraszycach”:
- brak potwierdzenia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym (tablica ogłoszeniowa Urzędu), oraz na stronie internetowej Urzędu,
- nieudokumentowanie terminu i kolejności złożenia ofert przetargowych,
- zatwierdzenie specyfikacji istotnych warunków w/w zamówień po zawarciu
umowy z wykonawcą,
- w protokołach z postępowania nie wpisanie daty zakończenia prac Komisji
przetargowej oraz zatwierdzenia wyniku postępowania,
- w załączniku ZP-17 „Informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków
udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego”
podanie wykazu dokumentów żądanych przez Zamawiającego w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zamiast opisu wymaganych warunków,
- brak numeracji stron protokołu postępowania o udzielenie w/w zamówień,
- zawarcie umowy o wykonanie zamówienia publicznego na inny termin realizacji niż określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- niezamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień
Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą członkowie Komisji przetargowej, powołanej zarządzeniem Nr 40/08 Wójta Gminy Żurawica z dnia 6 czerwca 2008
r. w sprawie ustalenia składu osobowego komisji przetargowej na przetarg pn. „Roboty
remontowo-budowlane w budynku Zespołu Szkół w Orzechowcach” i „Roboty remontowo-budowlane w budynku Szkoły Podstawowej w Bolestraszycach”, a także pracownik
Urzędu zatrudniony na Stanowisku pracy ds. zamówień publicznych, który odpowiada
za prawidłowe stosowanie procedur udzielania zamówień publicznych, oraz Wójt Gminy
Żurawica, jako kierownik zamawiającego.
9
•
W postępowaniach o zamówienia publiczne na „Dostawy betonu B-20 i B-7,5
wraz z transportem na terenie gminy Żurawica”, oraz „Budowę drogi gminnej w
Buszkowicach od Szkoły do Przerwy” przeprowadzonych w 2008 roku:
- brak udokumentowania terminowości wpływu ofert do siedziby Zamawiającego i kolejności ich złożenia, oraz nieprawidłowe sporządzenie załącznika ZP17 „Informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego”,
- niezamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia pn.„Budowa drogi
gminnej Nr 116582R Buszkowice Szkoła – Przerwa w Biuletynie Zamówień
Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponoszą Podinspektor ds. obsługi Sekretariatu
w Zespole ds. Obsługi Organów Gminy i Kadr UG Żurawica oraz Inspektor ds. zamówień publicznych w Referacie Budownictwa, Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i
Ochrony Środowiska, Zamówień Publicznych, oraz Wójt Gminy Żurawica, jako kierownik zamawiającego.
Wniosek nr 24. W dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne odnotowywać
datę zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym (tablica
ogłoszeniowa Urzędu), oraz przechowywać dowód zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej.
Wniosek nr 25. Dokonywać pełnej rejestracji ofert przetargowych z adnotacją o godzinie wpływu na kopertach ofert, w celu udokumentowania terminowości wpływu ofert do
siedziby Zamawiającego i kolejności ich złożenia.
Wniosek nr 26. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdzać na etapach
przygotowania bądź wszczęcia procedury postępowania o zamówienie publiczne.
Wniosek nr 27. W protokole postępowania o udzielenie zamówienia – prowadzonym w
formie określonej drukiem typu ZP-2/PN w części szczegółowej zawierać termin zakończenia prac komisji przetargowej oraz zatwierdzenia wyniku postępowania, zgodnie z §
2 pkt 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w
sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188,
poz. 1154).
Wniosek nr 28. Nanosić datę sporządzenia dokumentu na drukach dodatkowych typu
ZP do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.
Wniosek nr 29. W załączniku do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sporządzanym na druku ZP-17 „Informacja o spełnianiu przez wykonawców
warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego”,
zawierać opis wymaganych warunków, zgodnie z treścią druku.
Wniosek nr 30. Dokonywać numeracji kolejnych stron protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, wraz z załącznikami.
Wniosek nr 31. W umowach o wykonanie zamówienia publicznego określać terminy
realizacji zamówienia zgodne z terminami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia.
Wniosek nr 32. Zamieszczać ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.).
•
Nieprawidłowe prowadzenie dziennika budowy Nr 168/2008 z dnia 15 maja 2008
roku założonego dla potrzeb wykonania obiektu Droga gminna Nr 116582R
Buszkowice Szkoła – Przerwa, polegające na:
10
- braku potwierdzenia obecności na budowie Inspektora nadzoru w okresie
zgłoszenia gotowości robót, takich jak: wykonanie warstwy ścieralnej gr. 4 cm
z mieszanki mineralno-bitumicznej, po wcześniejszym skropieniu warstwy
wiążącej, wykonanie ogrodzeń z siatki, wykonanie umocnienia poboczy kruszywem naturalnym gr. 10 cm oraz ustawienie barier ochronnych stalowych,
- braku stwierdzenia wpisem w dzienniku budowy zamknięcia tego dziennika
przez Kierownika budowy (roboty drogowe z roku 2008 nie mają swojej kontynuacji w kolejnym tomie dziennika),
- niezamieszczenie daty wpisu Kierownika budowy dotyczącego złożenia
oświadczenia o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym, warunkami pozwolenia na budowę oraz o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Podinspektor ds. dróg i mostów w Referacie Budownictwa, Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i Ochrony Środowiska, Zamówień Publicznych UG Żurawica, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy.
Wniosek nr 33. Egzekwować od osób odpowiedzialnych obowiązek rzetelnego prowadzenia dziennika budowy, zgodnie z przepisami § 2 i § 6 ust. 3 i 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i
rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia (Dz. U. Nr 108, poz. 953 z późn. zm.).
•
Nieokreślenie w wewnętrznych przepisach zasad prowadzenia ewidencji zabezpieczeń należytego wykonania umów, składanych w formach innych niż pieniężna, w tym pozabilansowej ewidencji rozrachunków z tytułu tego rodzaju rozliczeń.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Wójt Gminy Żurawica Skarbnik Gminy
Żurawica.
Wniosek nr 34. Ustalić zasady prowadzenia rejestru zabezpieczeń należytego wykonania umów, składanych w formach innych niż pieniężna. Prowadzić ten rejestr w sposób umożliwiający ustalenie stanu i stwierdzenie kompletności zabezpieczenia, jak również prowadzić pozabilansową ewidencję rozrachunków w tym zakresie, zgodnie z zakładowym planem kont.
•
Nieprawidłowe ustalenie terminu obowiązywania zabezpieczenia należytego wykonania umowy na zadaniu pn. „Budowa drogi w Buczkowicach” złożonego
przez wykonawcę w formie gwarancji ubezpieczeniowej, na czasokres poczynając od daty odbioru obiektu, tj. od dnia 15 grudnia 2008 r. do 28.02.2011 r. zamiast do 15.02.2012 roku.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Wójta Gminy Żurawica.
Wniosek nr 35. Wyegzekwować do wykonawcy inwestycji „Droga gminna Nr 116582R
Buszkowice Szkoła – Przerwa” złożenie zabezpieczenia pokrycia roszczeń z tytułu gwarancji jakości i rękojmi za wady przedmiotu umowy, na warunkach wynikających z zawartej umowy o roboty budowlane Nr 9/2008/ZP z dnia 21 listopada 2008 r. zgodnie, z
którą wykonawca udzielił zamawiającemu 36-miesiecznej gwarancji na wykonane prace, licząc od dnia odbioru końcowego robót, oraz udzielił rękojmi na okres o dwa miesiące dłuży od okresu gwarancji.
•
Przekazanie do użytkowania w okresie od m-ca grudnia 2008 r. do września
2009 r. wybudowanej drogi w Buczkowicach, bez wymaganego zgłoszenia zakończenia budowy do organu nadzoru budowlanego.
11
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Żurawica oraz Podinspektor
ds. dróg i mostów w Referacie Budownictwa, Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i
Ochrony Środowiska, Zamówień Publicznych UG Żurawica.
Wniosek nr 36. Przestrzegać warunków decyzji o pozwoleniu na budowę w zakresie
obowiązku zawiadomienia właściwego organu nadzoru budowlanego o zakończeniu
budowy, na co najmniej 21 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania.
•
Nieewidencjonowanie w rejestrze korespondencji, faktur kontrahentów wystawionych na Gminę Żurawica z tytułu wykonania robót budowlanych zadania pn.
„Budowa drogi gminnej w Buszkowicach od Szkoły do Przerwy (etap realizowany
przez spółkę JPRD-M w roku 2008).
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Podinspektor ds. obsługi Sekretariatu w
Zespole ds. Obsługi Organów Gminy i Kadr UG Żurawica.
Wniosek nr 37. Ewidencji dowodów finansowo-księgowych przedkładanych do Urzędu
przez kontrahentów dokonywać w rejestrze Elektronicznego Obiegu Dokumentów
(SOD), zgodnie z § 15 pkt 2 ppkt 1 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wprowadzonej zarządzeniem Nr 59/2008 Wójta Gminy Żurawica z dnia 6.08.2008 r.
W zakresie ewidencji mienia komunalnego
•
Prowadzenie ewidencji księgowej majątku trwałego gminy, w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistego stanu majątku, jego wartości oraz ilości składników, a
także nieprawidłowe i nieterminowe dokonywanie zapisów:
- w ewidencji środków trwałych na koncie 011, dotyczących przyjęcia na stan
środków trwałych pochodzących z odpłatnego nabycia lub darowizny, oraz
wyksięgowania sprzedanych nieruchomości gminnych i środków trwałych niebędących gruntami, raz w roku ,
- dokonywania zapisów na koncie 020, dotyczących przyjęcia na stan ewidencji
wartości niematerialnych i prawnych, raz w roku w dniu 31 grudnia,
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy Żurawica.
Wniosek nr 38. Ewidencję księgową majątku trwałego gminy prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, stosownie do przepisu art. 24 ustawy o rachunkowości, oraz zgodnie z zakładowym planem kont.
Przedstawiając powyższe wnioski, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie
wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut
naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy w Żurawicy