Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Polskie Towarzystwo

Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne organizuje:
„XX Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” .
Termin Kongresu: 15 – 17.09.2016 r.
Miejsce Kongresu : Poznań, Centrum Kongresowe Poznań Targi
Przewidywana liczba uczestników: ~ 4 500
Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z
dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Kongresu należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Kongresu
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem
pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Kongresu (miejsce, firma kateringowa, nie
obejmuje ceny posiłków)
5. Przygotowanie hali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz
korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie
przygotowania stoisk wystawienniczych
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Kongresu
7. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego
8. Spakowanie toreb z materiałami kongresowymi
Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie Kongresu z możliwością dokonywania
płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów,
materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
2. Zapewnienie możliwości rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników Kongresu
innych niż Goście Komitetu Organizacyjnego
3. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym
związana
4. Zapewnienie transportu dla Gości Kongresu (ok. 150 osób)
5. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez
przyjmowanie tekstów droga elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą
elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie
programu naukowego do publikacji
6. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i
prezentującymi prace naukowe
7. Zapewnienie korespondencji z zaproszonymi Gośćmi KO (ok. 150 osób) dotyczącej
zakwaterowania w trakcie Kongresu
8. Przygotowanie i prowadzenie strony www Kongresu
9. Szeroka informacja o Kongresie (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
10. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu
11. Wydanie gazety kongresowej
12. Opracowanie logo Kongresu
13. Przygotowanie „toreb” na materiały dla uczestników Kongresu
Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane do
reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30 sierpnia 2015 r. do godziny 15.00
na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
ul. Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa
z dopiskiem „MK PTK ”.
Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne w
przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny
oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty
(umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem
terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego
ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej
trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie
wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez
konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania
ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Zarządu Głównego PTK.
Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:
- I złożenie oferty;
- II spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
Komitet Organizacyjny
XX Międzynarodowego Kongresu Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z
uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
Załącznik do "Zaproszenie do składania ofert"
FORMULARZ KOSZTORYSU - XX Międzynarodowy Kongres Polskiego
Towarzystwa Kardiologicznego
Liczba uczestników ca. 4 500 osób
Zadanie ………
Pozycja 1
Pozycja 2
…
Pozycja n
RAZEM
cena netto