Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

Załącznik nr 2 do SIWZ
Opis przedmiotu zamówienia
-- doprecyzowanie na czerwono -A. Wstęp
Niniejszy dokument opisuje przedmiot zamówienia dotyczącego Lokalnego Systemu Informatycznego
zawierającego Generator Wniosków o Dofinansowanie, wspierającego procesy obsługi w Instytucji
Wdrażającej (BGK) poddziałania nr 3.2.2 pn. Kredyt na innowacje technologiczne będącego
elementem Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020.
B. Wyjaśnienie pojęć i skrótów wykorzystywanych w dokumencie
Poddziałanie

poddziałanie 3.2.2 pn. Kredyt na innowacje technologiczne
będące elementem Programu Operacyjnego Inteligentny
Rozwój, 2014-2020, dla którego BGK stanowi Instytucję
Wdrażającą.
LSI, System

Lokalny System Informatyczny wspierający procesy obsługi
Poddziałania w IW, obejmujący również generator
wniosków o dofinansowanie.
CST

Centralny System Teleinformatyczny wspierający wdrażanie
funduszy europejskich na poziomie krajowym w
perspektywie 2014-2020, uruchamiany przez Ministerstwo
Infrastruktury i Rozwoju na podstawie art. 69 ustawy z dnia
11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie
polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej
2014–2020).
W ramach Systemu przewiduje się komunikację głównie z
SL2014 stanowiącą jedną z aplikacji CST.
IW

Instytucja Wdrażająca Poddziałanie (BGK).
IP

Instytucja Pośrednicząca (funkcję IP dla Poddziałania pełni
Ministerstwo Gospodarki)
Zamawiający

IW
IPU

Istotne Postanowienia Umowy
WOD

Wniosek o dofinansowanie.
Instrukcja wykonawcza,
Instrukcja

Instrukcja wykonawcza Instytucji Wdrażającej zawierająca
opis wewnętrznych procedur IW dotyczących realizacji
poddziałania.
Użytkownik

Użytkownik LSI; poniżej podano rodzaje użytkowników
uzależnione m.in. od poziomu dostępu do systemu.
- Pracownik

Użytkownik LSI: pracownik IW wykorzystujący funkcje LSI
1 / 30
bezpośrednio związane z realizacją zadań IW.
- Pracownik nadzorujący

Użytkownik LSI: pracownik IW mający rozszerzone
uprawnienia w stosunku do Pracownika m.in. o możliwość
określania obiegu dokumentów pomiędzy innymi
użytkownikami (np. przypisywanie oceny danego WOD
konkretnym Pracownikom). Pracownicy nadzorujący mogą
jednocześnie pełnić rolę Pracowników.
- Administrator

Użytkownik LSI: pracownik IW mający rozszerzone
uprawnienia w stosunku do Pracownika nadzorującego o
obsługę funkcji administracyjnych przeznaczonych dla IW.
Administratorzy
mogą
jednocześnie
pełnić
rolę
Pracowników i/lub Pracowników nadzorujących.
- Wnioskodawca, Beneficjent
Użytkownik LSI: osoba będąca przedstawicielem podmiotu
składającego WOD. Zakłada się, że jednemu podmiotowi
przypisane będzie jedno konto typu Wnioskodawca. Pojęcia
Wnioskodawca i Beneficjent mogą być w niniejszej
dokumentacji używane zamiennie – dotyczą tego samego
podmiotu/osoby lecz w innych okresach życia projektów.
- Ekspert

Użytkownik LSI: zewnętrzny ekspert oceniający WOD z listy
ekspertów prowadzonej przez IP/IW
Wada

Niezgodność działania Systemu z Umową oraz niesprawność
Systemu uniemożliwiająca niezakłócone korzystanie z
wszystkich funkcjonalności Systemu lub wadliwość
Dokumentacji dostarczonej wraz z poszczególnymi
Rezultatami Prac. Wady mogą mieć charakter Błędów
Krytycznych, Awarii, Błędów lub Usterek lub Wady Prawnej.
- Awaria
Wada powodująca całkowite zatrzymanie lub poważne
zakłócenie pracy Systemu lub poszczególnych jego
Modułów, dla której nie ma alternatywnej metody
wykonania danej operacji w Systemie, uniemożliwiająca
normalne korzystanie z podstawowych funkcji Systemu
przez Użytkowników, a w szczególności uniemożliwiająca
lub znacząco utrudniająca Zamawiającemu wykonywanie
obowiązków wynikających z bezwzględnie obowiązujących
przepisów prawa.
- Błąd

Wada powodująca zakłócenia w pracy Systemu, która
jednak nie uniemożliwia Użytkownikom korzystanie z
podstawowych funkcji Systemu, polegająca w szczególności
na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej
z funkcji Systemu lub Modułów Systemu. Wystąpienie Błędu
wiąże się z koniecznością dodatkowych nakładów pracy, w
porównaniu z Systemem wolnym od Błędów, nie powodując
jednak skutków opisanych dla Awarii.
- Błąd krytyczny

Wada występująca w okresie zwiększonego obciążenia,
powodująca całkowite zatrzymanie lub poważne zakłócenie
pracy Systemu lub poszczególnych jego Modułów, dla której
2 / 30
nie ma alternatywnej metody wykonania danej operacji w
Systemie, uniemożliwiająca normalne korzystanie z
podstawowych funkcji Systemu przez Użytkowników, a w
szczególności uniemożliwiająca lub znacząco utrudniająca
Zamawiającemu wykonywanie obowiązków wynikających z
bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
- Wada prawna

- Usterka
Każda wada prawna Rezultatów Prac, Dokumentacji oraz
Systemu dostarczanych w ramach Umowy przez
Wykonawcę, w szczególności ograniczająca lub mogąca
ograniczać możliwość korzystania z Rezultatów Prac oraz
Systemu przez Zamawiającego w zakresie wskazanym w
Umowie.
Każda Wada niebędąca Awarią, Błędem lub Wadą Prawną.
Usterką jest w szczególności Wada powodująca zakłócenie
pracy Systemu mogąca mieć wpływ na jego funkcjonalność,
natomiast
nieograniczająca
zdolności
operacyjnych
Systemu, a także niepoprawność (błędy merytoryczne) lub
niekompletność
dostarczonej
Zamawiającemu
Dokumentacji. Usterki oznaczają w szczególności wszelkie
odchylenia Systemu od Specyfikacji oraz Koncepcji
Wdrożenia, które nie mają istotnego wpływu na jego
funkcjonowanie oraz korzystanie z Systemu przez jego
Użytkowników, w tym np. błędy językowe widoczne w
warstwie tekstowej Systemu.
Obejście

Przywrócenie
funkcjonowania
Systemu
poprzez
zminimalizowanie uciążliwości Wady i doprowadzenie
Systemu do działania zgodnego z wymaganiami
wynikającymi z Umowy bez usuwania przyczyny wystąpienia
Wady; Obejście nie stanowi Naprawy, jednak pozwala
korzystać nieprzerwanie z wszystkich funkcjonalności
Systemów.
Dzień Roboczy

Dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni
ustawowo wolnych pracy na terenie Rzeczpospolitej
Polskiej.
Etap

Wydzielona organizacyjnie i funkcjonalnie część procesu
zmierzającego do Wdrożenia Systemu, składająca się z
jednej lub więcej faz.
Wdrożenie

Ogół realizowanych przez Wykonawcę działań w ramach
wykonywania Umowy mający na celu osiągnięcie w pełni
funkcjonalnego Systemu, zakończonych podpisaniem przez
Strony Protokołu Odbioru Końcowego. Wdrożenie obejmuje
w szczególności stworzenie oraz dostarczenie Systemu
zgodnego z Umową oraz Analizą przedwdrożeniową,
konfigurację oraz parametryzację Systemu, Migrację,
przetestowanie Systemu oraz opracowanie i przekazanie
Dokumentacji.
3 / 30
Okres zwiększonego
obciążenia

Okres rozpoczynający się 14 dni przed terminem
zakończenia naboru WOD, a kończący się w chwili
zakończenia naboru WOD. Przewiduje się nie więcej niż 2
takie okresy w ciągu roku kalendarzowego.
Czas reakcji systemu

Czas od wydania polecenia przez użytkownika w dowolnej
formie (przycisk, polecenie, funkcja) do otrzymania wyniku
(na ekranie, na wydruku). Czas reakcji obejmuje czas
przetwarzania danych do i od użytkownika.
C. Główne cele LSI
1. Wspomaganie procesów zarządzania i wdrażania Poddziałania w IW, określonych w Instrukcji w
zakresie procedur związanych ze:
o składaniem WOD przez Wnioskodawców (w tym: moduł generatora WOD; składanie
dokumentów w formie elektronicznej),
o rejestracją WOD w IW,
o oceną formalną WOD (w tym: komunikacja z Wnioskodawcami; składanie uzupełnień
WOD przez Wnioskodawców),
o oceną merytoryczną WOD (w tym: realizacja komisji oceny projektów i panelu
ekspertów; komunikacja z Ekspertami; komunikacja z Wnioskodawcami; składanie
uzupełnień WOD przez Wnioskodawców),
o oceną protestów,
o przygotowywaniem umów o dofinansowanie,
o sporządzaniem aneksów do umów o dofinansowanie.
2. Zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla Wnioskodawców/Beneficjentów/Pracowników na
etapie składania WOD oraz realizacji projektu.
3. Zapewnienie narzędzia informatycznego dla Wnioskodawców/Beneficjentów służącego do
przygotowywania i przekazywania do IW dokumentów (m.in. generator WOD, system wymiany
dokumentów pomiędzy Wnioskodawcami/Beneficjentami a IW).
4. Zapewnienie narzędzia informatycznego dla Ekspertów, służącego do komunikacji z IW, w tym
przygotowywania i przekazywania dokumentów pomiędzy Ekspertami a IW.
D. Główne wymagania i założenia dotyczące tworzenia LSI
1. System, sposób jego funkcjonowania, sposób gromadzenia i wymiany danych (oraz ewentualne
inne wymagania) powinny być zgodne z wymogami określonymi w aktualnym dokumencie
Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju pt. „Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i
przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020” oraz ewentualnymi innymi
dokumentami regulującymi zasady funkcjonowania tego typu systemów.
2. Sposób funkcjonowania LSI powinien być zgodny z wymogami obowiązującymi u Zamawiającego,
w tym m.in. Polityką Bezpieczeństwa Informacji BGK i Zasadami zarządzania bezpieczeństwem
systemów teleinformatycznych w BGK. LSI oraz związana z nim infrastruktura może podlegać
audytowi wewnętrznemu IW oraz kontrolom przeprowadzanym przez podmioty zewnętrzne (np.
Ministerstwo Finansów).
3. Wykonawca jest zobowiązany spełnić m.in. wymagania wynikające z Rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. (ze zm.) w sprawie Krajowych Ram interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej
oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
4 / 30
4. Instrukcja zawiera opisy procedur na niższym poziomie szczegółowości niż wymagane przez LSI.
W niniejszym dokumencie zawarto dodatkowe informacje dotyczące sposobu realizacji obsługi
procedur w Systemie. Szczegółowy sposób realizacji wspierania obsługi procedur zawartych w
Instrukcji poprzez LSI zostanie uzgodniony z Zamawiającym i będzie podlegać akceptacji
Zamawiającego.
5. Dostęp do LSI powinien być możliwy przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, poprzez sieć
Internet z wykorzystaniem przeglądarki internetowej, przy zachowaniu wymogów
bezpieczeństwa informacji (m.in. połączenie za pomocą protokołu https, bezpieczny system
szyfrowania i przechowywania haseł, itp.).
6. Wydajność: Wykonawca musi zapewnić płynną pracę systemu, tzn.:
a. Oczekiwany standardowy Czas reakcji systemu na komendę użytkownika do 0.5 sek.
b. Oczekiwany standardowy czas odpowiedzi systemu na zlecenia w ramach funkcjonalności
samoobsługi - do 2-5 sek.
c. Oczekiwany standardowy czas odpowiedzi systemu przy otwieraniu załączonych dokumentów
w formie skanów 5-10 sek.
d. Oczekiwany standardowy czas realizacji raportów i zapytań nie dotyczących dużego zakresu
danych1 (bez pobierania plików skanowanych) do 20 sek.
e. Oczekiwany standardowy czas realizacji raportów i zapytań dotyczących dużego zakresu
danych z danych bieżącego okresu lub okresu bezpośrednio poprzedzającego (w przypadku
niepobierania plików skanowanych) do 1 min.
f. Oczekiwany standardowy czas realizacji raportów i zapytań dotyczących dużego zakresu
danych z danych historycznych (w przypadku niepobierania plików skanowanych) - do 2 min.
7. Przechowywanie danych w relacyjnej bazie danych. Szczegółowa struktura bazy danych będzie
ustalana w procesie konsultacji z Wykonawcą na etapie wykonania LSI.
8. Kompatybilność z najbardziej aktualnymi wersjami najpopularniejszych przeglądarek
internetowych dostępnych w dniu składania oferty i trzy wersje wstecz (w tym: Firefox, Chrome,
Internet Explorer), bez konieczności instalowania dodatkowych komponentów na stacjach
Użytkowników korzystających z dostępu do systemu.
9. Prosty i przejrzysty interfejs użytkownika o układzie ustalonym z Zamawiającym. Interfejs
użytkownika będzie przedmiotem konsultacji Wykonawcy z Zamawiającym.
10. Dostępność systemu pomocy kontekstowej w formie dymków, po wskazaniu wskaźnikiem
dowolnej komórki. Zawartość pomocy powinna pochodzić z danych zawartych w bazie możliwej
do edycji przez Zamawiającego.
11. Językiem aplikacji, systemu pomocy kontekstowej, dokumentacji oraz językiem porozumiewania
się Zamawiającego z Wykonawcą będzie język polski.
12. Modułowość systemu umożliwiająca łatwą rozbudowę w przyszłości.
13. Możliwość wymiany danych z CST wraz z możliwością jej automatyzacji w formatach
wymaganych przez CST .
14. Możliwość importu/eksportu danych/dokumentów w formacie .xls, .csv, (ew. .xlsx). Zakres
danych podlegających w/w importowi/eksportowi będzie dostosowany do wymogów
merytorycznych i będzie przedmiotem konsultacji Wykonawcy z Zamawiającym.
15. Możliwość generowania dla Wnioskodawcy dokumentacji aplikacyjnej (WOD z załącznikami) na
podstawie danych wprowadzonych przez Wnioskodawcę w module Generatora WOD oraz innych
dokumentów (np. kart oceny dla Ekspertów) – na podstawie zdefiniowanych w Systemie
formularzy.
16. Wykonawca przygotuje propozycje formularzy (rozumianych jako strony www Systemu służące
do wprowadzania/zmiany/podglądu danych przez Użytkowników) do zaimplementowania w
Systemie. Formularze muszą uwzględniać co najmniej następujące typy pól:
1
Przez duży zakres danych rozumiany jest zakres danych powyżej 500 rekordów.
5 / 30
o
o
o
o
o
pola tekstowe, w tym również pola wielowierszowe,
pola z listą wyboru z ograniczeniem wyboru do pojedynczej pozycji,
pola z listą wyboru bez ograniczenia ilości wybranych pozycji lub z możliwością ustalenia
niestandardowego ograniczenia; po zamknięciu pola powinny być widoczne wszystkie
wybrane elementy,
pola daty z możliwością wyboru daty poprzez interfejs użytkownika,
pola typu „checkbox”.
Formularze muszą umożliwiać w trakcie ich wypełniania, zwielokrotnianie pól tam, gdzie jest
to przewidziane w Instrukcji. Przykładowo, Wnioskodawca wypełniając WOD dla projektu
realizowanego w kilku lokalizacjach, powinien mieć możliwość zwielokrotnienia pól
określających lokalizację projektu.
17.
18.
19.
20.
Projekty formularzy oraz szczegółowy sposób ich realizacji będzie przedmiotem konsultacji
pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą i będzie podlegać akceptacji Zamawiającego.
Wykonawca w konsultacji z zamawiającym zaproponuje widoki okien i ekranów. Projekty te będą
podlegać akceptacji Zamawiającego. Możliwe jest dalsze doprecyzowanie widoków okien,
ekranów w przypadku np. gdy wynikać to będzie z funkcjonalności modułów tworzonych w
kolejnych etapach.
System powinien umożliwiać bieżącą modyfikację funkcjonalności aplikacji (w tym formularzy,
szablonów). Część zmian powinna być możliwa do wprowadzenia przez Administratorów (np.
zmiany szablonów, zmiany wybranych parametrów aplikacji, itp.). Zakres zmian możliwych do
wprowadzenia przez Administratorów zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym.
Na wypadek nieprzewidzianych sytuacji (np. brak zdefiniowanego formularza umożliwiającego
zmianę konkretnej danej w Systemie), System powinien umożliwiać bezpośrednią zmianę danych
(tj. bez konieczności wykorzystywania formularzy) lub zmianę statusu WOD/oceny WOD/
umowy. Powinna istnieć możliwość ograniczania dostępu Użytkowników do tej funkcjonalności
przez Administratorów.
Możliwość generowania dokumentów m.in. na podstawie danych zawartych w LSI w oparciu o
wzorce (szablony). System powinien zapewniać łatwą zamianę/edycję szablonów przez
Administratorów. Dotyczy to np. pism kierowanych do poszczególnych Wnioskodawców (np.
wezwanie do uzupełnienia WOD, promesa premii technologicznej), dokumentów związanych z
WOD (np. umowa o dofinansowanie), pism seryjnych (np. pismo o ustalonej treści kierowane do
wielu Wnioskodawców (z możliwością wyboru Wnioskodawców/WOD, których ma to dotyczyć),
uzupełniane danymi poszczególnych Wnioskodawców/WOD.
Zaleca się wykorzystywanie jako szablonów, plików w formacie .xls/.xslx, .doc/.docx. W
przypadku gdy system nie będzie wykorzystywał jako szablonów, plików w formatach .xls/.xslx,
.doc/.docx, w systemie:
o Powinna być zapewniona możliwość wygodnej edycji szablonów przez Administratorów,
obejmująca formatowanie m.in. (globalne, a także dla niezależnych fragmentów
dokumentu): rodzaj czcionki, wielkość czcionki, kolor czcionki, tekst wytłuszczony, tekst
pochylony, tekst podkreślony, tekst przekreślony, listy wielopoziomowe (punktory w
postaci min. liczb, liter (małych, dużych), punktów, innych znaków definiowanych przez
Użytkownika), wstawianie i prosta edycja (zmiana wielkości, przycinanie) obiektów
graficznych (w tym obiekty w formacie m.in. bmp, jpg, png, wmf, emf), wstawianie i
edycja tabel (możliwość określania poszczególnych linii (kolor, grubość, styl), możliwość
określania poszczególnych komórek (wielkość, kolor tła), możliwość edycji ilości wierszy i
kolumn, w tym zmiany liczby kolumn w poszczególnych wierszach jednej tabeli),
definiowanie nagłówka i stopki (oddzielnie dla pierwszej strony i stron kolejnych;
możliwość umieszczania i prosta edycja elementów graficznych na zasadach jw.); rozmiar
i orientacja strony, edycja marginesów, edycja tabulacji, edycja wcięć (strona lewa i
6 / 30
prawa) zarówno dla wierszy jak i akapitów, możliwość wstawienia pola dot. numeracji
stron łącznie z polem nt. łącznej liczby stron w dokumencie, edycja justowania, edycja
odstępu międzywierszowego i międzyakapitowego, indeksy górne/dolne, wstawianie
symboli graficznych, przypisy (dolne i końcowe); kopiowanie i wklejanie tekstów (z
zachowywaniem formatowania jak i bez zachowywania formatowania), tabel, list,
obiektów graficznych.
o Powinno być zapewnione sprawdzanie pisowni polskiej z podkreślaniem wyrazów
uznanych za błędne.
Niezależnie od sposobu przygotowywania szablonów, po wygenerowaniu dokumentu na
podstawie danych zawartych w Systemie, a przed wydrukowaniem dokumentu powinna być
możliwość dodatkowej wygodnej edycji wygenerowanego dokumentu (w przypadku edytora
wbudowanego w System – co najmniej w opisanym wyżej zakresie edycji) oraz zapisanie pliku
(przed wprowadzeniem zmian w wyniku w/w edycji jak i po dokonaniu tych zmian) w postaci
pliku w formacie .xls/.xslx lub .doc/.docx (w zależności od rodzaju dokumentu; ew. w formacie
.rtf o ile nie wpłynie to na zawartość dokumentu), a także w postaci pliku w formacie pdf.
21. Bieżąca i zautomatyzowana kontrola poprawności wypełnienia poszczególnych pól formularzy
(walidacje zgodności formatu danych, zgodności z wymaganiami CST, poprawności arytmetycznej
pól kwotowych, sprawdzanie poprawności pisowni polskiej w polach tekstowych z bieżącym
wskazywaniem w tekście wyrazów uznanych za błędne, itp.). Szczegółowe wytyczne dotyczące
zasad walidacji poszczególnych pól będą uzgadniane w Wykonawcą.
22. Możliwość podglądu stanu realizacji obsługiwanych procesów przez Użytkowników. Określenie
sposobu prezentacji stanu realizacji będzie przedmiotem konsultacji pomiędzy Zamawiającym i
Wykonawcą i będzie podlegać akceptacji Zamawiającego.
23. Możliwość podglądu przez Użytkowników, terminów na wykonanie przypisanych im zadań.
24. Możliwość określania i zmiany czy dany termin ma być liczony według dni roboczych bez
uwzględniania sobót, dni roboczych z uwzględnieniem sobót czy dni kalendarzowych.
25. Stosowanie zasady „dwóch par oczu” oraz hierarchiczności obiegu dokumentów w wymagających
tego procedurach (brak możliwości przejścia do kolejnego kroku bez spełnienia określonych
wymogów, np. wymóg dokonania oceny formalnej WOD przez dwóch Pracowników przed
możliwością skierowania WOD do oceny merytorycznej). Szczegółowe wymagania w tym zakresie
zostaną ustalone pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym.
26. System powinien zapewniać obsługę procedur Instrukcji według ustalonej w Instrukcji ścieżki
proceduralnej (przykładowo, nie powinno być możliwe skierowanie w Systemie do oceny
merytorycznej takiego WOD, dla którego nie wypełniono jeszcze kart oceny formalnej przez
dwóch Użytkowników). System powinien uniemożliwiać wykonanie zadań, które z przebiegu
procedur opisanych w Instrukcji nie są dopuszczalne.
27. Możliwość ekstrakcji dowolnych danych zawartych w Systemie do wykorzystania w
standardowych narzędziach (np. Crystal Report).
28. Możliwość generowania zestawów danych (raportów dot. informacji bieżących oraz
historycznych – na dany dzień i godzinę nt. WOD i oceny WOD oraz umów o dofinansowanie) na
podstawie przechowywanych w bazie danych, w oparciu o konstruowane przez Użytkowników
zapytania do bazy danych oraz raportów o z góry ustalonym układzie danych (przy zachowaniu
możliwości konstruowania takich zapytań przez Użytkowników). Możliwość konstruowania
zapytań oznacza możliwość wyboru pól i zakresu danych, które mają być ujęte w danym raporcie,
wraz z możliwością zapisania zapytania do późniejszego wykorzystania i ewentualnej modyfikacji.
29. Automatyzacja wyliczeń wartości kwotowych na podstawie zgromadzonych w Systemie danych
m.in. pod kątem eksportu danych do CST oraz innych przewidzianych w Instrukcji działań (np.
wyliczanie wartości eksportowanych do CST na podstawie zgromadzonych w systemie danych
WOD oraz zgodnie wymogami CST; wyliczanie kwot w generowanych umowach o
7 / 30
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
dofinansowanie na podstawie zgromadzonych w systemie danych WOD i wyników oceny WOD) –
zgodnie z Instrukcją oraz dokumentacją CST. Zamawiający przekaże Wykonawcy wytyczne
dotyczące sposobu przeprowadzania wyliczeń.
Obsługa
obiegu
korespondencji
pomiędzy
BGK
a
Ekspertami
oceniającymi,
Wnioskodawcami/Beneficjentami w modułach, w których przewidziano taką korespondencję.
Powinna ona odbywać się w sposób umożliwiający zachowanie wysokiego bezpieczeństwa
informacji, możliwość ustalania dodatkowych adresatów (kopie „do wiadomości”) oraz
zachowania historii korespondencji. Obsługa korespondencji powinna być niezależna od systemu
pocztowego Zamawiającego.
Łatwa konfigurowalność Systemu oraz wprowadzanie zmian parametrów:
o zmiany zawartości słowników, w tym słowników przypisanych do pól formularzy –
poprzez interfejs użytkownika i/lub interfejs wymiany danych z CST (w przypadku
słowników CST – zgodnie z zasadami obowiązującymi dla CST);
o zmiana parametrów Systemu (np. terminy wykonywania przez Użytkowników
poszczególnych zadań i procesów do wykorzystania w module Kalendarze) – poprzez
interfejs użytkownika;
o zmiana szablonów dokumentów – poprzez bezpośrednią edycję szablonów w postaci
plików .xls/.xlsx, .doc/.docx lub poprzez edycję w Systemie przez interfejs użytkownika.
Dostępność historii zmian danych zawartych w LSI, w tym również historii dokumentów
przekazywanych przez Wnioskodawców/Beneficjentów. Rejestr zmian powinien zawierać m.in.
informacje
o
danych
wprowadzanych/zmienianych,
Użytkowniku
dokonującym
wprowadzenia/zmiany danych, dacie i godzinie wprowadzenia/zmiany danych. W przypadku
danych WOD wprowadzanych przez Wnioskodawców poprzez generator WOD, informacje o
zmianach mogą zostać ograniczone do danych po ich zatwierdzeniu przez Wnioskodawcę w celu
przekazania do IW (zob. opis modułu generatora WOD).
Tam gdzie jest to uzasadnione merytorycznie, System powinien umożliwiać grupowe
przypisywanie zmian do wybranych elementów (np. jednoczesne przypisywanie danego Eksperta
do oceny wybranych kilku/kilkunastu WOD, itp.). Zakres danych, które będą podlegały powyższej
zasadzie zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.
System powinien posiadać bazę dla osadzania dokumentów generowanych przez System oraz
osadzanych przez poszczególnych Użytkowników Systemu
W związku z przetwarzaniem w Systemie danych osobowych, sposób funkcjonowania Systemu
oraz jego dokumentacja, a także zabezpieczenia Systemu i infrastruktury (po stronie Wykonawcy)
powinny spełniać wymagane w tym zakresie przepisy prawne i powinny być zagwarantowane
przez Wykonawcę. W szczególności Wykonawca jest zobowiązany spełnić wymagania
bezpieczeństwa wynikające z aktów wykonawczych do ustawy o ochronie danych osobowych tj.
Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w
sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do
przetwarzania danych osobowych. System powinien umożliwiać również rejestrację uzyskania
odpowiednich zgód osób, których dane przetwarzane są w Systemie.
Poprawne funkcjonowanie Systemu nie powinno wymagać wykorzystywania dodatkowo
płatnego oprogramowania, innego niż System.
Wykonawca przed przystąpieniem do prac przedstawi Zamawiającemu wykaz wszystkich licencji
niezbędnych do prawidłowego działania Systemu. Zamawiający będzie miał prawo nie zgodzić się
na wykorzystywanie danego rozwiązania/danej licencji. W takiej sytuacji Wykonawca w
porozumieniu z Zamawiającym wybierze inne, dogodne dla Zamawiającego rozwiązanie.
Prace nad Systemem podzielone zostaną na etapy odpowiadające zakresom realizowanych
procedur Instrukcji; kolejność etapów ustalona jest w dalszej części dokumentu.
8 / 30
39. Wykonawca oraz osoby/podmioty działające na rzecz umowy z ramienia Wykonawcy
zobowiązane będą do zachowania poufności w odniesieniu do danych zawartych w Systemie oraz
dokumentów wewnętrznych Zamawiającego.
40. Ilekroć realizacja danego rozwiązania lub funkcjonalności w Systemie będzie wymagała
konsultacji pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym i będzie podlegać akceptacji Zamawiającego,
w szczególności gdy rozwiązanie to/funkcjonalność będzie wynikała z jego merytorycznej
istotności.
41. Zakłada się następującą liczbę Użytkowników:
o Użytkownicy-pracownicy IW: Pracownicy, Pracownicy nadzorujący, Administratorzy:
łącznie 30;
o Wnioskodawcy:
 5000 użytkowników zarejestrowanych (samodzielna rejestracja poprzez stronę
www), w tym
 2500 użytkowników składających WOD (dopuszcza się złożenie kilku wniosków
przez jednego wnioskodawcę; zakłada się średnio 1,1 wniosku na
wnioskodawcę),
 600 zawartych umów.
o Eksperci: zakłada się liczbę około 150 osób.
42. W przypadku danych prezentowanych w tabelach powinna być:
o możliwość sortowania po dowolnej kolumnie (po kliknięciu w nagłówku tabeli);
o możliwość konfiguracji widoku, tj. wyboru kolumn, które mają być widoczne/ukryte,
zmiana szerokości kolumn, przesuwanie kolumn, zmiana kolejności kolumn,
stronicowanie, możliwość zapisu konfiguracji widoku;
o możliwość grupowania danych według dowolnej kolumny;
o możliwość filtrowania danych według danych w dowolnych kolumnach z wykorzystaniem
operatorów: <, <=, =, >, >=, a także z wyszukiwaniem danych zawierających dany ciąg
znaków;
o możliwość filtrowania danych według przypisanych użytkowników;
o możliwość zaznaczania kilku wierszy;
o możliwość eksportu danych z ustalonego widoku w formacie .xls/xlsx;
o możliwość edycji danych dotyczących danego wiersza po kliknięciu na ten wiersz
(Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie to dotyczyć);
o możliwość określania limitów wyświetlanych rekordów z możliwością ustalenia wartości
domyślnych;
o możliwość ustalenia widoku podsumowania kolumny (dotyczy kolumn liczbowych;
Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie to dotyczyć);
o możliwość prezentacji elementów w postaci drzewiastej struktury (Zamawiający w
konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie to dotyczyć);
o możliwość jednoczesnej modyfikacji kilku wierszy; przykładowo z listy WOD powinna być
możliwość jednoczesnego wyboru kilku WOD, które następnie będą przypisane do oceny
jednej osobie. W efekcie wszystkie wybrane WOD zostaną przypisane danej osobie.
(Zamawiający w konsultacji z Wykonawcą określi, których danych będzie taka
funkcjonalność dotyczyć).
System musi uwzględniać wszelkie niezbędne uregulowania prawne i proceduralne dla okresu
programowania 2014-2020 oraz dotyczące Poddziałania, w tym wymogi Centralnego Systemu
Informatycznego 2014-2020. W związku z tym, że treść części dokumentacji dla okresu
programowania 2014-2020 oraz CST (dostępnej na portalach MIR), a także dokumentacji dla
Poddziałania nie jest jeszcze ostatecznie przesądzona, Zamawiający zakłada doprecyzowanie zakresu
9 / 30
funkcjonalnego Systemu w trakcie realizacji zamówienia w celu uwzględnienia w/w uwarunkowań,
zaś Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia w opracowywanym Systemie. Dopuszcza się
uszczegółowienie przedstawionego opisu funkcjonalności w celu dostosowania ich do
obowiązujących uregulowań prawnych i proceduralnych. Uszczegółowienia będą przekazywane w
trybie kontaktów roboczych. Uszczegółowienia te i ich realizacja przez Wykonawcę nie będą
prowadziły do zmiany wynagrodzenia Wykonawcy.
E. Główne procesy i funkcje obsługiwane przez LSI w podziale na moduły
Poniżej przedstawiono ogólne informacje na temat zakresu poszczególnych funkcji i modułów
Systemu. Ostateczny zakres opisanych niżej funkcjonalności doprecyzowany będzie na etapie analizy
przedwdrożeniowej z możliwością zmian na kolejnych etapach wykonania Systemu.
1. Moduł administracyjny.
Funkcje:
a. Możliwość ustalania dostępu do poszczególnych zakresów danych oraz poszczególnych
funkcji Systemu dla określonych rodzajów użytkowników (Pracownicy, Administratorzy,
Pracownicy nadzorujący, Eksperci, itp.) oraz oddzielnie dla każdego z Użytkowników.
b. Możliwość konfiguracji Systemu, m.in.:
i. Możliwość modyfikacji wzorów dokumentów generowanych przez System
(zgodnie z wcześniej przedstawionym opisem).
ii. Możliwość zmiany wielkości pól bazy danych (tj. np. ilości znaków w tekstowych
polach bazy).
iii. Możliwość modyfikacji słowników poprzez dodawanie, usuwanie rekordów lub
importu pliku w ogólnie stosowanych formatach.
c. Możliwość prowadzenia korespondencji elektronicznej z Wnioskodawcami i Ekspertami
wraz z zachowaniem historii korespondencji.
d. Rejestracja danych kontaktowych banków kredytujących w odniesieniu do poszczególnych
WOD.
e. Generowanie raportów – zgodnie z opisem przedstawionym w niniejszym dokumencie.
2. Moduł generatora WOD.
Funkcje.:
a. Dostępność modułu dla Wnioskodawców (użytkowników zewnętrznych) poprzez
dedykowaną stronę internetową.
b. Możliwość samodzielnej rejestracji w Systemie Wnioskodawców poprzez stronę
internetową.
c. Wypełnianie przez Wnioskodawców elektronicznego formularza WOD oraz wybranych
załączników do WOD (zgodnie ze wzorcami dokumentów z dokumentacji aplikacyjnej) na
dedykowanej stronie internetowej.
d. W module powinien być rejestr kont Wnioskodawców.
e. Wnioskodawca powinien mieć możliwość wprowadzania, zapisywania i modyfikacji przed
wysłaniem do IW projektów roboczych WOD.
f. Powinna istnieć możliwość sukcesywnego uzupełniania danych WOD, tj. kontynuacji
wprowadzania danych przez Wnioskodawcę po kolejnym zalogowaniu się z
wykorzystaniem danych wcześniej wprowadzonych do Systemu przez Wnioskodawcę
(zapamiętywanie wprowadzonych zmian w każdej sesji logowania).
g. Na podstawie wprowadzonych przez Wnioskodawcę danych System powinien umożliwiać
wygenerowanie odpowiednich dokumentów (WOD, wypełnianie w Systemie załączników
do WOD) w formacie pdf.
10 / 30
h. Po wypełnieniu przez Wnioskodawcę danych WOD, System powinien umożliwiać
przekazanie ich kompletu do IW jako zatwierdzonego przez Wnioskodawcę WOD. Moment
zatwierdzenia i przekazania do IW przez Wnioskodawcę kompletu wprowadzonych danych
powinien być rejestrowany w Systemie z informacją o dacie i godzinie zdarzenia.
i. Na podstawie wprowadzonych przez Wnioskodawcę danych, w tym tych, które posłużyły
do wygenerowania dokumentów, System powinien tworzyć „sumę kontrolną” (o niskim
poziomie powtarzalności). Suma ta powinna znaleźć się na każdej stronie generowanych
dokumentów oraz powinna być zapamiętana w Systemie. Każda zmiana danych WOD
powinna skutkować zmianą sumy kontrolnej. Wyliczona suma służyć ma weryfikacji
zgodności dostarczonej wersji papierowej z danymi zawartymi w LSI.
j. W przypadku wprowadzenia przez Wnioskodawcę zmian danych w stosunku do ostatniej
zatwierdzonej i przekazanej do IW wersji, powinna istnieć dla Wnioskodawcy możliwość
powrotu do ostatnio zatwierdzonych i przekazanych danych (wersjonowanie wypełnianych
formularzy).
k. System powinien rejestrować wprowadzane i zatwierdzane przez Wnioskodawcę zmiany w
stosunku do danych uprzednio zatwierdzonych. Rejestr zmian powinien być łatwo
dostępny dla Użytkowników obsługujących LSI po stronie IW.
l. Formularze generatora powinny być dostosowane do dokumentacji aplikacyjnej, w tym
formularza WOD wraz z załącznikami, a generowane dokumenty na podstawie
wprowadzonych danych powinny być tożsame ze wzorami w Instrukcji. Wzór formularza
wniosku stanowi załącznik nr 1 do OPZ. Z zastrzeżeniem, iż Zamawiający może dokonać w
szablonie zmian. Ostateczny wzór zostanie przekazany Wykonawcy w fazie Analizy
przedwdrożeniowej.
m. Możliwość zmiany przez Administratora formularzy generatora w wyniku ewentualnych
zmian dokumentacji aplikacyjnej.
n. Rejestracja danych kontaktowych banków kredytujących w odniesieniu do poszczególnych
WOD. Przewiduje się możliwość zaimplementowania słownika – bazy banków.
o. Możliwość wygenerowania przez Wnioskodawcę WOD i załączników do wniosku o
dofinansowanie na podstawie wprowadzonych danych.
p. Możliwość załadowania przez Wnioskodawcę zeskanowanych (podpisanych): wniosku o
dofinansowanie i załączników do WOD.
q. Możliwość wyszukania elektronicznego WOD po atrybutach np. nr wniosku, dane
wnioskodawcy (typy REGON, nazwa itp.)
r. Rejestracja daty wpływu papierowej wersji WOD z załącznikami.
s. Możliwość umieszczania przez IW biblioteki dokumentów konkursowych (instrukcja
wypełniania WOD, regulaminy, itp.) i udostępniania ich Wnioskodawcom i Beneficjentom
na ogólnodostępnej stronie www.
t. Moduł powinien mieć zastosowanie przy wypełnianiu wniosku, jak również na późniejszym
etapie obsługi projektu (np. podczas oceny WOD).
u. Podczas oceny WOD – możliwość modyfikacji przez Wnioskodawcę, wskazanych przez IW
pól WOD i/lub załączników oraz wgrywania wskazanych przez IW skanów dokumentów, z
zachowaniem w Systemie wcześniejszych wersji dokumentów i pól.
v. Podczas oceny WOD – możliwość składania przez Wnioskodawcę, wyjaśnień/uzupełnień do
WOD na żądanie IW (w tym w wyniku pytań Ekspertów; w tym szczególnie w postaci
skanów).
w. System powinien umożliwiać Pracownikom podgląd zmian treści WOD/załączników np.
dokonanych w wyniku wezwania do uzupełnienia wniosku.
x. Prowadzenie korespondencji IW z Wnioskodawcą (np. przekazywanie wezwań do
poprawy/uzupełnienia WOD; przyjmowanie korespondencji od Wnioskodawców;
11 / 30
wysyłanie/przyjmowanie ankiet (zob. moduł dot. pozyskiwania danych od Beneficjentów).
Zachowanie historii korespondencji. Możliwość ładowania skanów korespondencji
papierowej w formacie pdf, jpg, tiff, bmp.
y. Spełnienie wymogów prawnych i proceduralnych związanych z przetwarzaniem danych
osobowych.
z. Rejestracja dat (wraz z godziną) kluczowych zdarzeń, w tym:
i. momentu zatwierdzania przez Wnioskodawcę kolejnych wersji wprowadzanych
do generatora danych;
ii. momentu wpływu papierowej wersji WOD.
Informacje w Systemie dot. dat niewymagające wprowadzania ich przez Pracowników
powinny być rejestrowane w systemie w sposób automatyczny (przykład: moment
zatwierdzania w Systemie WOD przez Wnioskodawcę).
3. Moduł rejestracji WOD
Funkcje :
a. Przegląd przez Pracowników, danych i dokumentów wprowadzonych przez
Wnioskodawcę poprzez generator WOD, w tym informacji/dokumentów uzupełnianych
w wyniku wezwań IW.
b. Automatyzacja nadawania numerów WOD według zasad ustalonych z Zamawiającym.
c. Rejestracja kluczowych zdarzeń i informacji (w tym dat z godziną) związanych ze
składaniem WOD o dofinansowanie, w tym:
i. momentu zatwierdzania przez Wnioskodawcę kolejnych wersji wprowadzanych
do generatora danych;
ii. momentu wpływu papierowej wersji WOD.
d. Wymiana danych z CST.
4. Moduł obsługi naborów WOD
Funkcje:
a. Zarządzanie naborami WOD prowadzonymi przez IW, w tym:
i. Dodawanie, edycja, usuwanie naborów.
ii. Ustalane danych naboru (czas trwania naboru (wraz datą/godziną
rozpoczęcia/zakończenia), wysokość alokacji, określenie punktacji za kryteria
wyboru projektów, zmiana dodatkowych parametrów naboru (jeżeli wystąpią),
niestandardowe informacje, inne.
iii. Możliwość modyfikacji formularzy m.in. generatora WOD w wyniku
ewentualnych zmian dokumentacji aplikacyjnej.
b. Możliwość umieszczania przez IW biblioteki dokumentów konkursowych (formularz
WOD, instrukcja wypełniania WOD, regulaminy, wytyczne, itp.) i udostępniania ich
Wnioskodawcom i beneficjentom na ogólnodostępnej stronie www oraz w generatorze
wniosków.
c. Weryfikacja czy kwoty alokacji na dany nabór nie przekraczają kwoty dostępnej (jako
różnica pomiędzy kwotą dostępną dla Podziałania, a kwotami wykorzystanymi w
dotychczasowych naborach przy uwzględnieniu m.in. kwot umów rozwiązanych).
Zamawiający przekaże Wykonawcy wytyczne dotyczące sposobu przeprowadzania
odpowiednich wyliczeń.
d. Możliwość ustalenia dla danego naboru, ograniczeń czasowych, w których:
i. Wnioskodawca ma możliwość rejestracji.
ii. Wnioskodawca ma możliwość rozpoczęcia wypełniania nowego WOD w
generatorze i złożenia go poprzez generator.
12 / 30
iii. Wnioskodawca ma możliwość modyfikacji WOD lub składania wyjaśnień w
wyniku wezwania przez IW do uzupełnienia WOD i złożenia ich poprzez
generator.
5. Moduł obsługi procesu oceny formalnej WOD
Ogólny zakres funkcjonalności :
a. Przypisywanie WOD przez Pracownika nadzorującego do oceny przez wybranego
Pracownika (lub kilku pracowników).
b. Dostęp do odczytu do WOD i załączonych do WOD dokumentów przez przypisanych do
oceny Pracowników.
c. Obsługa procesu oceny wniosków z wykorzystaniem list sprawdzających; ocena
kilkuosobowa. System powinien umożliwiać użytkownikom oceniającym WOD,
wypełnienie określonych w Instrukcji list sprawdzających.
d. Generowanie pism (np. wezwanie do uzupełnienia WOD, informacja o akceptacji
formalnej, itp.) i innych dokumentów (np. listy sprawdzające, listy projektów
zakwalifikowanych do kolejnego etapu) na podstawie danych zawartych w Systemie
(poprzez automatyczne wypełnianie szablonów odpowiednimi danymi z LSI).
e. Obsługa obiegu dokumentów i korespondencji pomiędzy BGK, a Wnioskodawcami.
Korespondencja i wymiana danych/dokumentów powinna odbywać się w sposób
umożliwiający zachowanie wysokiego bezpieczeństwa informacji, ustalanie dodatkowych
adresatów (kopie „do wiadomości”) oraz zachowanie historii korespondencji.
f. Poprawa przez Wnioskodawcę danych WOD w generatorze WOD – opis w module
generatora (należy uwzględniać ewentualne wprowadzone w Systemie ograniczenia
czasowe do możliwości wprowadzania/modyfikacji danych przez Wnioskodawcę).
g. Możliwość przekazania streszczenia projektu (element WOD) do wybranych Ekspertów w
celu potwierdzenia możliwości oceny merytorycznej danego WOD. System umożliwia
prowadzenie korespondencji z Ekspertem w tej sprawie.
h. Możliwość monitorowania przez Użytkowników terminowości wykonywania
przypisanych im zadań. (zgodnie z opisem modułu „Kalendarze”).
i. Spełnienie wymogów prawnych i proceduralnych związanych z przetwarzaniem danych
osobowych.
j. Monitorowanie terminowości zobowiązań nałożonych na beneficjenta (np. termin
odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia WOD).
k. Wymiana danych z CST zgodnie z dokumentacją CST.
6. Moduł obsługi Komisji oceny projektów, oceny merytorycznej w tym panelu ekspertów.
Funkcje:
a. Definiowanie i edycja parametrów komisji i panelu ekspertów (ustalanie terminów
komisji i terminów posiedzeń komisji/panelu ekspertów; (przewiduje się możliwość
definiowania wielu terminów posiedzeń komisji dla danego naboru, na których
rozpatrywane będą składane przez Wnioskodawców uzupełnienia WOD i protesty).
b. Wskazywanie WOD na dane posiedzenie komisji/panel ekspertów. Na danym
posiedzeniu komisji mogą być oceniane projekty z kilku naborów (np. w przypadku
procedury odwoławczej).
c. Wskazywanie uczestników komisji/panelu ekspertów, w tym Ekspertów
Przewodniczącego oraz Sekretarza, ich zastępców i obserwatorów oraz innych
pracowników IW.
d. Przygotowywanie dokumentów dot. komisji/panelu ekspertów (np. lista członków
komisji/panelu do zatwierdzenia przez IP). Możliwość wygenerowania dokumentów
zgodnie z szablonami przekazanymi przez Zamawiającego.
e. Możliwość oceny wieloetapowej danego WOD.
13 / 30
f.
Możliwość wyboru Ekspertów i/lub Pracowników do oceny danego WOD (m.in.
podstawie branży WOD).
g. Możliwość przypisywania danego WOD do oceny przez kilku Pracowników wybranych
przez Pracownika nadzorującego oraz możliwość przypisywania danego WOD do oceny
przez kilku Ekspertów.
h. Możliwość przeglądu dokumentów danego projektu przez przypisanych Użytkowników
(w tym również przed posiedzeniem Panelu).
i. Wskazywanie dokumentów poszczególnych WOD do udostępnienia Ekspertom
zewnętrznym przeprowadzającym ocenę merytoryczną projektu.
j. Możliwość obsługi dodatkowych ocen Ekspertów (np. w przypadku konieczności
uzyskania dodatkowej oceny WOD po już dokonanych ocenach).
k. Obsługa procesu oceny WOD z wykorzystaniem list sprawdzających; możliwość oceny
kilkuosobowej. System powinien umożliwiać użytkownikom oceniającym WOD
wypełnienie określonych w Instrukcji list sprawdzających.
l. Generowanie pism (np. wezwanie do uzupełnienia WOD, itp.) i innych przewidzianych w
Instrukcji dokumentów (np. listy sprawdzające, protokół KOP) na podstawie danych
zawartych w systemie oraz zatwierdzonych przez IP wzorów lub wzorów dostarczonych
przez Zamawiającego.
m. Możliwość składania przez Wnioskodawcę poprzez generator wniosków wyjaśnień i
uzupełnień WOD (opis w module generatora).
n. Korespondencja z Wnioskodawcami i Ekspertami w sprawie organizacji panelu (np.
ustalanie terminu panelu, przekazywanie Wnioskodawcom uwag Ekspertów) w sposób
umożliwiający zachowanie wysokiego bezpieczeństwa informacji oraz zachowanie historii
korespondencji.
o. Obsługa obiegu dokumentów i korespondencji pomiędzy BGK, a Ekspertami
oceniającymi, w tym możliwość pobierania przez Ekspertów oceniających dany WOD,
wskazanych przez BGK dokumentów oraz wprowadzania do systemu przez Ekspertów
wyników swojej oceny. Korespondencja i wymiana danych/dokumentów powinna
odbywać się w sposób umożliwiający zachowanie wysokiego bezpieczeństwa informacji,
ustalanie dodatkowych adresatów (kopie „do wiadomości”) oraz zachowanie historii
korespondencji.
p. W ramach komunikacji w z Ekspertami przewiduje się m.in. korespondencję z Ekspertem
(w celu ustalania pomiędzy IW, a Ekspertem treści uzasadnień oceny (np. w przypadku
odrzucenia WOD, uzasadnień przyznanej punktacji) albo treści ewentualnych wezwań do
uzupełnienia WOD).
q. Obsługa obiegu dokumentów i korespondencji pomiędzy BGK, a Wnioskodawcami.
Korespondencja i wymiana danych/dokumentów powinna odbywać się w sposób
umożliwiający zachowanie wysokiego bezpieczeństwa informacji, ustalanie dodatkowych
adresatów (kopie „do wiadomości”) oraz zachowanie historii korespondencji.
r. Spełnienie wymogów prawnych i proceduralnych związanych z przetwarzaniem danych
osobowych.
s. Możliwość monitorowania przez Użytkowników terminowości wykonywania
przypisanych im zadań (zgodnie z opisem modułu „Kalendarze”).
t. Monitorowanie terminowości zobowiązań nałożonych na Wnioskodawców (np. termin
odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia WOD) i Ekspertów.
7. Moduł obsługi Ekspertów
Funkcje:
a. Możliwość zarządzania rejestrem Ekspertów. Dodawanie/modyfikowanie/usuwanie
danych Ekspertów, w tym: danych teleadresowych, informacji o specjalizacjach,
14 / 30
informacji o doświadczeniu – m.in. na podstawie danych otrzymywanych od Ekspertów,
informacji związanych z umową zawartą z IW (np. dane związane z wynagrodzeniami
Ekspertów za dokonywane oceny).
b. Możliwość automatyzacji generowania umów/aneksów współpracy z Ekspertami oraz
rachunków za dokonane przez ekspertów oceny – na podstawie danych zawartych w
Systemie. Szczegółowe wytyczne w tej sprawie zostaną przekazane wybranemu
oferentowi.
c. Rejestracja i podgląd informacji o dotychczas dokonanych ocenach przez poszczególnych
Ekspertów (historia ocen przypisanych do Eksperta).
d. Możliwość dokonywania ocen Ekspertów oraz wystawiania akredytacji.
e. Możliwość korespondencji z Ekspertami w sposób umożliwiający zachowanie wysokiego
bezpieczeństwa informacji, ustalanie dodatkowych adresatów (kopie „do wiadomości”)
oraz zachowanie historii korespondencji.
f. Możliwość udostępniania przez IW Ekspertom, wybranych dokumentów wybranych WOD
i protestów oraz wyjaśnień Wnioskodawców składanych w toku oceny WOD i protestów.
g. Możliwość przekazywania przez Ekspertów, dokumentów i innych informacji dot.
ocenianych WOD. Sposób przekazywania do IW informacji o dokonanych ocenach w
sposób zbliżony do działania generatora WOD:
i. Możliwość wypełniania przez Ekspertów list sprawdzających bezpośrednio na
dedykowanej stronie www systemu. Przechowywanie danych list sprawdzających
w systemie.
ii. Możliwość generowania wypełnionych list sprawdzających.
iii. Możliwość wgrywania do systemu przez Ekspertów, zeskanowanych i
podpisanych list sprawdzających.
h. Sposób komunikacji z Ekspertami powinien być maksymalnie intuicyjny, m.in.:
i. Ekspert powinien mieć możliwość rozpoczęcia pracy nad oceną nad danym WOD
m.in. po otwarciu w otrzymanej z LSI automatycznie wygenerowanej wiadomości
e-mailowej, linku aktywującego prowadzącego bezpośrednio do formularza
oceny danego projektu.
ii. Opis powyższy dotyczy również ewentualnej konieczności wypełnienia różnego
rodzaju zgód/oświadczeń.
iii. Niezależnie od wypełnienia formularzy oceny/zgód/oświadczeń w systemie,
powinna istnieć możliwość wygenerowania przez Eksperta dokumentu z
wypełnionymi formularzami oceny/zgodami/oświadczeniami, dostarczenia ich
skanu do IW poprzez system oraz potwierdzenia przez IW w systemie, zgodności
informacji podanych w systemie przez Eksperta z informacjami widniejącymi na
podpisanej przez Eksperta papierowej wersji.
iv. Ostatni punkt nie dotyczy przekazywania przez Ekspertów takich informacji,
które nie będą wymagać pisemnego ich potwierdzania (np. zgoda na dokonanie
oceny danego WOD).
v. Opisany wyżej sposób działania nie wyklucza możliwości uruchomienia przez
Eksperta, przeznaczonego dla niego panelu z widokiem wszystkich
przeznaczonych dla niego do oceny/ocenianych/ocenionych przez niego WOD
wraz z historią ocen.
i. Spełnienie wymogów prawnych i proceduralnych związanych z przetwarzaniem danych
osobowych.
j. Rejestrowanie dat i godzin dokonania istotnych zdarzeń.
k. Monitorowanie terminowości zobowiązań nałożonych na Ekspertów.
8. Moduł obsługi ocenionych projektów
15 / 30
Funkcje:
a. Automatyzacja sporządzania listy ocenionych projektów (art. 44 ust. 4 Ustawy z dnia 11
lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności
finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020) na podstawie danych zawartych
w Systemie (w tym uzyskanej punktacji) – na ustalonym wzorze listy, a także
automatyzacja sporządzenia korespondencji w sprawie zatwierdzenia listy przez IP.
Rejestracja odpowiednich informacji w Systemie oraz na podstawie ustalonych
szablonów.
b. Automatyzacja sporządzania listy ocenionych projektów w celu uzyskania informacji z MF
z rejestru podmiotów wykluczonych na podstawie danych zawartych w Systemie oraz
korespondencji w tej sprawie z MF. Rejestracja odpowiednich informacji w Systemie oraz
na podstawie ustalonych szablonów.
c. Automatyzacja sporządzania listy projektów wybranych do dofinansowania (art. 46 ust. 4
Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki
spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020) na podstawie danych
zawartych w Systemie oraz na podstawie ustalonych szablonów.
d. Generowanie Promes premii technologicznej, Informacji o odrzuceniu WOD, itp. na
podstawie danych zawartych w Systemie oraz na podstawie ustalonych szablonów.
9. Moduł obsługi protestów do oceny WOD
Funkcje :
a. Możliwość przypisania protestu na daną komisję.
b. Wybór Ekspertów do oceny danego protestu o dofinansowanie (m.in. na podstawie
branży WOD).
c. Możliwość ładowania do systemu skanów dokumentów dotyczących protestu, w tym
m.in.: wyników oceny, decyzji instytucji rozpatrującej protest, wyroków sądów, itp. i
„przyporządkowanie” ich do wniosku, którego dotyczą.
d. Możliwość przypisywania przez Pracownika nadzorującego, danego protestu do oceny
przez wskazanych przez niego Pracowników.
e. Wskazywanie Ekspertów na daną komisję na podstawie branż WOD, których dotyczą
protesty.
f. Możliwość przeglądu dokumentów danego projektu przez przypisanych Użytkowników.
g. Wskazywanie przez użytkownika
dokumentów poszczególnych WOD (w tym
dokumentacji dot. protestu) do udostępnienia Ekspertom zewnętrznym
przeprowadzającym ocenę merytoryczną projektu.
h. Obsługa procesu oceny protestów z wykorzystaniem list sprawdzających. Generowanie
pism i innych dokumentów (np. listy sprawdzające) na podstawie danych zawartych w
systemie.
i. Obsługa obiegu dokumentów i korespondencji pomiędzy IW, a zewnętrznymi Ekspertami
oceniającymi (zob. opis stosownego modułu).
j. Spełnienie wymogów prawnych i proceduralnych związanych z przetwarzaniem danych
osobowych.
k. Możliwość monitorowania przez Użytkowników terminowości wykonywania
przypisanych im zadań (zgodnie z opisem modułu „Kalendarze”).
l. Monitorowanie terminowości zobowiązań nałożonych na Wnioskodawców (np. termin
złożenia lub uzupełnienia protestu) i Ekspertów..
m. Wymiana danych z CST.
10. Moduł obsługi umów o dofinansowanie
Funkcje :
(zakres funkcjonalności powinien zostać dostosowany do umożliwienia współpracy z CST)
16 / 30
a. Obsługa obiegu dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy o dofinansowanie.
b. Przygotowywanie i generowanie umów o dofinasowanie i aneksów do umów o
dofinansowanie w oparciu o wzorce umów i aneksów oraz w oparciu o dane zawarte w
systemie, w tym wyliczane odpowiednie wartości kwotowe.
c. Wsparcie przygotowywania zmian umów zarówno wymagających aneksowania jak i nie
wymagających aneksowania.
d. Wykorzystywanie list sprawdzających przed zawarciem umowy.
e. Obsługa procesu rejestracji zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy o
dofinansowanie (np. weksle).
f. Obsługa aneksowania umów o dofinansowanie i innych zmian umowy oraz
korespondencji dotyczącej realizacji umowy umożliwiająca współpracę z CST.
g. Rejestrowanie dat i godzin dokonania istotnych zdarzeń.
h. Spełnienie wymogów prawnych i proceduralnych związanych z przetwarzaniem danych
osobowych.
i. Możliwość monitorowania przez Użytkowników terminowości wykonywania
przypisanych im zadań.
j. Wymiana danych z CST.
11. Kalendarze
a. Przypisane do Użytkowników kalendarze ze zdarzeniami dotyczącymi obsługi projektów
(np. informacje o terminach ocen przypisanych wniosków, itp.).
b. Możliwość podglądu stanu zaawansowania obsługi danego wniosku/umowy, itp.
c. Możliwość określania i zmiany czy dany termin ma być liczony według dni roboczych bez
uwzględniania sobót, dni roboczych z uwzględnieniem sobót czy dni kalendarzowych.
d. Szczegółowa forma prezentacji kalendarzy będzie konsultowana z wykonawcą i będzie
podlegać akceptacji Zamawiającego.
e. Możliwość aktywacji przez Użytkownika funkcji przypominania o zbliżających się
terminach. Możliwość określenia sposobu wyświetlania przypomnień będzie
konsultowana z wykonawcą i będzie podlegać akceptacji Zamawiającego. Przewiduje się
możliwość wyświetlania łatwo dostępnych dla Użytkownika informacji bezpośrednio w
systemie lub wysyłania przez LSI automatycznych e-maili przypominających.
f. Możliwość zmiany poszczególnych terminów przypomnień poprzez interfejs
użytkownika-administratora (tj. np. określanie na ile dni przed danym rodzajem zdarzenia
(np. terminie oceny formalnej danego wniosku) ma się uaktywnić przypomnienie.
g. Możliwość wskazywania przez administratorów, które zdarzenia mają być ujmowane w
kalendarzach oraz które mają być ujmowane w przypomnieniach.
h. Możliwość generowania raportów dotyczących terminów wykonywania zadań w
systemie przez Użytkowników.
F. Dokumenty gromadzone w LSI
Poniżej przedstawiono listę przewidywanych do gromadzenia w LSI dokumentów (stanowiących
załączniki do WOD). W związku z trwającym aktualnie opracowywaniem przepisów dotyczących
funkcjonowania funduszy UE w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz opracowywaniem Instrukcji
(podlegającej akceptacji Instytucji Pośredniczącej – Ministerstwa Gospodarki), lista może ulec
zmianom.
1. Dokumenty dotyczące wniosku o dofinansowanie
L.p.
1
Rodzaj dokumentu
Formularz wniosku o dofinansowanie
Uwagi
Dokument wypełniany w LSI z możliwością jego
wydruku z systemu (dane zachowywane w LSI).
17 / 30
2
Dokument rejestrowy Wnioskodawcy
(ewentualnie) oświadczenie o wpisie do rejestru
przedsiębiorców (…) – zgodnie z zapisami WOD
(dodatkowo – w przypadku spółki cywilnej) dokumenty
rejestrowe lub oświadczenia wspólników spółki cywilnej i
kopia umowy spółki cywilnej.
3.
Kopia promesy kredytu technologicznego lub warunkowej
Umowy kredytu technologicznego z banku kredytującego.
4
Informacja o pomocy publicznej i pomocy de minimis
uzyskanej na finansowanie wydatków kwalifikowalnych
związanych z realizacją inwestycji technologicznej (formularz
określony w rozporządzeniu RM z dnia 29 marca 2010 r. w
sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot
ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc
de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie).
5
Kopie sprawozdań finansowych za okres 3 ostatnich lat
obrotowych sporządzonych zgodnie z przepisami o
rachunkowości (jeśli dotyczy).
6
Kopie dokumentów pozwalających uznać przedsiębiorcę za
mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcę
7
Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP.
8
Biznesplan projektu
9
Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu.
[W przypadku gdy w zaakceptowanej przez MG wersji
projektu
formularza
WOD
zostanie
zachowany
Harmonogram, niniejszy załącznik nie będzie wymagany]
10
Formularz informacyjny projektu dotyczący
projektu i jego wpływu na gospodarkę.
11
Informacja o banku kredytującym
Zawartość dokumentu – zgodnie ze wzorem
zawartym w Instrukcji. Zakłada się przeciętną
objętość rzędu 20-40 stron.
Przewiduje się możliwość składania w LSI przez
Wnioskodawcę, skanu dokumentu w formacie
pdf.
Dokumenty składane w LSI przez Wnioskodawcę
w postaci skanów w formacie pdf.
Objętość (najczęściej): od 1 do 30 stron (w
przypadku załączenia umowy spółki).
Dokument składany w LSI przez Wnioskodawcę
w postaci skanu w formacie pdf.
Objętość (najczęściej): od 1 do 15 stron.
Dokument wypełniany w LSI z możliwością jego
wydruku z systemu (dane zachowywane w LSI) a
następnie składany w LSI przez Wnioskodawcę w
postaci skanu w formacie pdf.
Objętość (najczęściej): około 10 stron.
Objętość (najczęściej): 30-100 stron.
Obowiązek załączania kopii sprawozdań zależy
od rodzaju Wnioskodawcy – wyjaśnienie w
Instrukcji wypełniania WOD.
Objętość (typowo): 20-100 stron.
Dokument
wypełniany
w
LSI
przez
Wnioskodawcę, z możliwością wydruku z
systemu (dane zachowywane w LSI).
pdf.
wielkości
Dokument
wypełniany
w
LSI
przez
Wnioskodawcę z możliwością wydruku z systemu
(dane zachowywane w LSI) a następnie składany
w LSI w formie skanu w formacie pdf.
Dokument
wypełniany
w
LSI
przez
(dane zachowywane w LSI).
pdf.
Objętość (najczęściej): 3-10 strony.
Dokument
wypełniany
w
LSI
przez
18 / 30
pdf.
Objętość (przewidywana): 1-2 strony.
Wymienione wyżej dokumenty mogą być uzupełniane przez Wnioskodawców (również poprzez LSI)
na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Poprzednie wersje dokumentów muszą zostać
zachowane.
2. Dokumenty dotyczące oceny wniosku o dofinansowanie
L.p.
Rodzaj dokumentu
Uwagi
1
Karta oceny merytorycznej Eksperta
Dokumenty wypełniane w LSI przez Ekspertów z
możliwością ich wydruku z systemu (dane
zachowywane w LSI). Zawartość dokumentu –
zgodnie ze wzorem zawartym w Instrukcji.
Zakłada się przeciętną objętość rzędu 2-5 stron
Na poszczególnych etapach oceny merytorycznej
mogą być wykorzystywane różne karty zgodne z
szablonami, które będą wskazane w Instrukcji i
przekazane na etapie analizy.
Eksperta, skanu dokumentu w formacie pdf.
Należy przewidzieć możliwość składania przez Wnioskodawców również innych dokumentów (skany
w formacie pdf), których dostarczenie może okazać się konieczne podczas oceny wniosku.
3. Dokumenty składane przed podpisaniem umowy o dofinansowanie
L.p.
1
Rodzaj dokumentu
Kopia umowy kredytowej
2
Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu.
(aktualizacja w stosunku do harmonogramu składanego z
wnioskiem o dofinansowanie)
3
Harmonogram realizacji projektu.
(aktualizacja w stosunku do informacji zawartych we wniosku
o dofinansowanie)
4
Oświadczenie o pomocy publicznej
(aktualizacja przed podpisaniem umowy o dofinansowanie)
5
Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP zgodnie ze wzorem
dostępnym
na
stronie
internetowej:
www.bgk.com.pl/fundusz-kredytu-technologicznego
z
wykazaniem
ewentualnych
powiązań
z
innymi
Uwagi
Dokument składany w LSI przez Wnioskodawcę
w postaci skanu w formacie pdf.
Objętość (najczęściej): od 5 do 15 stron.
Dokument wypełniany w LSI (na podstawie
danych zawartych w WOD z możliwością ich
modyfikacji w zakresie określonym przez IW) z
możliwością wydruku z systemu (dane
zachowywane w LSI).
pdf.
Dokument wypełniany w LSI (na podstawie
danych zawartych w WOD z możliwością ich
modyfikacji) z możliwością wydruku z systemu
pdf.
Objętość (typowo): 1 stron.
Dokument wypełniany w LSI z możliwością
pdf.
Objętość (najczęściej): około 10 stron.
19 / 30
przedsiębiorcami.
(aktualizacja w stosunku do dokumentu składanego z
wnioskiem o dofinansowanie)
6
7
8
Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów
dotyczących oceny oddziaływania na środowisko (o ile
dotyczy):
a. decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach realizowanej
inwestycji wraz z pełną dokumentacją, sporządzoną na etapie
ubiegania się o jej wydanie, opisaną w Wytycznych Ministra
Rozwoju Regionalnego w zakresie postępowania w sprawie
oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć
współfinansowanych z krajowych lub regionalnych
programów operacyjnych,
b. zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie
obszarów Natura 2000.
Oświadczenie o niekaraniu karą zakazu dostępu do środków,
o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (wg wzoru
zamieszczonego na stronie internetowej BGK w zakładce:
Dokumentacja konkursowa obowiązująca od 19 września
2012 r.).
Formularz informacyjny projektu dotyczący wielkości
projektu i jego wpływu na gospodarkę oraz „Oświadczenie o
niepodzielności projektu”.
pdf.
Dokumenty składany w LSI przez Wnioskodawcę
Objętość (najczęściej): około 40-100 stron.
wydruku z systemu.
pdf.
Objętość (typowo): 1 strona.
wydruku z systemu.
pdf.
Objętość (najczęściej): 3-10 strony.
9
Informacja o banku kredytującym
(aktualizacja)
Dokument
wypełniany
w
LSI
przez
pdf.
Objętość (przewidywana): 1-2 strony.
Należy przewidzieć możliwość składania przez Wnioskodawców, również innych dokumentów,
których dostarczenie może okazać się konieczne przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.
4. Dokumenty inne
Należy przewidzieć możliwość składania przez Wnioskodawców/Beneficjentów na żądanie IW,
ewentualnych innych dokumentów w formacie pdf.
G. Dokumentacja, kody źródłowe
1. Instrukcje obsługi.
Przed podpisaniem protokołu odbioru danego Etapu, Wykonawca przekaże Zamawiającemu
odpowiednie instrukcje dotyczące dotychczas wykonanych modułów i funkcjonalności Systemu.
Instrukcje będą przygotowywane w następującym podziale:
 Instrukcja obsługi LSI dla Pracownika;
 Instrukcja obsługi LSI dla Pracownika nadzorującego;
 Instrukcja obsługi LSI dla Administratora;
 Instrukcja obsługi LSI dla Administratora technicznego (instrukcja obsługi technicznej);
20 / 30


Instrukcja obsługi LSI dla Wnioskodawcy, w tym Instrukcja obsługi generatora WOD;
Instrukcja obsługi LSI dla Eksperta.
Instrukcje będą uzupełniane w miarę oddawania olejnych modułów/funkcjonalności
Systemu.
Ostateczne wersje Instrukcji powinny obejmować pełen zakres informacji dotyczących
funkcjonalności i obsługi LSI.
Instrukcje powinny spełniać wymagania określone w wewnętrznych regulacjach
obowiązujących u Zamawiającego. Szczegółowe informacje w tym zakresie zostaną
przekazane wybranemu Wykonawcy.
Instrukcje powinny zostać przygotowane w formie edytowalnej w formacie MS Word
i przekazane w postaci elektronicznej.
2. Kody źródłowe, dokumentacja aplikacji, licencje, kopie bezpieczeństwa.
a. Właścicielem wytworzonego kodu źródłowego LSI będzie Zamawiający. Prawa te przejdą na
Zamawiającego w ramach ogólnego wynagrodzenia Wykonawcy. Zapis ten dotyczy także
sytuacji, w której Wykonawca dokona modyfikacji Systemu w ramach dodatkowego zlecenia
(np. prawa opcji).
b. Zamawiający będzie miał prawo niewyłączne do dysponowania kodem (również przez
podmioty zależne lub podwykonawców), w tym do jego modyfikowania, bez prawa dalszej
odsprzedaży/dystrybucji podmiotom trzecim.
c. W przypadku modyfikacji kodów źródłowych przez Zamawiającego, Wykonawca zapewni
Zamawiającemu możliwość wprowadzenia tych zmian do Systemu.
d. Zamawiający będzie miał prawo zlecać rewizję kodów źródłowych przez firmy zewnętrzne.
e. Kod źródłowy dostarczonego rozwiązania musi być dostarczony w takiej postaci, aby
Zamawiający był w stanie dokonać jego kompilacji i prześledzić funkcjonowanie Systemu
m.in. pod kątem bezpieczeństwa.
f. Zaktualizowane kody źródłowe i dokumentacja Systemu powinny być przekazywane
Zamawiającemu przy każdej aktualizacji Systemu zarówno przy nowej wersji jak i wgraniu
nowych funkcjonalności.
g. W przypadku odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy lub upadłości Wykonawcy,
Zamawiającemu powinny zostać przekazane przez Wykonawcę ewentualne licencje
niezbędne do poprawnego funkcjonowania Systemu .
h. Kopie bezpieczeństwa Systemu w formie umożliwiającej odczyt i wykorzystanie danych przez
Zamawiającego powinny być okresowo wykonywane i przekazywane do Zamawiającego w
sposób i z częstotliwością ustaloną z Zamawiającym.
i. Przed podpisaniem protokołu odbioru końcowego LSI, Wykonawca przekaże
Zamawiającemu dokumentację aplikacji zawierającą m.in. strukturę danych systemu.
Dokumentacja powinna spełniać wymagania określone w wewnętrznych regulacjach
obowiązujących u Zamawiającego. Szczegółowe informacje w tym zakresie zostaną
przekazane wybranemu Wykonawcy.
H. Przekazanie wiedzy na temat funkcjonalności Systemu
Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wiedzy dotyczącej obsługi Systemu Pracownikom
wyznaczonym przez Zamawiającego. Spotkania w tym zakresie zostaną przeprowadzone w siedzibie
Zamawiającego i z wykorzystaniem jego sprzętu.
Spotkania będą realizowane w dwóch formach:
21 / 30
1.
2.
Spotkań merytorycznych, w ramach których przedstawione będą wszystkie funkcjonalności LSI
oraz sposób ich obsługi przez IW, przez Wnioskodawców oraz przez Ekspertów w pełnym
zakresie dotyczącym realizacji zadań związanych z obsługą projektów (dla całego cyklu życia
projektu). Adresatami będą Pracownicy i Pracownicy nadzorujący.
Spotkań merytoryczno-technicznych, o zakresie rozszerzonym w stosunku do zakresu spotkań
merytorycznych, o przedstawienie funkcjonalności i sposobu obsługi LSI dotyczących wszystkich
funkcji administracyjnych (np. zarządzanie użytkownikami oraz ich uprawnieniami, zarządzanie
słownikami, itp.), które są przewidziane do wykonywania przez Pracowników Zamawiającego.
Adresatami będą pracownicy obsługujący Moduł Administracyjny.
Spotkania będą miały charakter wykładu połączonego z prezentacją i warsztatem praktycznym
przeprowadzanym na wersji szkoleniowej LSI, o zakresie funkcjonalności identycznej z wersją
produkcyjną. Szczegóły dotyczące spotkań oraz ich zakres i terminy zostaną uzgodnione pomiędzy
Wykonawcą a Zamawiającym i będą podlegać akceptacji Zamawiającego. Przewiduje się spotkania
dla 8 osób łącznie z obu grup. Spotkania odbędą się w godzinach pracy Zamawiającego. Materiały na
spotkania oraz odpowiednie środowisko Systemu zapewni Wykonawca.
Wykonawca po spotkaniach przeprowadzi pisemną ankietę wśród jego uczestników zawierającą
ocenę jego jakości i przekaże wyniki Zamawiającemu. W przypadku, gdy zdaniem Zamawiającego,
istotność zgłoszonych uwag będzie świadczyła o brakach w wiedzy odbiorców i konieczności
powtórzenia spotkań, Wykonawca przeprowadzi na własny koszt dodatkowe spotkania
uwzględniające te uwagi.
Prawidłowe przekazanie wiedzy na temat funkcjonalności Systemu będzie potwierdzać podpisany bez
zastrzeżeń przez Zamawiającego odpowiedni protokół.
W przypadku braku odbioru z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (np. negatywna ocena przez
uczestników, niedotrzymanie terminu, brak materiałów lub ich jakość jest negatywnie oceniona przez
uczestników), Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy wyznaczenia nowego terminu spotkań
dotyczących przekazania wiedzy.
Podpisanie odpowiedniego protokołu będzie jednym z warunków odbioru Systemu.
I.
Wymagania dotyczące sposobu świadczenia usług (SLA)
1. Miejsce świadczenia usług
Zarówno oprogramowanie jak i infrastruktura informatyczna (sprzęt, serwery), na której
przetwarzane będą dane przekazywane przez Zamawiającego, Wnioskodawców, Ekspertów muszą
być zlokalizowane na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
2. Dostępność usługi
Wykonawca musi zapewnić następujące parametry dostępności usługi:
Dla wszystkich Użytkowników System powinien być dostępny przez 24 godziny na dobę 7 dni
w tygodniu. Usługi te muszą być nielimitowane i dostępne przez cały okres trwania umowy –
z zastrzeżeniami, o których mowa niżej.
a. Usługa udostępniania Systemu w środowisku produkcyjnym realizowana będzie w cyklu 24
godziny 7 dni w tygodniu. Zamawiający akceptuje niedostępność usługi produkcyjnej na poziomie
2% czasu w skali miesięcznej (poziom dostępności 98%), jednak czas trwania niedostępności nie
może przekraczać 2 godzin w ciągu doby w dni robocze oraz 4 godzin w ciągu doby w dni wolne
oraz łącznie 5 godzin w ciągu tygodnia.
b. W Okresie zwiększonego obciążenia, niedostępność usługi, o której mowa w punkcie poprzednim
powinna być znacząco zmniejszona. W tym okresie Zamawiający akceptuje niedostępność usługi
22 / 30
c.
d.
e.
f.
g.
h.
produkcyjnej na poziomie 0,5% czasu w skali tego okresu (poziom dostępności 99,5%), jednak
łączny czas trwania niedostępności nie może przekraczać 0,5 godziny w ciągu doby.
Usługa udostępniania Systemu w środowisku testowym realizowana będzie w godzinach 07:00 –
18:00 w dni robocze lub w innych dniach i godzinach uzgadnianych pomiędzy Zamawiającym
i Wykonawcą. Zamawiający akceptuje niedostępność usługi testowej na poziomie 10% czasu
w skali miesięcznej (poziom dostępności 90%), jednak czas trwania niedostępności nie może
przekraczać 4 godzin w ciągu doby oraz łącznie 7 godzin w ciągu tygodnia.
Czynności, związane z utrzymaniem Systemu (okna serwisowe) powinny być wykonywane w dni
wolne od pracy z zachowaniem maksymalnego czasu niedostępności usługi 4 godziny w tygodniutermin okna serwisowego każdorazowo musi być ustalany z Zamawiającym minimum na 2 dni
przed . W Okresie zwiększonego obciążenia prowadzenie powyższych prac nie jest dopuszczalne.
Parametry usług wymienione powyżej muszą być poświadczone stosownym dokumentem
(Gwarancją Dostępności Usług)
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia nielimitowanego transferu danych
Środowisko testowe musi posiadać pełną funkcjonalność ale ograniczoną dla wybranej
(dedykowanej) grupy Użytkowników (około 50). Instancje testowe będą generowane
i udostępniane z zawartością uzgadnianą z Zamawiającym. Usługa musi być dostępna przez cały
okres trwania umowy w nielimitowanym wymiarze.
W przypadku wystąpienia konieczności wstrzymania świadczenia usługi Wykonawca zobowiązany
będzie do informowania o tym fakcie Zamawiającego. Szczegóły dotyczące sposobu i trybu
określone zostaną w procedurze na poziomie umowy.
i.
Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy przedstawiania w okresach kwartalnych raportów
z wykonania usług. Szczegółowe informacje na ten temat opisane są w IPU. Raporty będą
podstawą do naliczania i uznawania rozliczeń za świadczone usługi.
j.
Wykonawca musi umożliwić Zamawiającemu wdrożenie lub dostarczyć gotowe rozwiązanie
pozwalające na niezależne od Wykonawcy monitorowanie systemowych parametrów poziomu
świadczenia usług, w szczególności pomiar dostępności. Rozwiązanie to będzie wykorzystywane
przez Zamawiającego. Zamawiający posiada system monitorowania oparty na oprogramowaniu
Nagios. Minimalnym wymaganiem jest udostępnienie testowego użytkownika umożliwiającego
logowanie do aplikacji i wykonania operacji potwierdzającej prawidłowe działanie systemu lub
dostarczonej usługi.
3. Ciągłość świadczenia
a. Wykonawca zapewni, że w przypadku wystąpienia niedostępności z powodu przerwania łącza,
awarii systemu operacyjnego lub awarii innego krytycznego komponentu Systemu, dostępność
usług zostanie przywrócona zgodnie z terminami określonymi w IPU . W Okresie zwiększonego
obciążenia, czas ten nie może przekroczyć 0,5 godziny zarówno w dni robocze jak i dni wolne.
b. W przypadku awarii, której efektem będzie utrata danych, akceptowalna jest utrata danych
maksymalnie z 2 godzin operacyjnych bieżącego dnia. Wykonawca poinformuje Zamawiającego
jakiej części danych nie udało się odtworzyć (w kategoriach ilości lub czasu przetwarzania). W
Okresie zwiększonego obciążenia, czas ten nie może przekroczyć 0,5 godziny.
c. Wykonawca będzie miał prawo dostarczyć rozwiązania zastępcze (Obejście, workaround),
zgodnie z opisem w IPU. Zamawiający musi zostać poinformowany o fakcie zastosowania
rozwiązania zastępczego wraz z podaniem jego szczegółów. Każde implementowane rozwiązanie
zastępcze musi być niezwłocznie uzgodnione z Zamawiającym. W przypadku zgłoszenia
zastrzeżeń przez Zamawiającego co do rozwiązania zastępczego, Wykonawca będzie zobowiązany
je uwzględnić. Zastosowanie rozwiązania zastępczego nie zwalnia z wykonania naprawy – zgodnie
z IPU.
23 / 30
d. Wykonawca zobowiązany będzie do uzgadniania z Zamawiającym działań dotyczących sposobu
rozwiazywania problemów i wdrażania zmian związanych z unikaniem incydentów dotyczących
niedostępności oraz poprawy ciągłości świadczenia usługi.
e. Wykonawca będzie zobowiązany do uzgodnienia z Zamawiającym planu awaryjnego na wypadek
zaprzestania lub okresowego wykonywania powierzonych działań przez Wykonawcę oraz – jeśli
dotyczy – przez Podwykonawców.
f. Zamawiający będzie wymagał przedstawienia szczegółowych raportów opisujących przyczyny
zaistniałej niedostępności usługi.
g. Wykonawca zobowiązany będzie do wdrażania zmian zmierzających do poprawy jakości oraz
ciągłości działania usługi.
4. Szczególne wymagania dotyczące momentu zakończenia świadczenia usług
a. Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu do Zamawiającego wszelkich powierzonych w trakcie
trwania umowy danych operacyjnych, będących własnością Zamawiającego oraz wszelkich ich
kopii.
b. Wykonawca zobowiązany będzie do usunięcia wszelkich danych, które zostały do niego
przekazane w trakcie trwania umowy, za wyjątkiem tych, do których ma prawo wynikające z
mocy obowiązującego prawa. Obowiązek ten dotyczyć będzie również kopii tych danych.
c. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania wyżej wymienionych danych w czytelnej formie,
bez kodowania i szyfrowania w bezpieczny sposób. Dla danych operacyjnych Zamawiający
dopuszcza każdą postać (pliki płaskie sformatowane, XML, arkusze, bazy danych) pod warunkiem,
że będą dokładnie i rzetelnie udokumentowane (opisane) oraz możliwe do odczytu
i wykorzystania przy pomocy standardowego i ogólnie dostępnego oprogramowania.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia kompletności i poprawności zawartości tych
zbiorów.
d. Wszelkie koszty związane z wyżej wymienionymi czynnościami ponosi Wykonawca i nie mogą
one obciążać Zamawiającego.
e. Zamawiający będzie miał prawo do roszczeń odszkodowawczych w stosunku do Wykonawcy w
przypadku wykorzystywania przez Wykonawcę lub stronę trzecią wyżej wymienionych danych do
celów sprzecznych z interesem Zamawiającego albo sprzecznych z prawem, zarówno w trakcie
jak i po zakończeniu umowy.
f. Wykonawca będzie zobowiązany do informowania Zamawiającego o wszelkich okolicznościach
mogących mieć wpływ na rozwiązanie umowy przed terminem (np. sytuacja ekonomiczna,
prawna, istotna zmiana organizacyjna, rynkowa, ograniczenie możliwości spełniania przez
Wykonawcę warunków założonych w OPZ i Umowie, itp.).
5. Dodatkowe wymagania dotyczące obciążenia Systemu
a. Należy zapewnić bezproblemową jednoczesną pracę 300 Wnioskodawców, z których 20% może
jednocześnie ładować do Systemu skany dokumentów.
b. W okresie zwiększonego obciążenia należy zapewnić przepustowość umożliwiającą
bezproblemową pracę 700 Wnioskodawców, z których 80% może jednocześnie ładować do
Systemu skany dokumentów.
c. Niezależnie od powyższego należy przewidzieć możliwość jednoczesnej pracy wszystkich
Użytkowników z ramienia IW.
d. Niezależnie od powyższego należy przewidzieć bezproblemową jednoczesną pracę 100
ekspertów.
e. Osiągnięcie powyższych ilości zalogowanych użytkowników nie powinno oznaczać zablokowania
możliwości logowania lub znaczącego pogorszenia jakości pracy kolejnych użytkowników.
24 / 30
J.
Gwarancja, Modyfikacje, Serwis i Wsparcie
1.
Wykonawca zapewni, że wykonany System jest należytej jakości i jest w pełni sprawny w
funkcjonowaniu.
W ramach Gwarancji Wykonawca będzie usuwał wszelkie Wady. Wykonawca zapewni
Zamawiającemu aplikację lub system dedykowany do sprawnego zgłaszania Wad i
monitorowania stanu ich obsługi. Narzędzie powinno pozwolić
zachowywać historię
korespondencji i zmian z rejestracją momentu dokonywania wpisów/zmian. Narzędzie to
również wykorzystywane na etapie testów i uruchamiania Systemu.
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia w ramach wynagrodzenia z Umowy, usług
administracyjnych polegających na administracji technicznej Systemem, bazami danych oraz
aplikacjami przewidzianymi do rozbudowy i utrzymania Systemu oraz infrastrukturą, na której
umieszczony jest System.
W ramach zawartej umowy Wykonawca zobowiązuje się do również na dostosowaniu Systemu
do nowej wersji systemu operacyjnego/oprogramowania lub przeglądarek internetowych na
zlecenie Zamawiającego.
Wykonawca musi zapewnić wsparcie dla Pracowników w formie konsultacji dotyczących
funkcjonowania i korzystania z Systemu w godzinach 8-16 w dni robocze. Przewiduje się
zwiększoną intensywność wsparcia w pierwszym Okresie Zwiększonego Obciążenia oraz w
okresie Wdrażania Systemu.
Szczegółowe opisy realizacji Serwisu i Wsparcia, Modyfikacji oraz Gwarancji zawierają IPU.
2.
3.
4.
5.
6.
K. Inne wymagania
1.
Bezpieczeństwo usługi.
a. Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy zapewnienia poufności wszelkich, pozyskanych
w trakcie realizacji umowy informacji, zarówno merytorycznych (dane zawarte w Systemie,
dane kadrowo-płacowe, itp.) jak i technicznych i organizacyjnych (incydenty, problemy,
rozliczenia, zgłoszenia zmian itp.).
b. Wykonawca musi zapewnić pełne bezpieczeństwo przesyłanych oraz przetwarzanych
w systemie danych w zakresie poufności, integralności oraz dostępności.
c. Wykonawca musi zapewnić, że personel dedykowany do realizacji umowy (techniczny
i kierowniczy) jest odpowiednio przeszkolony, zweryfikowany i kompetentny dla zapewnienia
wymaganego bezpieczeństwa danych osobowych, zgodnie z przepisami obowiązującego
prawa.
d. Wykonawca musi zapewnić, że infrastruktura techniczna oraz wykorzystywane
oprogramowanie jest bezpieczne i spełnia szczegółowe wymagania prawne nałożone
na systemy przetwarzania danych dotyczących danych osobowych, finansowych itp., w
szczególności Wykonawca musi dysponować stałym zapasowym ośrodkiem przetwarzania
danych. Infrastruktura, na której umieszczony jest System powinna być odseparowana na
poziomie:
 systemów operacyjnych przez, co najmniej wirtualizację na hypervisorze;
 sieci co najmniej od warstwy drugiej poprzez zastosowanie vlan 802.1q;
 storage na poziomie co najmniej grup dysków.
e. Wykonawca musi zapewnić, że posiada politykę i szczegółowe procedury dotyczące metod i
sposobów bezpiecznego świadczenia usługi (m.in. przetwarzania i przechowywania danych),
w szczególności plany ciągłości działania (BCP), plany odtwarzania po katastrofie (DRP) a
także, że polityki te i procedury są stosowane i przestrzegane. W związku z tym Wykonawca
musi zapewnić, że realizuje okresowe badania (audyty) stanu bezpieczeństwa (może
25 / 30
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
przedstawić certyfikaty lub wyniki raportów). W szczególności Wykonawca musi posiadać
plan działań pozwalający na odtworzenie usług w środowisku teleinformatycznym
Zamawiającego.
Przewiduje
się
ewentualną
możliwość
weryfikacji
tych
polityk/procedur/planów przez Zamawiającego lub przez wyspecjalizowaną firmę
audytorską, w tym przed wyborem Wykonawcy.
f. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia uzgodnionej z Zamawiającym procedury w
zakresie współpracy, w tym trybu zgłaszania i wyjaśniania incydentów dotyczących
naruszenia wymagań bezpieczeństwa.
g. Wykonawca będzie zobowiązany do poddania się audytowi wykonywanemu lub zlecanemu
przez Zamawiającego. W szczególności, w przypadku powzięcia przez Zamawiającego
informacji, że doszło do naruszenia lub podejrzenia naruszenia wymagań bezpieczeństwa,
Zamawiający będzie miał prawo do przeprowadzenia osobiście lub przez wyspecjalizowaną
firmę audytorską, audytu spełniania wymagań bezpieczeństwa. Wykonawca nie będzie miał
prawa do odmowy poddania się audytowi.
h. Wykonawca zapewni, że będzie wykonywał dzienne kopie przyrostowe oraz pełne
kopie/backupy tygodniowe danych i systemu. Kopie te będą przechowywane w bezpieczny
sposób i będą udostępniane Zamawiającemu na każde żądanie w uzgodniony i bezpieczny
sposób.
i. Wykonawca zapewni odpowiednią separację środowisk testowych od produkcyjnego na
poziomie minimum separacji logicznej serwerów wirtualnych, przy czym każde z tych
środowisk powinno być wyraźnie wizualnie wyróżnione (na poziomie logowania, adnotacji na
makietach systemu itp.). Wszelkie prace rozwojowe Wykonawcy nie mogą być realizowane
na środowiskach testowych ani produkcyjnych.
j. Wykonawca zapewni, że konfiguracja uprawnień poszczególnych Użytkowników
korzystających z instancji testowych oraz produkcyjnych będzie realizowana oddzielnie
i niezależnie.
Wykonawca przygotuje projekt graficzny i funkcjonalny Systemu. Zamawiający przekaże
wytyczne dotyczące szaty graficznej Systemu, określające m.in. warunki jej zgodność (logotypy,
kolorystyka, czcionki, itp.) z obowiązującą u Zamawiającego polityką identyfikacji wizualnej.
Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego dotyczącą szczegółowego projektu
graficznego i funkcjonalności Systemu.
Wykonawca może zaproponować zmiany funkcjonalności lub dodatkowe funkcjonalności w
ramach obowiązującego wynagrodzenia, jednak Zamawiający ma prawo je odrzucić.
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia hostingu systemu przez okres określony w
umowie.
Wykonawca po wygaśnięciu umowy (bez względu na przyczynę wygaśnięcia) zobowiązany jest
do przekazania Zamawiającemu zarchiwizowanej wersji całego Systemu łącznie z bazami danych
w formie umożliwiającej odczyt i wykorzystanie danych przez Zamawiającego oraz zobowiązuje
się do instalacji Systemu wraz z danymi w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w terminie
określonym przez Zamawiającego.
Wykonawca uruchomi równolegle wersję testową i wersję produkcyjną Systemu. Wersje
testowa będzie odzwierciedlać funkcjonalności wersji produkcyjnej, przy czym pracować będzie z
oddzielnymi bazami danych.
Wykonawca zapewni, że przeprowadzanie testów zmian systemu odbywać się będzie na wersji
testowej, niezależnej od wersji produkcyjnej. Zmiany do wersji produkcyjnej będą wprowadzane
przez Wykonawcę po przetestowaniu ich w wersji testowej.
26 / 30
L. Harmonogram realizacji usługi, etapy, moduły, testy
1. Harmonogram
System będzie odbierany przez Zamawiającego według określonych w Harmonogramie
Szczegółowym Wdrożenia terminach realizacji etapów.
Harmonogram zawiera informacje o modułach Systemu do wykonania w ramach danego etapu.
Kolejność realizacji części modułów/funkcjonalności jest częściowo od siebie zależna. Dlatego też
wskazane jest sekwencyjne ich wykonywanie. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest
odstępstwo od harmonogramu, na co wymagana jest pisemna zgoda Zamawiającego.
Wszystkie etapy opracowania Systemu muszą zostać wykonane na podstawie wymagań
przekazanych przez Zamawiającego, zgodnie z Harmonogramem oraz Opisem Przedmiotu
Zamówienia i IPU.
Każdy z etapów musi być zakończony „Protokołem Odbioru Etapu”. W przypadku gdy podczas
odbioru nadal występują błędy, Zamawiający warunkowo dopuszcza odbiór etapu z podpisaniem
Protokołem zawierającym odpowiednie zastrzeżenia. Wykonawca będzie zobowiązany do
niezwłocznego usunięcia tych błędów. W przypadku gdy błędy w działaniu systemu objętego już
odebranym etapem ujawnią się po jego odbiorze, lub w przypadku, gdy sposób jego funkcjonowania
będzie miał negatywny wpływ na funkcjonowanie kolejnych odbieranych etapów, Wykonawca będzie
usuwał błędy lub poprawiał funkcjonalności niezależnie od tego, że dany etap prac został już
odebrany. Do komunikacji w trakcie testów powinien zostać wykorzystany system analogiczny do
przewidzianego w ramach usług Serwisu.
W związku z dużą zależnością funkcjonalności Modułu Administracyjnego i Modułu Kalendarze od
funkcji pozostałych modułów, przewiduje się, że ich odbiór nastąpi wraz z odbiorem całości prac. Tym
niemniej na etapach, w których zostały wskazane te moduły, powinny one zawierać funkcjonalności
odnoszące się do funkcjonalności już zrealizowanych pozostałych etapów. Funkcjonalności
wskazanych modułów powinny być uzupełnianie sukcesywnie w miarę budowy kolejnych modułów.
Brak odbioru danego etapu prac nie wstrzymuje rozpoczęcia realizacji kolejnych etapów.
Nr
etapu
Zakres funkcjonalności zgodnie z rozdziałem Główne procesy i funkcje
obsługiwane przez LSI
Czas realizacji (dni kalendarzowe)
i/lub ewentualny dodatkowy opis zadań realizowanych w ramach
etapu
Uwagi ogólne:
Przed przystąpieniem do wykonania danego modułu objętego danym
etapem harmonogramu, Wykonawca przedstawi do akceptacji
Zamawiającego koncepcję jego funkcjonowania oraz wygląd graficzny
formularzy wykorzystywanych w tym module. W przypadku braku
akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do
przedstawienia kolejnych projektów formularzy zgodnie z uwagami
Zamawiającego, aż do uzyskania akceptacji Zamawiającego.
I
Analiza przedwdrożeniowa
Ustalenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą odnośnie
funkcjonalności, działania, architektury systemu, wykorzystywanych
technologii/środowisk, itp.
Do 14 dni od daty podpisania
umowy łącznie z czasem uzgodnień
i zmian.
Wstępna koncepcja Systemu
Wykonawca przekaże Zamawiającemu wstępną koncepcję, która
powinna zawierać opracowanie dokumentacji zawierającej
podstawowe funkcjonalności, zgodnie z SIWZ, OPZ, umową i
załącznikami do umowy, w tym: opis architektury systemu (w tym
schemat); opis działania systemu; opis wykorzystanych technologii /
środowisk.
27 / 30
Zamawiający będzie miał możliwość zgłaszania uwag do
przedstawionej dokumentacji. Wykonawca będzie zobowiązany je
uwzględnić.
Dopuszcza się możliwość późniejszego zgłaszania kolejnych uwag do
przedstawionej koncepcji i dokumentacji oraz zgłaszania potrzeby
zmian, zwłaszcza w przypadku takiej konieczności wynikającej z
funkcjonalności powstających kolejnych modułów.
II
Wykonanie modułów:

Moduł administracyjny
Wykonanie
testowania:
i
przekazanie
do

Moduł obsługi naborów WOD
do 23.10.2015 r.

Moduł generatora WOD

Moduł rejestracji WOD
Zakończenie testów i uruchomienie
w środowisku produkcyjnym:
do 13.11.2015 r.
III

Kalendarze
Wykonanie
testowania:
i
przekazanie
do

Moduł obsługi procesu oceny formalnej WOD
do 26.10.2015 r.

Moduł obsługi Ekspertów
do 30.11.2015 r.
IV

Moduł obsługi Komisji oceny projektów,
merytorycznej, w tym panelu ekspertów

Moduł obsługi protestów do oceny WOD
oceny
Wykonanie
testowania:
i
przekazanie
do
do 23.11.2015 r.
do 21.12.2015 r.
V

Moduł obsługi ocenionych projektów
Wykonanie
testowania:
i
przekazanie
do
do 16.02.2016 r.
do 4.03.2016 r.
VI
Wykonanie pozostałych modułów, w tym:

Moduł obsługi umów o dofinansowanie
Wykonanie
testowania:
i
przekazanie
do
do 11.04.2016 r.
do 25.04.2016 r.
VII
Testy końcowe Systemu
Termin realizacji do 10.06.2016 r.
2. Testy
Zamawiający potwierdzi weryfikację rezultatów każdego z etapów oraz przedstawi Zamawiającemu
wyniki własnych testów. Ujawnione błędy Zamawiający będzie zgłaszał Wykonawcy, a Wykonawca
będzie je usuwał w terminach ustalonych z Zamawiającym.
W celu weryfikacji poprawności działania Systemu będą przeprowadzane testy przez Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania scenariuszy testowych, które przekaże do akceptacji
Zamawiającego na 5 Dni Roboczych przed terminem rozpoczęciem testów. W przypadku zgłoszenia
uwag przez Zamawiającego w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania scenariuszy testowych
Wykonawca musi uwzględnić uwagi i przekazać poprawione scenariusze. Testy zostaną
przeprowadzone na podstawie scenariuszy testowych wykorzystywanych przez Wykonawcę podczas
28 / 30
testów wewnętrznych i będą miały podobny zakres. Zamawiający ma prawo rozszerzyć zakres testów
w stosunku do zakresu testów wewnętrznych wykonywanych przez Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega prawo przekazania wymagań odnośnie dodatkowych obszarów do
testowania.
Scenariusze powinny umożliwiać przetestowanie zarówno części funkcjonalnej jak niefunkcjonalnej
systemu. W przypadku testów wydajnościowych Wykonawca ma obowiązek przekazać
wykorzystywane skrypty automatyczne oraz bazy danych, na których były przeprowadzane testy.
Opis testów wewnętrznych Systemu
W celu określenia gotowości do testów zewnętrznych Systemu, Zamawiający wymaga
przeprowadzenia następujących testów wewnętrznych:





funkcjonalnych;
integracyjnych;
wydajnościowych;
bezpieczeństwa;
pielęgnacyjnych.
Wykonanie testów wewnętrznych i dotrzymanie terminów gotowości do testów zewnętrznych jest
kluczowym elementem projektu.
W przypadku testów wewnętrznych Systemu, Zamawiający zakłada następującą tolerancję, jakości:


brak błędów krytycznych i awarii;
wydajność nie mniejsza niż 90% wymaganej dostępności;
Zamawiający wymaga przeprowadzenia testów i przedstawienia wyników potwierdzających
spełnienie powyższych wymagań Zamawiającego. Zamawiający ma prawo wglądu do wyników testów
pośrednich a tym samym do historii zgłoszeń wraz przedstawionymi sposobami ich rozwiązania.
Opis testów akceptacyjnych Systemu
Niezbędne do odbioru będzie przeprowadzenie i zakończenie z wynikiem pozytywnym testów
akceptacyjnych Systemu przez Zamawiającego.
Przed przystąpieniem do testów akceptacyjnych Wykonawca przekaże Zamawiającemu
dokumentację Systemu, a w szczególności dokumentację techniczną wraz z instrukcjami instalacji
oraz dokumentację użytkownika.
Testy zostaną przeprowadzone na podstawie scenariuszy testowych wykorzystywanych przez
Wykonawcę podczas testów wewnętrznych i będą miały podobny zakres. Zamawiający ma prawo
rozszerzyć zakres testów w stosunku do zakresu testów wewnętrznych wykonywanych przez
Wykonawcę. Zakres testów zostanie rozszerzony w szczególności o testy eksploatacyjne i disaster
recovery, w tym o:




uruchamianie i zatrzymywanie systemu,
wykonanie backupu i odtworzenie systemu,
przełączenia systemu na infrastrukturę zapasową z przeprowadzeniem testów biznesowych
w zakresie dostępności i wydajności systemu (przełączenie testowe, przełączenie awaryjne
polegające na symulacji awarii),
przełączenia systemu na infrastrukturę podstawową z przeprowadzeniem testów
biznesowych.
W przypadku stwierdzenia podczas wykonywania testów akceptacyjnych 3 lub więcej błędów
krytycznych/awarii, Zamawiający ma prawo wstrzymać wykonywanie testów i wezwać Wykonawcę
29 / 30
do niezwłocznego usunięcia wad Systemu. Zamawiający ma także prawo do dochodzenia kar
umownych za brak należytego wykonania testów wewnętrznych przez Wykonawcę niezależnie od kar
umownych wynikających z niedotrzymania terminów zawartych w umowie.
Sposób organizacji testów po stronie Zamawiającego oraz wymaganego wsparcia Wykonawcy
zostanie uzgodniony po podpisaniu umowy. Przez strony po podpisaniu umowy zostaną uzgodnione
w szczególności:





zakres testów;
harmonogram przeprowadzenia testów;
zespoły biorące udział w testach po stronie Dostawcy oraz Zamawiającego;
narzędzia wspierające przeprowadzenie testów;
sposoby komunikacji podczas prowadzenia testów.
Załącznik: Wzór formularza wniosku o dofinansowanie (projekt dokumentu podlegający
ewentualnym dalszym modyfikacjom).
30 / 30

Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

Podobne dokumenty

Kocioł grzewczy 130kW

WSPIERA NAS UNIA EUROPEJSKA „Dotacje na innowacje”

Rozwiązanie umowy

UcHwAŁA Nr xx)ov/204/09

UMOWA Nr Zawarta w dniu w Pile , pomiędzy Gminą Piła , którą

Protokół otwarcia ofert z informacją o wyborze oferty

Kanalizacyjne Spółka z o.o. z uwagi na prace mieszkańców

ZAŁĄCZNIK NR 3 DO OPZ ()

karta produktu - Chemia budowlana .INFO

umowa dostawy 2. - Dom Pomocy Społecznej w Niedabylu