Uniwersytecki System Obsługi Studiów Wymiana studencka w

Międzyuniwersyteckie
Centrum
Informatyzacji
USOS 5.1
Uniwersytecki System Obsługi Studiów
Wymiana studencka w dziekanacie
Janina Mincer-Daszkiewicz
Jan Rudziński
Uniwersytet Warszawski
22 stycznia 2011
Spis treści
1. Wprowadzenie.................................................................................................................... 3
2. Definiowanie koordynatora jednostki ds. wymiany studenckiej........................................ 3
3. Definiowanie komisji ds. wymiany studenckiej ................................................................ 4
4. Definiowanie rankingu na potrzeby kwalifikowania studentów na wyjazdy w ramach
wymiany ..................................................................................................................................... 5
5. Formularz Wyjazdy – wersja dla dziekanatów ................................................................... 5
5.1.
Wyszukiwarka wyjazdów .......................................................................................... 6
5.2.
Decyzja typu LA (ang. Learning agreement) ............................................................ 7
5.3.
Wpisywanie do decyzji róŜnic programowych ........................................................ 10
5.4.
Karta przebiegu studiów (ang. Transcript of Records) ............................................ 12
6. Literatura .......................................................................................................................... 13
2
1. Wprowadzenie
Do obsługi współpracy z zagranicą przez uczelnianą administrację, w tym pracowników
Biura Współpracy z Zagranicą (BWZ), słuŜy podsystem BWZ systemu USOS. Definicje
wszystkich pojęć związanych ze współpracą, takich jak umowa, wyjazd czy warunki
współpracy, a takŜe dokładny opis obsługi podsystemu znajdują się w [BWZ10].
Niektóre funkcje systemu BWZ wynikające z tej współpracy i związane z wymianą studencką
z uczelniami zagranicznymi są dostępne dla koordynatorów wymiany, studentów i
nauczycieli akademickich w podsystemie USOSweb [BWZweb11].
Koordynatorzy potrzebują wsparcia ze strony dziekanatów jednostek, gdyŜ niektóre z danych
wykorzystywanych przez nich w USOSweb w procesie rekrutowania studentów na wyjazdy
muszą zostać wprowadzone do systemu bezpośrednio w USOS. Niniejsze opracowanie jest
przeznaczone dla pracowników dziekanatów wprowadzających te dane. Student wyjeŜdŜający
za granicę w ramach wymiany realizuje tam część swojego programu studiów, a po powrocie
jest z niego rozliczany. WiąŜe się to ze zmianą standardowych wymagań programu studiów
na mocy indywidualnych decyzji dziekana. Ta część obsługi wymiany studenckiej jest takŜe
wykonywana w dziekanacie.
UŜyte w tym dokumencie terminy oznaczają:
1. dziekan – dziekan wydziału lub kierownik innej, pozawydziałowej jednostki
organizacyjnej prowadzącej studia albo osoba, której dziekan lub kierownik przekazał
swoje uprawnienia;
2. dziekanat – sekcja studencka dziekanatu lub sekretariatu jednostki prowadzącej studia,
odpowiedzialna za obsługę administracyjną dokumentacji studenckiej;
3. koordynator – opiekun programu wymiany studenckiej wyznaczony przez dziekana
lub radę wydziału bądź innej, pozawydziałowej jednostki organizacyjnej.
Podstawowe zasady wymiany studenckiej i wynikające z nich obowiązki koordynatora,
studenta, dziekana określa § 22 Regulaminu Studiów w Uniwersytecie Warszawskim.
2. Definiowanie koordynatora jednostki ds. wymiany studenckiej
Z punktu widzenia USOSweb koordynatorem wymiany w ramach programu ERASMUS dla
danej jednostki organizacyjnej jest pracownik, który w zakładce Funkcje formularza
Pracownicy w systemie USOS (Rys. 1) ma wpisaną funkcję Koordynator ds. programu
ERASMUS dla danej jednostki.
Jedna osoba moŜe pełnić funkcję koordynatora w wielu jednostkach organizacyjnych. W
danej jednostce moŜe być kilku koordynatorów.
3
Rys. 1 Funkcja pracownika – koordynator ds. programu ERASMUS
Aktualizacja informacji powinna być dokonywana za kaŜdym razem, gdy dziekan wyznacza
nowego koordynatora (ma to miejsce zwykle raz na kilka lat). NaleŜy pamiętać o wpisaniu
wówczas poprzedniemu koordynatorowi daty zakończenia pełnienia funkcji (jeśli nie została
wpisana od razu).
3. Definiowanie komisji ds. wymiany studenckiej
Jeśli jednostka zamierza przeprowadzać w USOSweb rekrutację studentów na wyjazdy w
ramach wymiany, to naleŜy zdefiniować w USOS wyznaczoną przez dziekana komisję ds.
wymiany studenckiej. Taka komisja zwykle jest powoływana na rok akademicki, w jej skład
oprócz pracowników uczelni wchodzą takŜe przedstawiciele samorządu studenckiego.
Członkowie komisji uzyskają w USOSweb uprawnienia do wglądu w złoŜone przez
studentów wnioski wyjazdowe i dołączone do wniosków dokumenty. W składzie komisji nie
trzeba umieszczać koordynatora, mimo Ŝe faktycznie uczestniczy on w pracach komisji, a
często takŜe pełni rolę jej przewodniczącego, gdyŜ posiada on juŜ wystarczające uprawnienia
do wglądu w dane. Do wprowadzania członków komisji do spraw wymiany studenckiej
przeznaczony jest formularz z Rys. 2, dostępny z menu głównego przez ścieŜkę: Pracownicy
→ Komisje.
Przy wprowadzaniu nowej komisji naleŜy wybrać z listy typ komisji Wymiana studencka.
Jest to komisja kadencyjna. Komisja moŜe mieć dowolnie wielu członków. MoŜna ograniczyć
ich uczestnictwo w komisji poprzez podanie zakresu dat.
Rys. 2 Okno wprowadzania komisji
4
4. Definiowanie rankingu na potrzeby kwalifikowania studentów na
wyjazdy w ramach wymiany
Komisja ds. wymiany studenckiej na etapie kwalifikowania studentów na wyjazdy moŜe
potrzebować informacji o średnich ocen dla studentów ubiegających się o wyjazd. Uzyskanie
dostępu do takiej informacji w USOSweb wymaga zdefiniowania w USOS odpowiedniego
rankingu. Ranking powinien obejmować wszystkie osoby ubiegające się o wyjazd. Ich listę
powinien dostarczyć do dziekanatu koordynator ds. wymiany studenckiej. Koordynator
powinien takŜe określić zasady wyliczania średnich. Mogą one bowiem być liczone na bazie
wszystkich uzyskanych do tej pory przez studenta ocen lub na bazie ocen ze wskazanych grup
przedmiotów (np. tylko przedmioty obowiązkowe z pierwszych lat studiów lub wszystkie
przedmioty z wyłączeniem przedmiotów ogólnouniwersyteckich lub tylko zajęcia
monograficzne i fakultatywne z wyŜszych lat).
Do tworzenia list rankingowych na uŜytek kwalifikacji osób na wymianę studencką słuŜy
formularz z Rys. 3, dostępny z menu głównego przez ścieŜkę: Rankingi → Rankingi. Przy
definiowaniu nowego rankingu naleŜy pamiętać o zaznaczeniu opcji Czy wyświetlać na
WWW, gdyŜ w przeciwnym razie ranking nie będzie dostępny po stronie USOSweb. MoŜe
być potrzebny więcej niŜ jeden ranking. Zasady leŜące u podstaw wyliczania średnich w
rankingu powinno się opisać na zakładce Opis, Ŝeby były zrozumiałe dla studentów.
Koordynator powinien uzgodnić z definiującym rankingi pracownikiem dziekanatu ich
nazwy, Ŝeby móc je potem rozpoznać w USOSweb.
Rys. 3 Okno definiowania rankingów
5. Formularz Wyjazdy – wersja dla dziekanatów
Na uŜytek dziekanatów powstała specjalna okrojona wersja formularza Wyjazdy (Rys. 4). Jest
ona dostępna jest z menu głównego systemu USOS przez ścieŜkę: Programy → Wymiana
studencka → Wyjazdy.
5
Rys. 4 Formularz Wyjazdy – wersja dla dziekanatów
W formularzu wyświetlane są podstawowe dane o wyjazdach osób, natomiast nie moŜna tych
danych zmieniać (takie uprawnienia mają tylko pracownicy BWZ, którzy korzystają z innej
wersji formularza).
Odszukiwanie osób moŜliwe jest za pomocą standardowych mechanizmów USOS, przy
uŜyciu przycisków Filtruj po etapach i Szukaj po indeksie oraz przy pomocy wyszukiwarki
wyjazdów dostępnej przez przycisk Szukaj... (patrz p. 5.1).
5.1. Wyszukiwarka wyjazdów
Wyszukiwarka wyjazdów pozwala na wybranie osób, których wyjazd spełnia jednocześnie
wybrane kryteria:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Jednostka organizacyjna.
Kod Erasmus uczelni zagranicznej.
Kraj wyjazdu.
Miasto wyjazdu.
Numer umowy.
Numer teczki.
Planowany czas pobytu.
Stan wyjazdu.
Typ wyjazdu
Dziedzina wyjazdu.
Rok akademicki wyjazdu.
Czy wyjazd przyznany w drugiej turze.
Czy wyjazd w ramach EILC.
Czy umowa.
6
W polu Numer teczki moŜna wpisywać maskę, np. BWZ00%. Odszukane zostaną wszystkie
wyjazdy, dla których numer teczki jest zgodny z zadaną maską.
Naciśnięcie OK powoduje pokazanie listy wyjazdów, które spełniają wszystkie kryteria
zadane w oknie wyszukiwarki. Jeśli okno pozostaje puste lub jest w nim napis <dowolny>,
oznacza to, Ŝe dane kryterium nie jest brane pod uwagę.
Rys. 5 Wyszukiwarka wyjazdów
5.2. Decyzja typu LA (ang. Learning agreement)
Decyzja w USOS jest opisem podjętej przez dziekana indywidualnej decyzji o zmianie
wymagań programu studiów studenta i zawsze dotyczy określonego programu studiów, etapu
i cyklu dydaktycznego. Pełny opis mechanizmu decyzji w USOS znajduje się w [Dec10].
Tutaj jest opisany sposób obsługi decyzji związanych z wyjazdem studenta w ramach
wymiany.
Porozumienie o programie zajęć jest uzgadniane między studentem, któremu przyznano
wyjazd, i koordynatorem ds. wymiany. Odbywa się to w USOSweb. śeby jednak student
mógł rozpocząć wypełnienie takiego porozumienia, musi mieć dostęp w USOSweb do decyzji
typu LA. Takie decyzje tworzy się tylko po stronie USOS. Koordynator – po
zakwalifikowaniu studentów na wyjazdy – powinien przynieść do dziekanatu listę
zakwalifikowanych osób wraz z informacją, który etap studiów będzie odbywany na uczelni
partnerskiej i w którym cyklu dydaktycznym.
W dolnej części formularza Wyjazdy znajduje się zakładka Decyzja – LA, w której moŜna
utworzyć i sprawdzić związaną z danym wyjazdem decyzję o zmianie wymagań programu
studiów. Tworzona decyzja jest domyślnie związana z programem studiów studenta, w
ramach którego odbywa się wyjazd.
W sytuacji, gdy student jest na ostatnim roku studiów I stopnia, a podczas wyjazdu będzie
juŜ na studiach II stopnia nie moŜna mu od razu przypisać do wyjazdu właściwego programu,
gdyŜ nie jest studentem tego programu. W takim przypadku na etapie kwalifikowania do
wyjazdu i tworzenia decyzji typu LA naleŜy wpisać aktualny program (I stopnia), a po
przyjęciu studenta na studia II stopnia poprawić program zarówno w definicji wyjazdu, jak i
decyzji.
7
Istnieje moŜliwość powiązania wielu decyzji typu LA z jednym wyjazdem. Jest to konieczne
np. w sytuacji gdy wyjazd został przedłuŜony i jego czas trwania obejmuje kilka etapów
rozliczeniowych programu. Jeśli etapem rozliczeniowym jest rok, to decyzję naleŜy związać z
rocznym etapem i cyklem dydaktycznym, niezaleŜnie od czasu trwania wyjazdu. Jeśli zaś
wyjazd trwa rok, a rozliczanie programu studiów jest semestralne, to naleŜy zdefiniować dwie
decyzje, po jednej dla kaŜdego semestru.
Rys. 6 Formularz Wyjazdy, zakładka Decyzja – LA
Aby utworzyć nową decyzję, , naleŜy nacisnąć przycisk Utwórz decyzję. Pojawi się wtedy
okno tworzenia nowej decyzji (Rys. 7).
Rys. 7 Okno tworzenia nowej decyzji typu LA
NaleŜy wypełnić wszystkie pola:
•
•
•
•
Data decyzji – na ogół data dzisiejsza, dostępna pod prawym klawiszem myszy.
Kod etapu – do wyboru z listy, powinien być to etap studiów realizowany przez
studenta podczas pobytu za granicą (zwykle będzie to kolejny etap studiów, a nie ten,
na którym student jest obecnie).
Cykl dydaktyczny – do wyboru z listy, zwykle będzie on wynikał ze zdefiniowanych
w ramach wyjazdu pól Rok akademicki wyjazdu i Planowany czas pobytu.
Termin na WWW – powinna być to data, do której student będzie miał prawo
modyfikowania decyzji po stronie USOSweb. NaleŜy uzgodnić ją z koordynatorem.
Data dzisiejsza jest dostępna pod prawym klawiszem myszy, najwygodniej jest wpisać
datę dzisiejszą, a następnie ją zmodyfikować.
Taka decyzja róŜni się od innych decyzji związkiem z wyjazdem (niepuste pole z kodem
wyjazdu). Automatycznie jest wstawiany komentarz postaci Porozumienie w sprawie
programu zajęć (LA) oraz status decyzji Zmieniana w USOSweb. Decyzje takie nazywa się
decyzjami typu LA.
Decyzja moŜe być typu Modyfikacja lub Zastąpienie (wartość domyślna). Wybór pomiędzy
tymi opcjami zaleŜy od standardowych wymagań danego etapu studiów studenta, programu
zajęć realizowanego podczas pobytu za granicą oraz wskazanych studentowi przez dziekana
do uzupełnienia róŜnic programowych (p. 5.3).
8
W sytuacji gdy decyzja typu LA została podpięta do jednego programu studiów studenta (np.
programu I stopnia), a student ostatecznie wyjechał w ramach innego realizowanego
programu (np. programu II stopnia), naleŜy zmienić przyporządkowanie decyzji do programu
i etapu. SłuŜy do tego przycisk Aktualizuj (por. Rys. 8). Po uzupełnieniu pól okienka do
zmiany programu i akceptacji zmian, wartości wpisane do okienka zastępują poprzednie
wartości, a program związany z decyzją zostaje zmieniony na program związany z wyjazdem
(oba programy widać na załączonym ekranie, po lewej stronie zakładki).
Rys. 8 Okno tworzenia nowej decyzji typu LA
Naciśnięcie na zakładce przycisku Decyzje powoduje przejście do formularza Decyzje na
temat wymagań, w którym moŜna oglądać wprowadzone przez studenta w ramach LA
przedmioty obce oraz definiować inne wymagania odpowiadające róŜnicom programowym.
Usuwanie i modyfikacja decyzji moŜliwe są tylko z formularza Decyzje na temat wymagań.
Operację przepięcia decyzji do innego programu moŜna teŜ wykonać bezpośrednio w
formularzu Decyzje. Jest tam w szczególności dostępny przycisk Kopiuj/przenieś do
kopiowania decyzji z jednego programu do drugiego lub przenoszenia decyzji między
programami studenta. MoŜna teŜ usunąć decyzję przy uŜyciu przycisku Usuń decyzję.
Przycisk Załącznik znajdujący się na zakładce z Rys. 6 powoduje wydrukowanie raportu
zawierającego warunki zaliczenia związane z decyzją LA, w szczególności listę zaliczanych
przedmiotów (Rys. 9).
9
Rys. 9 Załącznik do porozumienia o programie zajęć. Warunki zaliczenia przedmiotów
5.3. Wpisywanie do decyzji róŜnic programowych
Dziekan lub wyznaczona przez niego osoba (np. koordynator) powinien porównać program
zajęć opisany w decyzji typu LA z wymaganiami etapu studiów studenta. Program ten
powinien umoŜliwiać studentowi zaliczenie danego etapu. W uzasadnionych przypadkach,
Ŝeby umoŜliwić spełnienie tego warunku, dziekan wyznacza przedmioty uzupełniające
róŜnice programowe i termin ich zaliczenia, moŜe teŜ przenieść studentowi obowiązek
zaliczenia pewnych przedmiotów na kolejne etapy. Zmiana wymagań jest odnotowywana w
załączniku do decyzji typu LA oraz jej wersji elektronicznej w USOS.
10
Decyzja typu LA tworzona w formularzu obsługi wyjazdów (p. 5.2) jest domyślnie typu
Zastąpienie, co oznacza, Ŝe wszystkie wymagania programowe i punktowe etapu, którego
dotyczy decyzja, zostaną zastąpione przez wymagania umieszczone w decyzji. ZaleŜnie od
liczby przedmiotów wymagających uzupełnienia wygodniejsza moŜe się okazać zmiana typu
decyzji na Modyfikacja.
Przedmioty obce realizowane przez studenta na uczelni partnerskiej są dostępne na zakładce
Przedmioty zewnętrzne (Rys. 10) formularza decyzji. Dodawanie i zmiana przedmiotów
obcych moŜliwa jest w osobnej kanwie, dostępnej po naciśnięciu przycisku Szczegóły.
Rys. 10 Decyzje – zakładka Przedmioty zewnętrzne
RóŜnice programowe obejmują wymagania przedmiotowe i punktowe. Ich opis umieszcza się
w pozostałych zakładkach tej samej decyzji.
Przedmioty z uczelni macierzystej, które student jest zobowiązany w danym etapie zaliczyć
mimo wyjazdu, wpisuje się w zakładce Wymagania przedmiotowe – dodatkowe (Rys. 11)
formularza decyzji.
Rys. 11 Decyzje – zakładka Wymagania przedmiotowe – dodatkowe
MoŜna równieŜ zadać dodatkowe wymagania punktowe, które wpisuje się w zakładce
Wymagania punktowe – dodatkowe (Rys. 12) formularza decyzji.
11
Rys. 12 Decyzje – zakładka Wymagania punktowe – dodatkowe
W obu przypadkach powinno się w komentarzu jak najdokładniej uzasadnić umieszczenie w
decyzji określonego wymagania. Cała decyzja, w tym te komentarze, są widoczne w
USOSweb dla studenta i koordynatora, powinny więc być jak najczytelniejsze.
W przypadku decyzji typu Modyfikacja moŜe być konieczne skorzystanie takŜe z zakładek do
definiowania zwolnień z wymagań.
Wymagania, które zostają przeniesione na późniejsze etapy definiuje się w ramach osobnej
decyzji, nie związanej z wyjazdem, gdyŜ dotyczy ona innego etapu studiów studenta i cyklu
dydaktycznego.
5.4. Karta przebiegu studiów (ang. Transcript of Records)
Po powrocie studenta z wyjazdu naleŜy w decyzji typu LA wpisać informacje o zaliczeniu
przez studenta przedmiotów i uzyskanych ocenach, przy okazji weryfikując listę
umieszczonych w decyzji przedmiotów obcych. Robi się to na podstawie karty przebiegu
studiów (ang. Transcript of Records) wystawionej przez uczelnię partnerską i dostarczonej
przez studenta. Jeśli oceny są wyraŜone w skali innej niŜ lokalna, to ich przeliczenia dokonuje
koordynator, wpisując lokalne odpowiedniki na karcie przebiegu studiów.
Oceny moŜe wpisać do systemu samodzielnie student w USOSweb, moŜe to teŜ zrobić
pracownik dziekanatu w formularzu Decyzje na temat wymagań. Tak czy inaczej to w
dziekanacie następuje ostateczna weryfikacja informacji wpisanej do elektronicznej decyzji
na podstawie karty przebiegu studiów. RównieŜ to tylko w dziekanacie moŜna zmienić stan
przedmiotu obcego z E-do edycji na Z-zatwierdzony lub O-odrzucony oraz ustawić
przedmiotom flagę Zaliczony (Rys. 11).
12
Rys. 13 Decyzje – kanwa Szczegóły przedmiotów zewnętrznych decyzji
Na zakończenie naleŜy w formularzu ustawić stan decyzji jako Zatwierdzona (Rys. 11).
Rys. 14 Decyzje w stanie Zatwierdzona
Po wykonaniu tych czynności punkty ECTS uzyskane w ramach decyzji typu LA będą mogły
być automatycznie zsumowane i uwzględnione w opisie wyjazdu osoby (informacja ta jest
przekazywana w sprawozdaniu dla Agencji krajowej ds. programu Erasmus).
Po uzyskaniu ocen z przedmiotów uzupełniających róŜnice programowe student moŜe zostać
ostatecznie rozliczony z etapu studiów odbywanego na uczelni partnerskiej.
6. Literatura
[BWZ10] Marcin Krawczyński, Jan Rudziński, Biuro Współpracy z Zagranicą, Uniwersytet
Warszawski, 2010.
[BWZweb11] Janina Mincer-Daszkiewicz, Jan Rudziński, Moduł Wymiana studencka w
USOSweb, Uniwersytet Warszawski, 2011.
[DEC10] Jan Rudziński, Decyzje, Uniwersytet Warszawski, 2010.
13