ZASADY ( POLITYKA ) RACHUNKOWOŚCI STOSOWANE w

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 14/2013 Kierownika GOPS
z dnia 31.12.2014 r.
ZASADY ( POLITYKA ) RACHUNKOWOŚCI STOSOWANE
w GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W
MILANOWIE- OKREŚLENIE ROKU OBROTOWEGO
§1
Zasady polityki rachunkowości
I. Politykę rachunkowości oraz Zakładowy Plan Kont dla Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Milanowie ustalono na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (t.j. 2009 r. Dz.U. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), w związku z art. 40 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze
zm.),Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej stosuje określone ustawą o rachunkowości oraz
innymi obowiązującymi przepisami prawa, zasady rachunkowości przedstawiając rzetelnie i
jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, stosownie do przepisów art.4
ust.1 ustawy o rachunkowości.
Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w
sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
§2
Określenie roku obrotowego
Rachunkowość jednostki obejmuje:
1. Przyjęte zasady rachunkowości.
2. Prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących
zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym.
3. Okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu
aktywów i pasywów.
4. Wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.
5. Sporządzanie sprawozdań finansowych.
6. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji
przewidzianej ustawą.
W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości używa się następujących
określeń rozumianych w sposób jak niżej:
Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Rok obrotowy dzieli się na 12 miesięcznych
okresów sprawozdawczych, którymi są miesiące kalendarzowe. Ponadto rok dzieli się na 4
kwartały roku kalendarzowego i budżetowego. Ustalane one są zgodnie z Rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. (Dz. U.
20, poz.103 z 2010r z ewentualnymi późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 04 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych ( Dz.U.Nr.43 poz.247)
Ewidencja księgowa jest podstawą sporządzania:

sprawozdań finansowych

sprawozdań budżetowych

sprawozdań statystycznych

sprawozdań finansowo-rzeczowych
1.
Najkrótszym okresem sprawozdawczym jest miesiąc, za który sporządza się :
1. deklaracje ZUS
2. RB-27S sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
3.
RB-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
2. Za okresy kwartalne sporządza się :
1. RB-27S sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
2.
RB-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
3. RB 27ZZ
sprawozdanie z wykonania
planu dochodów związanych z realizacja zadań
rządowych
4. Rb-50 o wydatkach - sprawozdanie z wykonania zadań z zakresu administracji rządowej
5. Rb. - N sprawozdanie o stanie należności
6. RB-Z sprawozdanie o stanie zobowiązań
7. RB- ZN kwartalne sprawozdanie z zadań zleconych
3. za okresy półroczne sporządza się
1. RB-27S sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
2.
RB-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
3. RB 27ZZ
sprawozdanie z wykonania
planu dochodów związanych z realizacja zadań
rządowych
4. Rb-50 o wydatkach - prawozdanie z wykonania zadań z zakresu administracji rządowej
5. Rb-N sprawozdanie o stanie należności
6. RB-Z sprawozdanie o stanie zobowiązań
7. RB-ZN –kwartalne sprawozdanie z zadań zleconych
4. za okresy roczne sporządza się
1. RB-27S sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
2.
RB-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego,
3. RB 27ZZ
sprawozdanie z wykonania
planu dochodów związanych z realizacja zadań
rządowych
4. Rb-50 sprawozdanie z wykonania zadań z zakresu administracji rządowej
5. Rb-N sprawozdanie o stanie należności
6. RB-Z sprawozdanie o stanie zobowiązań
7. RB-ZN kwartalne sprawozdanie z zadań zleconych
8. sprawozdanie finansowe – bilans, rachunek zysków i strat , zestawienie zmian w
funduszu jednostki
- dzień bilansowy, to dzień na który jednostka prowadząca działalność sporządza
sprawozdanie finansowe - bilans jednostki, jest to dzień 31 grudnia każdego roku
obrotowego,
- sprawozdanie budżetowe, to sprawozdanie jednostkowe sporządzane na podstawie
przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej za okres miesiąca,
kwartału, półrocza i roku,
- przyjęte zasady rachunkowości to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania
dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość
sprawozdań finansowych.
- księgi rachunkowe, są to zbiory zapisów księgowych, obrotów / sum zapisów/ i sald, które
tworzą:
- dziennik,
- konta księgi głównej,
- konta ksiąg pomocniczych,
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych
KSIĘGI RACHUNKOWE
Księgi rachunkowe ośrodka prowadzone są i przechowywane w siedzibie jednostki.
Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi rachunkowe
do 2007r. prowadzone są w sposób tradycyjny ( ręcznie)a od 01.01.2008 do chwili obecnej
przy użyciu programu księgowego mikroBIT Finanse i Księgowość (wersja 6.2.2.2). Księga
główna ZFŚS jak również karty wydatków prowadzone są w sposób tradycyjny (ręcznie).
System Finansowo-Ksiegowy – FK firmy mikroBIT jest przeznaczony do
prowadzenia ewidencji finansowo- -księgowej na kontach analitycznych, informowania o
stanach i obrotach kont analitycznych i ich podsumowaniach, informowania o saldach
dwustronnych dla kont rozrachunkowych oraz wykonywania okresowych rozliczeń i
zamknięć kont (np. kosztów) . Składa się z kilku modułów.
• Moduł ewidencji służy m.in. do: informowania o bilansie otwarcia roku, wprowadzania i
kontroli dokumentów źródłowych, w tym kontroli zgodności opisów na kontach,
informowania o stanach i obrotach kont analitycznych za miesiąc bieżący i następny.
• Moduł ewidencji automatycznej umożliwia wprowadzanie i księgowanie dowodów
księgowych według wcześniej zdefiniowanych schematów księgowania.
• Moduł rozrachunki służy m.in. do: informowania o saldach dwustronnych kont
analitycznych i podsumowaniach dla tych kont (w tym dla kont syntetycznych), drukowania
wezwań do zapłaty, sald do potwierdzenia, not kompensacyjnych, poleceń przelewu,
zestawień sprzedaży i zakupu, za wybrany okres.
• Moduł sprawozdania służy do: sporządzania dowolnych sprawozdań w oparciu o stany i
obroty lub salda dwustronne kont analitycznych, drukowania tych sprawozdań według
utworzonych dowolnie formularzy.
• Moduł koszty służy m.in. do: wykonywania przeksięgowań okresowych, zamykania kont
według planu rozliczeń przyjętego w firmie, utworzenia dekretów do księgowania w module
ewidencji.
W księgach rachunkowych Ośrodka ujmuje się wszystkie osiągnięte przychody i obciążające
ją koszty dotyczące danego roku obrotowego,wyjątkiem mogą być koszty dotyczące energii
elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz odpłatności za usługi opiekuńcze , które
ponoszone są co roku w zbliżonej wysokości, przesunięte jedynie w czasie( faktury
wystawione w m-cu styczniu a dotyczące kosztów grudnia i stycznia ujmowane będą w
całości jako koszty stycznia). Zasada ta winna być stosowana w sposób ciągły, zapewniając
porównywalność danych oraz spełniając wymóg kompletności kosztów.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczych / źródłowe, zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe / ,
rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych ,
identyfikacyjnym , sprawdzone
oznaczone numerem
zgodnie z ustaleniami procedur kontroli finansowej,
zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie sposobu ujęcia
dowodu / dekretacja / i zawierające podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
System księgowy zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów
i sald. Zapisy księgowe posiadają automatycznie nadawane numery pozycji księgowej, pod
którą zostają wprowadzone do dziennika wraz z identyfikatorem operatora, który dokonał
zapisu. Ewidencja finansowa jednostki prowadzona jest w oparciu o następujące księgi
rachunkowe:
1.
dziennik zbiór danych zwierających zarejestrowane i zadeklarowane dokumenty .
2.
księga główna – zbiór zapisów księgowych na kontach syntetycznych zgodnie z
obowiązującym planem kont, prowadzącym równolegle z rejestracją operacji finansowych w
dzienniku. Zbiór zawiera sumy łączne na kontach, obroty i salda za każdy miesiąc i w sposób
ciągły narastająco w kolejnych miesiącach i roku obrotowym.,
3.
księgi pomocnicze- prowadzone w ramach księgi głównej:
◦ konta analityczne
◦ zbiór kartotek analitycznych
◦ zbiór rozrachunków z kontrahentami
9. zbiór pozostałych rozrachunków
10. zbiór kont wg klasyfikacji budżetowej
11. karty wydatków
Algorytmy:
12. numeracja pozycji księgowych – każdy wprowadzony dokument księgowy otrzymuje
kolejny numer pozycji - narastający w ramach roku obrachunkowego
13. storno na czerwono-realizowane jest poprzez dodanie kwoty z minusem
14. obroty miesiąca to suma zaksięgowanych dokumentów w podanym miesiącu
15. obroty narastające to suma zaksięgowanych dokumentów od początku roku do podanego
miesiąca włącznie
16. stan końcowy to suma BO i zaksięgowanych dokumentów od początku roku do podanego
miesiąca włącznie
17. naliczanie salda konta w zależności od wprowadzonej charakterystyki konta saldo liczone
jest po stronie WN lub MA
1. jeżeli konto „aktywno-pasywne” to saldo = BO strony Wn+ obroty WN minus BO
strony MA plus obroty narastające MA) – w przypadku gdy tak obliczone saldo jest
>0 to jest zapisywane po stronie WN, w przypadku < 0 to jest zapisywane po stronie
MA.
2. jeżeli konto
„aktywne” to saldo = BO strony WN+ obroty narastające WN minus
BO strony MA+ obroty narastające MA – obliczone saldo zapisane jest po stronie
WN
3. jeżeli konto
„pasywne ” to saldo = BO strony MA+ obroty narastające MA minus
BO strony WN + obroty narastające WN – obliczone saldo zapisane jest po stronie
MA
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania
wolnych miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany.
Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być ze sobą powiązane w sposób
umożliwiający ich sprawdzenie.
Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane w sposób zapewniający ich
trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.
Błędne zapisy w księgach rachunkowych prowadzonych w sposób tradycyjny (ręcznie )
poprawia się w sposób następujący:
- przed zamknięciem miesiąca - przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z
zachowaniem czytelności poprzedniego zapisu i podpisanie poprawki,
- przed lub po zamknięciu miesiąca przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu
zawierającego korektę błędnych zapisów.
Błędne zapisy w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu programu Finanse i
Księgowość mikroBIT poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu
zawierającego korektę błędnych zapisów.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości
dokonywania zapisów księgowych w zbiorach stanowiących księgi rachunkowe.
Księgi rachunkowe zamyka się na dzień:
- kończący rok obrotowy,
-zakończenia działalności jednostki / jej sprzedaży, zakończenia likwidacji bądź postępowania
upadłościowego,
- poprzedzający zmianę formy prawnej,
- przejęcia przez inną jednostkę,
- poprzedzający dzień połączenia lub podziału jednostek, jeżeli w jego wyniku powstaje nowa
jednostka,
- poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji bądź upadłości
- na inny dzień bilansowy określonymi odrębnymi przepisami,
nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia tych zdarzeń.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno
nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok
obrotowy.
Księgi rachunkowe otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego
skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
- na początek każdego roku obrotowego,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału jednostek, powodujących powstanie
nowej jednostki,
- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego,
w ciągu 15 dni od zaistnienia tych zdarzeń.
Ad. 1) DZIENNIK-GŁÓWNA ( ewidencja syntetyczna)
W dzienniku ujmuje się w porządku chronologicznym, dzień po dniu, wszystkie operacje
gospodarcze, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku są
kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły.
Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach
księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi
głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
Ad.2) KONTA KSIĄG POMOCNICZYCH ( ewidencja analityczna )
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy, które są uszczegółowieniem i uzupełnieniem
zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony
system ksiąg, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta analityczne
ujmują operacje gospodarcze według klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf).
Konta ksiąg pomocniczych w Ośrodku prowadzone są w szczególności dla:
1. Środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich
odpisów amortyzacyjnych lub
umorzeniowych (prowadzone ręcznie- tabela
amortyzacyjna, księga inwentarzowa),
2. Rozrachunków z kontrahentami (np. dłużnicy alimentacyjni),
3. Rozrachunków z pracownikami ( imienne karty wynagrodzeń-prowadzone ręcznie)
4. Rozrachunków publicznoprawnych ( US, ZUS)
5. Rozliczenia dochodów budżetowych
6. Rozliczenia wydatków budżetowych
7. Pozostałych rozrachunków
8. Operacji gotówkowych
9. Rozliczenia
dochodów
własnych
jednostki
budżetowej
i
wydatków
nimi
finansowanych
Ad.3) ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD
Na podstawie zapisów dokonanych na kontach księgi głównej sporządza się na koniec
każdego okresu sprawozdawczego tj. miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:
1) symbole lub nazwy kont,
2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i
narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i
narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia
obrotów dzienników częściowych.
W programie FK mikroBIT prowadzone są poszczególne rejestry:
rejestr G- rejestr główny GOPS służy do księgowania na kontach bilansowych (symbol G
umieszczony jest przy każdym koncie)
rejestr P- Plan GOPS służy do księgowań na kontach pozabilansowych
BOG- bilans otwarcia GOPS
Ad.4) WYKAZ SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW
Wykaz ten składa się z :
1 Księgi środków trwałych (podział na grupy dokonywany jest metodą tradycyjną na
przygotowanej przez pracownika tabeli środków trwałych),
2 Księgi inwentarzowej,
3 Księgi wartości niematerialnych i prawnych,
Szczególne
zasady
prowadzenia
rachunkowości
wynikające
z
przepisów
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont.
1. Środkami trwałymi w jednostce budżetowej są środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt
15 ustawy o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność skarbu państwa oraz
jednostki samorządu terytorialnego w stosunku, do których jednostka wykonuje uprawnienia
właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania.
2. Środki trwałe stanowiące własność skarbu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego
otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu wycenia się w wartości
określonej w decyzji.
3. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy
zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.
Okresy, stawki i metodę amortyzacji poszczególnych środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych ustala się na dzień przyjęcia środka trwałego do używania.
Rozpoczęcie amortyzacji środków trwałych następuje od miesiąca następującego po miesiącu,
w którym dokonano przyjęcia środka trwałego do używania.
Zakończenie amortyzacji środka trwałego następuje z chwilą zrównania odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub
przeznaczenia środka trwałego do sprzedaży, likwidacji do miesiąca, w którym dokonano tej
operacji.
Jednostka budżetowa nalicza umorzenie i amortyzację środka trwałego jednorazowo za okres
całego roku na koniec roku obrotowego.
Nie umarza się gruntów, wieczystego użytkowania gruntów oraz dóbr kultury.
4. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się :
- książki i zbiory biblioteczne,
- środki dydaktyczne,
- odzież i umundurowanie,
- meble i dywany
- pozostałe środki trwałe o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o
podatku dochodowym od osób prawnych. ( tj. poniżej 3500,00 zł)
5. Wartość początkową środków trwałych i dotychczasowe odpisy umorzeniowe aktualizuje
się na zasadach określonych w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji odnosi się na
fundusz jednostki.
6. Ewidencję bilansową gruntów prowadzi się tylko w Urzędzie Gminy.
7. Grunty, budynki i budowle podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji stanu tych
składników majątkowych.
Weryfikację przeprowadza pracownik posiadający dokumentację tych środków trwałych /
dowody źródłowe, ewidencję analityczną /.
Przeprowadzenie weryfikacji dokumentuje się protokołem przeprowadzenia weryfikacji, w
którym należy ująć stan przed weryfikacją i po jej dokonaniu oraz ewentualne różnice.
Weryfikację gruntów budynków i budowli przeprowadza się nie rzadziej niż raz na cztery
lata, w terminach ustalonych dla inwentaryzacji pozostałych grup środków trwałych.
Rzeczowe składniki majątku obrotowego / materiały / wycenia się na dzień bilansowy wg ich
wartości wynikającej z ewidencji.
Wydruki ksiąg rachunkowych (zestawienia obrotów i sald, ewidencja syntetyczna, karty
wydatków, stany i obroty okresów itd.)dokonywane są nie rzadziej niż na koniec roku
obrotowego,
istnieje
możliwość
nie
dokonywania
wydruków
po
zabezpieczeniu i zapisaniu wszystkich operacji na trwałym nośniku danych.
wcześniejszym
Wykaz przyjętych uproszczeń
1. Stosownie do przepisu art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka dopuszcza
następujące uproszczenia:
a- zakupione składniki majątkowe trwałego użytku o przewidywanym okresie używania
dłuższym niż rok i wartości początkowej poniżej 300 zł są zarachowywane w
koszty i objęte ewidencją ilościową (nie jest konieczne prowadzenie ewidencji
sprzętu/ artykułów poniżej 100 zł))
b- zakupione materiały są księgowane bezpośrednio w koszty; niewykorzystane do końca
roku materiały ujęte w koszty na koniec roku są inwentaryzowane i o wartość
stwierdzonego stanu tych składników dokonuje się korekty kosztów nie później
niż na dzień bilansowy
c- koszty prenumeraty, rozmów telefonicznych i innych cyklicznie powtarzających się
operacji dotyczących w części roku przyszłego są odnoszone w koszty w
miesiącu ich stosowania / z pominięciem konta międzyokresowego rozliczenia
kosztów /
d- faktury zakupu dotyczące bieżących wydatków i zapłacone gotówką w miesiącu
wystąpienia operacji mogą być ujmowane zapisem Wn 401 Ma 101; faktury nie
zapłacone do końca miesiąca oraz faktury zapłacone częściowo jak również
dotyczące inwestycji są ujmowane za pośrednictwem kont rozrachunkowych.
Faktury, rachunki, noty księgowane są dekretowane i księgowane z datą wpływu do ośrodka
lub z datą opisu dokumentu przez Kierownika ośrodka.
Przypis usług za miesiąc grudzień może być dokonany w miesiącu grudniu lub w miesiącu
styczniu w zależności od daty zakończenia usług.
e- naliczenia umorzenia składników majątkowych trwałego użytku o wartości równej i
poniżej 3.500 zł ujmowanych na koncie 013 dokonuje się w miesiącu oddania do używania w
100 % ich wartości początkowej
f- środki trwałe o wartości powyżej 3.500 zł są amortyzowane i umarzane jednorazowo na
koniec roku przy zastosowaniu stawek umorzeniowych określonych w
przepisach podatkowych.
Amortyzację i umorzenie nalicza się zapisem uproszczonym Wn 400 Ma 071 ; naliczone
amortyzacja i umorzenie nie powodują zmian w funduszu jednostki.
g- sporządzane przez jednostkę karty wydatków z podziałem na poszczególne zadania w
obrębie danego rozdziału i paragrafu sporządzane są w formie papierowej i
służą m.in. do celów sprawozdawczych, w programie komputerowym od
01.01.2011 uszczegółowione są przez dodanie do paragrafu dodatkowej piątej
cyfry, ułatwiającej rozpoznanie np. rodzaju zasiłku w rozdziale 85214.
h- ewidencja i rozliczanie kosztów jest prowadzona w układzie rodzajowym na kontach
zespołu 4- koszty wg rodzajów, odpowiednio do wymogów rachunku zysków i
strat
i- wyciągi bankowe, raporty kasowe, mogą być księgowane w formie zestawień zbiorczych,
w takim przypadku nie wymaga się dekretacji przy każdej powtarzającej się
operacji księgowej. Takie dokumenty zbiorcze nie wymagają kontroli
merytorycznej i rachunkowej, podlegają jednak uzgodnieniom z innymi
dowodami księgowymi.
j- Listy płac wynagrodzeń przechowuje się w odrębnej teczce a nie pod wyciągiem
bankowym (Rozliczenia dokonuje się na podstawie PK) podobnie jest z listami płac
świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, których wypłata dokonywana jest
przelewem na poszczególne konta zasiłkobiorców.
k- Listy wypłat gotówkowych dołączane są do raportów kasowych lub przechowywane są z
pozostałymi listami w odrębnej teczce, a pod raportem kasowym znajduje się PK z podanym
rodzajem wypłaty i kwotą. w/w PK sporządza kasjer i dołącza do Raportu Kasowego.
l- Raporty kasowe zamyka się nie później jak na 10 dzień od ich rozpoczęcia, obowiązkowo
należy zamykać je na koniec każdego miesiąca.
ł- odsetki należne od funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej naliczane są za
pomocą programu komputerowego Sygnity, a ich zestawienia oraz zestawienie należności
głównej funduszu alimentacyjnego sporządzane są przynajmniej raz na kwartał. Osobą
odpowiedzialną za naliczanie odsetek i sporządzanie odpowiedniego zestawienia z podziałem
procentowym, jest pracownik merytoryczny lub Gł. Księgowa w porozumieniu z
pracownikiem świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego.
m- wartość zaangażowania wynikająca z podpisanych umów, zamówień, porozumień oraz ich
korekty księguje się na odpowiednich kontach pozabilansowych. Zaangażowanie wydatków,
do których nie zawarto umów księguje się do wysokości planu.
Dopuszcza się księgowanie po str MA- faktury tzn. dokumentu otrzymanego,
potwierdzającego wydatek, a po stronie WN- zapłatę, lub jednoczesne dokonywanie zapisu po
obu stronach, albo stosowanie się do księgowania zgodnie z opisem konta umieszczonym w
polityce GOPS.
n- Sprawozdania budżetowe można księgować okresowo. Dopuszczalne jest księgowanie na
koniec roku budżetowego
o- przy dekretacji można posługiwać się jedynie symbolem konta syntetycznego (kontem
„głównym” np. 201 bez wpisywania dodatkowych symboli 221/G1) bez analityki
INWENTARYZACJA
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości / tekst jednolity: Dz. U. Z 2009 r. Nr
152, poz. 1223. z póź.zmianami/
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz.U Nr 142 poz.
1020 z poźn.zm.)
1. Przez inwentaryzację należy rozumieć zespół czynności zmierzających do ustalenia
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w celu sprawdzenia i sprostowania danych
ewidencji księgowej.
Do zakresu prac inwentaryzacyjnych należy również zbadanie, ustalenie i wyjaśnienie
przyczyn powstania różnic między stanem faktycznym i ewidencyjnym oraz wskazanie
sposobów ich rozliczenia.
Celem inwentaryzacji jest, więc:
- porównanie danych ewidencji księgowej ze stanem faktycznym i w miarę potrzeby
skorygowanie ewidencji do tego, co rzeczywiste,
- ocena gospodarczej przydatności posiadanych składników majątkowych.
Inwentaryzacja jest elementem kontroli finansowo-księgowej, kontroli majątku oraz służy
uzyskaniu informacji dla potrzeb decyzyjnych.
2. Obowiązek inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów nałożono na jednostki przepisami art.
26 i 27 ustawy o rachunkowości, wyznaczając również jej terminy, częstotliwość, przedmiot i
sposoby inwentaryzacji.
Zaniechanie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji lub dokonanie jej w sposób
niezgodny ze stanem rzeczywistym jest – w świetle przepisów ustawy o finansach
publicznych – naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
Inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki przeprowadza się na koniec roku obrotowego,
na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający jej
postawienie w stan likwidacji lub upadłości.
3. Ponadto w ustawie o rachunkowości brak jest rozstrzygnięć dotyczących organizacji,
techniki
przeprowadzenia
przeprowadzonej
i
przebiegu
inwentaryzacji
i
jej
inwentaryzacji,
wyników
–
sposobu
dokumentowania
obowiązek
dokumentowania
przeprowadzonej inwentaryzacji i jej wyników oraz powiązania ich z zapisami ksiąg
rachunkowych wynika z przepisów art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
4. Z przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości wynikają trzy metody inwentaryzacji:
- spis z natury
- potwierdzenia sald
- weryfikacja stanu aktywów i pasywów
Poszczególnym
aktywom
i
pasywom
przyporządkowana
jest
określona
metoda
przeprowadzenia inwentaryzacji.
Spis z natury
1. Przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury polega na:
- ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątkowych poprzez ich
przeliczenie, przeważenie, zmierzenie i ujęcie ustalonych ilości w arkuszu spisowym,
- dokonanie wyceny spisanej ilości poszczególnych składników,
- porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych i ustalenie ewentualnych różnic
inwentaryzacyjnych,
- przeprowadzenie postępowania weryfikacyjnego mającego na celu wyjaśnienie i rozliczenie
różnic inwentaryzacyjnych,
- ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych tego roku
obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
2. Metodą spisu z natury w GOPS Milanów inwentaryzuje się / art. 26 ustawy o
rachunkowości /,:
- środki pieniężne będące w bezpośredniej dyspozycji jednostki / w kasie jednostki /,
- środki trwałe, z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie
utrudniony
- rzeczowe składniki majątku obrotowego: materiały, towary, wyroby gotowe, produkcja w
toku oraz
- składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży,
przechowania, przetwarzania bądź używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu z
natury / obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe,
spedycyjne i składowania /, art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
3. Inwentaryzację roczną drogą spisu z natury przeprowadza się w następujących terminach i
z następującą częstotliwością:
a - na ostatni dzień każdego roku obrotowego:
- środki pieniężne znajdujące się w kasie jednostki,
- akcje, obligacje, bony skarbowe, weksle, czeki obce i inne papiery wartościowe,
b - w ciągu ostatniego kwartału każdego roku obrotowego i do 15 stycznia roku następnego :
- zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych objętych ewidencją ilościowowartościową
- składniki aktywów będące własnością innych jednostek,
Ustalenie stanu tych składników na dzień bilansowy dokonuje się przez dopisanie lub
odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury – przychodów i rozchodów /
zwiększeń lub zmniejszeń, / jakie nastąpiły między datą spisu z natury a dniem ustalenia stanu
wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie
może być ustalony po dniu bilansowym.
Od generalnej zasady przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku
obrotowego przepisy ustawy o rachunkowości / art. 26 ust. 3 pkt 2 i 3 / przewidują wyjątki tj.
możliwość inwentaryzowania:
1 Środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków
trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat
2 Zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych, i półproduktów znajdujących
się na strzeżonych i objętych ewidencją ilościowo wartościową raz w ciągu 2 lat.
Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald
1. Przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald polega na:
- otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości
wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów,
- wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych,
- ujęciu różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku
obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
2. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości drogą potwierdzenia sald należy
zinwentaryzować:
- stany środków pieniężnych na rachunkach bankowych w tym również lokaty,
- zaciągnięte i niespłacone kredyty bankowe i pożyczki,
- salda należności z tytułu udzielonych pożyczek
- własne aktywa finansowe przechowywane przez inne jednostki
- powierzone kontrahentom własne składniki aktywów
- należności cywilno prawne od kontrahentów, którzy mają obowiązek prowadzenia ksiąg
rachunkowych.
3. Od obowiązku uzyskania pisemnego potwierdzenia sald zwolnione są:
- należności sporne i wątpliwe,
- należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych np. wobec
osób fizycznych z tytułu zobowiązań podatkowych i innych / czynsze najmu lokali
mieszkalnych / oraz wobec pracowników,
- rozrachunki publiczno- prawne
- inne, jeżeli uzgodnienie ich w drodze potwierdzenia sald, z przyczyn uzasadnionych było
niemożliwe.
Ustawa o rachunkowości art.26 ust. 1 pkt 2 nie nakłada obowiązku inwentaryzowania drogą
potwierdzenia sald zobowiązań. Ustawa wskazuje, że z inicjatywą potwierdzenia salda
występuje wierzyciel a nie dłużnik i obowiązkiem wierzyciela jest uzyskanie potwierdzenia
ciążącego na dłużniku zobowiązania.
4. Inwentaryzację aktywów i pasywów drogą potwierdzenia sald przeprowadza się na ostatni
dzień każdego roku obrotowego.
Termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację składników aktywów /z
wyłączeniem pieniężnych / drogą potwierdzenia sald rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące
przed końcem roku obrotowego a zakończono do 15 dnia następnego roku.
Ustalenia stanu tych składników na dzień bilansowy dokonuje się przez dopisanie lub
odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów /
zwiększeń lub zmniejszeń /, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia
stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych
nie może być ustalony po dniu bilansowym.
5. Czynności związane z uzgodnieniem sald polegają na wysłaniu pocztą lub faksem
kontrahentowi, co do którego mamy jakieś wątpliwości (niezgodność), stosownego pisma /
gotowy formularz dostępny na rynku, formularz opracowany przez jednostkę, wydruk
komputerowy / zawierającego wyspecyfikowane salda.
Wysłana do kontrahenta specyfikacja sald winna zawierać:
- nazwę jednostki wystawiającej specyfikację,
- nazwę i adres adresata specyfikacji,
- numer konta
- datą, na którą uzgadniane są salda
- kwotę salda i wyszczególnienie pozycji, z których saldo się składa
- podpisy osób upoważnionych, w tym kierownika jednostki upoważnionego do jej
reprezentowania.
Specyfikację należy sporządzić w 3 egz., z których jeden pozostawia się w aktach jednostki i
dwa egz. przesyła się do kontrahenta, z których jeden jest po potwierdzeniu przesyłany przez
kontrahenta i ten świadczy o dokonaniu potwierdzenia salda.
Uzgodnienia sald można dokonać również telefonicznie; forma ta wymaga jednoczesnego
sporządzenia notatki służbowej zawierającej wymagane informacje i potwierdzenia na piśmie
przeprowadzonej rozmowy telefonicznej.
Uzgodnienie sald musi być skuteczne; ustawa eliminuje możliwość tzw. akceptu milczącego.
W przypadku braku skuteczności uzgodnienia salda te inwentaryzuje się drogą weryfikacji
sald.
W przypadkach uzgadniania sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach
bankowych, stroną inicjującą jest bank, który przesyła stosowne pismo. Obowiązkiem
jednostki jest sprawdzenie sald wykazanych w piśmie z ewidencją księgową i gdy dane są
zgodne potwierdzenie ich prawidłowości. W przypadku, gdy bank nie podjął inicjatywy w
celu potwierdzenia salda jednostka zobowiązana jest do przesłania do banku pisma z
wyszczególnionymi saldami na dzień bilansowy.
Inwentaryzacja drogą weryfikacji sald aktywów i pasywów
1. Inwentaryzacja drogą weryfikacji sald polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z
odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
2. Inwentaryzacji drogą weryfikacji sald podlegają wykazane w księgach rachunkowych na
dzień bilansowy aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub
uzgodnienia sald a w szczególności / art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości /:
- grunty i środki trwała, do których dostęp jest znacznie utrudniony
- inwestycje / środki trwałe w budowie / z wyłączeniem maszyn i urządzeń wchodzących w
skład środków trwałych w budowie,
- należności sporne i wątpliwe,
- należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych
- rozrachunków z tytułów publiczno-prawnych
- zobowiązania z tytułów cywilno-prawnych
- fundusze
- inne aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie sald z
przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, jako przykładowe można wymienić np. towary
lub materiały w drodze, wartości niematerialne i prawne, roszczenia, przychody rozliczane w
czasie.
3. Weryfikację sald aktywów i pasywów należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku
obrotowego.
Weryfikację powinni przeprowadzać pracownicy posiadający pełną dokumentację aktywów i
pasywów podlegających weryfikacji / księgi rachunkowe, dowody źródłowe /.
W Ośrodku inwentaryzację środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych należy przeprowadzać, nie rzadziej niż co 4 lata zgodnie
z ustawą o rachunkowości. Podyktowane jest to tym, że znajdują się one w pomieszczeniach
zamkniętych, czyli jak nakazuje ustawa są strzeżone.
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadza się inwentaryzację gotówki
w kasie. Inwentaryzacja polega na dokonaniu spisu stanu gotówki w kasie, nr ostatniego
raportu kasowego, ostatniego numeru książeczki czekowej, ostatniego numeru kwitariuszy K103, KP,KW, druków legitymacji ubezpieczeniowych.
Za inwentaryzację odpowiedzialny jest Kierownika Ośrodka, który oddzielnym
zarządzeniem
ustala
termin
i
przedmiot
inwentaryzacji
oraz
powołuje
komisję
inwentaryzacyjną zadaniem, której jest:
1 Rzetelne dokonanie spisu z natury wszystkich składników majątkowych w drodze
spisu z natury,
2 Prawidłowe i rzetelne wypełnianie arkuszy spisu,
3 Ustalenie przyczyn powstałych różnic inwentaryzacyjnych i ich umotywowanie,
4 Dokonanie oceny przydatności posiadanych środków rzeczowych.
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy uzgodnić zapisy w
księdze głównej z zapisami w analityce. Za rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji
odpowiedzialny jest przewodniczący komisji. Przeprowadzenie i wynik inwentaryzacji należy
odpowiednio udokumentować. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i
rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin
inwentaryzacji.
Przedmioty jako środki trwałe kwalifikuje Kierownik Ośrodka. Za środek trwały
uważa się środek, którego wartość w dniu zakupu jest wyższa niż 3.500,00 zł, a użytkowanie
dłuższe niż 12 miesięcy zgodnie z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem w sprawie
amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Do pozostałych
środków trwałych zalicza się aktywa trwałe o wartości powyżej 300,00 zł i okresie
użytkowania dłuższym niż 12 m-cy. Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu umarza się w 100
% w momencie wydania do użytkowania.