Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

WZP/WIS/U-332-30/13
Załącznik nr 2 do SIWZ
dla rozwoju Mazowsza
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 20072013 oraz budżetu województwa mazowieckiego
Człowiek – najlepsza inwestycja
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Organizacja cyklu wyjazdów w ramach Mazowieckiego Centrum Informacji promujących
Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego (RPO WM)
oraz komponent regionalny
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL)
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Organizacja cyklu wyjazdów w ramach
Mazowieckiego Centrum Informacji promujących Regionalny Program Operacyjny Województwa
Mazowieckiego (RPO WM) oraz komponent regionalny Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO
KL).
2. Rodzaj zamówienia:
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79342100-4 usługi marketingu bezpośredniego;
60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
60180000-3 Wynajem pojazdów do transportu towarów wraz z kierowcą
3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja cyklu 10 wyjazdów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej dwóch programów: Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
(PO KL).
Usługę organizacji „Mazowieckiego Centrum Informacji”, należy rozumieć, jako:
1. przygotowanie stoiska wystawienniczego MJWPU, na które złoży się: specjalnie zaadaptowany
pojazd z wysuwanym lub zamontowanym na zewnątrz pojazdu ekranem/telebimem, namiot
o wymiarach 4 x 3 m z ustabilizowaną podłogą oraz osłoniętym zapleczem (miejsce
składowania materiałów informacyjno-promocyjnych), oznaczone stanowisko do konsultacji
indywidualnych nt. RPO WM i PO KL (stoliczek + krzesła), materiały dydaktyczne do
prowadzenia konkursów, specjalnie oznaczone stojaki na materiały informacyjne, wizualizację
(magnesy na pojazdy, nadruki na namiocie, oznakowanie stojaków oraz stanowiska
informacyjnego zgodnie z Księgą Znaku dla NSS 2007-2013 – Załącznik nr 10 do SIWZ),
2. obsługa stoiska podczas imprez, na które składa się: transport całego wyposażenia
niezbędnego do wystawienia stoiska (na i z imprezy), rozłożenie, a następnie złożenie stoiska,
aranżacja, emisja filmów nt. RPO WM oraz PO KL – przekazanych przez MJWPU na
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 5
WZP/WIS/U-332-30/13
Załącznik nr 2 do SIWZ
ekranie/telebimie, prowadzenie konkursów i gier dla dzieci i młodzieży, zabezpieczenie
wyposażenia stoiska podczas całego wyjazdu, zapewnienie ubezpieczenia dla wszystkich
uczestników wyjazdu.
3. zapewnienie środka transportu dla uczestników (min. 9 osób) oraz przewozu materiałów
i sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia działania – specjalnie oznaczonym minibusem
z ważnymi dokumentami potwierdzającymi dopuszczenie pojazdu do przewozu osób.
Wizualizacja oznacza przygotowanie projektów w oparciu o wytyczne Księgi Znaku dla NSS 2007-2013
(Załącznik nr 10 do SIWZ) oraz nadrukowanie, tłoczenie lub inne działanie służące przygotowaniu
nośników eksponujących promowane programy: np. przygotowanie magnesów na pojazdy, nadruk na
namiocie, nadruki wielkoformatowe na materiałach dydaktycznych itp. Projekty wizualizacji wymagają
każdorazowej akceptacji Zamawiającego przed wykonaniem.
Obszar działania dotyczy całego województwa mazowieckiego. Nie przewiduje się wyjazdów poza
administracyjne granice Mazowsza.
Terminy wyjazdów zostaną wyznaczone na podstawie szczegółowego harmonogramu 10 wyjazdów
opracowanego przez MJWPU (przekazany Wykonawcy w formie pisemnej najpóźniej na 2 tyg. przed
pierwszym wyjazdem).
Czas trwania projektu od daty zawarcia umowy do 15.10.2013 r.
Harmonogram wyjazdów będzie obejmował imprezy zorganizowane, ważne dla regionu i społeczności,
o charakterze europejskim. W związku z zapewnieniem dużej frekwencji wyjazdy organizowane będą
głównie w dni wolne od pracy (sobota-niedziela, święta).
4. Opis przedmiotu zamówienia:
WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO:
2
4.1. Zapewnienia pojazdu z zamontowanym ekranem/telebimem o powierzchni minimum 12 m
− specjalne zaadaptowany oraz zwizualizowany zgodnie z n/w wytycznymi Zamawiającego
(pojazd musi posiadać ważne i aktualne badania techniczne dopuszczające do ruchu). Pojazd
powinien posiadać:
o własne zasilanie elektryczne (zapewniające działanie ekranu niezależnie od możliwości
podłączenia do sieci);
o wysuwany ekran/telebim na zewnątrz (jeżeli będzie zamontowany wewnątrz pojazdu);
o głośniki współgrające z podłączonym sprzętem;
o kompatybilny sprzęt i program odtwarzający filmy dostarczone przez Zamawiającego.
4.2. Zapewnienia mini-busa. Pojazd powinien posiadać:
o miejsca siedzące dla minimum 9 osób;
o miejsce bagażowe na każdorazowy przewóz materiałów informacyjno-promocyjnych oraz
sprzętu niezbędnego do realizacji całego eventu;
o na wyposażeniu mini-busa powinna się znaleźć: apteczka pierwszej pomocy, napoje
chłodzące (woda gazowana i niegazowana – 0,5l/osobę);
o preferowany przez Zamawiającego kolor autobusu – biały.
4.3. Zapewnienia paliwa niezbędnego do przeprowadzenia 10 wyjazdów dla wszystkich pojazdów
(ok. 300 km/dzień/imprezę).
4.4. Przygotowania wizualizacji zewnętrznej pojazdów zgodnie Księgą Znaku dla NSS 2007-2013
(Załącznik nr 10 do SIWZ):
o przygotowanie projektu wizualizacji zewnętrznej pojazdów wg. przedstawionych wytycznych
Zamawiającego,
o po akceptacji Zamawiającego, produkcja wydruku wielkoformatowego na materiale
przeznaczonym do oklejenia pojazdu (z mocowaniami magnesowymi), po obydwu stronach
oraz na tylnej stronie pojazdów,
o wydruk wielkoformatowy powinien zajmować 50% metalowej, wolnej powierzchni pojazdu,
nie mogą być widoczne dane nie związane z promocją NSS.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 5
WZP/WIS/U-332-30/13
Załącznik nr 2 do SIWZ
4.5. Zapewnienia namiotu wymiar 4 x 3 m, na stelażach metalowych, z wzmocnieniami linowymi i
śledziami metalowymi, z możliwością wizualizacji zewnętrznej ścianek namiotu (nadruk
reklamowy),
o namiot oprócz mocowań liniowych powinien posiadać system mocowań na powierzchni
utwardzonej (np. bruk),
o zapewnienie 6 śledzi zapasowych,
o powierzchnia otwarta namiotu 3 x 3 m oraz zaplecze z tyłu namiotu osłonięte ściankami 1 x 3 m;
o na powierzchni otwartej namiotu podłoga/podest wzniesiona w stosunku do podłoża na
wysokość zapewniającą komfort uczestnikom zabawy bez względu na warunki atmosferyczne
(wykluczone użycie wykładzin lub pianek ułożonych bezpośrednio np. na ziemi czy murawie);
o przygotowania wizualizacji zewnętrznej namiotu:
− wytyczne odnośnie wizualizacji
− wizualizacja powierzchni ścianek bocznych w stosunku 50:50 nt. PO KL i RPO WM;
− wizualizacja nad wejściem do namiotu zgodnie z Księgą Znaku dla NSS 2007-2013 –
logotyp NSS 2007-2013.
o po zakończonym projekcie namiot włącznie ze śledziami (bez podestu) przechodzi na własność
Zamawiającego;
o dodatkowe wyposażenie namiotu, które zapewnia Wykonawca to:
−
punkt do konsultacji indywidualnych (stoliczek, minimum trzy krzesełka, oznaczenie zgodne
z sugestią Zamawiającego);
−
dwa stojaki na publikacje oznaczone zgodnie z sugestią Zamawiającego.
4.6. Przygotowania materiałów dydaktycznych do prowadzenia zabaw, konkursów i quizów:
o zestawów do prowadzenia zabaw, konkursów i quizów każdorazowo przed każdym
wyjazdem np. dużych klocków czy puzzli (np. z kartonów) z wydrukami wielkoformatowymi
przedstawiającymi projekty realizowane w okolicy imprez zgodnych z harmonogramem
wyjazdów;
2
o przygotowanie mapy na tablicy magnetycznej przedstawiającej UE (2-3 m ) z zestawem np.
flag oraz etykietek z nazwami stolic na magnesach;
o przygotowanie typu „koła fortuny” z pytaniami np. na temat programów (RPO WM i PO KL),
zrealizowanych projektów w okolicy czy ogólnych nt. UE:
UWAGA! zamieszczone powyżej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego
wzoru.
4.7.
Zapewnienia personelu do obsługi 10 wyjazdów:
o Kierownika projektu – co najmniej 5 lat doświadczenia w prowadzeniu imprez plenerowych
mających na celu promocję produktów/instytucji/programów unijnych/itp.;
o 2 kierowców pojazdów (prawo jazdy kategorii D, co najmniej 3 lata doświadczenia w
prowadzeniu autobusu);
o 2 osoby obsługi technicznej (zakres prac: rozłożenie, złożenie namiotu, stanowiska do
konsultacji indywidualnych, materiałów promocyjnych, pilnowanie stoiska oraz obsługa
ekranu/telebimu, oklejenie pojazdów);
o 1 osobę do obsługi medialnej (min. 3 lata doświadczenia w przygotowaniu materiałów
informacyjnych na temat wybranych projektów, monitorowaniu mediów, analizy publikacji,
współpracy z mediami);
o 2 osoby − animatorzy, do obowiązków których będzie należało:
−
zachęcanie mieszkańców Mazowsza do odwiedzenia stoiska MJWPU;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 5
WZP/WIS/U-332-30/13
−
−
−
−
−
−
Załącznik nr 2 do SIWZ
przygotowanie oraz poprowadzenie zabaw, konkursów i quizów w trakcie trwania
całego eventu, w oparciu o wytyczne Zamawiającego (dla dzieci, młodzieży
i dorosłych);
zabawy w oparciu o przygotowane materiały dydaktyczne (np. duże klocki lub puzzle
z nadrukowanymi zdjęciami przedstawiającymi zrealizowane w okolicy projektami
w ramach RPO WM oraz PO KL, mapa UE z flagami lub nazwami stolic do
przyczepienia);
quizy
stosunek czasowy prowadzonych zajęć 1:1 (50% czasu RPO WM, 50% czasu PO KL)
ilość przeprowadzonych quizów w trakcie pojedynczego wyjazdu: minimum 3,
bloki tematyczne: RPO WM, PO KL, MJWPU (podstawowy poziom znajomości) oraz
zagadnień związanych z UE.
4.8 Zapewnienia obsługi PR
Wykonawca zobowiązany jest do kreowania pozytywnego wizerunku MJWPU, RPO WM oraz PO KL
poprzez efektywne zarządzanie kontaktami z mediami.
Obsługa medialna przed 10 wyjazdami:
o
przygotowywanie listy mediów lokalnych,
o
opracowanie materiałów informacyjnych na temat projektu dotyczącego 10 wyjazdów MCI
oraz poinformowanie mediów lokalnych na Mazowszu.
Obsługa medialna w trakcie projektu:
o
monitorowanie mediów oraz Internetu, analiza publikacji po realizacji każdego z wyjazdów,
o
przygotowanie opracowania z publikacjami w mediach i Internecie nt. projektu w ramach 10
wyjazdów MCI na zakończenie cyklu.
4.9 Zapewnienia ubezpieczenia wszystkim uczestnikom (uczestnicy wyjazdu to osoby z ramienia
MJWPU oraz Wykonawcy) NNW i OC (obowiązujące każdorazowo od momentu zbiórki do
momentu powrotu z/do siedziby Zamawiającego, ul. Jagiellońska 74, Warszawa) podczas
wszystkich dziesięciu wyjazdów. Minimalna suma ubezpieczenia dla 1 uczestnika to 25 000,00 zł.
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu dokumentów poświadczających
zapewnienie ubezpieczenia maksymalnie na jeden dzień roboczy przed terminem rozpoczęcia
ochrony ubezpieczeniowej.
4.10 Informacje dodatkowe:
o
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsce w mini-busie na każdorazowy przewóz
materiałów informacyjno-promocyjnych zapewnionych przez MJWPU oraz sprzętu
niezbędnego do przeprowadzenia eventu;
o
Zamawiający zapewnia możliwość magazynowania materiałów i sprzętu na terenie
warszawskiej siedziby MJWPU (ul. Jagiellońska 74);
o
Preferowany przez Zamawiającego kolor mini-busa – biały;
o
W wypadku braku miejsca bagażowego zapewniającego przewiezienie wszystkich
elementów wyposażenia stoiska oraz materiałów informacyjnych w mini-busie
przeznaczonym do przewozu uczestników – dopuszcza się możliwość użycia przez
Wykonawcę
przyczepy
–
związane
to
jednak
będzie
z
dodatkowym
oznaczeniem/wizualizacją przyczepy;
o
W wypadku awarii każdego z pojazdów Wykonawca ma obowiązek podstawić pojazd
zastępczy;
o
Czas trwania każdego wyjazdu (włącznie z wyjazdem i przyjazdem do siedziby Jednostki):
(+/-) 8 h;
o
W przypadku przekroczenia 8h (podczas pojedynczego wyjazdu) zakłada się skrócenie
czasu pobytu Eurobusu podczas innego wyjazdu (ilością h kosztem, których został
wydłużony czas trwania innego wyjazdu) wskazanego przez Wykonawcę;
o
W przypadku przekroczenia dystansu 300 km (podczas pojedynczego wyjazdu) zakłada się
organizację wyjazdu na imprezę organizowaną w miejscowości na krótszym dystansie –
łącznie dla 10 wyjazdów przewiduje się maksymalnie 3000 km;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 5
WZP/WIS/U-332-30/13
Załącznik nr 2 do SIWZ
o
Wykonujący usługę transportową Wykonawca, lub jego Podwykonawca musi posiadać
licencję na przewóz krajowy osób oraz wymagane prawem ubezpieczenia.
o
Imprezy, w których będzie uczestniczyć Mazowieckie Centrum Informacji zlokalizowane
będą wyłącznie na terenie województwa mazowieckiego;
o
Przewidywana kolorystyka namiotu:
−
dach (oznaczony logotypem NSS) oraz ścianki oddzielające zaplecze w kolorze
granatowym;
−
ścianka boczna (oznaczona logotypem RPO WM) w kolorze żółtym;
−
ścianka boczna (oznaczona logotypem PO KL) w kolorze pomarańczowym.
o
Przed przygotowaniem scenariusza pracownicy MJWPU uzyskają od organizatorów
wskazanych w harmonogramie imprezy: zgodę na uczestnictwo, zapewnienie miejsca na
ustawienie MCI i punktu informatycznego w eksponowanym punkcie (Ew. dostępu do
zasilania elektrycznego). Po stronie Wykonawcy leży nagłośnienie wyjazdów w miejscowych
mediach, umieszczenia informacji na plakacie z programem imprezy i miejscowej prasie,
zapewnienie, że impreza organizowana jest zgodnie z Ustawą o Bezpieczeństwie Imprez
Masowych z późn. zm. z dn. 22 sierpnia 1997 r.) i)
o
W przypadku zmiany miejsca wyjazdu (w uzasadnionych przypadkach) dopuszcza się
możliwość wyjazdu do innego miejsca wybranego przez Zamawiającego.
Załączniki:
o Załącznik nr 10 do SIWZ – Księgą Znaku dla NSS 2007-2013
Uwaga: Szczegółowe wytyczne Wykonawca uzyska na podstawie bezpośrednich konsultacji z
Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować wizualizację wszystkich elementów
przewidzianych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia na podstawie pisemnej
akceptacji Zamawiającego.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 5 z 5