Regulamin konkursu

REGULAMIN KONKURSU
na wybór sponsora tytularnego
KRAKÓW ARENA
Część ogólna
§1
Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) normuje procedurę i warunki konkursu na
wyłonienie sponsora tytularnego (zwanego dalej „Sponsorem”) Hali Widowiskowo-Sportowej
Kraków Arena położonej przy ul. Lema 7 w Krakowie (zwanej dalej „Kraków Areną”),
przeprowadzonego przez Agencję Rozwoju Miasta S.A. z siedzibą w Krakowie przy ul.
Floriańskiej 31, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego
przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy KRS pod
nr KRS: 0000146404, o kapitale zakładowym w wysokości 94.444.700 zł w całości opłaconym
(zwaną dalej Ogłaszającym).
§2
1. Szczegółowe warunki korzystania przez sponsora z prawa do nazwy Kraków Areny oraz
innych związanych z tym praw sponsora oraz praw Ogłaszającego określi umowa zawarta z
podmiotem wybranym w wyniku otwartego konkursu przeprowadzonego na podstawie
Regulaminu.
2. Postępowanie konkursowe prowadzone jest w języku polskim.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują przepisy powszechnie
obowiązującego prawa polskiego.
§3
1. W postępowaniu mogą wziąć udział przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, osobami
prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej,
którym ustawa przyznaje zdolność prawną, znajdujące się w sytuacji ekonomicznej i
finansowej pozwalającej na wykonanie umowy.
2. Ogłoszenie o konkursie, zaproszenie do negocjacji składane przez Ogłaszającego w toku
postępowania i uczestnictwo w konkursie nie stanowi oferty Ogłaszającego i nie może być
podstawą żadnych roszczeń ze strony uczestnika o zawarcie umowy.
3. Każdy z uczestników ponosi koszty związane z uczestnictwem w konkursie i nie
przysługuje mu prawa do domagania się od Ogłaszającego zwrotu ani całości ani
jakiejkolwiek części.
4. Ogłaszający może w każdym czasie zakończyć konkurs i odstąpić od wyboru sponsora bez
podawania przyczyn.
5. Uczestnikom nie przysługują środki ochrony prawnej w związku z brakiem wyboru ich
oferty lub odrzuceniem ofert.
6. Konkurs składają się z dwóch etapów:
a) pierwszego, w którym zainteresowane podmioty składają pisemną ofertę zgodnie
z wzorem przedstawionym przez Ogłaszającego,
b) drugiego – fakultatywnego, w którym z zaproszonymi uczestnikami Ogłaszający może
prowadzić negocjacje dotyczące warunków umowy, w szczególności zakresu świadczeń
przysługujących sponsorowi, długości trwania umowy oraz wysokości opłaty należnej
Ogłaszającemu.
§4
1. Podmiot uczestniczący w konkursie zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości
250.000 zł (dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych).
2. Wadium winno być wniesione przed upływem terminu składania ofert i powinno
obejmować cały okres związania ofertą.
3. Wadium może zostać wniesione w następujących formach:
a) w pieniądzu – przelewem na rachunek bankowy Ogłaszającego –
PKO BP SA: 13 1020 2892 0000 5202 0550 6037,
b) w gwarancji bankowej – bezwarunkowej, nieodwołalnej, płatnej na pierwsze
żądanie,
c) gwarancji ubezpieczeniowej – nieodwołalnej i bezwarunkowej.
4. Dowód wniesienia wadium uczestnik obowiązany jest dołączyć do oferty.
5. Dowodem wniesienia wadium jest:
a) potwierdzenie przelewu – oryginał lub kopia potwierdzona przez osobę
uprawnioną za zgodność z oryginałem,
b) oryginał gwarancji bankowej albo ubezpieczeniowej.
6. Ogłaszający zatrzymuje wadium, jeżeli podmiot, którego oferta została wybrana odmówił
podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie.
7. Z zastrzeżeniem ust. 6 Ogłaszający zwraca wadium w przypadku, gdy:
a) upłynął termin związania ofertą,
b) zakończono konkurs bez wyboru sponsora,
c) oferent cofnął ofertę przed upływem terminu do składania ofert,
d) oferta uczestnika została odrzucona,
e) dokonano wyboru oferty innego uczestnika.
§5
1.
Osoby zainteresowane wzięciem udziału w konkursie obowiązane są do złożenia oferty,
zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu, w terminie do dnia
12.09.2014 r. godz. 16.00.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Ogłaszający może przedłużyć termin składania ofert, o czym zobowiązany jest
poinformować za pośrednictwem strony strony internetowej www.krakowarena.pl,
www.arm.krakow.pl
Ofertę składa się w formie pisemnej w siedzibie Ogłaszającego, ul. Floriańska 31, 31-019
Kraków w zamkniętej kopercie.
Wszelkie poprawki w ofercie winny być podpisane przez osobę/osoby podpisujące ofertę.
Na kopercie z ofertą umieszcza się adnotację: „Oferta w konkursie na sponsora tytularnego
Kraków Arena”.
Każdy podmiot biorący udział w konkursie może złożyć wyłącznie jedną ofertę.
Ogłaszający może odrzucić ofertę, która:
a) nie spełnia wymogów Regulaminu,
b) została złożona przez uczestnika wykluczonego z postępowania,
c) jest nieważna na podstawie obowiązujących przepisów,
d) zawiera propozycje dotyczące nazwy Kraków Arena, która jest niezgodna z przepisami,
narusza dobre obyczaje lub prawa osób trzecich,
e) związana jest z towarami/usługami, których reklama jest niezgodna z przepisami.
Termin związania ofertą wynosi 45 dni kalendarzowych. Termin związania ofertą biegnie od
dnia następnego po upływie terminu składania ofert.
Uczestnik składający ofertę obowiązany jest do przedłożenia:
a) sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy,
b) wypełnionego i podpisanego formularza oferty,
c) dokumentu, z którego wynika uprawnienie osoby podpisujące ofertę do działania
w imieniu oferenta,
d) aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej.
e) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego,
że uczestnik nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał
przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności
lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego
nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
f) aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub
Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że uczestnik nie zalega
z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia,
że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych
płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu
- wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
Ogłaszający może odrzucić ofertę, jeżeli nie będzie spełniać minimalnych wymagań, w
zakresie oferowanej długości trwania umowy wynoszącej 3 (trzy) lata.
Uczestnik składający ofertę do czasu upływu terminu składania ofert może zmienić ofertę
lub ją wycofać. Zmiana i wycofanie oferty wymaga zachowania formy pisemnej.
Postanowienia ust. 3-5 stosuje się odpowiednio. Zmiana i wycofanie oferty winny zawierać
dodatkową adnotację, odpowiednio „zmiana” albo „cofnięcie oferty”.
§6
1. Po upływie terminu składania ofert Komisja dokonuje ich otwarcia.
2. Otwarcie ofert jest tajne.
3. Jeżeli po otwarciu ofert nie zostanie wybrana żadna oferta, Komisja może postanowić o
przeprowadzeniu drugiego konkursu.
4. Do drugiego etapu konkursu Komisja zaprasza określoną przez siebie liczbę Uczestników,
posiadających największą liczbę punktów. W zaproszeniu do drugiego etapu negocjacji
komisja określa zakres prowadzonych negocjacji.
5. Z postępowania wyklucza się uczestników:
a) w stosunku do których ogłoszono upadłość lub otwarto likwidację.
b) którzy nie wnieśli wadium lub nie przedłużyli terminu ważności wadium,
c) w trakcie negocjacji nie przedłużyli terminu związania ofertą
§7
1. Konkurs i negocjacje prowadzi Komisja.
2. Negocjacje z wybranymi uczestnikami odbywają się w terminie i miejscu podanym w
zaproszeniu do negocjacji.
3. Negocjacje mogą toczyć się zarówno w siedzibie Ogłaszającego jak i w każdym innym
miejscu ustalonym przez strony.
4. Komisja uprawniona jest do wyboru podmiotów, z którymi prowadzone są negocjacje.
Negocjacje będą prowadzone z każdym z wybranych uczestników oddzielnie.
5. Przedmiotem negocjacji mogą być w szczególności warunki i rodzaje świadczeń
przysługujących sponsorowi, długość trwania umowy, wysokość należnej Ogłaszającemu
opłaty oraz inne ustalone przez Strony parametry.
6. W zaproszeniu do wzięcia udziału w negocjacjach lub w toku negocjacji Komisja może w/w
zakres negocjacji zmniejszyć lub rozszerzyć, informując o tym Uczestników.
7. Negocjacje uważa się za zakończone wynikiem negatywnym, jeżeli żaden z Uczestników
nie przystąpił do negocjacji lub w ich wyniku nie złożył zmieniającej oferty, albo gdy
Ogłaszający zamknął procedurę bez wyboru sponsora, informując o tym zaproszonych
Uczestników w formie pisemnej lub elektronicznej.
8. Po zakończeniu negocjacji Uczestnicy zostaną zaproszeni do złożenia pisemnych ofert
zmieniających - ostatecznych. W zaproszeniu zostaną wskazane informacje dotyczące
wymaganych elementów i treści oferty, terminu związania ofertą oraz sposobu sporządzenia
oferty.
§8
1. Na podstawie złożonych ofert Komisja dokonuje ich oceny w oparciu o kryteria oceny
wskazane w Regulaminie. W przypadku przeprowadzania drugiego etapu konkursu Komisja
w zaproszeniu do składania ofert zmieniających – ostatecznych może dokonać zmiany
kryteriów oceny ofert lub ich wagi. O zmianie kryteriów oceny ofert lub ich wagi Komisja
zobowiązana jest do poinformowania wszystkich uczestników, którzy złożyli oferty.
2. Ocena ofert następuje według następujących kryteriów:
a) wysokość oferowanej opłaty rocznej (max 60 pkt.). Ilość punktów dla badanej oferty
ustala się według wzoru: Punkty = (cena oferty badanej/cena oferty najwyższej)*60;
b) oferowany okres trwania umowy (max 20 pkt) – ocenia się oferowany okres trwania
umowy do minimalnego wymaganego okresu trwania umowy określonego w §5 pkt. 10;
c) ocena świadczeń oferowanych przez uczestnika, w tym sposobu płatności za nabyte
prawa i działań marketingowych z wykorzystaniem wizerunku hali (max. 10 pkt.).
d) korzyści wizerunkowe, związane z rozpoznawalnością marki, które uzyska
Kraków Arena w związku z wyborem oferty (max.10 pkt.).
3. Ocena ofert dokonywana jest przez Komisję według własnego uznania członków Komisji.
4. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje Zarząd Ogłaszającego na podstawie opinii i
rekomendacji Komisji.
5. O wyborze oferty Komisja poinformuje uczestników, którzy złożyli oferty nie podlegające
odrzuceniu.
6. Ogłaszający może dopuścić przeprowadzenie dodatkowych negocjacji z uczestnikiem,
którego oferta została wybrana, celem doprecyzowania szczegółowej treści umowy.
7. Umowa zawierana z uczestnikiem, którego oferta została wybrana będzie określać:
a) zasady, na jakich Sponsor będzie korzystał ze statutu Sponsora Tytularnego i korzystał ze
świadczeń określonych w umowie, a w szczególności, przyznanie Sponsorowi na
wyłączność status Sponsora Tytularnego w stosunku do Hali oraz wyłączne prawo do
nadania nazwy Hali, oraz inne,
b) rodzaje świadczeń i praw przysługujących Sponsorowi, które zostaną ustalone między
stronami w oparciu o rodzaje świadczeń określone w Załączniku nr 2 do niniejszego
Regulaminu. Rodzaje świadczeń wskazane w Załączniku nr 2 mają charakter otwartych
propozycji, których szczegóły i dokładne określenie będzie przedmiotem uzgodnień z
Uczestnikiem, którego oferta zostanie wybrana
c) zasady i warunki umieszczenia oznaczenia/logo Sponsora w Kraków Arenie i logo
Kraków Areny,
d) czas trwania umowy,
e) prawo sponsora do przeprowadzenia audytu w odniesieniu do tego, czy udostępnione
przez Ogłaszającego powierzchnie i czas emisji są zgodne z postanowieniami umowy,
f) wysokość wynagrodzenia uiszczanego przez Sponsora oraz sposób jego płatności,
warunki waloryzacji wynagrodzenia,
g) zabezpieczenie na rzecz Ogłaszającego obowiązku zapłaty opłaty uiszczanej przez
Sponsora,
h) licencje i prawa przysługujące Ogłaszającemu w związku z zawartą umową oraz
warunki, na jakich zostaną udzielone,
i) zasady ponoszenia kosztów przez Sponsora w związku z projektami, produkcją,
montażem i utrzymaniem nośników promocji,
j) możliwość częściowego ograniczenia zobowiązań Ogłaszającego w związku wymogami
organizatorów imprez i związane z tym uwarunkowania,
k) zasad poufności,
l) uprawnienie Ogłaszającego do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy
na osoby trzecie,
m) kary umowne, do których zapłaty na rzecz Sponsora może zostać zobowiązana
Agencja oraz do których zapłaty na rzecz Agencji może zostać zobowiązany Sponsor.
n) Warunki rozwiązania umowy przez jedną ze stron.
§9
1. Czynności związane z przeprowadzeniem rokowań wykonuje Komisja powołana przez
Zarząd Ogłaszającego.
2. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący.
3. Komisja działa na podstawie niniejszego Regulaminu oraz w granicach obowiązujących
przepisów prawa.
4. Komisja podejmuje decyzje w formie uchwał podjętych większością głosów.
5. Wszelkie pisma w imieniu Komisji podpisuje jej Przewodniczący.
§ 10
1. Komisja ma obowiązek traktować wszelkie materiały i informacje otrzymane w związku
z rokowaniami jako poufne.
2. Komisja ma obowiązek działać obiektywnie, wnikliwie i starannie, mając na względzie
dobro Ogłaszającego.
3. Członkami Komisji nie mogą być osoby, które:
a) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia
albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z uczestnikiem, jego
przedstawicielem lub członkami organów, przystępujących do konkursu,
b) przed upływem trzech lat od daty wszczęcia rokowań były w stosunku pracy lub
zlecenia z uczestnikiem albo członkami władz osób prawnych przystępujących
do konkursu,
c) pozostają z uczestnikiem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może
to budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności.
4. Członkowie Komisji podpisują stosowne oświadczenie.
5. W przypadku stwierdzenia, że członek Komisji jest powiązany z którymkolwiek
z uczestników, jest on obowiązany bezzwłocznie złożyć rezygnację z udziału w konkursie.
§ 11
Spory na tle wykonania zobowiązań wynikających z treści niniejszego Regulaminu, poddaje się pod
rozstrzygnięcie sądu właściwego dla miejsca siedziby Ogłaszającego.
§ 12
1.
2.
Każdy z uczestników konkursu związany jest treścią niniejszego Regulaminu.
Uczestnik, składając ofertę akceptuje treść niniejszego Regulaminu przyjmuje jednocześnie
obciążające go zobowiązania, zgodnie z Regulaminem.
Załączniki:
1. Formularz oferty
2. Proponowany zakres świadczeń dla sponsora tytularnego