ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2014/POAZ z

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2014/POAZ z dnia 25.11.2014r.
Chrześcijańskie Stowarzyszenie Osób Niepełnosprawnych, Ich Rodzin i Przyjaciół
„Ognisko” w związku z realizacją projektu „Powiatowy Ośrodek Aktywizacji
Zawodowej” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego zwraca się z zapytaniem ofertowym.
1. Zamawiający
Chrześcijańskie Stowarzyszenie Osób Niepełnosprawnych, Ich Rodzin i Przyjaciół
„Ognisko” (ChSON „Ognisko”)
ul. Floriańska 15, 31-019 Kraków
KRS 0000122277, NIP 676-10-86-863, REGON 350143777
www.ognisko.org.pl
Osoba do kontaktu:
Marcin Szczypczyk – tel. 12 423 12 31, e-mail: [email protected]
2. Określenie trybu zamówienia
Niniejsze zamówienie zostaje dokonane zgodnie z zasadą konkurencyjności
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opisaną w wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach POKL z dnia 2 kwietnia 2014r.
3. Określenie przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu
realizowanego przez Chrześcijańskie Stowarzyszenie Osób Niepełnosprawnych, Ich
Rodzin i Przyjaciół „Ognisko” pn. „Powiatowy Ośrodek Aktywizacji Zawodowej”
realizowanego w ramach Priorytetu VII „Promocja integracji społecznej”, Działania
7.4 „Niepełnosprawni na rynku pracy” (nr projektu POKL.07.04.00-12-022/12-00).
Kod CPV ustalony na podstawie Wspólnego Słownika Zamówień:
79212000-3 – usługi audytu
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu
zgodnie z wytycznymi określonymi w dokumencie „Zasady przeprowadzania audytu
zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”,
stanowiących załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej
w ramach PO KL (załącznik do zapytania ofertowego).
W sytuacji zmiany wytycznych dotyczących wymagań dotyczących audytu, w czasie
pomiędzy wyborem Wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany
będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu
rozpoczęcia audytu.
Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego
projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje
na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport i wzór raportu z audytu
określają ww. wytyczne.
Zgodnie z wytycznymi minimalny zakres audytu powinien zawierać:
1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową
o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności
w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych),
2) sprawdzenie czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli
oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte,
3) sprawdzenie czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowoksięgowym,
4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach
realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich
dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,
5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście
poniesione,
6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi
beneficjenta w części dotyczącej projektu,
7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych
przez beneficjenta,
8) sprawdzenie sposobu promocji projektu,
9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji
zgromadzonej w ramach realizowanego projektu.
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi,
a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami.
Wykonawca przygotuje i przekaże zamawiającemu dwa egzemplarze papierowe
raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej.
Dodatkowe informacje o projekcie:
Całkowity budżet projektu: 2 924 585,00 zł
Wartość dofinansowania: 2 860 969,55 zł
Wartość wkładu własnego: 63 615,45 zł (wnoszony przez pracodawców
zatrudniających Beneficjentów Ostatecznych projektu w ramach zatrudnienia
subsydiowanego)
Liczba Beneficjantów Ostatecznych projektu: 200
Okres realizacji projektu: 01.12.2012 – 30.06.2015
5. Opis warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia
oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
Wykonawca zamówienia musi spełniać wymagania o których mowa w załączniku nr
9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL. (załącznik do
zapytania ofertowego)
 udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną
wiedzę i doświadczenie oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia i potencjałem technicznym.
Za niezbędną wiedzę i doświadczenie uznaje się, gdy Wykonawca wykaże, że
w ciągu ostatnich trzech lat przed dniem upływu terminu składania ofert
przeprowadził co najmniej 2 audyty projektów współfinansowanych ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie
rozumie się osoby posiadające niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu
wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
(Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych
w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej
jedna osoba musi posiadać uprawnienia o których mowa w wytycznych. Obaj
uczestnicy zespołu audytującego muszą mieć doświadczenie w przeprowadzeniu
co najmniej dwóch audytów projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wskazane jest,
aby w skład zespołu audytującego wchodził biegły rewident.
 udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy którzy znajdują się
w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu jest zatem wykazanie przez
oferenta, w formie oświadczenia, obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok,
w którym realizowany jest audyt zewnętrzny, w wysokości co najmniej
trzykrotności ceny brutto oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu.
Oferenci, którzy wykażą niższe obroty nie będą brani pod uwagę podczas oceny.
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu projektu ma obowiązek
złożenia:
1) oświadczenia o spełnieniu warunków określonych w art. 22 w związku z art.
44 Prawa zamówień publicznych
2) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu audytu wraz
z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji.
Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich kwalifikacji
przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia stanowi wymóg w stosunku do
oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na
temat posiadanego doświadczenia muszą dotyczyć doświadczenia osób, które
będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia.
 Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu powinien spełniać warunek
bezstronności i niezależności w stosunku do ChSON „Ognisko”.
Zasady spełnienia warunku bezstronności i niezależności zawarte są w
dokumencie „Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów
realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”, stanowiącym załącznik
nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL.
Oświadczenie o bezstronności audytora stanowi integralną część oferty na
przeprowadzenie audytu zewnętrznego (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego).
Wykonawca zamówienia nie może być powiązany z ChSON „Ognisko” osobowo
lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązania między ChSON „Ognisko” lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu ChSON „Ognisko” lub osobami wykonującymi w imieniu
ChSON „Ognisko” czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem
procedury wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
 posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej
do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych stanowi integralną
część oferty na przeprowadzenie audytu zewnętrznego (załącznik nr 2 do
zapytania ofertowego).
6. Kryteria oceny oferty wraz z informacją o wagach punktowych lub
procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty.
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium
W przedmiotowym postępowaniu przy
Zamawiający zastosuje następujące kryteria:
a) cena oferty brutto – 70%
b) doświadczenie – 30%
wyborze
oferty
najkorzystniejszej
Cena oferty brutto (70%):
Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie
przez podzielenie ceny najtańszej oferty przez cenę oferty badanej oraz
przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, którą ustalono na 70 wg
wzoru:
C = (Cmin / Cb) x 70
gdzie:
C – liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny
Cmin – cena najtańszej oferty
Cb – cena badanej oferty
Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena - 70 pkt. Przez „cenę
oferty” rozumie się „cenę brutto (suma)”
Doświadczenie (30%):
W ramach tego kryterium przydzielone zostanie od 0 do 30 punktów.
Liczba przyznanych punktów będzie zależała od doświadczenia oferentów. Oferty
uzyskają następującą liczbę punktów:
1) 30 pkt. – w sytuacji, gdy oferent przeprowadził co najmniej 7 audytów projektów
finansowanych ze środków UE
2) 20 pkt. - w sytuacji, gdy oferent przeprowadził od 3 do 6 audytów projektów
finansowanych ze środków UE
3) 10 pkt. - w sytuacji, gdy oferent przeprowadził 2 audyty projektów finansowanych
ze środków UE
4) 0 pkt.- w sytuacji, gdy oferent przeprowadził mniej niż 2 audyty projektów
finansowanych ze środków UE
Obowiązkiem oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia
w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE.
Sposób obliczenia ogólnej oceny oferty:
O=C+D
gdzie:
O – ocena ogólna oferty
C – cena
D – doświadczenie
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to,
że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny
ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia
negocjacji z oferentami w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką
Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.
7. Sposób sporządzenia oferty

Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej oraz zawierać dokładne
oznaczenie wykonawcy, podpis osoby upoważnionej oraz określenie
załączników.

Wszystkie strony oferty muszą być ponumerowane, zaś kserokopie
dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem.
8. Miejsce i termin składania ofert, związanie ofertą
Termin składania ofert upływa dnia 10 grudnia 2014 r. o godz. 12.00.
Oferty należy złożyć w siedzibie zamawiającego – ul. Floriańska 15, 31-019 Kraków.
osobiście lub przesłać pocztą/kurierem (decyduje data dostarczenia oferty) w
zaklejonej kopercie oznaczonej: „Audyt zewnętrzny projektu „Powiatowy
Ośrodek Aktywizacji Zawodowej”.
Termin związania ofertą: 30 dni liczone od dnia upływu terminu do składania ofert.
9. Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
10. Informacja o możliwości złożenia oferty wariantowej
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
11. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu w terminie od 15
grudnia 2014r. do 23 grudnia 2014r.
12. Pozostałe informacje
 O wyniku przeprowadzonego postępowania Zamawiający niezwłocznie
powiadomi Wykonawców biorących udział w postępowaniu.
 Oferty złożone po terminie będą zwrócone bez otwierania.




Zamawiający dopuszcza możliwość ograniczenia zakresu zamówienia przed
podpisaniem umowy zależnie od okoliczności leżących po stronie
zamawiającego.
Zapytanie ofertowe wraz z wzorami wymaganych załączników dostępne są na
stronie internetowej zamawiającego www.ognisko.org.pl w zakładce
aktualności.
Cenę oferty należy podać w formie ryczałtu dla usługi, uwzględniając zakres
zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją w tym podatek
VAT, zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym. Cena
oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN), w złotych polskich będą
prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
13. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy
w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy
załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez
Wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty:
 Oświadczenia o spełnieniu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44
Prawa zamówień publicznych, w szczególności:
 Oświadczenie o posiadaniu odpowiedniej wiedzy, doświadczenia oraz
umiejętności do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu przez
Wykonawcę, o których mowa w punkcie 5, z uwzględnieniem
posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności
wymaganych przepisami prawa,
 Oświadczenie o osobach zdolnych do wykonania zamówienia (skład
zespołu audytującego), wraz z kwalifikacjami i doświadczeniem,
 Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym,
 Oświadczenie, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej
i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia z uwzględnieniem
wysokości obrotów,
 Oświadczenie o bezstronności i niezależności Wykonawcy względem ChSON
„Ognisko” (załącznik nr 1 do zapytania)
 Oświadczenie
o
braku
powiązań
kapitałowych
lub
osobowych
z Zamawiającym (załącznik nr 2 do zapytania)
 Oświadczenie dotyczące obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w
którym realizowany jest audyt zewnętrzny, zgodnie z zapisami punktu 5
zapytania ofertowego.
 Dokumenty potwierdzające liczbę przeprowadzonych audytów, o których
mowa w punkcie 6
 Ewentualnie referencje
Kraków, dnia 25.11.2014 r.