Regulamin wystawy medycznej

XXXIX Zjazd
Polskiego Lekarskiego
Towarzystwa Radiologicznego
WYSTAWA MEDYCZNA / Regulamin
Regulamin wystawy medycznej
1 Postanowienia ogólne
1.1 Organizatorem wystawy medycznej jest Stowarzyszenie
Na Rzecz Wspierania Rozwoju Diagnostyki Obrazowej
„Radiologia Szczecińska”, zwane dalej organizatorem.
1.2 Wystawa odbywać się będzie w dniach 27–29 maja 2010
w Zamku Książąt Pomorskich przy ul. Korsarzy 34
w Szczecinie.
1.3 Wystawa będzie czynna w godzinach:
I dzień (czwartek, 27.05.2010): 9.00 – 19.00
II dzień (piątek, 28.05.2010): 9.00 – 19.30
III dzień (sobota, 29.05.2010): 9.00 – 13.30
3 Warunki uczestnictwa
3.1 Warunkiem uczestnictwa w wystawie jest przesłanie
podpisanego formularza zgłoszeniowego oraz Regulaminu
wystawy medycznej na adres organizatora (Radiologia
Szczecińska, Urząd Pocztowy 45, ul. Matejki 22, 70-520
Szczecin, skr. 1162) oraz wpłata 40% kosztów udziału
w terminie nie przekraczającym 7 dni od daty oficjalnego
zgłoszenia udziału w wystawie (decyduje data stempla
pocztowego).
3.2 Przesłanie na adres organizatora oryginału wypełnionego
formularza zgłoszeniowego oraz Regulaminu wystawy
medycznej stanowi oficjalne zgłoszenie uczestnictwa
w wystawie.
3.3 Przesłanie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem
formularza elektrycznego, faksu lub poczty elektronicznej
jest wyłącznie informacją o zamiarze uczestnictwa
w wystawie.
1.4 Wystawa medyczna jest imprezą towarzyszącą
XXXIX Zjazdu Polskiego Lekarskiego Towarzystwa
Radiologicznego.
3.4 Wystawca będzie poinformowany elektronicznie
o przyjęciu zgłoszenia.
1.5 Termin zgłoszenia uczestnictwa w wystawie medycznej
mija 26 lutego 2010.
3.5 Organizator zastrzega sobie prawo nieprzyjęcia umowy
zgłoszenia bez podania przyczyny.
2 Świadczenia organizatora
2.1 Cena powierzchni wystawienniczej obejmuje:
• czynsz najmu powierzchni na okres wystawy
oraz montaż i demontaż,
• koszt wykonania przyłącza elektrycznego,
• koszt zużycia energii elektrycznej i wody.
2.2 Organizator zapewnia:
• nagłośnienie i oświetlenie terenu wystawy,
• ochronę terenu wystawy,
• utrzymanie czystości na terenie wystawy.
2.3 Usługi dodatkowe, dostępne odpłatnie na podstawie
pisemnego zamówienia wystawcy.
Oferta sponsorska, reklamowa i wystawiennicza
3.6 Organizator może nie dopuścić wystawcy do udziału
w wystawie w przypadku braku zgłoszenia uczestnictwa
lub niedokonania zapłaty kosztów udziału.
4 Cennik, płatności, zniżki
4.1 Szczegółowe rozmieszczenie stanowisk wystawienniczych
znajduje się w załączniku 1 do Regulaminu wystawy
medycznej.
4.2 Wielkość przedstawionych stanowisk w załączniku 1 może
ulec zmianie tylko za zgodą organizatora.
4.3 Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą stoisk.
4.4 Cena poszczególnych stanowisk wystawienniczych
wraz z ich powierzchnią znajdują są w załączniku 2 do
Regulaminu wystawy medycznej.
4.5 Zmiany odbiegające od przyjętego stanu zabudowy
będą wykonywane jedynie w ramach możliwości
technicznych i organizacyjnych wykonawcy zabudowy za
zgodą organizatora. Za wykonanie powyższych zamian
organizator będzie pobierał dodatkowe opłaty.
4.6 Dodatkowe wyposażenie wystawca może zrealizować
u wykonawcy zabudowy za pośrednictwem organizatora,
za co organizator będzie pobierał dodatkowe opłaty.
4.7 Pełnej płatności za udział w wystawie należy dokonać
do 26.02.2010.
4.8 W przypadku rezerwacji stoiska narożnego wystawcy
przysługuje 5% zniżki.
4.9 W przypadku rezerwacji więcej niż jednego stoiska
wystawcy przysługuje prawo do 10% za każde kolejne
rezerwowane stoisko wystawiennicze.
4.10 Zniżki są aktualne, o ile będą dotrzymane terminy
płatności wynikające z Regulaminu wystawy medycznej.
W przeciwnym wypadku zostają utracone.
5 Rezygnacja z uczestnictwa
5.1 W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w terminie do
26 lutego 2010 roku wystawcy przysługuje pełny zwrot
wpłaconych zaliczek na poczet wystawy.
5.2 W przypadku zgłoszenia rezygnacji pomiędzy 27.02.2010
a 30.04.2010 wystawca będzie obciążony na poczet
kosztów kwotą w wysokości 40% wartości zgłoszonego
uczestnictwa wynikającego z Regulaminu wystawy
medycznej.
5.3 Jeżeli rezygnacja z wystawy nastąpi po 30.04.2010
wystawca jest zobowiązany do pokrycia pełnej odpłatności
za udział w targach wynikających z umowy–zgłoszenia.
XXXIX Zjazd
Polskiego Lekarskiego
Towarzystwa Radiologicznego
WYSTAWA MEDYCZNA / Regulamin
5.4 Jeżeli wystawca nie zagospodaruje zamówionego
stanowiska, to również nie zwalnia go z obowiązku
uiszczenia pełnej odpłatności za stoisko.
5.5 Rezygnację należy zgłosić pisemnie przy zachowaniu
ww. terminów (decyduje data wpływu rezygnacji do
organizatora wystawy).
6 Lokalizacja, zagospodarowanie i likwidacja stoiska
6.1 Przygotowanie ekspozycji wystawienniczej będzie
możliwe 26 maja 2010 r. w godzinach od 12.00 do 21.00.
W tych godzinach będzie możliwy wjazd samochodem
na teren Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie celem
łatwiejszego rozładunku ekspozycji.
6.2 Wjazd samochodem na teren Zamku celem łatwiejszego
załadunku ekspozycji będzie możliwy 29 maja 2010 r.
w godzinach 14.00 – 18.00.
6.3 Chęć wjazdu samochodem na teren wystawy powinna
być zgłoszona organizatorowi najpóźniej na 2 dni przed
rozpoczęciem wystawy, tj. do 25 maja 2010 r. Wystawca
powinien podać markę oraz numer rejestracyjny pojazdu.
6.4 Parkowanie samochodów osobowych i ciężarowych
wystawców na terenie wystawy dozwolone jest wyłącznie
w czasie i miejscach wyznaczonych przez organizatora.
6.5 Wynajęte stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla
wystawcy, który dopełnił formalności zgłoszeniowych.
Podnajem przydzielonej powierzchni wystawienniczej
innej firmie niemającej podpisanej umowy z organizatorem
wymaga zgłoszenia u organizatora i uzyskanie jego
akceptacji.
6.6 Zabrania się umieszczania eksponatów oraz materiałów
reklamowych w sposób powodujący trwałe uszkodzenia
ścianek stoiska (np. wiercenie, przybijanie gwoździ,
mocowanie za pomocą pinezek, bądź stosowanie taśm czy
folii samoprzylepnych powodujących zniszczenie politury
płyt stoiska). W każdym takim przypadku organizator
Oferta sponsorska, reklamowa i wystawiennicza
obciąży wystawcę dodatkowymi kosztami w wysokości
zaistniałych uszkodzeń.
6.7 Za wyjątkiem reklamy umieszczonej na stoisku jakiekolwiek
inne formy reklamy na terenie wystawy wymagają zgody
organizatora. Przy braku takiej zgody reklamy zostaną
usunięte na koszt i ryzyko wystawcy.
6.8 Eksponaty wystawiennicze nie mogą być umieszczone
w ciągach komunikacyjnych.
6.9 Stoisko winno być przywrócone po zdemontowaniu
ekspozycji do stanu pierwotnego i zdane organizatorowi.
6.10 Wystawcy i ich współpracownicy mogą przebywać na
terenie wystawienniczym na godzinę przed otwarciem
wystawy i 30 min. po jej zakończeniu.
7 Zabezpieczenie i ubezpieczenie mienia
7.1 Organizator zapewnia ogólną ochronę sal oraz terenów
zewnętrznych w dzień i w nocy.
7.2 Wystawca jest zobowiązany zarówno w okresie targów,
jak i w okresach montażu i demontażu stoiska, do
zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko eksponatów,
sprzętu i urządzeń przed ewentualnymi szkodami lub
ubytkami.
7.3 Organizator zaleca wystawcom ubezpieczenie z tytułu
odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczenie mienia
(eksponatów, sprzętu i urządzeń na stoisku, elementów
budowy i wyposażenia stoisk, mienia prywatnego,
pojazdów służbowych itp.) zarówno na okres trwania
wystawy, jak i na okres montażu i demontażu stoisk.
7.4 Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów
p. poż obowiązujących w obiektach wystawienniczych.
8 Usługi dodatkowe
8.1 Organizator zapewnia podczas wystawy
rozpowszechnianie oficjalnego Katalogu Wystawców
zawierającego spis wystawców.
8.2 Wystawca jest zobowiązani najpóźniej do 26.02.2010 r.
przesłać do organizatora treść wpisu do Katalogu
Wystawców wraz z logo.
8.3 Za treść przesłanego przez wystawcę wpisu do Katalogu
Wystawców organizator nie ponosi odpowiedzialności.
9 Postanowienia końcowe
9.1 Wszelkie ustalenia między organizatorem a wystawcą
wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
9.2 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają
zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
9.3 Wszelkie sprawy sporne między wystawcą a organizatorem
będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla organizatora.
9.4 Wszystkie reklamacje i roszczenia winny być zgłaszane
w formie pisemnej do 7 dni po zakończeniu wystawy.
9.5 W przypadku okoliczności niezależnych od organizatora
zastrzega on sobie prawo do odwołania, skrócenia,
odłożenia lub częściowego zamknięcia wystawy.
W takim przypadku wystawcy nie przysługuje prawo do
jakiegokolwiek odszkodowania lub zmniejszenia opłat za
uczestnictwo w wystawie.
Zapoznałem się z regulaminem Wystawy Medycznej
organizowanej przez Stowarzyszenie Na Rzecz Wspierania
Rozwoju Diagnostyki Obrazowej „RADIOLOGIA SZCZECIŃSKA”
w dniach 27 – 29 maja 2010 r. oraz akceptuję jego punkty.
...............................................................
pieczęć firmy, data i podpis osoby upoważnionej