zarządzenie nr 5/2006 - BIP

ZARZĄDZENIE
NR
5/2006
Burmistrza Miasta W ęgrowa
z dnia 19 grudnia 2006 roku
w sprawie procedury kontroli wewnętrznej wydatków Urzędu Miejskiego w Wegrowie
Na podstawie art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych /Dz.U,
Nr 249 poz.2104 z późn.zm.l oraz Zarządzenia Nr 9/2002 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30
grudnia 2002 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
z a r z ą d z a m, co następuje:
§l
1. Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania przez Urząd Miejski w
Węgrowie z upoważnienia Burmistrza Miasta Węgrowa kontroli wewnętrznej wydatków
Urzędu Miejskiego w Węgrowie.
2. Przeprowadzenie kontroli ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności
Urzędu Miejskiego, rzetelne jego udokumentowanie
i dokonanie oceny kontrolowanej
działalności pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.
§2
Kontrola wydatków Urzędu Miejskiego dokonywana jest w formach:
1. kontroli wstępnej wydatków budżetowych,
2. kontroli bieżącej wydatków budżetowych.
§3
1. Kontrola wstępna wydatków budżetowych wykonywana jest przed przystąpieniem do realizacji
czynności stanowiących
przedmiot kontroli i podlega na zbadaniu operacji finansowych
(gospodarczych) pod względem:
1) legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów, które będą w przyszłości
stanowić podstawę wydania środków pieniężnych i rzeczowych, i niematerialnych
składników majątku,
2) celowości i gospodarności,
3) ujęcia w planie wydatków budżetowych,
4) spełnienia wymogów określonych ustawą prawo zamówień publicznych,
5) legalności dokonywanego wydatku.
2. Kontroli wstępnej dokonują:
1) Naczelnicy Wydziałów oraz Samodzielne Stanowiska Pracy, wraz z Radcą Prawnym
według właściwości określonej w załączniku Nr 1 do zarządzenia, z tym zastrzeżeniem, że
Radca Prawny dokonuje kontroli umów i porozumień pod względem formalno-prawnym.
2) Główny księgowy.
3. Osoby wymienione w ust. 2 pkt 1 zobowiązane są:
1) potwierdzić dokonanie wstępnej kontroli na dokumencie poprzez złożenie podpisu wraz z
pieczątka imienną oraz wpisanie daty.
2) zwrócić nieprawidłowe dokumenty w ciągu 2 dni od dnia ich otrzymania
osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień.
właściwym
4. Główny księgowy potwierdza dokonanie wstępnej kontroli poprzez złożenie podpisu wraz z
pieczątką imienną oraz wpisanie daty, obok podpisu Naczelnika Wydziału.
Złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza, że:
l) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo
Naczelników
Wydziałów prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej
rzetelności i
prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie
dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.
5. Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust. 4,
zwraca dokument właściwemu rzeczowo Naczelnikowi
Wydziału, a w razie nieusunięcia
nieprawidłowości odmawia j ego podpisania.
6. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie
Burmistrza Miasta. Burmistrz Miasta może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji
albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
7. W celu realizacji swych zadań
główny księgowy ma prawo:
1) żądać od Naczelników Wydziałów oraz Samodzielnych Stanowisk Pracy udzielenia w
formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia
do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
2) wnioskować do Burmistrza Miasta
o określenie
trybu, według którego mają być
wykonywane przez inne
wydziały prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości
gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości
finansowej.
§4
1. Kontrolą bieżącą jest kontrola merytoryczna dokumentu księgowego, wykonywana
po
dokonaniu czynności stanowiącej przedmiot kontroli, a polegająca na badaniu legalności,
rzetelności, celowości, gospodarności.
2. Kontroli bieżącej dokonują:
1) naczelnik wydziału merytorycznego według właściwości określonej w załączniku nr 1 do
zarządzenia. Na dowód dokonanej kontroli opisuje on dokument i stawia pieczątkę w sposób
określony w Zarządzeniu Nr 9 1 2002 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30 grudnia 2002
roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.
2) pod względem zgodności z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych - osoba według
właściwości określonej w załączniku nr 2 do zarządzenia. Na dowód dokonanej kontroli
opisuje ona dokument i stawia pieczątki w sposób określony w Zarządzeniu Nr 9 1 2002
Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli
dokumentów.
3) pod względem formalno-rachunkowym - osoba wskazana przez głównego księgowego według
właściwości określonej w załączniku nr 3 do zarządzenia., w sposób określony w zarządzeniu
nr 9 12002 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30 grudnia 2002r. w sprawie instrukcji obiegu i
4) Burmistrz Miasta Węgrowa, który po dokonaniu sprawdzenia, dokonuje zatwierdzenia dowodu
księgowego do wypłaty poprzez podpisanie dowodu . Dowód księgowy zatwierdzony przez
Burmistrza Miasta Węgrowa, stanowi podstawę do wypłaty należności w nim określonej. W
czynnościach tych Burmistrza Miasta Węgrowa może zastępować Zastępca Burmistrza Miasta
Węgrowa
5) główny księgowy, który po dokonaniu sprawdzenia podpisuje dowód księgowy obok podpisu
zatwierdzającego dokument pod względem merytorycznym.
Wykonanie tych czynności oznacza, że:
a) sprawdził on, iż operacja
gospodarcza została uznana przez właściwych
pracowników Urzędu Miejskiego w Węgrowie:
rzeczowo
za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodną z prawem
za zgodną z ustawą prawo zamówień publicznych,
b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji gospodarczej
którym operacja ta została ujęta,
1
rzetelności dokumentu,
c) sprawdził, iż dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków
zatwierdzony do wypłaty przez Burmistrza Miasta Węgrowa
publicznych
w
został
d) stwierdził formalną prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji,
W czynnościach tych Głównego księgowego może zastępować zastępca głównego księgowego.
3. Główny księgowy może w razie ujawnienia nieprawidłowości
zwrócić dokument
właściwemu
merytorycznie pracownikowi, a w razie nie usunięcia
nieprawidłowości
odmawia jego podpisania.
4. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy
zawiadamia
pisemnie Burmistrza Miasta Węgrowa. Burmistrza Miasta W ęgrowa może wstrzymać
realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej
polecenie jej
realizacji.
5. Operacja gospodarcza wyrażona w dokumencie poddanym kontroli bieżącej, co do którego
główny księgowy odmówił złożenia podpisu, podlega ujęciu w księgach rachunkowych po
zaakceptowaniu przez Burmistrza Miasta Węgrowa. Na dowód zaakceptowania takiego
dokumentu, Burmistrz Miasta Węgrowa podpisuje go i stawia pieczątkę:
AKCEPTUJĘ
Data
podpis
.
§5
1. Burmistrzowi Miasta Węgrowa zatwierdza rachunki Zastępca Burmistrza Miasta Węgrowa.
2. Głównemu księgowemu zatwierdza rachunki Zastępca Burmistrza Miasta.
§6
Traci moc zarządzenie nr 11/2002 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30 grudnia 2002r. w sprawie
procedury kontroli wewnętrznej wydatków Urzędu Miejskiego w Węgrowie.
§7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2007r.
mgr inż.
3
Załącznik nr l
do zarządzenia nr 5/2006
Burmistrza Miasta Węgrowa
z dnia 19. 12.2006r.
Wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę wydatków Urzędu Miejskiego w Węgrowie
pod względem merytorycznym legalności, celowości i gospodarności
w poszczególnych wydziałach, komórkach organizacyjnych:
1. Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich - Sekretarz Miasta
podczas nieobecności
- upoważnienie na bieżąco
(delegacje dla Sekretarza Miasta - Iwona Bronisz)
2. Wydział Inwestycji, Gospodarki Komunalnej
i Ochrony Środowiska
podczas nieobecności
- Naczelnik Wydziału
- upoważnienie na bieżąco
3. Wydział Gospodarki Przestrzennej
i Nieruchomościami
podczas nieobecności
- Naczelnik Wydziału
- upoważnienie na bieżąco
4. Wydział Spraw Społecznych
podczas nieobecności
- Naczelnik Wydziału
- upoważnienie na bieżąco
5. Wydział Funduszy Europejskich
i Zamówień Publicznych
podczas nieobecności
- Naczelnik Wydziału
- upoważnienie na bieżąco
6. Wydział Finansowy
podczas nieobecności
- Skarbnik Miasta
- upoważnienie na bieżąco
7. Straż Miejska
- Komendant Straży Miej skiej
- upoważnienie na bieżąco
podczas nieobecności
8. Stanowisko Pracy do Spraw Obrony
Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego
podczas nieobecności
- Pracownik Obrony Cywilnej
i Zarządzania Kryzysowego
- upoważnienie na bieżąco
9. Pełnomocnik ds. Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych
podczas nieobecności
- Pełnomocnik ds. Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych
- upoważnienie na bieżąco
mgr inż.
4
Załącznik nr 2
do zarządzenia nr 5/2006
Burmistrza Miasta Węgrowa
z dnia 19.12.2006r.
Wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę wydatków Urzędu Miejskiego w Węgrowie
pod względem spełnienia wymogów określonych ustawą prawo zamówień publicznych
w poszczególnych wydziałach, komórkach organizacyjnych:
l) Wydział Spraw Organizacyjnych
•
•
•
•
•
i Obywatelskich:
Sekretarz Miasta
Iwona Bronisz
Halina Małkowska
Danuta Wycech
Marzena Żochowska
2) Wydział Inwestycji i Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska:
•
•
•
•
•
•
Naczelnik Wydziału
Bernardyna Dziewińska
Edmund Putkowski
Zenon Bala
Krystyna Iwanek
Agnieszka Łazarska
3) Wydział Gospodarki Przestrzennej i Nieruchomościami:
•
•
•
•
•
Naczelnik Wydziału
Wanda Krawczyńska
Grażyna Sowa
Anna Sto sio
Mieczysław Janiuk
4) Wydział Spraw Społecznych:
•
•
•
Naczelnik Wydziału
Anna Matusik-Burzyńska
Jacek Pietruczanis
5) Wydział Funduszy Europejskich i Zamówień Publicznych:
•
•
Naczelnik Wydziału
Anna Piotrowska
(dopuszcza się możliwość dokonywania kontroli www. zakresie dokumentów dotyczących
także innych wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy)
6) Wydział Finansowy:
•
•
•
•
•
Skarbnik Miasta
Jadwiga Witkowska
Jolanta Szymczakowska
Krystyna Dąbrowska
Ewa Rudaś
5
7)
Straż Miej ska:
•
•
Piotr Koc
Leszek Salach
8) Stanowisko Pracy ds. Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego:
•
Krzysztof Małyszka
9) Pełnomocnik
•
do spraw Rozwiązywania Problemów Alkoholowych:
Anna Matusik - Burzyńska
6
Załącznik nr 3
do zarządzenia nr 5/2006
Burmistrza Miasta Węgrowa
z dnia 19. 12.2006r.
Wykaz osób, które dokonują kontroli formalno-rachunkowej
1) dla
•
•
•
w Wydziale Finansowym:
wydatków Ipoza listą płaci
Jadwiga Witkowska
Krystyna Dąbrowska
Bożenna Onufrzak
2) lista płac
• Jolanta Szymczakowska
• Krystyna Dąbrowska
3) dla
•
•
•
•
zwrotu dochodów
Jadwiga Witkowska
Ewa Rudaś
Mariola Kruszewska
Krystyna Dąbrowska
BUR.LT.a:- .....
UO\Al
7