księga procedur audytu wewnętrznego

Załącznik nr 2
do Zarządzenia Nr 15/2014
Burmistrza Krotoszyna
z dnia 18.12.2014 r.
KSIĘGA PROCEDUR
AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Krotoszyn 2014 r.
I. Postanowienia ogólne.
1. Procedury określają szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego
w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie i podległych jednostkach organizacyjnych, w tym:
a.
metodykę planowania audytu wewnętrznego,
b. metodykę przeprowadzania prac audytorskich, w tym sposób dokumentowania wyników audytu
wewnętrznego i wzory dokumentów roboczych,
c. sposób sporządzania i przekazywania sprawozdania z przeprowadzenia zadania audytowego
oraz wzór sprawozdania z przeprowadzenia zadania audytowego,
d. zasady przechowywania dokumentów roboczych audytu,
e. systemu poprawy jakości.
2. Ilekroć w niniejszych procedurach jest mowa o:
a. Burmistrzu - naleŜy przez to rozumieć Burmistrza Krotoszyna,
b. Urzędzie - naleŜy przez to rozumieć Urząd Miejski w Krotoszynie,
c. jednostce - naleŜy przez to rozumieć podległe jednostki organizacyjne Miasta i Gminy
Krotoszyn,
d. audytorze - rozumie się przez to audytora wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Krotoszynie,
e. komórce audytowanej - rozumie się przez to Urząd Miejski w Krotoszynie oraz kaŜdą
jednostkę organizacyjną, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny,
f. kierowniku - rozumie się przez to kierownika komórki audytowanej,
g. planie - rozumie się przez to roczny plan audytu wewnętrznego,
h. zadaniu audytowym - naleŜy przez to rozumieć zadanie zapewniające i czynności doradcze,
i. zadaniu zapewniającym - rozumie się przez to zespół działań podejmowanych w celu
dostarczenia Burmistrzowi Krotoszyna niezaleŜnej i obiektywnej oceny, o której mowa w art.
272 ustawy,
j. czynnościach doradczych – naleŜy przez to rozumieć inne, niŜ zadania zapewniające,
działania podejmowane przez audytora wewnętrznego na wniosek Burmistrza Krotoszyna lub
z własnej inicjatywy w zakresie z nim uzgodnionym, których celem jest zwłaszcza usprawnienie
funkcjonowania jednostki,
k. obszarze ryzyka – naleŜy rozumieć wszystkie zidentyfikowane obszary działalności jednostki,
l. obiekcie audytu - rozumie się przez to zagadnienie w ramach obszaru ryzyka objętego
zadaniem audytowym,
m. ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
(Dz.U. Z 2013 r., poz.885 z zm.),
n. rozporządzeniu – rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 01 lutego
2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U z 2010, Nr
21, poz. 108),
o. sprawozdaniu - rozumie się przez to dokument sporządzony po zakończeniu zadania
audytowego, zawierający elementy określone w § 24 rozporządzenia,
p. upowaŜnieniu - rozumie się przez to roczne upowaŜnienie do przeprowadzania audytu
wewnętrznego,
q. cyklu audytu - rozumie się przez to czas, wyraŜony w latach, w którym - odpowiednio przy
niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego zostały przeprowadzone
zadania zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka.
3. Audytor wewnętrzny postępuje zgodnie ze Standardami Audytu Wewnętrznego w jednostkach
sektora finansów publicznych oraz Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w Urzędzie Miejskim
w Krotoszynie.
II. Planowanie audytu.
1.
Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego Urzędu
Miejskiego w Krotoszynie.
2.
Plan przygotowywany jest przez audytora wewnętrznego w porozumieniu z Burmistrzem
Krotoszyna do końca roku na rok następny.
3.
Sporządzenie planu audytu poprzedzone jest zebraniem przez audytora informacji umoŜliwiających
identyfikację obszarów ryzyka i przeprowadzeniem w sposób udokumentowany analizy ryzyka.
4.
Przeprowadzając analizę ryzyka uwzględnia się zakres odpowiedzialności kierownika jednostki za
funkcjonowanie kontroli zarządczej oraz bierze się pod uwagę m.in.:
a.
cele i zadania jednostki, w tym zadania wynikające z planu działalności,
b.
ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki,
c.
wyniki innych audytów i kontroli,
d.
uwagi kierownika jednostki,
inne wytyczne.
e.
5.
Lista zidentyfikowanych przez audytora obszarów ryzyka, przed dokonaniem analizy ryzyka, moŜe
zostać uzupełniona o obszary wskazane przez Burmistrza Krotoszyna.
6.
Aktualizacja listy obszarów ryzyka dokonywana jest corocznie przed sporządzeniem planu audytu
na podstawie informacji zgromadzonych w aktach stałych audytu oraz z innych źródeł, po
dokonaniu oceny tych informacji przez audytora wewnętrznego.
7.
Podczas przygotowywania planu audytu obszary ryzyka szeregowane są wg stopnia waŜności.
PowyŜsze dokonywane jest przez audytora z uwzględnieniem wyników analizy ryzyka oraz
czynników organizacyjnych, m.in. :
- czasu niezbędnego do przeprowadzenia zadań audytowych,
- czasu przeznaczonego na szkolenie i rozwój zawodowy,
- czasu przeznaczonego na czynności organizacyjne,
- urlopów i innych nieobecności,
- rezerwy czasowej na nieprzewidziane działania.
Audytor dokonując analizy ryzyka poddaje zidentyfikowane obszary ryzyka ocenie według 5
przyjętych kryteriów (czynników) ryzyka w czterostopniowej skali.
Przyjęte kryteria ryzyka i opis stosowanej skali numerycznej przedstawia tabela :
skaliWartość w
8.
1
Istotność
Brak implikacji
finansowych
Małe implikacje
finansowe
2
3
DuŜe implikacje
finansowe
Kluczowy system
finansowy
4
Wa
0,25
WraŜliwość
systemu
Kontrola
wewnętrzna
ZłoŜoność
Mała
Silna
Bardzo stabilny
Niska
Umiarkowana
Racjonalna
Stabilny
Umiarkowa
Stabilność
(podatność na
zmiany)
DuŜa
Umiarkowana
Znaczące zmiany
na
Wysoka
Bardzo duŜa
Słaba
Nowy system
Bardzo
0,15
0,25
0,15
Wysoka
0,20
gi
Istotność obszaru ryzyka – odnosi się do wielkości środków finansowych, jakie są
wydatkowane bądź gromadzone w trakcie danego procesu, stanowiącego obszar ryzyka. Miarą
istotności są moŜliwe bezpośrednie i pośrednie konsekwencje finansowe w przypadku zajścia
zdarzenia ( w tym koszty działań naprawczych). Określono, iŜ ustalając poziom istotności,
bierze się pod uwagę zrealizowane wydatki/dochody w danym roku lub za rok poprzedni, tj.:
- brak implikacji finansowych – ( 0-5% całkowitych wydatków/dochodów)
- małe implikacje finansowe – (5%-15% całkowitych wydatków/dochodów)
- duŜe implikacje finansowe – (15%-30% całkowitych wydatków/dochodów)
- kluczowy system finansowy – (pow. 30% całkowitych wydatków/dochodów)
WraŜliwość – jest to miara ryzyka jakie dany proces moŜe ze sobą nieść tj. co się moŜe nie udać
i jakie to spowoduje konsekwencje np. ryzyko utraty lub uszkodzenia majątku, nieznajomość
faktycznej wysokości zobowiązań, wpływ błędu na działalność innych komórek, utrata
poufności danych, ryzyko niekorzystnej opinii publicznej itp.;
Siła mechanizmów kontrolnych funkcjonujących w jednostce – oceniana na podstawie
istniejących regulacji i procedur, oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, poprzednich
kontroli i czynności podejmowanych przez audytora wewnętrznego;
Stabilność (podatność na zmiany) – reorganizacje, rotacja personelu i zmiany zakresów
obowiązków, zmiany przepisów, okresowe nasilenia obciąŜenia pracą;
ZłoŜoność (stopień skomplikowania) – czynnik ryzyka mający wpływ na moŜliwość
popełnienia czy przeoczenia błędu, zaleŜny m.in. od wielości i stopnia trudności stosowanych w
trakcie procesu regulacji i powiązania z działalnością innych komórek czy systemów
zewnętrznych.
Do analizy ryzyka wprowadzono czynnik upływu czasu, tj. odniesienie do długości okresu od
ostatniej kontroli i audytu dotyczącego badanego obszaru oraz priorytety wskazane przez Burmistrza
Krotoszyna.
9. Plan audytu wewnętrznego winien zawierać co najmniej :
wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka,
wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych,
listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające,
informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań
zapewniających,
informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych,
informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających,
informację na temat cyklu audytu.
10. Wzór rocznego planu audytu zawarto w załączniku nr 1 do procedur.
11. Audytor przedstawia Burmistrzowi Krotoszyna:
a. do końca stycznia kaŜdego roku - sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok
poprzedni,
b. do końca kaŜdego roku – plan audytu na rok następny.
12. Plan podpisywany jest przez audytora wewnętrznego, a następnie przez Burmistrza Krotoszyna.
Niezwłocznie po podpisaniu planu audytu przez Burmistrza Krotoszyna informacje o planowanym
przeprowadzeniu zadań zapewniających w roku objętym planem przekazywane są wszystkim
kierownikom komórek, w których planowane jest przeprowadzanie audytu.
III. Gromadzenie akt audytu i sposoby nadawania numerów referencyjnych.
1. Dokumentacja audytu wewnętrznego prowadzona jest w formie pisemnej i elektronicznej. Dobór
dokumentów umieszczanych w formie papierowej do akt następuje na podstawie profesjonalnego
osądu audytora wewnętrznego.
2. Dokumentacja dotycząca funkcjonowania audytu wewnętrznego rejestrowana jest przez audytora
w następujących teczkach z rzeczowego wykazu akt :
1. 172 - Audyt wewnętrzny
2. 1720 – BieŜące akta audytu
3. 1721 – Stałe akta audytu
2. Zgodnie z § 12 rozporządzenia wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla
ustaleń audytu wewnętrznego powinny być dokumentowane. Dlatego teŜ audytor zobowiązany jest
na mocy § 13 rozporządzenia prowadzić akta stałe i bieŜące audytu wewnętrznego.
3. Akta bieŜące audytor wewnętrzny prowadzi w celu dokumentowania przebiegu i wyników audytu
wewnętrznego.
a.
akta bieŜące obejmują w szczególności :
- upowaŜnienie do przeprowadzenia audytu,
- wszelką dokumentację zadania zapewniającego, która rejestrowana jest pod jednym
numerem w rzeczowym wykazie akt,
- dokumentację dotyczącą czynności sprawdzających,
- dokumentację dotyczącą podejmowanych czynności doradczych,
b. dokumenty włącza się do akt bieŜących w kolejności wynikającej z toku dokonywanych
czynności.
Dokumenty robocze oznacza się sygnaturą: U/V/W/X/Y/Z np.:
U – symbol klasyfikacyjny audytu wewnętrznego
V – oznaczenie rodzaju akt (akta stałe /AS/, akta bieŜące /AB/)
W – oznaczenie numeru zadania audytowego (dla akt bieŜących) lub nr kolejnego z spisu spraw
w przypadku akt stałych
X – symbol grupy dokumentów, tworzonej według potrzeb /dla akt bieŜących/
Y – numer bieŜący dokumentu /akta bieŜące/
Z - rok, w którym przeprowadzono zadanie audytowe,
na początku akt dotyczących danego zadania zapewniającego umieszcza się wykaz,
który dostarcza informacji o dokumentach, które zostały zgromadzone w trakcie
realizacji zadania zapewniającego.
4. Audytor prowadzi akta stałe audytu wewnętrznego w celu gromadzenia informacji dotyczących
obszarów, które mogą być przedmiotem zadań audytowych. Sposób organizacji akt stałych wygląda
następująco :
a.
aktualizacja odbywa się na bieŜąco,
b.
akta stałe stanowią w szczególności wykazy podstawowych aktów normatywnych
oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki oraz regulujących jej
funkcjonowanie, a takŜe dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli,
w tym procedur kontroli finansowej,
c. wykazy uporządkowane są tematycznie.
5. Akta stałe zawierają w szczególności:
a. plany audytu,
b. sprawozdania z wykonania planów audytu,
c. zakres realizacji planu audytu, jeŜeli dokonywana jest zmiana w stosunku do ustaleń
zawartych w planie audytu,
d. informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego, w tym
dokumentację z przeprowadzonej analizy ryzyka lub analizy zasobów osobowych.
IV. Metodyka przeprowadzania zadań zapewniających.
1. Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia imienne upowaŜnienie wystawione przez
Burmistrza Krotoszyna oraz legitymacja słuŜbowa lub dowód toŜsamości.
2. Audytor otrzymuje roczne upowaŜnienie do realizacji zarówno zadań zapewniających, czynności
doradczych oraz czynności sprawdzających. Audyt wewnętrzny poza planem realizowany jest na
podstawie kaŜdorazowo wydawanego upowaŜnienia. Wzór imiennego upowaŜnienia do
przeprowadzenia audytu wewnętrznego określa załącznik nr 2 do procedur.
3. Przed rozpoczęciem zadania audytowego kierownik komórki audytowanej jest zawiadamiany
o planowanym przeprowadzeniu zadania zapewniającego, jednak nie później niŜ na 7 dni przed jego
rozpoczęciem. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr 3 do procedur.
4.
Audytor wewnętrzny przed przystąpieniem do realizacji zadania zapewniającego zwołuje naradę
otwierającą. Podczas narady otwierającej przedstawia kierownikowi komórki audytowanej
w szczególności :
cel zadania audytowego,
zakres zadania audytowego,
kryteria oceny,
narzędzia oraz techniki przeprowadzenia zadania.
5. Ustalenia dokonane podczas narady otwierającej udokumentowane są w formie protokołu,
którego wzór stanowi załącznik nr 4 do procedur.
6. Czas trwania zadania audytowego liczony jest w osobodniach i traktuje się jako czas od
zawiadomienia kierownika komórki audytowanej o planowanym rozpoczęciu przeprowadzenia
zadania zapewniającego do czasu przekazania Burmistrzowi sprawozdania z przeprowadzonego
zadania zapewniającego.
7. Przed naradą otwierającą oraz przed sporządzeniem programu zadania audytowego, do którego na
podstawie § 18 rozporządzenia zobowiązany jest audytor, dokonywany jest przegląd wstępny,
uwzględniający w szczególności:
a. cele i zadania objęte zadaniem zapewniającym,
b. wyniki analizy ryzyka obszaru ryzyka objętego zadaniem zapewniającym,
c. system kontroli zarządczej, w tym zarządzanie ryzykiem w obszarze ryzyka objętym
zadaniem zapewniającym,
d. moŜliwość wprowadzenia usprawnień w systemie kontroli zarządczej w obszarze ryzyka
objętym zadaniem zapewniającym,
e. datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania zapewniającego.
8. Dokumentację z przeglądu wstępnego włącza się do akt bieŜących zadania audytowego.
9. Po dokonaniu przeglądu wstępnego audytor sporządza program zadania audytowego
z zachowaniem wymogów określonych w § 19 rozporządzenia. Wzór programu zadania
audytowego stanowi załącznik nr 5.
10. Analiza ryzyka na potrzeby zadania audytowego dokonywana jest na podstawie informacji
zgromadzonych w aktach stałych audytu oraz przeglądu wstępnego. Zadanie audytowe moŜe być
analizowane w podziale na obiekty audytu.
11. Audytor wewnętrzny w celu udokumentowania ustaleń z przeprowadzonego zadania audytowego
sporządza w szczególności :
a. testy przeglądowe, zgodności, kwestionariusze kontroli wewnętrznej, zgodnie ze wzorem
formularza zawartego w załączniku nr 6 do procedur;
b. ścieŜkę audytu wg wzoru określonego w załączniku nr 7 do procedur;
c. arkusze ustaleń – wzór stanowi załącznik nr 8 do procedur;
d. notatki z przeglądu dostarczonych dokumentów lub informacji uzyskanych w trakcie realizacji
zadania audytowego, wzór notatki zawarto w załączniku nr 9.
V. Sposób sporządzania i przekazywania sprawozdań
z przeprowadzenia audytu.
1. Po zakończeniu czynności audytowych w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków
audytor zwołuje naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki audytowanej. Uzgodnienie
terminu, miejsca i uczestników narady jest dokonywane w formie ustnej. Ustalenia z narady
zawarte są w protokole , którego wzór zawarto w załączniku nr 4 do procedur.
2. Z przeprowadzonego zadania audytowego sporządzane jest sprawozdanie. Zgodnie z § 24 ust. 2
rozporządzenia, sprawozdanie powinno zawierać co najmniej:
temat i cel zadania,
podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,
datę rozpoczęcia zadania,
ustalenia stanu faktycznego wraz ze sklasyfikowanymi wynikami ich oceny wg
przyjętych w programie kryteriów oceny,
wskazanie słabości kontroli zarządczej oraz analizę ich przyczyn,
skutki lub ryzyka wynikające ze wskazanych słabości kontroli zarządczej,
zalecenia w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia
usprawnień, tj. przedstawienie zaleceń,
opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności , skuteczności i efektywności
kontroli zarządczej w obszarze ryzyka objętym zadaniem zapewniającym,
datę sporządzenia sprawozdania,
imię i nazwisko audytora oraz podpis.
Stosowany formularz sprawozdania z zadania audytowego zawiera załącznik nr 10 do procedur.
3. Sprawozdanie, o którym mowa w pkt 2 audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki
audytowanej po odbyciu narady zamykającej. Projekt sprawozdania moŜe zostać przekazany
kierownikowi komórki adutowanej przed zwołaniem narady zamykającej.
4. W przypadku objęcia zakresem zadania zapewniającego kilku komórek, audytor moŜe przekazać
kierownikowi komórki audytowanej tylko tę część sprawozdania, która dotyczy działalności
kierowanej przez niego komórki.
5. Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie Burmistrzowi Krotoszyna po upływie 7 dni od
dnia przekazania sprawozdania kierownikowi komórki audytowanej.
6. W przypadku wniesienia uwag i zastrzeŜeń do sprawozdania przez kierownika komórki
audytowanej w terminie 7 dni, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby
podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie , a w przypadku stwierdzenia ich
zasadności dokonuje zmiany części lub całości sprawozdania.
7. W przypadku uznania zaleceń za zasadne, kierownik komórki audytowanej w terminie 14 dni
wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala sposób i termin ich realizacji
powiadamiając o tym na piśmie audytora i Burmistrza Krotoszyna.
VI. Czynności sprawdzające.
1. Audytor po upływie terminów realizacji zaleceń zwraca się do kierowników komórek
audytowanych objętych zadaniem o informację na temat działań podjętych w celu wdroŜenia
zaleceń oraz stopnia ich realizacji.
2. Audytor dokonuje analizy informacji uzyskanych od kierownika komórki audytowanej
uwzględniając w szczególności ocenę ryzyka występującego w obszarze ryzyka objętym zadaniem
zapewniającym.
3. Audytor moŜe przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki
podjętych w celu realizacji zaleceń.
4. Podejmując czynności sprawdzające audytor wewnętrzny uwzględnia ocenę ryzyka występującego
w obszarze działalności komórki objętej zadaniem audytowym oraz otrzymane od kierownika
komórki audytowanej informacje o sposobie, terminie i osobach odpowiedzialnych za wdroŜenie
zaleceń.
5. Zakres przeprowadzanych czynności jest uzaleŜniony od dokonanej oceny ryzyka jak równieŜ
informacji, jakie audytor uzna za niezbędne dla uzyskania racjonalnego zapewnienia, iŜ wszystkie
zalecenia zostały wdroŜone.
6. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor zamieszcza w notatce
informacyjnej, którą przekazuje Burmistrzowi Krotoszyna i kierownikowi komórki audytowanej.
Wzór notatki informacyjnej został zawarty w załączniku nr 11 do procedur.
VII. Czynności doradcze.
1. Audytor na polecenie Burmistrza Krotoszyna lub z własnej inicjatywy wykonuje czynności
doradcze.
2. Czynności doradcze mogą mieć róŜny charakter i formę, tj. m.in. :
- zajęcie stanowiska w sprawie,
- dokonanie szczegółowej analizy problematycznego zagadnienia,
- przeprowadzenie szkolenia,
- analiza przepisów prawnych.
3. W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny moŜe przedstawić opinie lub wnioski
dotyczące usprawnienia funkcjonowania Urzędu lub jednostki, które nie są wiąŜące.
4. Ustalenia dokonane w wyniku podjętych czynności doradczych ujmowane są w notatce
sporządzonej przez audytora, której zakres i stopień szczegółowości jest uzaleŜniony od charakteru
i celu podejmowania czynności doradczych.
5. W niniejszych procedurach nie ujmowane są wzory formularzy dokumentów i sprawozdania, jakie
generowane są w toku podjętych czynności doradczych, z tego względu, iŜ forma , jak i zawartość
tych dokumentów jest róŜna w zaleŜności charakteru podjętych działań.
VIII. Sprawozdanie z wykonania planu audytu.
1. Do końca stycznia kaŜdego roku audytor wewnętrzny przedkłada Burmistrzowi Krotoszyna
sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni.
2. Sprawozdanie z wykonania planu audytu powinno w szczególności zawierać :
informację na temat wszystkich zrealizowanych zadań zapewniających, czynności doradczych i
czynności sprawdzających wraz z odniesieniem do planu audytu,
wskazanie przyczyny zaistnienia ewentualnych, znaczących odstępstw w realizacji planu audytu;
omówienie zidentyfikowanych istotnych ryzyk i słabości kontroli zarządczej;
inne informacje związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego w roku poprzednim.
3. Wzór stosowanego formularza sprawozdania ujęty został w załączniku nr 12 do niniejszych
procedur.
X. Postanowienia końcowe.
1. Niniejsze procedury stanowią wytyczne w sprawie stosowanej metodyki działania audytu
wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie.
2. Wzory formularzy mogą ulec modyfikacji uwzględniając zmiany w charakterze działania audytu
wewnętrznego.
Załącznik nr
Nazwa dokumentu, wzoru dokumentu
1
Roczny plan audytu
2
UpowaŜnienie do przeprowadzenia zadania audytowego
3
4
5
Zawiadomienie o planowanym zadaniu audytowym
6
Testy przeglądowe, zgodności KK
7
ŚcieŜka audytu
8
9
Arkusz ustaleń audytu
Protokół z narady otwierającej/zamykającej
Program zadania audytowego
10
Sprawozdanie z przeprowadzonego zadania zapewniającego
Notatka informacyjna z podjętych czynności sprawdzających
11
Sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu
Załącznik nr 1
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych,
w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)
PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
NA ROK ……
1. JEDNOSTKI SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH OBJĘTE AUDYTEM WEWNETRZNYM
2. WYNIKI PRZEPROWADZONEJ ANALIZY RYZYKA
Lp.
Nazwa obszaru
Opis obszaru
działalności
wspomagającej
Typ obszaru
działalności
Poziom ryzyka
w obszarze
Uwagi
3. WYNIKI PRZEPROWADZONEJ ANALIZY ZASOBÓW OSOBOWYCH
ILOŚĆ
ZATRUDNIONYCH AUDYTORÓW
: ……………………………………….
ŁĄCZNY WYMIAR CZASU PRACY : …………………….. ………………….…..
LICZBA DNI ROBOCZYCH/OSOBODNI W ROKU: …………..………………….
UWAGI
LP.
ZAKRES PODEJMOWANYCH CZYNNOŚCI
1
ZADANIA ZAPEWNIAJĄCE
2
CZYNNOŚCI DORADCZE
3
CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE
LICZBA OSOBODNI
4
CZAS PRZEZNACZONY NA CZYNNOŚCI
ORGANIZACYJNE
5
PLAN I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
6
SZKOLENIA I ROZWÓJ ZAWODOWY
7
URLOPY I INNE NIEOBECNOŚCI
8
REZERWA CZASOWA
RAZEM
4. PLANOWANE
CZYNNOŚCI AUDYTOWE
4.1. ZADANIA ZAPEWNIAJĄCE
Temat zadania zapewniającego
Lp.
Nazwa obszaru
Planowany czas
przeprowadzenia zadania
Uwagi
(w osobodniach)
4.2. CZYNNOŚCI DORADCZE
Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych
Uwagi
(w osobodniach)
4.3. CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE
Lp.
Temat zadania zapewniającego, którego
dotyczą czynności sprawdzające
Nazwa obszaru
Planowany czas
przeprowadzenia
czynności
sprawdzających
Uwagi
(w osobodniach)
5. INFORMACJE NA TEMAT
CYKLU AUDYTU
6. PLANOWANE
OBSZARY RYZYKA, KTÓRE POWINNY ZOSTAĆ OBJĘTE AUDYTEM WEWNĘTRZNYM
W KOLEJNYCH LATACH
Lp.
1.
2.
3.
4.
Nazwa obszaru
Prognozowany rok
przeprowadzenia zadania
zapewniającego
Uwagi
5.
6.
7.
8.
9.
10.
7.Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego
(data)
(pieczątka i podpis audytora wewnętrznego)
(data)
(pieczątka i podpis Burmistrza Krotoszyna)
Załącznik nr 2
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
....................................................................
(pieczęć nagłówkowa jednostki sektora finansów publicznych)
Krotoszyn, dnia .....................
.......................................
(numer upowaŜnienia)
UpowaŜnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego
Na podstawie art. 287 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r.
poz. 883 ze zm. ) oraz par. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 01 lutego 2010r. w sprawie
przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 21, poz. 108) upowaŜnia się Pana
.............................................................................................................................................
(imię, nazwisko i stanowisko słuŜbowe)
do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego
.............................................................................................................................................
(nazwa i adres jednostki audytowanej)
UpowaŜnienie jest waŜne za okazaniem dowodu osobistego oraz poświadczeniem bezpieczeństwa:
•
•
Nr ......upowaŜniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą poufne,
Nr ......upowaŜniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą
zastrzeŜone.
.................................................................
(pieczątka i podpis Burmistrza Krotoszyna)
WaŜność upowaŜnienia:
Audyty zgodnie z planem audytu na .....
rok
....................................................................
(pieczątka i podpis Burmistrza Krotoszyna
Załącznik nr 3
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
Krotoszyn, dnia.....................
AW...........................
Pan/Pani
.................................................
Zawiadomienie o terminie odbycia narady otwierającej audyt
Uprzejmie
informuję,
iŜ
zgodnie
z
Planem
audytu
wewnętrznego
na
.......
rok
rozpoczynam audyt w zakresie: „.........”.
W związku z powyŜszym, zgodnie z § 20 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1
lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz.
108), zwracam się z uprzejmą prośbą o udział w naradzie otwierającej, która odbędzie się w
dniu .............. .Czas i miejsce narady zostaną uzgodnione telefonicznie.
Podczas ww. narady zostaną krótko przedstawione: cel, tematyka i załoŜenia organizacyjne
zadania audytowego oraz zostaną ustalone zasady współpracy audytora wewnętrznego z kierownictwem
i pracownikami.
Do wiadomości:
............................ Burmistrza Krotoszyna
...........................................................
data i podpis audytora wewnętrznego
Załącznik nr 4
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
PROTOKÓŁ Z NARADY OTWIERAJĄCEJ
Nazwa zadania audytowego
Nr zadania
Termin narady
Uczestnicy narady
Cel zadania audytowego
Zakres zadania
Kryteria oceny
Planowane narzędzia i techniki
przeprowadzenia zadania
audytowego
Dodatkowe ustalenia z narady
otwierającej
……………………………
podpis audytora
…………….………………………...…………………
podpis kierownika komórki audytowanej
PROTOKÓŁ Z NARADY ZAMYKAJĄCEJ
Nazwa zadania audytowego
Nr zadania
Termin narady
Uczestnicy narady
Wstępne wyniki audytu
wewnętrznego
Ustalenia z narady:
……………………………
podpis audytora
…………….………………………...…………………
podpis kierownika komórki audytowanej
Załącznik nr 5
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO
Temat zadania
audytowego
Nr zadania audytu
Łączna liczba przyznanych dni
(plan audytu)
Planowany termin rozpoczęcia
audytu
Planowany termin sporządzenia
projektu sprawozdania z
przeprowadzenia audytu
Planowany termin ogłoszenia
ostatecznego sprawozdania
z przeprowadzenia audytu
Podstawa prawna - wykaz aktów
prawnych, wewnętrznych
regulacji, wytycznych,
interpretacji
Cel zadania
audytowego
Zakres zadania
audytowego
(podmiotowy,
przedmiotowy )
Planowane
narzędzia i
techniki
przeprowadzenia
zadania
Problemy, na które
naleŜy zwrócić
szczególną uwagę
Rodzaj dowodów
niezbędnych do
dokonania ustaleń
i sposób ich
badania
Kryteria oceny
ustaleń stanu
faktycznego
Sposób
klasyfikowania
wyników dla
poszczególnych
kryteriów
Istotne ryzyka w
obszarze objętym
zadaniem
ZałoŜenia
organizacyjne
Harmonogram
zadania
audytowego
Nazwisko osoby
wykonującej audyt
Uwagi
Podpis audytora
Data i miejsce podpisania
Załącznik nr 6
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
NAZWA TESTU, PRZEDMIOT BADANIA
NR REF. :
Nazwa i numer
zadania
audytowego:
LP.
PYTANIE
Objaśnienia :
Kwestionariusz sporządzono na podstawie:
Audytor:..........................., Podpis : .........................................
Załącznik nr 7
TAK
NIE
ND
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
Temat i Numer zadnia audytowego:
Komórka audytowana:
Cel sporządzenia dokumentu:
ŚCIEśKA AUDYTU
Lp.
Czynność
Współpraca z
systemem
komputerowym
(data)
Sporządził:
Załącznik nr 8
Jednostka
odpowiedzialna
Przeprowadzone
kontrole
Dokument
pieczątka i podpis audytora wewnętrznego
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
ARKUSZ USTALEŃ
Nr
zadania
audytowego:
Nazwa zadania audytowego:
Jednostka audytowana:
Przedmiot badania:
Przy przeprowadzono test
Załączniki
Ustalenia stanu faktycznego wraz ze klasyfikowanymi wynikami ich oceny wg kryteriów:
Wskazanie słabości kontroli zarządczej oraz analiza ich przyczyn :
Skutki i ryzyka wynikające ze wskazanych słabości kontroli zarządczej:
Propozycje zaleceń w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub
wprowadzenia usprawnień:
Dokument sporządził:
Załącznik nr 9
Data:
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
SPRAWOZDANIE
Z PRZEPROWADZENIA ZADANIA AUDYTOWEGO ZAPEWNIAJĄCEGO
NR …….
I.
INFORMACJE OGÓLNE.
Temat zadania audytowego
Numer zadania audytowego
Nazwa i adres komórki
audytowanej
Imię i nazwisko audytora
wewnętrznego i nr
upowaŜnienia
Termin przeprowadzenia
audytu wewnętrznego
Cel przeprowadzania zadania
audytowego
Zakres podmiotowy i
przedmiotowy zadania
audytowego
Akty prawne oraz inne
dokumenty istotne dla
przedmiotu audytu
II. Ogólne uwagi i główne zalecenia
III. Opinia audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli
zarządczej w obszarze objętym zadaniem zapewniającym
IV. USTALENIA AUDYTU
OBIEKT NR ……
KRYTERIA OCENY STANU FAKTYCZNEGO
USTALENIE STANU FAKTYCZNEGO
WSKAZANIE SŁABOŚCI KONTROLI ZARZĄDCZEJ
ORAZ ANALIZA ICH PRZYCZYN
SKUTKI I RYZYKA WYNIKAJĄCE ZE WSKAZANYCH SŁABOŚCI KONTROLI ZARZĄDCZEJ
ZALECENIA
W SPRAWIE WYELIMINOWANIA SŁABOŚCI
W OBSZARZE RYZYKA OBJĘTYM ZADANIEM ZAPEWNIAJĄCYM
KONTROLI
ZARZĄDCZEJ
V. WYKAZ SKRÓTÓW :
VI. WYKAZ ADRESATÓW I LICZBA EGZEMPLARZY :
(data)
Załącznik nr 10
sporządził
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
NOTATKA INFORMACYJNA
Na podstawie § 28 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu
wewnętrznego (Dz.U.10.21.108)
Temat zadania audytowego :
Numer zadania audytowego:
Termin przeprowadzenia czynności sprawdzających:
Zalecenia wydane w wyniku zrealizowanego zadania audytowego wraz z
odniesieniem do sposobu ich wdroŜenia:
Notatkę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i przekazano po jednym egzemplarzu
dla :
………………………………..
miejscowość i data
Załącznik nr 11
…………..……………………………………..
podpis audytora wewnętrznego
do Księgi procedur audytu wewnętrznego
(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych,
w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)
SPRAWOZDANIE
Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK ……………
1.
Jednostki , w których przeprowadzono audyt wewnętrzny :
2.
Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego :
Imię i nazwisko Nazwa stanowiska
Numer telefonu
Adres poczty
elektronicznej
Wymiar czasu pracy
(w etatach)
Kwalifikacje
zawodowe
Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego?
3. Informacja na temat organizacji pracy audytora wewnętrznego w roku objętym sprawozdaniem
LP
.
ZAKRES PODEJMOWANYCH CZYNNOŚCI
1
ZADANIA ZAPEWNIAJĄCE
2
CZYNNOŚCI DORADCZE
3
CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE
4
CZAS PRZEZNACZONY NA CZYNNOŚCI
ORGANIZACYJNE
5
PLAN I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
6
SZKOLENIA I ROZWÓJ ZAWODOWY
7
URLOPY I INNE NIEOBECNOŚCI
PLANOWA NA LICZBA
OSOBODNI
WYKORZYSTANA
LICZBA OSOBODNI
UWAGI
8
REZERWA CZASOWA
RAZEM
4.
lp.
Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym
temat
zadanie
zapewniaj
ące (z)
albo
czynność
doradcza
(d)
audyt
wewnętrz
ny
zlecony
liczba
audytorów
wewnętrznych
przeprowadzają
cych zadanie
audytowe w
etatach
czas
przeprowadzeni
a zadania
audytowego
(w
osobodniach)
uwa
gi
5. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych
Lp.
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej
Zadanie
zapewniające
(Z) albo
czynność
doradcza (D)
Efekty
przeprowadzenia
zadania
audytowego
Podstawowe
zalecenia lub
opinie i wnioski
Opis zidentyfikowanych istotnych ryzyk
oraz słabości kontroli zarządczej
1.
2.
3.
4.
6.
Lp.
Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym
Temat zadania zapewniającego, którego
dotyczą czynności
sprawdzające
Czas
przeprowadzenia Liczba
audytorów
czynności sprawdzających wewnętrznych
(w osobodniach)
przeprowadzających
czynności sprawdzające (w
etatach)
1.
2.
3.
4.
7.
Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe
Lp. Temat zadania zapewniającego lub
przedmiot czynności doradczej
Zadanie zapewniające (Z)
albo czynność doradcza (D)
Przyczyna niezrealizowania zadania
zapewniającego lub czynności doradczej
1.
8.
Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym
……………………………………
miejscowość i data
…………………… …….………………
podpis audytora wewnętrznego