Korespondencja seryjna Word 2000

Korespondencja seryjna Word 2000
1.
Na początek należy przygotować treść i formatowanie dokumentu, który będzie pełnił
rolę dokumentu głównego.
Po utworzeniu dokumentu należy go zapisać na dysku
2.
Następnie z menu wybieramy polecenie: Narzędzia | Korespondencja seryjna..
Wybranie polecenia uruchomi okno
Pomocnika korespondencji seryjnej.
W części pierwszej okna kliknij przycisk
Utwórz i wybierz Listy seryjne...
Na okienku informacyjnym, które właśnie się pokazało, kliknij przycisk Aktywne okno.
3.
Przejdźmy teraz do drugiej części okna - do tworzenia źródła danych.
Kliknij przycisk Pobierz dane | Utwórz źródło danych...
4. Teraz przygotujemy konstrukcję bazy - czyli usuniemy zbędne nagłówki i dodamy
nowe - takie, które nie występują w szablonowej bazie.
Aby usunąć nagłówek - zaznacz jego nazwę i kliknij przycisk Usuń nazwę pola
Aby dodać nowy nagłówek - wpisz jego nazwę i kliknij przycisk Dodaj nazwę pola
W tej wersji Worda w nazwach pól nie mogą występować spacje! Należy je zastąpić na przykład
znakiem podkreślenia.
Po przygotowaniu nagłówków kliknij przycisk OK i zapisz bazę na dysku. Jest to konieczne, aby
przejść do kolejnego kroku! Teraz powinno wyświetlić się okno informujące, o tym że baza jest
pusta.
Kliknij przycisk Edytuj źródło danych i wpisz dane do bazy.
Po wpisaniu danych pierwszej osoby, kliknij przycisk Dodaj nowy i wpisz dane kolejnej osoby.
Jeżeli po wpisaniu danych chciałbyś odszukać dane osoby w bazie, kliknij przycisk Znajdź, wpisz
szukane nazwisko i wybierz pole, które ma zostać przeszukane.
Następnie
kliknij przycisk
Znajdź
następne.
Program
wyświetli na
formularzu
odnaleziony
rekord.
Kliknięcie
przycisku
Pokaż źródło na
formularzu
otworzy
dokument, w
którym są
przechowywane dane wprowadzane do bazy. Jak widać na poniższym zrzucie jest to zwykła tabela
z nagłówkami. Aby zakończyć pracę z wprowadzaniem danych kliknij na formularzu przycisk OK.
Program powinien teraz wyświetlić dokument główny, na który należy przenieść Pola
korespondencji seryjnej, czyli mówiąc prościej nagłówki z bazy danych.
W oknie programu w momencie uruchomienia Pomocnika korespondencji seryjnej pojawił się
nowy pasek narzędziowy. Będzie on pomocny na tym etapie pracy.
5.
Zanim przystąpisz do wstawiania pól, ustaw punkt wstawiania na dokumencie w
miejscu, w którym mają być wyświetlane dane z bazy. Następnie kliknij przycisk Wstaw
pole korespondencji seryjnej i kliknij nagłówek, na przykład: Nazwisko.
Analogicznie wstaw pozostałe pola.
Po wstawieniu wszystkich pól można przejrzeć dane i skorygować położenie lub formatowanie
pola.
Przeglądanie danych umożliwia przycisk zaznaczony na zrzucie kolorem czarnym.
Po kliknięciu przycisku na dokumencie pojawią się dane pierwszej osoby w bazie. Przeglądanie
dalszych danych umożliwiają poniższe przyciski. Liczba oznacza numer osoby w źródle danych.
6.
Ostatni etap pracy to scalenie czyli połączenie danych z bazy z dokumentem głównym.
Jeśli chcesz połączyć wszystkie osoby zapisane w bazie wybierz jeden z poniższych przycisków:
Pierwszy scali wszystkie dane z bazy do nowego dokumentu, drugi - wyśle scalone dane od razu na
drukarkę. Natomiast jeśli chcesz wybrać określone osoby z bazy użyj przycisku:
Po jego kliknięciu uruchomi się okno Scalaj do.
W tym oknie masz możliwość określenia zakresu rekordów, dla których tworzysz korespondecję
seryjną (od...do...) oraz miejsce przeznaczenia przy scalaniu (dokument, drukarka, e-mail).
7.
Bardziej zaawansowane opcje filtrowania danych są dostępne pod przyciskiem Opcje
kwerend....
W obydwu oknach można ułożyć bardziej zaawansowane kryteria wyboru danych. Na przykład
kryteria widoczne na zakładce Filtruj rekordy wybiorą z bazy tylko mieszkańców Warszawy i tylko
ich dane zostaną użyte przy scalaniu.
Zakładka Sortuj rekordy pozwala na przesortowanie wybranych danych rosnąco lub malejąco z
użyciem maksymalnie trzech kryteriów.
Po zaakceptowaniu ustawień przyciskiem OK, kliknij przycisk Scalaj widoczny na oknie Scalaj do.
W efekcie program stworzy nowy dokument korespondencji seryjnej, w którym będą znajdowały
się listy seryjne z danymi adresatów.
Dokument można zapisać na dysku albo wydrukować
Na podstawie:http://www.gohha.com/