Aspekty finansowe

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”
Partnerskie Projekty Szkół
Aspekty finansowe
Spis treści
•
Dofinansowanie w formie ryczałtowej
•
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Co zrobić gdy zostały środki finansowe?
Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane
Dieta
Zakup sprzętu
Odsetki
Zakwaterowanie uczniów
Rozliczenia uczniów
Opłata za partnerów – stanowisko KE
Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać?
Inne koszty podczas podróŜy zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. – czy jest
to koszt uprawniony?
Dokumentowanie wyjazdów
Faktury zagraniczne
Nagrody w konkursach
ObniŜenie kwoty dofinansowania
Wynagrodzenie
GadŜety
•
•
•
•
•
•
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej
Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien
być w stanie udowodnić, Ŝe działanie dla którego udzielono wsparcia
miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania
wysokości poniesionych wydatków
JeŜeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie
zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania
zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany
będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie
kryteriów określonych dla tego typu projektu.
W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja moŜe zaakceptować brak
realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest
działaniem siły wyŜszej.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało
po podpisaniu umowy finansowej
Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent
otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję
raportu końcowego.
Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w
przypadku niewykorzystania części środków finansowych, naleŜy
wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot
środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu
wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o
sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków sugerujemy rozwaŜne wykorzystywanie dofinansowania
Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z
realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną
przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w
projekcie
Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym
projektem, zgodne z planem pracy i celami danego projektu , tj.
wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi
muszą być wykorzystane wyłącznie na działania słuŜące
prawidłowej realizacji projektu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz
ponoszenie kosztów odnoszących się do działań
realizowanych w czasie trwania projektu
→ od 1 sierpnia 2010r. do 31 lipca 2012r.
Zalecane prowadzenie np. systemu księgowości
analitycznej
bądź
odpowiedniego
systemu
wewnętrznego umoŜliwiającego identyfikację źródła
finansowania projektu oraz wydatki związane z realizacją
projektu w okresie obowiązywania umowy
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
Narodowa Agencja sugeruje aby koszty
poniesione w walucie obcej rozliczać
zgodnie z obowiązującą polityką kursową,
przyjętą w danej instytucji.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Co zrobić gdy zostały środki finansowe?
NadwyŜkę moŜna przeznaczyć na dodatkową mobilność
ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu
nie jest uprawniony.
Jeśli wyjazd nie jest moŜliwy z przyczyn leŜących po stronie
partnera to nadwyŜkę moŜna wydać na tzw. "działania
lokalne" związane z tym konkretnym projektem. MoŜna podjąć
dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą
wiązać się z tematem projektu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane :
spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje
wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów
uczestniczących w projekcie,
wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a
szczególnie ICT (www, e-mail, videokonferencje)
opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji
dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu
organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku
prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc.
wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu
przygotowanie językowe osób zaangaŜowanych w realizację projektu, aby zapewnić
dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu
rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje,
materiały, strony internetowe, wystawy)
wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot.
podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Dieta
Pracownikowi wyjeŜdŜającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje
zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych
wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyŜywienia i inne drobne wydatki róŜni się
wysokością w zaleŜności od państwa docelowego. Wysokości diet dla
poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r.
Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
1) za kaŜda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) za niepełną dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyŜywienie, dietę
wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje
posiłków:
1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości
limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu,
tak jak w przypadku diet, zaleŜy od państwa, do którego został
delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą
(rachunkiem). W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje
zwrot wydatków do 25% limitu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zakup sprzętu
Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego
sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemoŜliwiającym jego
wykorzystanie na rzecz projektu moŜna dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w
ramach projektu np. aparatów cyfrowych, kamer, tablic interaktywnych itp.
Koszt zakupu sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań.
Jeśli chodzi o zakup innych sprzętów trwałych to moŜna dokonać zakupu gablot lub
tablic korkowych, które posłuŜą do prezentacji efektów pracy oraz promocji.
Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niŜ
otrzymane dofinansowanie.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Odsetki
W domyśle i zgodnie z ustawą o dochodach jednostek
terytorialnych odsetki wygenerowane na koncie OP są
dochodem własnym OP i nie podlegają zwrotowi do
Narodowej Agencji.
Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania moŜna
wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie róŜnic
kursowych, prowizji lub utrzymanie konta
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zakwaterowanie uczniów
Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów
szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce,
Państwo równieŜ zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich
uczniów, uczniom przyjeŜdŜającym.
Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest moŜliwe szkoła powinna
posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku moŜliwości
zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej
podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i
wyŜywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Rozliczenia uczniów
PoniewaŜ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad
przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla
uczniów wg wydatków rzeczywistych.
Uczniowie mogą być rozliczani równieŜ na podstawie uchwały OP
mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Społecznej
W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla
uczniów" .
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Opłata za partnerów – stanowisko KE
Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące:
kaŜdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w
ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy
w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych
nieporozumień w grupach partnerskich.
Jeśli jednak ustaliliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo
płaci i w którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje
biorące udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA moŜe
zaakceptować takie rozwiązanie.
Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej
grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych
źródeł niŜ otrzymane dofinansowanie.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać?
Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po
kursie aktualnym banku NA. Jest to niezaleŜne od NA.
Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np.
z dnia składania wniosku do OP o zabezpieczenie tej kwoty w
budŜecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać
korekty tego planu. Tylko w ten sposób moŜna uniknąć znacznych
róŜnic kursowych.
Jeśli róŜnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP, jeśli
ujemna - stratę (koszt) OP.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Inne koszty podczas podróŜy zagranicznej np. wizyta w
muzeum, wycieczka itp. – czy jest to koszt uprawniony?
Jest to uzaleŜnione od tego jaki jest cel wycieczki. Jeśli jest to jedno
z działań dotyczących realizacji projektu to mogą Państwo pokryć
ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak wycieczka
stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania spotkania czyli
tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niŜ
dofinansowanie.
Z przyznanego grantu moŜna zakupić podstawowe ubezpieczenie
podczas wyjazdu do partnera.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Dokumentowanie wyjazdów
Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu,
dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to:
Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego.
Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien
zawierać:
– Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji,
– Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania,
– Okres trwania wizyty roboczej,
– Miejsce spotkania,
– Pieczątkę
partnera
goszczącego
i
podpis
osoby
reprezentującej partnera goszczącego.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Dokumentowanie wyjazdów c.d.
Dokumenty potwierdzające samą podróŜ. W zaleŜności od
środka transportu zalecane jest zachowanie następujących
dowodów:
• Pociąg – bilety,
• Samolot – karty pokładowe, ewentualnie bilety,
• Samochód osobowy – prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu prywatnego
• Samochód osobowy – słuŜbowy – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu słuŜbowego
• Wynajęty autokar – faktura plus ewentualnie lista uczestników
• Własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu
oraz ewentualnie lista uczestników
• Autobus rejsowy – bilety,
• Prom – bilety,
• Inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zalecane opisywanie dowodów źródłowych:
Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać
zapisy:
zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
nr umowy, źródło finansowania
wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w
ramach umowy nr …
krótki opis czego dotyczy dany wydatek
dekretacja
ZGODNIE Z USTAWĄ O RACHUNKOWOŚCI oraz wewnętrznymi
zasadami przyjętymi w instytucji
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Faktury zagraniczne
Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie
wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. MoŜe to
zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym.
Nagrody w konkursach
Koszty nagród dla laureatów konkursów nie jest uprawniony w ramach
dofinansowania i powinien być pokryty z innych źródeł.
Sugerujemy jednak, aby "nagrodzić" wszystkich uczniów biorących
udział w projekcie przekazując im wyprodukowane prze siebie gadŜety
w ramach realizowanego projektu (np. długopisy, notesy, smycze z logo
Projektu Comenius).
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
ObniŜenie kwoty dofinansowania
Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie
nie pokrywają się z działaniami, wyjazdami i
wynikami
przedstawionymi
we
wniosku
o
dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do
danego partnerskiego projektu.
Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym
wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zaŜąda
zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi
(Art. 3.1 Umowy Finansowej).
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
ObniŜenie kwoty dofinansowania c.d.
Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i
spełniających
wymagania
wyjazdów
zagranicznych
wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej.
Narodowa Agencja obniŜy kwotę dofinansowania za kaŜdy wyjazd
zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez
NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi.
JeŜeli nie zrealizowano Ŝadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna
kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja
zaŜąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej
Beneficjentowi.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Wynagrodzenie
Księgowa, koordynator bądź inny pracownik instytucji
zaangaŜowani w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na
podstawie np. Umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie
tzw. ”nadgodzin”. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/
Dyrektor szkoły
GadŜety
NA nie narzuca Ŝadnych limitów
finansowych na
wyprodukowanie np. gadŜetów, produktów końcowych. NaleŜy
jednak pamiętać o zasadzie „ekonomiczności” w wydatkowaniu
przyznanego grantu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
W sprawach finansowych prosimy o kontakt z
Joanną Kaszewską
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-147
lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych
panią Małgorzatą Sztarbałą
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-134
PROGRAM COMENIUS
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”
Dziękuję za uwagę