Raport z badania ankietowego dotyczącego współpracy

Raport z badania ankietowego dotyczącego
współpracy mazowieckich projektodawców
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów
Unijnych
Materiał uwzględniający efekty
I Spotkania Mazowieckich Projektodawców
(Warszawa, 8 października 2009 r.)
Paweł Sieczkowski
Październik 2009
Strona
1
Współpraca merytoryczna:
Agnieszka Deja, Agata Wiśniewska
Spis treści:
Wstęp ...................................................................................................................................................... 3
1. WSPÓŁPRACA Z MJWPU NA POZIOMIE MERYTORYCZNYM ............................................................... 4
a) kompetencje i działania pracowników MJWPU .............................................................................. 4
b) problemy z dotrzymywaniem przez MJWPU terminów udzielania odpowiedzi, przedłużający się
czas oceny wniosków, podpisania umowy. ......................................................................................... 6
2. KOMUNIKACJA ORAZ DOSTĘP DO INFORMACJI .................................................................................. 8
3. FINANSE I ROZLICZENIA PROJEKTÓW ................................................................................................ 10
Merytoryka .......................................................................................................................... 16
II.
Komunikacja i dostęp do informacji .................................................................................... 18
III.
Kwestie finansowe............................................................................................................... 18
Spotkanie zostało zorganizowane w ramach finansowania ze środków Programu „Wspieranie organizacji
Pozarządowych 2009 – ścieżka EURO-NGO+ działania rzecznicze” Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności oraz
w ramach projektu „Budujemy pozarządowe Mazowsze” realizowanego przy wsparciu udzielonym przez
Islandię, Liechtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego
oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz budżetu Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Funduszu dla
Organizacji Pozarządowych.
Strona
I.
2
4. REKOMENDACJE ................................................................................................................................ 16
Wstęp
W dniach 19 sierpnia – 7 września br. Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA i
Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych (OFOP) przeprowadziły badanie
ankietowe wśród instytucji, które realizują bądź zrealizowały projekty finansowane z
funduszy europejskich dostępnych na Mazowszu w okresie programowania 2007-2013.
Na podstawie danych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, na dzień 1 sierpnia 2009 r. na
Mazowszu występowało 862 projektodawców PO KL i RPO. Po identyfikacji danych
kontaktowych, do 536 z nich rozesłane zostały drogą elektroniczną ankiety z pytaniami
otwartymi i zamkniętymi. Otrzymaliśmy zwrot w liczbie 262 ankiet, z czego 160 ankiet
zostało wypełnionych w sposób kompletny.
Niniejszy raport został przygotowany na podstawie zestawienia odpowiedzi, jakich udzielili
projektodawcy w opisanym powyżej badaniu. Dane uzyskane dzięki pytaniom otwartym
zostały uzupełnione o wykresy sporządzone na podstawie analizy odpowiedzi na pytania
zamknięte.
Strona
3
Wersja robocza raportu, rozesłana przed spotkaniem do uczestników oraz gości, została
przedyskutowana i przeredagowana w dniu 8 października podczas I Spotkania
Mazowieckich Projektodawców. Niniejszy materiał jest wersją uwzględniającą te zmiany.
1. WSPÓŁPRACA Z MJWPU NA POZIOMIE MERYTORYCZNYM
Wykres 1. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych [kompetencje
merytoryczne pracowników (osób udzielających informacji, opiekuna projektu, osób na stanowiskach decyzyjnych)]?
Strona
Głównym postulatem osób uczestniczących w I Spotkaniu Mazowieckich Projektodawców było
partnerskie traktowanie ze strony MJWPU. Projektodawcy podkreślali fakt, że fundusze europejskie
mają zapracować na korzyść całego regionu i z taką intencją realizują projekty. Akcentowali wolę
współpracy i porozumienia, zarówno na etapie negocjacji i podpisywania umów, jak i w trakcie
realizacji działań projektowych oraz ich rozliczania. Brak relacji partnerskich, rozmycie
odpowiedzialności w procesie podejmowania decyzji między instytucjami (np. Instytucją
Zarządzającą, Zarządem Województwa, Urzędem Marszałkowskim a Mazowiecką Jednostką
Wdrażania Programów Unijnych) i cedowanie konsekwencji wszystkich trudności systemowych na
4
2. Wykresy 1.1 i 1.2. Proporcje odpowiedzi negatywnych i pozytywnych
projektodawców zdecydowanie zostały uznane za główne źródła problemów w poszczególnych
obszarach współpracy z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych.
a) kompetencje i działania pracowników MJWPU
Jednym z najczęściej powtarzających się zarzutów wobec MJWPU są niskie kompetencje
zatrudnionych w niej pracowników. Za jej przejawy uznawano m.in. nieumiejętność udzielenia
odpowiedzi na zadawane pytania. Zdaniem projektodawców jednostka zatrudnia wiele osób
młodych, bez doświadczenia w zakresie pomocy przy realizacji projektów europejskich. Rotacja
personelu i częste zmiany opiekunów utrudniają projektodawcom współpracę z MJWPU.
Wybrane cytaty z ankiet:
Zatrudnieni opiekunowie są osobami, które nie są zorientowane w tematyce projektów unijnych oraz
specyfiki sektorów realizujących wybrane priorytety.
Mam poczucie że opiekun projektu nie zna i nie rozumie merytorycznej koncepcji projektu.
Pierwszy opiekun często powtarzał, że nie zna dobrze realiów realizacji projektu co powodowało
trudności w uzyskaniu odpowiedzi na pytania. Drugi opiekun był bardziej kompetentny, jednak był
tylko pod koniec trwania projektu.
Uwagi przekazywane przez naszą opiekunkę często się wykluczają.
Niektórzy ankietowani zwracali uwagę na nierówne kompetencje poszczególnych pracowników, z
których jedni wykazywali się bardzo dobrym przygotowaniem, inni słabym. Dostrzeżono pozytywne
zmiany zachodzące w MJWPU, m.in. coraz lepszy poziom przygotowania opiekunów projektu,
nabywanie doświadczenia.
Jest bardzo duży problem z uzyskaniem informacji, pracownicy są bardzo słabo przygotowani
zdecydowanie lepiej jest na etapie rozliczania, jednak pytanie pozwala jedynie ocenić pracowników
łącznie.
Nasza opiekunka i my nabraliśmy już doświadczeń i poprawiła się również komunikacja.
Wśród pracowników MJWPU bardzo duże zróżnicowanie pod względem merytorycznym bardzo
dobrzy pracownicy i mierni.
Raz jeszcze podkreślam fachowość opiekuna projektu i bardzo dobre przygotowanie merytoryczne.
Strona
Pojawiały się głosy zadowolenia odnośnie kompetencji zatrudnionych w jednostce pracowników.
5
Opiekunka projektu w momencie rozpoczęcia jego realizacji była zdecydowanie nie przygotowana do
pracy. Na szczęście jest osobą otwartą i życzliwą, która do tego szybko się uczy, ale raczej od
beneficjentów niż przełożonych i współpraca z tygodnia na tydzień układała się lepiej.
Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że współpraca z opiekunem projektu jest bardzo dobra.
Jest to osoba bardzo kompetentna zarówno w jednym jak i drugim projekcie.
b) problemy z dotrzymywaniem przez MJWPU terminów udzielania odpowiedzi, przedłużający się
czas oceny wniosków, podpisania umowy.
Wykres 2. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych [na etapie ew.
negocjacji i podpisywania umowy]?
Wykresy 2.1 i 2.2. Proporcje odpowiedzi pozytywnych i negatywnych
MJWPU działa zbyt wolno, projekty startują z opóźnieniem.
Długi okres oczekiwania od ogłoszenia list rankingowych na podpisanie umów i w związku z tym
konieczność zmiany terminu realizacji projektów.
Strona
Prawie roczne opóźnienia w podpisaniu umowy.
6
Naszym zdaniem najsłabszym ogniwem jest proces oceny projektów poprzez niezwykle długi czas
trwania (w niektórych działaniach ponad 9-10 miesięcy!).
Porażająco długotrwały proces związany z ocena projektów, nawet powyżej 6 m-cy, co jest
niedopuszczalne!
Opieszałość ta jest poważnym utrudnieniem dla projektodawców, zdarzają się sytuacje, kiedy
umowa zostaje podpisana już po zakończeniu projektu, co zmusza projektodawcę do wyłożenia na
jego realizację własnych środków. Przykładem może być poniższy komentarz, który tak opisuje
MJWPU:
Nonszalancja i arogancja w kontakcie z beneficjentami, np. podsumowanie rozmowy dotyczącej
środków niewygasających, iż można pobrać pożyczkę na rzecz projektu i pokryć jej koszty bo
pieniądze i tak organizacja dostaje za darmo.
Beneficjenci są zmuszeni realizować zadania bez podpisanej umowy co oznacza, że decydują się na
kredytowanie wydatków związanych z projektem (finansują je z innych środków organizacji, o ile
takowe posiadają bądź zaciągają kredyty).
Bardzo długi czas oceny formalnej powoduje permanentne przesuwanie daty rozpoczęcia projektu.
W kwestii samej organizacji konkursów projektodawcy zwrócili uwagę na nieprecyzyjność zapisów
odnośnie kryteriów horyzontalnych, np. odnośnie zasady równości szans (gender mainstreaming)
oraz częste zmiany dokumentacji konkursowej.
Jednostka ma problemy organizacyjne, brakuje procedur rozwiązywania nietypowych sytuacji.
Brak procedur i rozwiązań w sytuacjach trudnych, niedowład komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
(długi czas oczekiwania na wszelkie decyzje) podczas gdy projekty należą do przedsięwzięć
wymagających szybkich decyzji i reakcji.
Strona
7
Brak wspólnej interpretacji wytycznych, różne odpowiedzi na zadawane pytania powodują niekiedy
konieczność niemalże intuicyjnego podejmowania działań. Ciągłe zmiany wytycznych. Poczucie
niejasności w wielu kwestiach związanych z realizacją projektu.
2. KOMUNIKACJA ORAZ DOSTĘP DO INFORMACJI
Wykres 3. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych [w obszarze opieki
nad realizowanym projektem (w tym: dotrzymywanie terminów, dostępność opiekuna projektu)]?
Wykresy 3.1 i 3.2. Proporcje odpowiedzi negatywnych i pozytywnych
Wśród ocen negatywnych zarówno respondenci jak i uczestnicy I spotkania projektodawców zwracali
uwagę cały szereg barier w dziedzinie sprawnego porozumiewania się z MJWPU, uzyskiwania
jednoznacznych informacji.
Do MJWPU bardzo trudno jest się dodzwonić, linie są często zajęte.
Brak możliwości kontaktu telefonicznego i brak również jakichkolwiek wskazówek przy realizacji
projektu.
Pracownicy punktów kontaktowych MJWPU nie zawsze udzielają poprawnych odpowiedzi na istotne
pytania, co utrudnia realizację projektu.
Strona
Udzielane informacje bywają sprzeczne lub nieprawdziwe.
8
Brak kontaktu, telefony zajęte lub odwlekanie odpowiedzi.
Na początku bardzo utrudniony kontakt telefoniczny. Odpowiedzi bardzo niejasne czasami ich brak.
Występują problemy z dostępem do opiekuna projektu.
Przy pierwszy realizowanym projekcie mieliśmy problem z kontaktowanie się z naszym opiekunem
przez co mieliśmy wiele wątpliwości czy dobrze realizujemy ten projekt. Wiele rzeczy dowiedzieliśmy
się po zakończeniu projektu podczas szkoleń. A opiekun powinien pomagać przy realizacji projektu
tym bardziej, że pierwszy raz realizowaliśmy.
Także w tym przypadku wiele zależy od tego, na jakiego opiekuna trafi dany projektodawca, zdarzają
się opiekunowie dostępni i służący informacją oraz tacy, którzy budzą niezadowolenie.
Z pierwszym opiekunem w ogóle nie było kontaktu, sprawy nie były wyjaśnianie, brak odpowiedzi na
pisma, trudności z dostępnością opiekuna, często nie można było się dodzwonić. Drugi opiekun był
znacznie lepszy, z tym że zmiana nastąpiła pod koniec realizacji projektu. Zmieniony opiekun był
gotowy do pomocy, nie było problemów z dodzwonieniem się, odpisywał na pisma, dotrzymywał
umówionych terminów.
MJWPU często nie udziela informacji ważnych dla projektodawcy, np. o terminie opublikowania
opóźnionej już listy rankingowej.
Brak transparentności w odniesieniu do wyboru niektórych projektów – uwaga ta została zgłoszona
podczas spotkania, a dotyczyła konkursu otwartego, w którym pozostała alokacja była
niewystarczająca na pokrycie żadnego projektu z kilku zakwalifikowanych do dofinansowania
(identycznie punktowanych). Pracownicy MJWPU nie skontaktowali się z projektodawcą, którego
wniosek z wyżej wskazanych miał najwcześniejszą datę, lecz z kolejnymi. Została tu pominięta zasada,
że w konkursach otwartych przy tej samej liczbie punktów o decyzji o dofinansowaniu decyduje
termin złożenia wniosku.
Strona
9
Dokumentacja jest niejasna dla samych pracowników MJWPU, którzy obawiają się dokonywać
własnych interpretacji, stąd ich odpowiedzi nie są pomocne projektodawcom, gdyż nie wyjaśniają
niejednoznacznych kwestii.
3. FINANSE I ROZLICZENIA PROJEKTÓW
Wykres 4. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych w zakresie
przekazania pierwszej transzy?
Strona
10
Wykresy 4.1 i 4.2. Proporcje odpowiedzi negatywnych i pozytywnych
Wykres 5. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych w zakresie
przekazywania każdej kolejnej transzy?
Strona
11
Wykres 5.1 i 5.2. Proporcje odpowiedzi pozytywnych i negatywnych
Wykres 6. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych w zakresie
rozliczenia wniosków o płatność ?
Strona
12
Wykresy 6.1 i 6.2. Proporcje odpowiedzi negatywnych i pozytywnych
Wykres 7. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych w zakresie
rozliczenia końcowego projektu (jeśli już się zakończył)?
Strona
13
Wykresy 7.1 i 7.2. Proporcje odpowiedzi negatywnych i pozytywnych
Wykres 8. Jak oceniacie Państwo współpracę z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych [w zakresie
dotyczącym środków niewygasających (w tym terminu zwrotu tych środków)]?
Wykresy 8.1 i 8.2. Proporcje odpowiedzi pozytywnych i negatywnych
Strona
Najczęściej wymienianym problemem są duże opóźnienia w przekazywaniu transz oraz
nieterminowy zwrot środków niewygasających. Projektodawcy łączą ten fakt z nieuchwalaniem na
czas budżetu przez samorząd województwa. Powoduje to brak środków na kontach MJWPU, która z
kolei nie wywiązuje się ze zobowiązań w stosunku do projektodawców. Ten problem w sposób
szczególny podkreślały instytucje samorządowe realizujące projekty systemowe, ale i pozostali
projektodawcy wskazywali na jego duże znaczenie. Opóźnienia w przekazywaniu środków
finansowych negatywnie wpływają na realizację projektu, powodując opóźnienia w harmonogramie
oraz pogarszając współpracę z podwykonawcami.
14
W zakresie współpracy finansowej projektodawcy napotykają na wiele problemów.
Bardzo duże opóźnienia w przekazywaniu środków, co zmusza do korzystania przy realizacji projektu
ze środków własnych, które są niewystarczające na realizację zadań … i tych uwzględnionych w
projekcie.
Zwrot środków niewygasających musimy zrobić w obowiązującym terminie, natomiast ich ponowne
otrzymanie to okres 3 miesięcy- tak było w roku 2009. Stanowi to bardzo poważne zagrożenie przy
realizacji projektu, zgodnie z przyjętym harmonogramem i komplikuje zdecydowanie prace związane z
kierowaniem projektu.
Środki dostaliśmy w jednej transzy na 13 dni przed zakończeniem realizacji projektu tj. 17 grudnia
2008 r.
Często zachodzą zmiany w dokumentacji. Projektodawcy narzekają na zbyt dużo dokumentów
wymaganych do złożenia z wnioskiem o płatność, dla wielu z nich niejasne są zasady wypełniania
wniosku o płatność.
Nieczytelny wniosek płatniczy i instrukcja- przy pierwszym projekcie to horror.
Zbyt duża biurokracja. Te same procedury dla dużych kwot jak i nieścisłości na kilka/kilkanaście
groszy.
Jednostka nie ma przepływu informacji. Komórki nie interesują się sprawą po jej przekazaniu. Bałagan
w księgowości, już dwa razy przesyłałam dowód zwrotu zaliczki.
Zdarza się, że osoby weryfikujące wnioski o płatność w MJWPU nie wykrywają błędów we
wnioskach o płatność.
W trakcie projektu popełniony został przez nas poważny i ewidentny błąd w rozliczeniu obu
projektów. Kontrola MJWPU zatwierdziła błędne wnioski, co stało się przyczyną poważnych
problemów w dalszych rozliczeniach, trwające do dnia dzisiejszego - nikt nie był przygotowany na
taką sytuację, brak procedur, brak rozwiązań i narzędzi, które umożliwiałyby sprawne rozliczenie.
Widoczna jest poprawa działań MJWPU dotyczących terminów przekazywania transz. Zdaniem
niektórych projektodawców etap rozliczeń przebiega bez problemów.
Etap rozliczania przebiega sprawnie; najcięższy etap współpracy z MJWPU to uzyskanie informacji
oraz procedura oceny.
Strona
W porównaniu z rokiem 2008 widoczna jest poprawa w zakresie przekazania pierwszej transzy.
15
Procedura związana z podpisaniem umowy po ogłoszeniu listy rankingowej była zachowana. Nie
mam złych doświadczeń. Także terminy przekazywania środków były zachowane. W przypadku
wniosków o płatność bardzo fachowe uwagi i wskazówki opiekuna projektu.
4. REKOMENDACJE
W oparciu o wyniki badania ankietowego, konsultacje z ekspertami oraz dyskusję przeprowadzoną
podczas I Spotkania Mazowieckich Projektodawców, które odbyło się w dniu 8 października 2009 r. w
Warszawie1, przedstawiamy listę rekomendacji, które powinny przyczynić się do poprawy obecnej
sytuacji i usunięcia problemów opisanych w raporcie.
I.
Merytoryka
Obszar ten zawiera propozycje dotyczące wzmocnienia merytorycznego i organizacyjnego zespołu
MJWPU.
Wzmocnienie MJWPU poprzez:
- usprawnienie zasad jej organizacji – skutkujące krótszymi procesami decyzyjnymi, być może należy
dokonać przeglądu regulaminu organizacyjnego urzędu, zmodyfikować i opisać procedury,
uwzględniające terminy udzielania odpowiedzi interesariuszom,
-rozwijanie kompetencji pracowników jednostki – poprzez uczestnictwo w szkoleniach
tematycznych i cykliczną ocenę pracownika przez jego przełożonych, jak również – w przypadku osób
pełniących funkcje opiekunów projektów – przez realizatorów projektów; takie oceny mogłyby
stanowić podstawę do wyboru zakresu szkoleń, procedur awansu poziomego i pionowego, wreszcie –
pomóc kierownictwu jednostki w określaniu zapotrzebowania na nowych pracowników czy typologii
zakresów obowiązków;
- poprawienie wyposażenia technicznego i sprzętowego MJWPU – jak dostęp do Internetu, co
usprawni dostęp pracowników do aktualnej wersji dokumentacji,
-zatrudnianie nowych osób, znających problematykę funduszy europejskich - skutecznym
rozwiązaniem byłoby sięgnięcie po osoby mające doświadczenie w realizacji projektów z PO KL i RPO,
ewentualnie z innych programów operacyjnych, w tym z poprzedniej perspektywy finansowej;
ogłoszenia o naborze pracowników, z przejrzyście opisanymi wymaganiami powinny być publikowane
na WWW MJWPU, następnie należy opublikować przebieg procedury rekrutacyjnej i jej wyniki;
1
W ISMP uczestniczyła część pozarządowych członków Komitetu Monitorującego Regionalny Program
Operacyjny na Mazowszu oraz Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki.
Strona
16
- poprawa kontaktu z opiekunem, możliwość osobistego spotkania się z nim oraz zwiększenie
dyspozycyjności opiekuna – korzystne byłoby spisanie kompetencji opiekuna projektu oraz podanie
informacji, ile czasu trwają poszczególne działania (np. odpowiedź na pytanie drogą mailową – max 2
dni robocze); możliwość ustalenia jasnych i trwałych zasad współpracy pomiędzy projektodawcami a
opiekunami projektów;
- szczegółowe określenie kompetencji opiekuna projektu – w celu zniwelowania różnic w wiedzy i
sposobach działania poszczególnych opiekunów. Dokładny zakres kompetencji opiekuna projektu
powinien zostać podany do publicznej wiadomości na stronie internetowej MJWPU.
Projektodawcy zwrócili uwagę na doświadczenie, jakie zdobył obecny Departament Zarządzania
Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, który w poprzednim
okresie programowania pełnił funkcje Instytucji Wdrażającej dla działania 1.5. Sektorowego
Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich. Po wielu trudnościach na początku pełnienia tej
funkcji i zastrzeżeń ze strony interesariuszy jednostka przeszła proces, który obecnie przyniósł efekt
w postaci wysokich ocen partnerów i przoduje w procesach zarządczych wdrażaniem programów
operacyjnych.
Zdecydowanie projektodawcy mazowieccy rekomendują powołanie dwóch zespołów
konsultacyjnych (z silnym akcentem na eksperckość), usytuowanych przy Departamencie Strategii i
Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego, które pomagałyby MJWPU w rozwiązywaniu
sytuacji nieprzewidzianych w procedurach/dokumentacji systemowej:
1) ds. regionalnego komponentu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
2) ds. Regionalnego Programu Operacyjnego.
Członkami zespołów byliby wybrani pracownicy MJWPU (zajmujący się danym programem),
kierownictwo Departamentu SiRR oraz eksperci zewnętrzni. Do współpracy można zaprosić również
członków podkomitetu monitorującego PO KL i komitetu monitorującego Regionalny Program
Operacyjny, reprezentujących partnerów społeczno-ekonomicznych, przedstawicieli Regionalnych
Ośrodków EFS oraz radnych Sejmiku Województwa Mazowieckiego z Komisji Strategii Rozwoju
Regionalnego i Planowania Przestrzennego. Takie rozwiązanie umożliwiłoby połączenie perspektywy
teoretycznej z praktyczną, jak również wpłynęłoby na lepsze ugruntowanie uchwał komitetów w
zapotrzebowaniu instytucji realizujących programy (zarówno jako IZ, IP/IP2, jak i jako
projektodawcy). Zespoły na bieżąco będą przygotowywać rekomendacje dot. nowych rozwiązań i
pojawiających się problemów. Nabór członków zespołu powinien być otwarty na podstawie
określonej listy kompetencji. Kwestia ww. zespołów ma być jednym z głównych tematów II Spotkania
Mazowieckich Projektodawców, które zostało ustalone na 1 grudnia 2009 r. Gospodarzem II SMP
będzie Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego (Departament Strategii i Rozwoju
Regionalnego).
Strona
Uproszczenie spraw proceduralnych, wzorów dokumentów itp. Być może proces uprościłoby
przygotowanie wzorców dokumentacji dotyczącej rozliczenia projektu przez MJWPU i opublikowane
jej na WWW (tylko niezbędnego minimum). Niebezpieczeństwem tego rozwiązania i nadużyciem w
17
Usprawnienie działania MJWPU, skutkujące szybszą oceną wniosków oraz dotrzymywaniem
terminów. Konieczne jest skrócenie czasu podejmowania decyzji i ich ogłaszania w odniesieniu do
ogłaszania konkursów i oceny zgłoszonych projektów. Ten proces można by przyśpieszyć dzięki
zatrudnieniu dodatkowych ekspertów, z innych województw. Taka współpraca jest możliwa dzięki
elektronicznemu systemowi wymiany informacji. Dla ekspertów powinien zostać przygotowany
taryfikator kosztów dla województwa mazowieckiego, co jest konieczne w celu rzetelnej oceny części
budżetowej projektu. Należy dbać o rzeczywistą niezależność ekspertów oceniających projekty (np.
poprzez uniemożliwienie im kontaktu w trakcie odbierania dokumentacji do oceny).
stosunku do dokumentów wyższego rzędu może być traktowanie tych propozycji przez MJWPU jako
jedynych właściwych.
Sprawy te leżą w gestii Ministerstwa Rozwoju Regionalnego jako Instytucji Zarządzającej (IZ)
Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. Jednak instytucje wdrażające PO KL i RPO w regionach mają
możliwość stawiania dodatkowych wymagań lub indywidualnego uszczegóławiania ogólnych
zapisów. Tak jest na przykład w przypadku ustalania wysokości zabezpieczeń finansowych.
II. Komunikacja i dostęp do informacji
Ten obszar obejmuje łączność telefoniczną z MJWPU, różnorodny kontakt z opiekunem projektu (w
tym pocztą elektroniczną lub spotkania osobiste) oraz rzetelność udzielanych informacji.
Konieczne jest udrożnienie linii telefonicznych, akceptacja korespondencji prowadzonej drogą
mailową – co przyśpieszy procesy decyzyjne, a tym samym ułatwi realizację projektów i obniży koszt
obsługi. Rekomendujemy również szkolenie wstępne dla każdego pracownika podejmującego
obowiązki opiekuna projektu oraz przydzielenie mu supervisora, który służyłby doświadczeniem (np.
doświadczonego opiekuna projektów). Informacje od opiekunów każdorazowo powinny być
miarodajne, tak aby mogły stanowić argument w dyskusji (a nie miały statusu swobodnej opinii).
Należy także doprowadzić do zamieszczenia na stronie internetowej MJWPU zestawienia odpowiedzi
na najczęściej zadawane pytania (FAQ) – które miałyby charakter wiążący dla obywu stron (urzędu i
projektodawców). W tym dziale m.in. można by w dniu ogłoszenia konkursu publikować terminy
rozstrzygnięć poszczególnych etapów oceny oraz datę jego rozstrzygnięcia (bądź terminy posiedzeń
Komisji Oceny Projektów w przypadku konkursów otwartych). Za redakcję odpowiedzi w części
mogłyby być odpowiedzialne ww. zespoły konsultacyjne.
Pomocą w przygotowywaniu i realizacji projektów byłoby również opracowanie przez MJWPU i
zamieszczenie na WWW listy najczęściej pojawiających się błędów w działaniach projektodawców
(„baza złych praktyk”).
Kolejna grupa rekomendacji dotyczy komunikacji wewnętrznej w MJWPU:
- umożliwienie bądź usprawnienie kontaktów między osobami prowadzącymi szkolenia i osobami
przeprowadzającymi kontrole projektów (w celu unifikacji wymagań wobec projektodawców i
interpretacji zapisów dokumentacji),
- skorzystanie z projektu dotyczącego modelu intermentoringu, wypracowanego w ramach EQUAL.
Główna rekomendacja dotyczy środków niewygasających – aby były rozliczane księgowo na saldach
księgowych, a nie przepływem pieniężnym między rachunkami bankowymi (kasowo).
Strona
Ostatni obszar rekomendacji dotyczy przekazywania transz, rozliczania środków niewykorzystanych
(tzw. niewygasających) oraz unikania błędów w dokumentacji.
18
III. Kwestie finansowe