Zarządzenie nr 40/2006 z dnia 31 sierpnia 2006 roku Rektora

Zarządzenie nr 40/2006
z dnia 31 sierpnia 2006 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego zmieniające
zarządzenie w sprawie Uczelnianego Planu Kont.
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002
r. Nr 76, poz. 694, tekst jednolity z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§1
W Uczelnianym Planie Kont stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19
grudnia 2002 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (ze
zmianą w zarządzeniu nr 70 z dnia 2 grudnia 2004 r.) wprowadza się następujące zmiany:
1. W dziale VI " ZASADY WYCENY PASYWÓW I AKTYWÓW" dodaje się pkt
IV w brzmieniu:
"IV. WYCENA PRZYKŁADOWYCH OPERACJI WYRAŻONYCH W WALUTACH
OBCYCH I USTALANIE RÓŻNIC KURSOWYCH
Dowody księgowe opiewające na waluty obce powinny zawierać przeliczenie ich
wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.
1. Ustalenie różnic kursowych na należnościach.
Fakturę wystawioną w walucie obcej zagranicznemu kontrahentowi za sprzedane
towary, materiały lub usługi przelicza się według kursu średniego NBP
obowiązującego na dzień jej wystawienia, chyba że w zgłoszeniu celnym lub
innym wiążącym dokumencie został ustalony inny kurs.
Różnice pomiędzy tak wycenionym przychodem a wpływem walut na konto
bankowe złotówkowe według kursu kupna banku obsługującego stanowią
odpowiednio dodatnie lub ujemne różnice kursowe.
Odpowiednich przeliczeń i księgowań dokonuje Dział Księgowości Głównej i
Kosztów, przy czym ze względów podatkowych różnice powstałe w wyniku
zapłaty należności, zarówno ujemne jak i dodatnie zaliczane są do przychodów
finansowych, odpowiednio je zmniejszając lub zwiększając.
2. Ustalenie różnic kursowych na zobowiązaniach.
Zakup kosztów wyrażony w walucie obcej przelicza się na złote według kursu
średniego NBP obowiązującego na dzień wystawienia faktury, chyba że w
zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym dokumencie został ustalony inny kurs.
Rozchód waluty z konta bankowego złotówkowego według kursu sprzedaży banku
obsługującego stanowiący zapłatę faktury w porównaniu z wyceną zakupu kosztów
pozwala ustalić różnice kursowe dodatnie lub ujemne.
Odpowiednich przeliczeń i księgowań dokonuje Dział Księgowości Głównej i
Kosztów, przy czym ze względów podatkowych różnice powstałe w wyniku
zapłaty zobowiązań, zarówno ujemne jak i dodatnie zaliczane są do kosztów
finansowych, odpowiednio je zmniejszając lub zwiększając.
3. Ustalenie różnic kursowych na własnych środkach pieniężnych.
W sytuacji, gdy zobowiązania wyrażone w walucie obcej regulowane są z
własnego konta walutowego lub wypłacone z kasy walutowej powstają różnice
kursowe na rozrachunkach, które ustala się jako różnicę między wartością
zobowiązania z dnia powstania a wartością tych środków obliczoną przy
zastosowaniu kursu pozyskania waluty (kursu historycznego), a mianowicie:
wpływu należności na rachunek walutowy - według kursu kupna banku, z
którego usług UŚ korzysta,
wpływu waluty pochodzącej z zakupu w banku - według kursu sprzedaży
banku, z którego usług UŚ korzysta.
Na rachunkach walutowych różnice kursowe nie występują. Rozchód środków
pieniężnych w walucie obcej z własnych rachunków bankowych wyceniany jest po
kursach waluty, którą nabyto najwcześniej - według metody FIFO.
Ewidencja dodatkowa prowadzona jest w Dziale Finansowym.
Tam też dokonywane są odpowiednie wyliczenia.
Poniżej zamieszczony jest przykładowy wzór ewidencji dodatkowej:
Wyszło wg
Pozostało
FIFO
waluta x
waluta x
waluta x
PLN
PLN
PLN
kurs
kurs
kurs
Przyszło
Wyszczególnienie
Stan na pierwszy dzień
miesiąca
Przychody w miesiącu
Rozchody w miesiącu
Pozostało na następny
okres
RAZEM
4. Zaliczka pobrana w walucie obcej.
Zaliczka wypłacona z kasy na koszty zagranicznej podróży służbowej wyceniana
jest według kursu sprzedaży banku, po którym zakupiono walutę.
5. Rachunek kosztów podróży zagranicznej - rozliczenie zaliczki pobranej w walucie
obcej.
Koszty zagranicznej podróży służbowej (diety, przejazdy, noclegi, inne np. bilety
wstępu) wycenia się po kursie średnim NBP z dnia rozliczenia zaliczki w terminie
do 14 dni od zakończenia podróży.
Natomiast:
w przypadku zwrotu do kasy walutowej uczelni niewykorzystanej zaliczki
przez pracownika wyceny dokonuje się po kursie, po którym uprzednio
wyceniono wypłaconą zaliczkę;
w razie przekroczenia kwoty zaliczki zwrot pracownikowi waluty wycenia
się według kursu sprzedaży banku, po którym zakupiono walutę;
w sytuacji, gdy przekroczenie kwoty zaliczki wypłacone jest w walucie
polskiej walutę zwracaną pracownikowi przelicza się na złote polskie według
kursu sprzedaży obowiązującego w banku obsługującym w dniu wypłaty
pracownikowi różnicy.
Wyliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej obciążających pracodawcę
dokonuje Dział Współpracy z Zagranicą, natomiast różnice wynikające z
rozliczenia pobranych zaliczek wyceniane są przez pracowników Działu
Finansowego.
Stosownych księgowań dokonuje Dział Księgowości Głównej i Kosztów.
6. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
Zobowiązania wobec kontrahenta zagranicznego UE wycenia się według kursu
średniego NBP na dzień wystawienia faktury przez kontrahenta.
Zapłatę zobowiązania wycenia się według kursu sprzedaży banku obsługującego.
Różnice kursowe ujmuje się odpowiednio: (+) na przychodach finansowych, (-) na
kosztach finansowych. Zobowiązanie w walutach obcych z tytułu importu towarów
wycenia się według kursu banku. Powstałe różnice kursowe zwiększają lub
zmniejszają odpowiednio przychody lub koszty finansowe.
7. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy.
Wyrażone w walutach obcych składniki bilansu wycenia się na dzień bilansowy po
obowiązującym w tym dniu średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez NBP
- zgodnie z art. 30 Ustawy o rachunkowości.
Powstałe różnice kursowe dla odrębnie rozliczanych co do rodzaju walut odnosi się
na przychody (dodatnie) lub koszty finansowe (ujemne).
Dodatnie różnice kursowe powstają w przypadku wzrostu kursu wycenianych,
ujętych w ewidencji aktywów lub spadku kursu dla wycenianych pasywów.
Ujemne różnice kursowe powstają w sytuacji, gdy kurs wycenianych aktywów na
dzień wyceny jest niższy od występującego uprzednio oraz wyższy dla
wycenianych pasywów.
Różnice kursowe odnoszące się do pozycji bilansowych, jako nie mające pokrycia
w przychodzie lub rozchodzie środków pieniężnych (niezrealizowane), nie są
kwalifikowane do dochodu dla celów podatkowych.
W ciągu okresu sprawozdawczego różnice kursowe odnoszone są na bieżąco w
przychody lub koszty finansowe za pośrednictwem konta "280 - Rozliczenie różnic
kursowych".
Do rozliczania różnic kursowych z wyceny bilansowej przyjmuje się następującą
metodę:
Pod datą 1 stycznia następnego roku obrotowego różnice kursowe z wyceny
aktywów i pasywów podlegają wystornowaniu, co powoduje powrót do wartości
pierwotnej poszczególnych pozycji bilansowych.
Wybór tej metody podyktowany jest zaliczkowym sposobem rozliczania
zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu PDOP i brakiem obowiązku
sporządzania sprawozdań za poszczególne miesiące. W związku z tym wada tej
metody polegająca na powstaniu w miesiącu styczniu fikcyjnych zysków i strat nie
ma istotnego znaczenia w świetle jej zalet polegających na tym, że po
zrealizowaniu określonych transakcji różnice kursowe wynikające z ksiąg są
zgodne z różnicami ustalonymi dla celów podatkowych.
8. Przewalutowanie.
W przypadku sprzedaży posiadanych walut (np. w banku, w kantorze, na rzecz
osoby trzeciej) powstaje różnica kursowa zrealizowana (opłacona lub inaczej
podatkowa) jako wynik dodatni lub ujemny pomiędzy kwotą otrzymaną od
nabywcy walut a "historyczną" ich wartością.
9. Kompensata.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w odpowiedzi z dnia
16 kwietnia 2004 roku na interpelację poselską, Minister Finansów podtrzymał
swoje dotychczasowe stanowisko, że różnice kursowe powstają jedynie w
przypadku płatności dokonywanych drogą faktycznych transferów pieniężnych za
pośrednictwem banku. Zatem kompensacyjna forma realizacji zobowiązań nie
powoduje powstania różnic kursowych.",
2. W dziale VII "ZASADY EWIDENCJI I ROZLICZANIA PRZYCHODÓW
ORAZ KOSZTÓW" dodaje się pkt 4 w brzmieniu:
"VII - 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI
PROJEKTÓW FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE
ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
Ustala się wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady
prowadzenia kont pomocniczych oraz inne powiązania z kontem księgi głównej dla
potrzeb prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej rozliczania środków unijnych
realizowanych projektów od innych źródeł finansowych.
1. Uniwersytet prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków dotyczących
realizowanych projektów w układzie rodzajowym z podziałem analitycznym,
umożliwiającym identyfikację dokumentacyjną środków unijnych, wydatkowanych
na poszczególne zadania realizacji projektów oraz wielkości kwot przekazywanych
Uniwersytetowi w drodze refundacji. Podczas prowadzenia rachunkowości
powinny być przestrzegane zasady:
a. zgodności z umową o dofinansowanie,
b. zgodności z przepisami krajowymi,
c. zgodności z przepisami wspólnotowymi,
d. zgodności z zasadą racjonalnego gospodarowania.
2. Załącznik nr 1 zawiera wykaz kont księgi głównej, na których ujmuje się zapisy w
ujęciu syntetycznym. Poszczególne operacje na kontach syntetycznych grupuje się,
prowadząc do każdego konta ewidencję szczegółową według zasad określonych w
PLANIE KONT Z KOMENTARZEM HANDEL - PRODUKCJA - USŁUGI,
autorstwa Jerzego Gierusza, wydanym przez ODDK Sp. z o.o. w Gdańsku.
3. Przyjmując za podstawę wykaz kont syntetycznych, o którym mowa w pkt 2 wyodrębnia się stanowiska kosztów oddzielnie dla każdego projektu (odpowiednio
na koncie 507) oraz odpowiadające im przychody (odpowiednio na koncie 716).
4. Ewidencję i rozliczanie kosztów prowadzi się według funkcji na kontach zespołu 5
i 6 (z uwzględnieniem ustaleń przyjętych w pkt 3) i równocześnie według rodzaju na kontach zespołu 4. Przeniesienie kosztów za pośrednictwem konta 490 na
odpowiednie konta rodzajowe kosztów następuje automatycznie zapisem
zbiorczym po zakończeniu każdego miesiąca.
5. Przedmioty o okresie użytkowania dłuższym niż rok o wartości nie przekraczającej
3 500,00 zł wprowadza się do ewidencji bilansowej środków trwałych, natomiast
odpisy amortyzacyjne ustala się i księguje w sposób uproszczony jednorazowo w
pełnej ich wartości początkowej. Kontrolę i ewidencję tych przedmiotów prowadzi
Dział Księgowości Majątkowej w sposób umożliwiający identyfikację każdego
przedmiotu oraz miejsc ich użytkowania i osób za nie odpowiedzialnych.
6. Środki trwałe o wartości powyżej 3 500,00 zł i okresie użytkowania ponad 1 rok
amortyzowane są metodą liniową, począwszy od miesiąca następującego po
miesiącu przyjęcia ich do eksploatacji, według stawek określonych w ustawie o
podatku dochodowym od osób prawnych.
7. Wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej do 3 500,00 zł odpisuje
się jednorazowo w pełnej ich wartości w koszty, natomiast o wartości wyższej są
amortyzowane według zasad i stawek podatkowych.
8. W zakres dokumentacji wchodzą również dokumenty operacyjne, prawne,
techniczne, księgowe oraz sprawozdawcze.
9. Dokumenty związane z poszczególnymi projektami i ich realizacją muszą być
gromadzone i archiwizowane na ogólnych zasadach i przechowywane do
31.12.2013 r.
10. W celu kontroli i bieżącego monitorowania zaangażowania środków prowadzona
jest ewidencja pozaksięgowa w PLN i walucie projektu przy pomocy arkuszy
kalkulacyjnych programu Office.
11. Dla każdego projektu sporządzany jest szczegółowy opis przyjętych zasad. Zasady
te uwzględniają przed wszystkim:
a. a) opis wydatków kwalifikowanych, jakie można zaliczyć do projektu (z
uwzględnieniem warunków umowy oraz wymogów unijnych) - katalog
wydatków,
b. b) wyodrębnienie rachunków bankowych,
c. c) wyodrębnienie kont kosztów, przychodów,
d. d) prowadzenie ewidencji rozrachunków projektu wg poszczególnych
wykonawców,
e. e) zasady stosowania kursów walut i zasad wyceny,
f. f) ustalenie zasad ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji
projektu,
g. g) ustalenie zasad postępowania z podatkiem VAT,
h. h) określenie zasad pokrycia kosztów obsługi rachunków bankowych,
i. i) stosowanie numeracji dowodów księgowych,
j. j) sposób realizacji obowiązków sprawozdawczych.
12. Wskazówki dotyczące opisu dokumentów księgowych określa załącznik nr 2.
Załącznik nr 1
Wykaz kont księgi głównej (syntetycznych).
Wykaz kont księgi
Numer zespołu, nazwa konta oraz ewidencja szczegółowa do
głównej (syntetycznych) kont syntetycznych układu podstawowego
ZESPÓŁ 0 - AKTYWA TRWAŁE
ŚRODKI TRWAŁE
x - grupa środków trwałych
0101
x - zmiana stanu (+ / -)
xx - rodzaj zmiany
ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE
xx - nazwa zadania inwestycyjnego
080
xx - miejsce powstania
x - źródło finansowania projektu
ZESPÓŁ 1 - ŚRODKI PIENIĘŻNE I RACHUNKI
BANKOWE ORAZ INNE KRÓTKOTERMINOWE
AKTYWA FINANSOWE
KASA
101
xx - numer kasy
INNE RACHUNKI BANKOWE
139
xxx - nazwa rachunku = nazwa projektu
ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI, ODBIORCAMI
x - należność, zobowiązanie
200
x - tytuł rozrachunku
xxxxx - kontrahent
ROZRACHUNKI PUBLICZNO - PRAWNE
x - należność, zobowiązanie
220
xx - rodzaj podatku
xxxxx - właściwy urząd skarbowy dla danego podatku
ROZLICZENIE NALICZONEGO VAT
222
xx - rodzaj zakupów
x - VAT naliczony (sposób odliczenia)
ROZLICZENIE NALEŻNEGO VAT
xx - stawka podatku VAT
223
x - rodzaj dokumentu
x - rodzaj rachunku (BO, VAT należny)
ZESPÓŁ 3 - MATERIAŁY I TOWARY
ROZLICZENIE ZAKUPU DZIAŁALNOŚCI
NIEOPODATKOWANEJ
300
xx - zakupy (krajowe, z importu, ŚrT i WN i P)
xxx - rodzaj zakupu
ROZLICZENIE ZAKUPU DZIAŁALNOŚCI
301
311
400
411
416
426
427
428
431
440
450
460
463
469
490
507
640
OPODATKOWANEJ
xx - zakupy (krajowe, z importu, ŚrT i WN i P)
xxx - rodzaj zakupu
xx - VAT należny
MATERIAŁY NA SKŁADZIE
xxx - numer magazynu
ZESPÓŁ 4 - KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH
ROZLICZENIE
AMORTYZACJA
xx - wyszczególnienie²
ZUŻYCIE MATERIAŁÓW
xx - wyszczególnienie²
APARATURA SPECJALNA
xx - wyszczególnienie²
USŁUGI TRANSPORTOWE
xx - wyszczególnienie²
USŁUGI REMONTOWE
xx - wyszczególnienie²
POZOSTAŁE USŁUGI OBCE
xx - wyszczególnienie²
WYNAGRODZENIA
xx - wyszczególnienie²
ŚWIADCZENIA NA RZECZ PRACOWNIKÓW
xx - wyszczególnienie²
REPREZENTACJA I REKLAMA
xx - wyszczególnienie²
PODATKI I OPŁATY
xx - wyszczególnienie²
PODRÓŻE SŁUŻBOWE
xx - wyszczególnienie²
POZOSTAŁE KOSZTY
xx - wyszczególnienie²
ROZLICZENIE KOSZTÓW
ZESPÓŁ 5 - KOSZTY WEDŁUG TYPÓW
DZIAŁALNOŚCI I ICH ROZLICZENIE
FUNDUSZE STRUKTURALNE
xxxx - rodzaj kosztu
xx - wydziały
xx - nazwa projektu
xx - numer umowy projektu
xx - rodzaj wydatku z podziałem na kwalifikowany i nie
kwalifikowanych
x - źródło finansowania projektu
ZESPÓŁ 6 - PRODUKTY I ROZLICZENIA
MIĘDZYOKRESOWE
ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW
xxxx - rodzaj kosztów
xxx - miejsce powstania
x - rodzaj rozliczenia
ZESPÓŁ 7 - PRZYCHODY I KOSZTY ZWIĄZANE Z
716
736
750
751
760
ICH OSIĄGNIĘCIEM
PRZYCHODY FUNDUSZY STRUKTURAKNYCH
xx - stawka podatku VAT
x - rodzaj dokumentu księgowego (faktura, dowód wpłaty,
inny)
xx - wydziały
xx - nazwa projektu
xx - numer projektu
x - źródło finansowania projektu
KOSZT WŁASNY FUNDUSZY STRUKTURALNYCH
x - rodzaj kosztu
xx - nazwa projektu
PRZYCHODY FINANSOWE
xx - rodzaj przychodu
KOSZTY FINANSOWE
xx - rodzaj kosztu
x - stanowi, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu
POZOSTAŁE PRZYCHODY OPERACYJNE
xx - stawka podatku VAT
x - rodzaj dokumentu księgowego
xxxx - miejsce powstania
xx - rodzaj przychodu
761
842
846
ZESPÓŁ 8 - FUNDUSZE WŁASNE, FUNDUSZE
SPECJALNE I WYNIK FINANSOWY
PRZYCHODY PRZYSZŁYCH OKRESÓW (dot. Zakupu
środków trwałych z obcych środków)
xxxx - jednostki organizacyjne
xx - pochodzenie środków
ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE PRZYCHODÓW
FUNDUSZY STRUKTURALNYCH
xx - nazwa projektu
xx - numer umowy projektu
x - źródło finansowania projektu
1 Ewidencja
dodatkowa pozwalająca zidentyfikować dany środek trwały jest prowadzona
w Sekcji Finansowo-Księgowej Funduszy Strukturalnych i Międzynarodowych.
2 Wyszczególnienie zgodne z Uczelnianym Planem Kont.
Zasady ewidencji operacji gospodarczych na wyszczególnionych wyżej kontach
omówione są w rozdziale VIII Uczelnianego Planu Kont.
Załącznik nr 2
Wskazówki dotyczące opisu dokumentów księgowych.
1. W prawym górnym rogu dokumentu należy wpisać numer księgowy oraz numer
kolejny dokumentu danego projektu.
2. Na odwrocie wszystkich dokumentów winien być opis (zgodny z wymogami
poszczególnych projektów) zawierający m.in.:
tytuł projektu,
numer projektu,
numer umowy, w ramach której następuje finansowanie,
numer kategorii i pozycji w budżecie projektu,
kwotę wydatków kwalifikowanych,
opis rzeczowy wskazujący na bezpośredni związek danego wydatku z
realizacją projektu,
podpis osoby zatwierdzającej wydatek pod względem merytorycznym i
finansowym,
podpis osoby zatwierdzającej wydatek pod względem rachunkowym,
dekret księgowy,
adnotację, że projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa,
adnotację, że zakupu danego materiału, usługi dokonano zgodnie z art. …
ust. … ustawy z dnia 29.01.2004 r - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z
2004 r. , nr 19, poz. 177),
w przypadku umów cywilnoprawnych na rachunku powinno znajdować się
potwierdzenie wykonania prac objętych rachunkiem.
Do Deklaracji PIT należy dołączyć za każdy miesiąc zestawienie osób z
wyliczonymi kwotami odprowadzonego podatku.
Do Deklaracji DRA należy dołączyć za każdy miesiąc zestawienie osób z
wyliczonymi kwotami odprowadzonych składek.
Do listy płac w przypadku kwalifikowania częściowego czasu pracy należy
dołączyć karty czasu pracy.
Do faktur dotyczących kwalifikowania czynszu i mediów własnych pomieszczeń
należy przedstawić kalkulację.
Do faktur za rozmowy telefoniczne należy dołączyć specyfikację, z której wynika
kwota wydatków kwalifikowanych wyliczona na podstawie bilingów.
Wydatki powinny być ponoszone z wyodrębnionego konta bankowego projektu. W
uzasadnionych przypadkach korzystania z innego konta, należy do kopii
dokumentów potwierdzających wydatki dołączyć wyciąg z rachunku projektu oraz
stosowne wyjaśnienie.".
3.
4.
5.
6.
7.
8.
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od 1 stycznia 2006 r.
REKTOR
Prof. dr hab. Janusz Janeczek
Ostatnia modyfikacja strony: 09/07/2006 13:10:38