specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Balice, dnia 27.02.2015 r.
MPL/BS/SZ/241/1/99/14
Do wszystkich Wykonawców
Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia sektorowego doprogowego prowadzonego
w trybie negocjacji z ogłoszeniem, zgodnie z przepisami Regulaminu udzielania zamówień
publicznych oraz doprogowych przez jednostki organizacyjne Międzynarodowego Portu
Lotniczego im. Jana Pawła II Kraków-Balice sp. z o.o. na roboty budowlane, dostawy i usługi
wprowadzonego do stosowania w Spółce Uchwałą nr 37/82/12 z dnia 26 października 2012 r.
- tekst jednolity z dnia 31.01.2014 r. z późniejszymi zmianami – (dalej zwany Regulaminem),
pod nazwą ROUTES EUROPE 2016 – współorganizacja forum rozwoju połączeń
lotniczych w Europie.
Szanowni Państwo,
informujemy, iż Zamawiający przedstawia poniżej treść pytań i udzielonych odpowiedzi,
wyjaśnień do treści Ogłoszenia o zamówieniu.
Pytanie 1:
Ze zmian w punktacji wynika, iż nawet najbardziej doświadczona agencja eventowa
w Polsce, a nie realizująca dotychczas żadnego eventu na terenie Krakowa, nie będzie wstanie
zdobyć tyle samo punktów co Agencja realizująca tylko usługi na terenie Krakowa. Tym
samym zapis o równym traktowaniu wykonawców zostaje naruszony. Zapis ten faworyzuje
Wykonawców realizujących eventy na terenie Krakowa, a nie jest to element stanowiący
jakąkolwiek przewagę konkurencyjną, tak więc nie może być premiowany extra. Zapis
premiujący usługi z uwagi na ich geograficzną przewagę mógłby być dopuszczalny gdyby
chodziło o realizację eventów poza granicami Polski, gdyż taki element nie jest wpisany
w standardowe kompetencje firm eventowych. To czy event będzie realizowany na terenie
Krakowa, Poznania, Warszawy, Katowic, Kielc czy jakiegokolwiek innego miasta w Polsce nie ma najmniejszego znaczenia. Wykonawca po raz kolejny zwraca się wnioskiem
o usunięcie zapisu. Nadmienia również iż zapis jest niezgodny z Państwa regulaminem.
Par. 30 ust. 2 regulaminu, który stanowi:
Zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu w sposób, który mógłby
utrudniać uczciwą konkurencję.
Wykonawca nie przyjmuje również jako wyczerpującego wyjaśnień zacytowanego poniżej.
___________________________________________________________________
Strona 1 z 6
Korzyści z bycia Gospodarzem Routes Europe dzielą się na trzy główne obszary:
 wynikające bezpośrednio z faktu, że do miasta goszczącego przyjadą osoby podejmujące
w liniach lotniczych decyzje dotyczące siatki połączeń; Gospodarz ma szerokie spectrum
możliwości ukierunkowania aspektów organizacji dla potrzeb konkretnych przedstawicieli;
 okazja do podniesienia ogólnego statusu lotniska;
 wszechstronne zaprezentowanie danej destynacji - walorów turystycznych i biznesowych
Miasta i Regionu.
W ramach realizacji dla Zamawiającego istotne będą również jego założenia strategii B2B
(które stanowić będą załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia) w ramach
której Miasto i Region – zarówno jego potencjał biznesowy, jak i turystyczny - stanowią
element kluczowy.
Ponadto w ramach zamówienia Wykonawca odpowiedzialny będzie między innymi
za opracowanie i kompleksową realizację wycieczek dla delegatów, które swym charakterem
powinny w sposób wieloaspektowy pokazywać Kraków i Małopolskę.
Biorąc pod uwagę powyższe, znajomość lokalnego rynku jest dla Zamawiającego istotnym
elementem przekładającym się na sukces organizacyjny, a tym samym premiowanie
Wykonawców.
Wykonawca, zapewnia iż zorganizowanie wycieczki dla delegatów która swym charakterem
powinna w sposób wieloaspektowy pokazywać Kraków i Małopolskę nie jest barierą
nie do przejścia dla firm wcześniej nie organizujących wydarzeń na terenie Krakowa.
Realizacja strategii B2B również.
Odpowiedź:
Modyfikuje się sekcję V ust. 5 Ogłoszenia o zamówieniu, która po zmianach brzmi
następująco:
5) Jeżeli liczba Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie
większa niż 3 (trzy), to do udziału w postępowaniu zostanie zaproszonych 3 (trzech)
Wykonawców, którzy uzyskają najwyższe oceny za posiadane doświadczenie zawodowe,
zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.
a) W zakresie doświadczenia zawodowego, o którym mowa w pkt. 5 powyżej,
Wykonawca wykaże swoje doświadczenie w wykonywaniu usług zrealizowanych
w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie
do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –
w tym okresie, polegających na:
i. organizacji forum, kongresu lub konferencji, w której brało udział nie mniej niż 700
osób; przez organizację forum, kongresu lub konferencji Zamawiający rozumie
zorganizowanie spotkania praktyków i osób z określonej branży trwającego min. 2 dni;
_________________________________________________________________________________________________
Strona 2 z 6
w ramach organizacji Wykonawca odpowiedzialny był m.in. za transfery, organizację
miejsca konferencji, przygotowanie materiałów dla uczestników;
i / lub
ii. organizacji eventu (tj. gali / kolacji biznesowej/ bankietu biznesowego), w którym
brało udział nie mniej niż 500 osób; przez organizację eventu Zamawiający rozumie
aranżację przestrzeni w tym oprawę multimedialną, oświetlenie, nagłośnienie, oprawę
artystyczną, obsługę cateringową i jej koordynację.
b) Za każde zrealizowane zamówienie spełniające warunek opisany w lit. a) ppkt. i. lub ii.
i potwierdzone dokumentami wskazanymi w lit e) poniżej Wykonawca otrzyma
1 punkt.
c) Punkty nie będą przyznawane za usługi:
i. niespełniające wymogów opisanych w Sekcji V. ust. 3 pkt 5 lit. a),
ii. które zostały wskazane na potwierdzenie spełniania warunków udziału
w postępowaniu (wykazane w załączniku nr 4 do ogłoszenia).
d) W przypadku gdy po dokonanej w ten sposób kwalifikacji, na ostatnim miejscu
kwalifikującym Wykonawców do dalszego udziału w postępowaniu znajdzie się więcej
niż 1 (jeden) Wykonawca, do dalszego udziału w postępowaniu dopuszczeni zostaną
wszyscy Wykonawcy zajmujący to miejsce.
e) W celu potwierdzenia posiadanego doświadczenia zawodowego, o którym mowa
w sekcji V ust. 3 pkt 5 lit. a), Zamawiający wymaga przedstawienia:
i. wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania
wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju i zakresu, daty
i miejsca wykonania, zgodnie z opisanymi wymogami (według wzoru stanowiącego
załącznik nr 5 do ogłoszenia).
ii. dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług przedstawionych
w wykazie.
Pytanie 2:
Proszę o wyjaśnienie na jakiej podstawie zamówienie zostało rozpisane jako sektorowe.
Odpowiedź:
Zamówienie obejmujące organizację ROUTES EUROPE 2016 związane jest z działalnością
sektorową prowadzoną przez Zamawiającego co stanowi podstawę do kwalifikacji jako
zamówienie sektorowe.
Pytanie 3:
W związku z ogłoszonym przez Państwa postępowaniem przetargowym dotyczącym
współorganizacji forum rozwoju połączeń lotniczych w Europie – ROUTES EUROPE 2016
wnioskujemy o wprowadzenie zmiany w zapisach ogłoszenia o zamówieniu w zakresie sekcji
_________________________________________________________________________________________________
Strona 3 z 6
III, ustęp 1, punkt 2 a i 2 b zawartego w ogłoszeniu o zamówieniu:
„2) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, a w szczególności Wykonawca
udokumentuje, że posiada doświadczenie zawodowe w wykonywaniu usług, odpowiadających
swoim rodzajem i zakresem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia, tj.
wykonał w ciągu ostatnich 3 lat, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym
okresie:
a) co najmniej 1 zamówienie obejmujące organizację forum, kongresu lub konferencji,
w której brało udział nie mniej niż 700 osób; przez organizację forum, kongresu lub
konferencji Zamawiający rozumie zorganizowanie spotkania praktyków i osób zokreślonej
branży trwającego min. 2 dni; w ramach organizacji Wykonawca odpowiedzialny był m.in. za
transfery, organizację miejsca konferencji, przygotowanie materiałów dla uczestników”
Rekomendujemy następujące zmiany w powyższym zapisie:
1. Rozszerzenie horyzontu czasowego z 3 do 5 lat dla projektów referencyjnych, które
można przedstawić jako dokumentujące doświadczenie Wykonawcy. W uzasadnieniu
tej zmiany przedstawiamy następujące argumenty:
 duże kongresy z liczbą uczestników powyżej 700 osób (z uwagi na ich złożoność oraz
konieczność planowania z perspektywą minimum 3 letnią (konieczność odpowiednio
wcześniejszego bookingu centrów kongresowych, hoteli) nie są wydarzeniami
organizowanymi bardzo często, dlatego zawężanie perspektywy czasowej do zaledwie
3 lat eliminuje dużą ilość potencjalnych dostawców z doświadczeniem w tym zakresie
z udziału w postępowaniu.
 w praktyce znacznie częściej organizowane i obsługiwane są konferencje firmowe
i korporacyjne z uczestnikami pomiędzy 100-200 osób. Są to imprezy funkcjonujące
w oparciu o pojedyncze obiekty hotelowe i ich zaplecze konferencyjne. Większe
imprezy, te powyżej 300 osób, które są kwalifikowane jako kongresy zgodnie
z klasyfikacją PCO, to rzadsza praktyka – dla przykładu: pracę nad międzynarodowym
kongresem z udziałem blisko 600 uczestników, który produkowaliśmy w roku 2014
rozpoczęły się w roku 2009. Jest to potwierdzenie tezy, że faza życia dużych
projektów, począwszy od etapu planowania, a na finalnej egzekucji skończywszy, jest
szersza lub co najmniej taka sama jak założony czas 3 lat, dlatego w naszej opinii
optymalna perspektywa czasowa jaką należałoby rozpatrywać w tym przypadku (przy
założeniu imprez powyżej 700 osób) to 5 lat.
 jeśli utrzymany zostanie zakres do 3 lat to z grona potencjalnych wykonawców
eliminowane są firmy, które działają na rynku od lat 20, ale akurat w ostatnich 3 latach
nie przygotowywały wydarzenia z udziałem powyżej 700 osób; z drugiej strony
warunki spełni firma, której potencjalnie doświadczenie jest o wiele niższe, bo działa
na rynku w ogóle od 3 lat, ale na ich przestrzeni miała 3 imprezy z udziałem 700 osób
(może być tak, że te 3 realizacje to jedyne kongresy w jej całym portfolio).
2.
Zmiana specyfikacji zakresu działań oferenta przy imprezach potwierdzających
doświadczenie lub otwarcie tego zakresu
 w obecnej formie zapis sprawia, że jeśli dana firma nie organizowała transferów,
materiałów konferencyjnych, czy nie zapewniała miejsca kongresu przy danym
_________________________________________________________________________________________________
Strona 4 z 6





projekcie, to nie może zgłosić danego projektu, jako referencyjnego;
wymienianie 3 pozycji obligatoryjnych tj. transferów, organizacji miejsca
i materiałów dla uczestników nie jest miarodajne z punktu widzenia badania
doświadczenia danego dostawcy; W praktyce bowiem organizatorzy bardzo dużych
kongresów – a to są przede wszystkim międzynarodowe stowarzyszenia branżowe –
usługi takie jak materiały konferencyjne, organizację transferów, booking hoteli, czy
nawet miejsca, gdzie odbywać się mają obrady często zapewniają same;
w naszym przekonaniu zapis powinien być skonstruowany tak, żeby służył wyłonieniu
agencji z odpowiednim doświadczeniem, a nie premiował specjalistyczne firmy
transportowe i cateringowe;
dla przykładu: podczas jednego z kongresów odpowiadaliśmy za organizację i obsługę
technologiczną oraz oprawę artystyczną i przygotowanie miejsca obrad plenarnych na
5 000 uczestników, natomiast transfery zapewniał zupełnie inny podmiot na zlecenie
innego płatnika. Nie oznacza to jednak, że ranga i poziom skomplikowania projektu
nie były ogromne; również budżet jakim wówczas operowaliśmy; czym większy
kongres, tym potencjalnie większe prawdopodobieństwo, że usługi proste typu
catering, transfery, hotele nie wchodzą w zakres kompleksowej obsługi agencyjnej,
a są przez nią koordynowane lub w ogóle nie ujęte w zakresie.
postulujemy, aby zamknięty katalog usług w ramach w ramach danego projektu, który
jest zgłoszony jako referencyjny, zmienić na otwarty; wówczas oferent byłby
zobligowany do wykazania, że odpowiadał za co najmniej 3 różne usługi składające
się na dany projekt, a przy pozostałych pełnił funkcję koordynatora lub producenta
wykonawczego, przy założeniu, że łączna wartość tych świadczeń nie była mniejsza
niż np. 50 000 zł netto.
Podobną zmianę rekomendujemy wprowadzić również w zakresie Sekcji V, ustęp 3,
punkt 5 a), podpunkty i oraz iii (dot. Odpowiedzi na pytanie Wykonawcy - Pakiet nr 3
ogłoszonego na Państwa stronie w dniu 16.02.2015 r.).
Odpowiedź:
Warunki udziału w postępowaniu pozostają bez zmian, gdyż są proporcjonalne do przedmiotu
zamówienia. W uzupełnieniu Zamawiający wyjaśnia, że jeśli Wykonawca organizujący
forum, kongres czy konferencję nie wykonywał osobiście przykładowo transferów, ale zlecił
ich wykonanie podwykonawcy, za którego działania odpowiadał jak za własne, to w takim
wypadku Wykonawca nabywa doświadczenie w zakresie jaki wykonywał podwykonawca
i może się nim legitymować w postępowaniach przetargowych jak własnym doświadczeniem.
Podkreśla się również, że 3-letni horyzont czasowy, o którym mowa w sekcji III ust. 1 pkt 2
Ogłoszenia o zamówieniu jest powszechnie stosowany w postępowaniach przetargowych
prowadzonych na terenie Polski. Z tego względu znalazł on swoje odbicie w Regulaminie
udzielania zamówień publicznych oraz doprogowych przez jednostki organizacyjne MPL na
roboty budowlane, dostawy i usługi w oparciu, o który prowadzone jest postępowanie.
Termin 5-letni, o którym mowa w sekcji V ust. 5 Ogłoszenia o zamówieniu nie odnosi się do
warunku udziału w postępowaniu, a do sporządzenia tzw. „krótkiej listy” w momencie, gdy
warunki udziału w postępowaniu spełni więcej niż trzech Wykonawców. Dlatego też możliwe
było wydłużenie terminu z 3 do 5 lat.
_________________________________________________________________________________________________
Strona 5 z 6
Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia jak należy rozumieć wymóg przedstawienia usług
wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy,
w tym okresie. Wykonawcy mogą wykazywać się wykonanymi przez siebie usługami,
których realizacja zakończyła się w ciągu ostatnich 3 lat. Tym samym, jeśli Wykonawca
zakończył wykonywać usługę w 2014 r. (w całości wywiązał się z umowy na organizację
wydarzenia) zgodną co do zakresu i charakteru z wymogami Zamawiającego, może
posłużyć się nią w celu wykazania się posiadanym doświadczeniem. Nie ma znaczenia fakt,
kiedy rozpoczęto przygotowania do realizacji usługi. Istotny jest moment zakończenia jej
realizacji i wywiązania się w całości ze zobowiązań wobec zleceniodawcy.
INFORMACJA DODATKOWA:
W związku z modyfikacją treści Ogłoszenia o zamówieniu wydłuża się termin składania
wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, o którym mowa sekcji V ust. 1
Ogłoszenia o zamówieniu. Nowy termin upływa 16.03.2015 r. o godzinie 12.00. Miejsce
składania pozostaje bez zmian.
Pytania i odpowiedzi, zmiany oraz wyjaśnienia do treści Ogłoszenia o zamówieniu,
stanowią integralną część dokumentacji postępowania.
Z poważaniem,
Otrzymują:
Uczestnicy postępowania,
Strona internetowa MPL,
a/a.
_________________________________________________________________________________________________
Strona 6 z 6