pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

WOJEWODA POMORSKI
Gdańsk, dnia 17 maja 2016r.
WK-I.431.16.2016.KR
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Starostwo Powiatowe w Kościerzynie, ul. 3 Maja 9C, 83-400
Nazwa i adres jednostki
Kościerzyna
kontrolowanej
1 kwietnia 2016r.
Data rozpoczęcia i zakończenia
kontroli
31 sierpnia 2015r. do dnia kontroli
Okres objęty kontrolą
Alicja Żurawska – starosta powiatu kościerskiego, pełniąca tę
Kierownik jednostki
funkcję od 10 grudnia 2014r.
kontrolowanej
Karolina Ryżakow – inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli
Skład zespołu kontrolującego
Informacje wstępne
Realizacja obowiązku przygotowania przez starostów systemu nieodpłatnej pomocy prawnej została
uregulowana w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015r. o nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej
(dalej: u.n.p.p) (Dz. U z 2015r., poz. 1255).
Ustawodawca przewidział konkretne terminy do zawarcia stosownych porozumień oraz umów,
a także wskazał sposób wyłonienia organizacji pozarządowych. Harmonogram poszczególnych terminów
określa art. 26 u.n.p.p. W związku z czym:
 porozumienia z gminami należało zawrzeć do dnia 15 października 2015r. ;
 porozumienia z okręgowymi radami adwokackimi i radami okręgowych izb radców
prawnych do dnia 31 października 2015r.;
 wybór organizacji pozarządowych powinien nastąpić do dnia 15 grudnia 2015r.
 podpisanie wszelkich stosownych umów (z organizacją pozarządową, a także z
wskazanymi adwokatami i radcami prawnymi) powinno nastąpić do dnia 31 grudnia
2015r.
W celu realizacji obowiązku przygotowania systemu nieodpłatnej pomocy prawnej zarząd powiatu
kościerskiego/starosta kościerski wydał niżej wskazane uchwały/zarządzenie:
 Uchwała Nr 123/63/2015 Zarządu Powiatu Kościerskiego z dnia 17 listopada 2015r. w sprawie
ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych przez organizacje
pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie
 Uchwała Nr 135/69/2015 Zarządu Powiatu Kościerskiego z dnia 15 grudnia 2015r. w sprawie
ogłoszenia wyników otwartego konkursu ofert na powierzenie organizacji pozarządowej
prowadzącej działalność pożytku publicznego prowadzenia jednego punktu nieodpłatnej pomocy
prawnej w Powiecie Kościerskim w roku 2016
 Zarządzenie Nr 70/2015 Starosty Kościerskiego z dnia 8 grudnia 2015r. w sprawie powołania
Komisji Konkursowej w celu opiniowania ofert na realizację zadań publicznych Powiatu
Kościerskiego z zakresu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zwiększenia świadomości
prawnej społeczeństwa w roku 2016
Ocena kontrolowanej
działalności
pozytywna z nieprawidłowościami
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 368, fax: 058 30 77 106
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Ustalenia
Ocenę uzasadniają stwierdzone nieprawidłowości polegające na:
1) zmianie lokalizacji punktu nieodpłatnej pomocy prawnej po ogłoszeniu otwartego konkursu
ofert,
2) ustaleniu lokalizacji punktu nieodpłatnej pomocy prawnej w zasobie gminy miejskiej
Kościerzyna, bez zawarcia z nią porozumienia, zgodnie z art. 9 ust.1 u.n.p.p.,
3) niedostosowaniu punktu nieodpłatnej pomocy prawnej do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Na podstawie dokumentacji przedłożonej podczas kontroli dokonano sprawdzenia prawidłowości
podjętych przygotowań przez Starostwo Powiatowe w Kościerzynie w celu realizacji świadczenia oraz
funkcjonowania systemu nieodpłatnej pomocy prawnej na terenie powiatu kościerskiego.
Liczba punktów przypadająca na dany powiat określona została przez mnożnik zdefiniowany
w art. 20 ust. 4 u.n.p.p.1. Zgodnie z powyższym Starostwo Powiatowe w Kościerzynie zobowiązane było
uruchomić 3 punkty nieodpłatnej pomocy prawnej, z czego 2 prowadzone samodzielnie,
w których pomoc prawną świadczyć będą adwokaci lub radcowie prawni, natomiast 1, stosownie do art.
11 u.n.p.p., powiat powierzyć powinien wyłonionej w otwartym konkursie ofert organizacji pozarządowej
prowadzącej działalność pożytku publicznego.
Procedura podejmowania czynności w przypadku punktów prowadzonych przez adwokatów
i radców prawnych:
Ustalono, że powiat kościerski, zgodnie z art. 26 ust. 2 u.n.p.p. w sprawie punktów, w których
nieodpłatnej pomocy prawnej będą udzielać adwokaci i radcowie prawni, zawarł w dniu 29 października
2015r. porozumienie dotyczące udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej na obszarze powiatu
kościerskiego2 z Radą Okręgową Izby Radców Prawnych w Gdańsku oraz Okręgową Radą Adwokacką
w Gdańsku. Szczegółowa analiza porozumienia wykazała, że zgodnie z art. 10 ust 1 u.n.p.p. określono
w nim liczbę adwokatów i radców prawnych, którzy będą udzielać nieodpłatnej pomocy prawnej na
obszarze powiatu z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia równomiernego udziału adwokatów i radców
prawnych w wykonywaniu tego zadania. Ponadto w § 2 pkt 4 omawianego porozumienia zobowiązano
Radę Okręgową Izby Radców Prawnych w Gdańsku oraz Okręgową Radę Adwokacką w Gdańsku do
imiennego wskazywania odpowiednio adwokatów i radców prawnych oraz ich zastępców –
wyznaczonych do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, wypełniając tym samym postanowienia
zawarte w art. 10 ust. 1 pkt 2 u.n.p.p. Dalsza analiza porozumienia wykazała, że zawiera ono również
pozostałe elementy określone w art. 10 ust. 1 u.n.p.p., tj. zasady wynagradzania adwokatów i radców
prawnych udzielających nieodpłatnej pomocy prawnej3 i zasady wykorzystania urządzeń technicznych
w punkcie nieodpłatnej pomocy prawnej. Ponadto ustalono, że realizując postanowienia ww.
porozumienia oraz zgodnie z art. 26 ust. 5 u.n.p.p., powiat kościerski zawarł do dnia 31 grudnia 2015r.
umowy ze wskazanym adwokatem oraz radcą prawnym. Kontrola ww. umów4 wykazała, że zostały one
sporządzone z uwzględnieniem elementów określonych w art. 6 u.n.p.p., tj. zawierają w szczególności:
wskazanie miejsca i czasu udzielenia nieodpłatnej pomocy prawnej, określenie wynagrodzenia
za udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej, określenie sposobu korzystania z lokalu, w którym będzie
usytuowany punkt nieodpłatnej pomocy prawnej, zapewnienie dostępu do sieci energetycznej,
telefonicznej i teleinformatycznej, właściwych warunków dla osób oczekujących na uzyskanie
Liczbę mieszkańców powiatu, przyjętą według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy o dwa lata, ustaloną przez
Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego dzieli się przez 25 000, z tym, że mnożnik nie może być mniejszy niż 2 i większy niż 35. Liczbę
niecałkowitą zaokrągla się do liczby całkowitej w górę, jeżeli pierwsza cyfra po przecinku jest równa lub wyższa niż 5, albo w dół – jeżeli
pierwsza cyfra po przecinku jest niższa niż 5
2
Porozumienie z dnia 29 października 2015r. (akta kontroli str. 11-15);
3
Odwołano się do art. 6 u.n.p.p. – wynagrodzenie ustalone na podstawie umowy pomiędzy powiatem, a radcą prawnym/adwokatem.
Zgodnie z u.n.p.p. na wynagrodzenia ww. osób przeznaczone jest 75% dotacji określonej na jeden punkt nieodpłatnej pomocy prawnej, co
określono prawidłowo w ww. umowach.
4
Przykładowa umowa Nr 3/NPP/2015 (akta kontroli str. 44-50);
1
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 368, fax: 058 30 77 106
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 2 z 5
nieodpłatnej pomocy prawnej oraz wyodrębnione pomieszczenia w celu umożliwienia zachowania
dyskrecji przy udzielaniu przedmiotowej pomocy prawnej, informację o wyposażeniu lokalu, zasady
zapewnienia zastępstwa w przypadku niemożności osobistego udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej
i zasady rozwiązania umowy.
W zakresie sprawozdawczości ustalono, że powiat kościerski wypełnił obowiązek określony
w art. 10 ust. 3 u.n.p.p. poinformowania wojewody pomorskiego o zawartym porozumieniu z Radą
Okręgową Izby Radców Prawnych w Gdańsku oraz Okręgową Radą Adwokacką w Gdańsku5.
Procedura podejmowania czynności w przypadku prowadzenia punktów przez organizacje
pozarządowe prowadzące działalność pożytku publicznego:
Ustalenia dokonane podczas kontroli wykazały, że w celu wykonania obowiązku powierzenia
prowadzenia połowy punktów nieodpłatnej pomocy prawnej organizacjom pozarządowym prowadzącym
działalność pożytku publicznego zarząd powiatu kościerskiego Uchwałą z dnia 17 listopada 2015r.6 ogłosił otwarty konkurs ofert na realizację w roku 2016 zadania z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej.
Szczegółowa analiza ogłoszenia wykazała, że zgodnie art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r.
o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (dalej: u.d.p.p.) (t.j. Dz.U. z 2016r., poz. 239) zawiera
ono informacje o rodzaju zadania, wysokości środków publicznych przeznaczonych na jego realizację,
zasadach przyznawania dotacji, terminach i warunkach realizacji zadania, terminie składania ofert, trybie
i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert. Ponadto stwierdzono
prawidłowość ogłoszenia konkursu, które ukazało się na okres nie krótszy niż 21 dni, na stronie
internetowej Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kościerzynie7. Ustalenia
dokonane podczas kontroli wykazały również, że w celu opiniowania złożonych ofert starosta kościerski
powołał komisję konkursową8. W ramach konkursu złożonych zostało 6 ofert. Do oceny merytorycznej
komisja konkursowa zakwalifikowała 4 oferty, ponieważ 2 pozostałe opatrzone były brakami formalnymi.
W pierwszym przypadku organizacja nie spełniła wymogu określonego w art. 11, ust. 6, pkt 1 u.n.p.p.,
czyli wymogu posiadania co najmniej 2 letniego doświadczenia. W drugim przypadku organizacja nie
spełniła natomiast wymogu określonego w treści samego ogłoszenia konkursu, dotyczącego złożenia do
oferty załącznika – kopii statutu organizacji, pod rygorem odrzucenia oferty ze względu na braki formalne
oferty. Wskazać jednak należy, że u.n.p.p., która zawiera przepisy szczególne względem u.d.p.p. określa
katalog wymogów formalnych, których niespełnienie powoduje odrzucenie oferty. Określenie
dodatkowych wymogów formalnych w związku z powyższym nie jest uzasadnione, zwłaszcza że takie
działanie może spowodować odrzucenie oferty najkorzystniejszej w świetle celu, jaki przed organizacją
stawia u.n.p.p. – prowadzenia w sposób profesjonalny punktu nieodpłatnej pomocy prawnej. Dodatkowo
wskazać należy, że istnieje zasada domniemania prawdziwości danych zawartych w Krajowym Rejestrze
Sądowym. Wprawdzie nie jest wykluczone wymaganie od organizacji w ogłoszeniu konkursu kserokopii
statutu jako dodatkowego załącznika, jednakże brak załączenia tego dokumentu nie powinien powodować
bezwzględnego odrzucenia tej oferty i nierozpatrywania jej pod kątem merytorycznym.
Uchwałą z dnia 15 grudnia 2015r. zarząd powiatu wyłonił 1 organizację pozarządową, której powierzył od
dnia 1 stycznia 2016r. prowadzenie punktu nieodpłatnej pomocy prawnej. Ustalenia9 wykazały, że tryb
5
Pismo P.070.9.1.2015 z dnia 12.11.2015r. (akta kontroli str. 66);
Uchwała nr 123/63/2015 z dnia17 listopada 2015r. (akta kontroli str. 16-20);
Wydruk ze strony BIP Starostwa Powiatowego w Kościerzynie (akta kontroli str. 67);
8
Zarządzenie Nr 70/2015 Starosty Kościerskiego z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie powołania Komisji Konkursowej w celu opiniowania
ofert na realizację zadań publicznych Powiatu Kościerskiego z zakresu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zwiększenia
świadomości prawnej społeczeństwa w roku 2016 (akta kontroli str. 21-22);
9
Wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie o otwartym konkursie ofert na realizację w roku 2016 zadania z zakresu
nieodpłatnej pomocy prawnej (akta kontroli str. 23), Uchwała Nr 135/69/2015 Zarządu Powiatu Kościerskiego z dnia 15 grudnia 2015r. w
sprawie ogłoszenia wyników otwartego konkursu ofert na powierzenie organizacji pozarządowej prowadzącej działalność pożytku
publicznego prowadzenia jednego punktu nieodpłatnej pomocy prawnej w Powiecie Kościerskim w roku 2016. (akta kontroli str. 33-35);
protokół z obrad Komisji rozpatrującej i opiniującej oferty na realizację zadań publicznych Powiatu Kościerskiego z zakresu udzielania
nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zwiększania świadomości prawnej społeczeństwa w roku 2016 (akta kontroli str. 23-24), informacje
zamieszczone w BIP (akta kontroli str. 70);
6
7
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 368, fax: 058 30 77 106
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 3 z 5
wyłonienia organizacji pozarządowej był zgodny z u.d.p.p. W celu udzielania nieodpłatnej pomocy
prawnej przez organizacje pozarządowe powiat zgodnie z art. 11 ust. 7 u.n.p.p. zawarł w dniu 31 grudnia
2015r. z wybraną organizacją umowę10, która zawiera elementy określone w art. 6 ust.2 pkt 1 i 3-6 ww.
ustawy.
Określenie punktów, w których będzie prowadzona nieodpłatna pomoc prawna, harmonogram
wskazujący dni i godziny, w których będzie udzielana nieodpłatna pomoc prawna oraz
udostępnienie ww. informacji w Biuletynie Informacji Publicznej:
W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że powiat kościerski nie zawarł
porozumień z gminami w celu ustanowienia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej w lokalach
należących do zasobów gmin. W związku z powyższym starosta, zgodnie z art. 9 ust. 2 u.n.p.p, określił
punkty w lokalach należących do zasobu powiatu, w których będzie prowadzona nieodpłatna pomoc
prawna - dwa punkty nieodpłatnej pomocy prawnej umiejscowiono przy ulicy Krasickiego 4, a trzeci przy
ul. 3 maja w Kościerzynie. Po rozstrzygnięciu konkursu na pisemną prośbę11 wybranej przez zarząd
powiatu kościerskiego organizacji, zmieniono miejsce usytuowania lokalu z ulicy 3 maja na ul. Traugutta
7. Ww. organizacja uzasadniła swoją prośbę tym, że miejsce to znane jest mieszkańcom, gdyż w tym
budynku ma siedziby wiele aktywnych organizacji pozarządowych, w tym właśnie Kaszubski Instytut
Rozwoju. Podkreślono również, że biuro jest usytuowane w centrum miasta, co ułatwi dostęp do
nieodpłatnych porad prawnych osobom starszym. Zgodnie z u.n.p.p. wyznaczenie lokali, w których
znajdować się będą punkty nieodpłatnej pomocy prawnej, powinno nastąpić przed ogłoszeniem otwartego
konkursu ofert. Od lokalizacji punktu nieodpłatnej pomocy prawnej zależy bowiem zainteresowanie
organizacji pozarządowych udziałem w takim konkursie. W związku z powyższym nie powinno się
dokonywać zmiany ww. ustaleń w terminie późniejszym, w szczególności gdy lokal, na który nastąpiła
zmiana, nie spełnia wymogów, gdyż jest niedostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.12 Ustalono
również, że lokal ten nie znajduje się w zasobie powiatu, ponieważ należy do gminy miejskiej
Kościerzyna13. W przypadku określenia punktu nieodpłatnej pomocy prawnej w lokalu znajdującym się
w zasobie gminy, powiat powinien zawrzeć z tą gminą porozumienie, zgodnie z art. 9 ust. 1 u.n.p.p.
zawierające określenie punktu, w którym prowadzona będzie nieodpłatna pomoc prawna, harmonogramu
wskazującego dni i godziny, w których będzie udzielana ta pomoc oraz zasad współpracy w zakresie
zapewnienia warunków lokalowych adwokatom i radcom prawnym udzielającym tej pomocy. Nie ma
w tej sytuacji znaczenia, że organizacja posiada tytuł prawny do dysponowania lokalem14, gdyż lokal
nadal pozostaje w zasobie gminy. Warto również zauważyć, że w związku z powyższym na stronie
podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej gminy miejskiej Kościerzyna nie została zamieszczona
informacja o lokalizacji punktu nieodpłatnej pomocy prawnej wraz z harmonogramem udzielania tej
pomocy na obszarze tej gminy, co jest niezgodne z §4 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z dnia
15 grudnia 2015r. w sprawie sposobu udzielania i dokumentowania nieodpłatnej pomocy prawnej (dalej:
rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości) (Dz.U., poz. 2186).
Ustalono, że powiat wypełnił obowiązek określony w art. 9 ust. 3 u.n.p.p., udostępniając informacje
o określonych punktach nieodpłatnej pomocy prawnej i harmonogramie wskazującym dni i godziny,
w których będzie udzielana nieodpłatna pomoc prawna w Biuletynie Informacji Publicznej. Ustalono, że
w powiecie kościerskim nieodpłatna pomoc prawna udzielana jest w następujących miejscach:
Punkty świadczenia nieodpłatnej pomocy prawnej przez adwokatów i radców prawnych prowadzone
przez powiat:
1. Kościerzyna, ul. Krasickiego 4, od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 11:30;
2. Kościerzyna, ul. Krasickiego 4, od poniedziałku do piątku w godzinach od 11:30 do 15:30.
10
Umowa zawarta z Kaszubskim Instytutem Rozwoju (akta kontroli str. 37-43)
Pismo z dnia 28 grudnia 2015r. Kaszubskiego Instytutu Rozwoju do Starosty Kościerskiego (akta kontroli str. 36)
12
Protokół oględzin (akta kontroli str.63)
13
Ogólne informacje dotyczące księgi wieczystej, dot. nieruchomości znajdującej się na ul. Traugutta 7 (akta kontroli, str. 51)
14
Pismo z dnia 6 kwietnia 2016r. starosty kościerskiego (akta kontroli str. 73-74)
11
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 368, fax: 058 30 77 106
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 4 z 5
Punkt świadczenia nieodpłatnej pomocy prawnej prowadzony przez organizację pozarządową:
1. Kaszubski Instytut Rozwoju, Kościerzyna, ul. Traugutta 7, od poniedziałku do piątku
w godzinach od 15:30 do 19:30 – pomoc udzielana przez adwokata i radców prawnych.
W celu sprawdzenia dostosowania przez powiat lokali, w których jest prowadzona nieodpłatna pomoc
prawna dokonano oględzin 3 wyżej wskazanych punktów. Ustalono, że dwa punkty przy
ul. Krasickiego 4, na dzień przeprowadzania oględzin, były dostępne dla osób uprawnionych i spełniały
wszystkie wymogi wynikające z § 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości. Lokale posiadały dostęp
do sieci energetycznej, telefonicznej, a także teleinformatycznej. Dodatkowo lokale dysponowały
poczekalnią, odrębnym pomieszczeniem umożliwiającym zachowanie dyskrecji przy udzielaniu pomocy
prawnej. Wyposażenie lokali zapewniało bezpieczne przechowywanie dokumentów zawierających dane
osobowe, uniemożliwiające dostęp do nich osobom nieupoważnionym (szafa zamykana na klucz).
Ponadto lokale zostały dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, odpowiednio oznaczone,
a w poczekalni udostępniono wymagane informacje15. W przypadku lokalu mieszczącego się przy
ul. Traugutta 7, jak wyżej opisano, stwierdzono niezgodność z rozporządzeniem Ministra
Sprawiedliwości, pod względem niedostosowania punktu nieodpłatnej pomocy prawnej do potrzeb osób
niepełnosprawnych, związany z brakiem podjazdu dla wózków inwalidzkich.
Zalecenia
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, na podstawie art. 46 ust. 3 ustawy o kontroli, zalecam podjęcie przez
powiat kościerski działań, których rezultatem będzie prowadzenie przez organizację pozarządową –
Kaszubski Instytut Rozwoju nieodpłatnej pomocy prawnej w lokalu pozostającym w zasobie powiatu lub
gminy w drodze porozumienia i dostosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Proszę o załączenie dokumentów potwierdzających wykonanie powyższego zalecenia do informacji
o sposobie jego wykonania.
Na podstawie art. 49 w zw. z art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli proszę o przedstawienie,
w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego dokumentu, informacji o sposobie wykonania zaleceń,
wykorzystania wniosków lub o przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia
stwierdzonych nieprawidłowości.
Z poważaniem
WOJEWODA POMORSKI
/-/Dariusz Drelich
15
Protokoły oględzin (akta kontroli str. 61-63)
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 368, fax: 058 30 77 106
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 5 z 5