Znak: 020-2/12 Zarządzenie nr 2 Dyrektora Archiwum Państwowego

DYREKTOR
ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W LUBLINIE
Znak: 020-2/12
Zarządzenie nr 2
Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie
z dnia 20 marca 2012 r.
w sprawie wprowadzenia Procedury digitalizacji w Archiwum Państwowym w Lublinie
Na podstawie § 5 ust. 1 zarządzenia Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego
archiwów państwowych zarządza się co następuje:
§1
Wprowadza się Procedurę digitalizacji w Archiwum Państwowym w Lublinie,
stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia, zwaną dalej Procedurą.
§2
Procedura ma na celu uściślenie zapisów Zaleceń w zakresie digitalizacji
materiałów archiwalnych w archiwach państwowych wprowadzonych zarządzeniem
Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r.,
zwanych dalej Zaleceniami.
§3
W sprawach nieuregulowanych Procedurą, w szczególności w zakresie
wymagań technicznych wykonywania skanów, stosuje się Zalecenia.
§4
W rocznym planie digitalizacji na rok 2012 odstępuje się od wymogu
wskazania sygnatur jednostek archiwalnych przewidzianych do digitalizacji i liczby
stron w poszczególnych jednostkach.
§5
Przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji w roku 2012 powinno
objąć przygotowanie jednostek przewidzianych do digitalizacji w tym roku oraz
czynności umożliwiające opracowanie planu digitalizacji na rok 2013 w zakresie
określonym w Procedurze.
§6
Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikowi Oddziału IV Ewidencji i
udostępniania.
§7
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 40 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 40 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 2/2012
Dyrektora Archiwum Państwowego w
Lublinie z dnia 20 marca 2012 r.
Procedura digitalizacji w Archiwum Państwowym w Lublinie
Rozdział 1
Postanowienia wstępne
1. Digitalizacja materiałów archiwalnych prowadzona jest przez Oddział IV
Ewidencji i udostępniania zasobu oraz przez Oddziały zamiejscowe
posiadające pracownie digitalizacji.
2. Kierownik Oddziału IV Ewidencji i udostępniania zasobu koordynuje
digitalizację materiałów archiwalnych w obszarze całego Archiwum.
3. W zakresie opracowania planów digitalizacji oraz przygotowania materiałów
archiwalnych do skanowania, z kierownikiem Oddziału IV współpracują
kierownicy komórek organizacyjnych wskazanych w Procedurze.
4. Po wykonaniu skanów jednostki archiwalne są
„zdigitalizowane” na podstawie odrębnych przepisów.
oznaczane
jako
Rozdział 2
Plany digitalizacji
1. Digitalizację materiałów archiwalnych prowadzi
wieloletnich i rocznych planów digitalizacji.
się
na
podstawie
2. Wieloletni plan digitalizacji tworzony jest na okres 3 lat i jest aktualizowany
raz do roku.
3. Wieloletni plan digitalizacji określa: zespoły (zbiory) akt i sygnatury
jednostek archiwalnych, które są przewidziane do digitalizacji w ciągu
najbliższych 3 lat, następujących po roku wprowadzenia lub aktualizacji
Planu.
4. Roczny plan digitalizacji określa:
a. numery i nazwy zespołów (zbiorów) akt oraz sygnatury jednostek
archiwalnych przewidzianych do digitalizacji w danym roku,
b. liczbę zapisanych stron w poszczególnych jednostkach,
c. łączną liczbę stron przewidzianych do digitalizacji w danym roku.
5. Projekt rocznego i wieloletniego planu digitalizacji przygotowują:
a. Kierownik Oddziału IV dla zasobu w Centrali Archiwum na podstawie
propozycji
przedstawionych
przez
kierowników:
Oddziału
I
Gromadzenia i opracowania zasobu, Oddziału II Informacji archiwalnej
oraz Pracowni konserwacji archiwalnej, z uwzględnieniem danych o
udostępnianiu materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,
b. Kierownicy Oddziałów zamiejscowych.
6. Propozycje do planów rocznego i wieloletniego mogą zgłaszać kierownicy
Oddziałów zamiejscowych, które nie prowadzą digitalizacji.
7. Kierownicy wskazani w p. 5 i 6 przedstawiają propozycje do planów
digitalizacji nie później niż do końca września roku poprzedzającego
planowany okres.
8. Kierownik Oddziału IV przedkłada projekty planów digitalizacji dyrektorowi
do akceptacji nie później niż do końca października.
9. Dyrektor zatwierdza plany digitalizacji lub wprowadza
przedłożonych projektów nie później niż do końca listopada.
zmiany
do
Rozdział 3
Przygotowanie materiałów do digitalizacji
1. Podstawą przygotowania materiałów do digitalizacji jest wieloletni plan
digitalizacji.
Materiały
powinny
być
przygotowane
w
terminie
uwzględniającym konieczność pozyskania do rocznego planu digitalizacji
informacji o liczbie stron poszczególnych jednostek.
2. Za przygotowanie materiałów do digitalizacji odpowiadają:
a. dla zasobu przechowywanego w Centrali Archiwum kierownicy
Oddziału I i Oddziału IV, którzy są obowiązani uwzględnić czynności z
tym związane w rocznych planach pracy oddziałów,
b. dla zasobu przechowywanego w Oddziałach zamiejscowych ich
właściwi kierownicy, którzy są obowiązani uwzględnić czynności z tym
związane w rocznych planach pracy Oddziałów.
3. Przygotowanie do digitalizacji obejmuje następujące czynności:
a. sprawdzenie stanu fizycznego jednostki, a w przypadku gdy okaże
się, że uniemożliwia on wykonanie skanów – przekazanie
odpowiedniej informacji kierownikowi Oddziału IV lub kierownikowi
Oddziału zamiejscowego,
b. rozprostowanie kart oraz naprawę drobnych uszkodzeń, przedarć itp.,
c. spaginowanie zapisanych stron, a w przypadku jednostek
spaginowanych – sprawdzenie istniejącej paginacji (z zastrzeżeniem
postanowień Zaleceń),
d. wpisanie do Bazy Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6. W
polu „Uwagi” należy wpisać informacje wymagane przez Zalecenia, a
także: opis uszkodzeń jednostki oraz inne informacje istotne dla
procesu skanowania i kontroli skanów, w szczególności o sposobie
zszycia księgi lub poszytu utrudniającym proces skanowania.
4. W przypadku, gdy sposób zszycia jednostki utrudnia wykonanie skanów,
kierownik Oddziału IV lub kierownik Oddziału zamiejscowego po konsultacji z
dyrektorem Archiwum podejmuje decyzję o rozszyciu jednostki, wycofaniu
jej z procesu skanowania lub zeskanowaniu w istniejącej postaci.
Rozdział 4
Skanowanie
1. Skanowanie odbywa się wyłącznie na specjalistycznych skanerach w
pracowniach digitalizacji.
2. Skanowanie prowadzą przeszkoleni pracownicy Archiwum. Kierownik
Oddziału IV i kierownicy Oddziałów zamiejscowych mogą, za zgodą
dyrektora, powierzyć wykonywanie skanów innym osobom, w szczególności
wolontariuszom, praktykantom lub stażystom, po ich wcześniejszym
przeszkoleniu przez operatorów skanerów.
3. Proces skanowania obejmuje następujące czynności:
a. wykonanie skanów z zachowaniem wymagań technicznych opisanych
w Zaleceniach, przy czym wokół skanowanego obiektu zachowuje się
margines nie mniejszy niż 50 nie większy niż 100 pikseli,
b. zapis skanów w formacie tiff, nadanie plikom i folderom nazw
określonych w Zaleceniach,
c. kompresję plików do formatu jpg oraz zapisanie plików w tym
formacie w odrębnych niż skany wzorcowe folderach, z zachowaniem
struktury i nazewnictwa określonych w Zaleceniach,
d. wpisanie do Bazy Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6,
wraz z ewentualnym uzupełnieniem pola „Uwagi” informacji
wskazanych w rozdziale 3, jeżeli nie zostały one zamieszczone przez
osobę przygotowującą materiały do digitalizacji.
4. W przypadku stwierdzenia błędów w paginacji nie wykazanych w opisie
jednostki w Bazie Digitalizacja, operator skanera zwraca jednostkę osobie,
która przygotowała ją do skanowania w celu poprawy paginacji lub
naniesienia odpowiednich uwag w opisie jednostki.
Rozdział 5
Czynności po wykonaniu skanów. Kontrola skanów
1. Po wykonaniu skanów operator skanera wykonuje następujące czynności:
a. sprawdzenie poprawności nazewnictwa plików i folderów,
b. udostępnienie osobom wykonującym kontrolę skanów wyłącznie
folderów ze skompresowanymi skanami.
2. Kontrolę skanów wykonują:
a. Kierownik Oddziału IV i pracownicy zatrudnieni w pracowni naukowej
w Centrali Archiwum,
b.
Właściwi kierownicy
zamiejscowych,
i
wyznaczeni
pracownicy
w
Oddziałach
3. Skany nie mogą być kontrolowane przez osobę, która je wykonała.
4. Skany kontrolowane są na wyznaczonych stanowiskach komputerowych
wyposażonych w skalibrowane monitory.
5. Kontrola skanów obejmuje:
a. sprawdzenie, czy zeskanowane zostały wszystkie zapisane strony,
b. kontrolę jasności, kontrastu i czytelności skanów,
c. sprawdzenie, czy skan obejmuje całą stronę, a także czy zachowane
zostały marginesy dookoła skanowanego obiektu,
d. wpisanie do Bazy Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6, w
tym zaznaczenie odpowiedniego pola dotyczącego prawidłowości
wykonania skanów.
6. W przypadku konieczności poprawek skanów są one wykonywane przez
operatora skanera.
7. Po stwierdzeniu poprawności wykonania skanów, kontroler skanów
sporządza w postaci cyfrowej w formacie pdf. metryczkę, tablicę początkową
i tablice końcową i zapisuje je w folderach ze skanami wzorcowymi i kopiami
użytkowymi.
Rozdział 6
Czynności po kontroli skanów. Archiwizacja skanów
1. Po zakończeniu kontroli skanów informatyk:
a. zabezpiecza pliki wzorcowe na macierzy dyskowej lub taśmach, z
zachowaniem odpowiedniego nazewnictwa i struktury,
b. zapisuje pliki wzorcowe na dysku przeznaczonym do dostarczenia ich
do Centralnego Repozytorium Cyfrowego (CRC), z zachowaniem
odpowiedniego nazewnictwa i struktury,
c. zapisuje pliki użytkowe w udostępnionym folderze sieciowym, z
zachowaniem odpowiedniego nazewnictwa i struktury,
d. zamieszcza informację o tych czynnościach w Bazie Digitalizacja.
2. Kierownik Oddziału IV Ewidencji i udostępniania:
a. przygotowuje zlecenie zabezpieczenia skanów w CRC,
b. dokonuje sprawdzenia, czy skany mogą być udostępnione w serwisie
„Szukaj w archiwach” i przygotowuje odpowiednie zlecenie publikacji,
c. po podpisaniu zleceń przez dyrektora Archiwum zapewnia dostawę
dysków ze skanami do Narodowego Archiwum Cyfrowego,
d. zamieszcza
Archiwum.
odpowiednią
informację
3. Kierownicy Oddziałów zamiejscowych:
na
stronie
internetowej
a. Przekazują pliki wzorcowe skanów do Centrali Archiwum na dyskach
twardych,
b. Przygotowują zlecenie zabezpieczenia skanów w Centrali Archiwum i
CRC,
c. Dokonują sprawdzenia, czy skany mogą być udostępnione w serwisie
„Szukaj w archiwach” i przygotowują odpowiednie zlecenie publikacji.
4. Dyrektor Archiwum, na wniosek kierownika Oddziału IV, może podjąć
decyzję o usunięciu plików wzorcowych zapisanych na macierzy lub
taśmach, po ich zabezpieczeniu w CRC.
Rozdział 7
Baza Digitalizacja
1. Tworzy się Bazę Digitalizacja, służącą do zarządzania procesem digitalizacji i
stanowiącą podstawę do wydruku metryczki, tablicy początkowej i tablicy
końcowej.
2. Baza zawiera co najmniej następujące informacje:
Pole
Osoba wypełniająca pole
nr i nazwa archiwum
Wypełniane automatycznie
nazwa pracowni digitalizacji
Wypełniane automatycznie
nr zespołu
Przygotowujący materiały
nazwa zespołu
Przygotowujący materiały
nazwa serii i podserii
Przygotowujący materiały
sygnatura
Przygotowujący materiały
liczba stron/kart
Przygotowujący materiały
liczba skanów
Operator skanera
uwagi
Przygotowujący materiały, ew. operator
skanera
imię i nazwisko osoby
przygotowującej materiały do
skanowania
Przygotowujący materiały
data przygotowania materiałów Przygotowujący materiały
do skanowania
imię i nazwisko operatora
skanera
Operator skanera
data wykonania skanów
Operator skanera
imię i nazwisko osoby
kontrolującej jakość skanów
Kontroler jakości
data kontroli
Kontroler jakości
Poprawność skanów
Kontroler jakości; pole wyboru poprawne/do
poprawy; w przypadku zaznaczenia „do
poprawy” – dodatkowe pole tekstowe
umożliwiające wpisanie uwag.
Archiwizacja w CRC (data)
Kierownik Oddziału IV, kierownik oddziału
zamiejscowego
Udostępnienie w SwA (data)
Kierownik Oddziału IV, kierownik oddziału
zamiejscowego
3. Baza Digitalizacja zapewnia co najmniej następujące funkcjonalności:
a. opracowanie planów digitalizacji – wieloletniego i rocznego,
b. wpisywanie i udostępnianie informacji, na jakim etapie digitalizacji
znajduje się dana jednostka (plan, przygotowanie do skanowania,
skanowanie, kontrola jakości, archiwizacja, zabezpieczenie w CRC,
publikacja w serwisie „Szukaj w archiwach”,
c. wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy digitalizacji
i przepływ informacji wskazanych wyżej między nimi,
d. sporządzenie metryczki, tablicy początkowej i tablicy końcowej,
e. przygotowanie zlecenia zabezpieczenia skanów wzorcowych w
Archiwum i CRC, przygotowanie zlecenia udostępnienia skanów w
serwisie „Szukaj w archiwach”,
f.
wpisywanie informacji o przekazanych plikach wzorcowych skanów z
Oddziałów zamiejscowych do Centrali Archiwum,
g. wpisywanie i udostępnianie
wzorcowych i użytkowych,
informacji
o
lokalizacji
plików
h. generowanie raportów o skanach wykonanych w zadanym okresie na
poszczególnych etapach digitalizacji przez określone osoby.