Zarządzenie Nr OR-0151/244/2007 Prezydenta Miasta Knurów z

Zarządzenie Nr OR-0151/244/2007
Prezydenta Miasta Knurów
z dnia 07.08.2007 r.
w sprawie: ustalenia „Przyjętych zasad (polityki) rachunkowości” dla Urzędu Miasta
Knurów z siedzibą przy ul. Ogana 5
Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust 2, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst
jednolity Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami), art. 3, art 10 i art. 13 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 76 z 2002 r., poz. 694 ze zm.), zgodnie z art. 17
ust. 1, art. 18 w związku z art 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( tekst jednolity
Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.)
zarządzam, co następuje:
§1
1. Ustalam „Dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości” dla Urzędu Miasta z siedzibą
w Knurowie przy ul. Ogana 5.
2. „Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości” jest Instrukcją stanowiącą załącznik nr 1 do
niniejszego zarządzenia.
§2
1. Instrukcja stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia określa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
1.
miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych,
rok obrotowy i okresy sprawozdawcze wchodzących w skład roku obrotowego,
ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
zasady ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów w ramach rozwiązań dopuszczalnych ustawą,
zasady dokonywania odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych,
zasady, metody i terminy przeprowadzania inwentaryzacji,
zasady ustalania wyniku finansowego,
sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych,
system służący ochronie danych,
zasady przechowywania i udostępniania danych.
Ustalenia zawarte w „Przyjętych zasadach rachunkowości” ustalają reguły postępowania
w rachunkowości stosowane w celu sporządzania rzetelnych sprawozdań finansowych oraz
prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
§3
1. Przy prowadzeniu rachunkowości stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach
publicznych oraz przepisy wykonawcze do tych ustaw a także rozwiązania zawarte w standardach
rachunkowości krajowych, jak i międzynarodowych oraz wypracowane przez naukę i praktykę
rachunkowości.
2. Wybrane, stosowane przepisy prawa zostały wykazane w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
1. Zakres spraw dotyczących polityki rachunkowości nie uregulowanych niniejszą Instrukcją regulują
ponadto przepisy wewnętrzne w postaci odrębnych uchwał rady lub zarządzeń Prezydenta Miasta.
§ 4.
3. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie przepisów wprowadzonych niniejszym zarządzeniem zapewnia
prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz właściwą ochronę majątku gminy.
4. Nieprzestrzeganie postanowień zawartych w niniejszym zarządzeniu stanowi naruszenie obowiązków
służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne
przewidziane w Regulaminie Pracy lub odrębnych przepisach.
§ 5.
a) Postanowienia zawarte w instrukcji dotyczą wszystkich naczelników poszczególnych komórek
organizacyjnych, kierowników referatów, pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy oraz
wszystkich pracowników wykonujących zadania urzędu określone w zakresach czynności.
b) Naczelnicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do zapoznania wszystkich
pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz odpowiedzialni są za jej przestrzeganie
w zakresie powierzonych im obowiązków służbowych.
c) Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli finansowej i audytu wewnętrznego,
w wyniku których zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych ponoszą również
odpowiedzialność w drodze regresu, w przypadku dopuszczenia do przedawnienia wszelkich
należności i roszczeń.
§ 6.
1. Wykonanie Zarządzenia powierzam wszystkim osobom wymienionym w § 5.
2. Nadzór nad wykonywaniem Zarządzenia powierzam Zastępcom Prezydenta oraz Sekretarzowi
Miasta oraz naczelnikom poszczególnych wydziałów według ich właściwości i kompetencji
wynikających z dokumentów organizacyjnych.
3. Zobowiązuję Skarbnika Miasta, Naczelnika Wydziału Budżetowego i Planowania oraz
Naczelnika Wydziału Finansowego do bieżącej aktualizacji przyjętych zasad (polityki)
rachunkowości, stosownie do zaistniałych zmian w przepisach prawa i potrzeb gminy, w celu
jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej gminy.
§ 7.
Tracą moc Zarządzenia, jak niżej:
3. Zarządzenie nr 0151/362/2004 Prezydenta Miasta Knurów z dnia 30 grudnia 2004 r. w sprawie:
ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Budżetu Gminy i Urzędu Miasta.
4. Zarządzenie Nr OR-0151/259/2005 Prezydenta Miasta Knurów z dnia 7 października 2005 r. w sprawie:
wprowadzenia zmian w Zarządzeniu nr 0151/362/2004 Prezydenta Miasta Knurów z dnia 30.12.2004 r.
w sprawie: ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Budżetu Gminy
i Urzędu Miasta.
§ 8.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2007 r
PREZYDENT MIASTA
ADAM RAMS.
Załącznik nr 1...........................
do Zarządzenia nr OR-0151/244/2007
Prezydenta Miasta
z dnia 07.08.2007
Zasady (polityki) rachunkowości
obowiązująca w:
GMINIE KNURÓW
oraz
URZĘDZIE MIASTA w KNUROWIE
- KNURÓW 2007 r. -
SPIS TREŚCI
Lp.
Wyszczególnienie
Str
Rozdział I
Przepisy ogólne
1
Rozdział II
Gospodarka finansowa
5
1. Wprowadzenie
5
2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
5
3. Określenie roku obrotowego
4. Określenie rodzaju sprawozdań oraz okresów sprawozdawczych
Rozdział III
Rozdział IV
Rozdział V
Rachunkowość
6
6
7
1. Zasady prowadzenia rachunkowości
8
2. Szczególne zasady prowadzenia rachunkowości
8
3. Zasady ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych
oraz stosowane uproszczenia
8
4. Zasady prowadzenia rachunkowości podatkowej
10
Księgi rachunkowe
11
1. Przedmiot i cel prowadzenia ksiąg rachunkowych
11
2. Rodzaje ksiąg rachunkowych
12
3. Zasady prowadzenia ewidencji w księgach rachunkowych
12
4. Zapisy w księgach rachunkowych
13
5. Dowody dokumentujące zapisy księgowe
13
6. Zbiory tworzące księgi rachunkowe
14
Metody wyceny aktywów i pasywów
1. Wycena w księgach rachunkowych a wycena bilansowa
16
2. Zasady wyceny aktywów
18
1. wartości niematerialnych i prawnych
18
2. rzeczowych aktywów trwałych
19
3. inwestycji
21
4. należności
21
5. długoterminowych aktywów finansowych
24
6. krótkoterminowych papierów wartościowych
24
7. rozliczeń międzyokresowych
25
8. środków pieniężnych
25
8. mienia zlikwidowanych jednostek
25
3. Zasady wyceny pasywów
26
1. zobowiązań
26
2. przychodów przyszłych okresów
27
4. Ewidencja zaangażowania
27
Lp.
Rozdział VI
Wyszczególnienie
Str
Zasady ewidencji i rozliczania kosztów
27
1. Ewidencja i rozliczenie kosztów działalności
27
2. Zasady dokonywania odpisów umorzeniowych rzeczowych
składników majątku
28
Rozdział VII
Inwentaryzacja składników majątku
29
Rozdział VIII
Zasady ustalania wyniku finansowego
31
Rozdział IX
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
33
Rozdział X
Techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych
33
Rozdział XI
System ochrony danych
35
Rozdział XII
Przechowywanie zbiorów
36
Rozdział XIII
Udostępnianie danych i dokumentów
38
Zasady (polityki) rachunkowości
Rozdział I
Przepisy ogólne
§1
3. Instrukcja określa przyjęte, jednolite zasady rachunkowości (politykę rachunkowości),
w Gminie Knurów oraz Urzędzie Miasta Knurów.
4. Instrukcja ustala wybrane i stosowane rozwiązania, dopuszczalne przepisami ustawy
o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami prawa, istotne dla
jednostki, a dotyczące jednolitych zasad rachunkowości, gdzie:
1. rachunkowość jednostki – jest elementem systemu informacyjnego, obejmuje: księgi
rachunkowe, inwentaryzację weryfikującą stan aktywów i pasywów jednostki, opis
przyjętych zasad rachunkowości, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji
przewidzianej ustawą - prowadzone zgodnie z przepisami prawa budżetowego
i finansowego, dające rzetelny i jasny obraz ich stanu, obraz sytuacji finansowej oraz
majątkowej. Zajmuje się ona liczbowym ujęciem i interpretacją dla celów poznawczych
i decyzyjnych zjawisk i procesów zachodzących w jednostce,
2. przyjęte zasady rachunkowości – to wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do
jej działalności, rozwiązania dopuszczalne przepisami prawa, zapewniające wymaganą
jakość sprawozdań finansowych,
3. dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości przyjętych przez jednostkę – to ustalony
i aktualizowany przez kierownika jednostki w formie pisemnej, w języku polskim zbiór
informacji zawierający miejsce i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz opis
sposobu przetwarzania i ochrony danych.
§2
1. Instrukcja „Zasady polityki rachunkowości” ustala obowiązujący zakres przedmiotowy,
niżej przedstawionych zagadnień:
1. Określenie miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych,
2. Określenie roku obrotowego,
3. Określenie okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego,
4. Ustalenie ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.
5. Określenie dowodów dokumentujących zapisy księgowe,
6. Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
7. Przyjęcie zasad ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów w ramach rozwiązań
dopuszczalnych ustawą,
8. Przyjęcie zasad dokonywania odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych,
9. Określenie zasad i metod przeprowadzania inwentaryzacji;
10. Określenie zasad ustalania wyniku finansowego,
11. Ustalenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
12. Określenie systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
13. Określenie zasad przechowywania i udostępniania danych.
2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami
wewnętrznymi: uchwałami rady gminy, zarządzeniami i instrukcjami, tj.:
1. Zakładowym planem kont,
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Instrukcją sporządzania i obiegu dokumentów księgowych,
Instrukcją kasową,
Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,
Instrukcją gospodarowania składnikami majątku ruchomego,
Instrukcją inwentaryzacyjną,
Instrukcją kontroli finansowej (procedur kontroli),
Instrukcją określającą zasady odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone
mienie.
9. Uchwałami Rady Miasta min.: w sprawie procedury uchwalania budżetu, umarzania
rozkładania na raty należności budżetu, do których nie stosuje się przepisów ustawy –
Ordynacja podatkowa,
10. Zarządzeniami Prezydenta Miasta, min.: w prawie ochrony danych osobowych,
bezpieczeństwa danych przechowywanych i przetwarzanych w systemach informatycznych,
procedury zakupów ISO, przechowywania i zabezpieczania kluczy, itp.
§3
1. Celem instrukcji jest:
1. ułatwienie zarządzania poprzez należyte sprawowanie funkcji informacyjnej i kontrolnej;
2. umożliwienie sporządzania informacji o działalności gminy na potrzeby jej zarządzania
i użytkowników zewnętrznych;
3. rzetelne i terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych (bilanse);
4. rzetelne i terminowe sporządzanie sprawozdań budżetowych przewidzianych przepisami
wydanymi przez Ministra Finansów, opracowywanych na podstawie ksiąg rachunkowych;
5. włączenie systemu rachunkowości do systemu kontroli, w tym kontroli finansowej o której
mowa w art. 47 ustawy o finansach publicznych;
6. sprawowanie kontroli nad przebiegiem procesów gospodarczych oraz prawidłowością
prowadzenia gospodarki finansowej;
7. ułatwienie kontroli właściwego wykonywania obowiązków przez poszczególnych
pracowników;
8. terminowe dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych;
9. rzetelne i terminowe sporządzanie informacji, analiz, zestawień i wykazów dla potrzeb
zarządzających, mieszkańców, innych instytucji, opracowywanych na podstawie ksiąg
rachunkowych;
10. zapewnienie ładu dokumentacyjnego.
2. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień zawartych w Instrukcjach i innych przepisach
wewnętrznych zapewnia rzetelne, a więc zgodne ze stanem rzeczywistym (faktycznym)
przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego urzędu miasta oraz
gminy, prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej, gospodarki rzeczowymi
składnikami majątku oraz właściwą ochronę majątku, a także wymaganą jakość sprawozdań
finansowych.
§4
1. Przyjęte zasady rachunkowości stosuje się w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach
obrotowych jednakowego: grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów,
w tym także dokonywanie odpisów umorzeniowych (amortyzacyjnych), ustalania wyniku
finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich
wynikające były porównywalne.
2. Przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała działalność w dającej się
przewidzieć przyszłości w niezmienionym zakresie.
3. Ustalając w niniejszej polityce rachunkowości wybrane rozwiązania wynikające z ogólnie
określonych zasad rachunkowości kierowano się zasadą istotności – wyodrębniając
w rachunkowości wszystkie zdarzenia istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz
ustalenia wyniku finansowego gminy, przy zachowaniu zasady ostrożności, o której mowa
w art. 7 ustawy o rachunkowości.
§5
1. Instrukcja opracowana została w oparciu o następujące akty prawne :
2. Ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2002 r Nr 76, poz.
694 z późniejszymi zmianami),
3. Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r Nr 76, poz. 694
z późniejszymi zmianami),
4. Ustawę z dnia 30 czerwca 2006 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104
z późniejszymi zmianami),
5. Przepisy prawne wykazane w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Uzupełnienie przepisów określonych niniejszymi Instrukcjami stanowią procedury i regulacje
wprowadzane zależnie od potrzeb odrębnymi Uchwałami Rady Miasta lub Zarządzeniami
Prezydenta Miasta.
§6
1. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
1. jednostka to Gmina – jako Organ – czyli jednostka samorządu terytorialnego oraz Urząd
Miasta - jednostka budżetowa wykonująca zadania gminy,
2. bank - jednostka działająca na podstawie przepisów prawa bankowego,
3. kierownik jednostki - osoba, która zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statutem,
umową, uprawniona jest do zarządzania Gminą i urzędem miasta – Prezydent Miasta lub
osoba przez niego upoważniona,
4. organ zatwierdzający – organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
uprawniony jest do zatwierdzania sprawozdania finansowego (Prezydent Miasta i Skarbnik
Miasta),
5. główny księgowy - Skarbnik Miasta lub osoba przez niego upoważniona,
6. rok obrotowy - rok kalendarzowy, tj. okres od 1stycznia do 31 grudnia danego roku,
7. okresy sprawozdawcze – okresy przewidziane przepisami prawa, za które sporządza się
sprawozdania finansowe, budżetowe lub inne sprawozdania na podstawie ksiąg
rachunkowych,
8. sprawozdanie finansowe - to bilanse sporządzane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Finansów w sprawie: szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych,
9. sprawozdania budżetowe - to sprawozdania jednostkowe i zbiorcze określone
Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
10. dzień bilansowy – dzień, na który sporządza się bilans - sprawozdanie finansowe, dzień
bilansowy to dzień, na który zamyka się księgi rachunkowe, to jest dzień kończący rok
kalendarzowy,
11. księgi rachunkowe – to zbiory utrwalonych zapisów księgowych, obrotów (sum i zapisów),
sald, dokonanych na kontach, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze,
zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych, prowadzonych w postaci
ksiąg, rejestrów przenoszonych z komputerowych nośników danych, uzgodnione za pomocą
zestawienia obrotów i sald i uzupełnione o wykaz składników aktywów i pasywów
(inwentarz),
12. konto syntetyczne – urządzenie do ewidencji księgowej, operacji gospodarczych zgodnie
z zasadą podwójnego księgowania, tak aby zapewnione było bilansowanie się danych
ujętych na wszystkich prowadzonych przez jednostkę kontach syntetycznych. Za konta
syntetyczne uważa się również konta pozabilansowe,
13. konto analityczne – urządzenie do szczegółowej ewidencji księgowej danych podlegających
ewidencji na kontach syntetycznych,
14. konta pozabilansowe - konta służące do ewidencji operacji i zdarzeń, które nie są
ujmowane w bilansie,
15. aktywa trwałe – to środki gospodarcze, tj. składniki majątku, którymi rozporządza jednostka
gospodarująca, czyli jakie jednostka kontroluje na podstawie prawa własności do nich
o wiarygodnie określonej wartości, wyróżnić tu można :
1. wartości niematerialne i prawne,
2. rzeczowe aktywa trwałe - środki trwałe, środki trwałe w budowie,
3. należności długoterminowe,
4. inwestycje długoterminowe – nieruchomości, wartości niematerialne i prawne,
długoterminowe aktywa finansowe (udziały i akcje, inne papiery wartościowe,
udzielone pożyczki długoterminowe, inne długoterminowe aktywa finansowe), inne
inwestycje długoterminowe,
5. długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
16. aktywa obrotowe – to:
1. zapasy,
2. należności krótkoterminowe,
3. inwestycje krótkoterminowe,
4. krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
17. krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy – to środki płatnicze krajowe, waluty obce
i dewizy, o których mowa w przepisach prawa bankowego i dewizowego,
18. środki pieniężne – to gotówka w kasie i na rachunkach bankowych, tzn. pieniądze
(banknoty, monety) oraz jednostki pieniężne (rozrachunkowe) krajowe i zagraniczne, tak
w gotówce, jak i na rachunku bankowym lub w formie lokaty pieniężnej oraz czeki i weksle
obce, jeżeli są płatne w ciągu 3-miesięcy od daty ich wystawienia oraz metale szlachetne,
jeżeli nie są zaliczane do rzeczowych składników majątku obrotowego,
19. środki trwałe - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi (np.: grunty, budynki, budowle,
maszyny i urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do użytku przedmioty,
a także inwentarz żywy) o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności, dłuższym
niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki o wartości
początkowej, przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób
prawnych (tj. 3 500,00 zł),
20. środki trwałe w budowie - to środki zaliczane do aktywów trwałych w okresie ich budowy,
montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego,
21. wartości niematerialne i prawne - to nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się
do gospodarczego wykorzystania (np. prawa autorskie i pokrewne, licencje, programy
komputerowe, prawa do wynalazków, wzorów użytkowych, itp.) o przewidywanym okresie
ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby jednostki,
22. pozostałe środki trwałe (wyposażenie) - to nabyte rzeczowe składniki majątku w celu
zużycia na własne potrzeby – czyli aktywa trwałe nie spełniające warunków dla środków
trwałych, wymienione w § 5 ust. 3 pkt. 1-6 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa (...), których
wartość początkowa mieści się w przedziale do 3 500,00 zł istotne dla jednostki,
23. materiały – to wytworzone lub nabyte przez jednostkę produkty gotowe, materiały biurowe,
artykuły spożywcze, środki czystości, książki i prasa wykorzystywane do bieżącej
działalności jednostki, a także materiały pomocnicze (np.: paliwo, żarówki, narzędzia, itp.)
niezbędne do bieżącego funkcjonowania jednostki, zaliczane bezpośrednio w koszty
w momencie ich nabycia,
24. pozostałe koszty i przychody operacyjne – to koszty i przychody nie związane bezpośrednio
z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane ze :
1. zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych
i prawnych,
2. odpisami należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych,
3. odpisami aktualizującymi wartość aktywów,
4. odszkodowaniami, karami i grzywnami,
5. przekazywaniem lub otrzymywaniem nieodpłatnie (darowizny) środków obrotowych
(za zgodą właściciela),
25. należności lub zobowiązania krótkoterminowe – to kwoty należnych nam środków
pieniężnych lub kwoty wymagające zapłaty, których okres spłaty na dzień bilansowy jest nie
dłuższy niż 1 rok,
26. należności lub zobowiązania długoterminowe - to kwoty należnych nam środków
pieniężnych lub kwoty wymagające zapłaty, których okres spłaty na dzień bilansowy jest
dłuższy niż 1 rok.
27. zobowiązania warunkowe – to obowiązek wykonania świadczeń, których powstanie jest
uzależnione od zaistnienia określonych zdarzeń,
28. zobowiązania niefinansowe – to zobowiązania jednostki do wydania aktywów innych niż
finansowe.
Rozdział II
Gospodarka finansowa
1. Gospodarka finansowa
§7
13. Gmina Knurów oraz Urząd Miasta prowadzi gospodarkę finansową na podstawie przepisów
ustawy o samorządzie gminnym, na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych
oraz zasadach określonych w ustawie o rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając
sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz wynik wykonania budżetu.
14. Podstawą prowadzenia gospodarki finansowej Gminy jest określany na każdy rok
i zatwierdzony przez Radę Miasta roczny budżet.
15. Podstawą prowadzenia gospodarki finansowej przez Urząd Miasta roczny plan finansowy układ wykonawczy budżetu, będący rocznym planem dochodów i wydatków, zatwierdzanym
przez Prezydenta Miasta, wchodzącym w skład budżetu gminy uchwalonego i zatwierdzonego
Uchwałą Rady Gminy.
2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
3.
4.
5.
6.
§8
Podstawą prowadzenia rachunkowości w gminie są księgi rachunkowe.
Księgi rachunkowe GMINY KNURÓW oraz Urzędu Miasta Knurów prowadzone są
w siedzibie Urzędu Miasta w Knurowie, ul. dr F. Ogana 5, 44-194 Knurów.
W Gminie prowadzi się księgi rachunkowe wykonania budżetu - organu oraz księgi
rachunkowe urzędu, jako jednostki budżetowej.
Ksiąg wykonania budżetu - organu nie łączy się z księgami rachunkowymi jednostki
budżetowej – urząd miasta.
3. Określenie roku obrotowego
§9
2. Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy, tj. od dnia 1 stycznia
do dnia 31 grudnia.
3. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego, tj.: na dzień
1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy tj. 31 grudnia.
4. Księgi rachunkowe zamyka się także na dzień zakończenia działalności jednostki, zakończenia
likwidacji, połączenia lub podziału jednostek, przejęcia przez inną jednostkę lub inny dzień
określony przepisami.
4. Określenie rodzaju sprawozdań oraz okresów sprawozdawczych
§ 10
1. Rok obrotowy dzieli się na12 okresów sprawozdawczych, którymi są miesiące kalendarzowe.
2. Okresy sprawozdawcze to okresy, za które na podstawie ksiąg rachunkowych sporządza się
sprawozdania finansowe i sprawozdania budżetowe w trybie i terminach przewidzianych
odpowiednimi rozporządzeniami Ministra Finansów lub inne sprawozdania sporządzane na
podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z innymi obowiązującymi przepisami.
3. Okresami sprawozdawczymi są: poszczególne miesiące, kwartały, półrocze i rok, w których
sporządza się:
1. wynikające z ustawy o rachunkowości – np.: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie
zmian w funduszu jednostki, bilans skonsolidowany,
2. wynikające z Rozporządzeń Ministra Finansów sprawozdania budżetowe (np.: Rb- 27 S, Rb
– 28 S, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb- N, Rb-Z, Rb – NDS, Rb-ST, Rb-Ws, PDP, itp.),
3. wynikające z obowiązków sprawozdawczych GUS – np.: Z-06, F – 01,
4. wynikające z ustawy o finansach publicznych: - sprawozdanie opisowe z wykonania
budżetu, kwartalne informacje o wykonaniu budżetu gminy, w tym kwoty deficytu lub
nadwyżki, kwoty zobowiązań wymagalnych określonych ustawą, kwoty dotacji
otrzymanych z budżetu innych jednostek samorządu terytorialnego oraz kwoty dotacji
udzielonych innym jednostkom samorządu terytorialnego, wykaz udzielonych poręczeń
i gwarancji, wykaz osób prawnych i fizycznych oraz jednostek organizacyjnych
nieposiadających osobowości prawnej, którym w zakresie podatków lub opłat udzielono
ulg, odroczeń, umorzeń lub rozłożono spłatę na raty, wykaz osób prawnych i fizycznych,
którym udzielono pomocy publicznej, itp.,
5. wynikające z przepisów podatkowych – np.: deklaracje podatkowe z tytułu podatku
dochodowego od osób fizycznych, podatku VAT,
6. wynikające z przepisów ubezpieczeń społecznych – np.: deklaracje ZUS, informacje dla
potrzeb ZUS, itp.,
7. wynikające z zapotrzebowania organu stanowiącego oraz organu zarządzającego
niezbędnych dla potrzeb decyzyjnych, kontrolnych, itp.
§ 11
1. Sprawozdania sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych w formie, terminach i według
zasad określonych właściwymi przepisami prawa, uchwałami rady lub potrzebami decydentów.
2. Sprawozdania sporządza się w języku polskim i walucie polskiej.
3. Przy sporządzaniu sprawozdań uwzględnia się nadrzędne zasady rachunkowości określone
w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, których przestrzeganie zapewnia
rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej gminy oraz wyniku wykonania budżetu,
wyniku finansowego jednostki budżetowej – urząd.
4. Sprawozdania podpisują: Prezydent Miasta, Skarbnik Miasta oraz osoby sporządzające.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
§ 12
W jednostce budżetowej - urząd, jako jednostce kontynuującej działalność sporządza się na
dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia
w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, to jest do dnia 31
marca danego roku: sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat oraz
zestawienie zmian w funduszu jednostki.
W organie – jako gminie, według stanu na dzień 31 grudnia sporządza się:
2. bilans z wykonania budżetu,
3. łączny bilans jednostek budżetowych obejmujący bilans urzędu jako jednostki
budżetowej i bilanse jednostkowe jednostek budżetowych będących jednostkami
organizacyjnymi gminy,
4. łączny bilans zakładów budżetowych,
5. skonsolidowany bilans.
Bilans – to sprawozdanie finansowe sporządzane według stanu na dzień 31 grudnia każdego
roku. W sprawozdaniu tym ujmuje się operacje i zdarzenia gospodarcze zgodnie z zasadą kasy.
Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) – to sprawozdanie prezentujące wynik
finansowy zgodnie z zasadą memoriału. W sprawozdaniu tym przychody są ujmowane odrębnie
od zysków a straty oddzielnie od kosztów.
Przy sporządzaniu sprawozdania - bilans skonsolidowany gminy stosuje sie odpowiednio
przepisy rozdziału 6 ustawy o rachunkowości, przy założeniu, iż jednostką dominującą jest
Gmina. Sprawozdanie skonsolidowane sporządza się metodą praw własności.
Sprawozdania finansowe (bilans i bilans skonsolidowany) sporządza się według wzorów oraz
zasad i w terminach określonych właściwymi przepisami. Do sposobu oraz miejsc i terminów
ich składania mają zastosowanie właściwe przepisy.
Sprawozdania finansowe (bilanse) podpisuje Prezydent Miasta i Skarbnik Miasta.
Rozdział III
Rachunkowość
1. Zasady prowadzenia rachunkowości
§ 13
1. Rachunkowość gminy jest prowadzona:
1. w urzędzie gminy, przy czym rachunkowość dzieli się na: rachunkowość budżetu (organu)
oraz rachunkowość jednostki budżetowej – urząd,
2. w innych niż urząd jednostkach budżetowych, będących jednostkami organizacyjnymi
gminy,
3. w zakładzie budżetowym.
2. Z punktu widzenia bankowej obsługi budżetu – budżet jako organ i urząd, jako jednostka
budżetowa posiadają wyodrębnione rachunki bankowe.
3. Budżet (organ) realizuje takie dochody, w odniesieniu do których istnieje ustawowy obowiązek
ich wpłaty na rachunek budżetu gminy. Jednostki budżetowe realizujące dochody odprowadzają
je do budżetu gminy – organu.
4. Wszystkie ww. jednostki posiadają odrębne rachunki bankowe do realizacji dochodów
i wydatków, funduszy celowych, funduszu specjalnego, funduszy pomocowych, itp.
5. Rachunkowość budżetu:
1. stanowi integralną część rachunkowości prowadzonej w gminie,
2. służy głównie do ewidencji kasowego wykonania budżetu gminy, czyli do rejestracji
dochodów i wydatków,
3. pozwala na obserwację realizacji przychodów i rozchodów, stanu należności i zobowiązań
budżetu,
4. umożliwia ustalenie wyniku z wykonania budżetu za dany rok, wyniku na operacjach
niekasowych oraz ustalenie stanu skumulowanej nadwyżki lub niedoboru na zasobach
budżetu.
2. Szczególne zasady prowadzenia rachunkowości
§ 14
1. Szczególne zasady rachunkowości budżetowej dotyczą:
1. ewidencji wykonania budżetu,
2. ewidencji majątku trwałego stanowiącego własność gminy,
3. wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów,
4. sporządzania sprawozdań finansowych.
2. Ujęte w budżecie dochody i przychody – stanowią prognozy ich wielkości, wydatki i rozchody
– nieprzekraczalne limity.
3. Ewidencja operacji i zdarzeń gospodarczych prowadzona jest w księgach rachunkowych na
kontach bilansowych - syntetycznych, analitycznych i kontach pozabilansowych, zgodnie
z „Zakładowym planem kont”, z podziałem na księgi rachunkowe wykonania budżetu – organu
oraz księgi rachunkowe jednostki budżetowej – urząd.
4. W księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie etapy poprzedzające płatność dochodów
i wydatków, a w zakresie wydatków także zaangażowanie środków.
5. Dochody i wydatki ujmuje się w księgach rachunkowych w terminie ich zapłaty, niezależnie od
rocznego budżetu, którego dotyczą.
6. Wydatki dokonywane są w sposób celowy, oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
W wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
7. Należności ustalane są w wydziałach realizujących poszczególne zadania. Obowiązkiem tych
wydziałów jest kontrola ich realizacji oraz ewentualna egzekucja.
8. Odsetki od nieterminowych płatności (należności i zobowiązań), w tym również tych, do
których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, nalicza się i ewidencjonuje
w księgach rachunkowych w momencie ich zapłat lub pod datą ostatniego dnia kwartału
w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
9. Przeszacowania wartości aktywów i pasywów dewizowych dokonuje się wg bieżących kursów
walut nie później niż na koniec kwartału.
10. Zobowiązania wycenia się według wartości emisyjnej powiększonej o narosłe kwoty z tytułu
oprocentowania.
11. Należności i zobowiązania nominowane w walutach obcych wycenia się według bieżących
kursów walutowych.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3. Zasady ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych oraz stosowane uproszczenia
§ 15
Zdarzenia i operacje gospodarcze w księgach rachunkowych ujmuje się i wykazuje
w sprawozdaniach zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi
kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie.
W ewidencji wyodrębnia się przychody, dochody, wydatki, koszty i rozchody z podziałem na
okresy, których dotyczą.
Zwroty wydatków stanowią przychody jednostki budżetowej.
Uzyskane zwroty wydatków dokonywanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są
na subkonto wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tej podziałce klasyfikacji
budżetowej, z której zostały poniesione w tym roku budżetowym.
Uzyskane zwroty wydatków dokonywanych w następnym roku budżetowym przyjmowane są
na subkonto dochodów i podlegają odprowadzeniu do budżetu gminy.
7. W przypadku stwierdzenia wystąpienia należności i zobowiązań można dokonać ich wzajemnej
kompensaty. Nie można jednak kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów
i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.
1. Środki trwałe
§ 16
1. Przyjęte do używania na podstawie umowy obce środki trwałe lub wartości niematerialne
i prawne prezentowane są według zasad określonych w przepisach podatkowych od osób
prawnych. Nie przyjmuje się takich środków do środków trwałych.
2. Ustala się granice wartości początkowej rzeczowych aktywów trwałych oraz praw
majątkowych, spełniających ustawowe warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 14 i 15 ustawy
o rachunkowości, w kwocie: 3 500,00 zł wyznaczonej przez ustawę o podatku dochodowym od
osób prawnych do uznania ich za środki trwałe.
3. W księgach rachunkowych ewidencję wartości środków trwałych prowadzi się na
kontach: 011 i 071, a ewidencję wartości niematerialnych i prawnych o wartości
jednostkowej powyżej 3 500,- zł prowadzi się na kontach: 020 oraz 071.
2. Pozostałe środki trwałe (wyposażenie)
§ 17
1. Wartości niematerialne i prawne o niskiej jednostkowej wartości, mieszczącej się w granicach
kwot do wysokości 3 500,00 zł, których wartość początkowa będzie zaliczona w ciężar
kosztów w momencie przekazywania ich do używania ujmowane są na kontach:020 i 072.
2. Pozostałe środki trwałe o wartości od 500,00 zł do 3 500,00 zł (wyposażenie), tj. składniki
rzeczowe majątku trwałego zużywające się stopniowo, lecz nie zaliczane do środków trwałych
podlegają ewidencji wartościowej i ilościowo-wartościowej. Na podstawie przepisów
Ministra Finansów, są one umarzane w 100 % w momencie przyjęcia ich do użytkowania,
i zaliczane do kosztów amortyzacji majątku.
3. W księgach rachunkowych wartość pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz
jego umorzenia ujmowana jest odrębnie na kontach syntetycznych: 013, 072
4. Pozostałe środki trwałe o wartości do 500,00 zł (drobne wyposażenie), tj. składniki rzeczowe
majątku trwałego zużywające się stopniowo, lecz nie zaliczane do środków trwałych (np.:
kosze na śmieci, wieszaki, firanki, lampy biurowe), a także wyposażenie objęte
szczególną kontrolą w trakcie użytkowania (np.: na kontach osobistych pracowników)
podlega ewidencji ilościowej. Traktuje się je, jak materiały a ich wartość początkowa
zaliczana jest w koszty w momencie ich zakupu bez obowiązku ujmowania ich na kontach
syntetycznych 013 i 072.
5. Pozostałe środki trwałe (wyposażenie), o których mowa w ppkt. 4 nie podlegają ujęciu na
kontach majątkowych zakładowego planu kont. Ewidencja tych składników majątku
prowadzona jest w Wydziale Organizacyjnym w księdze inwentarzowej ilościowo.
6. Kontrola ich stanu jest prowadzona w ilościowej ewidencji pozaksięgowej w kartach
wyposażenia pomieszczeń lub kartach indywidualnego wyposażenia pracowników.
7. Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, pozostałe środki trwałe oraz przedmioty,
o których mowa w ppkt 4 podlegają inwentaryzacji na zasadach i w terminach ustalonych
w „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
3. Materiały
§ 18
1. Materiały to składniki majątku, których wartość jednostkowa w momencie ich zakupu
jest niska a okres użytkowania krótszy niż jeden rok, zalicza się do nich między innymi:
paliwo do samochodu, materiały biurowe, środki czystości, tonery, kalkulatory, itp.
Materiały wycenia się według rzeczywistych cen zakupu i przekazuje bezpośrednio do
zużycia w momencie ich zakupu. Nie prowadzi się gospodarki magazynowej.
3. Kosztami związanymi z zakupem materiałów obciąża się właściwe rodzajowo koszty
bezpośrednio po ich zakupie, nie później jednak niż w okresie sprawozdawczym,
w którym zostały one poniesione.
2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§ 19
Ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków
trwałych prowadzi się wartościowo na kontach syntetycznych oraz ilościowo –
wartościowo na kontach analitycznych w księgach pomocniczych.
W Wydziale Budżetowym i Planowania prowadzona jest ewidencja wartościowa środków
trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych na
kontach syntetycznych 011, 013, 020, 030, 080, 071, 072, 400 oraz ewidencja ilościowowartościowa prowadzona w księgach inwentarzowych za pomocą programów
komputerowych dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych.
W Wydziale Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa – prowadzi się
ewidencję gruntów, budynków i budowli – w ewidencji ilościowej i wartościowej.
W Wydziale Organizacyjnym i Kadr - prowadzi się ewidencję środków trwałych oraz
pozostałych środków trwałych – ilościowo-wartościowo oraz ewidencję drobnego
wyposażenia ( materiałów) – ilościowo.
W zakresie gospodarki materiałami istotnymi dla jednostki, wydanymi do bezpośredniego
użytkowania poszczególnym pracownikom prowadzi się ewidencję analityczną ilościową w Wydziale Organizacyjnym i Kadr.
Ewidencja ilościowa materiałów oddanych do zużycia o wartości jednostkowej do 500,- zł
(np.: kalkulatory, zszywacze, dziurkacze, lampy, rolety, itp.) jest prowadzona przez
pracownika Wydziału Organizacyjnego wyznaczonego przez Naczelnika tego Wydziału.
4. Zasady prowadzenia rachunkowości podatkowej
§ 20
1. Rachunkowość podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych jest integralną
częścią ewidencji księgowej urzędu jako jednostki budżetowej, która prowadzona jest
z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont jednostki budżetowej – urzędu.
2. Rachunkowość podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów
podatkowych gminy prowadzona jest w Wydziale Finansów (analityka - księgi pomocnicze
i księgi szczegółowe) oraz Wydziale Budżetowym i Planowania (konta księgi głównej –
syntetycznie).
§ 21
1. Rachunkowość podatków i opłat w organie podatkowym (Wydziale Finansów) prowadzona jest
na kontach ksiąg pomocniczych. Nie prowadzi się dziennika, ani nie sporządza odrębnych
zestawień obrotów i sald kont syntetycznych i kont pomocniczych wykorzystanych do
prowadzenia ewidencji podatków.
2. Konta ksiąg pomocniczych dzielą się na konta analityczne i konta szczegółowe, o których
mowa w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji
podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych (...) a ewidencja na kontach
syntetycznych jest rozszerzona o ewidencję na syntetycznych kontach pozabilansowych.
3. Konta pozabilansowe służą do rozrachunków z osobami trzecimi, określonymi w art. 107-117a
ustawy – Ordynacja podatkowa oraz z inkasentami w zakresie pobieranych przez nich wpłat
z tytułu podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników.
4. Konta pozabilansowe obejmują konta syntetyczne oraz konta analityczne prowadzone, wg
rodzajów podatków oraz konta szczegółowe poszczególnych osób trzecich.
5. Konta szczegółowe prowadzone dla osób trzecich do bilansowych kont szczegółowych
podatników otwiera się na podstawie decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej.
6. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków.
7. Do kont analitycznych są prowadzone, zgodnie z obowiązującymi przepisami konta
szczegółowe służące do rozrachunków:
1. z podatnikami – z tytułu poboru podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach,
2. z jednostkami budżetowymi – z tytułu potrącania kwoty z wzajemnej, bezspornej
i wymagalnej wierzytelności podatnika wobec gminy,
3. z bankami – z tytułu przekazywania wpłat dokonanych przez podatników przelewem do
banku,
4. z innymi podmiotami – niebędącymi podatnikami w danym podatku lub dla których dany
organ nie jest właściwy – z tytułu nienależnie pobranych przez nich kwot w związku
z rozliczeniami podatkowymi, w tym z tytułu zasądzonych od nich kwot.
8. Konta szczegółowe do kont analitycznych prowadzi się w następujący sposób:
- dla każdego podatnika na odrębnym koncie w każdym podatku,
- dla każdej jednostki budżetowej, banku oraz innego podmiotu na odrębnym koncie w każdym
podatku, w związku z którym ta jednostka budżetowa, bank lub inny podmiot stał się
dłużnikiem jednostki budżetowej.
9. Nie prowadzi się ewidencji na kontach szczegółowych dla opłat lokalnych określonych
w rozdziale 5 ustawy z dnia 12 stycznia o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. nr 9,
poz. 84, z późniejszymi zmianami), które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników.
Rozdział IV
Księgi rachunkowe
1. Przedmiot i cel prowadzenia ksiąg rachunkowych
§ 22
1. Księgi rachunkowe – to zbiory utrwalonych zapisów księgowych, obrotów (sum i zapisów),
sald, dokonanych na kontach syntetycznych i analitycznych.
2. Księgi rachunkowe prowadzi się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości w sposób ustalony w niniejszym zarządzeniu oraz w „Zakładowym Planie
Kont”.
3. Przedmiotem prowadzenia ksiąg rachunkowych dla budżetu są operacje i zdarzenia
gospodarcze dotyczące gospodarowania środkami pieniężnymi związane z pozyskiwaniem
dochodów i wydatkami budżetowymi.
4. Podstawowym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest kasowe ustalenie nadwyżki lub
niedoboru budżetu gminy a dla jednostki budżetowej – urząd ustalenie wyniku finansowego tej
jednostki.
2. Rodzaje ksiąg rachunkowych
§ 23
1. Prowadzi się odrębne księgi rachunkowe, którymi są:
- księgi rachunkowe wykonania budżetu – organu,
- księgi rachunkowe gminnej jednostki budżetowej – urząd,
- księgi rachunkowe funduszy celowych – Gminny Fundusz Ochrony Środowiska,
- księgi rachunkowe funduszy specjalnych – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
- księgi rachunkowe wadiów, depozytów, kaucji.
2. Ksiąg rachunkowych wykonania budżetu (organ) nie łączy się z księgami rachunkowymi
jednostki budżetowej (urząd). Księgi rachunkowe wykonania budżetu oraz gminnej jednostki
budżetowej prowadzi Wydział Budżetowy i Planowania.
3. Prowadzi się księgi rachunkowe dla ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności
budżetowych realizowanych przez organy podatkowe gminy. Ewidencja podatków i opłat jest
integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont
syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej.
4. Księgi rachunkowe dla ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych
realizowanych przez organy podatkowe prowadzone są w Wydziale Finansów, a ewidencja na
kontach syntetycznych w Wydziale Budżetowym i Planowania.
§ 24
1. Księgi pomocnicze prowadzi się dla ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności
budżetowych, środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i
prawnych, należności i zobowiązań, inwestycji, itp. Stanowią je zapisy na kontach
analitycznych lub w urządzeniach księgowych ustalonych w „Zakładowym Planie kont”.
2. Sumy obrotów na bilansowych lub pozabilansowych kontach szczegółowych prowadzonych do
odpowiedniego konta analitycznego powinny być zgodne z obrotami na koncie analitycznym,
do którego są prowadzone. Uzgodnień tych dokonuje się co najmniej wg stanu na dzień 31
grudnia każdego roku.
3. Na bilansowych i pozabilansowych kontach analitycznych i kontach szczegółowych ewidencję
księgową prowadzi się z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej.
3. Zasady prowadzenia ewidencji w księgach rachunkowych
§ 25
1. W księgach rachunkowych prowadzona jest ewidencja księgowa polegająca na rejestracji
w ujęciu pieniężnym, odpowiednio udokumentowanych operacji i zdarzeń gospodarczych,
które powodują zmiany w majątku jednostki gospodarującej i źródłach jego pochodzenia oraz
wpływających na wynik finansowy jednostki budżetowej - urzędu oraz wynik wykonania
budżetu.
2. W księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie operacje dotyczące wszystkich osiągniętych,
przypadających na rzecz jednostki przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi
przychodami dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty.
3. W księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność
dochodów i wydatków, a w zakresie dochodów i kosztów – także zaangażowanie wydatków.
4. W księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się każde zdarzenie, które
nastąpiło w danym okresie lub ujmuje się inne zdarzenia w okresie którego dotyczy.
5. Do aktywów i pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody
dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały
poniesione.
§ 26
1. Ewidencja księgowa w księgach rachunkowych prowadzona jest poprzez dokonywanie
zapisów na podstawie dokumentów księgowych w urządzeniach księgowych (w dzienniku i na
kontach rachunkowych).
2. Księgi prowadzi się bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, tj.:
1. zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
2. zdarzenia gospodarcze są wprowadzane kompletnie, poprawnie zakwalifikowane
w danym okresie, którego dotyczą, przy zachowaniu zasady ciągłości i bezbłędności
działania stosowanych procedur obliczeniowych,
3. umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonywanych zapisów, oraz ustalanych stanów,
4. zapisy umożliwiają identyfikację dowodów na wszystkich etapach przetwarzania danych
i są uporządkowane chronologiczne i systematycznie,
5. informacje z nich pochodzące są usystematyzowane, wg kryteriów klasyfikacji
umożliwiających sporządzenie w obowiązujących terminach obowiązujących sprawozdań.
4. Zapisy w księgach rachunkowych
§ 27
1. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są na podstawie oryginalnych dowodów
księgowych
2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób staranny, trwały i czytelny
z podaniem:
- daty dokonania operacji gospodarczej,
- określeniem rodzaju i numeru identyfikacji dowodu księgowego,
- opisu operacji,
- daty dokonania zapisu,
- kwoty zapisu,
- opisu operacji, który może zostać zastąpiony symbolem,
- oznaczenia kont na jakich operacja została zapisana.
3. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim, w walucie polskiej
(w złotych i groszach), na podstawie oryginalnych, prawidłowych i rzetelnych dokumentów
(dowodów) księgowych, posiadających cechy wymienione w art. 20 i art. 21 ustawy
o rachunkowości).
4. Data zapisu, pod którą następuje księgowanie, to data otrzymania dokumentu obcego lub data
wystawienia dokumentu własnego, która rozstrzyga o zaliczeniu go do odpowiedniego okresu
sprawozdawczego.
5. Dowody bankowe księguje się pod datą stempla banku zamieszczonego w tym dowodzie.
5. Dowody dokumentujące zapisy księgowe
§ 28
1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie właściwych, poprawnych
i oryginalnych dowodów księgowych, określonych w „Instrukcji sporządzania i obiegu
dowodów księgowych”.
2. W ewidencji księgowej muszą być wyraźnie rozgraniczone dowody księgowe podlegające
ujęciu w księgach rachunkowych oraz dowody niepodlegające księgowaniu, które kasuje się
zapisem: „nie stanowi podstawy księgowania”.
3. W przypadkach, gdy występuje kilka dowodów księgowych dokumentujących jednakowe
operacje gospodarcze, dotyczące tego samego okresu sprawozdawczego, mogą być one
dokumentowane – dowodami wewnętrznymi zbiorczymi.
§ 29
1. Dla udokumentowania zapisów w księgach rachunkowych mogą być stosowane również
następujące dowody zastępcze:
d) faktury i noty korygujące,
e) zbiorcze zestawienia dowodów księgowych, wystawione na podstawie istniejących
dowodów jednostkowych,
f) noty księgowe, wystawione na podstawie oryginalnych dokumentów źródłowych oraz
kserokopie dokumentów źródłowych z zaznaczeniem, gdzie znajduje się oryginał,
g) oświadczenia pracowników, w przypadku gdy nie jest możliwe uzyskanie oryginalnego
rachunku (faktury), a zapłata następuje na podstawie KP, którego oryginał lub kopię
otrzymuje wpłacający lub też na podstawie paragonu, itp.
2. Dopuszcza się w wyjątkowych przypadkach stosowanie dowodów zastępczych, również
w niżej wymienionych sytuacjach:
4. gdy brak możliwości uzyskania obcego dowodu źródłowego, czyli dowód zastępczy trwale
zastępuje dowód obcy (np.: przy zakupie nieprzetworzonych produktów roślinnych
zwierzęcych bezpośrednio od hodowców, przy wniesieniu opłat sądowych, przy zagubieniu
biletu związanego z przejazdem środkami lokomocji, itp.),
5. gdy brakującego dowodu nie można otrzymać na czas, tj.: gdy dowód zastępczy czasowo
zastępuje dowód obcy, nie można przy ich pomocy dokumentować operacji związanych
z zakupami opodatkowanymi podatkiem VAT.
5. W przypadku określonym w pkt. 2 pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonaniu
wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Taki dowód sporządza i podpisuje osoba
dokonująca tej transakcji (operacji).
6. Osoby właściwe do wystawiania i kontroli dokumentów określa „Instrukcja sporządzania
i obiegu dokumentów księgowych”.
6. Zbiory tworzące księgi rachunkowe
§ 30
1. Księgi rachunkowe Gminy oraz Urzędu Miasta obejmują zbiory zapisów księgowych,
obrotów i sald, które tworzą:
1. dziennik,
2. księgę główną,
3. księgi pomocnicze,
4. zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
§ 31
1. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:
1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie operacji i zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie
sprawozdawczym. Umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów
i sald kont księgi głównej.
2. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane w sposób ciągły i niezależny w zapisie
komputerowym, a sumy zapisów (obrotów) liczone w sposób ciągły. Numerację zapisów
w dzienniku umożliwia jednoznaczne ich powiązanie z dowodami księgowymi
stanowiącymi podstawę dokonania zapisów.
3. Dowód księgowy ujmowany w dzienniku jest oznakowany zarówno numerem pozycji
dziennika, jak i numerem zapisu komputerowego oraz miesiącem.
4. Identyfikator pozycji dziennika częściowego zawiera: symbol dziennika, numer zapisu
księgowego, numer pozycji dziennika, miesiąc. Numeracja w każdym dzienniku jest
niezależna. Numeracja w danym dzienniku jest ciągła w roku.
5. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku umożliwia ich jednoznaczne powiązanie ze
sprawozdaniami i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
2. Dziennik zawiera następujące dane:
- numer kolejny zapisu (księgowania),
- numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) strona Wn i przeciwstawnego strona Ma,
- klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragraf),
- datę księgowania i datę dokumentu,
- rodzaj dokumentu, jego numer oraz treść ,
- kwotę wskazaną w dokumencie
3. Obroty dziennika za dany okres sprawozdawczy muszą być zgodne z obrotami ustalonymi
w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych. Uzgadnianie obrotów dziennika z obrotami
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej odbywa się automatycznie i bieżąco.
§ 32
1. Dzienniki częściowe prowadzone są dla określonych grup rodzajowych zdarzeń, i tak:
1. dziennik wpływów i wypłat z rachunku jednostki samorządu terytorialnego – organ,
2. dziennik dochodów budżetowych urzędu, jako jednostki budżetowej,
3. dziennik wydatków budżetowych urzędu, jako jednostki budżetowej,
4. dziennik środków funduszy pomocowych,
5. dziennik podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych,
6. dziennik Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,
7. dziennik Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
7. dziennik kaucji, wadiów, depozytów.
2. Na koniec każdego miesiąca sporządza się zestawienie obrotów dzienników częściowych.
§ 33
1. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:
1. podwójnego zapisu,
2. systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie
z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie
ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą,
3. według „zmodyfikowanej” zasady kasowej, na podstawie „rozliczenia
w okresie
przejściowym po zakończeniu roku budżetowego”,
4. powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.
2. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych
kont księgi głównej.
1. Odrębne księgi pomocnicze – zawierające analityczną ewidencję zdarzeń
gospodarczych, których dane są podstawą do ewidencji na kontach syntetycznych
prowadzone są w poszczególnych Wydziałach merytorycznie odpowiedzialnych za
realizację poszczególnych zadań.
2. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich
forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.
3. Zapisy na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych podlegają uzgodnieniu.
Uzgodnienia ewidencji analitycznej z określonym kontem syntetycznym dokonuje się po
wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych wszystkich korekt, również tych wynikających z
rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
4. Zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień
zamknięcia ksiąg rachunkowych.
§ 34
1. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca.
1. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera: symbole i nazwy kont, salda kont
na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od
początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia
ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz
sald na koniec okresu sprawozdawczego.
2. Obroty „Zestawienia obrotów i sald” są zgodne z:
- obrotami dziennika
- obrotami zestawienia dzienników częściowych.
3. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest co najmniej według stanu na
dzień 31 grudnia każdego roku. Zestawienia dokonuje się na podstawie zapisów na kontach
ksiąg pomocniczych, w formie oddzielnego zapisu komputerowego. Obroty tego zestawienia
muszą być zgodne z obrotami zestawienia obrotów na kontach syntetycznych.
4. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządzane jest na koniec każdego okresu
sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec kwartału. Zestawienia dokonuje się na podstawie
zapisów na kontach księgi głównej, w formie oddzielnego zapisu komputerowego. Obroty tego
zestawienia muszą być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów
dzienników częściowych.
5. Roczne zestawienie obrotów i sald księgi głównej jednostka sporządza najpóźniej przed 85
dniem po dniu bilansowym.
Rozdział V
Metody wyceny aktywów i pasywów
1. Wycena w księgach rachunkowych a wycena bilansowa
§ 35
1. Proces wyceny przebiega w dwóch etapach: na dzień ujęcia aktywów i pasywów w księgach
rachunkowych oraz na dzień bilansowy.
2. Wycena bilansowa tym różni się od wyceny bieżącej, że zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny
należy między innymi doprowadzić wycenę rzeczowych składników majątkowych do
rzeczywistych cen nabycia lub cen zakupu, wartości księgowej netto lub urealnienia wartości
nabycia skorygowanej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
2. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów
§ 36
1. Poszczególne składniki majątkowe (aktywa) i źródła ich pochodzenia (pasywa) powinny być
ujęte w księgach rachunkowych – ewidencji księgowej oraz w bilansie w odpowiednich
wartościach.
2. Przy ustalaniu wartości składników majątku i źródeł ich pochodzenia odróżnia się zasady
wyceny bilansowej od zasad wyceny bieżącej, ponieważ:
1. wycena bilansowa- uwzględnia zmiany wartości składników majątkowych i źródeł ich
pochodzenia,
2. wycena bieżąca – określa, w jakich wartościach (cenach) składniki stanowiące przedmiot
ewidencji księgowej powinny być do niej wprowadzone i z niej wyprowadzone (np.:
zużycie, sprzedaż).
§ 37
1. Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości
oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych,
według niżej przedstawionych zasad.
2. Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje
się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących
działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji są odmienne.
3. Przy sprzedaży, nieodpłatnym przekazaniu innej jednostce, darowiźnie i likwidacji
zużytych składników majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym stosowane
są zasady wyceny wynikające z odrębnych ustaleń Prezydenta Miasta.
§ 38
1. Zasady ustalania wartości początkowej w księgach rachunkowych przedstawia poniższa tabela
nr 1. Zasady wyceny w księgach rachunkowych aktywów i pasywów w trakcie roku oraz na
dzień bilansowy przedstawiają poniższe tabele nr 2 i 3.
2. Ustalone w tabelach 1, 2 i 3 zasady wyceny aktywów i pasywów obejmują kategorie zgodne
z określonymi w art. 28 ustawy o rachunkowości.
3. Stosowane pojęcia: cena nabycia, koszt wytworzenia, cena sprzedaży netto, wartość godziwa,
cena zakupu, wartość nominalna są zgodne co do treści ze znaczeniami przyjętymi przez ustawę
o rachunkowości.
Tabela nr 1
Zasady ustalania wartości początkowej w księgach rachunkowych
Sposób pozyskania
środka trwałego
1
Zakup
Darowizna
Wytworzone
we własnym zakresie
Zasady wyceny
Dowód księgowy
2
3
Cena nabycia, którą stanowi cena zakupu powiększona
o koszty zakupu, gdzie cena zakupu to cena należna
Faktura VAT,
dostawcy, a w przypadku zakupu z importu
Rachunek,
powiększona o cło i podatek akcyzowy
Dowód – OT
Wartość rynkowa z dnia nabycia z uwzględnieniem
stopnia dotychczasowego zużycia lub wartość niższa
określona w umowie darowizny lub umowie
o nieodpłatnym przekazaniu
Protokół przekazania –
przyjęcia lub umowa
darowizny
Koszty bezpośrednie i pośrednie poniesione od
momentu podjęcia inwestycji aż do przyjęcia środka
trwałego do używania
Faktury, Rachunki,
Protokół z rozliczenia
kosztów
Ujawnione
Wartość wynikająca z posiadanych dokumentów,
w toku inwentaryzacji a gdy ich brak z wyceny eksperta
Dokumenty księgowe
lub wycena
rzeczoznawcy
Nieodpłatnie
otrzymane od
jednostki budżetowej
przez inną jednostkę
budżetową, zakład
budżetowy
Dowód księgowy
Protokół zdawczoodbiorczy, lub zmiana
miejsca użytkowania
Wartość określona w dokumentacji o przekazaniunajczęściej wartość ewidencyjna z poprzedniej formy
własności, na którą składa się dotychczasowa wartość
początkowa oraz dotychczasowe umorzenie.
Tabela 2
2. Wycena aktywów w księgach rachunkowych a wycena bilansowa
AKTYWA
Zasady wyceny w księgach rachunkowych
1
2
Wartości niematerialne Wartość początkowa:
i prawne
cena nabycia lub koszt wytworzenia
Środki trwałe
Wartość początkowa:
- cena nabycia
- koszt wytworzenia lub wartość początkowa środków trwałych
po aktualizacji lub
- wartość określona w decyzji właściwego organu (dotyczy środków
trwałych otrzymanych nieodpłatnie, stanowiących własność Skarbu
Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego)
Długoterminowe
aktywa finansowe
Udziały w innych jednostkach – cena nabycia lub cena zakupu, jeżeli koszty
zakupu nie są istotne.
Udzielone pożyczki długoterminowe – w wartości nominalnej
Należności
długoterminowe
W wartości nominalnej
Zapasy
Cena nabycia (zakupu), koszt wytworzenia lub stała cena ewidencyjna
Należności
krótkoterminowe
W wartości nominalnej
Krótkoterminowe
papiery wartościowe
W cenie nabycia lub cenie zakupu, jeżeli koszty zakupu nie są istotne
Środki pieniężne
W wartości nominalnej
Rozliczenia
międzyokresowe
W wysokości rzeczywiście poniesionych kosztów i innych pozycji rozliczonych
1. Wartości niematerialne i prawne
§ 39
1. Wartości niematerialne i prawne – to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych
prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie
ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki,
a w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, koncesje,
b) licencje na programy komputerowe, łącznie z kosztami instalacji i uruchomienia programów
oraz systemów komputerowych,
c) spółdzielcze prawo do lokalu spółdzielczego,
d) własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego,
2. Wartości niematerialne i prawne, których jednostkowa wartość przekracza sumę 3 500,- zł,
ustaloną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, z wyjątkiem związanych
z pomocami dydaktycznymi, finansuje się ze środków na inwestycje.
3. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości początkowej
pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
4. Wartość początkową dla wartości niematerialnych i prawnych stanowią: koszty wytworzenia
lub cena nabycia dla kosztów prac rozwojowych zakończonych powodzeniem i cena nabycia
dla wartości firm i innych wartości niematerialnych i prawnych.
5. W przypadku przeznaczenia do likwidacji, wycofania z używania lub innych przyczyn
powodujących trwałą utratę wartości aktywów niematerialnych i prawnych, dokonuje się
odpowiedniego odpisu aktualizującego ich wartość w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
6. Wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek
określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.
2. Rzeczowe aktywa trwałe
§ 40
1. Rzeczowe aktywa trwałe – to aktywa o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności
dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
2. Zalicza się do nich:
1. środki trwałe ( własne lub otrzymane od Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego
w trwały zarząd lub nieodpłatne używanie), służące zarówno działalności podstawowej, jak
i działalności finansowo wyodrębnionej, których wartość jednostkowa określoną w ustawie
o podatku dochodowym od osób prawnych (przekracza kwotę: 3 500,- zł) i które są
umarzane według stawek amortyzacyjnych ustalonych w odpowiednich przepisach.
2. pozostałe środki trwałe, do których zalicza się: środki dydaktyczne, odzież
i umundurowanie (o okresie używania dłuższym niż rok), meble i dywany, wszelkie środki
trwałe o wartości jednostkowej przekraczającej kwotę 500,- zł i nieprzekraczającej
wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których
odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane w 100% ich wartości w miesiącu oddania ich
do używania, tj. do 3500,- zł,
3. zbiory biblioteczne,
4. mienie zlikwidowanych jednostek,
5. dobra kultury.
§ 41
1. Środki trwałe zarówno nowe, jak i używane wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia.
2. Środki trwałe otrzymane w zamian za niesprawne, które zwrócono dostawcom, wprowadza się
do ewidencji w wartości, jaka wynika z dowodu dostawcy z podaniem cech szczególnych
nowego sprawnego środka.
3. Środki trwałe przyjęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się w wartości wszystkich
poniesionych na dany obiekt, kosztów – zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych
przed jego przyjęciem do używania w stanie kompletnym.
4. Środki trwałe ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się w wartości wynikającej
z posiadanych dokumentów, a gdy ich brak – na podstawie ekspertyzy, uwzględniając ich
aktualną wartość rynkową i ewentualne ich dotychczasowe zużycie.
5. Otrzymane nieodpłatnie środki trwałe od Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego
wprowadza się w wartości określonej w decyzji o przekazaniu.
6. Środki trwałe na dzień bilansowy wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej
o dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty
wartości.
7. W przypadku aktualizacji wyceny wartości początkowej środków trwałych, aktualizuje się
także dotychczasowe odpisy umorzeniowe, zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych
przepisach, a wyniki odnosi się na fundusz jednostki.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 42
Pozostałe środki trwałe w używaniu, do których zalicza się wszelkie środki trwałe o wartości
jednostkowej powyżej 500,- zł i nieprzekraczającej 100% wielkości ustalonej w przepisach
o podatku dochodowym od osób prawnych,dla których odpisy amortyzacyjne mogą być
dokonywane w 100% ich wartości w miesiącu oddania ich do używania, tj. 3 500,- zł i ujmuje
się w ewidencji wartościowej i ilościowej.
Pozostałe środki trwałe w używaniu, do których zalicza się wszelkie środki trwałe o wartości
jednostkowej nieprzekraczającej 500,-zł, dla których nie dokonuje się odpisów
amortyzacyjnych, na podstawie decyzji kierownika jednostki ujmuje się w ewidencji ilościowej
i w pełnej wysokości w momencie ich zakupu zalicza się w koszty tak jak wartość materiałów.
Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia,
a otrzymane od innej jednostki – w wartości określonej w decyzji właściwego organu.
Pozostałe środki trwałe otrzymane w formie darowizny wycenia się w wartości ustalonej na
poziomie aktualnych cen nabycia, chyba że umowa darowizny określa tę wartość w niższej
wysokości.
Nie umarza się i nie amortyzuje pozostałych środków trwałych o niskiej wartości (których cena
jednostkowa kształtuje się do 500,- zł) i materiałów, wydanych do użytku bezpośrednio po ich
zakupie i ujmowanych tylko w ewidencji ilościowej.
§ 43
Zakupione dobra kultury (dzieła sztuki, eksponaty muzealne) ujmuje się w ewidencji w cenie
nabycia, a otrzymane nieodpłatnie od innych w wartości określonej w dowodzie przekazania,
natomiast wartość otrzymanych darów lub ujawnionych nadwyżek inwentaryzacyjnych ustala się na
podstawie komisyjnego szacunku wartości w dniu nabycia.
§ 44
1. Materiały wycenia się są w cenach ewidencyjnych równych cenom nabycia lub zakupu, jeśli
koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości. W jednostce wycenia się je w cenach zakupu.
2. Nie prowadzi się ewidencji obrotu materiałowego. Zakupione materiały przekazywane są
bezpośrednio do zużycia w działalności a ich wartość w chwili zakupu zaliczana jest
bezpośrednio w koszty.
1.
2.
3.
4.
§ 45
Trwała utrata wartości zachodzi wówczas, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że
kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej
części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu
aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg
rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku – do ustalonej w inny sposób
wartości godziwej.
Odpis aktualizujący z tytułu utraty wartości stanowi nadwyżkę wartości bilansowej danego
składnika aktywów nad jego wartością ekonomiczną.
Wartość ekonomiczna odpowiada w tym przypadku cenie sprzedaży netto składnika aktywów
lub jego wartości użytkowej w zależności od tego, która z nich jest wyższa.
Odpisy aktualizacyjne z tytułu utraty wartości zmniejszają wartość bilansową składnika
aktywów oraz obciążają odpowiednio (w zależności od rodzaju składnika, dla którego dokonuje
się odpisu): pozostałe koszty operacyjne, koszty finansowe, koszty wytworzenia sprzedanych
produktów, koszty sprzedaży. Mogą również zmniejszać wartość kapitału z aktualizacji wyceny.
3. Inwestycje (środki trwałe w budowie)
§ 46
1. Inwestycje (środki trwałe w budowie) to ogół kosztów poniesionych w okresie budowy,
montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty
nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów
zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również:
1. niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
2. koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice
kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu,
3. opłaty notarialne, sądowe itp., oraz nakłady sfinansowane z funduszów celowych,
4. odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy, itp.
2. Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów ogólnego
zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną
inwestycją, tj. kosztów przetargów, ogłoszeń i innych.
3. Koszty inwestycji obejmują wartość w cenie nabycia wszystkich zużytych do wytworzenia
rzeczowych składników majątku i wykonanych usług obcych, wartość wynagrodzeń za pracę
wraz z pochodnymi, wartość nieodpłatnych świadczeń, a w szczególności koszty:
1. dokumentacji projektowej
2. nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową
3. badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu
4. przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży zlikwidowanych na
nim obiektów
5. opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy
6. założenia stref ochronnych i zieleni
7. nadzoru autorskiego i inwestorskiego
8. ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy
9. sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania
10. raty spłacanych pożyczek związanych z realizacją inwestycji do czasu rozliczenia kosztów
inwestycji i oddania obiektu do użytkowania
11. inne koszty bezpośrednio związane z budową.
4. Wartość powstałych w wyniku inwestycji składników majątku trwałego ustala się w wysokości
kosztów ich wytworzenia lub ceny nabycia łącznie z niepodlegającym odliczeniu podatkiem od
towarów i usług.
4. Należności
§ 47
1. Należności – to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej
wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do
jednostki korzyści ekonomicznych.
2. Obejmują one: należności od odbiorców, należności z tytułu dochodów budżetowych,
należności od budżetów, należności publicznoprawne, należności od pracowników, pozostałe
należności. Można podzielić je na należności bezsporne oraz roszczenia.
3. Należności bezsporne – to należności, których tytuły uznają zarówno wierzyciele, jak
i dłużnicy. Należności kwestionowane przez kontrahentów, które w przypadku dochodzenia ich
drogą sądową stają się roszczeniami spornymi w dniu wniesienia pozwu.
4. Roszczenia wobec osób odpowiedzialnych materialnie za niedobory zawinione ustala
kierownik jednostki. Może to być kwota odpowiadająca aktualnej wartości rynkowej niedoboru,
a w przypadku roszczenie z tytułu niedoboru używanego składnika majątku jego wartości netto,
tzn. po odjęciu od aktualnej wartości początkowej równowartości oszacowanego zużycia.
5. Należności dzieli się również na należności: krótkoterminowe oraz długoterminowe.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
§ 48
Należności długoterminowe to należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym
niż rok od dnia bilansowego. Zalicza się tu należności takie, jak:
1. w organie założycielskim – należności z tytułu sprzedaży mienia, likwidowanych,
prywatyzowanych przedsiębiorstw, a w jednostkach nadzorujących – mienia z innych
podległych jednostek organizacyjnych (np. zakładów budżetowych),
2. zahipotekowanych należności budżetowych,
3. innych długoterminowych należności jednostek budżetowych, których termin zapłaty
ustalony w decyzji o ich powstaniu przypada na lata następujące po roku, w którym
dokonywane są księgowania.
Wyceniane są w kwocie wymagającej zapłaty, a więc łącznie z należnymi odsetkami,
pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące ich wartość (zasada ostrożności), zgodnie
z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Wartość mienia zlikwidowanych przedsiębiorstw lub podległych jednostek przekazanego
spółkom do odpłatnego używania lub sprzedanego, ale niezapłaconego – w wysokości ustalonej
w umowie (korespondencja z kontem 015).
Jeżeli spłata należności ma nastąpić ratami, to raty płatne w roku obrotowym następującym po
dniu bilansowym oraz raty zaległe wykazuje się we właściwej pozycji B.II aktywów, zaś resztę
należności – płatną w okresie powyżej roku – w poz. A.III bilansu jednostki budżetowej.
§ 49
Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od
dnia bilansowego.
Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy
w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowaniem
zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość
ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych (art. 35b ust. 1
ustawy o rachunkowości).
W jednostkach budżetowych należności krótkoterminowe z tytułu dochodów budżetowych,
których termin płatności przypada na bieżący rok budżetowy ujmowane są na koncie 221
„Należności z tytułu dochodów budżetowych”, zaś podobne należności, ale o terminie zapłaty
w następnym roku (kolejnych latach) ujmowane są na koncie 226 „Długoterminowe należności
budżetowe”.
Należności na koniec każdego kwartału wykazuje się w kwocie wymagającej zapłaty, tj. łącznie
z wymagalnymi odsetkami.
Na dzień bilansowy równowartość należności z tytułu odsetek przypisanych a niezapłaconych
do tego dnia ujmuje się na konie 290 (Wn 750 i Ma 290) i w ten sposób urealnia przychody
finansowe z tytułu odsetek do wartości odsetek faktycznie zapłaconych.
W bilansie wykazuje się należności skorygowane o odpisy aktualizujące wynikające z konta
290, których dokonuje się zgodnie z ustaleniami określonymi w art. 35B ustawy
o rachunkowości, z uwzględnieniem wyjątków określonych rozporządzeniem.
Jeśli w roku następnym odsetki te zostaną wpłacone, to pod datą zapłaty równolegle do zapisu
Wn środki pieniężne Ma rozrachunki księguje się Wn 290 i Ma 750.
§ 50
1. Stany na kontach rozrachunkowych (należności i zobowiązań) poddaje się okresowym
weryfikacjom w celu ujawnienia i wyksięgowania należności i roszczeń oraz zobowiązań
przedawnionych lub nieściągalnych, ponieważ nierealnych aktywów lub pasywów nie ujmuje
się w bilansie.
2. Należności i roszczenia przedawnione, umorzone lub odpisane z tytułu uznania za nieściągalne
zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, a jeśli dotyczą operacji finansowych – do
kosztów finansowych.
3. Przedawnienie należności oznacza przewidziane prawem wygaśnięcie możliwości ich
dochodzenia na drodze sądowej w związku z upływem terminu przedawnienia, który jest
określony odpowiednio w Kodeksie cywilnym lub w Kodeksie pracy, a okres jego trwania
zależy od tytułu należności.
4. Terminy przedawnienia nie ulegają skróceniu lub przedłużeniu w wyniku czynności prawnych.
Mogą one być tylko zawieszone lub przerwane w przypadkach określonych przepisami.
§ 51
1. Umorzenie należności oznacza dokonane przez wierzyciela zwolnienie dłużnika z długu,
wywołane innymi przyczynami niż zapłata, przedawnienie lub nieściągalność. Następuje ono
pod datą oświadczenia wierzyciela o zwolnieniu z długu.
2. Niewielkie salda należności w kwocie nieprzekraczającą kosztów wysłania upomnienia
podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne.
3. Zasady i tryb umarzania i odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych
z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych regulują przepisy ustawy –
Ordynacja podatkowa.
4. Zasady i tryb umarzania i odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych, do
których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, określa odrębna Uchwała
Rady Miasta.
§ 52
1. Za nieściągalne uznaje się te należności, co do których wierzyciel dysponuje dokumentami
jednoznacznie stwierdzającymi, że mimo dochodzenia swoich praw nie ma możliwości ich
zaspokojenia w sposób opłacalny (np. dokument stwierdzający brak majątku, z którego można
by pokryć należność, postanowienie o nieściągalności uznane przez wierzyciela za prawdziwe,
wydane przez właściwy organ w wyniku przeprowadzonego postępowania egzekucyjnego,
postanowienie sądu o oddalenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub o umorzenie postępowania
upadłościowego), gdyż majątek masy nie wystarcza na zaspokojenie kosztów tego
postępowania lub o zakończeniu postępowania upadłościowego postanowienie sądu w układzie
przyjętym w wyniku postępowania układowego lub uprawomocnienia się ugody bankowej.
2. Jeżeli udokumentowanie nieściągalności dotyczy jednego tytułu należności, to jego treść
rozciąga się na inne podobne należności od tego samego dłużnika.
3. Nieściągalne należności podlegają umorzeniu na podstawie decyzji organu do tego
upoważnionego stosownymi ustawami lub rozporządzeniami wydanymi na ich podstawie.
§ 53
1. Odpisy aktualizujące wartość należności tworzy się po zaistnieniu okoliczności
uzasadniających ich utworzenie, jednak nie później niż na dzień bilansowy. Dokonuje się tych
odpisów także, jeżeli między dniem bilansowym a dniem rzeczywistego zamknięcia ksiąg
rachunkowych wystąpiły okoliczności uzasadniające ich utworzenie.
2. Przesłankami aktualizacji należności poprzez dokonanie odpisów aktualizujących ich wartość
jest stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty w odniesieniu do:
1. należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do
wysokości należności nie objętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,
zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,
2. należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości , jeżeli
majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego –
w pełnej wysokości należności,
3. należności kwestionowanych przez dłużników oraz tych, z których zapłatą dłużnik zalega,
3.
4.
1.
2.
a wg. Oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika, spłata należności w umownej
kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości nie pokrytej gwarancją lub innym
zabezpieczeniem należności,
4. należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należność, w stosunku do
których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich
otrzymania lub odpisania,
5. należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu
prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem
prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej
kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
Przy ustalaniu wysokości odpisu aktualizującego powinna być uwzględniona cała suma, której
odzyskanie jest wątpliwe, tj.: należność w kwocie wymagającej zapłaty, czyli wraz z podatkiem
VAT należnym i odsetkami.
Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków
budżetowych. Odpisy aktualizujące należności na rzecz funduszy tworzonych na podstawie
ustaw obciążają te fundusze.
§ 54
Odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec
każdego kwartału.
Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału
według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według kursu średniego danej waluty
ustalonego przez Prezesa NBP na ten dzień.
5. Długoterminowe aktywa finansowe
1.
2.
3.
4.
§ 55
Długoterminowe aktywa finansowe to aktywa finansowe (rozumiane zgodnie z ustawą
o rachunkowości jako inwestycje długoterminowe). Obejmują w szczególności:
1. akcje i udziały w obcych podmiotach gospodarczych,
2. akcje i inne długoterminowe papiery wartościowe traktowane jako lokaty długoterminowe.
Na dzień przyjęcia do ewidencji wyceniane są w cenie nabycia lub cenie zakupu, jeżeli koszty
przeprowadzenia transakcji nie są istotne.
Na dzień bilansowy udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje długoterminowe
wyceniane są w:
1. cenie nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
2. wartości godziwej,
3. cenie rynkowej, będącej wynikiem przeszacowania ceny nabycia.
Ewidencja szczegółowa zapewnia ustalenie wartości bilansowej (netto) poszczególnych
rodzajów długoterminowych aktywów finansowych.
6. Krótkoterminowe papiery wartościowe
§ 56
1. Krótkoterminowe papiery wartościowe to aktywa finansowe nabyte w celu odsprzedaży lub
których termin wykupu jest krótszy od jednego roku od dnia bilansowego (np. akcje obce,
obligacje obce, bony skarbowe i inne dłużne papiery wartościowe, min. weksle o terminie
wykupu powyżej 3 miesięcy, a krótszym od 1 roku).
2. Krótkoterminowe papiery wartościowe wycenia się na dzień bilansowy w cenie nabycia lub
cenie rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa, a krótkoterminowe papiery
wartościowe, dla których nie istnieje aktywny rynek, w wartości godziwej.
7. Rozliczenia międzyokresowe
§ 57
1. Rozliczenia międzyokresowe kosztów dzieli się na: czynne i bierne.
2. Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące
przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie wartości
nominalnej. Przedmiotem rozliczeń kosztów czynnych są: - zaliczki alimentacyjne.
3. W jednostce pozostałe rozliczenia międzyokresowe czynne - mają nieistotną wartość i dlatego
nie są rozliczane w czasie, lecz od razu powiększają koszty działalności.
4. Rozliczenia te inwentaryzuje się, sprawdzając wielkość tych kosztów z ich dokumentacją oraz
weryfikując sposób ich rozliczania, mając na uwadze zasadę współmierności przychodów
i kosztów oraz uregulowania zawarte w art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
5. Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów, to rezerwy na koszty przyszłych okresów.
Rozliczenia te nie występują.
8. Środki pieniężne
1.
2.
3.
4.
5.
§ 58
Środki pieniężne to pieniądze (banknoty i monety) oraz jednostki pieniężne (rozrachunkowe)
krajowe i zagraniczne tak w gotówce, jak i na rachunku bankowym lub formie lokaty
pieniężnej, czeków i weksli obcych, jeśli są one płatne w ciągu 3 miesięcy od daty ich
wystawienia.
Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych ujmuje się w księgach rachunkowych
w wartości nominalnej - wycenia się według wartości nominalnej i w takiej też wartości ujmuje
się je w bilansie.
Środki pieniężne wyrażone w walucie obcej w ciągu roku budżetowego ujmuje się w ewidencji
księgowej w wartości nominalnej przeliczonej na złote polskie według kursu zakupu lub kursu
sprzedaży dla danej waluty na dzień przeprowadzenia operacji walutowej, ustalonego przez
bank, z którego usług korzysta jednostka lub według kursu waluty wynikającego
z obowiązującego jednostkę dokumentu. Na dzień bilansowy wycenia się według kursu
średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa NBP na ten dzień.
Powstałe z ww. tytułu różnice wyrażone w złotych zalicza się do przychodów lub kosztów
operacji finansowych.
W ciągu roku operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub
zobowiązań wycenia się więc po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta
jednostka, lub według kursu waluty wynikającego z obowiązującego jednostkę dokumentu.
9. Mienie zlikwidowanych jednostek
§ 59
1. Mienie zlikwidowanych jednostek to rzeczowe składniki majątkowe faktycznie przejęte przez
jednostkę budżetową (organ założycielski lub nadzorujący) po zlikwidowanym
przedsiębiorstwie państwowym, komunalnym lub innej podległej jednostce, także jednostce
budżetowej, do czasu podjęcia decyzji przez organ stanowiący gminy o ich przeznaczeniu. Nie
dotyczy to mienia po zlikwidowanych jednostkach, które kontynuują działalność. Składniki
takiego mienia ujmowane są na koncie 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek” według
wartości netto wynikającej z bilansu zamknięcia zlikwidowanego podmiotu i załączników do
bilansu.
2. Rozchodowane są według wartości określonej w:
1. decyzji/umowie o przekazaniu innym podmiotom,
2. decyzji o przyjęciu do środków trwałych jednostki,
3. dokumencie sprzedaży,
4. dokumencie o likwidacji składników mienia.
3. Ewidencja analityczna mienia prowadzona jest w postaci specyfikacji majątku ujętego
w bilansie zlikwidowanego podmiotu wraz z załącznikami.
Tabela 3
3. Wycena pasywów w księgach rachunkowych a wycena bilansowa
PASYWA
Zasady wyceny w księgach
rachunkowych
Wycena na dzień bilansowy
1
2
3
Fundusze własne
W wartości nominalnej
W wartości nominalnej
Rezerwy
W uzasadnionej, wiarygodnie
oszacowanej wartości
W uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej
wartości
Zobowiązania
długoterminowe
W wartości nominalnej
Zobowiązania
krótkoterminowe
W wartości nominalnej
Rozliczenia
międzyokresowe
przychodów
W wysokości kwot przyszłych
okresów rzeczywiści
otrzymanych, należnych lub
ustalonych
W kwocie wymagającej zapłaty, z wyjątkiem
zobowiązań finansowych (ich uregulowanie
zgodnie z umową następuje drogą wydawania
aktów finansowych innych, niż środki pieniężne
lub wymiany na instrumenty finansowe) – wycenia
się je według wartości godziwej
W kwocie wymagającej zapłaty. Zobowiązania
finansowe (ich uregulowanie zgodnie z umową
następuje drogą wydania aktów finansowych
innych niż środki pieniężne lub wymiany na
instrumenty finansowe) – wycenia się według
wartości godziwej
W kwotach wynikających z ksiąg rachunkowych,
tj. w wartości nominalnej stanu długoi krótkoterminowych przychodów których
realizacja nastąpi w przyszłych okresach
1. Zobowiązania
§ 60
1. Zobowiązania - to wynikające z przeszłych zdarzeń losowych obowiązek wykonania
świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych
lub przyszłych aktywów jednostki.
2. Zobowiązania dzielą się na długoterminowe i krótkoterminowe. Przy czym występujące
w jednostce budżetowej wszystkie zobowiązania mają charakter krótkoterminowy.
3. Zobowiązania obejmują, zobowiązania wobec: dostawców, budżetów, pracowników,
zobowiązania publicznoprawne oraz pozostałe zobowiązania.
4. Zobowiązania finansowe wycenia się w wartości emisyjnej powiększonej o narosłe kwoty
z tytułu oprocentowania.
5. Zobowiązania z tytułu dostaw wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie
z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.
6. Przedawnienie zobowiązań oznacza przewidziane prawem wygaśnięcie możliwości ich
dochodzenia na drodze sądowej w związku z upływem terminu przedawnienia, który jest
określony odpowiednio w Kodeksie cywilnym lub w Kodeksie pracy, a okres jego trwania
zależy od tytułu zobowiązania.
7. Zobowiązania przedawnione zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych lub
odpowiednio do przychodów finansowych, z wyjątkiem związanych z działalnością
finansowaną z funduszy specjalnego przeznaczenia, które zalicza się odpowiednio na
zwiększenie lub zmniejszenie danego funduszu oraz związanych z nierozliczoną działalnością
inwestycyjną, które zalicza się na zwiększenie lub zmniejszenie kosztów inwestycyjnych.
8. Zobowiązania warunkowe to zobowiązania pozabilansowe, które powstają na skutek zdarzeń
przeszłych, ale nie powiększają zobowiązań bilansowych, ponieważ nie nastąpiło spełnienie
warunków ich realizacji i nie jest znana dokładna ich wartość oraz moment wypływu środków
pieniężnych.
9. Zobowiązania warunkowe tworzy się w związku z udzielonymi gwarancjami i poręczeniami
majątkowymi w wysokości udzielonej gwarancji i poręczenia.
2. Rezerwy i przychody przyszłych okresów
§ 61
1. Rezerwy w jednostce występują w postaci rezerw tworzonych na pewne lub o dużym
prawdopodobieństwie przyszłe zobowiązania zgodnie z art. 35d ust. 1 ustawy
o rachunkowości.
2. Przychody przyszłych okresów to przychody, które występują w jednostce z tytułu:
1. długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych,
2. należnych kar umownych oraz kwot podwyższających należności i roszczenia objęte
odpisem aktualizującym.
4. Zaangażowanie
§ 62
Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych
postanowień, która spowoduje wykonanie:
1. wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku oraz
w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do realizacji
w danym roku oraz latach następnych,
2. środków funduszy pomocowych, a szczególnie pochodzących z UE, niezależnie od roku ich
wydatkowania.
Rozdział VI
Zasady ewidencji i rozliczania kosztów
1. Ewidencja i rozliczanie kosztów działalności podstawowej
§ 63
1. Koszty działalności podstawowej Urzędu Miasta ujmuje się na kontach syntetycznych
zakładowego planu kont w układzie rodzajowym. Stosuje się uproszczony wariant ewidencji
i naliczania kosztów- wyłącznie na kontach zespołu „4” i „7”.
2. Ponoszone koszty ujmuje się:
1. według ich rodzajów na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów” z uwzględnieniem
klasyfikacji budżetowej,
2. według poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy,
3. według rodzaju kosztu (np.: wynagrodzenia, pochodne od wynagrodzeń, remonty, usługi ,
energia elektryczna i energia cieplna, woda użytkowa, odzież ochronna, szkolenia, itp.),
4. według ich struktury.
3. Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na kontach układu funkcjonalnego – zespołu 5.
4. Za miejsca powstania kosztów uznaje się rozdziały klasyfikacji budżetowej.
5. Jednostkami kalkulacyjnymi kosztów są wskaźniki ustalone dla danego rozdziału w przepisach
6.
1.
2.
3.
dotyczących zasad planowania budżetowego i w przepisach o sprawozdawczości budżetowej.
Do kont syntetycznych kosztów prowadzi się ewidencję analityczną według rozdziałów
klasyfikacji budżetowej występujących w planie finansowym urzędu, z dalszym podziałem
według podziałek paragrafowych klasyfikacji budżetowej i pozycji występujących w planie
finansowym dla Urzędu Miasta Knurów.
§ 64
Rozliczenie kosztów następuje wprost na wynik finansowy, w korespondencji z kontem 860.
Nie rozlicza się w czasie nieistotnych kwot kosztów i przychodów, jeżeli nie wpływają one
istotnie na rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej rentowność (np. prenumerat,
biletów, itp.) .
Rozliczeń międzyokresowych kosztów ( np.: zaliczek alimentacyjnych, subwencji i wydatków
niewygasających, itp.) dokonuje się na kontach zespołu 4 – konto 490 „Rozliczenie kosztów”
oraz zespołu 6 – konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub koncie 909
„Rozliczenia międzyokresowe”.
2. Zasady dokonywania odpisów umorzeniowych rzeczowych składników majątkowych
§ 65
1. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje metodą liniową, przy
zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.
2. Nie są umarzane wartości gruntów i dóbr kultury.
3. Jednorazowo, przez spisanie w koszty (konto 401) w miesiącu przyjęcia do używania, umarza
się:
1. książki i inne zbiory biblioteczne,
2. odzież i umundurowanie,
3. meble i dywany,
4. pozostałe środki trwałe(wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości
nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób
prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu
w 100 % ich wartości w momencie oddania do używania ( aktualnie 3 500,- zł) .
4. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym środki te przyjęto do używania.
5. Umorzenie i amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje
się w okresach miesięcznych, nie później jednak niż za okres całego roku kalendarzowego.
6. Od wartości początkowej fabrycznie nowych środków trwałych, zaliczanych do grup 3-6
dokonuje się odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych), w pierwszym roku, w którym środki
te zostały wprowadzone do ewidencji, w wysokości 30 % tej wartości. W następnym roku
dokonuje się odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej zgodnie ze stawką
przewidzianą w wykazie stawek rocznych.
7. Ustalona na dzień przyjęcia środków trwałych metoda ich amortyzacji jest stosowana przez cały
okres użytkowania tego środka trwałego.
8. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej, niż po przyjęciu środka trwałego do
używania. Początek dokonywania odpisów umorzeniowych może mieć miejsce w miesiącu
następnym po przejęciu środka trwałego do używania.
9. Ostatniego zapisu dokonuje się z końcem miesiąca, w którym umorzenie środka trwałego
zrównane zostanie z jego wartością początkową lub dany składnik majątku zostanie sprzedany,
stwierdzono jego niedobór lub został postawiony w stan likwidacji.
10. Poprawność przyjętego okresu amortyzacji oraz rocznych stawek amortyzacyjnych jest
okresowo weryfikowana, tzn. w razie potrzeby przeprowadza się odpowiednią korektę rocznych
stawek amortyzacyjnych stosowanych w roku bieżącym i w latach następnych.
11. W przypadku zmiany wartości środka trwałego np. na skutek ulepszenia czy aktualizacji jego
wartości, wprowadza się w ewidencji tę zmianę wraz z datą, od której zmiana ta będzie
obowiązywać.
Rozdział VII
Inwentaryzacja składników majątkowych
§ 66
1. Sposoby, formy i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania
i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości.
2. Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na zasadach, w terminach oraz według
procedur i metod określonych w „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wprowadzonej odrębnym
Zarządzeniem Prezydenta Miasta.
3. Stosuje się trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji:
1. spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku
i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic
inwentaryzacyjnych,
2. uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom
własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego
w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,
3. porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami
i weryfikacja realnej wartości tych składników.
§ 67
1. Spisowi z natury zgodnie z zakładową „Instrukcją inwentaryzacji” podlegają:
1. gotówka w kasie, także czeki obce i weksle obce o terminie realizacji poniżej 3 miesięcy,
2. papiery wartościowe, np. akcje, obligacje, czeki obce, bony skarbowe, weksle i inne,
3. rzeczowe składniki aktywów obrotowych te, które zgodnie z decyzją kierownika jednostki
obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie wytworzenia, natomiast na dzień
bilansowy ustalany jest stan tych składników w drodze spisu i dokonywana jest ich wycena
powinna ich wartość być wprowadzana na odpowiednie konto: 310 „Materiały” oraz
skorygowane powinny być koszty w wartości tego stanu.
4. rzeczowe składniki aktywów obrotowych niewymienione w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy, tj.
objęte ewidencją ilościowo-wartościową, ale przechowywane na terenie niestrzeżonym,
5. znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych, do
których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów, znajdujące się na terenie niestrzeżonym
maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
6. spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek,
powierzonych jednostce do używania. Kopie tego spisu wysłać należy do jednostki będącej
ich właścicielem.
§ 68
1. Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów
pisemnego potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach bankowych, stanie
należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom. Potwierdzenie zgodności stanu
podpisuje kierownik jednostki.
2. Uzgodnienie stanu dotyczy:
1. aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych,
2. należności od kontrahentów,
3. należności z tytułu udzielonych pożyczek,
4. wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów; potwierdzenie
powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć: nazwy i rodzaju składnika,
jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej.
5. Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym
z tytułu udzielonych pożyczek (z wyjątkiem pożyczek udzielonych osobom fizycznym),
oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są
przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do
jego wysokości.
3. Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do:
1. należności spornych i wątpliwych,
2. należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
3. należności od pracowników,
4. należności z tytułów publicznoprawnych,
5. innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub
uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.
1.
2.
1.
2.
3.
4.
§ 69
Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu
wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów niepodlegających
spisowi z natury i uzgodnieniu stanu.
Ta forma inwentaryzacji dotyczy między innymi:
1. wartości niematerialnych i prawnych,
2. długoterminowych aktywów finansowych, np. akcji i udziałów w spółkach,
3. środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń,
4. materiałów i towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych,
5. środków pieniężnych w drodze,
6. czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów,
7. należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz
publicznoprawnych,
8. należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
9. aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1–2, jeżeli przeprowadzenie ich
spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,
10. gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,
11. funduszy własnych i funduszy specjalnych,
12. rezerw i przychodów przyszłych okresów,
13. innych rozliczeń międzyokresowych.
§ 70
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji, częstotliwość, terminy, czynności inwentaryzacyjne,
sposoby jej przeprowadzania, ustalania i wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych oraz zasady
ich rozliczenia określa szczegółowo „Instrukcja inwentaryzacyjna”.
Sposoby ujmowania w księgach rachunkowych ewentualnych, powstałych różnic
inwentaryzacyjnych określa „Zakładowy Plan Kont”.
W przypadku rozliczania powstałych różnic inwentaryzacyjnych można dokonywać kompensat
stwierdzonych niedoborów stwierdzonymi w trakcie inwentaryzacji nadwyżkami.
Nie kompensuje się ze sobą wartości różnych co do rodzaju:
- aktywów i pasywów,
- kosztów i przychodów związanych z sobą,
- zysków i strat nadzwyczajnych.
Rozdział VIII
Zasady ustalania wyniku finansowego
1. W jednostce budżetowej – Urząd Miasta
§ 71
1. Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym
rachunku zysków i strat na koncie 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”.
2. Wynik finansowy w jednostce budżetowej nie jest miernikiem efektywności jej gospodarowania
ale elementem zbilansowania aktywów i pasywów. Ustalany jest bez zachowania zasady
współmierności przychodów i kosztów określonej w art. 6 ustawy o rachunkowości.
3. Wynik finansowy obrazuje w jednostce budżetowej saldo konta 860 ustalone na koniec roku
obrotowego:
1. saldo Wn – oznaczające stratę netto,
2. saldo Ma – oznaczające zysk netto.
5. Wynik finansowy netto składa się z:
1. wyniku na działalności operacyjnej, w tym z tytułu pozostałych przychodów i kosztów
operacyjnych, stanowiących różnicę między przychodami netto ze sprzedaży,
z uwzględnieniem dotacji, upustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń, bez
podatku od towarów i usług,
2. wyniku z pozostałej działalności operacyjnej,
3. wyniku z operacji finansowych, stanowiących różnicę między przychodami finansowymi
a kosztami finansowymi,
4. wyniku z operacji nadzwyczajnych, stanowiących różnicę między zyskami i stratami
nadzwyczajnymi,
5. obowiązkowej wpłaty do budżetu na podstawie odrębnych przepisów.
6. W uproszczeniu przyjmuje się, że wynik finansowy urzędu stanowi różnicę między
przychodami urzędu z tytułu pobieranych w nim dochodów budżetowych a kosztami
związanymi z realizacją planu finansowego wydatków urzędu w zakresie : wydatków na rzecz
osób fizycznych, wydatków bieżących, rozliczeń z bankami i obsługą długu publicznego.
7. W roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego saldo konta 860
przeksięgowuje się na konto 800 „Fundusz jednostki”.
2. W organie finansowym jednostki samorządu terytorialnego - Gmina
§ 72
1. W budżecie gminy ustala się:
1. skumulowany wynik na zasobach budżetu,
2. wynik z wykonania budżetu za dany rok,
3. wynik na operacjach niekasowych,
4. wynik na operacjach z udziałem środków pomocowych.
2. Skumulowany wynik na zasobach budżetu obejmuje okres od początku działalności gminy do
końca roku poprzedzającego rok budżetowy. Jeżeli skumulowane dochody budżetu i przychody
finansowe zaliczane do operacji niekasowych przewyższają zrealizowane w tym czasie wydatki
budżetowe i operacje niekasowe dotyczące kosztów finansowych, skumulowany wynik jest
nadwyżką, w przeciwnym wypadku niedoborem budżetu.
3. Wynik z wykonania budżetu za dany rok ustala się, odejmując od kwoty wykonanych
dochodów budżetu sumę wydatków dokonanych budżetu i objętych wykazem wydatków
niewygasających z upływem roku budżetowego. Jeżeli wynik tej operacji jest dodatni, to
wystąpi nadwyżka budżetu, gdy ujemny , to jest to niedobór budżetu.
4. Wynik na operacjach niekasowych za dany rok stanowi różnicę pomiędzy zrealizowanymi
w danym roku przychodami finansowymi, niemającymi związku z realizacją dochodów
budżetowych, a takimi samymi kosztami finansowymi. Do kosztów finansowych zalicza się
tylko takie operacje, które nie wiążą się z wydatkowaniem środków budżetu, a także operacje
związane z wydatkowaniem środków budżetu, ale niepowodujące wydatków budżetu (np.:
umorzenie pożyczek udzielonych, ujemne różnice kursowe od kredytów zaciągniętych
w walutach obcych). Przychodami są np.: umorzenie zaciągniętych kredytów bankowych,
dodatnie różnice kursowe od kredytów zaciągniętych w walutach obcych, umorzenia
zaciągniętych pożyczek, itp.)
5. Wynik na operacjach z udziałem środków pomocowych jest ustalany w ujęciu narastającym.
Wynik ten obejmuje wynik za rok poprzedni (saldo początkowe konta 967) i wynik za rok
ubiegły stanowiący różnicę między dochodami (konto 907) i wydatkami (konto 908)
powiększony o dodatnie różnice kursowe i pomniejszony o ujemne różnice kursowe ujmowane
na koncie 967.
6. Wynik wykonania budżetu to nadwyżka lub deficyt. Wynik ten nie uwzględnia dochodów
i wydatków finansowanych lub refundowanych ze środków pomocowych.
7. W celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu, operacje gospodarcze dotyczące dochodów
i wydatków budżetu gminy są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach
księgowych, w zakresie faktycznych (kasowo- wykonanych) wpływów i wydatków
dokonywanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów
i wydatków budżetowych, z wyjątkiem operacji dotyczących rozliczeń z budżetem Unii
Europejskiej oraz operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.
8. Wynik z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego (niedobór lub nadwyżka
budżetu) wykazywany w bilansie z wykonania budżetu ustalany jest na koncie 961 „Niedobór
lub nadwyżka budżetu”, według zasady kasowej poprzez porównanie zrealizowanych w danym
roku dochodów i wydatków budżetowych oraz wydatków niewykonanych niewygasających
z końcem roku, ujmowanych na odrębnych kontach: 901 „Dochody budżetowe”, 902 „Wydatki
budżetowe” oraz 903 „Niewykonane wydatki”, z wyjątkiem operacji dotyczących rozliczeń
z budżetem UE oraz operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.
9. Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku
budżetowego (tzw. operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz
pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, ujmowane są na koncie 962 „Wynik na
operacjach niekasowych”. W roku następnym, po zatwierdzeniu sprawozdania budżetowego,
saldo tego konta przeksięgowywane jest na konto 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór
budżetu”.
10. Wynik z wykonania budżetu wykazywany w sprawozdaniu budżetowym Rb-NDS ustalany jest
według przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości
budżetowej.
11. Wykazywana w nim nadwyżka lub deficyt gminy, obejmuje dochody określone w ustawie o
dochodach jednostek samorządu terytorialnego, tj. z uwzględnieniem środków funduszy
pomocowych.
Rozdział IX
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
§ 73
1. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych określa „Zakładowy Plan kont”, wprowadzony
odrębnym zarządzeniem. W oparciu o ustalenia w nim zawarte prowadzi się księgi
rachunkowe zarówno z wykonania budżetu gminy – organu, jak i wykonania planu
finansowego jednostki budżetowej – urząd. Ustala on także konta stosowane do ewidencji
podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych.
2. Zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zakres ksiąg pomocniczych do poszczególnych kont księgi
głównej wynikają z:
1. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie: szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.
1020),
2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych
należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego
(Dz.U. Nr 112, poz. 761),
3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie: klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późniejszymi zmianami),
4. „Komentarza do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych”
wydanie X; opracowanego przez: Marię Augustowską; oddk Ośrodek Doradztwa
i Doskonalenia Kadr Sp. A o.o. ; Gdańsk 2006,
5. „Komentarz do planów kont jednostki samorządu terytorialnego” - Wydanie II; Jan
Charytoniuk; Wydawnictwo „oddk” – Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. Z o.o.;
Gdańsk 2006.
Rozdział X
Techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych
1.
2.
3.
4.
§ 74
Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są: techniką ręczną oraz za pomocą komputera.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych techniką ręczną wykorzystuje się kartoteki, rejestry
i zestawienia, których zbiory stanowią księgi pomocnicze.
Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych (księga główna i księgi pomocnicze), zarówno przy
prowadzeniu ewidencji na kontach syntetycznych, jak i analitycznych wykorzystywane są
programy komputerowe.
Księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera, stosując:
1. do obsługi rachunków bankowych – zainstalowany przez Bank – program bankowej obsługi
elektronicznej – ustalanie stanu rachunków bankowych, przekazywanie przelewów, itp.
2. do prowadzenia ksiąg rachunkowych – głównych i pomocniczych niżej wymienione
programy komputerowe – zakupione w Przedsiębiorstwie „QNT sp. z o.o. w Gliwicach,
w przedsiębiorstwie ZETO w Katowicach oraz w firmie REKORD z Bielska-Białej, jak
niżej.
Tabela 4
Lp
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nazwa
programu
QADR
QWARK
Płatnik
QWANT
QFAKT
QBM
QBANK
8.
BESTIA
Przeznaczenie
program kadrowy
program płacowy
Obsługa rozliczeń z ZUS
program księgowy
Program do wystawiania faktur VAT
Program - sprawozdania
program typu baza danych
program do sporządzania sprawozdań
budżetowych i przekazywania ich do RIO w
Katowicach
Producent
QNT Gliwice
QNT Gliwice
QNT
QNT
QNT
QNT
Gliwice
Gliwice
Gliwice
Gliwice
Ministerstwo Finansów
5. do prowadzenia ewidencji podatków i opłat niepodatkowych, programy jak niżej:
Tabela 5
Lp.
1
1.
Nazwa programu
2
przeznaczenie
3
Podatek od nieruchomości osób fizycznych
MIPON
Producent
4
ZETO Katowice
Podatek od nieruchomości osób prawnych
2.
3.
4.
5.
MIPON JGU
POTRANS
REX
MIPROL
Podatek od środków transportu
Podatek od posiadania psów
Podatek rolny
ZETO Katowice
ZETO Katowice
REKORD Bielsko-Biała
ZETO Katowice
6. do prowadzenia ewidencji gospodarki środkami trwałymi niżej wymienione programy:
Tabela 6
Lp.
1
1.
2.
3.
Nazwa programu
2
RATUSZ
QEST
QINW
4.
QZAM
przeznaczenie
3
Do ewidencji gospodarki mieniem
Program do ewidencji środków trwałych
program inwentarzowy – ewidencja
pozostałych środków trwałych
zamówienia publiczne
Producent
4
REKORD Bielsko-Biała
QNT Gliwice
QNT Gliwice
QNT Gliwice
7. Programy komputerowe zapewniają powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych
w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną.
8. Opis zasad działania użytkowanych programów oraz zasady ochrony danych, opis stosowanych
metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, zawierają „Instrukcje
użytkownika” poszczególnych programów. Są one aktualizowane wraz z aktualizacją licencji na
poszczególne programy.
9. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna
z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera:
1. oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji,
2. procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów,
8. Stosowany sposób użytkowania ww. programów zapewnia bezpieczne użytkowanie
programów, zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych oraz archiwizowanie
danych w okresach zapewniających bezpieczeństwo tych danych.
Rozdział X
System ochrony danych
§ 75
1. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają zamknięte szafy oraz
zabezpieczone pomieszczenia, w których przechowuje się zbiory księgowe.
2. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie szafy
metalowe, które stosuje się np.: dla zabezpieczenia dokumentacji przetargowej, sejf – który
stosuje się dla zabezpieczenia środków pieniężnych znajdujących się w urzędzie, zamykane
szafki np. na klucze, zabezpieczenie alarmowe budynku urzędu.
3. Szczególnej ochronie poddane są:
1. sprzęt komputerowy użytkowany w dziale księgowym,
2. księgowy system informatyczny oraz kopie zapisów księgowych,
3. dowody księgowe,
4. dokumentacja inwentaryzacyjna,
5. sprawozdania budżetowe i finansowe,
6. dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.
§ 76
1. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się :
1. regularne wykonywanie przez Biuro Informatyków kopii bezpieczeństwa, tzw. backupów –
na płyty CD, inne dyski twarde na koniec każdego: dnia pracy oraz miesiąca pracy,
2. odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych
stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami
dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od
zakresu obowiązków danego pracownika),
3. profilaktykę antywirusową – opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz
stosowane programy zabezpieczające,
4. zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls,
5. odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,
6. systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS),
7. fizyczne odseparowanie komputerów z danymi księgowym od sieci i internetu.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na
stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na tworzeniu rezerwowych kopii
zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia
trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do
przekazywania ksiąg rachunkowych oraz zapewnieniu ochrony programów komputerowych
i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich
rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem
lub zniszczeniem.
3. Kompletne księgi rachunkowe mogą być drukowane nie później niż na koniec roku
obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych
na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie
krótszy niż 5 lat.
Rozdział XI
Przechowywanie zbiorów
§ 77
1. Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe
przechowuje się w siedzibie Urzędu Miasta w Knurowie w oryginalnej postaci, w ustalonym
porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy
sprawozdawcze, z uwzględnieniem zasad ustalonych w „Instrukcji kancelaryjnej”.
2. Wszystkie dokumenty przechowywane są w Wydziałach merytorycznie właściwych do
prowadzenia poszczególnych spraw, i tak np.:
1. źródłowe dowody kasowe oraz dowody księgowe dotyczące podatków, opłat przechowuje
się w oznaczonych i opisanych segregatorach w zamkniętych szafach w Wydziale Finansów,
2. dowody bankowe oraz faktury, rachunki, listy wypłat, dokumenty potwierdzające stan
posiadanych składników majątkowych i zmian w stanie majątku, itd. - przechowuje się
w Wydziale Budżetowym i Planowania,
3. listy płac, listy zasiłkowe, deklaracje podatkowe i ZUS, deklaracje ubezpieczeniowe, itp.
dokumenty związane z wynagrodzeniami i pochodnymi od wynagrodzeń – gromadzi się
i przechowuje w Wydziale Budżetowym i Planowania,
4. dokumenty dotyczące praw majątkowych do nieruchomości, przeniesienia tych praw,
sprzedaży, najmu, wieczystego użytkowania, itp. - gromadzone są w Wydziale Geodezji,
Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa,
5. dokumenty dotyczące remontów i inwestycji – w Wydziale Gospodarki Komunalnej,
Inwestycji, Restrukturyzacji i Ochrony Środowiska oraz w Wydziale Urbanistyki,
Architektury, Strategii Rozwoju Miasta i Spraw Lokalowych,
6. dokumenty dotyczące zamówień publicznych w Wydziale Zamówień Publicznych,
7. dokumenty dotyczące zatrudnienia w Wydziale Organizacyjnym i Kadr,
8. dokumenty dotyczące gospodarki mieniem, tj.: stanu mienia,
powierzenia
odpowiedzialności za składniki mienia – w Wydziale Organizacyjnym i Kadr.
3. Sposób ich przechowywania pozwala na łatwą ich identyfikację i ich odszukanie oraz ochronę
przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem lub nierozważnym
zaprzepaszczeniem.
4. Dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia
odpowiedzialności za składniki powierzonego mienia, dokumentacja dotycząca zamówień
publicznych i innych ważnych umów – przechowywana jest z należytą starannością
i chroniona przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem zniszczeniem lub nierozważnym
zaprzepaszczeniem.
5. Dokumenty są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. Osoby mające kontakt z tą
dokumentacją muszą zachować w tajemnicy dane dotyczące danych zawartych w aktach
osobowych.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 78
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie Urzędu Miasta,
w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg
rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalających na ich łatwe
odszukanie.
Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się
określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów
w zbiorze.
W sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania
finansowe,
W sposób trwały - przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego
płatnika, przechowuje się akta osobowe pracownika ( art. 51 u ustawy z 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ) oraz dokumentację płacową (listy płac, karty
wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru
emerytury lub renty), (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach
z FUS).
Dokumenty rozliczeniowe z ZUS, np.: druki z „Płatnika” przechowuje się przez 5 lat (art 74
ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości), jednak okres ten należy wydłużyć
do lat 10, tak jak dla dokumentów rozliczeniowych, ponieważ tyle wynosi okres przedawnienia
dochodzenia należności z tytułu składek.
§ 79
1. Okresowemu przechowywaniu podlegają:
1. dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i innych umów, roszczeń dochodzonych
w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym – przez 5 lat od początku roku
następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały
ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
2. dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż
5 lat od upływu ich ważności,
3. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub
rozliczeniu reklamacji,
4. księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe
i dokumenty – przez okres 5 lat.
2. Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego
dane zbiory (dokumenty) dotyczą.
3. Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
4. Pozostałe zbiory przechowuje się, co najmniej przez okres:
1. księgi rachunkowe - 5 lat,
2. karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego
dostępu do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych oraz podatkowych, nie
krócej jednak niż 5 lat,
3. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jaj ważności
i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
4. dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
5. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub
rozliczeniu reklamacji,
6. dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów, umów
handlowych, roszczeń dochodowych w postępowaniu cywilnym lub objętym
postępowaniem karnym lub podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po
roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie
zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
7. pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
5. Okresy przechowywania ustalone wyżej oblicza się od początku roku następującego po roku
obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
§ 80
1. W przypadku jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną
jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca
działalność.
2. W przypadku likwidacji księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne
oraz dokumentację przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości przechowuje jednostka
wyznaczona przez radę miejską.
3. O miejscu przechowywania dyrektor likwidowanej jednostki informuje właściwy urząd
skarbowy.
Rozdział XI
Udostępnianie danych i dokumentów
§ 81
1. Udostępnienie dokumentów, o których mowa w ustawie o finansach publicznych odbywa się za
pomocą umieszczenia ich na stronach internetowych BIP Urzędu Miasta oraz w siedzibie
urzędu na wniosek zainteresowanego.
2. Sprawozdania i zbiory dowodów księgowych jednostki mogą być udostępnione osobie trzeciej
za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce:
1. w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez
niego osoby,
2. poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawieniu
pisemnego pokwitowania zawierającego spis udostępnionych dokumentów.
3. Powyższych zasad nie stosuje się, jeśli odrębne przepisy stanowią inaczej.