Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych wnioskodawców

Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 1 / 16
Kontrole projektów i dokumentacji
rozliczeniowych wnioskodawców
Data:
25.01.2011
Status:
wersja robocza
Spis treści
Kto jest kiedy i dlaczego kontrolowany przez PNWM? ......................................................... 2
Sytuacja wyjściowa dla jednostek centralnych ....................................................................... 5
Lista kontrolna: Kontrole dokumentów rozliczeniowych ........................................................ 7
Wzór pisma do uczestników ...................................................................................................... 8
Oświadczenie ............................................................................................................................... 9
Protokół z kontroli projektu na miejscu................................................................................... 10
Szablon kontroli podmiotów lub jednostek centralnych w ich siedzibie ............................ 13
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 2 / 16
PNWM – referat wspierania wymiany pozaszkolnej
Kto jest kiedy i dlaczego kontrolowany przez PNWM?
Referat wspierania chce w ciągu roku poddawać wnikliwszej kontroli 5% wszystkich wniosków.
Opieramy się przy tym na zaleceniach Grupy Roboczej ds. Wytycznych z roku 2003 (załącznik
1+2).
Kontrola 5% czy nawet 10% wszystkich wniosków w siedzibie podmiotu oznaczałaby dla
kaŜdego z referatów kontrolę 100 lub 200 programów. ZwaŜywszy przygotowanie,
podsumowanie i podróŜ, wymagałoby to dodatkowego etatu wzgl. dwóch dodatkowych etatów
w kaŜdym z referatów. Zgodnie z zaleceniami Grupy Roboczej ds. Wytycznych pilne przypadki
są kontrolowane w terenie, a inne w miarę moŜliwości równieŜ w terenie lub teŜ szczegółowo
na podstawie dokumentów w aktach i dosłanych na Ŝądanie.
Pilnymi są te przypadki, które budzą duŜe wątpliwości, w szczególności jeśli chodzi o większe
kwoty dofinanowania.
Oprócz przypadków pilnych referat wspierania próbuje regularnie kontrolować wnioski lub
podmioty pod katem tego samego aspektu. Mogą być to takie aspekty jak:
• rodzaj wsparcia (np. projekty współfinansowane, dofinansowanie do pełnej kwoty,
wspieranie przygotowania dwunarodowego),
• treść projektów (np. projekty wymiany zawodowej, przypadki z pogranicza edukacji
szkolnej i pozaszkolnej),
• formy projektów (np. praktyki rolnicze, workcampy, kursy językowe, programy
specjalistyczne)
• inne szczególne aspekty (np. tematy regionalne, pierwsze programy partnerstwa).
1. Wybór wniosków i podmiotów do skontrolowania przez PNWM
W oprogramowaniu SOWA istnieje moŜliwość zaznaczenia wniosków pojedynczych i
podmiotów do skontrolowania.
Podczas opracowywania wnioski są zaznaczane w przypadku
• podejrzenia niedozwolonego współfinansowania (MEN lub Program „MłodzieŜ w
działaniu)
• podejrzenia programu wielonarodowego
• podejrzenia braku grupy partnerskiej
• sprzecznych informacji
• znaczących zmian liczby wniosków i wysokości kwot wnioskowanych przez jakiś
podmiot
• zainteresowania danym podmiotem, koncepcją lub programem
Podczas opracowywania wniosków podmioty (równieŜ jednostki centralne) są zaznaczane w
przypadku
• rzucających się w oczy zmian liczby wniosków i wysokości kwot wnioskowanych przez
jakiś podmiot
• sprzeczności podczas opracowywania wniosku, a w szczególności podczas rozliczenia,
które – w przypadku wątpliwym – zostały rozstrzygnięte na korzyść podmiotu, ale mimo
to pozostały wątpliwości
• wskazówek ze strony innych donatorów itp.
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 3 / 16
2. Kontrola programów w terenie
W ciągu roku z oprogramowania na bieŜąco generowana jest lista programów do
skontrolowania (załącznik 3). Są one podzielone na trzy grupy:
1. bezwzględnie skontrolować (budzą podejrzenia),
2. skontrolować w miarę moŜliwości (wątpliwości lub z powodu wysokości dofinansowania
danego podmiotu)
3. inne.
Z kontrolerami, najczęściej byłymi praktykantami, układa się moŜliwe trasy pozwalające
skontrolować kilka programów podczas jednego wyjazdu. Programy z poziomu 1 są
kontrolowane równieŜ pojedynczo. By wyjazdy kontrolne planować efektywnie, szuka się w
oprogramowaniu projektów, które w tym czasie są realizowane w pobliŜu miejsca kontroli, a nie
zostały zaznaczone jako projekty „do skontrolowania”.
Podczas kontroli kontrolerzy posługują się szablonem referatu wspierania (załącznik 4).
3. Kontrola list uczestników
Jeśli podczas kontroli dokumentów rozliczeniowych występują wątpliwości dotyczące list
uczestników, są one kontrolowane przez wysłanie pisma do uczestników. Ewentualnie wzywa
się podmiot do złoŜenia podpisanych kopii dokumentów ze zdjęciem.
W pojedynczych
telefoniczną.
przypadkach
moŜna
najpierw
przeprowadzić
wyrywkową
kontrolę
4. Kontrola planu kosztów i finansowania
Jeśli podczas kontroli dokumentów rozliczeniowych występują wątpliwości dotyczące planu
kosztów i finansowania, podmiot zostaje wezwany do przedstawia kompletnych dokumentów w
oryginale lub kopii.
5. Kontrola dalszych programów
Programy, które były zaznaczone jako „do sprawdzenia”, ale nie moŜna ich było skontrolować
w terenie, są kontrolowane poprzez kontrolę list uczestników i/lub planu kosztów i
finansowania, tak jak to opisano wcześniej.
Jeśli opisane wcześniej kontrole nie obejmują 5% programów danego roku, róŜnicę naleŜy
wyrównać poprzez kontrolę losowo wybranych programów.
6. Kontrola podmiotów i jednostek centralnych w ich siedzibie
Kontrole podmiotów i jednostek centralnych przeprowadzają tylko pracownicy referatu
wspierania. W przypadku konkretnych podejrzeń dwaj pracownicy.
Na 01.01 sporządza się plan kontroli, w którym wskazuje się jednostki centralne i podmioty do
skontrolowania w nowym roku. Dzieli się je na trzy kategorie:
1. bezwzględnie skontrolować (budzą podejrzenia),
planuje się terminy kontroli i wyznacza odpowiedzialnych pracowników.
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 4 / 16
2. skontrolować w miarę moŜliwości (wątpliwości lub z powodu wysokości
dofinansowania),
terminów kontroli poszukuje się regularnie przy okazji spotkań pracowników poza
siedzibami biur PNWM i narad.
3. inne,
terminy kontroli są wyznaczane przy okazji delegacji, o ile szybsze kontrole nie są
moŜliwe.
Lista jest aktualizowana przy okazji kwartalnych spotkań pracowników referatu wspierania.
7. Kontrola podczas delegacji
Ponadto pracownicy referatu wspierania powinni podczas delegacji – o ile to moŜliwe –
przeprowadzali równieŜ kontrole w miejscu wyjazdu. Jeśli w oprogramowaniu na liście „do
skontrolowania” nie byłoby odpowiednich programów i podmiotów, naleŜy skontrolować inne
programy, które w tym czasie mają miejsce w tym regionie.
8. Kontrole przeprowadzane przez jednostki centralne
Apeluje się równieŜ do jednostek centralnych, by w ramach swojej działalności kontrolowały
pojedyncze programy ponad minimalne wymogi i powiadamiały o tym PNWM. PNWM chce
ustandardyzować ta procedurę.
Ponadto z jednostkami centralnymi, z którymi PNWM zawiera umowy o uproszczonym
dofinansowaniu, zostało uzgodnione, Ŝe co najmniej 5% programów i 5% sumy dofinansowania
musi zostać skontrolowanych zgodnie z zaleceniami GR ds. Wytycznych.
9. Kontrole jednostek centralnych, z którymi zawarto umowy o uproszczonym
dofinansowaniu
Jednostki centralne, z którymi zawarto umowy o uproszczonym dofinansowaniu muszą być
skontrolowane przez PNWM w siedzibie jednostki centralnej co najmniej jeden raz w okresie
obowiązywania umowy.
10. Powiadamianie innych instytucji wspierających
Referat wspierania dąŜy do wspólnych kontroli z innymi instytucjami wspierającymi, zwłaszcza
gdy występują podejrzenia mogące dotyczyć nie tylko dofinansowania z PNWM, ale równieŜ z
innych instytucji, jak równieŜ do wzajemnych szkoleń.
W przypadku stwierdzenia świadomego zafałszowania rozliczenia przez podmiot lub jednostki
centralne Zarząd PNWM podejmuje decyzję, czy i które instytucje wspierające (Federalny plan
dla dzieci i młodzieŜy (KJP), Program „MłodzieŜ w działaniu”, Francusko-Niemiecka
Współpraca MłodzieŜy, Tandem, ConAct, Rosyjsko-Niemiecka Wymiana MłodzieŜy, kraje
związkowe) zostaną poinformowane o wynikach kontroli.
Stan na 15.02.2006
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 5 / 16
Sytuacja wyjściowa dla jednostek centralnych
Obowiązek rozliczenia spoczywający na podmiotach i jednostkach centralnych zgodnie z
Wytycznymi PNWM:
•
Lista uczestników, sprawozdanie,
pośrednika językowego.
program,
ewent.
pokwitowanie
honorarium
Dokumenty:
•
•
•
•
Kto jest kiedy i dlaczego kontrolowany?
(Standardy kontrolne PNWM, stan z 2006 r.)
Szablon kontroli
Standardowa zapowiedź kontroli w terenie
Standardowe pismo potwierdzające udział
Plan kontroli
Jednostka centralna sporządza dla siebie „wieczny” plan kontroli (raczej: podmiot) i plan na
dany rok (przede wszystkim: projekty).
Priorytety:
•
•
•
•
•
podejrzane fakty
efektywność kontroli (nakład pracy)
reprezentatywność
wybrany zaskres tematyczny
wysokość dotacji
Prosimy nie zapominać o wizytach kontrolnych w celach doradztwa albo wynikające z
własnego zainteresowania merytorycznego.
Kontrole wykraczające poza minimalne wymogi PNWM
… jednostki centralne muszą przeprowadzać wtedy, kiedy rocznie przyznają środki na co
najmniej 10 projektów w wysokości łącznie co najmniej 150.000PLN.
Kontrolę przeprowadza się na podstawie (przynajmniej albo-albo)
•
•
•
•
zestawienia wszystkich wydatków i wpływów i przynaleŜnych dokumentów
list uczestników poprzez potwierdzenie uczestnictwa w projekcie
wizytacji programów w miejscu realizacji
wizytacji podmiotu w jego siedzibie.
Jeśli kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu, dotyczy ona z reguły projektów z kilku
lat. Są one wówczas – w rozumieniu obowiązku przeprowadzania kontroli –
przyporządkowywane do bieŜącego roku.
Przed decyzją, czy i gdzie przeprowadzać kontrolę, warto zajrzeć do wcześniejszych
dokumentów i przeprowadzić research w internecie.
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 6 / 16
Kontrola zestawienia wszystkich wydatków i wpływów oraz przynaleŜnych dokumentów
… jest najprostszą formą kontroli, pozwalającą osiągnąć wymagany procent kontroli. Zaleca się
ją jednak równieŜ wtedy, gdy trzeba skontrolować informacje dot. finansowania.
NaleŜy przede wszystkim skontrolować wiarygodność złoŜonego rozliczenia:
-
czy dowody księgowe pasują do liczby uczestników, zwłaszcza noclegi i wstępy?
czy przedstawiono dokumenty imienne: zgłoszenia i pokwitowania wpisowego,
ubezpieczenia, bilety lotnicze…?
czy wpływy odpowiadają informacjom zawartym we wniosku i rozliczeniu, czy występuje
nadwyŜka finansowania?
czy występuje niedopuszczalne koofinansowanie środków: Program „MłodzieŜ w
działaniu”, środki MEN na wymianę międzynarodową?
Kontrolę naleŜy jednak przeprowadzać równieŜ w aspekcie pozytywnym: czy przyznane stawki
ryczałtowe są wystarczające, czy byłyby wystarczające maksymalne moŜliwe stawki
ryczałtowe.
Kontrola list uczestników przez potwierdzenie uczestnictwa w projekcie
… winna zostać przeprowadzona, kiedy wątpliwości budzą same podpisy; kiedy jest wątpliwe
czy lista została sporządzona dla przedmiotowego projektu czy teŜ wcześniej na zapas, lub teŜ
czy nie jest to lista grzecznościowa.
Przed zapytaniem uczestników moŜna skontrolować czy:
-
podany wiek jest zgodny z informacjami podanymi w dokumentach dot. przygotowania i
podsumowania lub we wcześniejszych rozliczeniach?
podpisy są wiarygodne (charakter pisma odpowiadający wiekowi)?
czy inne informacje są wiarygodne (ortografia, dodatkowe zaznaczenia na liście)
czy dane uczestników moŜna znaleźć w internecie (np. ksiąŜka telefoniczna)?
Programy w miejscu realizacji
… zob. szablon kontrolny
Podmiot w jego siedzibie
… zob. szablon kontrolny
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 7 / 16
Lista kontrolna: Kontrole dokumentów rozliczeniowych
Pierwszym krokiem jest zawsze kontrola dokumentów rozliczeniowych pod względem
wymogów wynikających z Wytycznych wspierania PNWM i Wskazówek dla jednostek
centralnych. NaleŜy przy tym uwzględnić następujące punkty:
o Czy listy uczestników są kompletnie wypełnione zgodnie ze wzorcem PNWM? A w
szczególności, czy zawierają oryginalne podpisy uczestników i potwierdzenie
zgodności merytorycznej przez organizatorów polskich i niemieckich?
o Czy załączono sprawozdanie i program?
o Czy ewentualnie pokwitowano odbiór kieszonkowego?
o Czy ewentualnie pokwitowano odbiór honorarium pośrednika językowego?
o Czy załączono zrealizowany plan kosztów i finansowania?
W przypadku dofinansowania kosztów podróŜy naleŜy dodatkowo zwrócić uwagę, czy koszty
podróŜy przekroczyły przyznane stawki ryczałtowe.
Jednostki centralne, które rozdzielają równieŜ inne fundusze (środki europejskie, Program
„MłodzieŜ w działaniu”) powinny zwracać uwagę na ewentualne niedopuszczalne podwójne
dofinansowanie.
Jednostki centralne powinny regularnie poddawać wnikliwszej kontroli pojedyncze dokumenty
rozliczeniowe i porównywać je z wcześniejszymi dokumentami rozliczeniowymi danego
podmiotu lub teŜ wspierać się dokumentami partnera, o które JC mogą występować do PNWM.
Podczas przeprowadzania tej kontroli naleŜy stosować kryteria wiarygodności.
To oznacza, Ŝe przeprowadza się wyrywkową kontrolę rozliczeń pod względem zgodności:
o sumy wydatków z liczbą osobodni,
o wieku uczestników z treścią programu,
o programu ze sprawozdaniem.
NaleŜy jednak równieŜ kontrolować
o czy złoŜono wszystkie podpisy i czy są one wiarygodne,
o czy podany wiek uczestników biorących udział w projektach na przestrzenie kiku lat
zgadza się i odpowiednio zwiększa w kolejnych latach,
o czy program i sprawozdanie są wiarygodne w kontekście pozostałej działalności
podmiotu.
Jeśli wystąpią przy tym niezgodności, inny pracownik powinien przeprowadzić kolejną kontrolę.
Jeśli potwierdzą się niezgodności, naleŜy
o powiadomić PNWM i ewentualnie poprosić o wsparcie,
o przepytać podmiot w sprawie niezgodności,
o ewentualnie poprosić uczestników wpisanych na kontrolowanych listach o
potwierdzenie danych,
o ewentualnie przeprowadzić kontrolę podmiotu w jego siedzibie.
JeŜeli stwierdzono, Ŝe przedłoŜone dokumenty rozliczeniowe zostały świadomie złoŜone
niezgodnie z Wytycznymi wspierania PNWM,
o naleŜy powiadomić PNWM,
o podmiot zostanie do odwołania wyłączony ze wspierania,
o ewentualnie zostanie złoŜone zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.
Decyzję o okresie wyłączenia ze wspierania podejmuje PNWM w porozumieniu z jednostką
centralną.
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 8 / 16
Wzór pisma do uczestników
DPJW PF 600516 D-14405 Potsdam
Referat Wymiany Pozaszkolnej
Tel.:
E-mail:
Po-Czw 9:00 – 15:00
Poczdam, 27 stycznia 2011
Szanowna Pani/ Szanowny Panie,
Polsko-Niemiecka Współpraca MłodzieŜy (PNWM) przeprowadza regularnie kontrolę
uczestnictwa w losowo wybranych programach finansowanych ze środków PNWM.
Pani/Pana nazwisko widnieje na liście uczestników programu organizowanego przez XXX w
XXX w dniach od XXX do XXX.
Prosimy o wypełnienie potwierdzenia na załączonym formularzu i niezwłoczne odesłanie go na
podany adres PNWM w Poczdamie.
Dziękując za pomoc pozostaję
z wyrazami szacunku
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 9 / 16
Oświadczenie (numer wniosku)
DPJW PF 600516 D-14405 Potsdam
Deutsch-Polnisches Jugendwerk (DPJW)
PF 60 05 16
14405 Potsdam
Niemcy
Ja (Imię i Nazwisko)...................................................................... .....................
Urodzona/y..... ...... .............................................................................................
Zamieszkała/y.............. ......................................................................................
........................................................................................................................
oświadczam, Ŝe
□
uczestniczyłam/łem
□
nie uczestniczyłam/łem
□
uczestniczyłam/łem od .............................. do .............................
(odpowiednie zakreślić)
w programie organizowanym w dniach od XXX do XXX w XXX przez XXX we współpracy z
XXX.
Opłata za uczestnictwo w programie wynosiła…………………zł.
W programie tym udział wzięła przez cały czas jego trwania młodzieŜ z:
□
Polski ..................... (liczba uczestników)
□
Niemiec .................. (liczba uczestników)
□
innych krajów ......... (liczba uczestników oraz kraj_e pochodzenia)
............................................
miejsce, data
..............................................
własnoręczny podpis
Niniejsze oświadczenie prosimy bezzwłocznie odesłać na podany powyŜej adres.
PNWM zapewnia, Ŝe powyŜsze dane nie będą dalej przetwarzane ani przekazywane
i słuŜą wyłącznie porównaniu danych.
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 10 / 16
Protokół z kontroli projektu na miejscu
Kontrola przeprowadzona przez (uzupełnić):
Numer wniosku
o
Data i czas trwania
kontroli
Partnerzy
(nazwa + adres +
osoba kontaktowa)
Miejsce/a projektu
(we wniosku)
Termin projektu
(we wniosku)
Wcześniejsze
uzgodnienie terminu
z organizatorami
(1-4 dni przed
planowaną kontrolą)
Próba losowa
o Podejrzenie
Niemcy
Polska
Tak (jak, kiedy, z kim)
Nie
1. Przed kontrolą (skopiować akta + informacja, dlaczego projekt ma zostać
skontrolowany)
2. Porównanie danych i liczb (sprawdzić, czy rzeczywiste dane odbiegają od danych we
wniosku)
Gospodarze i goście:
Miejsce:
Zakwaterowanie (gdzie, razem czy osobno):
Termin:
Uczestnicy_czki
We wniosku
Rzeczywiście
Listy uczestników
Niemcy
Polska
zostały
przedłoŜone
nie zostały
przedłoŜone
Kraj trzeci
Uwagi
Zwrócić uwagę, czy nie
jest to projekt
wielonarodowy!
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 11 / 16
3. Kontrola merytoryczna
Krótki opis przebiegu projektu
Zmiany względem programu (poprosić o aktualny program spotkania; szczególnie
zwracać uwagę na aspekty istotne dla wsparcia: wspólne punkty programu, ilość dni,
program w dniu przyjazdu i odjazdu uczestników)
Rozmowy z kadrą prowadzącą lub opiekunami/opiekunkami (imiennie):
(dotychczasowa ocena osób prowadzących i ocena charakteru spotkania)
Rozmowy z uczestnikami_czkami lub praktykantami_kami (dotychczasowa ocena przez
uczestników; ocena charakteru spotkania i moŜliwości kształtowania programu)
Zabezpieczenie jakości (czy zostało przeprowadzone spotkanie przygotowawcze - jeŜeli
wnioskowane; czy jest obecny pośrednik językowy i czy posiada odpowiednie kompetencje)
Wybór uczestników (skąd, jakie kryteria wyboru)
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Strona 12 / 16
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
4. Ocena
Warunki materialne (informacje na temat zakwaterowania i wyŜywienia; czy
dofinansowanie pozwoliło pokryć wszystkie zaplanowane koszty)
Charakter spotkania
(czy został zachowany zarówno dla grupy,
jak i pojedynczego uczestnika)
Tak
Nie
Aktywizacja uczestników (w jaki sposób uczestnicy byli włączeni w organizację projektu)
5. Finanse i inne
Finansowanie projektu
Partner z
Partner z Polski
Niemiec
Wkład własny
PNWM
uczestników/czek
Współpraca z partnerem (jak przebiegała dotychczas, jak się rozwijała)
Współpraca z jednostką centralną / PNWM (uwagi, sugestie, pytania)
Inne środki
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 13 / 16
PNWM – Referat Wspierania Pozaszkolnej Wymiany MłodzieŜy
SZABLON KONTROLI PODMIOTÓW LUB JEDNOSTEK
CENTRALNYCH W ICH SIEDZIBIE
Stan na 03.08.06
1. PRZYGOTOWANIE
1.1 Skopiować akta
Przynajmniej: wniosek oraz korespondencję PNWM z podmiotem wzgl. jednostką centralną.
Uwaga: dokumenty wewnętrzne ewentualnie przechowywać osobno
1.2 Rozmowa z referentem i/lub osobą, która dała zaznaczyła projekt jako „do skontrolowania”:
• Z jakiego powodu zaznaczono projekt?
• W jaki sposób powód ten ma zostać sprawdzony?
• Jak to naleŜy udokumentować?
• Jakich wskazówek i informacji wolno udzielić?
Tutaj wpisać, dlaczego i jak naleŜy przeprowadzić kontrolę i jak ją udokumentować
Tutaj wpisać, jakich wskazówek i informacji wolno udzielić
1.3 Zapowiedzieć podmiotowi swoją wizytę 5-10 dni wcześniej
Tutaj wpisać, kiedy, kto i w jaki sposób został poinformowany o terminie kontroli
1.4 Przygotować protokół
•
•
•
Wykorzystać szablon i uzupełnić dane
Wydrukować listę wszystkich wniosków i wziąć ze sobą jako plik Excel
Ewentualnie od razu wpisać pytania, które zamierza się zadać
1.5 Na miejscu zgłosić się do kierownictwa
Tutaj wpisać, komu i kiedy zgłoszono przyjazd
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 14 / 16
2. PROTOKÓŁ
Protokół zawiera:
• Miejsce kontroli, czas jej rozpoczęcia i zakończenia
• Uczestnicy ze wskazaniem czasu udziału
• Skontrolowane wnioski (z datą i numerem wniosku nadanym przez PNWM i ew. przez podmiot i
jednostkę centralną) ze wskazaniem braków (zob. następne wskazówki)
• NaleŜy podkreślić dokumenty i informacje, których brakuje i które naleŜy jeszcze dostarczyć
• Na zakończenie ogólna uwaga o kompletności i moŜliwości weryfikacji dokumentów i innych
treści rozmowy (np. oferta wspierania i szkoleń)
Protokół nie zawiera wniosków!
3. SKONTROLOWAĆ WNIOSKI
3.1 Kompletne?
Czy są dokumenty potrzebne do złoŜenia i rozliczenia wniosku?
• Wniosek z programem i potwierdzeniem partnerów
• Plan kosztów i finansowania
• Lista uczestników, sprawozdanie i program
3.2. Spójne?
Czy przedłoŜone dokumenty są logiczne i spójne? Czy są zgodne z dokumentami PNWM?
NaleŜy w szczególności skontrolować dodatkowe informacje, które najczęściej nie występują w
dokumentach składanych w PNWM:
• Korespondencja z partnerem
• Zgłoszenia uczestników i korespondencja z nimi
• Inna korespondencja, np. rezerwacje biletów wstępu lub noclegów; odnieść je do informacji
podanych we wniosku i rozliczeniu
4. SKONTROLOWAĆ FINANSE
4.1 Plan kosztów i finansowania
•
•
•
•
•
•
Czy plan K+F u podmiotu jest zgodny z planami we wniosku i rozliczeniu?
Czy są udokumentowane wydatki w kwocie co najmniej przekraczającej dofinansowanie?
Czy najwaŜniejsze dokumenty księgowe są zgodne? W szczególności odnieść je do liczby
uczestników i charakteru spotkania (noclegi, posiłki, bilety wstępu, bilety komunikacji i inne
dokumenty osobowe)
Czy dowody księgowe naleŜą do tego projektu?
Czy coś wskazuje na to, Ŝe koszty zostały rozliczone jeszcze gdzieś indziej?
Czy wydatki są na właściwym poziomie (gospodarność)?
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 15 / 16
4.2 Wpływy
•
•
•
Czy coś wskazuje na środki zewnętrzne (odniesienia w korespondencji, przelewy z pasującym
tytułem)?
Jak wysokie jest wpisowe w ogłoszeniu i we wpływach kasowych?
Czy gość pokrywa częściowo koszty programu wzgl. gospodarz koszty podróŜy?
4.3. Odniesienie do Wytycznych
Tutaj wpisać, jak wysokie są koszty na osobodzień za a. noclegi i b. wyŜywienie
Jeśli bez nadmiernych nakładów moŜna obliczyć:
Tutaj wpisać, jaki procent całkowitych kosztów programu wzgl. podróŜy pokrywa a. moŜliwe i b.
rzeczywiste dofinansowanie PNWM
5. SPECYFIKA JEDNOSTEK CENTRALNYCH
5.1 Opracowanie wniosków
W jaki sposób jednostka centralna kontroluje wnioski i rozliczenia? Czy z akt wynika fakt
przeprowadzania kontroli i ich metoda? Czy JC odwiedza programy lub podmioty w terenie?
5.2 Kontrola transferu środków PNWM
Kiedy wpłynęła rata PNWM, kiedy nastąpił transfer? Zapis ewentualnie w tabeli Excel.
5.3 Koszty administracyjne
Jak duŜe są koszty osobowe i materialne funkcjonowania jako jednostka centralna?
• Czy są obliczane koszty osobowe (wyznaczone osoby z kontem godzinowym)?
• Czy są widoczne dodatkowe koszty materialne (osobne biuro, materiały...)?
5.4. ZaangaŜowanie na rzecz podmiotów
Jak – poza opracowywaniem wniosków i doradztwem w zakresie ich składania - jednostka centralna
angaŜuje się na rzecz podmiotów?
• Czy są materiały informacyjne poświęcone temu tematowi? Informacje w internecie lub
intranecie?
• Czy jednostka centralna robi własne imprezy informacyjne lub uczestniczy w tego typu
imprezach?
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
Kontrole projektów i dokumentacji rozliczeniowych
Strona 16 / 16
6. INNE
6.1 Oczekiwania, wnioski i pytania do PNWM
Tutaj wpisać równieŜ wskazówki dot. współpracy z jednostką centralną.
6.2 Oferta szkoleń
Tutaj wpisać, czy z kontroli wynika oferta szkoleń dla tego podmiotu, tej jednostki centralnej lub w ogóle.
6.3 Propozycje modyfikacji niniejszego szablonu
Tutaj wpisać.