Zarządzanie finansowe projektem 2011

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”
Program Leonardo da Vinci
Zarządzanie finansami w projekcie
UMOWY 2011
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE
KOSZTY UPRAWNIONE
• poniesione w okresie określonym w umowie,
•
poniesione w krajach uczestniczących w danym projekcie (i będącymi
oficjalnymi uczestnikami programu LdV),
•
ściśle związane z realizowanym projektem,
•
uzasadnione i rozsądnie skalkulowane,
•
udokumentowane,
•
ujęte w ewidencji jednostki.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
KOSZTY NIEUPRAWNIONE
•
koszty nie związane z realizowanym projektem
•
koszty długów, kredytów, poŜyczek
•
koszty otwarcia i obsługi rachunku bankowego
•
koszty zajęć turystycznych i rozrywkowych, jeśli nie łączą się z przygotowaniem kulturowym
•
koszty nieudokumentowane
•
VAT – jeśli instytucja Beneficjenta moŜe go odliczyć
•
koszty poniesione przed rozpoczęciem i po zakończeniu okresu uprawnienia określonym
w umowie
•
koszty wcześniej sfinansowane z innego źródła, a zwłaszcza z innego programu
wspólnotowego
•
wydatki nadmierne i nierozwaŜne
•
•
UWAGA
straty związane z róŜnicami kursowymi nie są kosztem uprawnionym projektu
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA
Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być
wyraŜone w euro. Prosimy o zapoznanie się z zasadami polityki kursowej, którą
naleŜy stosować przy przeliczaniu wydatków poniesionych w trakcie realizacji
działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów
rzeczywistych – np. koszty podróŜy przy staŜach/wymianach krótszych niŜ 12
tygodni.
Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach:
zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla
skali kosztów jednostkowych poniŜsze wytyczne nie mają zastosowania;
beneficjent moŜe jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb
rozliczeniowych.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA
Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane
przez NA w PLN lub EUR – w zaleŜności od waluty konta
wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej.
Sposób przeliczenia wszelkich wydatków w innej walucie na EUR
uzaleŜniony jest od waluty w jakim prowadzony jest rachunek, na
który zostały przekazane zaliczki.
UWAGA:
Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN
•W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do
przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR naleŜy stosować rzeczywisty kurs
banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Narodowa
Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją o wysokości tego kursu oraz z datą
przekazania płatności juŜ po przekazaniu zaliczki.
•W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania
wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia pierwszej płatności zaliczkowej do dnia
następnej.
•W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niŜ PLN i EUR do przeliczeń na EUR naleŜy
stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową
Agencję na rzecz beneficjenta.
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009
-2&Delim=,&Language=en
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
I. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN c.d.
Ta sama forma kalkulacji powinna być przyjęta do przeliczenia wydatków
poniesionych przez Beneficjenta i refundowanych przez NA w wyniku końcowego
rozliczenia projektu.
NaleŜy pamiętać, Ŝe straty spowodowane wahaniami kursów walut nie są
traktowane jako uprawnione koszty.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR
Zaleca się by beneficjenci, zwłaszcza ci otrzymujący wysokie kwoty dofinansowania, otworzyli
konta bankowe denominowane w euro i tym samym mogli otrzymywać płatności od Narodowej
Agencji w euro.
Na potrzeby rozliczenia projektu z NA wszystkie kwoty w raporcie końcowym powinny zostać
wyraŜone w euro.
W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w walucie
EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niŜ EUR naleŜy stosować
miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na
jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na
rzecz beneficjenta
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009
-2&Delim=,&Language=en
Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego kursu oraz o
dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d.
Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a podlegających zwrotowi
na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia działania (płatność końcowa - maksymalnie
do 20% przyznanych środków finansowych )proszę zastosować:
• miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej
stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz
beneficjenta.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI:
Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce:
• podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot
– w siedzibie beneficjenta
• po zakończeniu działania tzw. desk check
- w siedzibie Narodowej Agencji
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:
Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu – „on-the-spot”
• cel: zapewnienie, Ŝe samo działanie jest zgodne z wnioskiem o
dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami
formalnymi, takimi jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do
składania wniosków, itd.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:
Kontrola po zakończeniu działania „desk check”
• cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie
się, Ŝe udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone
powaŜnymi lub powtarzającymi się błędami.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW
Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze
wzorem, moŜe wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o
dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej
potwierdzającej fakt poniesienia kosztów.
Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany
dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli
typu „desk check” - w siedzibie NA):
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU
1. Rzeczywiste koszty podróŜy naleŜy udokumentować w
następujący sposób:
•
podróŜ samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych
(tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie
faktury VAT jeŜeli na biletach nie ma widocznej ceny;
•
podróŜ autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie
informacji na temat trasy podróŜy, daty podróŜy, uczestników – jeŜeli nie
wynika to z faktury;
•
podróŜ koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie
faktury VAT jeŜeli na biletach nie ma widocznej ceny;
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.
•
podróŜ samochodem prywatnym lub firmowy – w zaleŜności od tego, który
wariant jest najtańszy:
- przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami
danej organizacji, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z
dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i
motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.)
stawka nie moŜe być wyŜsza niŜ kwota ustalona w tym rozporządzeniu
(kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie
do zmian cen) i nie wyŜsza niŜ 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez
Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR.
- lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie
przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego
biletu, niezaleŜnie od tego, ile osób podróŜuje w tym samym pojeździe.
Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podróŜy
samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane
z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony
internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.
2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w
działaniu – zaświadczenie o uczestnictwie określające datę
rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez
przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne
odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą.
3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i
językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji
działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych
podpisana przez uczestników.
4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą
liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki - Dowody księgowe
Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy:
• zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
• opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu
nr…… oraz w ramach jakiej linii budŜetowej……,
• krótki opis czego dotyczy,
• dekrety,
• oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.),
• ułoŜone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód
kasowy),
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki - Dowody księgowe c.d.
•do kaŜdego dowodu księgowego dotyczącego kosztów rzeczywistych
(koszty podróŜy) powinien zostać dołączony wyciąg bankowy
dokumentujący poniesiony wydatek. W przypadku dokumentów
płaconych „z transzy” powinien to być wyciąg z konta Leonardo da
Vinci, utworzonego na potrzeby projektu. W pozostałych przypadkach
(wkład własny, do refundacji) wystarczy dołączyć wyciąg z dowolnego
konta. Na wyciągu powinna zostać zaznaczona kwota, która odnosi się
do określonego dokumentu księgowego. W przypadku kosztów
pokrywanych „z transzy”, ale płaconych z innego konta obok wyciągu
dokumentującego opłacenie np. faktury powinien znaleźć się wyciąg
bankowy z konta LdV, potwierdzający przelew środków na konto, z
którego dana faktura została opłacona. W przypadku płatności gotówką
w ramach „transzy” naleŜy dodatkowo dołączyć wyciąg bankowy
dokumentujący podjęcie kwoty z konta LdV.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Najczęstsze wady raportów:
• niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we
wniosku,
• brak wymaganych załączników
(raport końcowy z realizacji projektu – część VI „
„Załączone dokumenty”)
”)
• nieuporządkowana dokumentacja,
• błędy rachunkowe,
• zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut,
• niezgodność danych finansowych prezentowanych w
poszczególnych tabelach finansowych.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Wytyczne do raportów końcowych w ramach
Programu „Uczenie się przez całe śycie” dla kontraktu 2011:
http://leonardo.org.pl/s/p/artykuly/14/148/Wytyczne_do_raportow_koncowych_LLP_2011.pdf
Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu „Uczenie się
przez całe Ŝycie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z obowiązku stosowania
przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o
rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i
skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy
sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe
Ŝycie – Leonardo da Vinci”.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Kontakt
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321
fax: (22) 463 10 21
Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV:
Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145,
Inez Cisak tel. (22) 46 31 132,
Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142
PROGRAM LEONARDO DA VINCI