Koszty posrednie
Transkrypt
Koszty posrednie
Koszty osobowe w kosztach pośrednich w ramach projektów PO KL Warszawa, 22 lutego 2012 r. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL • koszty pośrednie mogą być różnie rozpatrywane w zależności od konkretnego stanu faktycznego, tj. kolejnych wersji Wytycznych, w oparciu o które koszty te były rozliczane • niniejsza prezentacja dotyczy stanu faktycznego obowiązującego od 1 stycznia 2011 r. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL • koszty pośrednie - koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta • w zamkniętym katalogu kosztów pośrednich wydatki dot. kosztów osobowych, w tym: – koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki – koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki, tj. koszty obsługi kadrowej, finansowej, administracyjnej, sekretariatu, kancelarii, obsługi prawnej – koszty obsługi księgowej, tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu – koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu (zarówno koszty osobowe, jak i koszty rzeczowe) Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL • możliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtowo lub na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtowo • koszty pośrednie traktowane jako wydatki poniesione bez konieczności potwierdzenia ich poniesienia • katalog kosztów pośrednich istotny o tyle, że w Wytycznych istnieje zakaz ich wykazywania w kosztach bezpośrednich, w szczególności w zadaniu „zarządzanie projektem” • forma angażowania osób wykonujących czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich bez znaczenia • uproszczenie dla beneficjentów i dla IP / IP2 • gwarancja uniknięcia nieprawidłowości związanych z błędnym rozliczaniem kosztów pośrednich IZ PO KL zaleca stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich projektu! Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków • koszty pośrednie wykazywane w szczegółowym budżecie projektu na zasadach ogólnych • wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków powinna wynikać z konkretnej metodologii przedstawionej przez beneficjenta • obowiązek potwierdzenia poniesienia wydatków w ramach tej kategorii kosztów do wysokości określonej w zatwierdzonym budżecie projektu • konieczność właściwego opisywania dokumentów księgowych Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków • brak wskazania w Wytycznych ograniczenia wysokości kosztów pośrednich, ale: – brak dowolności beneficjentów w kształtowaniu wysokości kosztów pośrednich – dozwolone jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kp rozliczanych na zasadach ogólnych w porównaniu z procentem kp określonym dla ryczałtu – kp rozliczane na zasadach ogólnych przekraczające dwukrotność wysokości wynikającej z zastosowania właściwego wskaźnika ryczałtowego niedopuszczalne i nie do zaakceptowania przez IP / IP2 na etapie wyboru projektu Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków • osoby wykonujące czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu • nie obowiązują w tym zakresie zapisy podrozdz. 4.5 Wytycznych - Koszty związane z angażowaniem personelu • obowiązują ogólne zasady kwalifikowania wydatków, w tym przede wszystkim zasada zgodności z przepisami prawa krajowego oraz zasada racjonalności i efektywności Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków • wynagrodzenie osób wykonujących czynności w ramach kp powinno zostać przyznane w ramach projektu jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, przypisaną do projektu w oparciu o rzetelną metodologię • jeśli beneficjent zatrudnia poza projektem np. księgową na umowę o pracę, która średniomiesięcznie księguje 200 faktur, a zakłada się, że w projekcie będzie księgować średniomiesięcznie dodatkowo 10 dokumentów księgowych, to beneficjent może kwalifikować np. 5% [10 / (200 + 10) x 100%] jej wynagrodzenia (z uwzględnieniem ewentualnych przysługujących jej dodatków i nagród) • beneficjent może też zastosować inną przejrzystą i racjonalną metodę wyliczenia kp Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków koszty zarządu: • mogą być wykazywane w kp w ramach projektu wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni w projekcie funkcji koordynatora lub innego personelu projektu • brak możliwości zawierania dodatkowych umów, w tym umów cywilnoprawnych Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków koszty personelu obsługowego oraz sprzątania pomieszczeń: • koszty te powinny być wykazywane w kp w ramach projektu w przypadku, gdy beneficjent ponosił je dotychczas w swojej standardowej działalności z poniższym zastrzeżeniem • w sytuacji, gdy beneficjent nie zatrudniał ww. osoby dopuszczalne jest jej zatrudnienie i uwzględnienie w kp, o ile nie może ona zostać przypisana do określonego zadania merytorycznego i zakres zadań wymaganych do realizacji projektu wymusza zatrudnienie takiego personelu • konieczność zatrudnienia danej osoby stanowi wyjątek od ogólnej reguły i powinna być szczególnie uzasadniona, wynikać z zakresu i specyfiki projektu możliwe jest np. zatrudnienie ww. osoby przez NGO, kiedy jej zadania wykonywane są standardowo na zasadzie wolontariatu, a w związku z dużym projektem PO KL pojawia się potrzeba zapewnienia profesjonalnej obsługi Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków koszty obsługi księgowej: • wynagrodzenie wypłacane z tego tytułu stanowi zawsze kp • co do zasady, koszty księgowej w projekcie powinny być rozliczane jako odpowiednio wyliczony procent jej standardowego wynagrodzenia, ale: – jeśli zakres czynności w ramach kp jest znaczny lub beneficjent nie ponosił wydatków z danej kategorii, to dopuszczalna jest inna niż ww. forma przyznania wynagrodzenia dla księgowej, o ile będzie ona zgodna z przepisami prawa krajowego oraz z Wytycznymi, w szczególności możliwe jest przyznanie dotychczasowemu pracownikowi dodatku do wynagrodzenia, zwiększenie etatu lub zmiana zakresu umowy o pracę – w uzasadnionych przypadkach, dopuszczalne jest zaangażowanie do księgowania nowej osoby na umowę o pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy lub na umowę cywilnoprawną – umowa cywilnoprawna dla obecnego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tym samym zakresem obowiązków nie jest dopuszczalna ze względu na niezgodność z prawem Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków koszty obsługi księgowej: •w przypadku zlecenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu zapłata wypłacana dla biura z tego tytułu również stanowi kp • co do zasady, koszty zlecenia obsługi księgowej w projekcie powinny być rozliczane jako odpowiednio wyliczony procent standardowej zapłaty przysługującej biuru rachunkowemu z tytułu obsługi księgowej beneficjenta • wyjątkowo, tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach, dopuszczalne jest zlecenie obsługi księgowej projektu nowemu biuru rachunkowemu, w szczególności w sytuacji gdy biuro dotychczas rozliczające beneficjenta odmawia księgowania wydatków w ramach projektu PO KL Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Co dalej? • konieczność uwzględnienia powyższych okoliczności przy: – dokonywaniu oceny projektów – weryfikacji kontroli rozliczania kosztów pośrednich w projektach PO KL • powyższe wyjaśnienia zostaną zawarte w: – FAQ umieszczonych na stronie www.efs.gov.pl – Zasadach finansowania PO KL przy ich najbliższej aktualizacji Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29 Departament Zarządzania EFS Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 2012-02-29