Regulamin organizacyjny UG - Urząd Gminy Międzyrzec Podlaski

Załącznik
do zarządzenia Nr 68/10
Wójta Gminy Międzyrzec Podlaski
z dnia 20 grudnia 2010 roku
REGULAMIN
ORGANIZACYJNY
Urzędu Gminy
Międzyrzec Podlaski
I. Postanowienia ogólne
§1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Międzyrzec Podlaski, zwany dalej regulaminem, określa:
1. zasady funkcjonowania i zadania urzędu,
2. zakresy działania poszczególnych stanowisk pracy,
3. strukturę wewnętrzną urzędu.
§2
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1. gminie – należy przez to rozumieć Gminę Międzyrzec Podlaski,
2. radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Międzyrzec Podlaski,
3. wójcie, zastępcy, sekretarzu, skarbniku – należy przez to rozumieć odpowiednio:
Wójta Gminy Międzyrzec Podlaski, Zastępcę Wójta Gminy Międzyrzec Podlaski,
Sekretarza Gminy Międzyrzec Podlaski, Skarbnika Gminy Międzyrzec Podlaski,
4. urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Międzyrzec Podlaski,
5. statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Międzyrzec Podlaski,
6. regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin.
§3
1. Urząd jest jednostką organizacyjną gminy, przy pomocy której Wójt wykonuje zadania określone przepisami prawa.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Kierownikiem urzędu jest Wójt.
4. Siedzibą urzędu jest miasto Międzyrzec Podlaski.
§4
1. Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy – wynikające z ustaw, statutu gminy, uchwał rady i zarządzeń wójta,
2) zlecone – przez organy administracji rządowej na mocy ustaw, wykonywane na
podstawie porozumień z organami administracji rządowej,
3) publiczne – powierzone gminie w drodze porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego.
2. Do zadań urzędu należy w szczególności:
1) przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, zarządzeń, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej
oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy gminy,
2) wykonywanie czynności związanych z funkcjonowaniem urzędu,
3) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz
uchwał rady i zarządzeń Wójta,
4) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbycia sesji rady oraz posiedzeń jej
komisji,
5) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego dostępnego do powszechnego
wglądu w siedzibie urzędu,
6) realizacja obowiązków i uprawnień pracodawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy,
7) Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej,
8) Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej oraz zarządzeniami wewnętrznymi Wójta.
II. Organizacja urzędu
§5
Kierownictwo urzędu stanowią:
1) Wójt Gminy,
2) Zastępca Wójta,
3) Sekretarz Gminy,
4) Skarbnik Gminy,
5) Kierownicy Referatów.
§6
Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy ponoszą odpowiedzialność
za terminowe i zgodne z przepisami prawa załatwianie spraw należących do ich zakresów
działania.
§7
Do zakresu działania i kompetencji Wójta należy sprawowanie funkcji kierownika zakładu
pracy jakim jest urząd oraz funkcji organu administracji samorządowej I instancji w zakresie zadań własnych i zleconych, a w szczególności:
1) kierowanie bieżącymi sprawami gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,
2) prowadzenie bieżącej gospodarki finansowej gminy,
3) przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał,
4) organizowanie wykonania uchwał Rady Gminy,
5) ogłaszanie, w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego, uchwał Rady
Gminy, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu,
6) przedkładanie na sesjach Rady Gminy sprawozdań z wykonania uchwał,
7) składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności gminy,
8) reprezentowanie gminy i jej organów w postępowaniu sądowym i administracyjnym, a także przed Trybunałem Konstytucyjnym i organami administracji rządowej,
9) podejmowanie działań i czynności w celu wykorzystania mienia gminy zgodnie z
jego przeznaczeniem i zasadą racjonalnej gospodarki oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie Gminy,
10) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów,
11) uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych, uzgadnianie
wstępnej treści tych porozumień oraz organizowanie wykonywania zadań wynikających z zawartych już porozumień,
12) załatwianie wniosków i interpelacji posłów, senatorów oraz radnych,
13) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego i kierownika zakładu pracy
w stosunku do pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
14) ustalanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników urzędu,
15) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między jednostkami organizacyjnymi gminy,
16) ustalanie regulaminu pracy urzędu oraz innych aktów wewnętrznego zarządzania,
17) przedkładanie wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej uchwał Rady Gminy
w terminie 7 dni od daty ich podjęcia,
18) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
19) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli (testamenty allograficzne),
20) udzielanie upoważnień pracownikom urzędu do podejmowania decyzji w imieniu
Wójta,
21) nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz
podjętych w ramach porozumień,
22) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Wójta przepisami ustaw
i uchwałami Rady Gminy.
§8
1) Zastępca Wójta podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta
lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta.
2) Zastępca Wójta wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
§9
Sekretarz Gminy zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania urzędu,
a w szczególności do jego zadań należy:
1) opracowywanie projektów struktury organizacyjnej urzędu,
2) opracowanie projektu statutu i regulaminów organów gminy,
3) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady,
4) analizowanie i opiniowanie projektów porozumień dotyczących podejmowania
przez gminę zadań z zakresu administracji rządowej lub z zakresu właściwości powiatu oraz województwa,
5) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego i obwieszczeń
na terenie gminy,
6) organizowanie współdziałania z jednostkami pomocniczymi (sołectwami) oraz
gminnymi jednostkami organizacyjnymi,
7) organizacja pracy urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne stanowiska pracy,
8) zapewnienie obsługi techniczno – biurowej organów gminy i Wójta,
9) bezpośredni nadzór nad prowadzeniem spraw osobowych pracowników urzędu
oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
10) nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków,
11) zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania urzędu z obowiązującymi
przepisami prawa,
12) nadzorowanie przestrzegania i realizacji instrukcji kancelaryjnej,
13) organizowanie i przestrzeganie zasady terminowego i rzetelnego załatwiania spraw,
14) inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
15) zapewnienie obsługi prawnej organów gminy i urzędu gminy,
16) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli (testamenty allograficzne),
17) wydawanie zaświadczeń i poświadczeń urzędowych,
18) prowadzenie spraw dotyczących wyborów i referendów,
19) prowadzenie spraw dotyczących ochrony informacji niejawnych:
a) zapewnienie techniczno – organizacyjnych warunków ochrony informacji
niejawnych,
b) nadzór nad zapewnieniem ochrony systemów i sieci teleinformatycznych,
c) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o
ochronie tych informacji,
d) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
e) opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego
realizacji,
f) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych zgodnie
z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych,
g) współpraca z właściwymi jednostkami służb ochrony państwa,
h) nadzór nad funkcjonowaniem Kancelarii Tajnej,
20) prowadzenie spraw dotyczących ochrony danych osobowych,
21) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
§ 10
Do zadań Skarbnika należy opracowywanie i wykonanie budżetu gminy oraz prowadzenie
gospodarki finansowej gminy, a w szczególności:
1) pełni funkcję głównego księgowego gminy,
2) opracowywanie projektu budżetu gminy,
3) przygotowanie projektów uchwał w sprawach związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej gminy,
4) opracowanie prognoz finansowych dla gminy w kontekście uchwalonych programów gospodarczych,
5) nadzór nad przygotowaniem projektów budżetowych placówek oświatowych
6) opiniowanie decyzji i uchwał organów gminy mogących wywołać skutki finansowe
dla budżetu gminy,
7) sporządzenie zbiorowej sprawozdawczości budżetowej,
8) kontrasygnata czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych,
9) kontrola gospodarki finansowej gminnych jednostek organizacyjnych oraz sołectw,
10) zapewnienie prawidłowego prowadzenia księgowości i ewidencji majątku gminy,
11) dbałość o mienie komunalne gminy i podejmowanie prawem przewidzianych działań na rzecz zwiększenia dochodów do budżetu gminy,
12) sporządzanie sprawozdań statystycznych oraz informacji opisowych z realizacji budżetu gminy,
13) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
§ 11
Pracą Referatów kierują kierownicy.
Kierownik odpowiedzialny jest za sprawne funkcjonowanie referatu, dyscyplinę pracy, organizowanie zastępstw w czasie niezdolności do pracy lub urlopów pracowników referatu,
za terminowe i zgodne z prawem załatwienie spraw należących do zakresu działania referatu oraz za prawidłowe stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w tym za terminowe przekazywanie akt do archiwum.
Do obowiązków Kierowników Referatów należy:
1) kierowanie i kształtowanie u podległych pracowników postaw sumienności, dbałości o pracę i wysoką jej jakość, oraz zaangażowanie w pracy,
2) kierownicy Referatów ustalają zakresy czynności, zadań i odpowiedzialności dla
podległych pracowników w uzgodnieniu z Wójtem Gminy, Sekretarzem Gminy lub
Skarbnikiem Gminy,
3) należyta organizacja pracy, prawidłowe wykonywanie zadań objętych zakresem referatów,
4) kierowanie pracą referatu oraz nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków
przez pracowników referatu,
5) prawidłowy podział pracy w referacie i zapewnienie realizacji zadań,
6) nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań i załatwiania spraw
przez pracowników referatu,
7) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów prawa, przepisów o
ochronie danych osobowych, informacji niejawnych i tajemnicy służbowej oraz
dyscypliny pracy,
8) przestrzeganie i bieżąca realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
9) wnioskowanie w sprawach nagradzania i karania pracowników oraz dokonywanie
okresowych ocen pracowników,
10) przyjmowanie i załatwianie interesantów,
11) inicjowanie, przygotowywanie projektów uchwał i innych materiałów dla potrzeb
Rady Gminy i Komisji,
12) obowiązkowe uczestnictwo w sesjach Rady Gminy, w posiedzeniach Komisji, na
polecenie Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy,
13) realizowanie interpelacji, wniosków radnych i opinii Komisji Rady w ciągu 14 dni
od dnia ich otrzymania,
14) współdziałanie z organami samorządu mieszkańców wsi, a szczególnie w udzielaniu pomocy w realizacji zadań i uczestnictwo w zebraniach wiejskich.
§ 12
W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1. Referat Finansowy – w oznakowaniu akt używa symbolu /FI/
Skarbnik Gminy pełni funkcję Kierownika Referatu – sprawuje nadzór nad pracami Referatu Finansowego
1) Stanowiska:
a) wieloosobowe stanowisko pracy ds. księgowości budżetowej /FN/
b) stanowisko pracy ds. rozliczeń i sprawozdawczości /RS/
2. Referat Podatkowy – w oznakowaniu akt używa symbolu /PD/.
Skarbnik Gminy pełni funkcję Kierownika Referatu – sprawuje nadzór nad pracami Referatu Podatkowego
1) Stanowiska:
a) stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej i egzekucji /PE/
b) wieloosobowe stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych
/PO/
c) stanowisko pracy ds. obsługi kasowej
d) stanowisko pracy ds. podatków i księgowości /PK/
3. Referat Organizacyjno – Administracyjny – w oznakowaniu akt używa
symbolu /OA/
Sekretarz Gminy pełni funkcje Kierownika Referatu – pełni nadzór nad pracami Referatu
Organizacyjno - Administracyjnego
1) Stanowiska:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy /RG/
stanowisko pracy ds. obywatelskich /SO/
stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu /OK/
stanowisko pracy ds. wojskowości i obrony cywilnej /OC/
informatyk /IN/
robotnik gospodarczy
konserwator
4. Referat Infrastruktury i Gospodarki Komunalnej– w oznakowaniu akt
używa symbolu /IG/
Kierownik Referatu – pełni nadzór nad pracami Referatu Infrastruktury i Gospodarki Komunalnej.
1) Stanowiska:
a)
b)
c)
d)
e)
stanowisko pracy ds. infrastruktury i ładu przestrzennego /IP/
wieloosobowe stanowisko pracy ds. drogownictwa i budownictwa /DB/
stanowisko pracy ds. komunalnych i ochrony środowiska /KO/
stanowisko pracy ds. rolnictwa i leśnictwa /RL/
konserwator ds. wodomierzy
5. Referat Projektów i Strategii – w oznaczeniu akt używa się symbolu /PS
Kierownik Referatu – pełni nadzór nad pracami Referatu Projektów i Strategii.
1) Stanowiska:
a) stanowisko pracy ds. profilaktyki uzależnień /PU/
b) kontroler techniczny ds. OSP /KT/
c) wieloosobowe stanowisko pracy ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych
/FU/
d) stanowisko pracy ds. strategii i informacji /SI/
e) stanowisko pracy ds. zamówień publicznych i mienia komunalnego /ZM/
6. Referat Oświaty – w oznakowaniu akt używa symbolu „OS”
Kierownik Referatu - pełni nadzór nad pracami Referatu Oświaty.
1) Stanowiska:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
7.
stanowisko pracy ds. kadrowych oświaty /SK/
stanowisko pracy ds. księgowości budżetowej oświaty /BO/
stanowisko pracy ds. płac oświaty /PL/
stanowisko pracy ds. administracyjnych oświaty /AO/
wieloosobowe stanowisko pracy - kierowca autobusu szkolnego
kierowca samochodu osobowego
Samodzielne stanowiska:
a) samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej /KW/
b) Radca Prawny
III. Zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych
§ 13
Do zakresu działań Referatu Finansowego należy w szczególności:/FI/
1. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. księgowości budżetowej w szczególności należy:
a) prowadzenie księgowości syntetycznej budżetu, dochodów, wydatków
gminnych funduszy celowych na zasadach określonych przepisami ustaw,
b) prowadzenie ewidencji analitycznej budżetu gminy, funduszy celowych, zakładów budżetowych,
c) dokonywanie analiz realizacji budżetu oraz wypracowywanie wniosków w
tym zakresie,
d) wstępna i bieżąca kontrola dokumentów księgowych,
e) sprawozdawczość w zakresie prowadzonych spraw,
f) księgowanie protokołów z rozliczeń materiałów,
g) rozliczanie dotacji,
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /FN/.
2. Do zadań stanowiska pracy ds. rozliczeń i sprawozdawczości w szczególności należy:
a) kontrola rachunkowa i formalna wszelkich rachunków i faktur,
b) przestrzeganie terminowej realizacji rozliczeń finansowych wynikających z
zaciągniętych zobowiązań i sporządzenie przelewów bankowych,
c) przygotowanie dokumentacji księgowej do dekretacji i nanoszenia w
księgi rachunkowe,
d) przestrzeganie terminowego przekazywania należnych środków pieniężnych
podległym jednostkom organizacyjnym i współpraca w zakresie rozliczeń
finansowych,
e) sporządzanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań z wykonania budżetu
Urzędu Gminy /jednostki/ i Gminy /organu/,
f) kontrola miesięcznych i kwartalnych sprawozdań finansowych składanych
przez gminne jednostki organizacyjne,
g) rozliczanie i sporządzanie sprawozdań finansowych środków znajdujących
się na rachunkach bankowych ZFŚS i sum depozytowych,
h) prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży związanych z podatkiem VAT
oraz wystawianie faktur dla osób fizycznych i prawnych,
i) prowadzenie współpracy z Regionalna Izbą Obrachunkową, Urzędami
Skarbowymi, ZUS i bankami,
j) prowadzenie rejestru umów rodzących powstanie zobowiązań finansowych
oraz decyzji wieloletnich.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /RS/.
§ 14
Do zakresu działań Referatu Podatkowego należy w szczególności:/PD/
1. Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości podatkowej i egzekucji w szczególności należy:
a) prowadzenie księgowości podatkowej (podatku rolnego, leśnego oraz podatków i opłat lokalnych),
b) podejmowanie czynności egzekucyjnych w razie nieuregulowania w terminie należności i świadczeń stanowiących dochody podatkowe: podatku rolnego, leśnego oraz podatków i opłat lokalnych,
c) ewidencja realizacji zobowiązań i udzielonych odroczeń terminów płatności
podatków,
d) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
e) przygotowanie dokumentacji do wypłat prowizji z tytułu poboru podatku.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /PE/
2. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. podatków i opłat lokalnych w
szczególności należy:
a) przygotowywanie projektów uchwał w sprawach związanych z podatkiem
rolnym i leśnym, podatkami i opłatami lokalnymi,
b) przygotowywanie danych do projektu budżetu i dokumentów towarzyszących zgodnie z uchwalonymi przez Radę Gminy stawkami podatku,
c) wydawanie decyzji o wymiarze podatków i opłat lokalnych,
d) wydawanie zaświadczeń w sprawach zobowiązań pieniężnych,
e) kontrola deklaracji podatkowych,
f) współpraca z KRUS w zakresie zaopatrzenia emerytalno – rentowego rolników,
g) sporządzanie sprawozdań w zakresie podatków rolnego, leśnego oraz podatków i opłat lokalnych,
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /PO/
3. Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi kasowej w szczególności należy:
a) prowadzenie obsługi kasowej urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
b) gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania,
c) bieżące sporządzanie raportów kasowych,
d) prowadzenie i załatwianie innych spraw związanych z gospodarką finansową Gminy.
4. Do zadań stanowiska pracy ds. podatków i księgowości w szczególności należy:
a) przygotowywanie projektów uchwał w zakresie podatku od środków transportowych,
b) naliczanie i egzekwowanie podatku od środków transportowych,
c) prowadzenie spraw związanych z udzielaną pomocą publiczną,
d) prowadzenie spraw związanych z funduszem socjalnym pracowników urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
e) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych
urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /PK/.
§ 15
Do zakresu działań Referatu Organizacyjno – Administracyjnego należy w szczególności:/OA/
1. Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy w szczególności należy:
a) obsługa organizacyjno – techniczna Rady Gminy i komisji rady, w tym:
b) zabezpieczenie organizacyjne sesji Rady Gminy,
c) przygotowywanie projektów uchwał, sprawozdań i informacji oraz innych
materiałów,
d) organizowanie posiedzeń komisji rady,
e) prowadzenie ewidencji uchwał Rady Gminy oraz przekazywanie uchwał organom nadzoru,
f) prowadzenie ewidencji zarządzeń Wójta Gminy,
g) protokołowanie obrad sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji Rady Gminy,
h) udzielanie pomocy prawnej i organizacyjnej w wykonywaniu mandatu radnego.
i) obsługa sołectw (narady sołtysów) i rad sołeckich
j) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów, referendów
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /RG/
2. Do zadań stanowiska pracy ds. obywatelskich w szczególności należy:
a) prowadzenie ewidencji ludności,
b) przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach meldunkowych,
c) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość
d) przygotowywanie zezwoleń i nadzorowanie zbiórek publicznych
e) przygotowywanie decyzji o zezwoleniu bądź zakazie odbycia zgromadzenia
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu „SO”
3. Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi sekretariatu w szczególności należy:
a) obsługa sekretariatu Urzędu Gminy.
b) prowadzenie kalendarza prac Wójta Gminy.
c) organizowanie przyjęć interesantów w indywidualnych sprawach z zakresu
administracji publicznej, w tym: w ramach skarg i wniosków, listów i interwencji wpływających do Urzędu.
d) prowadzenie rejestru skarg i wniosków – czuwanie nad terminowością ich
załatwiania.
e) prowadzenie rejestru Zarządzeń Wójta.
f) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw.
prowadzenie rejestru umów.
prowadzenie rejestru przychodzących i wysyłanych faksów.
rozdzielanie korespondencji i przesyłek.
wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu i Wójta.
k) ekspedycja korespondencji.
l) prenumerata czasopism.
m) zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe.
n) zakup i gospodarowanie środkami czystości na potrzeby Urzędu.
o) obsługa organizacyjno-techniczna spraw socjalnych pracowników Urzędu
p) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /OK/
g)
h)
i)
j)
4. Do zadań stanowiska pracy ds. wojskowości i obrony cywilnej w szczególności należy:
a) koordynowanie przygotowań i realizacja przedsięwzięć obrony cywilnej
b) prowadzenie spraw związanych kwalifikacją wojskową,
c) prowadzenie magazynu obrony cywilnej
d) organizowanie gminnych służb ratowniczych
e) prowadzenie dokumentacji dotyczącej ochrony informacji niejawnych (Kierownik Kancelarii Tajnej)
f) prowadzenie archiwum zakładowego
g) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy
h) organizacyjne zapewnienie opieki nad cmentarzami i grobami wojennymi
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu „OC
5. Do zadań konserwatora w szczególności należy:
a) nadzór nad budynkiem urzędu
b) wymiana uszkodzonych elementów wyposażenia (zamków w drzwiach, żarówek oświetleniowych i innych)
c) utrzymanie porządku wokół budynku urzędu.
6. Do zadań robotnika gospodarczego w Urzędzie Gminy w szczególności należy:
a) utrzymanie porządku i czystości w budynku urzędu
b) właściwe zabezpieczenie budynku urzędu (otwieranie i zamykanie o wyznaczonych godzinach oraz na wyraźne polecenie Wójta lub Sekretarza Gminy).
7. Do zadań informatyka w szczególności należy:
a) zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu sieci komputerowej znajdującej się w Urzędzie Gminy
b) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych
c) prowadzenie spraw związanych z Biuletynem Informacji Publicznej
d) wykonywanie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji
określonych w „Zasadach postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych w Urzędzie Gminy Międzyrzec Podlaski” /Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 14/99 Wójta Gminy Międzyrzec Podlaski z dnia 17 września
1999 r./
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu „IN”
§ 16
Do zakresu działań Referatu Infrastruktury i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności:/IG/
1. Do zadań stanowiska pracy ds. infrastruktury i ładu przestrzennego w szczególności
należy:
a) opracowywanie projektów założeń do planu zagospodarowania przestrzennego i projektu tego planu oraz przygotowywanie projektów uchwał w tym
zakresie
b) dokonywanie okresowych ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,
wynikającym z realizacji planu miejscowego oraz oceny aktualności tego
planu
c) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o ustaleniu lokalizacji
inwestycji celu publicznego
d) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu działki określonym w planie zagospodarowania przestrzennego Gminy Międzyrzec Podlaski
e) rozliczanie robót budowlanych zlecanych przez Wójta
f) prowadzenie spraw związanych z zarządem, ochroną i utrzymaniem gminnych obiektów zabytkowych
g) wydawanie postanowień i decyzji o podziale nieruchomości w oparciu o zapisy planu zagospodarowania przestrzennego
h) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolniczych i leśnych na
cele nierolnicze i nieleśne oraz sporządzanie projektu programu rolniczego
lub leśnego wykorzystania gruntów.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /IP/
2. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. drogownictwa i budownictwa w
szczególności należy:
a) planowanie inwestycji na terenie gminy
b) kontrola przebiegu prac podczas cyklu inwestycyjnego
c) współpraca z inspektorami nadzoru w procesie inwestycji i remontów
d) kontrola stanu technicznego obiektów oświatowych
e) wydawanie opinii w sprawie zaliczenia drogi do kategorii dróg powiatowych
f) wydawanie opinii w sprawie przebiegu dróg powiatowych
g) wydawanie opinii w sprawie zaliczania drogi do kategorii dróg gminnych
h) planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony
dróg gminnych
i) zarządzanie siecią dróg gminnych
j) budowa, modernizacja i bieżące utrzymanie dróg gminnych
k) wydawanie decyzji o ochronie i zajęciu pasa drogowego oraz umieszczaniu
obcych urządzeń w pasie drogowym
l) wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej
m) organizowanie i przeprowadzanie przetargów na inwestycje drogowe na
drogach gminnych
n) rozliczanie kosztów do refundacji oświetlenia drogowego nie będącego własnością gminy
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /DB/
3. Do zadań stanowiska pracy ds. komunalnych i ochrony środowiska w szczególności
należy:
a) prowadzenie spraw wynikających z ustawy Prawo o ochronie środowiska
i przygotowywanie projektów uchwał w tym zakresie
b) prowadzenie ewidencji związanej z pobieraniem opłat za zużycie wody
przez gospodarstwa indywidualne z wodociągu gminnego
c) zapewnienie warunków niezbędnych dla ochrony środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości na terenie Gminy
d) nakazywanie użytkownikom maszyny lub innego urządzenia technicznego
wykonywanie czynności ograniczających uciążliwość dla środowiska
e) opiniowanie zezwoleń wydanych przez głównego inspektora ochrony środowiska dotyczących sprowadzania z zagranicy odpadów niebezpiecznych
f) prowadzenie spraw wynikających z ustawy prawo wodne, w tym udział w
rozprawach wodnoprawnych
g) prowadzenie spraw związanych z bhp pracowników Urzędu Gminy
h) prowadzenie konserwacji i eksploatacji stacji wodociągowych oraz sieci
wodociągowych zgodnie z ich instrukcją obsługi
i) zakładanie zamknięć hydrantów na sieci wodociągowej
j) czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem sieci wodociągowej i przyłączy
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /KO/
4. Do zadań stanowiska pracy ds. rolnictwa i leśnictwa w szczególności należy:
a) współdziałanie z odpowiednimi organami w zakresie zwalczania zakaźnych
chorób zwierzęcych, łowiectwa, ochrony roślin przed szkodnikami i chwastami
b) współdziałanie ze Spółką Wodną – koordynacja prac związanych z melioracją
c) przygotowywanie opinii o przeznaczeniu gruntów nieleśnych do zalesień,
zezwoleń na uprawę maku
d) przyjmowanie informacji o pojawieniu się chorób, szkodników i chwastów
e) przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń o podejrzeniu o zachorowanie lub
zachorowaniu zwierząt na chorobę zakaźną – powiadamianie sąsiednich
gmin i najbliższego komisariatu policji
f) przygotowywanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości oraz naliczanie opłat z tego tytułu, a także naliczanie kar z ustawy
o ochronie przyrody
g) współdziałanie z Wojewódzkim Urzędem Statystycznym w zakresie sprawozdawczości dotyczącej produkcji roślinnej i zwierzęcej.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /RL/
5. Do zadań konserwatora ds. wodomierzy w szczególności należy:
a) zakładanie w przekazywanych do eksploatacji obiektach inwestycyjnych
plomb na wodomierzach oraz uzupełnianie plomb zerwanych lub zniszczonych znajdujących się w eksploatacji
b) dokonywanie okresowych odczytów wodomierzy na przyłączach i studzienkach sieci wodociągowej
c) przeprowadzanie okresowych i wyrywkowych kontroli eksploatacji przyłączy w celu uniemożliwienia łączenia sieci wodociągowej z własnym ujęciem hydroforowym, likwidowanie łączeń już wykonanych
d) prowadzenie obsługi ujęć wody zgodnie z instrukcją
e) zawiadamianie o wystąpieniu awarii na ujęciu
f) dbanie o zachowanie właściwych warunków sanitarnych na ujęciach wody
§ 17
Do zakresu działań Referatu Projektów i Strategii należy w szczególności:/PS/
1. Do zadań stanowiska pracy ds. profilaktyki uzależnień w szczególności należy:
a) organizowanie pracy komisji ds. przeciwdziałania alkoholizmowi
b) opracowywanie gminnych programów profilaktyki uzależnień oraz koordynacja działań dotyczących realizacji tych programów
c) opracowywanie gminnego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz koordynacja działań dotyczących realizacji tego programu
d) podejmowanie działań w zakresie przeciwdziałania patologiom społecznym
e) prowadzenie spraw dotyczących kultury fizycznej i sportu na terenie gminy
f) współpraca z sądem i kuratorem w zakresie nadzorowania wykonania kary
ograniczenia wolności
g) prowadzenie spraw dotyczących zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /PU/.
2. Do zadań kontrolera technicznego ds. OSP w szczególności należy:
a) realizowanie zadań z zakresu ochrony p.poż.
b) prowadzenie inwentaryzacji majątku ochotniczych straży pożarnych
c) rozliczanie kart drogowych samochodów bojowych ochotniczych straży pożarnych z terenu gminy
d) rozliczanie kosztów utrzymania remiz strażackich
e) zapewnienie wyposażenia i zapewnienie gotowości bojowej ochotniczych
straży pożarnych
f) utrzymanie w stałej sprawności technicznej samochodów pożarniczych oraz
sprzętu p. poż. będącego na wyposażeniu jednostek ochotniczej straży pożarnej z terenu gminy
g) nadzór i współdziałanie z jednostkami ochotniczej straży pożarnej w zakresie eksploatacji sprzętu p. poż.
3. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych w szczególności należy:
a) wyszukiwanie źródeł finansowania projektów
b) wyszukiwanie informacji o funduszach europejskich
c) konstruowanie wniosków
d) prowadzenie nadzoru nad realizacją wniosków
e) prowadzenie szkoleń wewnętrznych w sprawie realizacji wniosków
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /FU/.
4. Do zadań stanowiska pracy ds. strategii i informacji w szczególności należy:
a) inicjowanie przedsięwzięć gospodarczych oraz informowanie o potrzebach
i możliwościach gminy w tym zakresie,
b) monitoring programów wsparcia,
c) tworzenie koncepcji i ekspertyz,
d) budowanie strategii i programów rozwoju lokalnego
e) analiza pod względem merytorycznym oraz finansowym przedsięwzięć oraz
inwestycji które mogą być objęte dotacjami.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /SI/.
5. Do zadań stanowiska pracy ds. zamówień publicznych i mienia komunalnego w
szczególności należy:
a) prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych
b) nadzór i koordynacja działań poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie
w zakresie przestrzegania zapisów ustawy o zamówieniach publicznych
c) prowadzenie ewidencji i zarządzanie zasobami mienia komunalnego
d) naliczanie i egzekwowanie czynszów dzierżawnych i najmu oraz opłat
rocznych z tytułu użytkowania wieczystego
e) prowadzenie spraw związanych z rozgraniczeniami nieruchomości, zamianą
gruntów i scalaniem
f) nadawanie numerów porządkowych nieruchomości
g) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia gminy
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu „ZM”.
§ 18
Do zakresu działań Referatu Oświaty należy w szczególności:/OS/
1. Do zadań stanowiska pracy ds. kadr oświaty w szczególności należy:
a) prowadzenie akt osobowych pracowników szkół
b) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem pracowników dydaktycznych i obsługi w szkołach
c) sprawozdawczość dotycząca pracowników szkół
d) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem konkursów na dyrektora szkół
Przy oznaczeniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu „SK”.
2. Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości budżetowej oświaty w szczególności
należy:
a) prowadzenie rachunkowości szkół i placówek oświatowych zgodnie z obowiązującymi przepisami
b) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi
c) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planami finansowymi poszczególnych szkół i placówek oświatowych
d) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych
e) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów z poszczególnych szkół
f) okresowa analiza wykorzystania środków finansowych poszczególnych
szkół
g) rozliczenia i uzgadnianie kont szkół
h) przygotowywanie danych do projektu budżetu.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu „BO”.
3. Do zadań stanowiska pracy ds. płac oświaty w szczególności należy:
a) prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu Gminy i pracowników
szkół
b) sporządzanie wypłat z tytułu umów cywilno - prawnych, wypłat diet, wypłat
z tytułu inkasa
c) sporządzanie miesięcznych deklaracji podatkowych, rocznych informacji
podatkowych, miesięcznych raportów i deklaracji ubezpieczeń społecznych,
deklaracji wpłat na PFRON
d) sporządzanie dokumentów do emerytur, rent, kapitału początkowego
e) wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniach
f) sprawozdawczość w zakresie wynagrodzeń.
Przy oznaczaniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /PL/.
4. Do zadań stanowiska pracy ds. administracji oświaty należy szczególności należy::
a) przyjmowanie, weryfikacja i analiza dokumentów z zakresu pomocy materialnej dla uczniów
b) ewidencja wniosków za pomocą programu komputerowego
c) weryfikacja dokumentów do awansu zawodowego nauczycieli ubiegających
się o awans zawodowy
d) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej konkursów na stanowiska dyrektora szkoły.
Przy oznaczeniu spraw na tym stanowisku używa się symbolu /AO/.
5. Do zadań wieloosobowego stanowiska kierowcy autobusu w szczególności należy:
a) prowadzenie autobusu szkolnego oraz innych pojazdów służbowych zgodnie z upoważnieniem
b) dbanie o bezpieczeństwo własne i przewożonych osób
c) utrzymywanie pojazdów służbowych we właściwym stanie technicznym
d) zabezpieczenie pojazdów przed kradzieżą, uruchomieniem i użytkowaniem
przez osoby nieupoważnione.
6. Do zadań kierowcy samochodu osobowego w szczególności należy:
a) prowadzenie pojazdów służbowych zgodnie z upoważnieniem
b) dbanie o bezpieczeństwo własne i przewożonych osób
c) utrzymywanie pojazdów służbowych we właściwym stanie technicznym
d) zabezpieczenie pojazdów przed kradzieżą, uruchomieniem i użytkowaniem
przez osoby nieupoważnione.
§ 19
Do zakresu działań samodzielnego stanowiska pracy należy w szczególności:
1. Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. kontroli wewnętrznej należy:
a) przeprowadzenie kontroli kompleksowych, doraźnych, wyrywkowych, bieżących i sprawdzających w jednostkach organizacyjnych
b) kontrola celowości i zgodności z prawem gospodarowania środkami publicznymi
c) sprawdzanie prawidłowości naliczania świadczeń dla ludności w zakresie
opieki i pomocy społecznej
d) kontrola jednostek organizacyjnych gminy
e) kontrola realizacji uchwał Rady Gminy w zakresie gospodarki pozabudżetowej
f) opracowywanie rocznych planów kontroli
g) przygotowanie i organizacja procesu kontroli
h) dokonywanie na wniosek Wójta kontroli sprawdzających w zakresie nieprawidłowości ujawnionych przez kontrole zewnętrzne
i) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej
j) wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji
k) wydawanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji w przypadkach określonych ustawowo
l) wykreślanie w drodze decyzji administracyjnej z ewidencji działalności gospodarczej
2. Do zadań Radcy Prawnego należy:
a) Obsługa prawna Urzędu Gminy
§ 20
IV. ZASADY PODPISYWANIA PISM
1. Wójt podpisuje:
a) zarządzenia, regulaminy, okólniki wewnętrzne,
b) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
c) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
d) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników,
e) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w swoim
imieniu nie upoważnił pracowników,
f) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,
g) pisma zawierające oświadczenia woli jako pracodawcy,
h) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
i) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
j) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.
2. Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu Wójta.
3. Pracownicy podpisują:
a) pisma związane z zakresem działania stanowiska, nie zastrzeżone do podpisu Wójta,
b) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez Wójta w drodze odrębnego upoważnienia.
4. Dopuszcza się stosowanie faxmile podpisu Sekretarza i Skarbnika Gminy wyłącznie na dokumentach w ramach rozliczeń z ZUS:
a) raportach miesięcznych dla osób ubezpieczonych ZUS – RMUA,
b) deklaracjach rozliczeniowych DRA.
§ 21
Załącznik nr 1 do Regulaminu stanowi jego integralną część
§ 22
1. Regulamin wchodzi w życie z mocą obowiązującą z dniem podpisania.
2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu, traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Międzyrzec Podlaski, zatwierdzony Zarządzeniem Nr 8/10 Wójta Gminy Międzyrzec Podlaski z dnia 12 kwietnia
2010 r.
Załącznik nr 1
do Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy Międzyrzec Podlaski
STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU GMINY MIĘDZYRZEC PODLASKI
RADA GMINY
Zastępca WÓJTA
SKARBNIK
Wieloosobowe stan.
pracy ds. księgowości
budżetowej
Stan pracy ds. księgowość podatkowej i
egzekucji
Stan pracy ds. rozliczeń i sprawozdawczości
Wieloosobowe stan.
pracy ds. podatków i
opłat lokalnych
Stan pracy ds. obsługi
kasowej
Stan. pracy ds. podatków i księgowości
Referat
Organizacyjno –
Administracyjny
Stan. Pracy ds. obsługi
Rady Gminy
Stan. pracy ds. obywatelskich
Stan. pracy ds. obsługi
sekretariatu
Stan. pracy ds. wojskowości i obrony
cywilnej
Kierownik
Referatu
Referat
Infrastruktury
i Gospodarki komunalnej
Stan pracy ds. infrastruktury i ładu przestrzennego
Wieloosobowe stan.
pracy ds. drogownictwa i
budownictwa
Stan pracy ds. komunalnych i ochrony
środowiska
Stan. pracy ds. rolnictwa i leśnictwa
Informatyk
Robotnik gospodarczy
Konserwator
Konserwator ds. wodomierzy
Kierownik
Referatu
Kierownik
Referatu
Referat
Projektów i
Strategii
Referat
Oświaty
Stan. pracy ds. profilaktyki uzależnień
Stan. pracy ds. księgowość budżetowa
oświaty
Kontroler techniczny ds. OSP
Wieloosobowe stan.
pracy ds. pozyskiwania funduszy
zewnętrznych
Stan. pracy ds. kadr
oświaty
Stan. pracy ds. administracji oświaty
Stan. pracy ds. płac
oświaty
Stan. pracy ds.
strategii i informacji
Stan. pracy ds. zamówień publicznych i mienia komunalnego
Kierowca samochodu
osobowego
Wieloosobowe stanowisko kierowcy
autobusu
RADCA PRAWNY
Referat
Podatkowy
SEKRETARZ
Samodzielne stan. pracy ds.
kontroli wewnętrznej
Referat.
Finansowy
WÓJT GMINY