biuro w Warszawie zaprasza do składania ofert na

Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) biuro w Warszawie,
zaprasza do składania ofert na
ORGANIZACJĘ TRZYDNIOWEJ KONFERENCJI
w tygodniu 7–11 marca 2016 r. (preferowana data 8–10 marca)
w Warszawie (preferowane centrum miasta)
realizowanej w ramach projektu
„Improved national cooperation structures to prevent trafficking in human beings”,
finansowanego z Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014
OPIS PRZEDMIOTU OFERTY
1. WYNAJEM SAL KONFERENCYJNYCH NA 3 DNI WEDŁUG NASTĘPUJĄCYCH ROZWIĄZAŃ:
Sala musi być wyposażona w niezbędny system nagłośnieniowy i prezentacyjny (ok. 3-4 mikrofony,
głośniki, ekran, rzutnik multimedialny, laptop itp.) oraz mieć możliwość wstawienia sceny na ok. 5 osób.
Ponadto, oprócz uczestników konferencji, powinien zmieścić się w salach sprzęt potrzebny do tłumaczeń
symultanicznych (2 kabiny, każda na 2 tłumaczy).
Sala musi być klimatyzowana (preferowany dostęp do światła dziennego), przygotowana w ustawieniu
szkolnym, wyposażona w ekran, laptop, rzutnik, nagłośnienie, z wodą mineralną dla uczestników.
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż wyspecyfikowany poniżej:
– notatniki oraz długopisy/ołówki dla uczestników konferencji;
– dostęp do internetu dla uczestników przez cały czas trwania konferencji;
– opieka specjalnie dedykowanej przez oferenta osoby w trakcie przygotowań do konferencji oraz w trakcie
jej trwania;
– obsługa techniczna oraz kelnerska przez cały czas trwania konferencji
– woda mineralna (gazowana i niegazowana) dostępna w sali przez cały czas trwania konferencji.

Pierwszy dzień konferencji:
W godzinach ok. 9:00–16:30 – sala konferencyjna na ok. 120 osób* (ustawienie szkolne) przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
Ok. godziny 13:30 jest zaplanowany briefing prasowy dla ok. 20 osób – prosimy o udostępnienie w tym celu
osobnej sali (wraz z nagłośnieniem oraz możliwością wyświetlenia prezentacji) lub innego równoważnego
rozwiązania
NORWEGIAN FINANCIAL MECHANISM 2009-2014
PL-15 SCHENGEN COOPERATION AND COMBATING CROSS-BORDER AND ORGANISED CRIME,
INCLUDING TRAFFICKING AND ITINERANT CRIMINAL GROUPS

Drugi dzień konferencji:
W godzinach ok. 9:00–15:30 – sala konferencyjna na ok. 150 osób* (ustawienie szkolne) przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
Opcjonalnie w godzinach ok. 16:00–17:30 – 3 sale konferencyjno–szkoleniowe: pierwsza dla 100 osób, druga
dla 20 osób i trzecia dla 20 osób.

Trzeci dzień konferencji:
W godzinach ok. 9:00 – 12:30 – sala konferencyjna na ok. 40 osób* (ustawienie szkolne) przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
2. RECEPCJA do rejestracji uczestników konferencji przed salą konferencyjną
Prosimy również o udostępnienie w przeddzień konferencji oraz przez całą długość jej trwania pokoju, który
będzie służyć jako zaplecze techniczne konferencji umiejscowionego w niedalekiej odległości od sal
konferencyjnych.
3. PRZERWY KAWOWE
Przerwy kawowe powinny być ciągłe. Przerwy kawowe powinny zawierać świeżo parzoną kawą i herbatę,
wodę, soki oraz wybór przekąsek na słodko (w tym owoce) i słono. Prosimy o wyszczególnienie, jakie
napoje i jaki poczęstunek jest oferowany.

Pierwszy dzień konferencji:
W godzinach ok. 8:30–17:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 120 osób*.

Drugi dzień konferencji:
Do godziny ok. 8:30– 18:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 150 osób*.

Trzeci dzień konferencji:
W godzinach ok. 8:30 – 12:30 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 40 osób*.
4. PRZERWY LUNCHOWE
Przerwa obiadowa w formie bufetu o urozmaiconym menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie z
wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz z napojami. Prosimy o
wskazanie przykładowego menu.

Pierwszy dzień konferencji:
W godzinach ok. 13:30 (do ok. 15:00) – lunch dla ok. 150 osób*
2

Drugi dzień konferencji:
W godzinach ok. 12:30 – lunch dla ok. 150 osób*.

Trzeci dzień konferencji:
W godzinach ok. 12:30 – lunch dla ok. 40 osób*.
5. SPRZĘT DO TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO
Zapewnienie 2 kabin do tłumaczeń symultanicznych (2 tłumaczy w każdej kabinie) oraz całym niezbędnym
nagłośnieniem i sprzętem do ich obsługi tych (np. słuchawki, mikrofony).
Kabiny będą potrzebne w salach konferencyjnych zgodnie z zapotrzebowaniem przedstawionym w pkt. 1. (z
wyłączeniem pierwszego dnia konferencji)

Drugi dzień konferencji:
W godzinach ok. 9:00–15:30 – 2 kabiny, ok. 150 zestawów słuchawkowych*
Opcjonalnie w godzinach ok. 15:30–17:30 – w dwóch salach w każdej sali 2 kabiny, w jednej 100 w drugiej
20 zestawów słuchawkowych

Trzeci dzień konferencji:
W godzinach ok. 9:00 – 12:30 – 2 kabiny, ok. 40 zestawów słuchawkowych*
6. ZAKWATEROWANIE
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż zakwaterowanie w pokojach
1-osobowych z klimatyzacją, dostępem do Internetu, TV LCD, łazienką z prysznicem i suszarką, sejfem,
telefonem.

Przeddzień pierwszego dnia konferencji/pierwszy dzień konferencji (np. 7/8.03):
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 80 osób*

Pierwszy/drugi dzień konferencji (np. 8/9.03)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 110 osób*

Drugi/trzeci dzień konferencji (np. 9/10.03)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 110 osób*

Trzeci/czwarty dzień (np. 10/11.03)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 40 osób*
3
7. KOLACJE

Przeddzień pierwszego dnia konferencji (np. 7.03):
Przygotowanie i zaserwowanie posiłku dla ok. 80 osób* nocujących w hotelu w godzinach ok. 18:00-23:00,
o
posiłek powinien składać się z przystawki, dania głównego (w tym opcja wegetariańska), deseru
oraz napojów niealkoholowych do wyboru à la carte przez gościa do wysokości ok. 70 zł od
osoby,
o
zapewnienie obsługi w języku angielskim, a jeśli to możliwe – także rosyjskim,
o
kolacja nie ma charakteru oficjalnego, goście będą przychodzić na kolację w porze im
odpowiadającej pomiędzy 18:00 a 22:00, indywidualnie lub w małych grupach (uczestnicy
mogą otrzymać np. voucher, na podstawie którego zostanie zaserwowana im kolacja).

Pierwszy dzień konferencji (np. 8.03):
Uroczysta kolacja serwowana w godz. ok. 18:30-22:00 (prosimy o wskazanie przykładowego menu) dla ok.
140 osób* (ostateczna liczba gości zostanie potwierdzona w terminie późniejszym):
o posiłek powinien składać się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie,
z wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz z napojami
bezalkoholowymi,
o
zapewnienie obsługi w języku angielskim, a jeśli to możliwe – także rosyjskim.
Uwagi ogólne dotyczące warunków i trybu składania ofert:
a) Oferent zobowiązany jest podać cenę netto realizacji poszczególnych usług w złotych polskich
(PLN).
b) Oferent jest zobowiązany do podania konkretnej daty 3–dniowej konferencji
c) Oferent zobowiązany jest wskazać wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstać w trakcie
realizacji zadania.
d) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w w/w
terminie.
e) Oferent zobowiązany jest podać w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania
rezerwacji/jej anulacji i sposobie płatności oraz o terminie, do którego należy potwierdzić
ostateczną liczbę uczestników i gości.
f) Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa w języku angielskim na szablonie umowy
zaproponowanym przez IOM. Płatność zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej przez
Wykonawcę po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwość zapłacenia zaliczki.
Kryteria wyboru oferty:
a) lokalizacja hotelu,
b) zgodność zaproponowanej daty konferencji z przedstawionymi preferencjami organizatora,
c) cena vs. jakość proponowanych usług,
d) możliwość bezkosztowej rezygnacji z świadczeń lub ich części,
e) kompletność proponowanych usług,
f) kompletność oferty.
4
Zainteresowane podmioty mogą zgłaszać swoje oferty do dnia 25 stycznia 2015 r. (poniedziałek)
do godziny 12:00 na adres e-mail: [email protected].
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy, które są
władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami:
a) IOM skontaktuje się tylko z wybranymi podmiotami zgłaszającymi swoje oferty.
b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert według własnego uznania.
c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do
IOM.
d) IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od rozpatrywania
otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych elementów.
e) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji handlowych w celu wyboru
najkorzystniejszej oferty.
f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i wartości
zamawianych usług.
Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną uzgodnione między IOM
a Wykonawcą i będą na bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej jakości
świadczonej usługi.
Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert.
* ostateczna liczba gości oraz konkretne godziny zostaną potwierdzone w terminie późniejszym
5