tematdnia

◊ rp .pl
tematdnia
pracownika
Środa | 6 lutego 2008
7
>CO SZEF MUSI PRZEKAZAĆ
Obowiązki związane
z podpisaniem umowy
o pracę
Na co należy zwrócić uwagę
PAWEŁ GAŁKA
Podpisanie umowy o pracę
kle dostosowane do konkretnej
organizacji oraz specyfiki jej
funkcjonowania. Tym niemniej
można wyróżnić główne etapy
procesu zatrudnienia i określić,
jakie czynności należy w nich
realizować. Przedstawiamy je w
tabeli na str. 6, wskazując, na co
należy zwracać uwagę z punktu
widzenia prawa.
działa z wolą wywołania jakichkolwiek skutków prawnych. Jest on raczej zaproszeniem do podjęcia negocjacji i
zawarcia określonej umowy.
Treść takiego listu może przedstawiać się następująco.
Charakter
oświadczenia
pracodawcy w liście intencyjnym nie jest stanowczy. Strony
podpisujące dokument nie
zmierzają do określonego skutku prawnego. Nie rodzi to obowiązku zawarcia umowy w razie złożenia przez adresata
oferty lub podjęcia negocjacji.
Do oświadczeń tego rodzaju
nie stosujemy przepisów o
czynnościach prawnych (dotyczących zdolności do czynności prawnych, wad oświadczenia woli itp.). W szczególności
składający oświadczenie w takiej formie może je w każdej
chwili odwołać.
Umowa przedwstępna
Jeśli
strony
uzgodniły
wszystkie warunki umowy, a
nie chcą z jakichś przyczyn jej
zawrzeć, to mogą poprzestać
na razie na umowie przedwstępnej. Jest ona w przeciwieństwie do listu intencyjnego zdarzeniem prawnym.
Przez tę umowę strony zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy ostatecznej, np.
konkretnej umowy o pracę. Dla
swej skuteczności umowa
przedwstępna powinna określać stanowcze zobowiązanie
zawarcia w przyszłości określonej umowy oraz istotne postanowienia przyrzeczonej umowy, czyli w przypadku umowy
o pracę: strony, rodzaj pracy
oraz wynagrodzenie.
>Etap 2.
Zawieramy
umowę
o pracę
Po podpisaniu umowy a
przed dopuszczeniem do pracy
powinieneś przekazać zatrudnionemu wymagane przepisami
informacje oraz zorganizować
szkolenia, które pozwolą płynnie
włączyć go wproces pracy.
Czynności tych nie można lekceważyć, bo od ich formalnego dopełnienia zależy
często możliwość pociągnięcia
pracownika do odpowiedzialności za niewykonanie służbowych obowiązków.
∑ Umowę o pracę najlepiej podpisać po stwierdzeniu braku przeciwwskazań zdrowotnych kandydata do wykonywania danego rodzaju pracy.
∑ Warto zwrócić uwagę na określenie rodzaju pracy. Bardziej korzystne jest ogólne wskazanie rodzaju pracy i konkretyzacja obowiązków w ramach
poleceń dotyczących pracy (pisemny zakres obowiązków lub polecenia ustne). Uelastycznia to zakres prac, które można powierzyć. Gdy zakres
obowiązków jest elementem umowy o pracę, należy w nim pozostawić klauzule umożliwiające zlecanie innego rodzaju prac, np. wykonywanie innych
poleceń przełożonego. Oczywiście polecenia te nie mogą naruszać postanowień umowy oraz przepisów.
Poinformowanie o dodatkowych W ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy pracodawca ma obowiązek poinformowania podwładnego o dodatkowych warunkach pracy wymienionych
warunkach pracy
w art. 29 § 3 kodeksu. Informację wolno sformułować opisowo albo ograniczyć do podania podstawy prawnej. Powinna dotyczyć warunków
wynikających z umowy na dzień jej wystawienia. Przyszłe zmiany tych warunków, np. wydłużenie wypowiedzenia, wymagają osobnej informacji
o tej zmianie (art. 29 § 32 kodeksu).
Założenie akt osobowych
∑ Każdemu pracownikowi trzeba założyć teczkę osobową, dzieląc w niej dokumenty na trzy części: A (związane z ubieganiem się o zatrudnienie),
B (dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy), C (wynikające z ustania zatrudnienia). Każdą część poprzedzamy spisem treści.
∑ Akta osobowe przechowujemy przez 50 lat od zakończenia prac, co potwierdza art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).
Założenie ewidencji czasu pracy Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 kodeksu, chociaż przepisy nie narzucają jej przykładowego wzoru.
Należy ewidencjonować nie tylko godziny planowej i nadliczbowej pracy, ale również nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych,
np. z powodu urlopu, choroby, a ponadto przestoje, dyżury, delegacje itd.
Zapoznanie się z obowiązującym Poświadczenie zapoznania się z regulaminem jest podstawą przyjęcia domniemania znajomości przez pracownika funkcjonującego w firmie porządku
regulaminem pracy
i organizacji procesu pracy. Stanowi też podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności za ewentualne naruszenie regulaminowych
obowiązków.
Zapoznanie się z zakresem
Wszystkich pracowników dotyczy obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę
informacji objętych tajemnicą
(art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu). Do zintensyfikowania obowiązku poufności informacji pracodawcy konieczne jest jednak pisemne wskazanie
pracownikowi, które informacje są objęte tajemnicą i jakie środki techniczne zostały przedsięwzięte w celu ich ochrony.
Informacja indywidualna
∑ Pracownika należy poinformować o zakresie działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę, o korzyściach z przystąpienia do pracowniczego
dla pracownika o przysługujących programu emerytalnego, o dodatkowym ubezpieczeniu na życie, o dofinansowaniu kosztów opieki medycznej albo dojazdu do pracy, o możliwości
mu uprawnieniach
przystąpienia do kasy zapomogowo-pożyczkowej itp.
∑ Należy ponadto wyjaśnić z pracownikiem, czy zamierza korzystać z uprawnień przysługujących rodzicom dzieci do 4 lat (art. 148 pkt 3, art. 178
kodeksu) oraz do 14 lat (art. 188 kodeksu).
Zawiadomienie komornika
Jeśli w świadectwie pracy przedłożonym przez kandydata jest wzmianka o zajęciu wynagrodzenia, pracodawca powinien zawiadomić o zatrudnieniu
komornika oraz pracodawcę, który wydał świadectwo pracy (art. 884 § 3 kodeksu postępowania cywilnego).
Wystawienie legitymacji służbowej Jeśli występuje taka konieczność, pracodawca wystawia dokumenty upoważniające pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy w godzinach
lub identyfikatora
pracy lub poza nimi albo do załatwiania spraw służbowych poza zakładem (§ 4 rozporządzenia z 28 maja 1996 r.).
Wydanie środków indywidualnej Wydanie środków ochrony i odzieży roboczej jest konieczne, o ile występuje możliwość oddziaływania niebezpiecznych i szkodliwych
ochrony oraz odzieży i obuwia
dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Pracodawca powinien też poinformować zatrudnionych o sposobach posługiwania się
roboczego
tymi środkami (art. 2376 kodeksu).
Szkolenie bhp i poinformowanie ∑ Obowiązek zapewnienia przeszkolenia pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy ogólnego i stanowiskowego trzeba wykonać
o ryzyku zawodowym
przed dopuszczeniem do pracy (art. 2373 § 2 kodeksu). Jest on istotny z punktu widzenia odpowiedzialności za ewentualne wypadki przy pracy.
Szkolenie to dzieli się na instruktaż ogólny (wszyscy pracownicy) oraz stanowiskowy konieczny w przypadkach określonych w § 11 ust. 1 rozporządzenia
z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU nr 180, poz. 1860).
∑ Szkolenie na stanowisku obejmuje informacje o czynnikach środowiska pracy i ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz o metodach
bezpiecznego wykonywania pracy. Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 2373 § 3 kodeksu pracy). Podwładny
poświadcza ich odbycie (art. 2374 § 3 kodeksu pracy).
Poinstruowanie o sposobie
∑ Nowego pracownika trzeba poinformować, jak ma wykonywać swoje obowiązki (art. 94 pkt 1 kodeksu). Instruktaż może mieć dowolną formę,
wykonywania pracy
nie wyłączając ustnej udzielonej przez przełożonego czy wyznaczonego przezeń pracownika, który np. wcześniej wykonywał daną pracę.
∑ Zakres i miara szczegółowości instrukcji dotyczących pracy powinny być adekwatne do jej charakteru i stopnia złożoności, a także wykształcenia
pracownika i jego zawodowego doświadczenia. Nie wolno dopuścić kogoś do pracy, do której wykonywania nie ma on wymaganych kwalifikacji
lub potrzebnych umiejętności (art. 2373 § 1 kodeksu).
>Etap 3. Zbieramy dokumentację po podpisaniu angażu
>CZEGO MOŻEMY ŻĄDAĆ OD ZATRUDNIANEGO
Z dniem przystąpienia do pracy zatrudniony powinien dostarczyć do działu kadr dokumenty, które m.in. pozwolą pracodawcy dookreślić warunki
zatrudnienia oraz dopełnić
obowiązków względem urzędów państwowych związanych
z nawiązaniem stosunku pracy.
W grę wchodzi m.in. kwestionariusz osobowy, podpisanie
umowy o zakazie konkurencji
poustaniu zatrudnienia, oodpowiedzialności materialnej zamienie powierzone oraz ewentualne
wypełnienie oświadczeń: dla celów obliczenia miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy
odosób fizycznych; wcelu zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu; oosiągniętym dochodzie wdanym roku kalendarzowym; o zamiarze
korzystania zuprawnień związanych z rodzicielstwem. Także
ozłożenie wniosku owydanie legitymacji ubezpieczenia zdrowotnego.
Dokument
Komentarz
Kwestionariusz osobowy
Wzór pomocniczy zawiera załącznik nr 1a do rozporządzenia z 28 maja z 1996 r. Nie może on zawierać rubryk wymagających wpisania
pracownika
danych o pracowniku wykraczających poza wskazane w art. 221 kodeksu pracy.
Zgłoszenie do powiatowego
Jeżeli pracownik oświadczył, że jest zarejestrowany jako bezrobotny, to pracodawca musi w ciągu 5 dni zawiadomić na piśmie powiatowy
urzędu pracy
urząd pracy o jego zatrudnieniu (art. 36 ust. 7 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).
Zgłoszenie do ubezpieczeń
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego
społecznych i zdrowotnego
(art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Oświadczenie dla celów
Pozwala określić, czy pracodawca ma być podmiotem, który będzie potrącać kwotę wolną od podatku.
obliczenia miesięcznej zaliczki
na podatek dochodowy od osób
fizycznych (PIT-2)
Oświadczenie w celu zastosowania Dotyczy pracownika, który dojeżdża z innej miejscowości niż ta, w której znajduje się miejsce pracy.
podwyższonych kosztów
uzyskania przychodów
Oświadczenie pracownika
Dotyczy pracownika, którego zarobki przekraczają albo przekroczą w danym roku kalendarzowym kwotę maksymalnego ograniczenia składek
o osiągniętym dochodzie w danym na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
roku kalendarzowym
Zgoda na wypłatę wynagrodzenia Chociaż w praktyce przelewanie płacy na konto osobiste jest oczywiste, pracownik może domagać się realizacji wypłaty „do rąk własnych”
na konto pracownika
(art. 86 § 3 kodeksu pracy).
Oświadczenie o zamiarze
Stanowi podstawę do korzystania z uprawnień przysługujących rodzicom dzieci do 4 lat (art. 148 pkt 3 i art. 178 kodeksu pracy) oraz do 14 lat
korzystania z uprawnień
(art. 188 kodeksu pracy).
związanych z rodzicielstwem
Umowa o zakazie konkurencji
O ile występuje taka potrzeba (art. 1012 kodeksu pracy).
po rozwiązaniu umowy o pracę
Umowa o odpowiedzialności
W razie potrzeby (art. 124 kodeksu pracy).
materialnej za mienie powierzone
W razie wniosku pracownika.
Autorzy są ekspertami w Beck Info Wniosek o wydanie legitymacji
Biznes, Wydawnictwo C.H. Beck ubezpieczenia zdrowotnego