1 AiK.2000.7.2016 Zarządzenie Nr 120.Z.34.2016 Burmistrza Miasta

AiK.2000.7.2016
Zarządzenie Nr 120.Z.34.2016
Burmistrza Miasta Nowy Targ
z dnia 17 sierpnia 2016 r.
w sprawie: systemu elektronicznej rejestracji czasu pracy w Urzędzie Miasta w Nowym
Targu.
Działając na podstawie art. 149 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U.
z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm.) w związku z § 8 pkt 1 i § 8a rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) zarządzam, co
następuje:
§1
W celu usprawnienia ewidencjonowania czasu pracy pracowników wprowadza się
w Urzędzie Miasta w Nowy Targu system elektronicznej rejestracji czasu pracy.
§2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta w Nowym Targu,
2) systemie RCP - należy przez to rozumieć system służący do elektronicznej rejestracji czasu
pracy,
3) czytniku RCP - należy przez to rozumieć elektroniczne urządzenie rejestrujące
każdorazowe rozpoczęcie i zakończenie pracy,
4) karcie RCP - należy przez to rozumieć kartę zbliżeniową do elektronicznej rejestracji czasu
pracy.
§3
1. Wdrożenie systemu RCP w Urzędzie Miasta w Nowym Targu rozpoczyna się od dnia 1
września 2016 r.
2. Wprowadza się okres przejściowy obowiązujący od dnia 1 września 2016 r. do dnia
31 grudnia 2016 r., w trakcie którego system RCP stanowi narzędzie pomocnicze do
ewidencji czasu pracy.
3. Podczas trwania okresu przejściowego pracownicy Urzędu zobowiązani są również do
stosowania postanowień zawartych w niniejszym zarządzeniu oraz Regulaminie pracy.
§4
Rozkład czasu pracy obowiązujący w Urzędzie Miasta unormowany jest odrębnym
zarządzeniem Burmistrza Miasta.
§5
1. Pracownik zobowiązany jest do zarejestrowania swojego rozpoczęcia pracy i zakończenia
pracy poprzez użycie przydzielonej mu karty RCP na czytniku znajdującym się w Urzędzie
Miasta.
2. W okresie od 1 września 2016 r. do 31 października 2016 r. pracownicy zobowiązani są
również do każdorazowego potwierdzania swojego przybycia do pracy przez złożenie
podpisu na liście obecności.
1
3. W razie braku możliwości zarejestrowania rozpoczęcia pracy lub zakończenia pracy,
a w szczególności, gdy pracownik zapomniał karty RCP, fakt ten należy zgłosić
niezwłocznie do bezpośredniego przełożonego, który po ustaleniu rzeczywistego czasu
rozpoczęcia lub zakończenia pracy przekazuje powyższą informację pracownikowi
Wydziału Administracji i Kadr prowadzącemu sprawy kadrowe. Wzór wniosku stanowi
załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
4. W przypadku przeprowadzenia błędnej rejestracji w systemie RCP pracownik
zobowiązany jest do złożenia wniosku o dokonanie korekty potwierdzonego przez
bezpośredniego przełożonego. Bezpośredni przełożony przekazuje niezwłocznie powyższy
wniosek do pracownika Wydziału Administracji i Kadr prowadzącemu sprawy kadrowe.
Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
§6
Pracownik wychodzący w czasie godzin pracy z Urzędu, swoje wyjście i powrót
zobowiązany jest zarejestrować poprzez odbicie karty na czytniku RCP.
W systemie RCP odnotowywane są wszystkie wyjścia pracowników.
Przez wyjścia pracowników rozumie się zarówno wyjścia prywatne jak i służbowe.
Kwalifikacja wyjścia zależy od decyzji bezpośredniego przełożonego. Wyjście pracownika
bez decyzji bezpośredniego przełożonego traktowane będzie jako wyjście prywatne.
Wyjście pracownika poza budynek w ramach przysługującej mu przerwy powinno być
zgłoszone przełożonemu i zarejestrowane przez pracownika w systemie RCP jako wyjście
służbowe.
§7
Pracownik wykonujący pracę w godzinach nadliczbowych po jej zakończeniu
zobowiązany jest do zarejestrowania zakończenia pracy poprzez odbicie karty RCP na
czytniku.
Bezpośredni przełożony zobowiązany jest do zgłoszenia pracownikowi Wydziału
Administracji i Kadr prowadzącemu sprawy kadrowe każdego przypadku pracy
w godzinach nadliczbowych podległych mu pracowników pisemnie lub drogą mailową.
Wyjścia pracowników, bez polecenia bezpośredniego przełożonego na oficjalne imprezy
okolicznościowe i inne uroczystości, odbywające się poza siedzibą Urzędu, nie są
traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych.
Przebywanie na terenie Urzędu i zarejestrowanie tego czasu przed planowanym
rozpoczęciem pracy, jak również po planowanym zakończeniu pracy, bez polecenia
przełożonego - nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych na polecenie przełożonego
pracownikowi przysługuje czas wolny w wymiarze zgodnym z obowiązującymi
przepisami.
Pracownik wnioskuje o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych do
bezpośredniego przełożonego, który podejmuje w tym zakresie decyzję. Powyższy
wniosek bezpośredni przełożony przekazuje niezwłocznie pracownikowi Wydziału
Administracji i Kadr prowadzącemu sprawy kadrowe. Udzielenie powyższego czasu
wolnego powinno nastąpić w przyjętym dla pracownika okresie rozliczeniowym.
Pracownik wnioskuje o wyrażenie zgody na odpracowanie wyjścia prywatnego do
bezpośredniego przełożonego, który podejmuje w tym zakresie decyzję. Pracownik
powinien
otrzymać
zgodę
bezpośredniego
przełożonego
na
odpracowanie wyjścia prywatnego we wskazanym przez siebie terminie. Powyższy
wniosek bezpośredni przełożony przekazuje niezwłocznie pracownikowi Wydziału
Administracji i Kadr prowadzącemu sprawy kadrowe. Wyjście prywatne w godzinach
2
pracy
musi
być
odpracowane
w
przyjętym
dla
pracownika
okresie rozliczeniowym. Czas odpracowania wyjść prywatnych nie stanowi pracy
w godzinach nadliczbowych.
8. W okresie przejściowym każde wyjście służbowe, prywatne i praca w godzinach
nadliczbowych winny być również odnotowywane w stosownych rejestrach
obowiązujących w Urzędzie Miasta.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
§8
Karty RCP wydawane są pracownikom przez Wydział Administracji i Kadr. Wydanie karty
RCP następuje za pisemnym potwierdzeniem odbioru dokonanym przez pracownika.
Pracownicy zobowiązani są chronić posiadaną kartę RCP przed zniszczeniem, zgubieniem
i kradzieżą.
W przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik zobowiązany jest do zwrotu
posiadanej karty RCP bezpośrednio do Wydziału Administracji i Kadr.
W przypadku utraty karty RCP, w szczególności jej zgubienia lub zniszczenia, pracownik
zobowiązany jest powiadomić o powyższym fakcie bezpośredniego przełożonego oraz
wystąpić z wnioskiem o wydanie nowej karty RCP. Koszt wydania nowej karty RCP
ponosi pracownik. Wniosek o wydanie nowej karty stanowi załącznik nr 2 do niniejszego
Zarządzenia.
Jeżeli pracownik wykaże, że utrata karty RCP powstała z przyczyn od niego niezależnych,
Burmistrz Miasta może podjąć decyzję o zwolnieniu pracownika z poniesienia kosztów
wydania nowej karty RCP.
Pod groźbą kary dyscyplinarnej wynikającej z przepisów Kodeksu pracy zabrania się
przekazywania posiadanej karty RCP innemu pracownikowi lub osobie nieupoważnionej
do jej użycia.
Pod groźbą kary dyscyplinarnej wynikającej z przepisów Kodeksu pracy zabrania się
wykorzystywania karty RCP należącej do innego pracownika Urzędu.
§9
W przypadku pracowników podejmujących zatrudnienie w Urzędzie bezpośredni przełożony
przekazuje informację do pracownika Wydziału Administracji i Kadr prowadzącemu sprawy
kadrowe o faktycznym czasie pracy w pierwszym dniu zatrudnienia. Użytkowanie karty RCP
następuje od następnego dnia roboczego po rozpoczęciu pracy.
§ 10
Oświadczenie dotyczące zapoznania z treścią niniejszego zarządzenia pracownik składa
zgodnie z wzorem stanowiącymi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
§ 11
Za obsługę systemu RCP pod względem technicznym i merytorycznym odpowiada Naczelnik
Wydziału Administracji i Kadr.
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2016 r.
3