formularz umowy

Znak sprawy : IF.272.1.06.2013
Załącznik nr 7
do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
FORMULARZ
ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY
zawarta w dniu ……………………….2013 r. pomiędzy Powiatem Nowosolskim, mającym siedzibę
w Nowej Soli przy ulicy Moniuszki 3B, reprezentowanym przez:
1. ……………….
2. …………….....
przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu - Ewy Matyla
zwanym dalej „Zamawiającym”
a
………………………………………………….. reprezentowanym przez :
1. ………………………
zwanym dalej „Wykonawcą”
W wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego,
przeprowadzonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2010r. nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami) została zawarta umowa o
następującej treści:
§1
DEFINICJE
Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o:
1. „odzyskanym podatku VAT” rozumie się przez to kwoty oszczędności podatkowych
Zamawiającego powstałe w wyniku implementacji rekomendacji Wykonawcy, poprzez
zwiększenie podatku naliczonego podlegającego odliczeniu lub poprzez zmniejszenie podatku
należnego lub też zmniejszenie ceny zakupu towarów i usług poprzez zmniejszenie stawki
podatkowej. Odzyskany VAT obejmuje kwoty:
1) nadpłaty z tytułu VAT, zwróconej Zamawiającemu, zaliczonej na poczet zaległości podatkowych
Zamawiającego lub zaliczonej na poczet bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych
Zamawiającego,
2) nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym zwróconej Zamawiającemu
3) podatku naliczonego (w tym nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym za
poprzedni okres rozliczeniowy) wykazanego przez Zamawiającego, o który Zamawiający w
okresach przyszłych zmniejszy nadwyżkę podatku należnego nad podatkiem naliczonym, jaka
byłaby wykazana w przypadku braku wdrożenia przez Zamawiającego rekomendacji
Wykonawcy,
4) zmniejszenie VAT naliczonego na fakturach zakupowych w rezultacie czego zobowiązanie
Zamawiającego zostanie zmniejszone w stosunku do wystawcy faktur.
2. „obszarze optymalizacji” – rozumie się przez to obszar działalności Zamawiającego, na którego
polu można wdrożyć rozwiązania w zakresie optymalizacji podatku VAT
3. „wynagrodzeniu za sukces” - rozumie się przez to wynagrodzenie, które Wykonawca otrzyma
w przypadku odzyskania podatku VAT przez Zamawiającego.
§2
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradztwa prawnego i podatkowego polegających
na przygotowaniu kompleksowej analizy dotyczącej możliwości optymalizacji rozliczeń VAT
dokonywanych przez Zamawiającego oraz usług polegających na zastępstwie procesowym przed
sądami administracyjnymi oraz organami podatkowymi w zakresie rozliczeń podatków od towarów
1
i usług oraz doradztwie w zakresie przedmiotowego zastępstwa procesowego, zgodnie ze złożoną
ofertą, która stanowi załącznik do umowy.
2. Przedmiot niniejszej umowy obejmuje zdarzenia i transakcje, które :
1) miały miejsce w przeszłości,
2) są dokonywane obecnie,
3) będą realizowane w budżecie obecnym oraz przyszłym, a także
4) inne przyszłe zdarzenia, o ile takie żądanie zgłosi Zamawiający w trakcie trwania niniejszej
umowy
3. Zastosowanie wskazanych przez Wykonawcę rozwiązań będzie każdorazowo wymagało zgody
Zamawiającego. Zamawiający może podjąć decyzję o:
1) pełnej akceptacji rekomendacji Wykonawcy,
2) akceptacji jedynie wybranych rekomendacji,
3) zawieszeniu realizacji fazy wdrożeniowej,
4) rezygnacji z realizacji fazy, wdrożeniowej.
3. Usługi o których mowa w ust. 1podzielone są na dwie fazy:
1)Fazę wstępną-diagnostyczną – zakończoną pisemnym raportem o którym mowa w § 3 ust. 1
pkt.3)
2) Fazę wdrożeniową – zakończona odzyskaniem VAT przez Zamawiającego w wyniku czynności
zarekomendowanych przez Wykonawcę, a także czynności podjętych przez Wykonawcę w
imieniu i na rzecz Zamawiającego.
§3
FAZA WSTĘPNA - DIAGNOSTYCZNA
Usługi świadczone w ramach fazy wstępnej będą polegać w szczególności na :
1) przeglądzie podstawowych obszarów działalności Zamawiającego oraz jednostek
organizacyjnych Zamawiającego, które mogą przyczynić się do optymalizacji rozliczeń VAT
przez Zamawiającego,
2) identyfikacji możliwości optymalizacji VAT i oceny szans na skuteczne i bezpieczne
przeprowadzenie optymalizacji,
3) sporządzeniu raportu zawierającego ocenę istniejącego stanu rozliczeń VAT oraz rekomendacje
Wykonawcy, w szczególności:
a) prezentację możliwych obszarów optymalizacji rozliczeń VAT dokonanych przez
Zamawiającego,
b) wstępne oszacowanie możliwej do odzyskania przez Zamawiającego kwoty VAT,
c) oszacowanie prawdopodobieństwa skutecznego wdrożenia proponowanych rozwiązań
optymalizacyjnych,
d) oszacowanie, zgodnie z najlepszą wiedzą i doświadczeniem zawodowym Wykonawcy,
poziomu ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe zaprezentowanych rozwiązań
optymalizacyjnych,
e) rekomendacje oraz wskazanie praktycznych działań zmierzających do wdrożenia rozwiązań
optymalizacji, w tym zmian w strukturze organizacyjnej Zamawiającego,
f) rekomendacje oraz wskazanie praktycznych działań zmierzających do zminimalizowania
ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe zaprezentowanych i wdrażanych
rozwiązań optymalizacyjnych.
§4
FAZA WDROŻENIOWA
1.Faza wdrożeniowa polega na zrealizowaniu oszczędności we wskazanych w raporcie obszarach
rozliczeń VAT dokonywanych przez Zamawiającego , tj. na odzyskaniu kwot podatku VAT w tym
w drodze postępowania podatkowego lub sądowo-administracyjnego.
2. Zakres fazy wdrożeniowej zostanie szczegółowo ustalony po zakończeniu fazy wstępnej zgodnie z
potrzebami i oczekiwaniami Zamawiającego.
2
3. Zamawiający w formie pisemnej, w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, poinformuje czy
akceptuje rekomendacje Wykonawcy przedstawione w raporcie, o którym mowa w §3 pkt 3 w
całości, w części czy też całkowicie rezygnuje z fazy wdrożeniowej.
4. Strony przystąpią do ewentualnej realizacji fazy wdrożeniowej w uzgodnionym terminie.
5. Usługi świadczone w ramach fazy wdrożeniowej będą polegać w szczególności na :
1) przygotowaniu korekt przeszłych rozliczeń VAT oraz przygotowaniu bieżących i przyszłych
rozliczeń VAT,
2) przygotowaniu wniosków o indywidualne interpretacje prawa podatkowego,
3) reprezentowaniu Zamawiającego na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, w postępowaniu o
wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego lub postępowaniu o stwierdzeniu
nadpłaty przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi,
4) reprezentowanie
Zamawiającego
przed
organami
podatkowymi
oraz
sądami
administracyjnymi w celu obrony stanowiska zamawiającego bezpośrednio wynikającego ze
złożonych wniosków dotyczących rozliczeń podatków VAT oraz związanych z wdrożeniem
rekomendacji Wykonawcy;
5) Jeżeli uzyskane przez Zamawiającego kwoty podatku VAT, wynikające z zastosowania się do
rekomendacji Wykonawcy zgodnie z niniejszą umową zostaną w przyszłości kwestionowane
przez organy podatkowe, Wykonawca zobowiązany będzie do reprezentowania Zamawiającego
w toczących się postepowaniach podatkowych, bez względu na okres czasu, kiedy organy
podatkowe zakwestionują wdrożone rozwiązania oraz do realizacji wszelkich czynności
zgodnie z niniejsza umową, a wynikających z tych postanowień.
§5
WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG
1.Wykonawca oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym do wykonywania usług doradztwa
podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.
2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania wszelkich świadczonych w ramach niniejszej
umowy usług z najwyższa starannością, a w szczególności Wykonawca gwarantuje, że udzielane
porady, rekomendacje i inne proponowane rozwiązania będą zgodne z obowiązującymi przepisami
prawa.
3. W razie wyrządzenia Zamawiającemu szkody przy wykonywaniu usług określonych niniejszą
umową Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkodę na zasadach określonych w Kodeksie
cywilnym.
4. Wykonawca oświadcza, że :
W dniu ……………….zawarł z ………………………………………………………………umowę
ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności
doradztwa podatkowego. Wyżej określona umowa ubezpieczenia jest ważna i została zawarta na
okres ………………… Wykonawca zobowiązuje się do kontynuowania ubezpieczenia w/w
zakresie przez cały okres trwania niniejszej umowy.
§6
WYNAGRODZENIE WYKONAWCY
1. Wykonawca otrzymuje wynagrodzenie za sukces
2. Wynagrodzenie za sukces będzie wynosiło ……………procent (słownie: …………..procent) kwoty
odzyskanego VAT, przy czym wysokość maksymalnego wynagrodzenia nie może przekroczyć
kwoty 200.000,00 zł brutto, (słownie: dwieścietysięcy złotych 00/100)
3. Wynagrodzenie za sukces stanowi wynagrodzenie w kwocie brutto, zawierające podatek od
towarów i usług. Wynagrodzenie uwzględnia ewentualną zmianę stawki podatku VAT, to jest w
przypadku zmiany stawki podatku VAT kwota brutto wynagrodzenia objętego niniejszą umową nie
ulega zmianie.
4. Wykonawca nie pobierze odrębnego wynagrodzenia za wykonanie czynności objętych fazą wstępną
- diagnostyczną.
5. W przypadku rezygnacji z fazy wdrożeniowej, zawieszenie jej realizacji lub wygaśnięcia (w tym
rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia przez którąkolwiek ze Stron) umowy Wykonawca
3
oraz jego następcy prawni nie będą występowali przeciwko Zamawiającemu oraz jego jednostkom
organizacyjnym z jakimikolwiek roszczeniami związanymi z realizacją fazy wstępnejdiagnostycznej, a w szczególności z roszczeniami o zapłatę wynagrodzenia za wykonane
czynności w ramach fazy wstępnej- diagnostycznej.
6. Wynagrodzenie za sukces, będzie należne Wykonawcy w dniu uzyskania przez Zamawiającego
zwrotu podatku VAT z organu podatkowego i będzie płatne na konto Wykonawcy wskazane na
fakturze VAT, w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo
wystawionej faktury VAT.
7. Przez dzień uzyskania przez Zamawiającego zwrotu podatku VAT należy rozumieć:
1) dzień, w którym na rachunek bankowy Zamawiającego wpłynie kwota zwrotu podatku VAT od
organu podatkowego lub
2) dzień zaliczenia przez organ podatkowy wnioskowanego zwrotu podatku VAT na poczet innych
zobowiązań podatkowych Zamawiającego;
8. Wykonawca zobowiązany jest do uiszczania w imieniu Zamawiającego opłat sądowych lub
urzędowych lub wpisów sądowych w związku z prowadzonymi na rzecz Zamawiającego
sprawami. Wykonawca zobowiązany jest uprzednio pisemnie poinformować Zamawiającego o
konieczności poniesienia ww kosztów, a następnie uiścić odpowiednią opłatę w przewidzianym
przepisami terminie
9. Zamawiający zobowiązany jest do zwrotu Wykonawcy poniesionych przez niego kosztów opłat
sądowych/urzędowych, wpisów sadowych w związku z prowadzonymi sprawami na rzecz
Zamawiającego – zwrot kosztów będzie dokonywany w ciągu 30 dni od daty dostarczenia
Zamawiającemu kompletnych i prawidłowo sporządzonych dokumentów potwierdzających
poniesione koszty.
10. Zamawiający za wyjątkiem wynagrodzenia określonego ust. 2 oraz kosztów określonych ust. 9
nie ponosi innych kosztów z tytułu świadczenia przez Wykonawcę usług doradztwa prawnego (jak
kosztów podróży, zakwaterowania, delegacji pracowników, itp.)..
11. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego wydatków (w tym opłat oraz wpisów sądowych)
związanych z realizacją fazy wdrożeniowej, których zwrot na rzecz Zamawiającego nie zostanie
orzeczony w którymkolwiek z postępowań prowadzonych w ramach fazy wdrożeniowej,
wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone o kwotę tychże wydatków lub poniesione
wydatki zostaną zwrócone Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty orzeczenia. Zwrot
wydatków nie może przekroczyć wysokości należnego Wynagrodzenia za sukces.
12. W przypadku, gdy uzyskany przez Zamawiającego zwrot podatku VAT, z tytułu którego
Wykonawca otrzymał wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 niniejszej umowy, zostanie w
przyszłości zakwestionowany przez odpowiednie organy, Wykonawca zobowiązuje się zwrócić
Zamawiającemu tę część Wynagrodzenia za sukces, której podstawa została skutecznie
zakwestionowana, pod warunkiem wyczerpania procedury odwoławczej i kasacyjnej. Zwrot
wynagrodzenia powinien nastąpić w terminie 30 dni licząc od dnia, w którym wyrok sądu
administracyjnego, w wyniku którego Zamawiający zobowiązany będzie do zwrotu odzyskanego
VAT, będzie prawomocny.
13 W przypadku, gdy wskutek uchybienia Wykonawcy środek odwoławczy od decyzji lub innego
rozstrzygnięcia organu podatkowego lub skarga do WSA lub skarga kasacyjna do NSA zostaną
odrzucone z powodu braków formalnych, stanowi to podstawę do wypowiedzenia niniejszej
Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Niezależnie od wypowiedzenia umowy, w
powyższym wypadku Zamawiający może żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10%
maksymalnego wynagrodzenia umownego, określonego
w ust. 2 niniejszej umowy.
14. Faktura VAT powinna być wystawiona na: Powiat Nowosolski, ul. Moniuszki 3b, 67-100 Nowa
Sól, NIP: …………………..
15. W przypadku przedstawienia przez Wykonawcę nieprawidłowej faktury VAT, Zamawiający
odmówi jej realizacji.
16. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę wierzyciela na osobę trzecią w zakresie wypełnienia
warunków umownych.
4
§7
ZASADA POUFNOŚCI
1. W przypadku gdy przedmiot umowy wymagać będzie dostępu przez Wykonawcę do informacji
Zamawiającego, administrowanych przez Zamawiającego lub jego dotyczących, Wykonawca w
czasie wykonywania usług oraz po ich zakończeniu zachowa je w poufności.
2. Informacje, o których mowa w ust. 1 mogą być przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w
sposób niezbędny do realizacji celów niniejszej umowy.
3. Zamawiający niniejszym wyraża zgodę na ujawnienie przez Wykonawcę informacji określonych w
ust. 1 pracownikom i współpracownikom, którzy będą uczestniczyli w wykonywaniu umowy.
4. Zamawiający zobowiązuje się wykorzystywać wszelkie porady, opinie, raporty Wykonawcy
wyłącznie do własnych celów i na własne potrzeby.
5.Wykonawca będzie korzystać z dokumentów, kopii dokumentów oraz innych informacji uzyskanych
od Zamawiającego w celu wykonywania niniejszej umowy w dobrej wierze i w celu ochrony
interesów Zamawiającego. Wykonawca będzie zapoznawał się z dokumentacją źródłową
wyłącznie w siedzibie Zamawiającego
6. Wszelkie dokumenty oraz kopie dokumentów w jakiejkolwiek formie otrzymane przez Wykonawcę
od Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany zwrócić, do siedziby Zamawiającego, na
każdorazowe żądanie Zamawiającego, w terminie 7 dni roboczych od złożenia takiego żądania.
7. Wykonawca zobowiązany jest zwrócić bez wezwania dokumentację, o której mowa w ust. 6 w
terminie 30 dni kalendarzowych liczonych od dnia następnego po zakończeniu obowiązywania
niniejszej umowy, bez względu na przyczynę zakończenia
§8
KARY UMOWNE
1. Strony postanawiają, że zapłacą kary umowne:
1) Zamawiający w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn, leżących po
stronie Zamawiającego – 10% maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 2 niniejszej
umowy, z wyłączeniem sytuacji, o której mowa w § 1 ust. 3 pkt 4).
2) Wykonawca w przypadku:
a) odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy –
10% maksymalnego wynagrodzenia określonego w §6 ust. 2 niniejszej umowy,
b) wypowiedzenia przez Zamawiającego umowy zgodnie z zapisem § 9 ust. 2 niniejszej umowy
w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia, określonego w § 6 ust. 2 niniejszej umowy,
c) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę pojedynczej czynności z
zakresu obowiązków Wykonawcy – w wysokości – 1% maksymalnego wynagrodzenia,
określonego w § 6 ust. 2 niniejszej umowy, za każdą pojedynczą czynność,
2. Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego
wysokość zastrzeżonej kary umownej.
3. Wykonawca wyraża zgodę, aby naliczone kary umowne były potrącane z należności za wykonane
prace, bez konieczności składania przez Zamawiającego odrębnego oświadczenia o potrąceniu
należności.
§9
TERMIN OBOWIĄZYWANIA UMOWY I ZASADY JEJ ROZWIAZANIA
1.Niniejsza umowa obowiązuje od daty jej zawarcia przez okres 36 miesięcy, w tym okres trwania
fazy wstępnej-diagnostycznej nie przekroczy 2 miesięcy od daty podpisania umowy.
2. Każda ze stron ma prawo do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem z zachowaniem
jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego.
3. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym , w przypadku :
1) utraty uprawnień określonych w § 5 ust. 1 umowy
2) powstania szkody o której mowa w § 5 ust.3 umowy
3) naruszenia postanowień zawartych w § 5 ust. 4 umowy;
...4) rezygnacji z fazy wdrożeniowej.
5
4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany niniejszej umowy w zakresie okresu realizacji w
przypadku, gdy postępowania administracyjne i sądowe nie zakończą się przed terminem
wskazanym w ust. 1, do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia postępowań podatkowych toczących
się przed organami podatkowymi oraz do czasu prawomocnego zakończenia postepowań sądowo
administracyjnych oraz innych ewentualnych postępowań przed innymi sądami i organami oraz do
czasu wykonania przez Wykonawcę wszelkich czynności objętych niniejszą umową, a
wynikających z tych rozstrzygnięć.
5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany niniejszej umowy w zakresie okresu realizacji w
przypadku zawieszenia fazy wdrożeniowej, poprzez wydłużenie okresu trwania niniejszej umowy
przez okres zawieszenia realizacji fazy wdrożeniowej.
§ 10
ADRESY DO KORESPONDENCJI I OSOBY DO KONTAKTÓW
1.Adres do korespondencji Zamawiającego :
2. Adres do korespondencji Wykonawcy:
3. Osoba do kontaktów ze strony Zamawiającego:
4. Osoba do kontaktów ze strony Wykonawcy:
§ 11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Ewentualne spory mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy, rozstrzygane będą przez
powszechny sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umowa zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego,
ustawy o doradztwie podatkowym oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Niniejsza umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze stron.
§ 12
ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY
Integralną część umowy stanowi:
1. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia – załącznik nr 1
2. Oferta wykonawcy – załącznik nr 2.
Akceptuję
warunki zawarte w niniejszym formularzu istotnych postanowień umowy
…………………………..
6