PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA

PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ
POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013
Projekty parasolowe
KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW
RZESZÓW, 13-14.03.2014
Podstawy prawne i zasady ogólne
kosztów kwalifikowalnych:
 Rozporządzenie KE Nr 951/2007 z 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające zasady
stosowania programów współpracy transgranicznej w ramach rozporządzenia
nr 1638/2006 określa w art. 36 kwalifikowalność kosztów na poziomie
projektu:
1. Wydatki związane z każdym projektem muszą być poniesione w okresie
realizacji każdej określonej umowy .
2. Koszty kwalifikowalne, koszty niekwalifikowalne i możliwość wniesienia
wkładów rzeczowych na poziomie projektów określają umowy podpisane
z beneficjentami i wykonawcami.
Tylko
„koszty
kwalifikowalne”
sfinansowane ze środków grantu!
mogą
zostać
Wszelkie koszty niekwalifikowalne poniesione przez
Państwo lub Państwa partnerów zostaną odjęte od
płatności końcowej lub będą musiały zostać zwrócone.
Nie mogą one zostać pokryte z grantu, ani z Państwa
współfinansowania !!!
UE finansuje określony procent całkowitych kosztów
kwalifikowalnych, a nie określoną część działania.
Wkład może być także określony poprzez procent
całkowitych zatwierdzonych kosztów projektu.
Jeżeli na koniec realizacji projektu,
faktyczne wysokość kosztów
kwalifikowalnych jest niższa,
niż planowana, grant zostanie
proporcjonalnie obniżony.
Co to jest „wydatek kwalifikowalny”?
Wydatki kwalifikowalne
Zgodnie z art. 14.1 General Conditions, wydatki w projekcie są kwalifikowalne
wyłącznie gdy:
 zostały poniesione w okresie realizacji projektu,
(wyjątek: koszty dotyczące raportów końcowych, kontroli wydatków oraz
ewaluacji projektu), umowy z wykonawcami zawarto w ww. okresie,
 są wskazane w budżecie projektu,
 są konieczne do realizacji projektu,
 są identyfikowalne i weryfikowalne, w szczególności są ewidencjonowane
w zapisach księgowych Beneficjenta/Partnera i określane zgodnie
z odpowiednimi standardami rachunkowości kraju siedziby
Beneficjenta/Partnera i zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów
stosowaną przez Beneficjenta/Partnera (art. 16 General Conditions),
 są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami należytego zarządzania
finansami, w szczególności pod względem gospodarności
i efektywności.
Koszty niekwalifikowalne
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
kary i grzywny finansowe,
długi oraz prowizje od strat lub długów, odsetki od kredytów,
koszty przygotowawcze,
przedmioty już sfinansowane z innych źródeł,
koszty osób niezaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu,
nagrody pieniężne,
zakup gruntów i budynków,
różnice kursowe,
wkład rzeczowy,
podatki, w tym VAT (jeśli istnieje możliwość jego odzyskania lub pokrycia kosztu),
pożyczki dla podmiotów trzecich,
wydatki poniesione niezgodnie z zasadami PZP lub PRAG.
Kategorie kosztów kwalifikowalnych
Koszty bezpośrednie
• Muszą być zgodne z
zapisami art. 14
Warunków Ogólnych
(General Conditions)
Rezerwa na
nieprzewidziane
wydatki
Pośrednie koszty
administracyjne
(overheads)
• Nie może przewyższać
5% bezpośrednich
kosztów
kwalifikowalnych
• Wykorzystanie
wymaga
wcześniejszego
zatwierdzenia przez
WIZ
• Jednolita stawka
obliczona jako
proporcja i wyrażona
jako procent
• Nie może przewyższać
7% całkowitych
kwalifikowalnych
kosztów
bezpośrednich
projektu
Bezpośrednie koszty kwalifikowalne (art. 14.2):
 Koszt personelu przydzielonego do projektu
 Koszty delegacji personelu i innych osób biorących udział
w projekcie
 Koszty zakupu lub wypożyczenia wyposażenia i dostaw
specjalnie na potrzeby Projektu oraz koszty usług
 Koszty materiałów eksploatacyjnych
 Wydatki na podwykonawstwo (usługi)
 Inne koszty wynikające bezpośrednio z warunków Umowy
Koszty osobowe
Koszt personelu przydzielonego do projektu, odpowiadający
rzeczywistym płacom brutto, w tym obciążeniom z tytułu
ubezpieczeń społecznych i innych kosztów związanych
z wynagrodzeniem (wliczając wynagrodzenie, podatek, wkład
pracodawcy na ubezpieczenie społeczne itp. – wszystko
oszacowane zgodnie z ustawodawstwem krajowym
beneficjenta/partnera ).
Koszty osobowe
Dokumentacja kosztów osobowych:
 Umowa o pracę, umowa cywilnoprawna - dokument jasno
określający zakres zaangażowania we wdrażanie projektu,
 Listy płac, rachunki,
 Dowody zapłaty (np. potwierdzenia przelewów, dowody wypłaty
gotówki, wyciągi bankowe)
 Karty czasu pracy, wykazujące całkowity czas pracy oraz czas pracy
przepracowany na potrzeby projektu,
 Protokoły lub raporty w przypadku umów cywilnoprawnych.
Koszty osobowe
Przygotowanie miesięcznych
kart czasu pracy
Dane
identyfikacyjne
projektu
Przykład
Skrócony opis
wykonanych
działań
Ilość godzin ogółem, podpis
pracownika i pracodawcy.
Ilość godzin w
ciągu dnia
poświeconych
na projekt
Diety na podróże służbowe
 Pokrywają koszty zakwaterowania, ryczałtu (na wyżywienie i inne
wydatki) i przejazdów lokalnych.
 Diety są wypłacane na podróże zagraniczne i krajowe w kraju
beneficjenta/partnera.
 Diety na podróże służbowe mogą być wypłacane personelowi
zatrudnionemu przy wdrażaniu projektu lub uczestnikom seminariów
i konferencji. Koszty utrzymania ekspertów zewnętrznych powinny być
zawarte w kategorii budżetowej 5 “Inne koszty, usługi”.
 Uwaga! ryczałty (daily allowances) mogą być wypłacane jedynie
członkom personelu Beneficjenta lub partnerów!
Diety na podróże służbowe
 Nie należy stosować stawek wyższych niż publikowane przez KE
w dniu podpisania umowy.
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_die
ms/index_en.htm
Diety na podróże służbowe
 Koszty mogą być bezpośrednio opłacone w biurze podróży
(np. hotelu) lub przekazywane osobom (wnioski o refundację
lub paski wypłat),
 Stawki muszą odpowiadać stawkom normalnie stosowanym
w organizacji i wynikać z krajowych uwarunkowań prawnych.
Koszty diet
Dokumentacja kosztów diet:




Formularze rozliczenia delegacji służbowych,
Notatka z wyjazdu służbowego,
Lista uczestników spotkania z podpisami za każdy dzień,
Zaproszenia, program spotkania itp.
Podróże
 Koszty podróży środkami transportu publicznego, bilety lotnicze,
opłaty lotniskowe, bilety kolejowe, autokarowe itp.
 Ubezpieczenie podróżne,
 Koszty uzyskania wiz,
 Inne niezbędne koszty związane z podróżą.
Koszty podróży kwalifikowalne są tylko w odniesieniu do personelu
projektu oraz uczestników wydarzeń będących przedmiotem
projektu.
Każdorazowo powinien zostać wybrany najbardziej ekonomiczny
środek transportu.
Podróże
Dokumentacja kosztów podróży:






Lista uczestników spotkania wraz z podpisami za każdy dzień,
Zaproszenia, lista rejestracji, program spotkania,
Bilety transportowe,
Karty pokładowe,
Formularze rozliczenia delegacji służbowych,
Odpowiednie wyliczenia wydatków poniesionych na podróż
samochodem,
 Faktury, dowody opłat.
Sprzęt i dostawy
Zgodnie z art. 14.2 koszty zakupu lub wypożyczenia wyposażenia
i materiałów eksploatacyjnych (nowych lub używanych) są
kwalifikowalne, o ile zostały poniesione specjalnie na potrzeby
projektu.
Koszty muszą odpowiadać stawkom rynkowym.
Jeśli wypożyczenie sprzętu jest bardziej ekonomiczne, należy
wybrać ten rodzaj zamówienia.
Sprzęt i dostawy
Dokumentacja zakupu wyposażenia:
 Dokumentacja przetargowa,
 Regulamin wewnętrzny poniżej progu 14.000 EUR wraz
z dokumentami potwierdzającymi wybór najkorzystniejszej oferty,
 Umowy na dostawy,
 Faktury, dowody zapłaty,
 Potwierdzenia (protokoły), iż dostawy zostały wykonane,
 Świadectwa pochodzenia sprzętu i dostaw dla środków o cenie
jednostkowej ponad 5 000 €, zgodnie z rozdziałem 2.2. aneksu IV
do Umowy Grantowej.
Biuro
 Wydatki poniesione na wynajęcie biura na potrzeby projektu lub
bezpośrednie koszty administracyjne, bezpośrednio przypisane do
projektu:
o zasoby biurowe – konsumpcyjne,
o utrzymanie pomieszczeń biurowych,
o telefon, fax, internet.
Uwaga!
Koszty powinny być racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.
Biuro
Dokumentacja kosztów:




Umowy na dostawy materiałów eksploatacyjnych,
Faktury, rachunki,
Dowody zapłaty,
Potwierdzenia (protokoły), iż dostawy zostały wykonane.
Inne koszty, usługi








Publikacje
Dokumenty studialne, analizy, badania
Weryfikacja wydatków
Ewaluacja
Tłumaczenia
Operacje finansowe
Organizacja szkoleń, konferencji, seminariów
Działania promocyjno-informacyjne
Inne koszty, usługi
Dokumentacja kosztów:
 Dokumentacja przetargowa, regulamin poniżej progu 14.000 EUR,
dokumenty potwierdzające wybór najkorzystniejszej oferty,
 Umowy na usługi,
 Faktury, rachunki, dowody zapłaty,
 Potwierdzenie, iż usługi zostały wykonane,
 Przykłady opublikowanych materiałów, adres strony www, zdjęcia
Dowody zgodności z zasadami promocji:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Rezerwa na nieprzewidziane wydatki
 Nie może przewyższać
kwalifikowalnych projektu.
5%
bezpośrednich
kosztów
 Może być wykorzystana jedynie w nieprzewidzianych
okolicznościach i po wcześniejszym pisemnym wyrażeniu zgody
przez WIZ.
 Realokacja środków powinna być wykazana w raporcie
finansowym, w kategorii tej nie powinny znajdować się żadne
zapisy księgowe.
Koszty administracyjne
Art. 14.4 “Stały odsetek nieprzekraczający 7% ogólnej kwoty
bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych Projektu można
zakwalifikować jako koszty pośrednie pokrywające wydatki
administracyjne ponoszone przez Beneficjenta w związku
z realizacją Projektu”.
 Pośrednie koszty administracyjne są kwalifikowalne jeśli nie
zawierają kosztów przypisanych do innych kategorii
budżetowych.
 W przypadku gdy całkowity zaakceptowany koszt projektu jest
niższy niż przedstawiony w budżecie, kwota przedstawiona w
tej kategorii budżetowej zostanie automatycznie zmniejszona.
Księgowania w projekcie
 Prowadzenie odrębnej księgowości Projektu w taki sposób, aby
zapewnić łatwość zidentyfikowania i sprawdzenia zapisów
z nim związanych w systemie finansowo-księgowym jednostki.
 Wymóg dotyczy wydatków, kosztów i przychodów projektu.
 Stosowanie oddzielnej ewidencji księgowej dla danego
Projektu lub zapewnienie w istniejącym systemie odpowiedniej
analityki pozwalającej na łatwe zidentyfikowanie zapisów
związanych z realizacją Umowy.
 Ewidencja księgowa projektu powinna być zgodna ze
stosowanymi przez Państwa instytucję/kraj zasadami i polityką
rachunkowości.
Opis faktury lub innego dokumentu księgowego
"Wydatek finansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego
Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, Program Współpracy Transgranicznej
Polska - Białoruś - Ukraina 2007 - 2013"
1. Nazwa projektu (tytuł umowy grantowej i tytuł mikroprojektu),
2. Numer umowy grantowej (oraz numer mikroprojektu),
3. Numer faktury,
4. Linia budżetowa (pozycja budżetu), w ramach której wydatek jest rozliczany,
5. Numer w systemie finansowo - księgowym jednostki,
6. Opis wydatku,
7. Procedura przetargowa - Polscy Beneficjenci powinni podać artykuł zgodnie z
ustawą praw zamówień publicznych,
8. Kwalifikowalna kwota wydatków ogółem w walucie narodowej,
9. Akceptacja faktury przez upoważnioną osobę.
Opis faktury lub innego dokumentu księgowego
"Financed by the European Union within the European Neighborhood and
Partnership Instrument in the framework of the Cross-border Cooperation
Programme Poland-Belarus-Ukraine 2007-2013"
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Project title (Umbrella Project title, micro-project title),
Grant Contract number (and micro-project number),
Invoice number,
Budget line (the exact budget item), under which the invoice was paid,
Registration number in the Beneficiary's (or Partner's) accounting system,
Description of expenditure
Tender procedure (Polish Beneficiaries should indicate article number
in accordance with the public procurement law),
Amount of total eligible expenditure in national currency,
Approval of expenditure by authorized person.
Dziękuję!
WSPÓLNY SEKRETARIAT TECHNICZNY
Tel. 22 378 31 30
Email: [email protected]
www.pl-by-ua.eu
29