zaproszenie na audyt - Zarząd Dróg Powiatowych w Szczytnie

Szczytno, dnia 25.08.2010 r.
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
na audyt zewnętrzny
W imieniu Zarządu Dróg Powiatowych z siedzibą w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2,
podmiotu realizującego projekt pn.: „Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego”, na
podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.
U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) zapraszamy do złożenia oferty cenowej (w formie ryczałtu).
Beneficjentem projektu jest Powiat Szczycieński z siedzibą w Szczytnie
ul. Sienkiewicza 1, 12-100 Szczytno.
Projekt jest realizowany w partnerstwie z Gminą Szczytno, z siedzibą
ul. Łomżyńska 3, 12-100 Szczytno
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii
Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata
2007-2013 pn.: „Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą
powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego”.
Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez
podmiot zewnętrzny, niezależny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej
i niezależnej oceny realizacji Projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości,
rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do
uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak
i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych
z realizowanym projektem. Stwierdzenia wiarygodności danych powinno mieć charakter
bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie przez niezależnego
wykonawcę audytu zewnętrznego raportu oraz wydanie opinii w niżej wymienionym
zakresie.
Powiat Szczycieński
ul. H. Sienkiewicza 1
12-100 Szczytno
tel. /0-89/ 624 -70 -00
fax./0-89/ 624-70-05
www.powiat.szczytno.pl
[email protected]
l
1
Efektem audytu powinno być:
1) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu
są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie
i wnioskiem o dofinansowanie,
2) uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście
zostały zrealizowane;
3) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami
księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich
podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPOWiM,
4) uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi
w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi,
poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji
zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi,
stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów zostały sporządzone na podstawie
dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty
o równoważnej wartości dowodowej),
5) potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektów odpowiadają we wszystkich
istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno
przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia
w/w dokumentów,
6) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli;
wydanie opinii w tym zakresie.
Audyt zewnętrzny wykonywany jest przez Wykonawcę niezależnego od Beneficjenta,
zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu.
Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów
pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową
o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami prawa. Przeprowadzony
audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są
kwalifikowane/ niekwalifikowane, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową
o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie.
Po przeprowadzonym audycie, audytor sporządza raport i wydaje opinię z przeprowadzonego
audytu.
Przedmiot zamówienia obejmuje audyt zewnętrzny w zakresie:
1.gotowości organizacyjnej Beneficjenta,
2.audyt zgodności projektu w zakresie finansowym,
3.audyt zgodności realizacji projektu,
4.wizyta na miejscu realizacji projektu,
5.audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji,
6.audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi,
7.audyt w zakresie zasad informacji i promocji.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do zaproszenia.
Warunki jakie muszą spełnić Wykonawcy, którzy złożą zaproszenie do składania ofert na
audyt zewnętrzny:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009
r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania
sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009r. Nr 77, poz. 649) lub
2
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie
z ustawą z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240)
lub
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin
pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, oraz
- posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
- nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
d) wybrany Wykonawca audytu zewnętrznego legitymuje się doświadczeniem w badaniu
projektów finansowych ze środków publicznych (przynajmniej 1 projekt) oraz spełnia
wymogi wskazane w niniejszych Wytycznych.
1.1.2.Wykonawca audytu zewnętrznego musi spełniać wymogi bezstronności
i niezależności od badanego Beneficjenta.
1.1.3. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli Wykonawca audytu
zewnętrznego (dotyczy również osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu):
a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta
RPO WiM lub jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem),
członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo
jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot
audytu zewnętrznego,
d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu
rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jedności wobec niej dominującej
lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie
dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest
związany z tytułu opieki przysposobienia, lub kurateli z osobą zarządzającą, lub będącą
w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie
przedmiotowym projektem,
g) pozostaje lub w ciągu ostatnich trzech lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z
przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj:
IZ/IP/IP II,
h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg
bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP,
IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede
wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z
wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.
Ocena spełnienia warunków nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do
zaproszenia do składnia ofert na audyt zewnętrzny dokumentów i oświadczeń
wyszczególnionych w załącznikach.
3
Wykonawcy muszą posiadać jedną z poniższych kwalifikacji zawodowych:
1.3.1. posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie
z art. 286 pkt. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009r. r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr
157, poz. 1240), tj.
● posiada co najmniej jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified
Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor
(CISA), Association of Charterem Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud
Examiner (CFE), Certification In Control Self Assessment ( CCSA), Certified
Financial Services Auditor ( CFSA) lub Charterem Financial Analyst (CFA) lub
● złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora
wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów lub
● uprawnienia biegłego rewidenta, lub
● dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem
ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym
przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona,
zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk
ekonomicznych lub prawnych.
1.3.2. uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 07 maja
2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych
do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze publicznym ( Dz. U. z 2009r. Nr 77, poz.
649),
1.3.3. w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów
egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,
1.3.4. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw
publicznych oraz nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo
skarbowe,
1.3.5. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dysponowania osobą lub zespołem osób, które
będą uczestniczyły w wykonywaniu przedmiotu zamówienia oraz złożą oświadczenia
o bezstronności, z tym że:
a) osoba ta lub jedna z osób wchodzących w skład zespołu wykonującego przedmiot
zamówienia musi posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie audytowania
projektów oraz badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
1.3.6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymogi bezstronności
i niezależności od badanego Beneficjenta.
1.3.7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać
wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do IZ/IP/IP II. Poprzez spełnienie warunku
bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie lub bycie w
ciągu ostatnich trzech lat w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną
z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM tj: IZ/IP/IP
1.3.8 Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego nie mogą być ekspertem
umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
Warunek powyższy zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami,
które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za
świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji
zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia,
a także zakresu wykonanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do
dysponowania tymi osobami.
Jeżeli Wykonawca wskaże osoby, które zostaną mu udostępnione od innych podmiotów
należy dołączyć pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji
4
Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu
zamówienia.
Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty
dokumentów i oświadczeń wyszczególnionych w zaproszeniu do składnia ofert na auty
zewnętrzny.
Termin wykonania usługi audytu wraz z niezbędnymi uzgodnieniami i dostarczeniem ich
Zamawiającemu na zadanie inwestycyjne pn. „Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec Piecuchy - Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu
Szczycieńskiego” - do dnia 10.09.2010 rok.
W załączeniu projekt umowy oraz załączniki.
Prosimy o przedłożenie oferty cenowej na piśmie w terminie do dnia 02.09.2010 r.
g. 15.00 /czwartek/.
Osobą upoważnioną do kontaktów jest p. Bogdan Nowak - Dyrektor Zarządu Dróg
Powiatowych w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2, 12-100 Szczytno, pokój nr 20,
tel. 89 623 14 95 wew. 33, fax.45.
Załączniki:
1.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - zał. Nr 1,
2.wykaz osób –zał. Nr 2,
3.wykaz wykonany usług – zał. Nr 3,
4.Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny –zał. Nr 4,
5.projekt umowy.
5
Załącznik Nr 1 do zaproszenia
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi przeprowadzenia audytu
zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia
i Mazury na lata 2007-2013 pn: „Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały
szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego”.
Na powyższy ciąg komunikacyjny (o łącznej długości 10,445 km) składają się
następujące zadania inwestycyjne realizowane w ramach II i III etapu całego przedsięwzięcia
związanego z przebudową tego ciągu.
Etap II obejmuje dwa zadania inwestycyjne pn:
1. Przebudowa drogi nr 1665 N odcinek Rudka – Małdaniec (o łącznej długości 5,123 km);
2. Przebudowa drogi nr 1508 N odcinek Małdaniec – Piecuchy (o łącznej długości 1,372
km).
Etap III obejmuje zadanie inwestycyjne pn:
- Przebudowa drogi nr 196029 N odcinek Wały – Piecuchy (o łącznej długości 3,950 km).
Inwestycja polega na przebudowie drogi o nawierzchni żwirowej na drogę o nawierzchni bitumicznej.
Zakres robót obejmuje:
- karczowanie i wycinkę drzew;
- przebudowę chodnika w miejscowość Rudka;
- wykonanie odwodnienia w miejscowość Wały,
- przebudowę przepustów;
- ustawienie oznakowania pionowego;
- uzupełnienie poboczy.
I. Podstawy prawne, definicje i cel audytu
1.Podstawy prawne:
a)Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy
ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999
(Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, s. 25),
b)Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające
szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006
Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego (Dz. Urz. L 371 z 27.12.2006, s. 1, sprostowane – Dz. Urz. L 45 z 15.02.2007,
s. 3 (1828/2006), sprostowanie Dz.U. L 128 z 16.05,2008, str. 11 (1828/2006)),
c)Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ( Dz. U. z 2009
r., Nr 84, poz. 712).
d)Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów
realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata
2007-2013 z dnia 13 kwietnia 2010r.
6
2.Definicje pojęć:
a)Beneficjent – należy przez to rozumieć Zamawiającego, który uzyskał dofinansowanie
w ramach RPOWiM,
b)EFRR – należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego,
c)IZ – należy przez to rozumieć Instytucję Zarządzającą RPOWiM, tj. Zarząd Województwa
Warmińsko-Mazurskiego,
d)projekt - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we Wniosku
o dofinansowanie projektu, realizowane w ramach danej Osi priorytetowej w RPO WiM,
e)RPOWiM – należy przez to rozumieć program pn. Regionalny Program Operacyjny
Warmia i Mazury na lata 2007-2013,
f)umowa o dofinansowanie - należy przez to rozumieć Umowę o dofinansowanie projektu,
zawartą w ramach programu RPOWiM pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą,
g)wniosek o dofinansowanie – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie projektu
w ramach RPOWiM,
h)audyt zewnętrzny - ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od
Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji projektu pod
względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i
jawności.
II. Zakres audytu zewnętrznego.
a.Audyt zewnętrzny będzie przeprowadzany w siedzibie Zamawiającego przy
ul. Mrongowiusza 2, 12-100 Szczytno. Obejmować będzie analizę dokumentacji oraz
stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania
otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich
zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym
uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy
o dofinansowanie. W ramach audytu powinny być zweryfikowane wszystkie poniesione
wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić
raport w tym zakresie.
b.Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:
1) Gotowość organizacyjną Zamawiającego (Beneficjenta), w tym:
a)ocenę wielkości i przygotowania kadr,
b)identyfikację
zadań
wrażliwych(przede
wszystkim
dokonywanie
wyboru
wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie
faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych),
c)ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji,
d)sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów
dokumentów,
2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym, w tym:
a)sprawdzenie, czy opracowane przez Zamawiającego (Beneficjenta) procedury zarządzania
środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie
operacji,
b)sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego (Beneficjenta) gwarantują
rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją
księgową,
7
c)badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami
w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej
ewidencji księgowej),
d)sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność
z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
e)ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków ( faktycznie poniesione,
zasadne, celowe oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie
realizacji projektu, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców
wskazane w umowach) ,
f)kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami,
g)sprawdzenie zapewnienia przez Zamawiającego (Beneficjenta) wkładu własnego,
h)weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie
oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie),
i)sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz
ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont
Beneficjenta,
j)badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych
z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane,
k)kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej
audytowanego projektu,
l)sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja
przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,
m)statusu podatkowego Zamawiającego (Beneficjenta),
n)sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez badanie stanu faktycznego z pisemną
interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku
VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej,
o)sprawdzenie utrzymywania przez Zamawiającego (Beneficjenta) odrębnego systemu
księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych
z projektem.
3) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez:
a.sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane,
ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, pzp),
b.ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny,
wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),
c.sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
d.sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych, obejmującą w szczególności
sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawą Prawo zamówień publicznych,
e.potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją
projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami),
f.przeprowadzenie analizy umowy o wykonanie robót budowlanych i wskazanie możliwości
udzielenia zamówień dodatkowych oraz określenie trybu zakwalifikowania wydatków z nimi
związanych, na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem o
Instytucją Zarządzającą RPOWiM,
g.sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,
h.potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj.
m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części
dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji
projektu, utrzymanie zatrudnienia,
8
i.sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany
okres poziom wskaźników,
j.sprawdzenie, czy Zamawiający (Beneficjent) wdrożył zalecenia po przeprowadzonych
kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte,
k.ocenę prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego
dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie,
l.ocenę poprawności udzielania pomocy publicznej,
4) Wizyta na miejscu realizacji projektu, w tym:
a)sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową
o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami
odbioru zakupionego sprzętu,
b)potwierdzenie prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.
5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, w tym:
a)sprawdzenie, czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób
archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu,
b)sprawdzenie, czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są
zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.
6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, w tym:
a)polityką równości szans i niedyskryminacji,
b)polityką społeczeństwa informacyjnego ( w tym rozwój nowoczesnych technologii
informacyjnych i komunikacyjnych),
c)polityką ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym
i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie
emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej
poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii).
7)Audyt w zakresie zasad informacji i promocji, w tym:
a)potwierdzenie wywiązania się przez Zamawiającego (Beneficjenta) z obowiązku
prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
III. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego:
1.Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego
zawierającego wnioski z audytu.
2.W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz
po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan
przeprowadzenia audytu, który opisywać będzie metodologię oraz harmonogram
przeprowadzenia audytu.
3.Do dyspozycji Wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe:
a)umowa o dofinansowanie,
b)wniosek o dofinansowanie projektu;
c)dokumenty z przeprowadzonych procedur o udzielenie zamówień publicznych;
d)umowy w sprawie realizacji projektu zawarte pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami;
e)okresowe sprawozdania z realizacji projektu;
f)ewidencja finansowo-księgowa oraz dokumentacja finansowo-księgowa dotycząca
realizowanych działań tj. wszelkie dokumenty księgowe (faktury, wyciągi bankowe i inne);
g)wnioski o płatność wraz z wymaganymi załącznikami;
9
h)wszelkie inne korespondencję mającą wpływ na realizację projektu.
4.Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, powinien być przedłożony nie później niż
w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy. Powyższy dokument po ostatecznym
zatwierdzeniu przez Zamawiającego, będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu.
5.Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca
przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu
końcowego (w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim. Termin
złożenia wstępnej wersji raportu końcowego – min. 10 dni kalendarzowych przed upływem
ostatecznego terminu zakończenia realizacji zamówienia.
6.Zamawiający ma 6 dni na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag.
W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego,
Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2 dni. Raport
końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Wraz z
raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu na płycie
CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Exel)
lub w formacie umożliwiającym odczyt w programie Open Office.
7.Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu końcowego stanowi podstawę
do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT.
8. Raport końcowy z przeprowadzonego audytu zewnętrznego powinien zawierać
następujące elementy:
1)podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa,
adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie
projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość
wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania),
2)podstawowe dane podmiotu audytującego (nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego
audyt, imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym wraz ze
wskazaniem funkcji przy przeprowadzaniu audytu),
3)termin, w którym prowadzono audyt,
4)okres objęty audytem,
5)cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu,
6)podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu,
7)informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich
dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do
zadania audytowego,
8)ustalenie stanu faktycznego,
9)określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
10)uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, zalecenia co do sposobu
poprawy stwierdzonych uchybień,
11)miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu.
Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane
i parafowane przez audytora zewnętrznego.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do informacji w zakresie oceny realizacji audytu na
każdym etapie.
IV. Metodologia ogólna audytu:
1.Audyt powinien być wykonany zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi
standardami. Podmiot przeprowadzający audyt winien w raporcie z przeprowadzonego
10
audytu wskazać standardy w oparciu, o które audyt był prowadzony a także określić
metodologię doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem potwierdzającym
wiarygodność przyjętej metodologii. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu
obiektywizmu i profesjonalizmu czynności audytorskie winny być wykonywane przez
zespoły przynajmniej dwuosobowe, przy czym członkowie tych zespołów powinni być
dobierani ze względu na posiadane kwalifikacje, zgodne z charakterem stawianych im zadań.
V. Krótka charakterystyka projektu:
Przedmiotem projektu pn.: „Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą
powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego”(szczegółowy opis
przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do zaproszenia).
Całkowity koszt projektu 8 644 401,44 zł, w tym wydatki kwalifikowane: 8 644 401,44 zł.
Poziom dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
57,80%.
11
Załącznik Nr 2 do zaproszenia
.................................................
(pieczęć firmowa Wykonawcy)
Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, w szczególności
odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania
zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację
o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Lp Nazwisko i imię
Zakres
wykonywanych
czynności
Posiadane
kwalifikacje
zawodowe
Wykształcenie i
lata
doświadczenia
Podstawa
dysponowania
osobami
........................................
(miejscowość, data)
..........................................................
(podpis osób uprawnionych do
składania woli w imieniu Wykonawcy)
12
Załącznik Nr 3 do zaproszenia
.................................................
(pieczęć firmowa Wykonawcy)
Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również
wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku
wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert
albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat
wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub
usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Lp.
Nazwa
Zamawiającego
Daty
Przedmiot dostawy lub wykonania
usługi
dostawy
lub usługi
Miejsce
wykonania
dostawy lub
usługi
Wartość
dostaw lub
usług
brutto
Dokumenty potwierdzające, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie
muszą dotyczyć wszystkich wyszczególnionych w wykazie dostaw lub usług.
........................................
(miejscowość, data)
..........................................................
(podpis osób uprawnionych do
składania woli w imieniu Wykonawcy)
13
Załącznik Nr 4 do zaproszenia
Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny
Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii
Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata
2007-2013 pn: „Przebudowa drogi Rudka - Małdaniec - Piecuchy - Wały szansą
powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego”.
realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie numer UDA-RPWM.05.02.01-28051/09-00 z dnia 20 października 2009 roku.
ja ………………………………………………………………………………….…………….
(imię i nazwisko)
jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg
bezstronności i niezależności, tj.:
● nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę
Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej
lub współzależnej, w której mam wykonać usługę audytu zewnętrznego projektu,
● nie jestem i nie byłem/-am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym
(pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub
pracownikiem jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo jednostki z nią/nimi
stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
● nie osiągnąłem/-am chociażby w jednym roku w ciągu 5 lat co najmniej 50%
przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki/-ek
pełniącej/-ych rolę Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią
stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to
pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt),
● w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłem/am w sporządzaniu dokumentów
stanowiących przedmiot audytu,
● nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego
stopnia i nie jestem związany/-a z tytułu opieki, przysposobienia czy kurateli z osobą
zarządzająca lub będącą w organach nadzorczych jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę
Beneficjenta albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
● nie jestem i nie byłem/-am zaangażowany/-a w planowanie, realizację, zarządzanie
działań finansowanych i realizowanych w ramach projektu, którego audyt dotyczy,
● nie pozostaję pozostawałem/am w ciągu ostatnich 3 lat w stosunku pracy lub zlecenia
z przynajmniej jedną z instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM, tj:
IZ/IP/IP II,
● nie jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
● nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam
warunków bezstronności i niezależności.
................................................
(podpis osoby uczestniczącej
w przeprowadzeniu audytu)
.............................................
(miejscowość i data)
14