(Wytyczne dot. organizacji spotkań z inicjatywy uczestników i

WYTYCZNE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI SPOTKAŃ
Z INICJATYWY UCZESTNIKÓW I UCZESTNICZEK PROJEKTU SKILLS
WPROWADZENIE
1. Spotkania z inicjatywy uczestników i uczestniczek projektu SKILLS (zwane dalej „Spotkaniami”),
realizowane są przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej (zwaną dalej „FNP”) w ramach projektu SKILLS.
2. Projekt SKILLS jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego.
3. Celem Spotkań jest prezentacja najnowszych kierunków badań, wymiana myśli i doświadczeń oraz
integracja środowiska naukowego. Preferowane będą Spotkania w ramach grupy badawczej, Spotkania
współpracujących ze sobą zespołów badawczych, których cel i program dotyczył będzie obszaru
tematycznego projektu SKILLS, w szczególności:
1) zarządzania w nauce;
2) współpracy interdyscyplinarnej;
3) komercjalizacji rezultatów prac badawczych i przedsiębiorczości w nauce;
4) komunikacji naukowej i popularyzacji nauki;
5) mentoringu w nauce;
6) rozwoju kariery naukowej i polityki naukowej.
4. Niniejsze Wytyczne dotyczące organizacji spotkań uczestników i uczestniczek projektu SKILLS (zwane
dalej „Wytycznymi”) określają:
1) zasady organizacji Spotkań;
2) proces organizacji Spotkań;
3) warunki uczestnictwa w Spotkaniach;
4) zasady finansowania Spotkań;
5) obowiązywanie Wytycznych.
ZASADY ORGANIZACJI SPOTKAŃ
5. Spotkania realizowane są przez FNP z inicjatywy i we współpracy z uczestnikiem/czką lub uczestnikami
projektu SKILLS, zwanymi dalej „Wnioskodawcą”, bądź z inicjatywy FNP.
6. Spotkania mogą odbywać się z udziałem zaproponowanych przez Wnioskodawcę lub FNP naukowców
i/lub innych osób związanych zawodowo z sektorem badań i rozwoju, zwanych dalej „Ekspertami”.
Liczba Ekspertów powinna być adekwatna do formuły i programu Spotkania.
7. FNP zastrzega sobie prawo do modyfikacji przedstawionego przez Wnioskodawcę składu Ekspertów,
w szczególności, gdy nie odpowiada on formule Spotkania lub liczba Ekspertów jest nieadekwatna do
liczby pozostałych uczestników.
8. Udział Eksperta w Spotkaniu ma charakter nieodpłatny, tj. nie uprawnia Eksperta do otrzymania
wynagrodzenia.
9. Czas trwania Spotkania powinien być adekwatny do przyjętej formuły i programu Spotkania.
Maksymalny czas trwania Spotkania wynosi 3 dni.
10. Spotkania mogą mieć charakter:
1) otwarty - dla wszystkich uczestniczek/ów projektu SKILLS oraz innych osób zainteresowanych
udziałem w Spotkaniu (por. pkt 23 ppkt 1 i 2);
zamknięty - wyłącznie dla osób spełniających kryteria zaproponowane przez Wnioskodawcę
i/lub zaakceptowane/określone przez FNP.
11. W ramach Spotkań nie są dofinansowywane konferencje lub inne wydarzenia o charakterze naukowym,
dotychczas organizowane cyklicznie i/lub będące częścią wydarzeń organizowanych niezależnie od
projektu SKILLS.
12. W przypadku Spotkania organizowanego z inicjatywy uczestnika/czki projektu SKILLS, Wnioskodawca
zobowiązany jest do współpracy z FNP przy przygotowaniu Spotkania. W szczególności zobowiązany jest
do:
1) zaproszenia i kontaktowania się z zaproponowanymi przez siebie Ekspertami, w tym do
poinformowania ich o zasadach finansowania ich kosztów podróży i pobytu;
2) poinformowania potencjalnych uczestników/czek Spotkania o zapisach na Spotkanie (niezależnie
od działań informacyjnych prowadzonych przez FNP w stosunku do wszystkich potencjalnych
uczestników/czek);
3) informowania FNP o zmianach mających wpływ na organizację Spotkania oraz uzyskania jej
akceptacji (np. nieobecność Eksperta na Spotkaniu, zmiany w programie);
4) przekazania FNP referatów/prezentacji Ekspertów biorących udział w Spotkaniu.
2)
PROCES ORGANIZACJI SPOTKAŃ
13. Uczestnik/czka projektu SKILLS zainteresowany/a organizacją Spotkania przygotowuje „Wniosek
o organizację spotkania” (zwany dalej „Wnioskiem”) wg wzoru określonego przez FNP.
Wniosek,
o którym mowa w pkt 13 dostępny jest na stronie internetowej http://szkolenia.fnp.org.pl w
14.
zakładce „Wnioski o organizację spotkań”.
15. Wnioskodawca składa Wniosek wyłącznie w wersji elektronicznej poprzez ww. stronę internetową.
16. Wnioski przyjmowane są w trybie ciągłym, nie później niż 2 miesiące przed proponowanym we
Wniosku terminem Spotkania.
17. Wnioskodawca powinien wskazać we Wniosku:
1) cel Spotkania;
2) temat Spotkania. Jeśli językiem roboczym Spotkania nie będzie język polski, temat powinien
być sformułowany w języku roboczym Spotkania oraz w języku polskim;
3) termin Spotkania;
4) miejsce Spotkania -jeśli Wnioskodawca ma możliwość zapewnienia pomieszczeń nieodpłatnie;
5) charakter Spotkania: otwarte lub zamknięte (por. pkt 10);
6) adresatów Spotkania i szacowaną liczbę osób uczestniczących w Spotkaniu. W przypadku Spotkań
zamkniętych – Wnioskodawca powinien podać informacje o uczestnikach Spotkania lub kryteriach,
które powinni spełniać;
7) wydatki związane z organizacją Spotkania, które mają być sfinansowane przez FNP.
18. Do Wniosku Wnioskodawca załącza program Spotkania, spełniający następujące warunki:
1) powinien być zgodny z celami Spotkania i zakresem merytorycznym Spotkań (por. pkt 3);
2) w przypadku zaproszenia na Spotkanie ekspertów – powinien zawierać informacje o nich wraz
z uzasadnieniem ich wyboru;
3) powinien być sformułowany w języku polskim oraz - jeśli językiem roboczym Spotkania nie będzie
język polski - w języku roboczym;
19. Wniosek podlega weryfikacji FNP. W przypadku wątpliwości lub zastrzeżeń FNP prosi Wnioskodawcę
o wyjaśnienia, modyfikację programu lub innych założeń Spotkania. Następnie FNP przekazuje
Wnioskodawcy informację o zaakceptowaniu lub braku akceptacji proponowanego Spotkania.
20. W przypadku akceptacji Wniosku FNP kontaktuje się z Wnioskodawcą celem ustalenia szczegółów
organizacji Spotkania i wspólnie z nim prowadzi przygotowania.
21. FNP ogłasza na swojej stronie internetowej informację o Spotkaniu i zapisach na nie.
22. FNP zastrzega prawo do odwołania Spotkania (np. z uwagi na niewystarczającą liczbę zgłoszeń
uczestnictwa), a Wnioskodawcy lub uczestnikowi/czce nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia
względem FNP.
WARUNKI UCZESTNICTWA W SPOTKANIACH
23. W Spotkaniach mogą uczestniczyć:
1) uczestnicy/czki projektu SKILLS, tj. osoby, które w związku z udziałem w innych, wcześniejszych
wydarzeniach organizowanych w ramach projektu SKILLS podpisały Deklarację uczestnictwa
w projekcie oraz oświadczenie dotyczące danych osobowych;
2) inne osoby zainteresowane udziałem w Spotkaniu mieszkające w Polsce (osoby te nie muszą
spełniać kryteriów udziału w projekcie SKILLS);
3) zaproszeni Eksperci.
24. W przypadku Spotkań zamkniętych, mogą w nich uczestniczyć osoby wskazane w pkt 23 ppkt 1) i/lub
2), które jednocześnie spełniają kryteria zaproponowane przez Wnioskodawcę i/lub
zaakceptowane/określone przez FNP. Kryteria wskazywane są w informacji o Spotkaniu na stronie
internetowej FNP.
25. W przypadku Spotkań otwartych FNP zastrzega prawo do ograniczenia liczby osób mogących wziąć
udział w danym Spotkaniu ze względu na warunki organizacyjne. W takim przypadku o zakwalifikowaniu
do udziału w Spotkaniu decyduje kolejność zgłoszeń.
26. Osoby zainteresowane udziałem w Spotkaniu dokonują swojego zgłoszenia poprzez wypełnienie
formularza dostępnego na stronie internetowej FNP, akceptację zasad udziału w spotkaniu, o których
mowa w pkt. 28 i 29 oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
27. Każda osoba, która zgłosiła chęć udziału w Spotkaniu otrzymuje mailowo lub telefonicznie informację
o zakwalifikowaniu bądź niezakwalifikowaniu jej do udziału w Spotkaniu.
28. Osoby zakwalifikowane do udziału w Spotkaniu zobowiązane są do:
1) obecności na Spotkaniu w dniach zadeklarowanych w formularzu zgłoszeniowym, podpisania listy
obecności i list potwierdzających otrzymane wsparcie oraz wypełnienia ankiet ewaluacyjnych;
2) w przypadku braku możliwości wzięcia udziału w Spotkaniu lub rezygnacji z noclegu –
poinformowania o tym najpóźniej 5 dni przed rozpoczęciem Spotkania.
29. W przypadku nieobecności na Spotkaniu, niezgłoszonej w terminie określonym w pkt 28 ppkt 2, FNP
zastrzega sobie prawo do obciążenia osoby zakwalifikowanej do udziału w Spotkaniu kosztami
poniesionymi w związku z jej planowanym udziałem w Spotkaniu.
30. Możliwy jest wielokrotny udział danej osoby w Spotkaniach, jednak w przypadku Spotkań powtarzanych
(o identycznych programach i identycznym składzie Ekspertów), każda osoba może wziąć w nich udział
tylko jeden raz.
ZASADY FINANSOWANIA SPOTKAŃ
31. Całkowity koszt organizacji jednego Spotkania nie powinien przekroczyć 50 000,00 zł. Spotkania,
których szacowany koszt przekracza 50 000,00 zł mogą być organizowane wyłącznie za zgodą Zarządu
FNP.
32. W celu organizacji Spotkań FNP może finansować niżej wykazane kategorie wydatków wg następujących
zasad:
1) wynajem pomieszczeń wraz z wyposażeniem i sprzętem niezbędnym do organizacji Spotkania:
a) wyboru miejsca Spotkania dokonuje FNP;
2) posiłki podczas Spotkania:
a) wyboru firmy cateringowej dokonuje FNP;
b) FNP podejmuje decyzję o rodzaju i ilości posiłków na podstawie zaakceptowanego programu
Spotkania i liczby osób zakwalifikowanych do udziału w Spotkaniu, które potwierdzą chęć
uczestnictwa w nim.;
3) noclegi Ekspertów:
a) wyboru obiektu, w którym zakwaterowani będą Eksperci dokonuje FNP;
b) FNP może finansować noclegi w trakcie Spotkania oraz jeden nocleg bezpośrednio przed
pierwszym dniem udziału Eksperta w Spotkaniu lub/oraz jeden nocleg po ostatnim dniu
udziału Eksperta w Spotkaniu. Ilość noclegów przysługującą Ekspertom FNP określa
indywidualnie dla każdego z nich biorąc pod uwagę miejsce zamieszkania Eksperta, godzinę
rozpoczęcia Spotkania, szacunkowy czas trwania przejazdu Eksperta do miejsca, w którym
odbywa się Spotkanie, czas udziału Eksperta w Spotkaniu oraz okoliczności, o których mowa w
ppkt 5 f;
c) noclegi nie przysługują Ekspertom mieszkającym w mieście, w którym odbywa się Spotkanie
lub w jego okolicy;
d) miejsce zamieszkania Eksperta wskazuje Wnioskodawca we Wniosku.
4) noclegi uczestników/czek Spotkania:
a) wyboru obiektu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy dokonuje FNP;
b) FNP podejmuje decyzję o Ilości noclegów, które finansuje w związku z udziałem
uczestnika/czki w Spotkaniu biorąc pod uwagę jego/jej miejsce zamieszkania, godzinę
rozpoczęcia oraz zakończenia Spotkania, czas odbywania się Spotkania, szacunkowy czas
trwania przejazdu uczestnika/czki do miejsca, w którym odbywa się Spotkanie;
c) noclegi nie przysługują uczestnikom/czkom mieszkającym w mieście, w którym odbywa się
Spotkanie lub w jego okolicy;
5) przejazd Ekspertów na Spotkanie:
a) FNP finansuje koszty przejazdu Eksperta poprzez zakup biletu lub refundację kosztów
przejazdu poniesionych przez Eksperta lub instytucję na podstawie biletów zakupionych
u dowolnego przewoźnika, z zachowaniem zasad wskazanych w pkt 33 i 34. Finansowaniu
podlega koszt biletu oraz ewentualna opłata transakcyjna jeśli bilet nie został zakupiony
bezpośrednio u przewoźnika;
b) W przypadku spotkań inicjowanych przez uczestnika/uczestniczkę FNP finansuje wyłącznie
koszty przejazdu ekspertów wskazanych we Wniosku;
c) FNP finansuje koszty przejazdu na Spotkanie i w drodze powrotnej wyłącznie w przypadku
podróży środkami komunikacji publicznej. W przypadku podróży koleją finansowane są bilety
w II klasie wraz z miejscówkami. Podróż I klasą finansowana jest w szczególnie uzasadnionych
przypadkach. W przypadku podróży samolotem finansowany jest zakup biletów w klasie
ekonomicznej. Podróż samolotem podlega finansowaniu wyłącznie po wcześniejszym
uzyskaniu zgody FNP.
d) FNP finansuje koszty przejazdu na trasie wskazanej przed organizacją Spotkania przez
Wnioskodawcę we Wniosku i/lub przez Eksperta. Wskazana trasa powinna odpowiadać trasie:
miejsce zamieszkania Eksperta – miejsce Spotkania – miejsce zamieszkania Eksperta.
W uzasadnionych przez Wnioskodawcę lub Eksperta sytuacjach FNP akceptuje trasę inną niż
wyżej wskazana;
e) FNP finansuje koszty przejazdu odbywającego się w dniu rozpoczęcia Spotkania lub w dniu
poprzedzającym oraz w ostatnim dniu Spotkania lub w dniu następnym (albo do 2 dni przed
pierwszym dniem Spotkania i do 2 dni po ostatnim dniu Spotkania w przypadku Ekspertów,
którzy w celu wzięcia udziału w Spotkaniu odbywają podróż z innego państwa trwającą
ponad 6 godzin). Jeśli Ekspert nie bierze udziału w całości Spotkania datami granicznymi są
pierwszy i ostatni dzień jego udziału w Spotkaniu. W przypadku przyjazdu 2 dni przed
Spotkaniem i/lub wyjazdu 2 dni po Spotkaniu FNP może sfinansować odpowiednio wyłącznie
jeden nocleg bezpośrednio przed dniem udziału Eksperta w Spotkaniu i/lub jeden dzień po
ostatnim dniu udziału Eksperta w Spotkaniu;
f) w wyjątkowych sytuacjach, np. z powodu: braku dogodnych połączeń (konieczność wielu
przesiadek, konieczność długiego oczekiwania na kolejne połączenie, itp.), baku połączenia w
terminie bezpośrednio przed/po Spotkaniu, odwołania lotu, FNP może finansować koszty
przejazdu w terminach wykra czający ch poza terminy ok reślone powyżej oraz koszt
dodatkowych noclegów związanych z ww. oko licznościami. FNP nie finansuje jednak innych
pozostałych kosztów związanych z wydłużonym pobytem Eksperta w Polsce;
g) jeśli Ekspert odbywa podróż w terminach innych niż wynika to z harmonogramu Spotkania (tj.
planowanego udziału Eksperta w całości lub części Spotkania) FNP finansuje koszt przejazdu
wyłącznie na zasadzie refundacji zgodnie z pkt 33 i 34. W takiej sytuacji FNP nie finansuje
żadnych dodatkowych kosztów związanych z wydłużonym pobytem Eksperta w Polsce;
h) w razie potrzeby FNP organizuje oraz finansuje przejazd Eksperta z lotniska/dworca
autobusowego lub kolejowego w mieście Spotkania lub jego pobliżu na miejsce Spotkania
l ub lotn iska/dworca au tobusowego lub kolejowego w mieście Spotkania do hotelu;
i) FNP nie finansuje ze środków projektu kosztów:
- wynikających z różnic kursowych walut;
- ubezpieczeń;
- poniesionych przez Eksperta w związku ze Spotkaniem, jeśli w nim nie uczestniczył;
6) przejazd uczestników na Spotkanie:
a) FNP finansuje koszty przejazdu uczestników na Spotkanie i w drodze powrotnej w przypadku
podróży zorganizowanej grupy;
7) inne niezbędne wydatki po zaakceptowaniu propozycji Wnioskodawcy.
33. Zasady refundacji kosztów przejazdu dla Ekspertów ( z zachowaniem zasad określonych w pkt 32 ppkt
5):
1) refundacja przysługuje wyłącznie Ekspertom obecnym na Spotkaniu, którzy potwierdzili obecność
na liście obecności;
2) refundacja dotyczy wyłącznie podróży środkami komunikacji publicznej;
3) podstawą refundacji jest przedstawiony komplet dokumentów, tj.:
a) w przypadku zakupu biletów przez Ekspertów: poprawnie wypełniony i podpisany przez
Eksperta Wniosek o refundację kosztów przejazdu w wersji polskiej lub angielskiej (wg wzoru
przekazanego przez FNP) oraz oryginały biletów;
b) w przypadku zakupu biletów przez instytucję: nota obciążeniowa lub faktura oraz oryginały
biletów lub ich kopie potwierdzone za zgodność;
c) w przypadku ubiegania się o refundację opłaty transakcyjnej poniesionej w związku z zakupem
biletu: dokument, z którego będzie wynikało jaka jest wysokość opłaty, tj. faktura lub wyciąg
z karty płatniczej;
4) w przypadku podróży samolotem koszty refundowane są do limitu wskazanego przez FNP;
5) refundacja dokonywana jest wyłącznie na rachunek bankowy wskazany we Wniosku o refundację
kosztów przejazdu.
34. Procedura refundacji kosztów przejazdu:
1) Wnioskodawca wskazuje we Wniosku dla ilu Ekspertów i na jakich trasach niezbędne będzie
sfinansowanie przez FNP kosztów przejazdu w celu uzyskania akceptacji FNP lub – w przypadku
spotkań inicjowanych przez FNP - zaproszony Ekspert podaje trasę przejazdu (z uwzględnieniem
pkt 32 ppkt 5 lit. d);
2) W przypadku Ekspertów planujących podróż samolotem:
a) FNP zwraca się do wybranego pośrednika z prośbą o podanie kosztu biletu lotniczego na trasie
uzgodnionej z Wnioskodawcą/Ekspertem oraz w terminie bezpośrednio związanym ze
Spotkaniem, optymalnego pod względem czasu/ilości przesiadek i przyjmuje ten koszt jako
limit. Jeśli bilet będzie kupowany w walucie innej niż PLN, limit ustalany jest w tej walucie;
b) FNP przekazuje Wnioskodawcy/Ekspertowi informacje o ww. limicie;
c) na prośbę Wnioskodawcy/Eksperta FNP rezerwuje bilet dla Eksperta;
3) Ekspert/instytucja kupuje bilet.
W przypadku Ekspertów planujących podróż samolotem, ze względu na ww. limit i zmieniające
się ceny biletów lotniczych, FNP zaleca zakup biletu możliwie jak najszybciej po otrzymaniu
informacji o limicie. W wyjątkowych sytuacjach, gdy Ekspert nie zakupi biletu w możliwie szybkim
terminie, FNP ustala limit na nowo;
4) po Spotkaniu Ekspert/instytucja składa dokumenty wskazane w pkt 33 ppkt 3);
5) FNP ustala kwotę należnej refundacji i przekazuje ją na rachunek bankowy Eksperta/ instytucji.
OBOWIĄZYWANIE WYTYCZNYCH
35. Rozstrzyganie spraw nieuregulowanych Wytycznymi należy do kompetencji Kierownika Projektu
SKILLS.
36. Wytyczne wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.
37. FNP zastrzega sobie prawo zmiany Wytycznych na skutek zmian w przepisach krajowych lub zmian
w warunkach realizacji projektu SKILLS.
Warszawa, 01.10.2013 r.