Opis Przedmiotu Zamówienia - Urząd Marszałkowski Województwa

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
Załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.56.2015.LK
Opis Przedmiotu Zamówienia
Usługa jest realizowana w ramach projektu „Marketing Gospodarczy Województwa
Lubelskiego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego
na lata 2007-2013.
Przedmiotem zapytania jest kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej
– cyklu seminariów dla przedsiębiorców z terenu województwa lubelskiego oraz
przedstawicieli województwa lubelskiego do Królestwa Arabii Saudyjskiej
Zamawiający informuje, iż głównym tematem misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy
lubelskimi oraz zagranicznymi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami
eksportowymi lubelskich podmiotów gospodarczych oraz współpracą z nimi. Zamawiający
oczekuje, iż Wykonawca uwzględni to przy tworzeniu programu wyjazdu oraz doborze
zagranicznych firm i partnerów do wszystkich spotkań dla lubelskich uczestników misji.
Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej:
Wydarzenie: Wielosektorowa misja gospodarcza (branże: maszynowa, meblarska,
spożywcza).
Miejsce: Królestwo Arabii Saudyjskiej, Rijad/miasto/miasta położone w promieniu do około
100 km od lotniska docelowego
Termin: wrzesień 2015 r. Zaproponowany termin powinien być jak najbardziej dogodny do
przeprowadzenia ww. wyjazdu oraz uwzględniać takie wydarzenia, jak: przerwy, ferie, święta
narodowe i lokalne, duże i ważne imprezy i targi.
Czas misji: Zamawiający informuje, iż misja będzie trwała minimum 4 dni (wraz
z przylotem i wylotem), z czego co najmniej 2 dni będą wypełnione merytorycznymi
wydarzeniami, według ramowego planu:
Uczestnicy: maksymalnie 10 osób pełnoletnich, z czego maksymalnie 8 osób stanowić będą
przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie województwa lubelskiego, a pozostałą
ilość stanowić będą przedstawiciele Zamawiającego. Wybór uczestników wyjazdu leży po
stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób
(maksymalnie o 2 osoby) w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego - tj. m.in.
zmniejszenia liczby osób, biorących udział w wyjeździe, których nie mógł przewidzieć
w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający
pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę tj. w ciągu
maksymalnie 3 dni przed wylotem.
Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania
kolejnej osoby z listy rezerwowej. Podstawą jest regulamin naboru uczestników, który
zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych od dnia
podpisania umowy.
Zamawiający przekaże Wykonawcy profile polskich instytucji najpóźniej w ciągu 5 dni
roboczych od dnia podpisania umowy. Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 1 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
przedsiębiorców z Królestwa Arabii Saudyjskiej do uwzględnienia profilów, ofert
eksportowych oraz oczekiwań dotyczących kooperacji z lubelskimi przedsiębiorcami
przekazanych mu przez uczestników wyjazdu i Zamawiającego.
Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 5 dni od daty przekazania profili
polskich firm ramowy plan wyjazdu, zawierający wstępny harmonogram wyjazdu
uwzględniający listę instytucji, do których zostanie zorganizowany wyjazd, listę kontrahentów
oraz inne wydarzenia opisane w OPZ oraz zaproponowane przez Wykonawcę. Zamawiający
w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu wyjazdu
przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawi swoje uwagi,
wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag
Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek ewentualnych
powstałych rozbieżności (jeśli niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji
zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie
z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. Wykonawca zobowiązuje się
do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go e-mailowo
na bieżąco o stanie przygotowań do misji, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego
planu (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych spotkaniach, zaproszonych
gościach, instytucjach i firmach lokalnych zainteresowanych spotkaniami i misją.
Wykonawca jest zobowiązany również na 5 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej
do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu wyjazdu, zawierającego
wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny
i miejsca spotkań, seminariów, wizyt w firmach/instytucjach oraz w miarę możliwości
konkretne, potwierdzone i ostateczne nazwy firm/instytucji, z którymi odbędą się seminaria,
spotkania bilateralne/B2B, wizyty w firmach/instytucjach. Powyższe elementy muszą przed
realizacją zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.
Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji przedsiębiorców zagranicznych do uwzględnienia
profilów, ofert eksportowych oraz oczekiwań dotyczących kooperacji z lubelskimi
przedsiębiorcami przekazanych mu przez uczestników wyjazdu i Zamawiającego.
I dzień: przylot, odbiór z lotniska, przejazd na trasie lotnisko-hotel
II, III, dzień: seminaria, wizyty/spotkania z podmiotami gospodarczymi, spotkanie bilateralne
/ sesja B2B
IV dzień: transport na lotnisko, wylot do Polski
ZADANIA WYKONAWCY:
1)
Organizacja wyjazdu na misję gospodarczą – czynności wstępne
a) Dokonanie wywiadu gospodarczego/analizy rynku kraju (jak również analiza
geopolityczna), w którym będzie odbywała się misja gospodarcza pod kątem
branż:
- maszynowej,
- meblarskiej,
- spożywczej,
które reprezentują przedsiębiorcy z województwa lubelskiego wybrani przez
Zamawiającego oraz przekazanie go w formie papierowej Zamawiającemu.
b) Przeprowadzenie najpóźniej 5 dni przez wyjazdem na misję gospodarczą
seminarium/szkolenia
dla
wyłonionych
przedsiębiorców
w
siedzibie
Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić prelegentów, którzy
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 2 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
są specjalistami w dziedzinie wymienionych rynków (co najmniej dwuletnie
udokumentowane doświadczenie w danej dziedzinie). Zamawiający zapewni
Wykonawcy
pomieszczenie
oraz
zaplecze
techniczne
niezbędne
do przeprowadzenia spotkania organizacyjno-szkoleniowego:
- czas trwania spotkania nt. potencjału określonych sektorów w województwie
lubelskim i możliwości współpracy zagranicznej – minimum 1,5 godziny
Seminarium ma się skupić w głównej mierze na:
- prezentacji uczestników misji ze strony polskiej - krótkiej charakterystyce firm
z województwa lubelskiego uczestniczących w misji, prezentacji wybranego
sektora/sektorów gospodarki,
- charakterystyce i przedstawieniu specyfiki wybranych sektorów w kraju, w którym
będzie się odbywała misja, „głównych graczy” w tej dziedzinie na danym rynku,
zapotrzebowania na tym rynku, szans na import i eksport usług i wyrobów, jak również
zawarcia innych form współpracy,
- prezentacji krótkiej charakterystyki firm zaproponowanych przez Wykonawcę
do spotkań w ramach misji, w tym przekazanie uczestnikom misji opisu profili
działalności potencjalnych kontrahentów zagranicznych (Wykonawca opracuje
co najmniej pół strony A4 opisu każdej zagranicznej firmy w języku polskim i przekaże
je uczestnikom) (treść materiału powinna zostać zaakceptowana przez Zamawiającego
najpóźniej 2 dni przed organizacją spotkania),
- przedstawieniu i wyszczególnieniu możliwości współpracy z przedsiębiorcami
zagranicznymi reprezentującymi wybrane sektory (ze szczególnym uwzględnieniem
regionu, w którym będzie się odbywać misja),
- przeprowadzenie szkolenia z zakresu protokołu dyplomatycznego, w tym przekazanie
informacji związanych z prowadzeniem negocjacji na danym rynku uwzględniając
kontekst kulturowy. Przekazanie informacji na temat sposobu zachowania,
wymaganego ubioru itp.,
- informacji organizacyjnych na temat wyjazdu, przedstawienie i omówienie wydarzeń,
jakie będą organizowane podczas misji (seminarium, spotkania B2B, wizyty studyjne),
ich przebieg, przebiegu misji gospodarczej (omówienie strategii działania), specyfiki
danego rynku, uwarunkowań społeczno- gospodarczych danego kraju (w tym m.in.
kulturowych).
Organizacja podczas trwania misji minimum 2 seminariów połączonych
ze spotkaniami bilateralnymi / sesjami B2B, przy czym każde z seminarium będzie
odbywało się w innym miejscu (inne miasto, inna część miasta) obejmujących
każdorazowo:
- seminarium powinno trwać co najmniej 2 godziny,
- głównym tematem seminarium będzie prezentacja potencjału inwestycyjnego województwa
lubelskiego oraz możliwości współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego,
instytucjami odpowiedzialnymi za pozyskiwanie inwestycji zagranicznych oraz zajmującymi
się obsługą inwestorów zagranicznych, skupiającego się przede wszystkim na:
- prezentacji ogólnych informacji nt. potencjału gospodarczego województwa lubelskiego
z uwzględnieniem atutów dla firm i instytucji zagranicznych; prezentacji uczestników
ze strony polskiej, krótka charakterystyka instytucji/firm polskich uczestniczących
w wyjeździe oraz prezentacja ofert inwestycyjnych z województwa lubelskiego uczestników
wyjazdu;
2.
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 3 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
- przedstawieniu i wyszczególnieniu możliwości współpracy z przedsiębiorcami
zagranicznymi (ze szczególnym uwzględnieniem regionu, w którym będzie się odbywać
misja);
Wszystkie powyższe kwestie i elementy, jak np. gotowa prezentacja (przygotowana przez
Wykonawcę) muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego.
Seminarium powinno obejmować: zapewnienie audytorium (minimum 25 osób, będących
przedstawicielami zagranicznych organizacji branżowych związanych z inwestycjami
zagranicznymi, miejscowymi przedsiębiorcami oraz potencjalnymi kontrahentami
zainteresowanymi współpracą z jst, inwestorami, dziennikarzami reprezentujący prasę
branżową związaną z inwestycjami);
Spotkania B2B/bilateralne:
- zapewnienie co najmniej 2 firm zagranicznych (wskazanego kraju) przypadających
na jednego przedsiębiorcę z terenu województwa lubelskiego (przy założeniu, że udział
weźmie co najmniej 8 przedsiębiorców) oznacza zapewnienie nie mniej niż 16 różnych firm
reprezentujących wskazany kraj z wybranych sektorów, zainteresowanych współpracą
z polskimi przedsiębiorcami, w sposób umożliwiający odbycie co najmniej 2 spotkań przez
każdego uczestnika-przedstawiciela firmy z województwa lubelskiego podczas jednego
spotkania bilateralnego. Zamawiający informuje, iż w ramach firm o podobnym profilu
działalności, możliwe jest odbycie przez tą samą firmę z wskazanego-docelowego kraju
spotkań z kilkoma przedsiębiorcami z województwa lubelskiego - miejscowi przedsiębiorcy,
inwestorzy, potencjalni kontrahenci zainteresowani współpracą z firmami z województwa
lubelskiego, dziennikarze reprezentujący prasę branżową),
- wynajęcie klimatyzowanych sal do spotkań w standardzie biznesowym, wraz z niezbędnym
wyposażeniem technicznym (np. podłączenie do internetu, mikrofony, rzutnik z ekranem
i komputerem itp.) dostosowane do zorganizowania ww. spotkań z uwzględnieniem
wszystkich niezbędnych wymagań dotyczących organizacji ww. spotkań oraz wymaganej
liczby gości;
- odpowiednie przygotowanie sal do spotkań, tj. odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł
do rozmów, odpowiednie oznaczenie każdej z lubelskich firm (np. w formie tzw. „koziołków”
z nazwami i logami firm oraz imieniem i nazwiskiem reprezentanta);
- przygotowanie recepcji przed wejściem na spotkania z hostessami (hostessą) rejestrującą
uczestników i gości spotkań B2B,
- zapewnienie przez cały czas trwania spotkań kawy (z ekspresu), herbaty, wody gazowanej
i niegazowanej, soków owocowych;
- każde ze spotkań bilateralnych musi być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców
lubelskich na spotkanie z przedsiębiorcami zagranicznymi,
- obsługę dwóch tłumaczy konsekutywnych przez cały czas trwania spotkań, posiadających
minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego
rodzaju wydarzeń) i języku będącym językiem urzędowym w danym kraju (tłumaczenie
dwustronne)
- Przygotowanie i zaserwowanie cateringu dla wszystkich uczestników i gości spotkania
(polskich i zagranicznych) – kawy, herbaty, wody na powitanie i w trakcie spotkania –
minimum 26 (+/-3 osoby).
– zapewnienie stolików koktajlowych, schludnych obrusów, eleganckich talerzy, sztućców
i szklanek oraz zapewnienie bieżącej obsługi serwisu cateringowego sprzątającego
(minimum 1 osoba obecna podczas całego spotkania):
- „kawa na powitanie” – minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 4 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek, typu ciasteczka, krakersy, kanapki
koktajlowe, owoce, ciasto, świeże owoce; napoje do dyspozycji gości przez cały czas trwania
spotkania.
- przekąski i napoje serwowane w czasie przerwy kawowej podczas spotkania, powinny być
przygotowane dla wszystkich uczestników spotkania - minimum 26 osób (+/- 3 osoby).
Zamawiający informuje, iż koszty wyżywienia (obiad, kolacja) leżą po stronie uczestników
i nie stanowią przedmiotu zamówienia.
3.
Organizacja podczas trwania misji minimum 2 wizyt polskich uczestników misji
w organizacjach branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi, w siedzibach
przedsiębiorstw, inwestorów oraz potencjalnych kontrahentów zainteresowanych
inwestycjami w Polsce, współpracą z Województwem Lubelskim oraz ofertami
inwestycyjnymi z terenu województwa lubelskiego lub w instytucjach lokalnych
odpowiedzialnych za przyciąganie inwestycji zagranicznych lub zajmujących się obsługą
przedsiębiorców zagranicznych na terenie danego kraju. Firmy/instytucje zagraniczne
powinny być podmiotami zainteresowanymi nawiązaniem współpracy z polskimi podmiotami.
Wizyta powinna obejmować oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, zapewnienie
spotkania z przedstawicielami odwiedzanej instytucji, zapewnienie krótkiej (ustnej)
prezentacji polskich uczestników przy pomocy konsekutywnego tłumacza (tłumaczenie
dwustronne w języku urzędowym danego kraju), posiadającego minimum 2 lata
doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju
wydarzeń) przez cały czas trwania wizyty.
4.
Obsługa logistyczna misji gospodarczej
a) Transport krajowy
Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu – maksymalnie 10 osób (w tym max.
2 opiekunów ze strony Zamawiającego) na trasie:
 Lublin - miejsce wylotu w ustalonym dniu,
 Miejsce przylotu - Lublin w ustalonym dniu.
Zamawiający na 5 dni przed planowanym wylotem ustali miejsce i godzinę zbiórki
w Lublinie, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca.
Wylot dla wszystkich uczestników wyjazdu odbywać się musi z/do jednego portu lotniczego.
Wykonawca zorganizuje własny lub udostępniony przez firmę przewozową środek transportu
z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie
z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Środek transportu musi posiadać
m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Przewoźnik powinien
posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się
do:
 podstawienia sprawnego technicznie środka transportu, posiadającego pełną
dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie
z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym
będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego
transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe
kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie,
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 5 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B

podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym,
zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o jego czystość podczas
podróży.
b) Transport lokalny
- Wykonawca zapewni obsługę logistyczną podczas trwania misji gospodarczej dla
uczestników wyjazdu środkiem lokomocji, który będzie gwarantował sprawne, bezpieczne
i komfortowe przemieszczanie się między zaplanowanymi punktami misji gospodarczej.
Obsługa logistyczna powinna zagwarantować odbiór uczestników z miejsca docelowego
(lotnisko, przystanek), a także dowiezienie uczestników wyjazdu do miejsca wylotu/wyjazdu
uczestników misji.
- Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą na 5 dni przed planowanym
wylotem/wyjazdem ustali miejsce i termin odbioru uczestników misji.
Wymagania dotyczące środka lokomocji:
- ilość miejsc gwarantująca jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie
z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób,
- w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty,
- przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję
przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej
w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne
pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie lokalnego
transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe
kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie,
- podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym,
zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz dbanie o jego czystość podczas podróży.
- przewóz grupy uczestników liczącej do 10 osób (w tym max. 2 opiekunów ze strony
Zamawiającego) wraz z bagażem na trasie:
 lotnisko - hotel w dniu przylotu,
 hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt itp. – hotel,
 hotel - lotnisko w dniu wylotu.
Trasa przejazdu zostanie ustalona w oparciu o harmonogram misji gospodarczej
przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Zamawiający
zastrzega sobie prawo zgłaszania zmiany trasy na dystansie nie przekraczającym 100 km.
Wymagane profile firm i instytucji zagranicznych
w organizowanych spotkaniach to m.in.:



zaproszonych
do
udziału
przedstawiciele zagranicznych podmiotów gospodarczych (firmy z sektora rolnospożywczego, elektromaszynowego, meblowego), zainteresowanych rozpoczęciem
współpracy
z
Województwem
Lubelskim
oraz
przedsiębiorcami
z województwa lubelskiego, ich ofertami inwestycyjnymi oraz eksportowymi oraz
inwestycjami w Województwie Lubelskim,
zagraniczni przedsiębiorcy, inwestorzy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani
współpracą z przedsiębiorcami z województwa lubelskiego w branżach rolnospożywczej, elektromaszynowej i meblarskiej,
zagraniczne podmioty gospodarcze już współpracujące z polskimi przedsiębiorcami
i/lub jednostkami samorządu terytorialnego,
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 6 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B


stowarzyszenia i organizacje zrzeszające w swoich szeregach instytucje zajmujące
się przyciąganiem inwestycji zagranicznych lub obsługą inwestorów zagranicznych
lub stowarzyszenia i organizacje zrzeszające firmy zagraniczne chętne do inwestycji
na terenie Polski,
przedstawiciele zagranicznych organizacji branżowych związanych z inwestycjami
zagranicznymi i/lub organizacje branżowe zainteresowane importem produktów
z Polski.
Wszystkie instytucje, w których potencjalnie mają odbyć się spotkania w czasie misji
inwestycyjnej powinny być wcześniej zaakceptowane przez Zamawiającego.
Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych od
daty przekazania profili polskich firm, ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne
założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej.
5. Opracowanie i przygotowanie materiałów merytorycznych
a) Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm zagranicznych
(uczestników spotkań bilateralnych/B2B oraz firm, w których odbędą się wizyty)
dla każdego polskiego uczestnika misji oraz katalogu z informacjami nt.
lubelskich firm i krótkiej prezentacji województwa dla zagranicznych
uczestników seminariów, spotkań bilateralnych, oraz wizyt w firmach w języku
angielskim/urzędowym danego kraju. Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka
angielskiego lub polskiego na język urzędowy danego kraju, profesjonalny projekt,
grafikę oraz wydruk 50 sztuk katalogu dotyczącego lubelskich uczestników misji w
formacie A-5 (lub innym zaproponowanym przez grafika) (liczba stron jednego
katalogu – około 10), oprawa szyta. Treść publikacji dotyczącej profilów lubelskich
przedsiębiorstw biorących udział w misji gospodarczej zostanie przekazana
Wykonawcy najpóźniej 2 po podpisaniu umowy.
Zadaniem Wykonawcy będzie pozyskanie informacji dotyczących wybranych na etapie
wywiadu gospodarczego konkretnych firm zagranicznych/ich profilów i przetłumaczenie
na język polski.
Wykonawca będzie zobowiązany do wysyłki (drogą mailową) informacji o lubelskich
firmach firmom zagranicznym, najpóźniej 10 dni przed wyjazdem na misję gospodarczą.
Wykonawca zapewni również transport ww. dokumentacji na miejsce spotkań, seminarium
krajowego i zagranicznych, wizyt w firmach.
b) Opracowanie Raportu ze zorganizowanej misji w formie papierowej, w formacie A4,
szyty/bindowany. Raport powinien uwzględniac następujące zagadnienia:
- charakterystyka wydarzenia,
- cel misji,
- termin organizacji misji,
- podmioty odpowiedzialne za organizację misji (w tym dane kontaktowe),
- uczestnicy misji,
- osoby odpowiedzialne z ramienia Wykonawcy, w tym tłumacze,
- organizacja wyjazdu: faza przygotowania: opis ewentualnych wizyt przygotowawczych w
kraju, odbytych spotkań, rozmów, faza wykonania: transport w Polsce i za granicą, opis i
uzasadnienie wydarzeń: seminaria, rozmowy B2B (opis indywidualnych programów spotkań
B2B dla każdego uczestnika, w tym opis zagranicznego kontrahenta razem z podaniem
danych kontaktowych), wizyty studyjne (agendy spotkań w podziale na dni i czas ich
organizacji,
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 7 z 8
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007- 2013, działanie 2.4 Marketing gospodarczy Schemat B
- promocja wydarzenia (przygotowanie materiałów drukowanych (dołączenie kopii
materiałów),
- listy obecności,
- agenda misji,
- dołączenie płyty CD/DVD z nagranymi zdjęciami stanowiącymi materiał promocyjny
wydarzeń,
c) Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie podmioty
są zainteresowane spotkaniem z lubelskimi przedsiębiorcami oraz przedstawicielami
Województwa Lubelskiego.
d) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania
misji gospodarczej, czyli od momentu dotarcia uczestników na lotnisko w miejscu wylotu
do powrotu na lotnisko do Polski) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy
nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym
i terminowym przebiegiem wydarzeń w postaci seminariów, spotkań b2b itp. w oparciu
o harmonogram.
e) Zamawiający oświadcza, że zapewni przeloty oraz zakwaterowanie dla uczestników misji
(maksymalnie 10 osób), a Wykonawca nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów.
f) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem
i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, tłumaczy,
moderatorów spotkań, etc.
g) Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania uczestników misji gospodarczej
o wszystkich niezbędnych wymogach formalnych dotyczących przewozu/przelotu towarów
i ludzi w celu bezpiecznego i zgodnego z prawem przewozu (m.in. prawo celne, wizowe,
odpowiednie oznakowanie produktów, spełnianie norm danego kraju) i zdrowotnych
(ewentualne szczepienia).
h) Koszt zakupu ubezpieczeń dla uczestników, wiz leży po stronie Wykonawcy
i) Zamawiający zaznacza, ze dodatkowe koszty w postaci opłat za dodatkowe bagaże,
ewentualnych szczepień, nie stanowią przedmiotu zamówienia i stanowią indywidualny
wydatek uczestników.
j) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa uczestniczących
w misji osób, w przypadku konieczności zastosowania takich działań (np. specyfika
kraju, obszaru).
OP-IV.272.56.2015.LK
Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia
Strona 8 z 8