OZA - Centralna Baza Danych Opracowanych Zasobów Archiwalnych

Janusz Gzyl, Zdzisław G. Kowalski
O Z A — CENTRALNA BAZA DANYCH OPRACOWANYCH
ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH
Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych — OZA to
aplikacja, która stanowi podstawowy poziom informacyjny komputerowego Systemu
Informacyjno-Wyszukiwawczego ARCHIWUM w Centralnym Archiwum Wojskowym.
Dotychczasowy sposób udostępniania przez archiwa posiadanej informacji o
swoich zasobach — inwentarze, katalogi, skorowidze, indeksy, repetytoria itp.1 —
wyczerpał swoje możliwości, a jego zastosowanie w elektronicznych systemach
przetwarzania informacji, wydaje się niewykonalne lub co najmniej niezmiernie
trudne i wysoce nieefektywne. Potwierdza to pierwsza ogólnopolska baza danych
SEZAM — Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych, opracowana
przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych2. Jednak z uwagi na przestarzałe narzędzie programowe — FoxPro dla
Windows, brak wielodostępu — oraz wycinkowego potraktowania opisu zespołu —
skupieniu się jedynie na danych ewidencyjnych przy zupełnym pominięciu treści
stricte informacyjnych — baza ta powinna być traktowana jedynie jako wstępne
studium dla zaprojektowania aplikacji dla zespołu archiwalnego z prawdziwego
zdarzenia.
1
Wszystkie te pomoce wyższego rzędu i tak nie stanowią „... harmonijnie zbudowanego systemu, lecz
ukształtowaną historycznie strukturę umownie tylko usystematyzowaną”. B. R y s z e w s k i, Problemy
komputeryzacji archiwów, Toruń 1994, s. 12.
2
2 Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych (SEZAM), wersja 1.3. Instrukcja
wprowadzania i wyszukiwania danych, Warszawa 1996, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.
Współczesna rewolucja informatyczna zmienia także sposób udostępniania i
upowszechniania źródeł. Podejmowane są już w Polsce próby publikacji materiałów
archiwalnych na płytach CD3, a w najbliższym czasie należy się spodziewać
możliwości powszechnego dostępu tak do informacji jak i samych archiwaliów
poprzez sieć Internet.
Dlatego należy stwierdzić, że jednym z ważniejszych zadań przed jakim stoi
współczesna archiwistyka jest opracowanie — dostosowanego do pracy w
elektronicznych systemach przetwarzania i przekazywania informacji — światowego
standardu opisu archiwaliów oraz kompatybilnych z nim standardów narodowych4.
Opracowanie takiego standardu w Polsce jest tym bardziej konieczne z uwagi
na to, że jakakolwiek próba przystosowania do skomputeryzowanych systemów
archiwalnych, obecnie funkcjonujących w archiwistyce polskiej przestarzałych form
opisu archiwalnego — karty zespołu i karty inwentarzowej jednostki archiwalnej,
podstawowych
i
najważniejszych
elementów
całego
archiwalnego
systemu
informacyjnego — musi zakończyć się niepowodzeniem.
Wyjściem na przeciw tym problemom jest Format Opisu Archiwaliów
Polskich — FOPAR opracowany przez prof. Bohdana Ryszewskiego. Zaleca on m.in.
wyodrębnienie w tym standardzie — zgodnych z rzeczywistą strukturą zasobu
archiwalnego — dziewięciu poziomów informacyjnych w systemie informacji
archiwalnej5:
1. Archiwum — najwyższy poziom, podający przede wszystkim dane
wyodrębniające, identyfikujące archiwum, poprzez takie obligatoryjne pola jak nazwa,
adres, dane o zawartości i rozmiarach zasobu, o archiwalnych pomocach
informacyjnych odnoszących się do całego zasobu lub istotnych jego części.
3
Pierwszą tego typu jaskółką w Polsce są. Teki Dworzaczka. Materiały historyczno-genealogiczne do
dziejów szlachty wielkopolskiej XV—XX w., opr. A. B i e n i a s z e w s k i i R.T. P r i n k e, pod red. J.
W i s ł o c k i e g o, Kurnik 1996. Szerzej o tej próbie patrz recenzję K. W n ę k a. „Roczniki Historyczne”,
1996, nr 62, s. 217—220 a o innych tego typu publikacjach I. S k i e r s k a, Źródła historyczne na płytach
Kompaktowych, „Kwartalnik Historyczny”, 1997, nr 3, s. 77—87.
4
Problematyce tej był poświęcony Międzynarodowy Kongres Archiwistów w Montrealu w 1993
roku. Zobacz materiały II MKA opublikowane w specjalnym numerze „Archivum” za rok 1994, prace: R.J.
C o x, Standardizing archival practices: atool for the information age, s. 165—179; L. A u e r, Standardizing
archival terminology, s. 180—186 i inni.
5
B. R y s z e w s k i, op. cit., s. 20—24.
2. Archiwum historyczne6 — to poziom odnoszący się do tych części zasobu
archiwum, które stanowiły kiedyś zasób odrębnych organizacyjnie archiwów (archiwa
miejskie, sądowe, rodowe — np. hetmanów, itp.) a obecnie wchodzą w skład zasobu
innych archiwów. Taki przypadek nie występuje w CAW, ale miałby miejsce, gdyby
archiwum pozyskało np. zasób Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie.
3. Grupy zespołów — poziom występujący w archiwistyce lecz niezbyt
dokładnie określony, tworzony niekiedy sztucznie, dla ułatwienia ewidencji. W
praktyce powinien być to poziom opisujący zespoły powiązane ustrojowo. Na gruncie
wojska najlepszym przykładem są choćby zespoły dowództw armii powołanych
podczas wojny polsko-sowieckiej 1920 roku, jednym rozkazem organizacyjnym,
posiadające jednakową, obligatoryjnie strukturę i działające w oparciu o te same
przepisy kompetencyjne.
4. Zespołu archiwalnego — główny poziom informacyjny we współczesnej
archiwistyce polskiej. Należy jednak przyznać iż w obecnym kształcie opisu przeważa
element ewidencyjny nad informacyjnym. Podjęte jeszcze przed wojną próby
zmienienia tego stanu rzeczy nie powiodły się7. W zasobie CAW najczęściej będą to
samodzielne jednostki i instytucje wojskowe.
5. Podzespołu — to taka część zespołu, która została wytworzona przez
jednostkę organizacyjną twórcy zespołu posiadająca większą samodzielność wskutek
podwójnego podporządkowania — twórcy zespołu i jednostce nadrzędnej (w
przypadku akt wojskowych to dokumenty wydziałów, oddziałów i szefów
poszczególnych służb) lub serii, która weszła w skład zespołu jako odrębna
uformowana już całość w drodze sukcesji (np. po przeformowaniu jednostek lub
reorganizacji jednostek i instytucji wojskowych),
6. Serii — wydzielone w zespole lub podzespole archiwalia np. referatów w
wydziałach, generalia i specjalia itp.
6
Nie należy mylić tej nazwy poziomu informacyjnego, z nazwą typu archiwum. Według jednego z
podziałów — gdzie za kryterium przyjęto rodzaj wykonywanych zadań — archiwum historyczne, to archiwum
„... gromadzące i przechowujące dawny zasób w ramach pewnych określonych cezur chronologicznych ...”, H.
R o b ó t k a, B. R y s z e w s k i, A. T o m c z a k, Archiwistyka, Warszawa 1989, s. 25.
7
W. S u c h o d o l s k i, Projekt przewodnika po polskich archiwach państwowych doby
porozbiorowej (1772—1918), „Archeion”, 1934, t. 12, i Ankieta archiwalna. Objaśnienia ogólne, tamże, s.
232—239.
7. Klasy — (podserie) grupy archiwaliów odpowiadające pozycji planu lub
wykazu akt. Akta spraw w układzie tematycznym.
8. Jednostki archiwalnej — cząstka zespołu posiadająca własną sygnaturę
nadaną podczas opracowywania zespołu w archiwum.
9. Dokumentu — zapis bez względu na jego postać, będący świadectwem
jakiegoś konkretnego faktu, zjawiska, myśli lub działalności ludzkiej.
Jak przyznaje sam prof. Ryszewski, powyższy podział nie wyczerpuje
zapewne listy poziomów koniecznych do opisu pewnych specyficznych form
archiwalnych8. Jest on jednak na tyle elastyczny, iż przyjmując ww. podział za
podstawowy, można dodawać do niego w miarę potrzeb kolejne podpoziomy. Sam
format — standard jest także na tyle wszechstronny, iż umożliwia szczegółowy i
możliwie głęboki opis zasobu archiwalnego w całej jego złożonej strukturze, a także
zapewnia opis wszystkich typów i rodzajów archiwaliów. Co więcej, proponowany
przez autora pierwszy etap jego wprowadzania — opis zespołu archiwalnego w
FOPAR-ze w miejsce obowiązującej dotychczas karty inwentarzowej9 — może
odbywać się — jako etap przygotowawczy do właściwej informatyzacji — nawet bez
komputerów.
Taki podział informatyczny, byłby więc ze wszech miar pożądany. Niestety z
uwagi na obecny stan finansowy, a co za tym idzie możliwości sprzętowe,
programowe, kadrowe i szkoleniowe archiwistyki polskiej — w tym i wojskowej —
jednorazowe, natychmiastowe przyjęcie omówionego wyżej podziału w Polsce, jest
raczej czysto teoretycznym postulatem, niż mającym szansę urzeczywistnienia — w
możliwie przewidywalnym terminie — realnym rozwiązaniem.
Należałoby więc przyjąć pewną hierarchię realizacji tego projektu. Określić
niezbędne minimum i kolejne etapy realizacji tak, by z jednej strony zapewnić jak
najszerszy i najszybszy dostęp do informacji o materiałach źródłowych, z drugiej
wykorzystać w pełni możliwości jakie daje współczesna informatyka. Wydaje się, iż
takim niezbędnym minimum są trzy, obecnie funkcjonujące poziomy opisu: poziom
archiwum, poziom zespołu i poziom jednostki archiwalnej.
8
9
B. R y s z e w s k i, Problemy ..., s. 25.
Tamże, s. 39.
Najłatwiejszy do realizacji jest pierwszy z ww. poziomów. Według
Ryszewskiego niezbędne w nim byłyby pola: poziom opisu; nazwa, kod, adres, typ,
władze zwierzchnie, funkcje i organizacja archiwum; lokal — gmach; historia
archiwum; charakterystyka zasobu; rozmiar zasobu; przewodniki; bibliografia; uwagi;
rzeczowe, imienne i geograficzne słowa kluczowe; powiązania z innymi rekordami
tego poziomu (tj. opisami innych archiwów, gdzie znajdują się w naszym przypadku
wojskowe archiwalia) data wprowadzenia danych i modyfikacji oraz autor opisu.
Byłby on swoistą wizytówką każdego archiwum, stanowiłby odpowiednik obecnie
funkcjonującego
przewodnika
po
archiwum.
By
wykluczyć
dowolność
i
znormalizować ten opis, ostateczny kształt tego poziomu winna ustalić kompetentna w
tym zakresie — Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych10. Rzetelne opracowanie
tego poziomu przez wszystkie archiwa w kraju, byłoby doskonały materiał dla NDAP
do prac nad nowym, kompletnym przewodnikiem po archiwach w Polsce.
Kolejny szczebel, poziom zespołu archiwalnego, zdaniem prof. Ryszewskiego
winien zawierać aż 32 pola: poziom opisu; nazwa i kod archiwum; grupa zespołów
archiwalnych, nazwę i kod zespołu archiwalnego, twórcę zespołu archiwalnego
(historia, funkcje, miejsce w strukturze ustrojowej, organizacja wewnętrzna i jej
zmiany); historia archiwizacji zespołu (historia registratury i zespołu — sukcesje —
zmiany miejsca, opracowania i pomoce, brakowanie, data archiwizacji); system
kancelaryjny (organizacja pracy kancelaryjnej twórcy, pomoce kancelaryjne, obieg
pism i akt, układ kancelaryjny); miejsce przechowywania zespołu (szczegóły
topograficzne); metoda porządkowania (nazwa lub omówienie metody, opis układu:
zasady wydzielania serii, ich hierarchia, szeregowanie akt lub klas) pomoce
archiwalne (lista i omówienie pomocy: z jakich pól składa się, jak informuje, sposoby
wyszukiwania); opis treści zespołu (wykaz serii — nazwa, daty, rozmiary, uwagi
ewentualna charakterystyka treści ujęta narracyjne); data początkowa i końcowa
zespołu; sukcesje (każda sukcesja: sukcesjodawca, data, rozmiar, treść, sygnatury);
odstąpienia materiałów archiwalnych (każde odstąpienie: sukcesor, data, rozmiar,
treść, sygnatury); formy dyplomatyczne i fizyczne archiwaliów; rozmiary (kolejne
akcesje, ich daty, rozmiary w j.a. i m.b.); stan zachowania, język archiwaliów;
10
Tamże, s. 20 i 52—53.
technika wykonania archiwaliów i pismo; reprodukcje — warunki reprodukowania;
bibliografia; warunki udostępniania archiwaliów; uwagi; słowa kluczowe rzeczowe,
imienne i geograficzne; powiązania z innymi rekordami tego poziomu; data
wprowadzenia danych i modyfikacji; autor zapisu11.
Trzeci poziom, najbardziej pracochłonny, to opis jednostki archiwalnej12. W
naszych rozważaniach poświęconych zespołowi, możemy pominąć szczegółowy
wykaz jego pól. Autor FOPAR’u przyznaje sam, że stosowanie tak skomplikowanej i
rozbudowanej formy opisu, jaką jest FOPAR, może budzić obawy dotyczące
pracochłonności. Nasuwa się pytanie, czy w ogóle realne jest stosowanie standardu o
tak wielkiej liczbie pól? Przede wszystkim trzeba zwrócić jednak uwagę na to, że w
FOPAR-ze występuje raczej zmiana formy opisu, niż jego nadmierna rozbudowa.
Większość pól postulowana przez Ryszewskiego zawiera informacje, jakie powinny
obligatoryjnie znajdować się w funkcjonującym obecnie „Wstępie do inwentarza”.
Dodatkowe, nieliczne informacje, to niezbędne elementy konieczne ze względu na
specyfikę pracy komputerowych, elektronicznych baz danych. Co więcej, w praktyce
możliwe jest stosowanie tylko wybranych pól do konkretnego zapotrzebowania. O
ostatecznym wyborze decydować będzie kierownictwo danej służby, niekiedy
kierownictwo konkretnego archiwum, a nawet sam archiwista13. Należy zauważyć, iż
część pól w trakcie zakładania rekordu — np. poziom opisu; nazwa i kod archiwum;
grupa zespołów archiwalnych, nazwę i kod zespołu archiwalnego, data modyfikacji —
będzie zapisywana automatycznie. Istnieje także możliwość by inna część —
zwłaszcza w warunkach CAW np. system kancelaryjny — była zapisywana
jednorazowo a następnie powielana także automatycznie. Niektóre pola będą mogły
być wypełniane półautomatycznie — np. słowa kluczowe rzeczowe, imienne i
geograficzne czy formy dyplomatyczne i fizyczne archiwaliów — tj. poprzez wybór z
wcześniej przygotowanych słowników. Niezbędnym wydaje się — po przyjęciu
ogólnopolskiego standardu — opracowanie metodyki wypełniania zalecanych pól
poszczególnych opisów. Krótką charakterystykę takich wskazówek metodycznych,
proponowanych przez autorów niniejszej pracy podano poniżej, przy opisie opcji
11
Tamże, s. 54—55.
Ryszewski przewiduje dla niego 35 pól. Tamże, s. 57—58.
13
Tamże, s. 59.
12
„Nowy zespół”.
OZA — opracowana na podstawie FOPAR’u, będzie podstawowym
elementem
nie
tylko
podsystemu
wspomagania
opracowania
materiałów
archiwalnych, ale także głównym poziomem informatycznym Systemu InformacyjnoWyszukiwawczego ARCHIWUM CAW. Aplikacja ta jest zgodna z przyjętym w
Sztokholmie przez Międzynarodową Radę Archiwów światowym standardem
archiwalnym14. Przy pracach projektowych wykorzystano doświadczenia wynikające z
już funkcjonujących w CAW baz danych, szczególnie zaś z Centralnej Bazy Danych
Wojskowych Twórców Akt i Akt Merytorycznych z Kolekcji z Archiwów Rosyjskich.
Ekran monitora — formularz aplikacji — podzielony został na cztery części.
Dwie zewnętrzne — górna, menu główne i dolna, menu komend — służą do:
a) wybrania trybu pracy w jakim chcemy pracować z aplikacją,
b) wyświetlania kolejnych ekranów i poszczególnych pół. Menu główne
składa się z dwóch linii: wyboru trybu pracy aplikacji i pomocy, objaśniającej co
możemy wykonywać za pomocą poszczególnych opcji (rys. 1).
Rys. 1
1. Opcja „Zapytanie” — jedyna dostępna opcja dla postronnych
użytkowników
aplikacji.
Pozwala
dokonać
sposobu
dokonywania
selekcji
poszukiwanego zespołu. Pierwsza możliwość to dokonywanie wyboru przez
„Deskryptory” — imienne, rzeczowe, geograficzne hasła, słowa kluczowe i
„Kryteria” — wybór poprzez podanie cząstkowej informacji (rys 2).
14
Norma przyjęta przez Komisję ds. standaryzacji opisów 21—23 stycznia 1993 roku w Sztokholmie.
Międzynarodowy standard opisu archiwalnego, część ogólną, Warszawa 1995, Naczelna Dyrekcja Archiwów
Państwowych.
Rys. 2
Pozostałe opcje — „Nowy zespół” i „Aktualizacja” — umożliwiające
wprowadzanie zmian w bazie danych dostępne są tylko dla operatora. Osoba
nieupoważniona nie będzie miała technicznych możliwości na wprowadzenie zmian.
Wybranie przez nią opcji przeznaczonych dla operatora systemu spowoduje
wyświetlenie komunikatu o braku upoważnienia do zmian. Opcja „Słowniki”,
pozwala operatorowi na dopisywanie i aktualizację deskryptorów (stów kluczowych),
a osobie postronnej na wprowadzanie za ich pomocą gotowych informacji do
poszczególnych pól.
Właściwy opis zespołu składa się z 26 pól, uporządkowanych zgodnie z
postulatem Międzynarodowej Rady Archiwów15 — w przypadku naszej bazy w 5
bloków informacyjnych.
Formularz zapytania (rys. 3) — zawiera zasadnicze informacje o opisywanym
zespole:
a) numer zespołu w bazie danych,
b) kod (pole wypełniane przez program) — symbol archiwum,
c) poziom — symbol poziomu informacyjnego,
d) grupę zespołów — nazwę grupy, w jakiej znajdują się poszukiwane przez
nas akta, np. Okręgi Wojskowe, Dywizje Piechoty, Instytucje Centralne MON, itp.
(pole to nie jest obligatoryjne),
e) nazwę zespołu wyszukanego — np. Dowództwo 1 Warszawskiej Dywizja
Piechoty,
f) sygnaturę CAW;
g) daty skrajne — póle to nie jest obligatoryjne.
15
Punkt 1.4, Tamże, s. 8.
Rys 3
Wszystkie pola formularza nie muszą być wypełnione. Po wprowadzeniu danych
wciskamy klawisz „ENTER” i otrzymujemy wyspecyfikowaną listę rekordów, które
odpowiadają wprowadzonym przez użytkownika kryteriom. Spośród tych rekordów
dokonujemy wyboru za pomocą kursora. Wybór zatwierdzamy wciskając klawisz
„ENTER”. Na ekranie pojawia się poniżej uzupełnionego bloku identyfikacyjnego,
blok twórcy zespołu dający opis historii twórcy akt i systemu kancelaryjnego. Każde z
tych pól, za pomocą menu komend — znajdującego się w dolnej części ekranu —
można rozwinąć tak, że wypełni całą część bloku przeznaczoną na ten blok. Przy
nazwie pola, umieszczono pole informujące o ilości wierszy w danym polu (rys.4).
Rys. 4
Przeglądanie
ekranów
z
kolejnymi
blokami
oraz
wyjście
do
wyspecyfikowanej uprzednio listy rekordów, możliwe jest poprzez wciskanie
kombinacji klawiszy: Ctrl+T — twórca; Ctrl+O — opis; Ctrl+U — udostępnianie;
Ctrl+P — dane uzupełniające; Ctrl+M — powrót do menu; Ctrl+E — ekrany (funkcja
ta umożliwia przechodzenie w tryb dużego okna); Ctrl+I — powrót do listy rekordów
odpowiadających kryteriom zadanym przez użytkownika.
I tak blok opisu zespołu zawiera informacje o treści i stanie uporządkowania
zespołu, zawiera pola: opisu zespołu, sposobu uporządkowania, opis rozmiarów i form
fizycznych jakie występują w zespole (rys. 5). Tak jak w poprzednim przypadku, przy
każdym z tych pól znajduje się informacja z ilu wierszy składa się dane pole. Każde z
tych pól możemy także w miarę potrzeb, rozwijać na całą część danego bloku.
Rys. 5
Kolejny blok — blok udostępniania, podaje zasady udostępniania, język,
formy dyplomatyczne, technikę wykonania i istniejące pomoce archiwalne
opisywanego zespołu (rys. 6).
Rys. 6
Ostatnim blokiem, jest blok danych uzupełniających zawierający informacje o
powiązaniach z innymi rekordami tego poziomu i podający bibliografię poświęconą
danemu zespołowi (rys 7).
Opcję „Zapytanie” możemy rozpocząć również od wyszukania interesujących
nas zespołów (rekordów) poprzez słowa kluczowe — deskryptory. Z chwilą ukazania
się pola dialogowego (jak na rysunku nr 8), zapytanie możemy realizować dwoma
sposobami: poprzez bezpośrednie wpisanie słowa kluczowego w pole, bądź wybór
tego słowa ze słownika.
Rys. 7
Rys. 8
Wybranie opcji „Raport” spowoduje edytowanie danych o rekordzie do pliku
lub na drukarkę.
2. Opcja „Nowy zespół” — dostępna tylko dla operatora systemu —
umożliwia dopisywanie nowych rekordów do ww. już pól, zgrupowanych w
poszczególne bloki opisywanej bazy danych:
Blok identyfikujący.
Pole „Numer karty” (na ekranie w postaci nr_kk) — wpisuje automatycznie
program. Jest to numer rekordu, zgodny z kolejnością zapisu.
Pole „Kod” — wpisywane jw. Proponowany przez autorów kod caw pl.
wzorowany jest na internetowych adresach e-mail.
Pole „Poziom” — wpisywane jw. z oznacza poziom zespołu.
Pole „Grupa zespołów” — wpisuje operator z rozwijalnego słownika grup
zespołów.
Pole „Nazwa zespołu” — pełną nazwę jednostki lub instytucji wpisuje
operator, np. Dowództwo 1 Dywizji Piechoty.
Pole „Sygnatura CAW” — dziesięcioznakowe pole dla systemu sygnatur
przyjętych w CAW16 wpisuje operator.
Pole „Daty” — wpisywane jw. to lata skrajne dokumentów wytworzonych
przez danego twórcę.
Pole „Ilość j.a.” — ilość jednostek archiwalnych ujętych w danym zespole.
Wszystkie ww. pola tego bloku muszą być wypełnione.
Blok twórcy.
W pole „Twórca zespołu” — wpisujemy takie informacje, jak: nazwa, data
powstania
(rozkaz),
rozkazy
wprowadzające
przeformowania
i
ewentualnie
zakończenia działalności, komu podlegał, co jemu podlegało, zmiany nazw w trakcie
funkcjonowania.
W polu „System kancelaryjny” umieszczamy informacje dotyczące systemu
kancelaryjnego jaki był stosowany przez kancelarię danego twórcy zespołu. Z uwagi,
iż liczba systemów kancelaryjnych jest niewielka oraz na to, że w Wojsku Polskim
obowiązywał już od 1922 roku jednolity system, pole to wypełnia się poprzez
wcześniej przygotowany słownik systemów kancelaryjnych17.
Blok opisu zespołu.
W polu „Opis zespołu” podajemy strukturę zespołu, podając ewentualny
wykaz serii, ich wielkość oraz krótką charakterystykę zawartości.
W polu „Metody porządkowania” należy wpisać nazwę, lub krótko opisać
metodę, opis układu, zasady ewentualnego wydzielania serii, ich hierarchię,
szeregowanie akt, posługując się fachową terminologią archiwalną.
Pole „Selekcja i brakowanie” to opis zasad na jakich była oparta selekcja, co,
kiedy i w jakiej ilości wybrakowano. Ewentualnie podać numery protokołów
brakowania akt.
W pole „Rozmiary” wpisujemy formę fizyczną archiwaliów oraz wielkość w
jednostkach archiwalnych (j.a.). Dane dopisywane są ze słownika.
Blok udostępniania.
16
Szerzej o tym systemie patrz J. S z o s t a k, T. W a w r z y ń s k i, System sygnatur archiwalnych
dla zespołów akt Ludowego Wojska Polskiego z lat 1945—1990, „Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej”,
1992, nr 15, s. 24—43.
17
O systemach kancelaryjnych w wojsku patrz, L. T e t e r, Biurowość wojskowa w latach 1918—
1939, BWSA, 1971, nr 3, s. 18—34; J.A. I g i e l s k i, Z problematyki porządkowania akt prowadzonych
austriackim systemem kancelaryjnym, BWSA, 1972, nr 4, s. 5—13.
W polu „Zasady udostępniania” umieszczamy ogólne zasady udostępniania
akt w CAW, ewentualnie (w przypadku posiadania mikrofilmów lub innej formy
kopii) należy podać ograniczenia w dostępie do konkretnych teczek czy dokumentów.
W polu „Język” należy wpisać języki w jakich są sporządzone archiwalia.
W Pole „Formy dyplomatyczne” wprowadzamy nazwy najważniejszych i
najliczniejszych form dyplomatycznych — zgodnie z terminologią archiwalną i
wojskową — jakie wy stępują w zespole.
W pole „Technika wykonania” wpisujemy w jakiej technice wykonano
archiwalia. W przypadku kaset i dyskietek, w jakim systemie, lub w jakim edytorze
wykonano archiwalia.
W pole „Pomoce archiwalne” należy wpisać istniejące pomoce archiwalne,
używając terminologii archiwalnej, podać ich opis.
Pierwsze z ww. pól z uwagi iż udostępnianie akt w CAW jest jednolite,
wypełniane jest automatycznie a ewentualne odstępstwa, uwzględniane poprzez
aktualizację. Dopisania języków, form dyplomatycznych i techniki wykonania,
dokonuje się poprzez zaznaczenie odpowiednich deskryptorów ze słownika.
Blok danych uzupełniających.
W polu „Powiązania z innymi rekordami” należy wpisać sygnatury tych
rekordów, które są prowieniencyjnie, merytorycznie i tematycznie powiązane z
opisywanym rekordem — w naszym przypadku zespołem.
Pole „Bibliografia” służy do wpisania bibliografii poświęconej danemu
zespołowi.
W pole „Deskryptory” będą wpisywane słowa kluczowe (rzeczowe, imienne,
geograficzne), które dotyczą treści zespołu. Należy opracować specjalne zasady
obowiązujące operatora przy wpisywaniu tych stów kluczowych, by ograniczyć do
minimum synonimy i ujednolicić ortografię oraz gramatykę słownika. Na podstawie
deskryptorów możliwe będzie dotarcie do poszczególnych zespołów poprzez opcję
„Zapytanie”.
Deskryptory dopisywane są do rekordów ze słowników. Dowolnym znakiem z
klawiatury zaznaczamy wybrane deskryptory, poczym wciskamy klawisz „Esc”.
3. Opcja „Aktualizacji” — dostępna tylko dla operatora programu.
Umożliwia ona wprowadzanie zmian i korekt w rekordach, które zostały uprzednio
wprowadzone do bazy danych (rys. 9).
Rys. 9
Poprzez wybranie odpowiedniej opcji możemy dokonywać zmian, lub
korygować zauważone błędy w poszczególnych polach aplikacji. Zmian możemy
dokonywać poprzez wpisywanie z klawiatury bądź wybór ze słownika.
4. Opcja „Słowniki” — z menu OZA służy do zakładania słowników, z
których dopisywane są dane wykorzystywane przy wypełnianiu niektórych pól
formularzy. Po wybraniu powyższej opcji ukaże się menu jak niżej (rys. 10).
Rys. 10
Wybór kolejnych pozycji z edytowanego menu umożliwia przeglądanie
wprowadzonych danych, ich aktualizację oraz dopisywanie nowych elementów
poszczególnych słowników.
Tworzony w Centralnym Archiwum Wojskowym komputerowy System
Informacyjno-Wyszukiwawczy
ARCHIWUM
pracuje
w
środowisku
systemu
operacyjnego UNIX działającego w trybie wielodostępu. Zapewnia to możliwość
korzystania
ze
wszystkich
baz
wchodzących
w
skład
systemu,
każdemu
użytkownikowi lokalnej sieci, w każdej chwili. Z jednej bazy może korzystać — w
zależności od oprogramowania i ilości posiadanego sprzętu — nie ograniczona w
zasadzie ilość osób. Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych
— OZA tak jak inne aplikacje ww. systemu, została napisana w języku INFORMIX
4.20. VE1 Autorem aplikacji od strony merytorycznej był mjr mgr Zdzisław G.
Kowalski, od strony programowej mgr Marek Gruchal.