1 CEL ..........................................................

PROCEDURA
PPZ-1
UG ŻUKOWO
Wydanie I
Z 30.03.2012
Strona 1 z 7
Nadzór nad dokumentami i zapisami
Opracował :
Imię i nazwisko – stanowisko
Aneta Grota – Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
Sprawdził:
Brygida Markowska – Sekretarz
Zatwierdził:
Jerzy Żurawicz – Burmistrz
Data
Podpis
SPIS TREŚCI
1
2
3
4
5
CEL ................................................................................................................................... 2
PRZEDMIOT ..................................................................................................................... 2
ZAKRES ............................................................................................................................ 2
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA........................................................................ 3
DEFINICJE I OZNACZENIA ............................................................................................. 4
5.1 Definicje. .................................................................................................................. 4
5.2 Oznaczenia .............................................................................................................. 4
6 OPIS PROCESU ............................................................................................................... 4
6.1 Postępowanie z dokumentami ................................................................................. 4
6.1.1 Przygotowanie wprowadzenia do użytku dokumentów systemu zarządzania
jakością ............................................................................................................................. 4
6.1.2 Rozpowszechnienie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością ...................... 4
6.1.3 Przechowywanie i udostępnianie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością .. 4
6.1.4 Ochrona treści ...................................................................................................... 4
6.1.5 Inicjowanie zmian do dokumentów systemu zarządzania jakością ....................... 4
6.1.6 Przygotowanie nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością ....... 5
6.1.7 Wycofywanie nieaktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością ............ 5
6.2 Postępowanie z zapisami ........................................................................................ 5
6.2.1 Uwagi ogólne ........................................................................................................ 5
6.2.2 Identyfikacja i identyfikowalność zapisów ............................................................. 5
6.2.3 Oznaczanie formularzy systemowych................................................................... 6
6.2.4 Ewidencja zapisów ............................................................................................... 6
6.2.5 Przechowywanie i zabezpieczanie zapisów ......................................................... 6
7 ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I OCENA JEGO SKUTECZNOŚCI .......................... 6
8 DOKUMENTY ................................................................................................................... 6
8.1 Dokumenty wejścia .................................................................................................. 6
8.2 Dokumenty tworzone ............................................................................................... 6
8.3 Dokumenty wyjścia .................................................................................................. 7
8.4 Dokumenty powiązane ............................................................................................. 7
9 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW ........................................................................... 7
10 ZAŁĄCZNIKI ................................................................................................................... 7
10.1
Wzory formularzy .................................................................................................. 7
10.2
Załączniki .............................................................................................................. 7
11 KARTA ZMIAN ................................................................................................................ 7
Procedura jest własnością UG Żukowo. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego.
Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika Zarządu ds. ISO.
UG ŻUKOWO
Nadzór nad dokumentami i zapisami
PPZ-1
Wydanie I
Z dnia 28.03.2012
Strona 2 z7
1 CEL
Celem procesu opisanego w procedurze jest zapewnienie, że stosowane w Urzędzie Gminy
Żukowo:
- dokumenty systemu zarządzania jakością, określające sposób postępowania są:
zidentyfikowane, zatwierdzane przed ich wprowadzeniem do stosowania, okresowo przeglądane i w
miarę potrzeby aktualizowane a następnie ponownie zatwierdzane przed wprowadzeniem do
stosowania. Wszystkie obowiązujące dokumenty są aktualne oraz właściwie przechowywane i
udostępniane użytkownikom.
- zapisy w systemie zarządzania jakością, dostarczające dowodów zgodności z wymaganiami,
skuteczności i efektywności funkcjonowania systemu zarządzania są: czytelne, jednoznacznie
zidentyfikowane, kompletne, przypisane do właściwych zbiorów, przechowywane przez odpowiedni
okres czasu, w sposób zapewniający szybki dostęp osobom upoważnionym, a także ochronę przed
zaginięciem lub zniszczeniem.
2 PRZEDMIOT
Przedmiotem procedury jest proces:
- nadzorowania dokumentów Systemu Zarządzania Jakością obejmujący ich: tworzenie,
rozpowszechnianie, przechowywanie, wprowadzanie zmian i wycofywanie dokumentów
nieaktualnych. W przypadku dokumentów zewnętrznych jest to identyfikowanie i wprowadzanie do
stosowania, a także nadzór nad ich aktualnością.
- postępowania z zapisami podczas ich identyfikowania (oznaczania), przechowywania,
zachowywania przez określony czas oraz dysponowania nimi.
3 ZAKRES
Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych (stanowiskach pracy) UG
Żukowo.
Procedura spełnia wymagania PN-EN ISO 9001:2009 rozdział 4.2.3 i 4.2.4.
UG ŻUKOWO
Nadzór nad dokumentami i zapisami
PPZ-1
Wydanie I
Z dnia 28.03.2012
Strona 3 z7
4 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA
Stanowisko/
funkcja
Sekretarz
Odpowiedzialność
nadzór nad wdrożeniem i realizacją procedury
Pełnomocnik
Burmistrza
ds. SZJ
- wdrożenie i realizację procedury,
-przechowywanie oryginałów dokumentów Systemu
Zarządzania Jakością,
-wprowadzenie
(rozpowszechnienie)
nowego
dokumentu Systemu Zarządzania Jakością lub
nowego wydania dokumentu systemu zarządzania
jakością,
-wprowadzenie
zatwierdzonych
zmian
do
oryginałów i egzemplarzy użytkowych,
- zapewnienie dostępności wyłącznie aktualnych
wersji dokumentów Systemu Zarządzania Jakością,
- za utrzymanie i aktualizację zbioru dokumentów
SZJ na stronie internetowej http://zukowo.pl
- tworzenie kopii zapasowych całego zbioru
dokumentów SZJ,
-zabezpieczenia kopii dokumentów SZJ.
-za weryfikacje wprowadzanych formularzy w
odniesieniu do już istniejących, jednolitość szaty
graficznej i spójność oznaczeń
- za
utrzymywanie
zbioru
zatwierdzonych
formularzy zapisów oraz do jego aktualizowania
zgodnie z FPPZ_1_04 KARTA ZMIAN do
dokumentów.
Kierownik
Komórki
Organizacyjn
ej/Właściciel
Procesu
- utrzymywanie wykazu/informacji o zawartości
zbioru aktualnych obowiązujących dokumentów
prawnych
wewnętrznych
i
zewnętrznych,
stosowanych i obowiązujących dla prowadzonego
procesu
- zapewnienie dostępności dokumentacji we
wszystkich miejscach, gdzie są wykonywane
czynności istotne dla efektywnego działania
systemu zarządzania jakością.
Pracownicy
Komórki
Organizacyjn
ej realizujący
proces
Informatyk
Uprawnienia
podejmowania
decyzji
niezbędnych do wdrożenia i
realizacji procedury
- wprowadzenia
(rozpowszechnienie) nowego
dokumentu
systemu
zarządzania jakością lub
nowego wydania dokumentu
systemu
zarządzania
jakością;
- przechowywanie
oryginałów
dokumentów
Systemu
Zarządzania
Jakością;
- wprowadzenie
zatwierdzonych zmian do
oryginałów i egzemplarzy
użytkowych;
- zapewnienie dostępności
wyłącznie aktualnych wersji
dokumentów
systemu
zarządzania jakością,
- wprowadzania zmian do
zbioru dokumentów SZJ w
Intranecie.
- ustalania
wykazu
dokumentów
odniesienia
stosowanych
i
obowiązujących
dla
prowadzonego procesu
- zgłaszania
do
PJ
projektów
zmian
do
dokumentacji .
zgłaszania KO/WP projektów
zmian w dokumentach
- nadzór nad stroną Intranetową od strony podejmowania
decyzji
technicznej,
umożliwiających
skuteczny
- zapewnienie pracownikom dostępu do Intranetu nadzór
nad
stroną
Intranetową
od
strony
technicznej,
UG ŻUKOWO
Nadzór nad dokumentami i zapisami
PPZ-1
Wydanie I
Z dnia 28.03.2012
Strona 4 z7
5 DEFINICJE I OZNACZENIA
5.1 Definicje.
Dokumentacja SZJ – zbiór dokumentów prawnych wewnętrznych, ustanowionych i
obowiązujących w UG Żukowo, jako odniesienie w systemie zarządzania jakością. Są to : Księga
Jakości, Procedury Systemowe i Formularze, wymagane przez PN-EN ISO 9001:2009, a także
dokumenty inne, przywołane w Księdze Jakości.
5.2 Oznaczenia
W procedurze mają zastosowanie następujące skróty:
KKO/WP - Kierownik Komórki Organizacyjnej/ Właściciel Procesu
PJ - Pełnomocnik Burmistrza ds. SZJ
SZJ - System Zarządzania Jakością.
6 OPIS PROCESU
6.1 Postępowanie z dokumentami
6.1.1 Przygotowanie wprowadzenia do użytku dokumentów systemu zarządzania jakością
Po uzyskaniu zatwierdzenia nowego dokumentu SZJ, lub nowego jego wydania, Pełnomocnik
Burmistrza ds. SZJ wykonuje następujące czynności:
a) Wpisuje dokument do E-REJESTRU DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
FPPZ-1_01;
b) Archiwizuje oryginał dokumentu;
c) Przekazuje wersję elektroniczną do Informatyka, celem zamieszczenia na stronie internetowej
http://zukowo.pl.
6.1.2 Rozpowszechnienie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością
Po umieszczeniu nowych/zaktualizowanych dokumentów na stronie internetowej http://zukowo.pl.
PJ przekazuje komunikat zawiadamiający mailem do wszystkich pracowników urzędu.
6.1.3 Przechowywanie i udostępnianie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością
Wszystkie aktualnie obowiązujące dokumenty SZJ są udostępniane na stronie internetowej
http://zukowo.pl. Oryginały dokumentów Systemu Zarządzania Jakością przechowuje PJ, w szafie
zamykanej na klucz w oznakowanych segregatorach.
6.1.4 Ochrona treści
Wszystkie dokumenty Systemu Zarządzania Jakością są rejestrowane i nadzorowane, stanowią
własność UG ŻUKOWO.
Dokumentacja SZJ jest przeznaczona do użytku wewnętrznego w UG ŻUKOWO – oprócz sytuacji
opisanych w pkt. 6.1.2.g. Wszystkie dokumenty udostępniane na stronie internetowej
http://zukowo.pl są zabezpieczone przed wprowadzaniem zmian. Wyjątek stanowią formularze,
które udostępnione są z możliwością ich elektronicznego wypełnienia i wydruku.
6.1.5 Inicjowanie zmian do dokumentów systemu zarządzania jakością
Zmiany w dokumentach rozpatruje PJ w przypadku:
- zaleceń z przeglądu systemu zarządzania jakością wykonywanego przez kierownictwo;
- raportów z auditów;
- realizacji działań korygujących/zapobiegawczych
- wniosków i zaleceń kierowników KO/LP;
UG ŻUKOWO
Nadzór nad dokumentami i zapisami
PPZ-1
Wydanie I
Z dnia 28.03.2012
Strona 5 z7
- wniosków pracowniczych.
Decyzję o wprowadzeniu zmiany podejmuje PJ na podstawie wniosków i propozycji wpływających,
od KKO na druku FPPZ-1_02 NOTATKA ZE SPOTKANIA. Wnioski i propozycje są przedstawiane
przez poszczególnych KKO, dotyczą one zmian istniejących procedur w związku z modyfikacjami
strukturalno-organizacyjnymi w poszczególnych KO jak i całego Urzędu.
Wprowadzanie zmiany następuje poprzez zastąpienie dotychczasowego dokumentu nowym jego
wydaniem.
6.1.6 Przygotowanie nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością
Zmiany dokumentowane są na formularzu KARTA ZMIAN – FPPZ-1_04. PJ wycofuje dokument
nieaktualny zgodnie z pkt. 6.7, a nowe wydanie rozpowszechnia zgodnie z pkt. 6.2. KARTY ZMIAN
podpinane są przez SJ do aktualnych wydań i przechowywane razem z nimi.
Zmiany do dokumentów SZJ są przeglądane i zatwierdzane przez te same osoby, które przeglądały
i zatwierdzały dokument podlegający zmianie.
6.1.7 Wycofywanie nieaktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością
W przypadku unieważnienia dokumentu lub zastąpienia go przez nowe wydanie PJ wycofuje ze
zbioru nieaktualny dokument . Na oryginale dokumentu wpisuje (lub stawia stempel) „DOKUMENT
NIEAKTUALNY/ KARTA ZMIAN NR .......... z dnia .........”. Nieaktualny oryginał jest
przechowywany przez PJ, który uaktualnia E-REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
WP/KKO rejestruje dokumenty, które zostały wycofane w WYKAZIE NADZOROWANYCH
DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO – FPPZ-1_01
W przypadku, gdy wycofany dokument został zastąpiony jego nowym wydaniem PJ
rozpowszechnia nowe wydanie zgodnie z pkt. 6.1.2.
6.2 Postępowanie z zapisami
6.2.1 Uwagi ogólne
W celu prawidłowego załatwienia sprawy Klient zobowiązany jest dostarczyć do Urzędu właściwe
dokumenty. Dostarczane dokumenty są objęte nadzorem poprzez ich właściwe zarejestrowanie,
oznakowanie, przechowywanie oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem lub zaginięciem.
Dokumenty Klienta są rejestrowane w Biurze Obsługi Klienta w rejestrach prowadzonych przez
osoby przyjmujące zgodnie z - elektronicznym obiegiem dokumentów, korespondencji wpływającej
do Urzędu, w systemie DocFlow.
Dostęp do dostarczanych przez Klientów, dokumentów i danych objętych Ustawą o ochronie
danych osobowych, mają tylko upoważnieni pracownicy.
Opis zasad rejestracji, oznakowania, przydzielania oraz przechowywania dokumentów
otrzymanych od Klientów oraz postępowanie z nimi określają stosowne przepisy prawa i
obowiązujące procedury wewnętrzne.
W przypadku niekompletnej dokumentacji dostarczonej przez Klienta oraz w przypadku zgubienia
bądź zniszczenia, sporządzany jest odpowiedni zapis oraz zawiadamia się o tym fakcie Klienta.
6.2.2 Identyfikacja i identyfikowalność zapisów
Identyfikacja zapisów ma na celu zapewnienie, że załatwiane sprawy są jednoznacznie
oznakowane. Zasady identyfikowania są ustalone w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, co
umożliwia identyfikowalność każdej sprawy.
Urząd podejmuje działania mające na celu identyfikację i identyfikowalność wszystkich właściwych
elementów załatwianych spraw. Działania te umożliwiają prześledzenie historii sprawy oraz łatwe
dotarcie do właściwego dokumentu.
Podstawą dla zachowania identyfikacji i identyfikowalności dokumentów oraz załatwianych spraw
na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej Urzędu są Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity
Rzeczowy Wykaz Akt.
Instrukcja Kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie
Gminy w Żukowie, a Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowi klasyfikację akt powstających w toku
UG ŻUKOWO
Nadzór nad dokumentami i zapisami
PPZ-1
Wydanie I
Z dnia 28.03.2012
Strona 6 z7
działalności Urzędu oraz zawiera ich klasyfikację archiwalną. Wykaz ten porządkuje zagadnienia
związane z oznaczeniem, rejestracją oraz przechowywaniem akt.
Identyfikacja dokumentów w Urzędzie jest zapewniona przez dekretowanie pism zgodnie z
nazewnictwem komórek organizacyjnych, zawartym w Regulaminie Organizacyjnym Gminy.
Umożliwia to właściwe rozdzielanie pism kierowanych do podległych komórek.
Informacje potrzebne do identyfikacji dokumentów zawarte są w rejestrach pism wchodzących i
wychodzących i w innych rejestrach wymaganych przepisami prawa, prowadzonych w formie
papierowej oraz w spisach spraw założonych w teczkach przedmiotowych zgodnie z Jednolitym
Rzeczowym Wykazem Akt.
6.2.3 Oznaczanie formularzy systemowych
Formularze zapisów związanych z procedurami systemowo opisującymi procesy, są oznaczane w
sposób następujący, jednoznacznie wskazujący na powiązania z odpowiednimi dokumentami
odniesienia:
FPPZ_1-01
F –formularz
PPZ _1 - związany z Procedurą Procesu Zarządzania nr 1, pierwszy dotyczący tej procedury,
Formularze mają nagłówki, zawierające nazwę UG ŻUKOWO, nazwę formularza odpowiednią do
treści, oznaczenie formularza nr strony/liczbę stron
W stopce - nr i datę wydania
6.2.4 Ewidencja zapisów
W każdej komórce organizacyjnej są stosowane i utrzymywane zbiory formularzy zapisów oraz
same zapisy, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Organów Gminy. Zapisy
prowadzone są w formie papierowej oraz elektronicznej.
6.2.5 Przechowywanie i zabezpieczanie zapisów
Zapisy powstające jako dokumentowanie działań są przechowywane w komórkach
organizacyjnych, których te działania dotyczą; w zbiorach regulowanych Jednolitym Rzeczowym
Wykazem Akt.
7 ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I OCENA JEGO SKUTECZNOŚCI
PJ przygotowując przegląd systemu zarządzania. Kierownictwo analizuje wszystkie zapisy
dokumentujące realizację procedury, w tym również RAPORTY Z AUDITÓW. Na tej podstawie, w
razie potrzeby inicjuje wprowadzenie działań korygujących do procedury, postępując zgodnie z
PPZ-4- DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE.
Podejmuje wówczas działania od czynności 6.5.
8 DOKUMENTY
8.1 Dokumenty wejścia
1. DS - DOKUMENTY ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ zatwierdzone,
2. FPPZ-4_01 - KARTA REALIZACJI DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH I/LUB ZAPOBIEGAWCZYCH,
8.2 Dokumenty tworzone
FPPZ-1_01 – REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ,
FPPZ-1_02 - NOTATKA ZE SPOTKANIA
FPPZ-1_03 - WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA
JAKOŚCIĄ W KO,
FPPZ_1_04 – KARTA ZMIAN,
UG ŻUKOWO
Nadzór nad dokumentami i zapisami
PPZ-1
Wydanie I
Z dnia 28.03.2012
Strona 7 z7
8.3 Dokumenty wyjścia
FPPZ-1 _04 – KARTA ZMIAN,
FPPZ-1_01 - REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ,
Zbiór . – ORYGINAŁY DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
8.4 Dokumenty powiązane
1. PPZ-2 - AUDIT WEWNĘTRZNY
2. PPZ-3 - POSTĘPOWANIE Z WYROBEM NIEZGODNYM
3. PPZ-4 - DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE.
4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Organów Gminy.
5. Regulamin Organizacyjny Gminy.
9 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Wszystkie tworzone w niniejszej procedurze dokumenty i zapisy przechowywane są wg tabeli:
Symbol i nazwa dokumentu/zapisu
Okres
Przechowując
Lp.
przechowywania
y
FPPZ-1_01 REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU
3 lata po ostatnim PJ
1
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ,
zapisie
2
3
4
FPPZ-1_03
–
WYKAZ
NADZOROWANYCH
3 lata po ostatnim
DOKUMENTÓW
SYSTEMU
zapisie
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO
3 lata po ostatnim
FPPZ-1 _04 KARTA ZMIAN
zapisie
ORYGINAŁ DOKUMENTU
wycofany 10 lat
SJ/KKO
PJ
SJ
PJ po tym okresie przegląda zapisy i je niszczy lub podejmuje decyzję o dalszym przechowywaniu.
10 ZAŁĄCZNIKI
10.1 Wzory formularzy
FPPZ-1_01 – REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
FCH4.2_2_03 – WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA
JAKOŚCIĄ W KO
FPPZ-1_04 – KARTA ZMIAN
FPPZ-1_02 - NOTATKA ZE SPOTKANIA
10.2 Załączniki
Brak
11 KARTA ZMIAN
Karta zmian jest prowadzona w jednym egzemplarzu przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania
Jakością.