Protokół kontroli

ARCHIWUM PAŃSTWOWE
m. st. WARSZAWY
00-270 Warszawa, ul. Krzywe Koło 7
tel. 831-18-03; fax. 831-00-46
Oddział VI Nadzoru nad AZ
tel. 831-18-03 w. 105
Znak sprawy VI 402-10/11
VI 402-40/11
PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ
POSTĘPOWANIA Z MATERIAŁAMI ARCHIWALNYMI WCHODZĄCYMI
DO PAŃSTWOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO
przeprowadzonej w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie
PI. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa
Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z . dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. 2006 r.. nr 97. poz. 673 z poźn. zm.)
1. Informacje wstępne:
1. Kontrolę przeprowadziła w dniu 10 lutego 2011 r. Katarzyna Kowalik - archiwista, pracownik
Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, na podstawie upoważnienia nr 5/11 Dyrektora Archiwum
Państwowego m. st. Warszawy z dnia 11 stycznia 2011 r. do przeprowadzania kontroli archiwów
zakładowych, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej: Pana Michała Darmosa inspektora, pracownika Oddziału Archiwum Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.
2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1990 r. na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 22
marca 1990 r. o terenowych organach rządowej administracji ogólnej (Dz. U. Nr 2 i. poz. 123 z póżn.
zm.).
Obecnie kieruje nią Pan Jacek Kozłowski. Wojewoda Mazowiecki.
Organem nadrzędnym jednostki jest Prezes Rady Ministrów. Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa.
Organem nadzorującym - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5.
02-591 Warszawa.
3. Kontrolę przeprowadzono w odpowiedzi na pismo Biura Kadr i Organizacji Mazowieckiego
Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie z dnia 10 stycznia 2011 r. znak: BKO.IV.0935/1/11 oraz
pismo z dnia 25 stycznia 2011 r., znak BKO.IV. 1531.1.2011 informujące o gotowości przekazania
części materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
4. Kontroli poddano stan uporządkowania materiałów archiwalnych wytworzonych przez Prezydium
Rady Narodowej m. st. Warszawy Urząd Spraw Wewnętrznych z lat [1946-1950] 1950-1973 oraz
Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Wydział Organizacyjno-Prawny z lat 1964- 1969
podlegających przejęciu przez Archiwum Państwowe m.st. Warszawy zgodnie z § 11 Rozporządzenia
Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz. 1375).
II. Ustalenia kontroli:
I. Zbiór dokumentacji podlegający przekazaniu do archiwum państwowego na podstawie
Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
materiały archiwalne wytworzone przez:
•
•
(Dz. U. Nr 167. poz. 1375) obejmuje
Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Urząd Spraw Wewnętrznych z lat [19461950] 1950-1973 w ilości 6,50 mb tj. 555 j.a.
Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Wydział Organizacyjno-Prawny z lat
1964- 1969 w ilości 7,20 mb tj. 270 j.a.
2. Bliższe informacje o zbiorze: materiały archiwalne stanowią - akta dotyczące struktury
organizacyjnej Wydziału, plany etatów, okólniki i zarządzenia, plany pracy, sprawozdania,
preliminarze budżetowe, wykazy stowarzyszeń, dokumentacja kół łowieckich, komitetów.
stowarzyszeń, związków, towarzystw, zrzeszeń, bilanse, akty uznania za obywatela polskiego.
protokoły z narad i konferencji, analizy pracy, orzeczenia o zmianie nazwisk, kontrole, decyzje.
analizy dzielnicowe orzecznictwa karno-administracyjnego, zmiana imion i nazwisk, protokoły z posiedzeń
Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy, odpisy protokołów, informacje o realizacji
rocznego planu pracy Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy.
3. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt. kwalifikacja do kategorii
archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami
archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych).
Materiały archiwalne zostały uporządkowane zgodnie z zaleceniami zawartymi w Piśmie Okólnym
Nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 września 1981 r. w sprawie opracowania
akt terenowych organów władzy i administracji państwowej stopni: wojewódzkiego, powiatowego
i gromadzkiego z lat 1950-1973: 1950-1975; 1954-1972 oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt
dla urzędów terenowych organów administracji państwowej, zawartym w zarządzeniu Nr 36
Ministra Administracji. Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 12 grudnia 1975 r.
Akta umieszczono w prawidłowo opisanych pudłach i teczkach z lektury litej bezkwasowej.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej kwalifikowania i klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz.1375)
w opisie
poszczególnych jednostek archiwalnych zawarto elementy tj.: nazwa twórcy akt. kategoria
archiwalna, tytuł akt. daty skrajne, sygnatura archiwalna, liczba zapisanych stron w teczce. Akta
szyte, paginowane. wypięło cześć metalowe, brudnopisy i wtórniki. Protokoły z Wydziału
Organizacyjno-Prawnego w oryginalnych twardych oprawach. Dokumentacji nadano w obrębie
poszczególnych teczek aktowych układ rzeczowo-chronologiczny.
III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli.
1. Materiały archiwalne należy przekazać zgodnie z § 11 wyżej cytowanego Rozporządzenia
Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. na koszt własny do Archiwum Państwowego m. st.
Warszawy.
2. Spis materiałów archiwalnych wytworzonych przez Wydział Organizacyjno-Prawny należy
rozpocząć od sygn.. 1335 natomiast spis materiałów archiwalnych wytworzonych przez Urząd Spraw
Wewnętrznych od sygn. 19. Tytuły teczek uzupełnić o informację dotyczącą załączników do
protokołów zgodnie ze wskazówkami przekazanymi w dniu kontroli.
3. Należy sporządzić w wersji elektronicznej wykaz nazwisk znajdujących się w teczkach. „Zmiana imion
i nazwisk" poz. 100-102. 419-547.
4. Do przekazywanych materiałów należy dołączyć:
- 5 egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych
do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy opatrzonych stemplem i podpisem Dyrektora
Jednostki,
- 2 egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego (w załączeniu).
5. Przed przekazaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy.
zgodnie z art 12 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
DZ. U. Z 2006, Nr 97. poz. 673 z póź. zm.) zobowiązującym jednostki organizacyjne do
odpowiedniej konserwacji materiałów archiwalnych należy poddać je odkażeniu w komorze fumigacyjnej.
Po odkażeniu należy skontaktować się telefonicznie z Panem ……………... kierownikiem Ekspozytury
APW w Milanówku (teł. 22 724 748) w celu ustalenia terminu i miejsca przekazania w/w archiwaliów.
6. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w stanie uporządkowania oraz ewidencjonowania
przekazywanych materiałów archiwalnych wprowadzenie ewentualnych poprawek należy
do jednostki przekazującej akta. Spisy zdawczo-odbiorcze nie zostaną podpisane do momentu
usunięcia istniejących nieprawidłowości.
Protokół podpisali:
z up. DYRE'KRORA GENERALNEGO
MAZOWIECKIEGO URZĘDU WOJWEÓDZKIEGO
w Warszawie,
Helena Ewa Stanisławska
(kierownik jednostki kontrolowanej)
ZASTĘPCA KIEROWNIKA
Oddziału Archiwum
Agnieszka Rzepka
(archiwista zakładowy)
Katarzyna Kowalik
(przeprowadzający kontrolę)