Zarządzenie Nr 81/SG/2013 - Urząd Miejski w Skarszewach
Transkrypt
Zarządzenie Nr 81/SG/2013 - Urząd Miejski w Skarszewach
Zarządzenie Nr 81/SG/2013 Burmistrza Skarszew z dnia 3 lipca 2013 roku w sprawie wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu „Mój zawód – moja przyszłość” powierzonego do realizacji przez gminną jednostkę organizacyjną – Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późniejszymi zmianami), art. 40 ust. 1,2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów samorządowych jednostek zakładów samorządu budŜetowych, terytorialnego, państwowych jednostek funduszy budŜetowych, celowych oraz państwowych jednostek budŜetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 roku Nr 128, poz. 861 z późniejszymi zmianami) zarządza się, co następuje: §1 Wprowadza się Zasady (politykę) rachunkowości, Zakładowy plan kont oraz Zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych wraz z Procedurą kontroli zarządczej projektu UDA-POKL.09.02.00-22-109/12-00 pod tytułem: „Mój zawód – moja przyszłość” stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 1 §2 Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy oraz Miejskiego pracownikom Urzędu w Skarszewach wskazanym w zarządzeniu. §3 Zarządzenie obowiązuje na czas realizacji projektu UDA-POKL.09.02.00-22-109/12-00 pod tytułem: „Mój zawód – moja przyszłość”. BURMISTRZ DARIUSZ SKALSKI 2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 81/SG/2013 Burmistrza Skarszew z dnia 3 lipca 2013 roku w sprawie wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu „Mój zawód – moja przyszłość ” realizowanego przez gminną jednostkę organizacyjną - Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI, ZAKŁADOWY PLAN KONT ORAZ ZASADY KONTROLI I OBIERGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WRAZ Z PROCEDURĄ KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU Program Operacyjny Kapitał Ludzki Numer i nazwa priorytetu Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Numer i nazwa działania Działanie 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Tytuł projektu „Mój zawód – moja przyszłość” Numer umowy UDA-POKL.09.02.00-22-109/12-00 o dofinansowanie projektu. Okres realizacji projektu 01.08.2013 – 30.06.2015 Wprowadza się następujące zasady wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu „Mój zawód – moja przyszłość”. 3 I. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI 1. Gmina Skarszewy prowadzi dla Organu Finansowego Gminy rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późniejszymi zmianami), z uwzględnieniem zasad zawartych w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŜetowych, samorządowych zakładów budŜetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŜetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 roku Nr 128, poz. 861 z późniejszymi zmianami) a takŜe z uwzględnieniem regulacji wprowadzonych niniejszym zarządzeniem w celu ewidencji operacji związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków europejskich, budŜetu państwa i budŜetu samorządowego. 2. Księgi rachunkowe prowadzi się z uwzględnieniem wytycznych wydanych przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki oraz uwzględnieniem zasad wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. 3. Pracownicy słuŜb finansowo – księgowych zobowiązani są dokonywać pełnych, bieŜących zapewnienia i uzgodnionych rzetelnego księgowań operacji gospodarczych w celu przedstawienia przepływów finansowych związanych z realizacją projektu. 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18. 5. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, natomiast okresem sprawozdawczym jest okres ustalony we właściwych przepisach o sprawozdawczości a takŜe okresy, o których mowa w umowie o dofinansowanie projektu. 4 II. ZAKŁADOWY PLAN KONT 1. KLASYFIKACJA BUDśETOWA Wprowadza się następujące zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu: Dział: 853 Rozdział 85395 Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 roku Nr 38, poz. 207 z późniejszymi zmianami) czwarta cyfra dodana do paragrafu rodzajowego wskazuje źródło pochodzenia środków finansowych i źródło sfinansowania wydatku. W związku z powyŜszym do ewidencji realizacji projektu stosuje się odpowiednio: - cyfrę „7” do wydatków finansowanych ze środków europejskich, - cyfrę „9” do wydatków finansowanych z budŜetu państwa i budŜetu samorządowego. 2. JEDNOSTKA BUDśETOWA - GMINNY OŚRODEK OBSŁUGI SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI W SKARSZEWACH W Gminnym Ośrodku Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach prowadzi się ewidencję finansową projektu zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Nr 4/2013 Dyrektora Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach z dnia 20 czerwca 2013 roku w sprawie przyjęcia zasad polityki rachunkowości dla realizowanego projektu pod nazwą ”Mój zawód – moja przyszłość” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Podstawę przyjęcia wyŜej wymienionego rozwiązania stanowią: 5 a) Uchwała Nr XXX/256/2013 Rady Miejskiej w Skarszewach z dnia 27 marca 2013 roku w sprawie zatwierdzenia projektu pt. „Mój zawód – moja przyszłość” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. b) Pełnomocnictwo udzielone Zarządzeniem Burmistrza Skarszew Nr 35/GOOSiP/2013 z dnia 28 marca 2013 roku Dyrektorowi Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Skarszewy, w sprawie realizacji projektu pod nazwą: „Mój zawód – moja przyszłość”, c) Paragraf 5 ust. 4 umowy Nr UDA-POKL.09.02.00-22-109/12-00 z dnia 17 maja 2013 roku o dofinansowanie projektu, z którego wynika, Ŝe projekt będzie realizowany przez Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach, ul. Dworcowa 27/1, 8 – 250 Skarszewy. Dofinansowanie na realizację projektu ze środków europejskich oraz z budŜetu wpływać będzie za pośrednictwem Organu Finansowego Gminy Skarszewy z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Skarszewch, Plac Gen. Józefa Hallera 18. Zwrot niewykorzystanych środków odbywać się będzie analogiczną drogą powrotną. 3. ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY W księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy zapisy księgowe dokonywane są w rejestrze na wyodrębnionych kontach przy uŜyciu programu komputerowego Firmy RADIX na podstawie: a) wyciągów bankowych z załoŜonego odrębnego rachunku bankowego do obsługi projektu w Banku Spółdzielczym w Starogardzie Gdańskim Oddział w Skarszewach (Nr 43 8340 0001 2011 0100 0143 0025), b) sprawozdań RB 28 o zrealizowanych wydatkach, c) poleceń księgowania dla operacji związanych z ewidencją planu finansowego projektu, d) poleceń księgowania dla operacji związanych z okresowym przeksięgowaniem dochodów i wydatków projektu. 6 Plan kont 133- Rachunek budŜetu Pochodzące z budŜetu - 133/000/00000/0000/60 Pochodzące z budŜetu środków europejskich - 133/060/00000/0000/60 223- Rozliczenie wydatków Pochodzące z budŜetu - 223/000/00000/0000/60 Pochodzące z budŜetu środków europejskich - 223/060/00000/0000/60 222- Rozliczenie dochodów budŜetowych (GOOSiP) - 222/000/00000/0000/60 224- Rozrachunki budŜetu - 224/030/85395/2007/60 - 224/030/85395/2009/60 - 224/030/85395/6207/60 - 224/030/85395/6209/60 240- Pozostałe rozrachunki - 240/000/00000/0000/60 901- Dochody budŜetu (GOOSiP) - 901/853/85395/0960/60 - 901/853/85395/2007/60 - 901/853/85395/2009/60 - 901/853/85395/6207/60 - 901/853/85395/6209/60 902 - Wydatki - 902/853/85395/paragrafy rodzajowe z cyfrą 7/60 - 902/853/85395/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/60 909 - Rozliczenia międzyokresowe 960- Skumulowane wyniki budŜetu 961- Wynik wykonania budŜetu 991 - Plan dochodów budŜetu - 853/85395/0960/60 - 853/85395/2007/60 - 853/85395/2009/60 - 853/85395/6207/60 - 853/85395/6209/60 992- Plan wydatków - 992/853/85395/paragrafy rodzajowe z cyfrą 7/60 - 992/853/85395/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/60 7 Dla wyodrębnienia projektu obowiązuje następująca ewidencja księgowa głównych operacji: Lp. Treść Wn *) Ma *) 133 224 133 133 224 222 223 223 133 133 240 133 133 240 240 133 240 222 133 901 224 901 224 901 224 224 133 133 902 902 901 223 223 961 901 961 961 902 961 902 Ewidencja bilansowa 1a 1b 2 3 4 5a 5b 6 7 8 9 1 2 Wpływ dotacji celowej z budŜetu państwa na rachunek bankowy projektu otwarty przy budŜecie gminy w Banku Spółdzielczym Starogard Gdański Oddział w Skarszewach „9” Wpływ płatności ze środków europejskich „7” Wpływ środków finansowych z tytułu darowizny na na udział własny w realizacji projektu „0” Przekazanie zasilenia na wydatki projektu „9” „7” Oprocentowanie naliczone przez bank „9” „7” Przelew naliczonego oprocentowania na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję pośredniczącą „9” „7” Przeniesienie darowizny na udział własny w realizacji projektu na dochody budŜetowe – Sprawozdanie RB 27 Przeniesienie naleŜnej dotacji celowej z budŜetu państwa na dochody „9” Przeniesienie płatności ze środków europejskich na dochody„7” Zwrot niewykorzystanej dotacji celowej z budŜetu państwa na rachunek bankowy dysponenta „9” Zwrot niewykorzystanych środków europejskich na rachunek bankowy dysponenta „7” Sprawozdanie okresowe RB 28 „9” „7” Przeksięgowanie roczne zrealizowanych dochodów „9” „7” Przeksięgowanie roczne zrealizowanych wydatków „9” „7” Ewidencja pozabilansowa Planowane dochody projektu Planowane wydatki projektu *) z rozwinięciem analitycznym – jak w planie kont 8 991 992 III. ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Podstawowe wymogi dotyczące dowodów księgowych projektu Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. Oprócz ogólnych cech charakteryzujących dowód księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, dowód księgowy dotyczący realizacji projektu „Mój zawód – moja przyszłość” powinien zawierać nazwę zadania, w ramach którego dokonywana jest operacja. Opis dokumentu powinien zawierać potwierdzenie poszczególnych etapów kontroli (merytorycznej, formalnorachunkowej). Dowody powinny być zatwierdzone poprzez podpisanie, ponumerowane, powinny zawierać dekretację – adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, wskazanie miesiąca księgowania, wskazanie kont księgowych, na których dokonano zapisu oraz nadanie numeru ewidencji księgowej a takŜe podpis osoby dokonującej wpisu do ewidencji. Wykaz podstawowych dowodów księgowych i ich obieg a) Polecenie przelewu - Stosuje się w celu przekazania środków na realizację projektu na rachunek bankowy Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach (zasilenie), w celu odprowadzenia oprocentowania oraz w celu dokonania zwrotu niewykorzystanego dofinansowania. - Polecenie przelewu wystawia Katarzyna Pielecka - Podinspektor w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Skarszewach, (w zastępstwie: Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego 9 w Skarszewach) na podstawie dokumentu uzasadniającego przygotowanie polecenia przelewu zatwierdzonego przez Eugenię Łącką – Skarbnika Gminy (w zastępstwie: Mirosławę Drzymalską – Naczelnika Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego). - Polecenie przelewu zatwierdzają do realizacji dwie osoby w składzie określonym w Bankowej karcie wzorów podpisów osób upowaŜnionych do składania dyspozycji finansowych. Osobami upowaŜnionymi do podpisywania przelewów są: Dariusz Skalski – Burmistrz Skarszew, Robert Stoliński – Zastępca Burmistrza, Adam Becker – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, Eugenia Łącka – Skarbnik Gminy, Mirosława Drzymalska – Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Skarszewach. - Obsługa bankowego systemu elektronicznego – osobami upowaŜnionymi do akceptowania, zatwierdzania, złoŜenia indywidualnego podpisu elektronicznego i przetransportowania drogą elektroniczną przelewów są pracownicy wskazani zgodnie z Bankową kartą wzorów podpisów obowiązującą w Gminie Skarszewy. b) Wyciąg bankowy - Wyciąg bankowy odzwierciedlający przepływy pienięŜne na rachunku bankowym transferowym Organu Finansowego Gminy Skarszewy prowadzonym dla celów finansowania projektu „Mój zawód – moja przyszłość” sprawdza pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym. Osobą odpowiedzialną za zakwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych jest Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym. Postępowanie z wyciągiem bankowym w zastępstwie przypisuje się Marlenie Muchowskiej – Podinspektorowi w Wydziale Finansowym. c) Sprawozdanie Rb 27 o dochodach projektu 10 - Sprawozdanie RB 27 o dochodach uzyskanych przez Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach na realizację projektu wstępnie sprawdza Eugenia Łącka – Skarbnik Gminy. - Kserokopia sprawozdania, o którym wyŜej mowa, jest podstawą wystawienia przez Katarzynę Pielecką – Podinspektora w Wydziale Finansowym, polecenia księgowania w sprawie częściowego lub końcowego dochody Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół zaliczenia środków na realizację projektu na i Przedszkoli w Skarszewach. d) Sprawozdanie Rb 28 o wydatkach projektu - Sprawozdanie RB 28 o wydatkach poniesionych przez Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach w ramach projektu wstępnie sprawdza Eugenia Łącka – Skarbnik Gminy. - Kserokopia sprawozdania, o którym wyŜej mowa, jest podstawą wystawienia przez Katarzynę Pielecką – Podinspektora w Wydziale Finansowym, polecenia księgowania w sprawie częściowego lub końcowego rozliczenia środków na realizację projektu przekazanych w formie zasilenia na rachunek bankowy Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach. e) Polecenie księgowania - Polecenie księgowania wystawia się w celu przeniesienia naleŜnej dotacji i naleŜnego dofinansowania na dochody gminy, w celu rocznego przeksięgowania zrealizowanych dochodów i wydatków projektu a takŜe w celu ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy planu dochodów i planu wydatków związanych z realizacją projektu. Pracownikiem upowaŜnionym do wystawienia „PK – Polecenia księgowania” jest Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym (w zastępstwie: Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym. - Polecenia księgowania zatwierdza Burmistrz Skarszew i Skarbnik Gminy (w zastępstwie: Zastępca Burmistrza i Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego) 11 f) dowody kasowe. - W realizacji projektu nie mają zastosowania operacje i dowody kasowe. Nadzór finansowo – księgowy w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego Gminy sprawuje Eugenia Łącka – Skarbnik Gminy. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW 1. Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach Wszystkie dokumenty związane z wdraŜaniem, realizacją, finansowaniem, ewidencją i rozliczeniem projektu – w swej zasadniczej części charakterystycznej dla Beneficjenta – w oryginałach są przechowywane w siedzibie Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach przy ul. Dworcowej 27/1 do dnia 31 grudnia 2020 roku według zasad określonych Zarządzeniem Dyrektora Gminnego Ośrodka Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach z uwzględnieniem zaleceń zawartych w paragrafie 17 umowy o dofinansowanie projektu 2. Siedziba Gminy Skarszewy - Dokumenty związane z ewidencją projektu w księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy, takie jak: polecenia przelewu, wyciągi bankowe, sprawozdania RB 27 o dochodach, RB 28 o wydatkach, polecenia księgowania, księgi rachunkowe i wydruki oraz pozostała dokumentacja, która powstała w siedzibie Gminy Skarszewy w związku z realizacją przez Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach projektu „Mój zawód – moja przyszłość” są przechowywane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18. 12 - Oryginały dowodów księgowych dotyczących projektu przechowywane są w Wydziale Finansowym w czasie realizacji projektu oraz dwa lata po zakończeniu i rozliczeniu projektu. - Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące projektu przechowywane są w odrębnym segregatorze (segregatorach). - Po upływie okresu, o którym mowa powyŜej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18, które zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca w składnicy, w którym przechowuje się dokumentację projektu. Dokumentację archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Skarszewach. - Dokumentację związaną z projektem opisaną na teczkach, oznaczoną numerem projektu oraz informacją, Ŝe dokumenty naleŜy przechowywać do 31 grudnia 2020 roku przekazuje się za potwierdzeniem pracownikowi Urzędu Miejskiego w Skarszewach prowadzącemu składnicę archiwum. - Za przekazanie dokumentacji projektu do archiwum zakładowego odpowiedzialna jest Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym, natomiast za przyjęcie dokumentacji do archiwum odpowiedzialna jest Maryla Zbroch - Inspektor d/s Obsługi Biura Rady i Burmistrza prowadząca archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach. IV. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU Dla zapewnienia prawidłowego ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy projektu „Mój zawód – moja przyszłość” konieczne jest wykonanie czynności kontrolnych przez niŜej wymienionych pracowników Urzędu Miejskiego w Skarszewach: 13 1. Katarzyna Pielecka – Podinspektor w Wydziale Finansowym, w zastępstwie Marlena Muchowska – Podinspektor w Wydziale Finansowym a) Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wyciągów bankowych, b) Kontrola dokumentów zakwalifikowanych do ujęcia w księgach rachunkowych, c) Kontrola operacji bankowych wykonanych drogą elektroniczną. d) Kontrola stanu rozliczenia dochodów uzyskanych na realizację projektu na podstawie sprawozdania RB 27 o dochodach, e) Kontrola stanu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu na podstawie sprawozdania RB 28 o wydatkach, f) Kontrola stanu dokumentów przekazywanych do archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach. 2. Eugenia Łącka – Skarbnik Gminy, w zastępstwie Mirosława Drzymalska – Naczelnik Wydziału Finansowego a) Kontrola dokumentów stanowiących podstawę wystawienia polecenia przelewu, b) Kontrola pod względem formalnym sprawozdań RB 27 o dochodach (darowiznach) na realizację projektu złoŜonych przez Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach, c) Kontrola pod względem formalnym sprawozdań RB 28 o wydatkach na realizację projektu złoŜonych przez Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach, d) Kontrola przygotowanych poleceń księgowania dotyczących dochodów i wydatków projektu, e) Kontrola kompletności dokumentu przed zatwierdzeniem do przelania – zapłaty. f) Kontrola wykonywana w ramach ogólnego nadzoru finansowo – księgowego w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego. 3. Kontrola następna sprawowana przez Inspektora d/s kontroli finansowej upowaŜnionego przez Burmistrza Skarszew. 14