Magdalena Boczek (Ministerstwo Finansów)

Ministerstwo Finansów
Departament Ochrony Interesów Finansowych
Unii Europejskiej
Instytucja Audytu
Mechanizm Finansowy Europejskiego
Obszaru Gospodarczego oraz
Norweskiego Mechanizmu
Finansowego
Magdalena Boczek
Warszawa, 13 grudnia 2010
Instytucja Audytu
Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej
Departament Ochrony Interesów
Finansowych
Unii Europejskiej
Urzędy Kontroli Skarbowej
Zakres funkcjonowania
Departamentu
certyfikacja środków pochodzących z UE
(Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej –
Sekcja Gwarancji)
 audyt systemu, audyt operacji oraz kontrola
środków pomocowych (Fundusz Spójności,
fundusze strukturalne, programy przedi po-akcesyjne, Mechanizmy Finansowe)
 współpraca z Europejskim Urzędem
ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

Zadania Departamentu
Programowanie kontroli
 przygotowanie rocznego planu kontroli
przygotowanie programu kontroli wraz
z wzorami testów mechanizmów kontroli oraz
testów wiarygodności
 wybór próby do kontroli (metody statystyczne –
ACL, lub niestatystyczne – analiza ryzyka)

Zadania Departamentu
Prowadzenie audytu / kontroli
 samodzielne prowadzenie audytu

zlecanie zadań Urzędom Kontroli Skarbowej
Zadania Departamentu
Zakończenie audytu / kontroli
 gromadzenie i analiza wyników kontroli
przedkładanie informacji syntetycznej właściwym
organom (Krajowy Punkt Kontaktowy na szczeblu
Ministerstwa Rozwoju Regionalnego)

Zadania Departamentu
Zapisy w Programie Operacyjny
porównywanie całkowitej kwoty certyfikowanej do
Biura Mechanizmów Finansowych z zapisami
poszczególnych wydatków oraz oryginałami
potwierdzających je dokumentów
przechowywanymi na poszczególnych szczeblach
administracyjnych oraz przez beneficjentów
końcowych, a także - w przypadku gdy beneficjenci
przekazują środki do kolejnych podmiotów –
przechowywanymi w instytucjach i firmach
wykonujących działania

Zadania Departamentu


weryfikacja alokacji i przepływu dostępnych
środków w ramach obu Mechanizmów
Finansowych oraz środków krajowych
sprawdzanie prawidłowości kwalifikowalnych
wydatków w oparciu o reprezentatywną próbkę
zaakceptowanych działań (pięcio- procentowa
kontrola zewnętrzna wydatków)
Zadania Departamentu



weryfikacja okresowych raportów
o nieprawidłowościach
kontrola stosowania ścieżki audytu przez
Instytucje Pośredniczące
przygotowanie rocznego raportu z audytu dla
Krajowego Punktu Kontaktowego
Zadania Departamentu

zapewnienie sprawnego i właściwego
dochodzenia każdego podejrzanego
i faktycznego przypadku oszustwa oraz
nieprawidłowości stwierdzonych podczas
audytów/kontroli wykonywanych przez służby
podległe Ministrowi Finansów oraz
przekazywanie wyników tych kontroli/audytów do
jednostki audytowanej oraz do Krajowego Punktu
Kontaktowego
Zakres i podstawa prawna
kontroli
Kontrola celowości i zgodności z prawem gospodarowania
środkami publicznymi oraz wywiązywania się z warunków
finansowania pomocy ze środków pochodzących
z Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru
Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu
Finansowego.
Podstawa prawna: art. 2 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy
z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej.
Postępowanie kontrolne



wszczęcie postępowania z urzędu w formie
postanowienia
imienne upoważnienie udzielone przez organ
kontroli skarbowej
protokół kontroli – w przypadku gdy
kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami
protokołu może w ciągu 14 dni przedstawić
zastrzeżenia i wyjaśnienia wskazując
jednocześnie stosowne środki dowodowe
Postępowanie kontrolne



wynik kontroli – koniec postępowania kontrolnego przed
którym organ kontrolny wyznacza kontrolowanemu
7-dniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie
zebranego materiału dowodowego
wynik kontroli zawiera ustalenia, wnioski
i rekomendacje oraz termin usunięcia nieprawidłowości
kontrolowany jest zobowiązany do poinformowania o
sposobie usunięcia nieprawidłowości w terminie 30 dni
od upływu terminu na to wyznaczonego w wyniku kontroli
Podmiotowy zakres kontroli
Mechanizmów Finansowych



Instytucje odpowiedzialne (Krajowy Punkt
Kontaktowy, Instytucje Pośredniczące
i Instytucje Wspomagające)
Beneficjenci
Kontrola skarbowa nie posiada uprawnień do
przeprowadzania kontroli wykorzystania środków
w ramach tzw. celów specjalnych
Przedmiotowy zakres kontroli
Mechanizmów Finansowych
Audyt stosowania ścieżek audytu
sprawdzenie istnienia i efektywności systemów
zarządzania „ścieżek audytu” (testy na szczeblu
Krajowego Punktu Kontaktowego, Instytucji
Pośredniczących)

Przedmiotowy zakres kontroli
Mechanizmów Finansowych
Kontrola wiarygodności na szczeblu beneficjentów
i odpowiedzialnych instytucji (sprawdzenie
realizacji obowiązków wynikających z umów oraz
stosowania odpowiednich zasad)
Kontrola wiarygodności
zbadanie kwalifikowalności wydatków
 kompletność i rzetelność dokumentacji
dotyczącej wydatków i płatności
 prawidłowość stosowania procedur zamówień
publicznych
 wywiązywanie się z obowiązków informacji
i promocji
 kontrola postępu rzeczowego projektu
 realizacja sprawozdawczości

Definicja nieprawidłowości



naruszenie podstaw prawnych Mechanizmu
Finansowego EOG i/lub Norweskiego
Mechanizmu Finansowego, o których mowa
w art. 1.2 Warunków umowy (będących
załącznikiem do Umowy Finansowej)
naruszenie któregokolwiek z przepisów WE
naruszenie któregokolwiek z przepisów prawa
krajowego Państwa-Beneficjenta
Definicja nieprawidłowości

nieprawidłowość musi mieć wpływ lub utrudniać
realizację któregokolwiek z etapów wdrażania
Mechanizmu Finansowego EOG i/lub NMF
w Państwie-Beneficjencie, w szczególności budżet
którejkolwiek z form wsparcia finansowanych
projektów (lub podprojektów), na przykład
z powodu nieuzasadnionych lub
nieproporcjonalnych wydatków bądź obniżenia
lub utraty dochodów w ramach projektu
Nieprawidłowości podlegające
niezwłocznemu zgłoszeniu


dotyczą domniemanego działania lub
zaniechania, które stanowi przestępstwo na
mocy prawodawstwa krajowego PaństwaBeneficjenta
stanowią bezpośrednie zagrożenie dla
pomyślnego ukończenia projektu z powodu
dysproporcji kwot w stosunku do całkowitych
kosztów projektu, ich znaczenia lub
z jakiegokolwiek innego powodu
Nieprawidłowości podlegające
zgłoszeniu jedynie na żądanie


błąd lub zaniedbanie zostało wykryte przed
dokonaniem płatności i nie skutkuje nałożeniem
żadnych kar administracyjnych bądź orzeczonych
sądownie
nieprawidłowość dotyczy kwot poniżej 4 000 euro
Instytucje odpowiedzialne za
zgłaszanie nieprawidłowości





Krajowy Punkt Kontaktowy (raportowanie do IA)
Instytucja Płatnicza (raportowanie do IA)
Instytucja Pośrednicząca (wykrywanie i raportowanie do
IA)
Instytucja Wspomagająca (wykrywanie i raportowanie do
Instytucji Pośredniczącej)
Instytucja Audytu (raporty do BMF, weryfikacja raportów
o nieprawidłowościach oraz roczny raport z audytu)
Terminy
Obecnie Kontrola celowości i zgodności
z prawem gospodarowania środkami publicznymi
oraz Mechanizmów Finansowych została wszczęta
w III kwartale 2010 r. (zamknięte czynności
kontrolne na poziomie beneficjenta).
Czas trwania uzależniony od stopnia
skomplikowania i złożoności projektu, ilości
istniejącej dokumentacji.
Ryzyka
1. Informacja i promocja:
 brak upowszechnionej informacji o zasadach
udzielania pomocy (odpowiedzialność: KPK,
Instytucje Pośredniczące, Instytucje
Wspomagające)
 nie wywiązywanie się z obowiązków dotyczących
informacji i promocji, poprzez brak tablic
pamiątkowych, broszur, ulotek etc.
(odpowiedzialność: Instytucje Pośredniczące,
beneficjenci)
Ryzyka
2. Nabór i ocena wniosków:
 niezachowanie terminów na złożenie i ocenę
wniosków
 niekompletność wniosku o płatność
 błędna ocena wniosku (środki zaradcze:
zasada dwóch par oczu)
 niekwalifikowalność podmiotu lub przedmiotu
(działania) dofinansowania
Ryzyka
3. Podpisanie umowy:
 objęcie umową działań niekwalifikowanych
 podpisywanie aneksów po terminie realizacji
umów (retroaktywność)
Ryzyka
4. Płatności:
 koszty niekwalifikowane (np. działania nie objęte
zakresem projektu lub wykluczone zasadami
programu)
 koszty poniesione w okresie niekwalifikowalnym
 błędy rachunkowe
Ryzyka
5. Księgowość i sprawozdawczość:
 błędne daty księgowań (inne niż faktycznie
dokonanych płatności)
 niezachowanie ścieżki audytu
 nieterminowość sprawozdań
 niezgodność danych w sprawozdaniach
z danymi księgowymi
Ryzyka
6. Zarządzanie:
 brak aktualizacji procedur
 wysoka rotacja pracowników
 niepodejmowanie odpowiednich kroków
w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości
Kontrola celowości i zgodności z prawem
gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami
pochodzącymi z Mechanizmu Finansowego EOG
i Norweskiego Mechanizmu Finansowego
Kontrola przeprowadzona została w okresie
od 30 września 2008 roku do 23 lutego 2009 roku
i objęła 16 projektów na ogólną kwotę
28 064 437,43 PLN, co stanowiło 33% środków
wydatkowanych w ramach realizowanych
projektów.
Wykryte nieprawidłowości
w zakresie:
1.



Badania poniesionych wydatków pod kątem
kwalifikowalności:
błędne uznanie kwalifikowalności wydatku – dot.
zakupu przedmiotu, który ostatecznie nie znalazł
zastosowania w realizowanym projekcie
wnioskowanie o refundację środków faktycznie
nieponiesionych np. faktura proforma
brak załączenia do wniosku o płatność dokumentów
potwierdzających dokonane wydatki
Wykryte nieprawidłowości
w zakresie:
2. Sprawdzenia poprawności stosowania przez
beneficjenta procedur wyboru kontrahentów
oraz prawidłowości zawarcia umów:
 naruszenie zasad uczciwej konkurencji
i równego dostępu do zamówienia, poprzez
Wykryte nieprawidłowości
w zakresie:
- wskazanie w treści zamówienia użycie materiałów
z podaniem cech producenta i znaków towarowych tych
materiałów bez wskazania możliwości zastosowania
materiałów alternatywnych
- ograniczenie wykonawców, do podmiotów posiadających
siedzibę i miejsce zamieszkania na terenie RP lub
zatrudniających określoną liczbę pracowników wyłącznie
na umowę o pracę oraz posiadających określone
narzędzie
Wykryte nieprawidłowości w zakresie:
3. Badania zgodności faktycznego wykonania robót/usług
z zakresem rzeczowym i finansowym określonym
w umowie oraz fakturami wystawionymi przez
wykonawców:
 niedotrzymania terminów określonych w umowie dot.
nie aneksowania umów z wykonawcami w wyniku
wydłużenia terminu wykonania robót/usług
Wykryte nieprawidłowości w zakresie:
4. Sprawdzania zachowania wystarczającej ścieżki
audytu:
 brak kompletnie przechowywanej dokumentacji
 niedotrzymanie terminów przygotowania
i przesłania wniosków o płatność
 nieterminowe wniesienie zabezpieczenia
prawidłowej realizacji umowy finansowej
Wykryte nieprawidłowości w zakresie:
5. Sprawdzenia wywiązywania się z obowiązku
w zakresie informacji i promocji:
 brak informacji na dokumentach związanych
z realizowanym projektem
 niekompletnie przygotowany plan działań
informacyjnych oraz promocyjnych
 nie zastosowanie instrumentu przekazu
informacji i promocji np. tablice pamiątkowe
Wykryte nieprawidłowości w zakresie:
6. Sprawdzania wywiązywania się z obowiązków
w zakresie sprawozdawczości:
 nie dotrzymanie terminów przygotowania
i przesłania okresowych i rocznych sprawozdań
z realizacji projektu
 sporządzanie okresowych i rocznych
sprawozdań z realizacji projektu na
nieobowiązujących wzorach
Dziękuję Państwu
za uwagę!