25. Jak nie powtarzać tych samych błędów?

JAK NIE POWTARZAĆ TYCH SAMYCH BŁĘDÓW?
Często zdarza się w praktyce działania organizacji pozarządowych, że przy realizacji kolejnego
projektu w pewnym momencie da się zauważyć popełnienie jakiegoś błędu, który już kiedyś
się przydarzył. Najczęściej błędy popełniane w tracie realizacji projektów mają różną postać i
wynikają z nich różne konsekwencje, stąd trudno wskazać jedną ścieżkę ich unikania. Dobrą
metodą ich unikania jest zawsze nauka na cudzych błędach, pamiętajmy tylko żeby nie
popadać w samozadowolenie wywołane myśleniem typu „Ja bym tak nie zrobił”, bowiem
zwykle błędy pojawiają się w momencie podejmowania decyzji pod wpływem ograniczonego
zakresu informacji.
Duże znaczenie dla procesu unikania tych samych błędów jest sprawny proces kontrolny,
który powinien działać od momentu uruchomienia realizacji projektu aż do chwili
ostatecznego rozliczenia merytoryczno-finansowego lub nawet w trakcie okresu trwałości,
zależnie od zapisów w złożonej propozycji projektowej do grantodawcy. Ustanowienie
systemu kontroli i nadzoru powinno pociągać za sobą stworzenie procedury korygowania
możliwych błędów. Należy pamiętać o wdrażanie zaleceń poprzednich kontroli.
Stąd kilka zaleceń, które mogą być pomocne w unikaniu błędów na przyszłość:
1. Precyzyjne formułowanie celu i zakresu projektu
2. Unikanie częstego modyfikowania zakresu projektu w trakcie jego trwania, a jeśli już
modyfikujemy to oczywiście zgodnie z zapisami programowymi
3. Właściwe oznaczanie dokumentów i zorganizowanie procedury ich przepływu oraz
nie tworzenie więcej niż jednej wersji dokumentu
4. Prowadzenie działań zgodnie z projektem i terminowo
5. Unikanie błędów w zamówieniach publicznych, jeżeli niektóre z naszych działań
mieszczą się w oznaczonych prawem zakresie procedury zamówień publicznych
6. Przestrzeganie przepisów prawa i ewentualne wyjaśnianie procesu ich stosowania z
organami odpowiadającymi za ich stosowanie
7. Formułowanie tylko realnych oczekiwań co do skutków projektu
8. Właściwe przygotowanie dokumentacji projektowej i wykonawczej do projektu
9. Prowadzenie ciągłej kontroli wydatkowania środków
10. Jasne wyznaczenie zadań i obowiązków poszczególnych członków zespołu lub
partnerów projektowych i rozliczanie ich za popełnione błędy
11. Wyjaśnianie każdej wątpliwości z opiekunem projektu lub pracownikami instytucji
zarządzającej danym programem. Niektóre błędy potrafią mieć nieodwracalne skutki.
Gdy zasygnalizowane odpowiednio wcześnie – zazwyczaj dają się naprawić
12. Sformułowanie jasnej umowy z osobami/podmiotami, zapewniającym obsługę
księgową i prawną
13. Przygotowanie planu komunikacji między członkami zespołu realizacyjnego lub
podmiotami tworzącymi partnerstwo
14. Określenie już na etapie przygotowywania projektu ryzyka - prawnego,
organizacyjnego, zarządczego, finansowego, osobowego - jakie może wystąpić w
trakcie realizacji projektu i prowadzenie bieżącej analizy wraz z możliwymi
konsekwencjami ich występowania, tak aby móc im zapobiegać; pamiętajmy, że nie
ma projektów bez ryzyka
15. Tworzenie właściwej atmosfery pracy z zespole realizacyjnym, bowiem najważniejsze
jest zaufanie powstałe na bazie kompetencji i doświadczenia
16. Unikanie niedoszacowania kosztów lub przeszacowania ich w kontekście warunków
płatności grantu
17. Dbanie o rzetelność i wiarygodność przekazywanych danych
18. Stałe wzmacnianie bazy wiedzy potrzebnej do sprawnej realizacji projektu
19. Przygotowanie planu przejścia z fazy realizacji projektu do fazy trwałości projektu
20. Przestrzeganie procedur oznaczonych dokumentami programowymi
21. Uaktualnianie w razie potrzeby aktów wewnętrznych dla danej organizacji
22. Unikanie rutyny w zakresie przenoszenia praktyki z innych projektów lub programów
23. Zbieranie danych od uczestników projektu w celu zapewnienia właściwego przebiegu
projektu, a następnie jego rozliczenia
24. Stawianie na osoby nie tylko z wewnątrz organizacji, co poszerza zakres możliwości
realizacyjnych oraz wzmacniania potencjał organizacji poprzez nową wiedzę i
doświadczenia, jakie te osoby przynoszą ze sobą.
Opracowanie: Jerzy Kraus/Agnieszka Dadak
Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych
Bielsko-Biała, 2015 r.